আপনার প্রেস রিলিজ কীভাবে কভার করানো যায়

প্রথমে একটি প্রশ্ন করুন: আপনার কোম্পানির বাইরের কারও কাছে কি এটি খবর? যদি শুধু আপনার দলই এতে আগ্রহী হয়, তবে এটি প্রেস রিলিজ নয়, বরং আপনার নিজের চ্যানেলের জন্য একটি ঘোষণা।

• যেসব কোণ কাজ করে: একটি লঞ্চ, একটি মাইলফলক, স্থানীয় প্রভাব (কর্মসংস্থান, নতুন স্থান, একটি কমিউনিটি প্রকল্প), নতুন তথ্য বা আপনার করা একটি জরিপ, একটি অনুষ্ঠান, একটি অংশীদারিত্ব, একটি পুরস্কার, অথবা কোনো নতুন নিয়োগপ্রাপ্ত ব্যক্তি যিনি কিছুর নেতৃত্ব দেন।
• পাঠকের সঙ্গে যুক্ত করুন: প্রতিষ্ঠানের পাঠক, শ্রোতা বা দর্শকদের জন্য কী বদলাবে?
• সংখ্যা ও নির্দিষ্ট তথ্যই খবর তৈরি করে। "১২টি নতুন চাকরি নিয়ে দ্বিতীয় শাখা খুলছে" লেখা "বৃদ্ধির জন্য উচ্ছ্বসিত" লেখার চেয়ে ভালো।

সাংবাদিকরা উপরটা দ্রুত দেখে কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে সিদ্ধান্ত নেন। আগে খবরটি দিন, বিস্তারিত তথ্য পরে।

• শিরোনাম: খবরটি নিজেই, সক্রিয় ভাষায়। কোনো স্লোগান নয়।
• উপশিরোনাম: দ্বিতীয় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য নিয়ে এক লাইন।
• ডেটলাইন: প্রথম অনুচ্ছেদের শুরুতে শহর, রাজ্য ও তারিখ।
• লিড: এক বা দুই বাক্যে কে, কী, কখন, কোথায় ও কেন।
• উল্টো পিরামিড: প্রতিটি অনুচ্ছেদ আগেরটির চেয়ে কম গুরুত্বপূর্ণ, যাতে সম্পাদক নীচ থেকে কেটে ছোট করতে পারেন।
• একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তির একটি আসল উদ্ধৃতি, যা নতুন দৃষ্টিভঙ্গি বা কারণ যোগ করে, তথ্যের পুনরাবৃত্তি নয়। তারা নিজেদের কথা নিজেরাই অনুমোদন করেন।
• বয়লারপ্লেট (আপনার কোম্পানি সম্পর্কে একটি সংক্ষিপ্ত পরিচিতি) এবং একজন মিডিয়া যোগাযোগকারী, যার নাম, ইমেইল ও ফোন নম্বর থাকবে।
• দৈর্ঘ্য: প্রায় ৪০০ থেকে ৬০০ শব্দ। খবর সহজ হলে ছোট হলেও চলবে।

একটি ছোট, সুচিন্তিত তালিকা একটি বিশাল ব্লাস্টের চেয়ে ভালো। কভারেজ আসে প্রাসঙ্গিকতা থেকে।

• ৫ থেকে ২০টি আউটলেট বেছে নিন এবং প্রতিটিতে আপনার বিষয় নিয়ে লেখেন এমন নির্দিষ্ট সাংবাদিককে খুঁজুন। আগে তাদের কয়েকটি সাম্প্রতিক প্রতিবেদন পড়ুন।
• স্থানীয় সংবাদমাধ্যম এবং আপনার শিল্পের ট্রেড প্রকাশনা দিয়ে শুরু করুন। তারাই সবচেয়ে বেশি আগ্রহী হবেন।
• সপ্তাহের কোনো কাজের দিনের সকালে পাঠান; সাধারণত মঙ্গলবার থেকে বৃহস্পতিবার সবচেয়ে ভালো কাজ করে। ছুটির দিন ও বড় খবরের দিন এড়িয়ে চলুন।
• সাংবাদিকরা আগে থেকে প্রস্তুতি নিতে চাইলে এমব্যার্গো ("প্রকাশের আগে নয়…") ব্যবহার করুন। শুধু যাদের উপর আপনার আস্থা আছে যে তারা তা মানবেন, কেবল তাদেরই এমব্যার্গো করা খবর পাঠান।
• খবরের সুযোগ ও মৌসুম অনুসরণ করুন: আপনার গল্পকে ইতিমধ্যে খবরে থাকা কোনো বিষয়, একটি স্থানীয় অনুষ্ঠান বা বছরের একটি নির্দিষ্ট সময়ের সঙ্গে যুক্ত করুন।

প্রেস রিলিজ পাঠানো কাজের অর্ধেক মাত্র। এখানের প্রতিটি উপায় এটিকে পৌঁছানোর আরেকটি পথ দেয়।

• প্রতিটি সাংবাদিককে একটি ছোট ব্যক্তিগত ইমেইলে প্রস্তাব দিন: ২ থেকে ৪ লাইনে জানান কেন তাদের পাঠকেরা এটি নিয়ে আগ্রহী, এক বাক্যে খবরটি, এবং একটি সাক্ষাৎকার বা ছবির প্রস্তাব। আপনার নোটের নীচে প্রেস রিলিজটি পেস্ট করুন। কোনো অ্যাটাচমেন্ট নয়।
• ৩ থেকে ৫ দিন পরে একবার ফলো আপ করুন, একটি নতুন তথ্য বা কোণ নিয়ে। এরপর ছেড়ে দিন।
• আপনার নিজের ওয়েবসাইটে একটি নিউজরুম বা নিউজ পেজে এটি পোস্ট করুন, যাতে সাংবাদিক ও গ্রাহকরা এটি খুঁজে পেয়ে লিংক দিতে পারেন।
• আপনার সোশ্যাল অ্যাকাউন্টে শেয়ার করুন, অংশীদার ও উল্লেখিত ব্যক্তিদের ট্যাগ করুন (তাদের অনুমতি নিয়ে), এবং আপনার গ্রাহকদের ইমেইল করুন।
• ওয়্যার সার্ভিস, সোজাসুজি বলি: এগুলোর জন্য অর্থ দিতে হয়, তারা একসঙ্গে অনেক সাইটে রিলিজ ছড়িয়ে দেয় এবং সার্চে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু এর বেশিরভাগ পুনঃপ্রকাশ স্বয়ংক্রিয়, কোনো সাংবাদিক বেছে নিয়ে লেখা গল্প নয়। বিস্তৃত পৌঁছানোর জন্য একটি ব্যবহার করুন, সরাসরি প্রস্তাব দেওয়ার বিকল্প হিসেবে নয়।

সময়সীমার চাপে থাকা সাংবাদিক সেই গল্পটিই ব্যবহার করেন যার সঙ্গে তাদের প্রয়োজনীয় সব কিছু থাকে।

• ছবি: উচ্চ রেজোলিউশনের, প্রতিটির সঙ্গে ক্যাপশন এবং কৃতিত্ব কাকে দিতে হবে তা উল্লেখ করা।
• আপনার লোগো, হালকা ও গাঢ় দুই ধরনের পটভূমিতে কাজ করে এমন সংস্করণে।
• আপনার উল্লেখ করা প্রতিটি সংখ্যার পেছনের তথ্য ও ডেটা।
• একটি ছোট, উদ্ধৃতির জন্য প্রস্তুত লাইন, যা সাংবাদিক যেমন আছে তেমনই তুলে নিতে পারেন।
• লিংক: আপনার ওয়েবসাইট, পণ্য বা ইভেন্টের পেজ, এবং ছবির ফোল্ডার।

যেসব রিলিজ কোথাও পৌঁছায় না, তার বেশিরভাগই এর একটি ভুল করে।

• অতিরঞ্জিত শব্দ (বিপ্লবী, বিশ্বমানের, খেলা বদলে দেওয়ার মতো) এবং "আমরা ঘোষণা করতে উচ্ছ্বসিত"। তথ্যকেই কাজ করতে দিন।
• কোনো আসল খবর নেই, অথবা খবরটি তৃতীয় অনুচ্ছেদে চাপা পড়ে আছে।
• অনেক লম্বা, অথবা এমন কোনো মিডিয়া যোগাযোগ নেই যার সঙ্গে কেউ যোগাযোগ করতে পারে।
• কেনা তালিকায় ব্লাস্ট করা বা অচেনা মানুষকে গণ-ইমেইল করা। এতে উপেক্ষিত হওয়ার পাশাপাশি, অনুরোধ ছাড়া বাল্ক ইমেইল যুক্তরাষ্ট্রের CAN-SPAM এবং ইউরোপের GDPR-এর মতো স্প্যাম বিরোধী নিয়ম ভাঙতে পারে। একজন একজন করে পাঠান, এমন মানুষদের কাছে যাদের কাজ আপনার খবরের সঙ্গে মেলে।

যেদিন প্রকাশিত হয় তার অনেক পরেও কভারেজ কাজ করতে থাকে।

• উল্লেখগুলো ট্র্যাক করুন: আপনার কোম্পানির নাম সার্চ করুন এবং তার জন্য একটি নিউজ অ্যালার্ট সেট করুন।
• যেসব সাংবাদিক আপনাকে কভার করেন, তাদের প্রত্যেককে ধন্যবাদ জানান, এবং পরের বারের জন্য তাদের তথ্য রেখে দিন।
• কভারেজ পুনরায় ব্যবহার করুন: আপনার সাইটে "যেভাবে দেখা গেছে" লাইন বা একটি প্রেস পেজ যোগ করুন, গল্পগুলো শেয়ার করুন, এবং সেলস ইমেইল ও প্রস্তাবে ব্যবহার করুন।

প্রেস রিলিজ স্ক্রিনের চেকলিস্টে এই আইটেমগুলো আছে। প্রতিটি হয়ে গেলে টিক দিন।

• কোম্পানির বাইরের কারও কাছে এটি নতুন খবর
• শিরোনামে স্লোগান নয়, খবরটাই বলা আছে
• প্রথম দুটি বাক্যে কে, কী, কখন, কোথায় ও কেন তার উত্তর আছে
• প্রতিটি সংখ্যা, তারিখ ও নাম যাচাই করা হয়েছে
• উদ্ধৃত প্রতিটি ব্যক্তি তাঁদের কথা অনুমোদন করেছেন
• মিডিয়া যোগাযোগের জন্য নাম, ইমেইল ও ফোন নম্বর আছে
• ছবি, লোগো ও লিংক প্রস্তুত
• এই বিষয়ে লেখেন এমন সাংবাদিকদের একটি ছোট তালিকা
• প্রত্যেকের জন্য আলাদা ব্যক্তিগত অনুরোধ, নিচে প্রেস রিলিজ যুক্ত করা
• ৩ থেকে ৫ দিনের মধ্যে ফলো-আপের তারিখ
• প্রেস রিলিজ আপনার ওয়েবসাইটের সংবাদ পাতায় আছে