স্পেক-শিট কোটেশন: ইমেইল পেস্ট করুন, একপাতার কোটেশন পান

Prices & rules (Your quotes এর ওপরে ডানদিকের বোতাম; আগে এর নাম ছিল Business knowledge) এ সেই সব থাকে যা দিয়ে কোটেশনের দাম ও শব্দচয়ন ঠিক হয়: পণ্য ও মডেল, দাম, ছবি ও নিশ্চিত তথ্য, পরিমাণভিত্তিক দামের টেবিল, অ্যাড-অন, স্থায়ী নিয়ম, ব্র্যান্ড এবং পেমেন্টের পদ্ধতি সহ পুরো ব্যবসা একসঙ্গে লোড করতে একটি জ্ঞানের ফাইল ইমপোর্ট করুন, অথবা নাম ও ব্যবসার ধরন দিয়ে Start blank করুন। এক অ্যাকাউন্টে একাধিক ব্যবসা থাকতে পারে, প্রতিটির নিজের নম্বর ক্রম, ব্র্যান্ড, নিয়ম ও দাম থাকে। Download knowledge file একটি কপি সেভ করে, যা আপনি আবার ইমপোর্ট করতে পারবেন।

এতে চারটি ট্যাব আছে। নোটস: টাইপ করুন, পেস্ট করুন, বা বক্সের মাইক্রোফোনে বলুন যে AI-কে কী শিখতে হবে। স্প্রেডশিট: একটি CSV বা Excel (.xlsx) দামের তালিকা বেছে নিন; এটি AI ছাড়াই আপনার নিজের কম্পিউটারে পড়া হয়, তাই সংখ্যাগুলো একদম সঠিক থাকে। যে সারিতে কলামের নাম আছে সেটি বেছে নিন, এবং প্রতিটি কলামের নিচে ঠিক করুন সেখানে কী আছে: Product name, Size / option, Model number, Product group, List price, Your cost, Freight per unit, Spec (কলামের নামটিই লেবেল হয়ে যায়), Product page link, Price at a quantity, অথবা % off at a quantity (পরিমাণটি কলামের নাম থেকে আসে, যেমন 10+ বা 5-9)। নিচে প্রথম কয়েকটি সারি দেখানো হয় যাতে আপনি বুঝতে পারেন কী পড়া হবে, আর একটি লাইনে পড়া ও বাদ পড়া সারির সংখ্যা দেখায়। কোনো পণ্যের নাম তার সাইজগুলোর উপরে একবার লেখা থাকলে সেটি নিচের সারিগুলোতেও প্রযোজ্য হয়। Show what would change শিটের সঙ্গে আপনার আগের তথ্য তুলনা করে দেখায় কী বদলাবে। ওয়েবসাইট: আপনার পণ্যসহ একটি পেজের ঠিকানা পেস্ট করুন; aiKit শুধু পাবলিক পেজ পড়ে, পেজের নিজস্ব পণ্যের তথ্য হুবহু নেয়, এবং বাকি লেখা AI-কে পড়িয়ে নেয়। PDF বা ছবি: একটি দামের শিট, স্পেক শিট, পুরনো কোট, দামের তালিকার ছবি বা হাতে লেখা নোট বেছে নিন (PDF সর্বোচ্চ 3 MB; ছবি আগে আপনার ডিভাইসেই ছোট করা হয়; iPhone-এর HEIC ছবি Safari-তে খোলে, অন্যত্র এটি JPG হিসেবে শেয়ার করুন), আর ইচ্ছা হলে সেই সম্পর্কে একটি লাইন যোগ করুন।

সব উপায়ই একই প্রস্তাবের তালিকায় গিয়ে শেষ হয়: সাইজ ও দামসহ একটি নতুন পণ্য, আপনার আছে এমন পণ্যের একটি নতুন সাইজ, দামের পরিবর্তন (পুরনো → নতুন), একটি মডেলের নতুন তথ্য, ভলিউম মূল্য (যেমন 10+: 10% ছাড়), একটি ল্যান্ডেড খরচ (চিহ্নিত Only you see this), একটি নিয়ম (প্রতিটি মিলে যাওয়া কোটে থাকতে হবে এমন একটি লাইন, অথবা কোটে কখনও বলা যাবে না এমন কথা), অথবা আপনি কীভাবে কোট দেন সেই পটভূমি। প্রতিটির সঙ্গে Accept ও Skip আছে, এবং Accept all পুরো তালিকাটি গ্রহণ করে। আপনি গ্রহণ না করা পর্যন্ত এবং Save changes চাপা না হওয়া পর্যন্ত কিছুই ব্যবহার হয় না। আপনি গ্রহণ করলেই সংখ্যাগুলো দামে পরিণত হয়।

Quotes-এ নম্বরের প্রিফিক্স, পরের নম্বর ও সাফিক্স থাকে (যেমন IP8137-Q), কোট কত দিনের জন্য বৈধ, সাধারণ ও বড় প্রকল্পের জন্য লিড টাইম (এবং বড়ের শুরু কত পরিমাণ থেকে), খরচের যে গুণিতকের নিচে গেলে আপনি একটি ব্যক্তিগত সতর্কবার্তা পান (ডিফল্ট 2), এবং প্রতিটি নোটের শেষে যে পরবর্তী ধাপ থাকে। End discounted unit prices in .88 ডিফল্টভাবে বন্ধ থাকে, যাতে দাম সেন্ট পর্যন্ত সঠিক থাকে; এটি চালু করলে যে যে দাম বদলায় সেগুলো কোট স্ক্রিনে একটি Undo সহ তালিকাভুক্ত হয়।

Products and prices তালিকায় প্রতিটি মডেল তার ছবি, list price, এবং শুধু মালিকের দেখার দুটি কলামসহ থাকে: ল্যান্ডেড খরচ ও প্রতি ইউনিট ফ্রেইট। ছবির বক্সে চাপ দিন (ছবি না থাকলে একটি +) এবং আপনার Graphics Library থেকে একটি ছবি বেছে নিন; ছবিটি পণ্যের ভেতরে কপি হয়, তাই কোট ও PDF-এ তা দেখায়। এগুলো শুধু আপনার জন্য ব্যক্তিগত লাভের টেবিলে যায় এবং কখনও ছাপা হয় না। Standing rules-এ প্রতিটি নিয়ম থাকে, তা বন্ধ করার একটি সুইচ ও একটি Delete সহ। How to pay-তে cards লাইন, payment note এবং ব্যাংক বিবরণ থাকে; ব্যাংক বিবরণ বাকি সব থেকে আলাদা রাখা হয় এবং শুধু How to pay বক্সেই ছাপা হয়।

নতুন কোট তৈরি হয় দ্রুত-কোট স্ক্রিনে (Your quotes-এ + New quote, বা aikit.ai/tools/quotes): Quick quote গাইড দেখুন। যেভাবেই শুরু করা হোক, একটি নতুন কোট খোলে গ্রাহক, আইটেম, কাজের নিজস্ব তথ্য (লাইনের দৈর্ঘ্য, মাউন্টিংয়ের উচ্চতা, ছবির আকার), এবং প্রথম নাম ধরে যোগাযোগকারীর জন্য একটি নোট নিয়ে, আর যেসব প্রশ্নের উত্তর এখনও বাকি আছে এবং যত অনুমান করা হয়েছে সবগুলো তালিকাভুক্ত করে।

কেউ কোম্পানির নাম না দিলে সেটি ফাঁকা থাকে; ইমেইল ঠিকানা থেকে কখনও অনুমান করা হয় না। আপনি এখনও যে পণ্য বহন করেন না সেটি বাদ দেওয়া হয় এবং প্রশ্নের অংশে নাম উল্লেখ করা হয়। আপনার ব্যবসায় যদি একটি brand voice সেট করা থাকে (Brand Voice), তাহলে নোটটি সেই ভঙ্গিতে লেখা হয়।

ওয়েবসাইটের অনুরোধ থেকে: আপনার কোনো ওয়েবসাইটের কোট ফর্ম থেকে আসা একটি অনুরোধের পেজে Quote it কার্ড থাকে (Make a quote)। এটি New quote খোলে Quote a website request হিসেবে; ব্যবসাটি বেছে নিন, ইচ্ছা হলে আপনার নিজের ভাষায় একটি লাইন যোগ করুন, এবং Build the quote চাপুন। গ্রাহক, তাদের যোগাযোগের তথ্য ও যা চেয়েছেন তা অনুরোধ থেকেই আসে, কোটটি সেই ওয়েবসাইটের ক্লায়েন্টের অধীনে ফাইল হয়, এবং এটি অনুরোধে ফিরে যাওয়ার লিংক দেয়। পরে সেই অনুরোধে আবার Make a quote চাপলে আরেকটি কোট তৈরি হয়; অনুরোধের পেজ প্রথম কোটে লিংক করে।

কোনো ক্লায়েন্টের জন্য: একজন ক্লায়েন্টের পেজে New quote (Quotes কার্ড) সেই ক্লায়েন্টের অধীনে ফাইল করা একটি কোট শুরু করে।

সম্পূর্ণ এডিটর খোলে Only you see this → দ্রুত-কোট স্ক্রিনে Open the full editor থেকে (এর ঠিকানা ?edit= দিয়ে শেষ হয় এবং কোটের আইডি থাকে)। বাম দিকে থাকে কোটে যা লেখা আছে; ডান দিকে থাকে PDF যেভাবে ছাপে ঠিক সেই পেজটি, আপনি টাইপ করার সঙ্গে সঙ্গে আপডেট হয়। থামার একটু পরেই পরিবর্তনগুলো নিজে থেকে সেভ হয়; উপরে লেখা থাকে Saved, Saving… বা Unsaved changes।

আইটেম: Quote type হলো Everything together (মোট সহ), Pick one (প্রতিটি বিকল্পের সম্পূর্ণ দাম, মোট ছাড়া), বা One package price। প্রতিটি আইটেমের জন্য পণ্য, মডেল, পরিমাণ ও দাম বেছে নিন: Website price at this quantity, Extra % off the website price (আপনার স্বাভাবিক ছাড়; ওয়েবসাইট ওই পরিমাণে যে দাম দেখায় তার উপর আরও কাটছাঁট), % off list, অথবা My unit price। প্রতিটি আইটেমের নিচে price chain দেখায় list → ওয়েবসাইটের ভলিউম মূল্য → আপনার দাম। ওই পরিমাণে আপনার ওয়েবসাইটের নিজস্ব দামের চেয়ে বেশি আপনি যে দাম সেট করেন, তা ঠিক যেমন সেট করেছেন তেমনই থাকে, সঙ্গে একটি ব্যক্তিগত সতর্কবার্তা। Lens (মডেলে লেন্স থাকলে), Discount reason (দামের টেবিলে ছাড়ের পরের কথাগুলো), Title on the quote, এবং Sold together with (যেমন একটি প্রজেক্টর তার মোশন সেন্সরসহ একটি বিকল্প হিসেবে) ঐচ্ছিক। কাজের তথ্য স্পেসিফিকেশনে প্রথমে ছাপা হয়। একটি pick-one কোটে একটি Recommended চিহ্নিত করুন, এবং যেকোনো বিকল্পের সঙ্গে যায় এমন অতিরিক্ত জিনিসের জন্য Optional add-on টিক দিন।

শিপিং, সময়সূচি ও পেমেন্ট: Free shipping included ডিফল্টভাবে চালু থাকে এবং দামের নিচে একটি সবুজ ব্যান্ডে দেখায়। US-এর বাইরের গ্রাহকের জন্য Country পূরণ করুন: কোটে বলা হয় শিপিং অন্তর্ভুক্ত এবং আমদানি শুল্ক ও করের দায় ক্রেতার। শুধু Bank transfer কার্ডের লাইনটি সরিয়ে দেয়। Faster schedule দামের নিচে একটি বক্স যোগ করে: জরুরি ফি সহ স্বাভাবিক দাম, অথবা অপেক্ষার ক্রেডিটসহ দ্রুত সময়সূচির দাম।

Note (ইমেলের লেখাও) স্বয়ংক্রিয় নোট হিসেবে শুরু হয়; এটি যেমন খুশি সম্পাদনা করুন, অথবা স্বয়ংক্রিয় নোটে ফিরতে Use the automatic note চাপুন। Copy email text একটি সাবজেক্ট লাইন ও নোট কপি করে, স্বাক্ষরসহ, যা আপনার ইমেলে পেস্ট করার জন্য প্রস্তুত। Download PDF এক পাতার কোটেশন সংরক্ষণ করে, নাম IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf এর মতো।

প্রিভিউয়ের উপরের প্যানেল শুধু আপনার জন্য এবং কখনো প্রিন্ট হয় না: সতর্কতা (আপনার খরচের গুণিতকের চেয়ে কম দাম, নিজের ওয়েবসাইটের চেয়ে বেশি দাম, ফ্লায়ার বা পৃষ্ঠা নেই এমন পণ্য, খরচের তথ্য নেই এমন লাইন), আপনার দামে এবং দুই দিকে ৫ পয়েন্ট পর্যন্ত লাভের টেবিল, দ্রুত ফ্রেইট বেশি খরচ হলে রাশের পরামর্শ, এবং Changed automatically: কোটেশনে প্রযোজ্য প্রতিটি স্থায়ী নিয়ম, যেমন একটি প্রয়োজনীয় লাইন যোগ, একটি ভেন্ডারের নাম সরানো, বা একটি হোয়াইট-লেবেল ব্র্যান্ডের শব্দ বাদ দেওয়া। প্রতিটি পরিবর্তনে Undo (এবং Redo) আছে।

অন্য ব্র্যান্ডের অধীনে (কোটেশনে Brand, যখন আপনার ব্যবসায় একাধিক ব্র্যান্ড থাকে), কোটেশনটি সেই ব্র্যান্ডের লোগো, যোগাযোগের লাইন এবং পেমেন্ট নোট ছাপে, আর আপনার অন্য ব্র্যান্ডের কিছুই না: তার নাম, ওয়েব ঠিকানা, ফোন, লিংক, বা লোগো আছে এমন পণ্যের ছবি।

কোটেশনের উপরে ডানদিকের Send & track প্যানেলে এটি কোথায় আছে তা দেখা যায়। স্ট্যাটাস মেনু (Draft, Sent, Viewed, Accepted, Declined, Archived) আপনি শেয়ার করার সময় এবং গ্রাহক কোটেশনটি খোলা ও গ্রহণ করার সময় নিজে থেকে বদলায়, আর আপনি নিজেও এটি ঠিক করতে পারেন, যেমন আপনার নিজের ইমেল থেকে PDF পাঠালে।

Copy customer link গ্রাহকের লাইভ লিংক তৈরি করে এবং কপি করে। লিংকটি কোটেশনটি ঠিক সেই মুহূর্তে যেমন আছে তেমনই খোলে; কোটেশন বদলানোর পর Update & copy link চাপলে গ্রাহক নতুন সংস্করণ দেখে। কিছু শেয়ার করার আগে aiKit গ্রাহকের কপিতে আপনার নিয়ম অনুযায়ী যেসব শব্দ ব্যবহার নিষিদ্ধ (এবং অন্য ব্র্যান্ডের শব্দ) এবং আপনার খরচ যাচাই করে; কিছু পেলে থামে এবং সেগুলোর নাম বলে। Open লিংকটি গ্রাহক যেভাবে দেখেন সেভাবে খোলে (আপনার নিজের ভিজিট কখনো ভিউ হিসেবে গণ্য হয় না)।

Send by email… খোলে To (কোটেশন থেকে গ্রাহকের ইমেল), CC, Subject, Message (আপনার নোট; লিংক ও মোট তার নিচে যোগ হয়) এবং Attach the PDF। Send না চাপা পর্যন্ত কিছু ইমেল হয় না। এটি আপনার ব্যবসার নামে যায় এবং উত্তর যায় আপনার rep ইমেলে। aiKit-এ ইমেল এখনো সেট করা না থাকলে তা স্পষ্ট করে জানায় এবং কিছুই পাঠানো হয় না; লিংক তবুও কপি করার জন্য প্রস্তুত থাকে।

Gmail draft: আপনার নিজের Gmail-এ প্রস্তুত ড্রাফট রাখতে aiKit-এর Google sign-in দরকার, যা এখনো সেট করা হয়নি, তাই Connect Gmail দেখানো হয় কিন্তু ব্যাখ্যা সহ বন্ধ থাকে। ততক্ষণ Send by email ব্যবহার করুন, অথবা Copy email text চেপে Gmail-এ পেস্ট করুন।

Follow up: একটি তারিখ বেছে নিন (অথবা +2, +5, +10 দিন), কী জিজ্ঞেস করবেন লিখুন, এবং Save follow-up চাপুন। সেদিন গ্রাহক গ্রহণ না করে থাকলে, বেলে একটি Quote follow-ups বিজ্ঞপ্তি পাবেন (অথবা Settings → Notifications-এ বেছে নিলে ইমেলে)। Clear এটি সরায়।

Client: আপনার একজন ক্লায়েন্ট বেছে নিন, অথবা নতুন যোগ করুন, কোটেশনটি তাদের অধীনে রাখতে। তাদের নাম, ইমেল ও ফোন খালি গ্রাহক ঘরগুলো পূরণ করে, এবং কোটেশনটি সেই ক্লায়েন্টের পৃষ্ঠায় Quotes-এর নিচে দেখায়।

What happened প্রতিটি ধাপ তালিকাভুক্ত করে: লিংক তৈরি, ইমেল পাঠানো (অথবা পাঠানো হয়নি এবং কেন), গ্রাহক প্রথমবার খুলেছেন, তাদের করা প্রশ্ন (তাদের নিজের কথায়), এবং কখন গ্রহণ করেছেন। যে ওয়েবসাইট অনুরোধ থেকে লিংক তৈরি হয়েছে এবং তা থেকে বানানো যেকোনো প্রুফ এর সঙ্গে যুক্ত থাকে।

একবার গ্রহণ করা হলে: প্যানেলে দেখায় কে গ্রহণ করেছে, কখন, কোন বিকল্প, এবং মোট। পরবর্তী ধাপ: প্রুফের তালিকা তৈরি করুন যেখানে গৃহীত লাইনগুলো থাকে; Make the proof চাপলে কোটেশন ও লাইনের নামে একটি Customer Proof শুরু হয়, একই ক্লায়েন্টের অধীনে রাখা হয়, এবং বোতামটি Open proof হয়ে যায়। Gobo artwork Gobo Proof Studio-তে প্রুফ করা হয়, এবং তালিকার নিচের লিংক থেকে Printer’s Helper-এ একটি প্রিন্ট জব শুরু করা যায়।

গ্রাহকের লিংক খোলে এমন একটি পৃষ্ঠা, যার উপরে আপনার লোগো (অথবা নাম), rep, ফোন ও ইমেল থাকে, তারপর Prepared for, কোটেশন নম্বর, তারিখ, Valid through, লিড টাইম, এবং একটি সবুজ শিপিং ব্যান্ড। এর নিচে সম্পূর্ণ কোটেশন, PDF-এর মতোই একই পৃষ্ঠা; ফোনে এটি স্ক্রিনে মানানসই হয়ে যায়। তাদের কোনো অ্যাকাউন্ট লাগে না।

এর পাশে (ফোনে এর নিচে, একটি সরু বারসহ যেখানে মোট অঙ্ক ও Accept সবসময় হাতের কাছে থাকে) আছে গ্রহণের বক্স: মোট অঙ্ক, একটি বেছে নেওয়ার কোটেশনের ক্ষেত্রে Which option? (প্রতিটির সাথে মোট অঙ্ক), যোগ করার মতো অ্যাড-অনগুলো যেগুলো তারা টিক দিতে পারে, Your full name, মাইক্রোফোনসহ একটি ঐচ্ছিক নোট, এবং I accept this quote and its terms বাক্সটি। Accept তাদের নাম, পছন্দ ও মোট অঙ্ক রেকর্ড করে; মোট অঙ্ক আপনার শেয়ার করা কোটেশন থেকে হিসাব হয়, তাদের ব্রাউজার থেকে নয়। কোনো পেমেন্ট নেওয়া হয় না। Ask a question আপনাকে তাদের প্রশ্ন, নাম ও ইমেইল পাঠায়। Download PDF একই PDF সংরক্ষণ করে।

তারা গ্রহণ করার পর পেজে দেখায় কে কখন গ্রহণ করেছে, এবং আপনি সাথে সাথে ইমেইলে (এবং বেলে) একটি Quote answers নোটিশ পান। Valid through তারিখ পার হয়ে গেলে কোটেশন গ্রহণ করা যায় না; পেজ তাদের নতুন একটি চাইতে বলে। পেজে কখনো আপনার খরচ, লাভ, সতর্কবার্তা, স্বয়ংক্রিয় পরিবর্তন বা বিক্রেতার নাম দেখানো হয় না, এবং এটি সার্চ ইঞ্জিনে তালিকাভুক্ত হয় না।

তালিকার উপরে পাঁচটি টাইল আছে, এবং প্রতিটিই একটি ফিল্টার: Drafts, Awaiting reply (পাঠানো বা খোলা হয়েছে, কতজন খুলেছে সেটাসহ), Accepted (গ্রহণ করা মোট অঙ্কসহ), Questions to answer, এবং Follow-ups due। Search সংখ্যা, গ্রাহক, পণ্য, ব্যবসা বা ক্লায়েন্ট দিয়ে কোটেশন খোঁজে; একাধিক ব্যবসা থাকলে Business মেনু এবং স্ট্যাটাস চিপগুলো (All, Drafts, Sent, Viewed, Accepted, Declined, Archived, প্রতিটিতে সংখ্যাসহ) আরও সীমিত করে। Showing লাইনে বলা থাকে কী ফিল্টার করা আছে, ফিরে যেতে Show all → চাপুন।

প্রতিটি সারিতে দেখায় কোটেশন নম্বর (এটি quick-quote স্ক্রিনে কোটেশনটি খোলে), গ্রাহক (তাদের সব কোটেশন দেখতে চাপুন), কী কোট করা হয়েছে এবং ক্লায়েন্ট (যা ক্লায়েন্টের পেজ খোলে), Opened 3× বা Question waiting সহ স্ট্যাটাস, ফলো-আপের তারিখ (সময় এলে লাল রঙে Follow up now), এবং মোট অঙ্ক (গ্রহণ করা হলে গ্রহণ করা মোট অঙ্ক)। প্রতিটি ফিল্টার ও প্রতিটি খোলা কোটেশনের নিজস্ব ঠিকানা আছে, তাই এটি বুকমার্ক বা শেয়ার করার মতো একটি লিংক।