Jak zajistit pokrytí vaší tiskové zprávy

Nejdřív si položte jednu otázku: je to novinka i pro někoho mimo vaši firmu? Pokud by to zajímalo jen váš tým, je to oznámení pro vaše vlastní kanály, ne tisková zpráva.

• Úhly, které fungují: spuštění, milník, místní dopad (pracovní místa, nová pobočka, komunitní projekt), nová data nebo průzkum, který jste provedli, událost, partnerství, ocenění, nebo nový člen týmu, který něco vede.
• Propojte to se čtenářem: co se změní pro čtenáře, posluchače nebo diváky daného média?
• Čísla a konkrétní údaje dělají zprávu. Věta „Otevíráme druhou pobočku s 12 novými pracovními místy“ je lepší než „Těšíme se na růst“.

Novináři text prolétnou shora a rozhodnou se během několika sekund. Novinku dejte na začátek, podrobnosti až potom.

• Nadpis: samotná novinka v aktivním tvaru. Ne slogan.
• Podnadpis: jeden řádek s druhou nejdůležitější informací.
• Místo a datum: město, stát a datum na začátku prvního odstavce.
• Úvod: kdo, co, kdy, kde a proč, v jedné nebo dvou větách.
• Obrácená pyramida: každý odstavec je méně důležitý než ten předchozí, takže redaktor může text zkrátit odspodu.
• Jedna skutečná citace od jmenované osoby, která přidá názor nebo důvod, ne opakování faktů. Vlastní slova si schvaluje sama.
• Krátký popis firmy (O naší firmě) a kontakt pro média se jménem, e-mailem a telefonem.
• Délka: zhruba 400 až 600 slov. Kratší text je v pořádku, když je novinka jednoduchá.

Krátký, dobře vybraný seznam je lepší než velké rozeslání. Pokrytí přichází díky relevanci.

• Vyberte 5 až 20 médií a u každého konkrétního novináře, který se vaším tématem zabývá. Nejdřív si přečtěte několik jeho nedávných článků.
• Začněte místním tiskem a odbornými časopisy ve vašem oboru. Nejspíš se o zprávu budou zajímat.
• Odesílejte v pracovní den ráno; nejlépe obvykle úterý až čtvrtek. Vyhněte se svátkům a dnům s velkými zprávami.
• Použijte embargo („nezveřejňovat před…“), když chcete, aby se novináři mohli připravit dopředu. Zprávy pod embargem posílejte jen lidem, kterým věříte, že ho dodrží.
• Navazujte na aktuální témata a roční období: propojte svůj příběh s něčím, o čem se už mluví, s místní událostí nebo s obdobím roku.

Odeslání zprávy je jen polovina práce. Každý z těchto kroků jí dá další cestu k lidem.

• Každému novináři napište krátký osobní e-mail: 2 až 4 řádky o tom, proč jeho čtenáře téma zajímá, novinku ve větě a nabídku rozhovoru nebo fotek. Pod svou zprávu vložte celou tiskovou zprávu. Bez příloh.
• Jednou se ozvěte o 3 až 5 dní později s novým detailem nebo úhlem. Potom to nechte být.
• Zveřejněte ji v sekci pro média nebo novinky na svém webu, aby ji novináři i zákazníci našli a mohli na ni odkazovat.
• Sdílejte ji na svých sociálních sítích, označte partnery a zmíněné osoby (se jejich souhlasem) a pošlete ji e-mailem svým zákazníkům.
• Tiskové agentury, upřímně: jsou placené, zprávu najednou rozešlou na mnoho webů a mohou pomoct s vyhledáváním, ale většina těchto převzetí jsou automatické repasty, ne články, které novinář sám vybral. Použijte je pro širší dosah, ne místo oslovování novinářů.

Novinář pod časovým tlakem použije článek, který obsahuje vše, co potřebuje.

• Fotky: ve vysokém rozlišení, s popiskem a uvedením, komu se má každá připsat.
• Vaše logo ve verzi, která funguje na světlém i tmavém pozadí.
• Fakta a data za každým číslem, které zmíníte.
• Jedna krátká věta připravená k citaci, kterou novinář může převzít beze změny.
• Odkazy: váš web, stránka produktu nebo události a složka s fotkami.

Většina zpráv, které nikam nevedou, dělá jednu z těchto chyb.

• Přehnaná slova (revoluční, světová třída, převratný) a „s radostí oznamujeme“. Nechte fakta, aby pracovala za vás.
• Žádná skutečná novinka, nebo je novinka ukrytá až ve třetím odstavci.
• Příliš dlouhá, nebo bez kontaktu na média, na který se někdo dovolá.
• Rozesílání koupeného seznamu nebo hromadné e-maily cizím lidem. Kromě toho, že zprávu nikdo nečte, může hromadné nevyžádané e-mailování porušit protispamová pravidla, jako je CAN-SPAM v USA nebo GDPR v Evropě. Posílejte jednotlivě lidem, jejichž práce se k vaší novince hodí.

Pokrytí funguje i dlouho po dni, kdy vyjde.

• Sledujte zmínky: vyhledávejte název své firmy a nastavte pro něj upozornění na novinky.
• Poděkujte každému novináři, který o vás píše, a uložte si jeho kontakt pro příště.
• Využijte článek znovu: přidejte na web řádek „Jak nás viděli v“ nebo stránku s médii, sdílejte články a používejte je v obchodních e-mailech a nabídkách.

Kontrolní seznam na obrazovce tiskové zprávy obsahuje tyto položky. Zaškrtněte každou, jakmile ji dokončíte.

• Je to zpráva pro někoho mimo firmu
• Nadpis sděluje novinku, ne slogan
• První dvě věty odpovídají na kdo, co, kdy, kde a proč
• Každé číslo, datum a jméno je zkontrolováno
• Každá citovaná osoba schválila svá slova
• Kontakt pro média má jméno, e-mail a telefon
• Fotky, logo a odkazy jsou připravené
• Krátký seznam novinářů, kteří se tímto tématem zabývají
• Osobní nabídka pro každého z nich se zprávou vloženou níže
• Termín následného kontaktu za 3 až 5 dní
• Zpráva je na stránce novinek vašeho webu