Datenblatt-Angebote: E-Mail einfügen, einseitiges Angebot erhalten

Preise & Regeln (die Schaltfläche oben rechts bei Ihre Angebote; sie hieß früher Geschäftswissen) enthält alles, woraus ein Angebot bepreist und formuliert wird. Importieren Sie eine Wissensdatei, um ein ganzes Unternehmen auf einmal zu laden (Produkte mit Modellen, Preisen, Fotos und bestätigten Fakten, Mengenpreistabellen, Zusatzleistungen, feste Regeln, Marken und Zahlungsarten), oder wählen Sie Leer beginnen mit einem Namen und der Art des Unternehmens. Ein Konto kann mehrere Unternehmen enthalten, jedes mit eigener Nummernfolge, Marken, Regeln und Preisen. Wissensdatei herunterladen speichert eine Kopie, die Sie erneut importieren können.

Unterricht hat vier Reiter. Notizen: Schreiben, einfügen oder diktieren (das Mikrofon im Feld), was die KI lernen soll. Tabelle: Wählen Sie eine CSV- oder Excel-Datei (.xlsx) mit Ihrer Preisliste; sie wird auf Ihrem eigenen Computer ohne KI gelesen, damit die Zahlen exakt bleiben. Wählen Sie die Zeile mit den Spaltennamen und wählen Sie unter jeder Spalte, was sie enthält: Produktname, Größe / Option, Modellnummer, Produktgruppe, Listenpreis, Ihre Kosten, Fracht pro Einheit, Spezifikation (der Spaltenname wird zur Bezeichnung), Link zur Produktseite, Preis bei einer Menge oder % Rabatt bei einer Menge (die Menge steht im Spaltennamen, etwa 10+ oder 5-9). Die ersten Zeilen werden darunter angezeigt, damit Sie sehen, was gelesen wird, und eine Zeile zählt die gelesenen und übersprungenen Zeilen. Ein Produktname, der einmal über seinen Größen steht, gilt für die Zeilen darunter. Änderungen anzeigen vergleicht die Tabelle mit dem, was Sie bereits haben. Website: Fügen Sie die Adresse einer Seite mit Ihren Produkten ein; aiKit liest nur öffentliche Seiten, übernimmt die eigenen Produktdaten der Seite genau und lässt die KI den Rest des Textes lesen. PDF oder Foto: Wählen Sie eine Preisliste, ein Datenblatt, ein altes Angebot, ein Foto einer Preisliste oder eine handschriftliche Notiz (PDFs bis 3 MB; Fotos werden zuerst auf Ihrem Gerät verkleinert; ein iPhone-HEIC-Foto öffnet sich in Safari, sonst teilen Sie es als JPG) und fügen Sie bei Bedarf eine Zeile dazu.

Alle Wege enden in derselben Liste von Vorschlägen: ein neues Produkt mit seinen Größen und Preisen, eine neue Größe für ein vorhandenes Produkt, eine Preisänderung (alt → neu), neue Angaben zu einem Modell, Mengenpreise (zum Beispiel 10+: 10 % Rabatt), ein Einstandspreis (markiert Nur Sie sehen das), eine Regel (eine Zeile, die jedes passende Angebot enthalten muss, oder Formulierungen, die ein Angebot nie enthalten darf) oder Hintergrund zu Ihrer Angebotsgestaltung. Jeder Vorschlag hat Annehmen und Überspringen, und Alle annehmen übernimmt die ganze Liste. Nichts wird verwendet, bis Sie es annehmen und auf Änderungen speichern drücken. Zahlen werden erst zu Preisen, wenn Sie sie annehmen.

Angebote enthält das Nummernpräfix, die nächste Nummer und das Suffix (zum Beispiel IP8137-Q), wie viele Tage ein Angebot gültig ist, die Lieferzeit für normale und größere Projekte (und die Menge, ab der größere Projekte gelten), den Kostenmultiplikator, unter dem Sie eine private Warnung erhalten (standardmäßig 2), und den nächsten Schritt, mit dem jede Notiz endet. Stückpreise auf .88 enden ist standardmäßig ausgeschaltet, damit Preise auf den Cent genau bleiben; schalten Sie es ein, und jeder geänderte Preis wird auf dem Angebotsbildschirm mit einer Rückgängig-Option aufgelistet.

Produkte und Preise listet jedes Modell mit seinem Foto, Listenpreis und zwei Spalten nur für Sie: Einstandspreis und Fracht pro Einheit. Drücken Sie das Foto-Feld (ein + wenn keins vorhanden ist), um ein Bild aus Ihrer Grafikbibliothek auszuwählen; es wird in das Produkt kopiert, sodass Angebote und PDFs es enthalten. Diese Werte speisen die private Gewinntabelle und werden nie gedruckt. Ständige Regeln zeigt jede Regel mit einem Schalter zum Ausschalten und einem Löschen. Zahlungsarten enthält die Zeile zu Karten, den Zahlungshinweis und die Bankdaten; Bankdaten werden getrennt von allem anderen gespeichert und nur im Feld Zahlungsarten gedruckt.

Neue Angebote werden auf dem Schnellangebots-Bildschirm erstellt (+ Neues Angebot unter Ihre Angebote oder aikit.ai/tools/quotes): siehe die Anleitung Schnellangebot. Egal wie es begonnen wurde, ein neues Angebot öffnet sich mit dem Kunden, den Positionen, den eigenen Angaben des Auftrags (Leitungslänge, Montagehöhe, Bildgröße) und einer Notiz an den Kontakt mit dem Vornamen, und es listet die Fragen auf, die noch eine Antwort brauchen, sowie jede getroffene Annahme.

Das Unternehmen bleibt leer, wenn niemand eines genannt hat; es wird nie aus der E-Mail-Adresse abgeleitet. Ein Produkt, das Sie noch nicht führen, wird weggelassen und in den Fragen genannt. Wenn für Ihr Unternehmen eine Markenstimme festgelegt ist (Markenstimme), wird die Notiz in ihr geschrieben.

Aus einer Website-Anfrage: Eine Anfrage aus dem Angebotsformular auf einer Ihrer Websites hat auf ihrer Seite eine Karte Angebot erstellen (Angebot erstellen). Sie öffnet Neues Angebot als Angebot zu einer Website-Anfrage; wählen Sie das Unternehmen, fügen Sie bei Bedarf eine Zeile in Ihren eigenen Worten hinzu und drücken Sie Angebot erstellen. Kunde, Kontaktdaten und das Angefragte stammen aus der Anfrage, das Angebot wird unter dem Kunden dieser Website abgelegt und verlinkt auf die Anfrage. Wenn Sie später erneut Angebot erstellen auf dieser Anfrage drücken, entsteht ein weiteres Angebot; die Anfrageseite verlinkt auf das erste.

Für einen Kunden: Neues Angebot auf der Seite eines Kunden (die Karte Angebote) startet ein Angebot, das bereits unter diesem Kunden abgelegt ist.

Der vollständige Editor öffnet sich über Nur Sie sehen → Vollständigen Editor öffnen auf dem Schnellangebots-Bildschirm (seine Adresse endet auf ?edit= und die ID des Angebots). Die linke Seite ist, was im Angebot steht; die rechte Seite ist die Seite genau so, wie das PDF sie druckt, und sie wird beim Tippen aktualisiert. Änderungen werden kurz nach dem Aufhören automatisch gespeichert; oben steht Gespeichert, Speichern… oder Ungespeicherte Änderungen.

Positionen: Angebotsart ist Alles zusammen (mit Gesamtsumme), Eine auswählen (jede Option vollständig bepreist, ohne Gesamtsumme) oder Ein Paketpreis. Wählen Sie für jede Position das Produkt, das Modell, die Menge und den Preis: Website-Preis bei dieser Menge, Zusätzlicher % Rabatt auf den Website-Preis (Ihr üblicher Rabatt: eine weitere Senkung des Preises, den Ihre Website bei dieser Menge bereits zeigt), % Rabatt auf Liste oder Mein Stückpreis. Unter jeder Position zeigt die Preiskette Liste → Website-Mengenpreis → Ihr Preis. Ein Preis, den Sie über dem eigenen Website-Preis für diese Menge festlegen, bleibt genau so, wie Sie ihn eingestellt haben, mit einer privaten Warnung. Linse (wenn das Modell Linsen hat), Grund für den Rabatt (die Worte nach dem Rabatt in der Preistabelle), Titel im Angebot und Zusammen verkauft mit (zum Beispiel ein Projektor mit seinem Bewegungssensor als eine Option) sind optional. Die Auftragsangaben werden zuerst in der Spezifikation gedruckt. Markieren Sie bei einem Angebot mit Auswahl eine Option als Empfohlen und setzen Sie den Haken bei Optionales Zubehör für eine Zusatzleistung, die zu jeder Option passt.

Versand, Zeitplan und Zahlung: Kostenloser Versand inklusive ist standardmäßig eingeschaltet und wird in einem grünen Band unter den Preisen angezeigt. Füllen Sie für Kunden außerhalb der USA das Feld Land aus: Im Angebot steht dann, dass der Versand inbegriffen ist und dass Einfuhrzölle und Steuern vom Käufer getragen werden. Nur Banküberweisung entfernt die Zeile zu Karten. Schnellerer Zeitplan fügt ein Feld unter den Preisen hinzu: Standardpreis mit einer Eilgebühr oder der schnelle Zeitplan als Preis mit einer Gutschrift für Wartezeit.

Notiz (auch der E-Mail-Text) beginnt als automatische Notiz; bearbeite sie frei oder drücke Automatische Notiz verwenden, um zurückzuwechseln. E-Mail-Text kopieren kopiert eine Betreffzeile und die Notiz, mit Signatur, bereit zum Einfügen in deine E-Mail. PDF herunterladen speichert das einseitige Angebot mit dem Namen IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf.

Das Feld oberhalb der Vorschau ist nur für dich und wird nie gedruckt: Warnungen (ein Preis unter deinem Kostenmultiplikator, ein Preis über dem Preis auf deiner eigenen Website, ein Produkt ohne Flyer oder Seite, eine Position ohne hinterlegte Kosten), die Gewinntabelle zu deinem Preis und bei 5 Punkten darüber und darunter, ein Eilhinweis, wenn schnellere Fracht mehr kostet, sowie Automatisch geändert: jede dauerhafte Regel, die das Angebot angewendet hat, etwa eine hinzugefügte Pflichtposition, ein entfernter Lieferantenname oder ein entfernter Text einer White-Label-Marke. Jede Änderung hat Rückgängig (und Wiederholen).

Unter einer anderen Marke (Marke im Angebot, wenn dein Unternehmen mehr als eine Marke hat) druckt das Angebot das Logo, die Kontaktzeilen und den Zahlungshinweis dieser Marke, und nichts von deiner anderen Marke: deren Name, Webadresse, Telefonnummer, Links oder ein Produktfoto, auf dem deren Logo zu sehen ist.

Das Feld Senden & verfolgen oben rechts im Angebot zeigt, wo es steht. Das Statusmenü (Entwurf, Gesendet, Angesehen, Angenommen, Abgelehnt, Archiviert) ändert sich von selbst, wenn du es teilst und wenn der Kunde das Angebot öffnet und annimmt. Du kannst den Status auch selbst setzen, zum Beispiel wenn du das PDF aus deinem eigenen E-Mail-Programm verschickt hast.

Kundenlink kopieren erstellt den Live-Link des Kunden und kopiert ihn. Der Link öffnet das Angebot genau so, wie es in diesem Moment ist; nachdem du das Angebot geändert hast, drücke Aktualisieren & Link kopieren, dann sieht der Kunde die neue Version. Bevor etwas geteilt wird, prüft aiKit die Kundenversion auf Wörter, die deine Regeln verbieten (und Wörter einer anderen Marke), sowie auf deine Kosten; findet es welche, hält es an und nennt sie. Öffnen zeigt den Link so, wie ihn dein Kunde sieht (deine eigenen Aufrufe zählen nie als Ansichten).

Per E-Mail senden… öffnet An (die E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Angebot), CC, Betreff, Nachricht (deine Notiz; Link und Gesamtsumme werden darunter ergänzt) und PDF anhängen. Es wird erst gesendet, wenn du Senden drückst. Die E-Mail trägt den Namen deines Unternehmens, und Antworten gehen an deine E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Wenn E-Mail in aiKit noch nicht eingerichtet ist, wird das klar angezeigt und nichts gesendet; der Link kann trotzdem kopiert werden.

Gmail-Entwurf: Ein fertiger Entwurf in deinem eigenen Gmail braucht die Google-Anmeldung von aiKit, die noch nicht eingerichtet ist. Deshalb wird Gmail verbinden angezeigt, ist aber mit dieser Erklärung deaktiviert. Verwende bis dahin Per E-Mail senden oder E-Mail-Text kopieren und in Gmail einfügen.

Nachfassen: Wähle ein Datum (oder +2, +5, +10 Tage), füge hinzu, was nachgefragt werden soll, und drücke Nachfassen speichern. An diesem Tag erhältst du im Glockensymbol einen Hinweis Angebots-Nachfassungen (oder per E-Mail, wenn du das unter Einstellungen → Benachrichtigungen wählst), außer der Kunde hat bereits angenommen. Entfernen löscht ihn.

Kunde: Wähle einen deiner Kunden oder lege einen neuen an, um das Angebot dort abzulegen. Name, E-Mail und Telefonnummer füllen leere Kundenfelder aus, und das Angebot erscheint auf der Seite dieses Kunden unter Angebote.

Was passiert ist: Hier steht jeder Schritt: Link erstellt, per E-Mail gesendet (oder nicht gesendet und warum), vom Kunden erstmals geöffnet, Fragen des Kunden (mit seinen Worten) und wann er angenommen hat. Verknüpft mit Links der Website-Anfrage, aus der es stammt, und mit jeder daraus erstellten Freigabe.

Nach der Annahme: Das Feld zeigt, wer angenommen hat, wann, welche Option und die Gesamtsumme. Als Nächstes: Freigabe erstellen legt die angenommenen Positionen in der Freigabeliste ab; Freigabe erstellen legt eine Kundenfreigabe an, benannt nach Angebot und Position, abgelegt beim selben Kunden, und der Button wird zu Freigabe öffnen. Gobo-Druckvorlagen werden im Gobo Proof Studio freigegeben, und ein Druckauftrag kann über den Link unter der Liste im Printer's Helper gestartet werden.

Der Kundenlink öffnet eine Seite mit deinem Logo (oder Namen), Ansprechpartner, Telefon und E-Mail oben, dann Vorbereitet für, die Angebotsnummer, das Datum, Gültig bis, die Lieferzeit und ein grünes Versandband. Darunter steht das vollständige Angebot, dieselbe Seite wie im PDF; auf dem Handy passt es sich dem Bildschirm an. Sie brauchen kein Konto.

Daneben (auf dem Handy darunter, mit einer schmalen Leiste, die Gesamtsumme und Annehmen in Reichweite hält) ist das Annahmefeld: die Gesamtsumme, Welche Option? bei einem Angebot mit Auswahl (jeweils mit Gesamtsumme), Zusatzoptionen zum Ankreuzen, Dein vollständiger Name, eine optionale Notiz mit Mikrofon und das Kästchen Ich akzeptiere dieses Angebot und seine Bedingungen. Annehmen speichert Name, Auswahl und Gesamtsumme; die Summe wird aus dem geteilten Angebot berechnet, nie aus dem Browser des Kunden. Es wird keine Zahlung eingezogen. Frage stellen schickt dir die Frage, den Namen und die E-Mail. PDF herunterladen speichert dasselbe PDF.

Nach der Annahme zeigt die Seite, wer wann angenommen hat, und du erhältst sofort eine Benachrichtigung Angebotsantworten per E-Mail (und im Glockensymbol). Ein Angebot nach dem Datum Gültig bis kann nicht mehr angenommen werden; die Seite bittet den Kunden, ein neues anzufragen. Die Seite zeigt nie deine Kosten, deinen Gewinn, Warnungen, automatische Änderungen oder Lieferantennamen, und sie wird nie von Suchmaschinen gelistet.

Über der Liste liegen fünf Kacheln, und jede ist ein Filter: Entwürfe, Warte auf Antwort (gesendet oder geöffnet, mit Anzahl der Öffnungen), Angenommen (mit der angenommenen Summe), Offene Fragen und Nachfassen fällig. Die Suche findet ein Angebot nach Nummer, Kunde, Produkt, Unternehmen oder Kundenkonto; das Unternehmensmenü (bei mehr als einem Unternehmen) und die Statusfilter (Alle, Entwürfe, Gesendet, Angesehen, Angenommen, Abgelehnt, Archiviert, jeweils mit Anzahl) grenzen weiter ein. Eine Zeile Angezeigt zeigt, was gefiltert ist, mit Alle anzeigen →, um zurückzukehren.

Jede Zeile zeigt die Angebotsnummer (sie öffnet das Angebot im Schnellangebots-Bildschirm), den Kunden (drücke ihn, um alle Angebote für ihn zu sehen), was angeboten wurde und den Kunden (der die Kundenseite öffnet), den Status mit 3× geöffnet oder Frage offen, das Nachfassdatum (Jetzt nachfassen in Rot, wenn fällig) und die Gesamtsumme (die angenommene Summe, sobald angenommen). Jeder Filter und jedes geöffnete Angebot hat eine eigene Adresse, so dass du es als Lesezeichen speichern oder teilen kannst.