Πώς να καλύψετε το δελτίο τύπου σας

Κάντε πρώτα μία ερώτηση: είναι είδηση για κάποιον εκτός της εταιρείας σας; Αν μόνο η ομάδα σας θα ενδιαφερόταν, είναι ανακοίνωση για τα δικά σας κανάλια, όχι δελτίο τύπου.

• Θέματα που λειτουργούν: μια κυκλοφορία, ένα ορόσημο, τοπικό αντίκτυπο (θέσεις εργασίας, νέα τοποθεσία, κοινοτικό έργο), νέα δεδομένα ή έρευνα που κάνατε, μια εκδήλωση, μια συνεργασία, ένα βραβείο ή μια νέα πρόσληψη που θα ηγηθεί κάποιας πρωτοβουλίας.
• Συνδέστε το με τον αναγνώστη: τι αλλάζει για τους αναγνώστες, ακροατές ή θεατές του μέσου;
• Τα νούμερα και οι συγκεκριμένες λεπτομέρειες κάνουν την είδηση. «Ανοίγει δεύτερο κατάστημα με 12 νέες θέσεις εργασίας» είναι καλύτερο από «είναι ενθουσιασμένη με την ανάπτυξη».

Οι δημοσιογράφοι ρίχνουν γρήγορη ματιά στην αρχή και αποφασίζουν σε δευτερόλεπτα. Βάλτε πρώτα την είδηση και μετά τις λεπτομέρειες.

• Τίτλος: η ίδια η είδηση, σε ενεργητική φωνή. Όχι σύνθημα.
• Υπότιτλος: μία γραμμή με το δεύτερο σημαντικότερο στοιχείο.
• Ημερομηνία και τόπος: πόλη, πολιτεία και ημερομηνία στην αρχή της πρώτης παραγράφου.
• Εισαγωγή: ποιος, τι, πότε, πού και γιατί, σε μία ή δύο προτάσεις.
• Ανεστραμμένη πυραμίδα: κάθε παράγραφος είναι λιγότερο σημαντική από την προηγούμενη, ώστε ένας συντάκτης να μπορεί να κόψει από κάτω.
• Μία πραγματική φράση από ονομαστικό πρόσωπο που προσθέτει μια άποψη ή έναν λόγο, και όχι επανάληψη των στοιχείων. Το πρόσωπο εγκρίνει τα δικά του λόγια.
• Σύντομο κείμενο για την εταιρεία (Σχετικά με εμάς) και στοιχείο επικοινωνίας για τα μέσα, με όνομα, email και τηλέφωνο.
• Μήκος: περίπου 400 έως 600 λέξεις. Μπορεί να είναι πιο σύντομο όταν η είδηση είναι απλή.

Μια σύντομη, καλά επιλεγμένη λίστα υπερτερεί μιας μεγάλης αποστολής. Η κάλυψη προέρχεται από τη συνάφεια.

• Επιλέξτε 5 έως 20 μέσα και τον συγκεκριμένο δημοσιογράφο σε καθένα που καλύπτει το θέμα σας. Διαβάστε πρώτα μερικά από τα πρόσφατα άρθρα του.
• Ξεκινήστε με τον τοπικό τύπο και τα κλαδικά έντυπα του κλάδου σας. Είναι τα πιο πιθανά να ενδιαφερθούν.
• Στείλτε ένα πρωί καθημερινής· συνήθως καλύτερα λειτουργούν Τρίτη έως Πέμπτη. Αποφύγετε αργίες και μέρες με μεγάλες ειδήσεις.
• Χρησιμοποιήστε embargo («όχι για δημοσίευση πριν από…») όταν θέλετε οι δημοσιογράφοι να προετοιμαστούν εκ των προτέρων. Στέλνετε ειδήσεις με embargo μόνο σε άτομα που εμπιστεύεστε ότι θα το τηρήσουν.
• Ακολουθήστε τα θέματα της επικαιρότητας και τις εποχές: συνδέστε την ιστορία σας με κάτι που ήδη συζητιέται, μια τοπική εκδήλωση ή μια εποχή του χρόνου.

Η αποστολή του δελτίου είναι μόνο το μισό της δουλειάς. Καθένα από αυτά το φέρνει σε επαφή με το κοινό με άλλον τρόπο.

• Στείλτε σε κάθε δημοσιογράφο ένα σύντομο, προσωπικό email: 2 έως 4 γραμμές για το γιατί ενδιαφέρονται οι αναγνώστες του, η είδηση σε μία πρόταση και μια πρόταση για συνέντευξη ή φωτογραφίες. Επικολλήστε το δελτίο κάτω από το σημείωμά σας. Χωρίς συνημμένα.
• Κάντε μία υπενθύμιση, 3 έως 5 ημέρες αργότερα, με μία νέα λεπτομέρεια ή οπτική γωνία. Μετά αφήστε το.
• Δημοσιεύστε το σε σελίδα ειδήσεων ή τύπου στον δικό σας ιστότοπο, ώστε δημοσιογράφοι και πελάτες να το βρίσκουν και να το συνδέουν.
• Μοιραστείτε το στα κοινωνικά σας δίκτυα, κάντε tag σε συνεργάτες και άτομα που αναφέρονται (με την άδειά τους) και στείλτε το με email στους πελάτες σας.
• Τα πρακτορεία ειδήσεων, ειλικρινά: είναι επί πληρωμή, δημοσιεύουν το δελτίο σε πολλούς ιστότοπους ταυτόχρονα και μπορούν να βοηθήσουν στην αναζήτηση, αλλά τα περισσότερα από αυτά είναι αυτόματες αναδημοσιεύσεις και όχι ιστορίες που επέλεξε να γράψει ένας δημοσιογράφος. Χρησιμοποιήστε ένα για ευρεία κάλυψη, όχι αντί για προσωπική επικοινωνία.

Ένας δημοσιογράφος με προθεσμία χρησιμοποιεί την ιστορία που έρχεται με όλα όσα χρειάζεται.

• Φωτογραφίες: υψηλής ανάλυσης, με λεζάντα και με το όνομα για αναφορά κάθε μίας.
• Το λογότυπό σας, σε εκδοχή που λειτουργεί σε φωτεινό και σκούρο φόντο.
• Τα στοιχεία και τα δεδομένα πίσω από κάθε αριθμό που αναφέρετε.
• Μία σύντομη, έτοιμη για παράθεση φράση που ένας δημοσιογράφος μπορεί να χρησιμοποιήσει όπως είναι.
• Σύνδεσμοι: ο ιστότοπός σας, η σελίδα του προϊόντος ή της εκδήλωσης και ένας φάκελος με τις φωτογραφίες.

Τα περισσότερα δελτία που δεν πηγαίνουν πουθενά κάνουν ένα από αυτά.

• Λέξεις υπερβολής (επαναστατικό, παγκόσμιας κλάσης, αλλάζει τα δεδομένα) και «είμαστε ενθουσιασμένοι να ανακοινώσουμε». Αφήστε τα γεγονότα να κάνουν τη δουλειά.
• Καμία πραγματική είδηση, ή η είδηση θαμμένη στην τρίτη παράγραφο.
• Πολύ μεγάλο, ή χωρίς στοιχείο επικοινωνίας για τα μέσα στο οποίο μπορεί κανείς να απευθυνθεί.
• Αποστολή σε αγορασμένη λίστα ή μαζικά email σε αγνώστους. Εκτός από το ότι αγνοούνται, τα μαζικά ανεπιθύμητα email μπορεί να παραβιάζουν κανόνες κατά του spam, όπως ο CAN-SPAM στις ΗΠΑ και ο GDPR στην Ευρώπη. Στέλνετε ατομικά, σε ανθρώπους των οποίων η δουλειά ταιριάζει με την είδηση σας.

Η κάλυψη συνεχίζει να δουλεύει πολύ μετά την ημέρα που δημοσιεύεται.

• Παρακολουθήστε αναφορές: αναζητήστε το όνομα της εταιρείας σας και ρυθμίστε μια ειδοποίηση ειδήσεων για αυτό.
• Ευχαριστήστε κάθε δημοσιογράφο που σας καλύπτει και κρατήστε τα στοιχεία του για την επόμενη φορά.
• Επαναχρησιμοποιήστε την κάλυψη: προσθέστε μια γραμμή «Όπως φάνηκε στο» ή σελίδα τύπου στον ιστότοπό σας, μοιραστείτε τις ιστορίες και χρησιμοποιήστε τις σε εμαιλ πωλήσεων και προτάσεις.

Η λίστα ελέγχου στην οθόνη του δελτίου τύπου έχει αυτά τα στοιχεία. Επιλέξτε καθένα όταν ολοκληρωθεί.

• Είναι είδηση για κάποιον εκτός εταιρείας
• Ο τίτλος λέει την είδηση, όχι ένα σλόγκαν
• Οι πρώτες δύο προτάσεις απαντούν στο ποιος, τι, πότε, πού και γιατί
• Κάθε αριθμός, ημερομηνία και όνομα έχει ελεγχθεί
• Κάθε άτομο που αναφέρεται ενέκρινε τα λόγια του
• Η επαφή για τα μέσα ενημέρωσης έχει όνομα, email και τηλέφωνο
• Οι φωτογραφίες, το λογότυπο και οι σύνδεσμοι είναι έτοιμοι
• Μια σύντομη λίστα δημοσιογράφων που καλύπτουν αυτό το θέμα
• Ένα προσωπικό μήνυμα για καθέναν, με το δελτίο τύπου επικολλημένο από κάτω
• Μια ημερομηνία επικοινωνίας 3 έως 5 ημέρες αργότερα
• Το δελτίο τύπου βρίσκεται στη σελίδα ειδήσεων του ιστότοπού σας