Cómo lograr que tu comunicado de prensa tenga cobertura

Hazte primero una pregunta: ¿es una noticia para alguien fuera de tu empresa? Si solo a tu equipo le importaría, es un anuncio para tus propios canales, no un comunicado.

• Enfoques que funcionan: un lanzamiento, un hito, un impacto local (empleos, una nueva ubicación, un proyecto comunitario), datos nuevos o una encuesta que realizaste, un evento, una alianza, un premio o una nueva contratación que lidera algo.
• Conéctalo con el lector: ¿qué cambia para los lectores, oyentes o espectadores del medio?
• Los números y los detalles hacen noticia. «Abre una segunda sucursal con 12 empleos nuevos» vale más que «está emocionada de crecer».

Los periodistas hojean el inicio y deciden en segundos. Pon la noticia primero y los detalles después.

• Titular: la noticia en sí, en voz activa. No un eslogan.
• Subtítulo: una línea con el segundo dato más importante.
• Lugar y fecha: ciudad, estado y fecha al inicio del primer párrafo.
• Entrada: quién, qué, cuándo, dónde y por qué, en una o dos oraciones.
• Pirámide invertida: cada párrafo importa menos que el anterior, para que un editor pueda recortar desde abajo.
• Una cita real de una persona con nombre que aporte una opinión o un motivo, no una repetición de los datos. Esa persona aprueba sus propias palabras.
• Texto fijo (una breve descripción de tu empresa) y un contacto de prensa con nombre, correo electrónico y teléfono.
• Extensión: unas 400 a 600 palabras. Más corto está bien cuando la noticia es sencilla.

Una lista corta y bien elegida vale más que un envío masivo. La cobertura depende de la relevancia.

• Elige de 5 a 20 medios y el periodista específico de cada uno que cubra tu tema. Lee primero algunas de sus historias recientes.
• Empieza con la prensa local y las publicaciones especializadas de tu sector. Son las más propensas a interesarse.
• Envíalo un día laborable por la mañana; de martes a jueves suele funcionar mejor. Evita los feriados y los días con mucha noticia.
• Usa un embargo («no publicar hasta…») cuando quieras que los periodistas se preparen con antelación. Envía noticias bajo embargo solo a personas en las que confíes para respetarlo.
• Aprovecha temas de actualidad y temporadas: relaciona tu historia con algo que ya está en las noticias, un evento local o una época del año.

Enviar el comunicado es solo la mitad del trabajo. Cada una de estas acciones le abre otra vía de llegada.

• Escribe a cada periodista con un correo breve y personal: de 2 a 4 líneas sobre por qué a sus lectores les interesa, la noticia en una frase y el ofrecimiento de una entrevista o fotos. Pega el comunicado debajo de tu nota. Sin archivos adjuntos.
• Haz un seguimiento una sola vez, de 3 a 5 días después, con un dato o ángulo nuevo. Luego, déjalo ir.
• Publícalo en una sección de noticias o de prensa en tu propio sitio web, para que los periodistas y clientes lo encuentren y lo enlacen.
• Compártelo en tus redes sociales, etiqueta a socios y personas mencionadas (con su permiso) y envíalo por correo a tus clientes.
• Servicios de distribución, con honestidad: son de pago, publican el comunicado en muchos sitios a la vez y pueden ayudar con el posicionamiento en buscadores, pero la mayoría de esas publicaciones son reenvíos automáticos, no historias que un periodista eligió escribir. Úsalo para llegar a más público, no en lugar de contactar a periodistas.

Un periodista con prisa usa la historia que trae todo lo que necesita.

• Fotos: en alta resolución, con un pie de foto y a quién acreditar en cada una.
• Tu logotipo, en una versión que funcione sobre fondos claros y oscuros.
• Los datos y las cifras que respaldan cualquier número que menciones.
• Una línea corta y lista para citar que un periodista pueda usar tal cual.
• Enlaces: tu sitio web, la página del producto o evento y una carpeta con las fotos.

La mayoría de los comunicados que no llegan a ninguna parte cometen alguno de estos errores.

• Palabras exageradas (revolucionario, de clase mundial, que cambia el juego) y «nos complace anunciar». Deja que los datos hagan el trabajo.
• No hay noticia real, o la noticia está enterrada en el tercer párrafo.
• Demasiado largo, o sin un contacto de prensa al que alguien pueda llamar.
• Enviar a una lista comprada o escribir en masa a desconocidos. Además de que te ignoren, el correo masivo no solicitado puede infringir normas antispam como CAN-SPAM en Estados Unidos y el RGPD en Europa. Envía uno a uno, a personas cuyo trabajo encaje con tu noticia.

La cobertura sigue funcionando mucho después del día en que se publica.

• Haz seguimiento de las menciones: busca el nombre de tu empresa y crea una alerta de noticias para ello.
• Agradece a cada periodista que te cubra y guarda sus datos para la próxima vez.
• Reutiliza la cobertura: añade una línea «Visto en» o una página de prensa a tu sitio, comparte las historias y úsalas en correos de ventas y propuestas.

La lista de verificación de la pantalla del comunicado de prensa tiene estos puntos. Marca cada uno a medida que lo completes.

• Es una noticia para alguien fuera de la empresa
• El titular cuenta la noticia, no un eslogan
• Las dos primeras oraciones responden quién, qué, cuándo, dónde y por qué
• Se revisa cada número, fecha y nombre
• Cada persona citada aprobó sus palabras
• El contacto de prensa tiene nombre, correo electrónico y teléfono
• Las fotos, el logotipo y los enlaces están listos
• Una lista corta de periodistas que cubren este tema
• Una propuesta personal para cada uno, con el comunicado pegado debajo
• Una fecha de seguimiento entre 3 y 5 días después
• El comunicado está en la página de noticias de tu sitio web