Cotizaciones con hoja de especificaciones: pega el correo, obtén la cotización de una página

Precios y reglas (el botón arriba a la derecha de Tus cotizaciones; antes se llamaba Conocimiento del negocio) contiene todo lo que se usa para fijar precios y redactar una cotización. Importa un archivo de conocimiento para cargar un negocio completo de una vez (productos con modelos, precios, fotos y datos confirmados, tablas de precios por volumen, complementos, reglas fijas, marcas y formas de pago), o Empezar en blanco con un nombre y el tipo de negocio. Una cuenta puede tener varios negocios, cada uno con su propia numeración, marcas, reglas y precios. Descargar archivo de conocimiento guarda una copia que puedes volver a importar.

Enseñar tiene cuatro pestañas. Notas: escribe, pega o dicta (con el micrófono de la caja) lo que la IA debe aprender. Hoja de cálculo: elige una lista de precios en CSV o Excel (.xlsx); se lee en tu propia computadora sin IA, así que los números quedan exactos. Elige la fila que contiene los nombres de las columnas y, debajo de cada columna, elige qué contiene: Nombre del producto, Tamaño / opción, Número de modelo, Grupo de productos, Precio de lista, Tu costo, Flete por unidad, Especificación (el nombre de la columna se convierte en la etiqueta), Enlace a la página del producto, Precio por cantidad, o % de descuento por cantidad (la cantidad sale del nombre de la columna, como 10+ o 5-9). Las primeras filas aparecen debajo para que veas lo que se leerá, y una línea cuenta las filas leídas y omitidas. Un nombre de producto escrito una sola vez arriba de sus tamaños se aplica a las filas de abajo. Mostrar qué cambiaría compara la hoja con lo que ya tienes. Sitio web: pega la dirección de una página con tus productos; aiKit lee solo páginas públicas, toma exactamente los datos de producto de la propia página y hace que la IA lea el resto del texto. PDF o foto: elige una hoja de precios, una hoja de especificaciones, una cotización anterior, una foto de una lista de precios o una nota escrita a mano (PDF de hasta 3 MB; las fotos se reducen primero en tu dispositivo; una foto HEIC de iPhone se abre en Safari, en otros casos compártela como JPG), y agrega una línea sobre ella si quieres.

Todas las vías terminan en la misma lista de propuestas: un producto nuevo con sus tamaños y precios, un tamaño nuevo para un producto que ya tienes, un cambio de precio (anterior → nuevo), datos nuevos para un modelo, precios por volumen (por ejemplo 10+: 10% de descuento), un costo de llegada (marcado Solo tú lo ves), una regla (una línea que toda cotización correspondiente debe incluir, o palabras que una cotización nunca debe decir), o información sobre cómo cotizas. Cada una tiene Aceptar y Omitir, y Aceptar todo acepta la lista completa. Nada se usa hasta que lo aceptes y presiones Guardar cambios. Los números solo se convierten en precios cuando los aceptas.

Cotizaciones incluye el prefijo numérico, el siguiente número y el sufijo (por ejemplo IP8137-Q), cuántos días es válida una cotización, el tiempo de entrega para proyectos normales y más grandes (y la cantidad a partir de la cual se considera grande), el múltiplo de costo por debajo del cual recibes una advertencia privada (2 por defecto), y el siguiente paso con el que termina cada nota. Terminar precios unitarios con descuento en .88 está desactivado por defecto, para que los precios sigan exactos al centavo; actívalo y cada precio que cambie aparecerá en la pantalla de cotización con un Deshacer.

Productos y precios muestra cada modelo con su foto, precio de lista y dos columnas solo para el dueño: costo de llegada y flete por unidad. Presiona el recuadro de la foto (un + si no hay ninguna) para elegir una imagen de tu Biblioteca de gráficos; se copia en el producto, así que las cotizaciones y los PDF la incluyen. Estos datos alimentan la tabla de ganancia privada y nunca se imprimen. Reglas vigentes muestra cada regla con un interruptor para desactivarla y un Eliminar. Cómo pagar contiene la línea de tarjetas, la nota de pago y los datos bancarios; los datos bancarios se guardan aparte de todo lo demás y solo se imprimen en el recuadro Cómo pagar.

Las nuevas cotizaciones se crean en la pantalla de cotización rápida (+ Nueva cotización en Tus cotizaciones, o aikit.ai/tools/quotes): consulta la guía Cotización rápida. Sin importar cómo se inicie, una nueva cotización se abre con el cliente, los artículos, los datos propios del trabajo (largo de la línea, altura de montaje, tamaño de la imagen) y una nota al contacto por su nombre, y enumera las preguntas que aún necesitan respuesta y cada suposición hecha.

La empresa queda en blanco cuando nadie indicó una; nunca se adivina a partir de la dirección de correo. Un producto que aún no manejas se omite y se menciona en las preguntas. Cuando tu negocio tiene una voz de marca configurada (Voz de marca), la nota se escribe con ese estilo.

De una solicitud de sitio web: una solicitud del formulario de cotización de uno de tus sitios web tiene una tarjeta Cotizar en su página (Crear una cotización). Se abre como Nueva cotización: Cotizar una solicitud de sitio web; elige el negocio, agrega una línea con tus palabras si quieres, y presiona Crear la cotización. El cliente, sus datos de contacto y lo que pidió vienen de la solicitud; la cotización se archiva bajo el cliente de ese sitio web y enlaza de vuelta a la solicitud. Si presionas Crear una cotización otra vez en esa solicitud más adelante, se crea otra cotización; la página de la solicitud enlaza a la primera.

Para un cliente: Nueva cotización en la página de un cliente (la tarjeta Cotizaciones) inicia una cotización ya archivada bajo ese cliente.

El editor completo se abre desde Solo tú lo ves → Abrir el editor completo en la pantalla de cotización rápida (su dirección termina en ?edit= y el id de la cotización). El lado izquierdo es lo que dice la cotización; el lado derecho es la página exactamente como se imprime el PDF, actualizada mientras escribes. Los cambios se guardan solos un momento después de que dejes de escribir; arriba aparece Guardado, Guardando… o Cambios sin guardar.

Artículos: el Tipo de cotización es Todo junto (con un total), Elige uno (cada opción con precio completo, sin total) o Precio de paquete único. Para cada artículo elige el producto, el modelo, la cantidad y el precio: Precio de sitio web en esta cantidad, Descuento extra % sobre el precio del sitio web (tu descuento habitual: una rebaja adicional sobre el precio que tu sitio web ya muestra para esa cantidad), % de descuento sobre lista, o Mi precio unitario. Debajo de cada artículo, la cadena de precios muestra lista → precio por volumen del sitio web → tu precio. Un precio que establezcas por encima del precio propio de tu sitio web para esa cantidad se conserva exactamente como lo configuraste, con una advertencia privada. Lente (cuando el modelo tiene lentes), Motivo del descuento (las palabras después del descuento en la tabla de precios), Título en la cotización y Vendido junto con (por ejemplo, un proyector con su sensor de movimiento como una sola opción) son opcionales. Los datos del trabajo se imprimen primero en la especificación. En una cotización de elige uno, marca una como Recomendada y marca Complemento opcional para un extra que acompaña a cualquier opción.

Envío, cronograma y pago: Envío gratis incluido está activado por defecto y aparece en una franja verde debajo de los precios. Para un cliente fuera de EE. UU., completa País: la cotización indica que el envío está incluido y que los aranceles e impuestos de importación corren por cuenta del comprador. Solo transferencia bancaria elimina la línea de tarjetas. Cronograma acelerado agrega un recuadro debajo de los precios: precio estándar con un cargo por urgencia, o el cronograma rápido como precio con un crédito por la espera.

La nota (también el texto del correo) comienza como una nota automática; edítala como quieras, o pulsa Usar la nota automática para volver atrás. Copiar texto del correo copia una línea de asunto y la nota, firmada y lista para pegar en tu correo. Descargar PDF guarda la cotización de una página con el nombre IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf.

El panel de arriba de la vista previa es solo para ti y nunca se imprime: advertencias (un precio por debajo de tu multiplicador de costo, un precio por encima del de tu propio sitio web, un producto sin volante o página, una línea sin costo registrado), la tabla de ganancias a tu precio y a 5 puntos por encima y por debajo, una sugerencia de envío urgente cuando el envío más rápido cuesta más, y Cambiado automáticamente: cada regla fija que aplicó la cotización, como una línea obligatoria añadida, un nombre de proveedor eliminado o las palabras de una marca blanca quitadas. Cada cambio tiene Deshacer (y Rehacer).

Con otra marca (Marca en la cotización, cuando tu negocio tiene más de una), la cotización imprime el logotipo de esa marca, sus líneas de contacto y su nota de pago, y nada de tu otra marca: ni su nombre, dirección web, teléfono, enlaces ni una foto de producto que muestre su logotipo.

El panel Enviar y seguir en la parte superior derecha de una cotización muestra en qué estado está. El menú de estado (Borrador, Enviada, Vista, Aceptada, Rechazada, Archivada) cambia solo a medida que compartes y el cliente abre y acepta la cotización, y tú también puedes configurarlo, por ejemplo cuando enviaste el PDF desde tu propio correo.

Copiar enlace del cliente crea el enlace en vivo del cliente y lo copia. El enlace abre la cotización tal como está en ese momento; después de cambiarla, pulsa Actualizar y copiar enlace y el cliente verá la nueva versión. Antes de compartir algo, aiKit revisa la copia del cliente por si hay palabras que tus reglas prohíben (y las de otra marca) y por tus costos; si encuentra alguna, se detiene y las indica. Abrir muestra el enlace como lo ve tu cliente (tus propias visitas no cuentan como vistas).

Enviar por correo… abre Para (el correo del cliente de la cotización), CC, Asunto, Mensaje (tu nota; el enlace y el total se añaden debajo) y Adjuntar el PDF. No se envía ningún correo hasta que pulses Enviar. Sale con el nombre de tu negocio y las respuestas llegan al correo de tu representante. Si el correo aún no está configurado en aiKit, lo indica claramente y no se envía nada; el enlace sigue listo para copiar.

Borrador de Gmail: para poner un borrador listo en tu propio Gmail se necesita el inicio de sesión de Google de aiKit, que todavía no está configurado; por eso Conectar Gmail aparece, pero desactivado, con esta explicación. Mientras tanto, usa Enviar por correo, o Copiar texto del correo y pégalo en Gmail.

Seguimiento: elige una fecha (o +2, +5, +10 días), añade lo que quieres preguntar y pulsa Guardar seguimiento. Ese día recibirás un aviso de Seguimientos de cotizaciones en la campana (o por correo, si lo eliges en Configuración → Notificaciones), a menos que el cliente ya haya aceptado. Quitar lo elimina.

Cliente: elige uno de tus clientes, o añade uno nuevo, para archivar la cotización bajo su nombre. Su nombre, correo y teléfono completan los campos vacíos del cliente, y la cotización aparece en la página de ese cliente, en Cotizaciones.

Qué pasó enumera cada paso: enlace creado, enviado por correo (o no enviado y por qué), la primera vez que el cliente la abrió, las preguntas que hizo (con sus palabras) y cuándo aceptó. Vinculado a los enlaces, muestra la solicitud del sitio web de la que viene y cualquier prueba hecha a partir de ella.

Una vez aceptada: el panel muestra quién aceptó, cuándo, qué opción y el total. Siguiente: crea la lista de pruebas con las líneas aceptadas; Crear la prueba inicia una Prueba de cliente con el nombre de la cotización y la línea, archivada bajo el mismo cliente, y el botón cambia a Abrir prueba. El arte de Gobo se revisa en Gobo Proof Studio, y un trabajo de impresión puede iniciarse en Printer’s Helper desde el enlace debajo de la lista.

El enlace del cliente abre una página con tu logotipo (o nombre), representante, teléfono y correo arriba, luego Preparada para, el número de cotización, la fecha, Válida hasta, el tiempo de entrega y una banda verde de envío. Debajo está la cotización completa, la misma página que el PDF; en el teléfono se ajusta a la pantalla. No necesitan cuenta.

Al lado (debajo, en el teléfono, con una barra delgada que mantiene el total y Aceptar a la vista) está el cuadro de aceptación: el total, ¿Qué opción? en una cotización de elegir una (cada una con su total), Complementos que pueden marcar, Tu nombre completo, una nota opcional con micrófono, y la casilla acepto esta cotización y sus condiciones. Aceptar registra su nombre, su elección y el total; el total se calcula a partir de la cotización que compartiste, nunca desde su navegador. No se cobra ningún pago. Hacer una pregunta te envía su pregunta, nombre y correo. Descargar PDF guarda el mismo PDF.

Después de que acepten, la página indica quién aceptó y cuándo, y recibes de inmediato un aviso de Respuestas a cotizaciones por correo (y en la campana). Una cotización posterior a su fecha Válida hasta no puede aceptarse; la página les pide que soliciten una nueva. La página nunca muestra tus costos, ganancias, advertencias, cambios automáticos ni nombres de proveedores, y los buscadores nunca la listan.

Cinco mosaicos se muestran sobre la lista, y cada uno es un filtro: Borradores, Esperando respuesta (enviadas o abiertas, con cuántas se abrieron), Aceptadas (con el total aceptado), Preguntas por responder y Seguimientos pendientes. La búsqueda encuentra una cotización por número, cliente, producto, negocio o cliente; el menú Negocio (con más de un negocio) y las etiquetas de estado (Todas, Borradores, Enviadas, Vistas, Aceptadas, Rechazadas, Archivadas, cada una con su cantidad) la reducen aún más. Una línea Mostrando indica qué está filtrado, con Mostrar todas → para volver atrás.

Cada fila muestra el número de cotización (abre la cotización en la pantalla de cotización rápida), el cliente (púlsalo para ver todas sus cotizaciones), lo cotizado y el cliente (que abre la página del cliente), el estado con Abierta 3× o Pregunta en espera, la fecha de seguimiento (Seguir ahora en rojo cuando toca) y el total (el total aceptado una vez aceptada). Cada filtro y cada cotización abierta tiene su propia dirección, así que es un enlace que puedes guardar en favoritos o compartir.