Devis sur fiche technique : collez l'e-mail, obtenez le devis d'une page

Prix et règles (le bouton en haut à droite de Vos devis ; il s'appelait autrefois Connaissances commerciales) contient tout ce à partir de quoi un devis est tarifé et rédigé. Importez un fichier de connaissances pour charger toute une entreprise d'un coup (produits avec modèles, prix, photos et faits confirmés, tableaux de prix en volume, options, règles permanentes, marques et modes de paiement), ou Commencer vide avec un nom et le type d'entreprise. Un même compte peut contenir plusieurs entreprises, chacune avec sa propre numérotation, ses marques, ses règles et ses prix. Télécharger le fichier de connaissances enregistre une copie que vous pourrez réimporter.

Apprendre a quatre onglets. Notes : tapez, collez ou dictez (le microphone dans la zone) ce que l'IA doit apprendre. Tableur : choisissez une liste de prix en CSV ou Excel (.xlsx) ; elle est lue sur votre propre ordinateur sans IA, donc les chiffres restent exacts. Choisissez la ligne qui contient les noms de colonnes, puis sous chaque colonne choisissez ce qu'elle contient : Nom du produit, Taille / option, Numéro de modèle, Groupe de produits, Prix catalogue, Votre coût, Fret par unité, Caractéristique (le nom de la colonne devient l'étiquette), Lien vers la page produit, Prix à une quantité, ou % de remise à une quantité (la quantité vient du nom de la colonne, comme 10+ ou 5-9). Les premières lignes s'affichent en dessous pour que vous voyiez ce qui sera lu, et une ligne indique le nombre de lignes lues et ignorées. Un nom de produit écrit une seule fois au-dessus de ses tailles s'applique aux lignes situées en dessous. Voir les changements compare la feuille avec ce que vous avez déjà. Site web : collez l'adresse d'une page présentant vos produits ; aiKit lit uniquement les pages publiques, reprend exactement les données produit de la page et fait lire le reste du texte par l'IA. PDF ou photo : choisissez une grille tarifaire, une fiche technique, un ancien devis, une photo d'une liste de prix ou une note manuscrite (PDF jusqu'à 3 Mo ; les photos sont réduites sur votre appareil d'abord ; une photo HEIC d'iPhone s'ouvre dans Safari, ailleurs partagez-la en JPG), et ajoutez-y une ligne si vous le souhaitez.

Toutes les méthodes aboutissent à la même liste de propositions : un nouveau produit avec ses tailles et ses prix, une nouvelle taille pour un produit existant, une modification de prix (ancien → nouveau), de nouvelles informations pour un modèle, des prix dégressifs (par exemple 10+ : 10 % de remise), un coût de revient (marqué Vous seul voyez ceci), une règle (une ligne que chaque devis correspondant doit comporter, ou des mots qu'un devis ne doit jamais employer), ou des informations sur votre façon de établir les devis. Chacune a Accepter et Ignorer, et Tout accepter prend toute la liste. Rien n'est utilisé tant que vous n'acceptez pas et n'appuyez pas sur Enregistrer les modifications. Les chiffres ne deviennent des prix qu'une fois acceptés.

Devis contient le préfixe du numéro, le prochain numéro et le suffixe (par exemple IP8137-Q), le nombre de jours de validité d'un devis, le délai de livraison pour les projets standard et plus importants (ainsi que la quantité à partir de laquelle un projet est considéré comme important), le multiple de coût en dessous duquel vous recevez un avertissement privé (2 par défaut), et la prochaine étape à laquelle chaque note se termine. Terminer les prix unitaires remisés en .88 est désactivé par défaut, afin que les prix restent exacts au centime ; activez-le et chaque prix modifié est indiqué sur l'écran du devis avec un bouton Annuler.

Produits et prix affiche chaque modèle avec sa photo, son prix catalogue et deux colonnes réservées au propriétaire : coût de revient et fret par unité. Appuyez sur la case photo (un + s'il n'y en a pas) pour choisir une image dans votre Bibliothèque graphique ; elle est copiée dans le produit, afin que les devis et les PDF l'incluent. Ces données alimentent le tableau de rentabilité privé et ne sont jamais imprimées. Règles permanentes affiche chaque règle avec un interrupteur pour la désactiver et un bouton Supprimer. Modes de paiement contient la ligne des cartes, la note de paiement et les coordonnées bancaires ; les coordonnées bancaires sont conservées à part et n'apparaissent que dans la zone Modes de paiement.

Les nouveaux devis se créent sur l'écran de devis rapide (+ Nouveau devis dans Vos devis, ou aikit.ai/tools/quotes) : voir le guide Devis rapide. Quelle que soit la manière dont il a été lancé, un nouveau devis s'ouvre avec le client, les articles, les données propres au projet (longueur de la ligne, hauteur de fixation, taille de l'image) et une note à l'attention du contact par son prénom, et il liste les questions restant sans réponse ainsi que chaque hypothèse retenue.

L'entreprise reste vide si personne n'en a indiqué une ; elle n'est jamais devinée à partir de l'adresse e-mail. Un produit que vous ne proposez pas encore est omis et nommé dans les questions. Lorsque votre entreprise a défini un ton de marque (Ton de marque), la note est rédigée dans ce ton.

Depuis une demande de site web : une demande envoyée via le formulaire de devis d'un de vos sites web comporte une carte Établir un devis sur sa page (Créer un devis). Elle ouvre Nouveau devis sous le titre Devis pour une demande de site web ; choisissez l'entreprise, ajoutez si vous le souhaitez une ligne avec vos mots, et appuyez sur Générer le devis. Le client, ses coordonnées et ce qu'il a demandé proviennent de la demande, le devis est classé sous le client de ce site web, et il renvoie à la demande. Appuyer de nouveau sur Créer un devis pour cette demande plus tard crée un autre devis ; la page de la demande renvoie vers le premier.

Pour un client : Nouveau devis sur la page d'un client (la carte Devis) démarre un devis déjà classé sous ce client.

L'éditeur complet s'ouvre depuis Vous seul voyez ceci → Ouvrir l'éditeur complet sur l'écran de devis rapide (son adresse se termine par ?edit= suivi de l'identifiant du devis). À gauche se trouve ce que dit le devis ; à droite, la page exactement telle que le PDF l'imprime, mise à jour au fil de la saisie. Les modifications s'enregistrent automatiquement peu après que vous avez arrêté de taper ; le haut indique Enregistré, Enregistrement… ou Modifications non enregistrées.

Articles : le type de devis est Tout ensemble (avec un total), Choisir une option (chaque option chiffrée complètement, sans total) ou Prix forfaitaire. Pour chaque article, choisissez le produit, le modèle, la quantité et le prix : Prix site web à cette quantité, Remise supplémentaire % sur le prix du site web (votre remise habituelle : une baisse supplémentaire sur le prix que votre site affiche déjà pour cette quantité), % de remise sur le catalogue, ou Mon prix unitaire. Sous chaque article, la chaîne de prix affiche catalogue → prix dégressif du site web → votre prix. Un prix que vous fixez au-dessus du prix propre à votre site pour cette quantité est conservé tel quel, avec un avertissement privé. Objectif (lorsque le modèle propose des objectifs), Motif de la remise (les mots après la remise dans le tableau des prix), Titre sur le devis et Vendu avec (par exemple un projecteur avec son capteur de mouvement comme une seule option) sont facultatifs. Les données du projet sont imprimées en premier dans la spécification. Sur un devis à choix d'option, marquez une option Recommandée et cochez Module optionnel pour un supplément compatible avec toutes les options.

Livraison, calendrier et paiement : Livraison gratuite incluse est activée par défaut et apparaît dans une bande verte sous les prix. Pour un client hors des États-Unis, renseignez le Pays : le devis indique que la livraison est incluse et que les droits de douane et taxes d'importation sont à la charge de l'acheteur. Virement bancaire uniquement supprime la ligne des cartes. Délai accéléré ajoute une case sous les prix : prix standard avec des frais d'urgence, ou délai rapide comme prix avec un avoir en cas d'attente.

Remarque (également dans le texte de l'e-mail) commence par une remarque automatique ; modifiez-la librement, ou appuyez sur Utiliser la remarque automatique pour revenir en arrière. Copier le texte de l'e-mail copie un objet et la remarque, signée, prête à coller dans votre e-mail. Télécharger le PDF enregistre le devis d'une page nommé IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf.

Le panneau au-dessus de l'aperçu est réservé à vous et n'est jamais imprimé : avertissements (un prix inférieur à votre multiple de coût, un prix supérieur à celui de votre propre site web, un produit sans dépliant ou page, une ligne sans coût enregistré), le tableau de rentabilité à votre prix et à 5 points de chaque côté, une suggestion d'envoi express lorsque le transport plus rapide coûte davantage, et Modifié automatiquement : chaque règle permanente appliquée au devis, comme une ligne obligatoire ajoutée, un nom de fournisseur supprimé ou des mots d'une marque en marque blanche retirés. Chaque modification propose Annuler (et Rétablir).

Sous une autre marque (Marque sur le devis, lorsque votre entreprise en possède plusieurs), le devis imprime le logo de cette marque, ses coordonnées et sa note de paiement, et rien de vos autres marques : son nom, son adresse web, son téléphone, ses liens, ni une photo de produit montrant son logo.

Le panneau Envoyer et suivre en haut à droite d'un devis indique où il en est. Le menu de statut (Brouillon, Envoyé, Consulté, Accepté, Refusé, Archivé) change automatiquement lorsque vous le partagez et lorsque le client l'ouvre et l'accepte, et vous pouvez le définir vous-même, par exemple lorsque vous avez envoyé le PDF depuis votre propre e-mail.

Copier le lien client crée le lien en direct du client et le copie. Le lien affiche le devis exactement tel qu'il est à ce moment-là ; après une modification, appuyez sur Mettre à jour et copier le lien pour que le client voie la nouvelle version. Avant tout partage, aiKit vérifie la copie du client pour détecter les mots que vos règles interdisent (et ceux d'une autre marque) ainsi que vos coûts ; s'il en trouve, il s'arrête et les nomme. Ouvrir affiche le lien tel que le voit votre client (vos propres visites ne comptent jamais comme des consultations).

Envoyer par e-mail… ouvre À (l'adresse e-mail du client figurant sur le devis), Cc, Objet, Message (votre remarque ; le lien et le total sont ajoutés en dessous) et Joindre le PDF. Rien n'est envoyé tant que vous n'appuyez pas sur Envoyer. L'e-mail part au nom de votre entreprise et les réponses vont à l'adresse de votre représentant. Si l'e-mail n'est pas encore configuré sur aiKit, cela est indiqué clairement et rien n'est envoyé ; le lien reste prêt à être copié.

Brouillon Gmail : placer un brouillon prêt dans votre propre Gmail nécessite la connexion Google d'aiKit, qui n'est pas encore configurée. Connecter Gmail est donc affiché mais désactivé, avec cette explication. En attendant, utilisez Envoyer par e-mail, ou Copier le texte de l'e-mail et collez-le dans Gmail.

Relance : choisissez une date (ou +2, +5, +10 jours), ajoutez ce qu'il faut demander, puis appuyez sur Enregistrer la relance. Ce jour-là, vous recevez une notification Relances de devis dans la cloche (ou par e-mail, si vous le choisissez dans Paramètres → Notifications), sauf si le client a accepté. Effacer la supprime.

Client : choisissez l'un de vos clients, ou ajoutez-en un nouveau, pour classer le devis sous son nom. Son nom, son e-mail et son téléphone remplissent les champs client vides, et le devis apparaît sur la page de ce client, sous Devis.

Historique liste chaque étape : lien créé, e-mail envoyé (ou non envoyé et pourquoi), première ouverture par le client, questions posées (avec ses mots), et date d'acceptation. Sont aussi liés la demande du site web d'où il provient et tout BAT créé à partir de celui-ci.

Une fois accepté : le panneau indique qui a accepté, quand, quelle option, et le total. Ensuite : créer le BAT reprend les lignes acceptées ; Créer le BAT lance un BAT client nommé d'après le devis et la ligne, classé sous le même client, et le bouton devient Ouvrir le BAT. Les visuels Gobo sont validés dans Gobo Proof Studio, et une commande d'impression peut être lancée dans Printer's Helper depuis le lien sous la liste.

Le lien du client ouvre une page avec votre logo (ou votre nom), votre représentant, votre téléphone et votre e-mail en haut, puis Préparé pour, le numéro de devis, la date, Valable jusqu'au, le délai de livraison, et un bandeau vert de livraison. En dessous se trouve le devis complet, identique au PDF ; sur téléphone, il s'adapte à l'écran. Aucun compte n'est nécessaire.

À côté (en dessous sur téléphone, avec une barre discrète qui garde le total et Accepter à portée de main) se trouve le encadré d'acceptation : le total, Quelle option ? pour un devis à choix unique (chacune avec son total), Options supplémentaires cochables, Votre nom complet, une remarque facultative avec un microphone, et la case J'accepte ce devis et ses conditions. Accepter enregistre leur nom, leur choix et le total ; le total est calculé à partir du devis que vous avez partagé, jamais depuis leur navigateur. Aucun paiement n'est prélevé. Poser une question vous envoie leur question, leur nom et leur e-mail. Télécharger le PDF enregistre le même PDF.

Après leur acceptation, la page indique qui a accepté et quand, et vous recevez aussitôt une notification Réponses aux devis par e-mail (et dans la cloche). Un devis dépassant sa date Valable jusqu'au ne peut plus être accepté ; la page leur demande d'en demander un nouveau. La page n'affiche jamais vos coûts, votre rentabilité, vos avertissements, vos modifications automatiques ni les noms de fournisseurs, et elle n'est jamais référencée par les moteurs de recherche.

Cinq vignettes sont affichées au-dessus de la liste, et chacune est un filtre : Brouillons, En attente de réponse (envoyés ou consultés, avec le nombre d'ouvertures), Acceptés (avec le total accepté), Questions à traiter, et Relances à faire. La recherche trouve un devis par numéro, client, produit, entreprise ou client associé ; le menu Entreprise (si vous en avez plusieurs) et les puces de statut (Tous, Brouillons, Envoyés, Consultés, Acceptés, Refusés, Archivés, chacune avec son nombre) affinent encore. Une ligne Affichage indique le filtre actif, avec Tout afficher → pour revenir en arrière.

Chaque ligne affiche le numéro de devis (il ouvre le devis dans l'écran de devis rapide), le client (appuyez pour voir tous ses devis), ce qui a été chiffré et le client associé (qui ouvre sa page), le statut avec Ouvert 3× ou Question en attente, la date de relance (Relancer maintenant en rouge lorsqu'elle est échue), et le total (le total accepté une fois accepté). Chaque filtre et chaque devis ouvert a sa propre adresse, c'est donc un lien que vous pouvez mettre en favori ou partager.