अपनी प्रेस विज्ञप्ति को कवरेज कैसे दिलाएँ

पहले एक सवाल पूछें: क्या यह आपकी कंपनी के बाहर के किसी व्यक्ति के लिए खबर है? अगर सिर्फ़ आपकी टीम को इसकी परवाह होगी, तो यह आपके अपने चैनलों के लिए घोषणा है, प्रेस विज्ञप्ति नहीं।

• जो एंगल काम करते हैं: कोई लॉन्च, कोई उपलब्धि, स्थानीय असर (नौकरियाँ, नई जगह, सामुदायिक परियोजना), नया डेटा या आपका कराया सर्वे, कोई इवेंट, कोई साझेदारी, कोई पुरस्कार, या कोई नया कर्मचारी जो कुछ नेतृत्व करता है।
• इसे पाठक से जोड़ें: आउटलेट के पाठकों, श्रोताओं या दर्शकों की ज़िंदगी में क्या बदलता है?
• आँकड़े और ठोस विवरण खबर बनाते हैं। "12 नई नौकरियों के साथ दूसरी शाखा खोली" लिखना "हम बढ़ने के लिए उत्साहित हैं" से बेहतर है।

रिपोर्टर ऊपर का हिस्सा सरसरी तौर पर देखते हैं और सेकंडों में तय करते हैं। खबर पहले रखें, विवरण बाद में।

• शीर्षक: खबर खुद, सक्रिय वाक्य-रूप में। कोई नारा नहीं।
• उपशीर्षक: एक पंक्ति में दूसरा सबसे महत्वपूर्ण तथ्य।
• डेटलाइन: पहले पैराग्राफ की शुरुआत में शहर, राज्य और तारीख।
• लेड: एक या दो वाक्यों में कौन, क्या, कब, कहाँ और क्यों।
• उल्टा पिरामिड: हर पैराग्राफ अपने से पहले वाले से कम ज़रूरी है, ताकि संपादक नीचे से काट सके।
• किसी नामित व्यक्ति का एक असली उद्धरण जो कोई नज़रिया या कारण जोड़े, तथ्यों को दोहराए नहीं। वे अपने शब्दों को खुद मंज़ूरी देते हैं।
• बॉयलरप्लेट (आपकी कंपनी के बारे में छोटा परिचय) और मीडिया संपर्क, जिसमें नाम, ईमेल और फ़ोन नंबर हो।
• लंबाई: लगभग 400 से 600 शब्द। खबर सरल हो तो छोटी रखना ठीक है।

छोटी, सोच-समझकर बनाई गई सूची बड़े प्रसारण से बेहतर है। कवरेज प्रासंगिकता से मिलती है।

• 5 से 20 आउटलेट चुनें और हर एक में वह खास रिपोर्टर चुनें जो आपके विषय को कवर करता है। पहले उनकी कुछ हाल की स्टोरी पढ़ें।
• स्थानीय प्रेस और अपने उद्योग के ट्रेड प्रकाशनों से शुरू करें। उनकी दिलचस्पी सबसे ज़्यादा होने की संभावना है।
• किसी कार्यदिवस की सुबह भेजें; आमतौर पर मंगलवार से गुरुवार सबसे अच्छा रहता है। छुट्टियों और बड़ी खबरों वाले दिनों से बचें।
• जब चाहते हों कि रिपोर्टर पहले से तैयारी करें, तब एम्बार्गो ("प्रकाशन के लिए तब तक नहीं जब तक…") का उपयोग करें। एम्बार्गो वाली खबर सिर्फ़ उन्हीं लोगों को भेजें जिन पर आपको भरोसा हो कि वे उसका पालन करेंगे।
• खबर के हुक और मौसम के साथ चलें: अपनी स्टोरी को पहले से चल रही किसी खबर, किसी स्थानीय इवेंट या साल के किसी समय से जोड़ें।

प्रेस विज्ञप्ति भेजना काम का सिर्फ़ आधा हिस्सा है। नीचे दिए हर तरीके से इसे पहुँचने का एक और रास्ता मिलता है।

• हर रिपोर्टर को एक छोटा, निजी ईमेल भेजें: 2 से 4 पंक्तियों में बताएँ कि उनके पाठकों के लिए यह क्यों मायने रखता है, एक वाक्य में खबर, और इंटरव्यू या फ़ोटो की पेशकश। अपने नोट के नीचे प्रेस विज्ञप्ति चिपकाएँ। कोई अटैचमेंट नहीं।
• 3 से 5 दिन बाद एक बार फ़ॉलो-अप करें, कोई नया विवरण या एंगल देकर। फिर बात छोड़ दें।
• इसे अपनी वेबसाइट पर न्यूज़रूम या समाचार पेज पर डालें, ताकि रिपोर्टर और ग्राहक इसे ढूँढ सकें और इसका लिंक दे सकें।
• इसे अपने सोशल अकाउंट पर साझा करें, साझेदारों और उल्लिखित लोगों को टैग करें (उनकी अनुमति से), और अपने ग्राहकों को ईमेल करें।
• वायर सर्विस, ईमानदारी से: ये भुगतान वाली होती हैं, एक साथ कई साइटों पर विज्ञप्ति डालती हैं और सर्च में मदद कर सकती हैं, लेकिन इनमें से ज़्यादातर प्रकाशन अपने-आप होने वाले रीपोस्ट होते हैं, न कि ऐसी स्टोरी जो किसी रिपोर्टर ने चुनकर लिखी हो। व्यापक पहुँच के लिए इसे इस्तेमाल करें, पिचिंग की जगह नहीं।

डेडलाइन पर काम कर रहा रिपोर्टर उसी स्टोरी का इस्तेमाल करता है जिसमें उसकी ज़रूरत की हर चीज़ हो।

• फ़ोटो: उच्च रिज़ॉल्यूशन में, हर एक के साथ कैप्शन और क्रेडिट देने वाले का नाम।
• आपका लोगो, ऐसे संस्करण में जो हल्के और गहरे दोनों बैकग्राउंड पर दिखे।
• आपके बताए हर आँकड़े के पीछे के तथ्य और डेटा।
• एक छोटी, तैयार लाइन जिसे रिपोर्टर जैसी है वैसी ही उठा सके।
• लिंक: आपकी वेबसाइट, उत्पाद या इवेंट पेज, और फ़ोटो वाला फ़ोल्डर।

जो विज्ञप्तियाँ कहीं नहीं पहुँचतीं, उनमें अक्सर इनमें से कोई एक गलती होती है।

• हाइप वाले शब्द (क्रांतिकारी, विश्व-स्तरीय, गेम बदलने वाला) और "हम घोषणा करते हुए उत्साहित हैं"। काम तथ्यों को करने दें।
• कोई असली खबर नहीं, या खबर तीसरे पैराग्राफ में दबी हुई।
• बहुत लंबी, या कोई ऐसा मीडिया संपर्क नहीं जिससे कोई संपर्क कर सके।
• खरीदी हुई सूची पर बड़े पैमाने पर भेजना या अनजान लोगों को थोक में ईमेल करना। अनदेखे जाने के अलावा, बिना माँगे थोक ईमेल अमेरिका में CAN-SPAM और यूरोप में GDPR जैसे स्पैम-विरोधी नियमों का उल्लंघन भी कर सकता है। हर व्यक्ति को अलग-अलग भेजें, उन लोगों को जिनका काम आपकी खबर से मेल खाता हो।

कवरेज उस दिन के बाद भी काम करती रहती है जब वह छपती है।

• उल्लेख पर नज़र रखें: अपनी कंपनी का नाम खोजें और उसके लिए न्यूज़ अलर्ट सेट करें।
• जो भी रिपोर्टर आपको कवर करे, उसका धन्यवाद करें, और उसकी जानकारी अगली बार के लिए सहेजें।
• कवरेज का दोबारा उपयोग करें: अपनी साइट पर "इनमें दिखा" वाली लाइन या प्रेस पेज जोड़ें, स्टोरी साझा करें, और सेल्स ईमेल और प्रस्तावों में इस्तेमाल करें।

प्रेस रिलीज़ स्क्रीन पर चेकलिस्ट में ये आइटम हैं। हर एक पूरा होने पर उस पर निशान लगाएँ।

• यह कंपनी के बाहर के किसी व्यक्ति के लिए खबर है
• हेडलाइन में खबर बताई गई है, कोई स्लोगन नहीं
• पहले दो वाक्य बताते हैं कि कौन, क्या, कब, कहाँ और क्यों
• हर संख्या, तारीख और नाम की जाँच हो चुकी है
• उद्धृत किए गए हर व्यक्ति ने अपने शब्दों को मंज़ूरी दी है
• मीडिया संपर्क में नाम, ईमेल और फ़ोन नंबर है
• फ़ोटो, लोगो और लिंक तैयार हैं
• इस विषय को कवर करने वाले रिपोर्टरों की छोटी सूची
• हर एक के लिए व्यक्तिगत पिच, नीचे प्रेस रिलीज़ चिपकाई हुई
• 3 से 5 दिन बाद की फ़ॉलो-अप तारीख
• प्रेस रिलीज़ आपकी वेबसाइट के समाचार पेज पर है