स्पेक-शीट कोटेशन: ईमेल चिपकाएँ, एक पेज का कोटेशन पाएँ

कीमतें और नियम (अपने कोटेशन के ऊपर दाईं ओर का बटन; पहले इसे व्यवसाय ज्ञान कहा जाता था) वह सब रखता है जिससे कोटेशन की कीमत और शब्द तय होते हैं। एक पूरा व्यवसाय एक साथ लोड करने के लिए ज्ञान फ़ाइल आयात करें (मॉडल, कीमतों, फ़ोटो और पक्की जानकारी वाले उत्पाद, थोक कीमत तालिकाएँ, ऐड-ऑन, स्थायी नियम, ब्रांड और भुगतान का तरीका), या नाम और व्यवसाय के प्रकार के साथ खाली से शुरू करें। एक खाते में कई व्यवसाय हो सकते हैं, हर एक की अपनी नंबर श्रृंखला, ब्रांड, नियम और कीमतें होती हैं। ज्ञान फ़ाइल डाउनलोड करें एक प्रति सेव करता है जिसे आप बाद में फिर आयात कर सकते हैं।

इसमें चार टैब हैं। Notes: टाइप करें, पेस्ट करें या बोलकर लिखवाएँ (बॉक्स में माइक्रोफ़ोन) कि AI को क्या सीखना है। Spreadsheet: CSV या Excel (.xlsx) प्राइस लिस्ट चुनें; यह आपके अपने कंप्यूटर पर बिना AI के पढ़ी जाती है, इसलिए नंबर बिल्कुल सही रहते हैं। वह रो चुनें जिसमें कॉलम के नाम हों, और हर कॉलम के नीचे चुनें कि उसमें क्या है: Product name, Size / option, Model number, Product group, List price, Your cost, Freight per unit, Spec (कॉलम का नाम ही लेबल बन जाता है), Product page link, Price at a quantity, या % off at a quantity (मात्रा कॉलम के नाम से आती है, जैसे 10+ या 5-9)। पहली कुछ रो नीचे दिखती हैं ताकि आप देख सकें कि क्या पढ़ा जाएगा, और एक लाइन बताती है कि कितनी रो पढ़ी गईं और कितनी छोड़ी गईं। जो प्रोडक्ट नाम उसके साइज़ के ऊपर एक बार लिखा है, वह नीचे की रो तक लागू होता है। Show what would change आपकी शीट की तुलना उस चीज़ से करता है जो आपके पास पहले से है। Website: अपने प्रोडक्ट वाले पेज का पता पेस्ट करें; aiKit केवल सार्वजनिक पेज पढ़ता है, पेज का अपना प्रोडक्ट डेटा हूबहू लेता है, और बाकी शब्द AI से पढ़वाता है। PDF या फ़ोटो: प्राइस शीट, स्पेक शीट, पुराना कोट, प्राइस लिस्ट की फ़ोटो या हाथ से लिखा नोट चुनें (PDF 3 MB तक; फ़ोटो पहले आपके डिवाइस पर छोटी की जाती हैं; iPhone की HEIC फ़ोटो Safari में खुलती है, बाकी जगह उसे JPG में शेयर करें), और चाहें तो उसके बारे में एक लाइन जोड़ें।

हर तरीका एक ही प्रस्तावों की सूची पर खत्म होता है: साइज़ और कीमतों के साथ नया प्रोडक्ट, आपके पास मौजूद प्रोडक्ट के लिए नया साइज़, कीमत में बदलाव (पुरानी → नई), किसी मॉडल के लिए नए तथ्य, वॉल्यूम कीमतें (जैसे 10+: 10% छूट), लैंडेड कॉस्ट (जिस पर लिखा हो Only you see this), नियम (ऐसी लाइन जो हर मिलते कोट में हो, या ऐसे शब्द जो कोट में कभी न लिखे जाएँ), या इस बारे में जानकारी कि आप कोट कैसे बनाते हैं। हर एक के साथ Accept और Skip है, और Accept all पूरी सूची ले लेता है। जब तक आप उसे स्वीकार करके Save changes न दबाएँ, कुछ भी इस्तेमाल नहीं होता। नंबर तभी कीमत बनते हैं जब आप उन्हें स्वीकार करें।

Quotes में नंबर का प्रीफ़िक्स, अगला नंबर और सफ़िक्स रहता है (जैसे IP8137-Q), यह कि कोट कितने दिन के लिए मान्य है, सामान्य और बड़े प्रोजेक्ट का लीड टाइम (और वह मात्रा जहाँ से बड़ा प्रोजेक्ट शुरू होता है), वह कॉस्ट मल्टिपल जिससे नीचे आपको निजी चेतावनी मिलती है (डिफ़ॉल्ट 2), और हर नोट के अंत में आने वाला अगला कदम। End discounted unit prices in .88 डिफ़ॉल्ट रूप से बंद है, ताकि कीमतें सेंट तक सटीक रहें; इसे चालू करें तो जितनी भी कीमतें बदलेंगी वे कोट स्क्रीन पर Undo के साथ दिखेंगी।

Products and prices हर मॉडल को उसकी फ़ोटो, list price, और दो सिर्फ़ मालिक को दिखने वाले कॉलम के साथ दिखाती है: landed cost और freight per unit। फ़ोटो बॉक्स दबाएँ (जब फ़ोटो न हो तो + दिखता है) और अपनी Graphics Library से तस्वीर चुनें; वह प्रोडक्ट में कॉपी हो जाती है, इसलिए कोट और PDF में वह जाती है। ये मान निजी प्रॉफ़िट टेबल में इस्तेमाल होते हैं और कभी प्रिंट नहीं होते। Standing rules हर नियम को उसे बंद करने के स्विच और Delete के साथ दिखाते हैं। How to pay में कार्ड वाली लाइन, पेमेंट नोट और बैंक विवरण रहते हैं; बैंक विवरण बाकी सब से अलग रखे जाते हैं और केवल How to pay बॉक्स में प्रिंट होते हैं।

नए कोट quick-quote स्क्रीन पर बनते हैं (Your quotes पर + New quote, या aikit.ai/tools/quotes): Quick quote गाइड देखें। चाहे जैसे भी शुरू हुआ हो, नया कोट ग्राहक, आइटम, काम के अपने तथ्यों (लाइन की लंबाई, माउंटिंग की ऊँचाई, इमेज का साइज़) और संपर्क व्यक्ति के पहले नाम वाले नोट के साथ खुलता है, और उन सवालों की सूची दिखाता है जिनका जवाब अभी बाकी है, साथ ही हर मान्यता भी।

जब किसी कंपनी का नाम न दिया गया हो तो वह खाली रहती है; ईमेल पते से उसका अंदाज़ा कभी नहीं लगाया जाता। जो प्रोडक्ट आप अभी नहीं रखते, उसे छोड़ दिया जाता है और सवालों में उसका नाम लिखा जाता है। जब आपके बिज़नेस का ब्रांड वॉइस सेट हो (Brand Voice), तो नोट उसी अंदाज़ में लिखा जाता है।

वेबसाइट अनुरोध से: आपकी किसी वेबसाइट के कोट फ़ॉर्म से आए अनुरोध के पेज पर Quote it कार्ड होता है (Make a quote)। यह New quote को Quote a website request के रूप में खोलता है; बिज़नेस चुनें, चाहें तो अपने शब्दों में एक लाइन जोड़ें, और Build the quote दबाएँ। ग्राहक, उसका संपर्क विवरण और जो उसने माँगा, सब अनुरोध से आते हैं; कोट उस वेबसाइट के क्लाइंट के नाम दर्ज होता है, और अनुरोध से वापस लिंक होता है। बाद में उसी अनुरोध पर फिर से Make a quote दबाने से एक और कोट बनता है; अनुरोध का पेज पहले कोट का लिंक दिखाता है।

किसी क्लाइंट के लिए: क्लाइंट के पेज पर New quote (Quotes कार्ड) एक ऐसा कोट शुरू करता है जो पहले से उस क्लाइंट के नाम दर्ज होता है।

पूरा एडिटर quick-quote स्क्रीन पर Only you see this → Open the full editor से खुलता है (इसका पता ?edit= और कोट की आईडी पर खत्म होता है)। बाईं तरफ़ वह है जो कोट कहता है; दाईं तरफ़ वह पेज है जैसा PDF में प्रिंट होगा, जो आपके टाइप करते ही अपडेट होता है। बदलाव रुकने के थोड़ी देर बाद अपने आप सेव होते हैं; ऊपर Saved, Saving… या Unsaved changes लिखा आता है।

Items: Quote type Everything together (कुल योग के साथ), Pick one (हर विकल्प पूरी तरह तय कीमत के साथ, बिना कुल योग), या One package price हो सकता है। हर आइटम के लिए प्रोडक्ट, मॉडल, मात्रा और कीमत चुनें: Website price at this quantity, Extra % off the website price (आपकी सामान्य छूट: वेबसाइट पर उस मात्रा के लिए पहले से दिख रही कीमत पर अतिरिक्त कटौती), % off list, या My unit price। हर आइटम के नीचे price chain दिखती है: list → वेबसाइट वॉल्यूम कीमत → आपकी कीमत। अगर आप उस मात्रा पर वेबसाइट की अपनी कीमत से ऊपर कीमत रखें, तो वह आपके सेट किए अनुसार ही रहती है, साथ में एक निजी चेतावनी के साथ। Lens (जब मॉडल में लेंस हों), Discount reason (छूट के बाद कीमत टेबल पर लिखे शब्द), Title on the quote, और Sold together with (जैसे प्रोजेक्टर और उसका मोशन सेंसर एक विकल्प के रूप में) वैकल्पिक हैं। काम के तथ्य स्पेसिफ़िकेशन में सबसे पहले छपते हैं। Pick one कोट पर एक विकल्प को Recommended चिह्नित करें, और जो अतिरिक्त किसी भी विकल्प के साथ जाता है उस पर Optional add-on टिक करें।

शिपिंग, शेड्यूल और पेमेंट: Free shipping included डिफ़ॉल्ट रूप से चालू है और कीमतों के नीचे हरी पट्टी में दिखता है। US के बाहर के ग्राहक के लिए Country भरें: कोट बताता है कि शिपिंग शामिल है और आयात शुल्क व कर खरीदार के हैं। Bank transfer only कार्ड वाली लाइन हटा देता है। Faster schedule कीमतों के नीचे एक बॉक्स जोड़ता है: रश फ़ीस के साथ सामान्य कीमत, या इंतज़ार के क्रेडिट के साथ तेज़ शेड्यूल वाली कीमत।

नोट (ईमेल का टेक्स्ट भी) अपने-आप एक स्वचालित नोट के रूप में शुरू होता है; इसे जैसे चाहें बदलें, या वापस जाने के लिए स्वचालित नोट का उपयोग करें दबाएँ। ईमेल टेक्स्ट कॉपी करें एक विषय-पंक्ति और नोट को कॉपी करता है, हस्ताक्षर के साथ, ताकि आप उसे अपने ईमेल में सीधे चिपका सकें। PDF डाउनलोड करें एक-पेज का कोट सेव करता है, जिसका नाम IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf जैसा होता है।

प्रीview के ऊपर वाला पैनल सिर्फ आपके लिए है और कभी प्रिंट नहीं होता: चेतावनियाँ (आपकी लागत के गुणक से कम कीमत, आपकी अपनी वेबसाइट से ज़्यादा कीमत, बिना फ़्लायर या पेज वाला उत्पाद, बिना दर्ज लागत वाली पंक्ति), आपकी कीमत पर और दोनों ओर 5 अंकों तक का लाभ-तालिका, जब तेज़ शिपिंग ज़्यादा महंगी हो तो रश का सुझाव, और स्वचालित रूप से बदला गया: हर स्थायी नियम जो कोट ने लागू किया, जैसे ज़रूरी पंक्ति जोड़ी गई, विक्रेता का नाम हटाया गया, या किसी व्हाइट-लेबल ब्रांड के शब्द हटाए गए। हर बदलाव के साथ पूर्ववत करें (और फिर से करें) है।

किसी दूसरे ब्रांड के तहत (कोट पर ब्रांड, जब आपके व्यवसाय में एक से ज़्यादा ब्रांड हों), कोट उस ब्रांड का लोगो, संपर्क पंक्तियाँ और भुगतान नोट प्रिंट करता है, और आपके दूसरे ब्रांड की कोई चीज़ नहीं: उसका नाम, वेब पता, फ़ोन, लिंक, या कोई उत्पाद फ़ोटो जिस पर उसका लोगो दिखता हो।

कोट के ऊपर दाईं ओर का भेजें और ट्रैक करें पैनल बताता है कि कोट कहाँ है। स्थिति मेनू (ड्राफ़्ट, भेजा गया, देखा गया, स्वीकृत, अस्वीकृत, संग्रहीत) आपके साझा करने और ग्राहक के कोट खोलने और स्वीकार करने पर अपने-आप बदलता है, और आप इसे खुद भी सेट कर सकते हैं, जैसे जब आपने PDF अपने ईमेल से भेजा हो।

ग्राहक लिंक कॉपी करें ग्राहक का लाइव लिंक बनाकर कॉपी करता है। लिंक कोट को उसी समय की स्थिति में खोलता है; कोट बदलने के बाद अपडेट करें और लिंक कॉपी करें दबाएँ, तो ग्राहक को नया संस्करण दिखेगा। कुछ भी साझा करने से पहले aiKit ग्राहक की कॉपी में उन शब्दों की जाँच करता है जिन्हें आपके नियम कभी इस्तेमाल न करने को कहते हैं (और दूसरे ब्रांड के शब्द), साथ ही आपकी लागत की भी; कुछ मिलने पर वह रुक जाता है और उन्हें बताता है। खोलें लिंक को वैसे दिखाता है जैसे आपका ग्राहक देखता है (आपके अपने दौरे व्यूज़ में नहीं गिने जाते)।

ईमेल से भेजें… खोलता है: To (कोट में दिया ग्राहक का ईमेल), CC, Subject, Message (आपका नोट; लिंक और कुल राशि उसके नीचे जुड़ते हैं) और PDF संलग्न करें। भेजें दबाने तक कुछ भी ईमेल नहीं होता। यह आपके व्यवसाय के नाम से जाता है और जवाब आपके प्रतिनिधि ईमेल पर आते हैं। अगर aiKit पर ईमेल अभी सेट नहीं है, तो साफ़ बताया जाता है और कुछ नहीं भेजा जाता; लिंक फिर भी कॉपी करने के लिए तैयार रहता है।

Gmail ड्राफ़्ट: तैयार ड्राफ़्ट को आपके अपने Gmail में रखने के लिए aiKit का Google साइन-इन चाहिए, जो अभी सेट नहीं है, इसलिए Connect Gmail दिखता है पर उसका स्विच बंद है और उसका कारण लिखा है। तब तक ईमेल से भेजें का उपयोग करें, या ईमेल टेक्स्ट कॉपी करें और उसे Gmail में चिपकाएँ।

फ़ॉलो अप: एक तारीख चुनें (या +2, +5, +10 दिन), पूछने वाली बात जोड़ें, और फ़ॉलो-अप सेव करें दबाएँ। उस दिन आपको बेल में कोट फ़ॉलो-अप सूचना मिलेगी (या सेटिंग्स → सूचनाएँ में चुने हों तो ईमेल से), जब तक ग्राहक ने स्वीकार न किया हो। हटाएँ इसे मिटा देता है।

क्लाइंट: अपने किसी क्लाइंट को चुनें, या नया जोड़ें, ताकि कोट उसके नाम दर्ज हो। उनका नाम, ईमेल और फ़ोन खाली ग्राहक-बॉक्सों में भर जाते हैं, और कोट उस क्लाइंट के पेज पर कोट के अंतर्गत दिखता है।

क्या हुआ में हर चरण दिखता है: लिंक बना, ईमेल किया गया (या नहीं भेजा गया और क्यों), ग्राहक ने पहली बार कब खोला, उन्होंने जो सवाल पूछे (उनके अपने शब्दों में), और कब स्वीकार किया। जिन लिंक से यह बना, उस वेबसाइट अनुरोध और उससे बने किसी भी प्रूफ़ से यह जुड़ा रहता है।

स्वीकार होने के बाद: पैनल बताता है किसने स्वीकार किया, कब, कौन सा विकल्प, और कुल राशि। आगे: प्रूफ़ सूची बनाएँ, जिसमें स्वीकृत पंक्तियाँ होती हैं; प्रूफ़ बनाएँ दबाने पर कोट और पंक्ति के नाम वाला ग्राहक प्रूफ़ शुरू होता है, उसी क्लाइंट के अंतर्गत, और बटन प्रूफ़ खोलें बन जाता है। Gobo आर्टवर्क Gobo Proof Studio में प्रूफ़ होता है, और सूची के नीचे के लिंक से Printer’s Helper में प्रिंट काम शुरू हो सकता है।

ग्राहक का लिंक एक पेज खोलता है, जिसके सबसे ऊपर आपका लोगो (या नाम), प्रतिनिधि, फ़ोन और ईमेल होते हैं, फिर Prepared for, कोट नंबर, तारीख, Valid through, लीड टाइम, और एक हरा शिपिंग बैंड। उसके नीचे पूरा कोट है, वही पेज जो PDF में है; फ़ोन पर यह स्क्रीन के हिसाब से फिर से व्यवस्थित हो जाता है। उन्हें कोई खाता नहीं चाहिए।

उसके बगल में (फ़ोन पर नीचे, एक पतली पट्टी के साथ जो कुल राशि और स्वीकारें को पहुँच में रखती है) स्वीकृति बॉक्स है: कुल राशि, एक विकल्प चुनने वाले कोट पर Which option? (हर विकल्प के कुल के साथ), टिक करने वाले Add-ons, Your full name, माइक्रोफ़ोन वाला वैकल्पिक नोट, और बॉक्स I accept this quote and its terms। Accept उनका नाम, चुना हुआ विकल्प और कुल राशि दर्ज करता है; कुल राशि आपके भेजे कोट से निकलती है, कभी उनके ब्राउज़र से नहीं। कोई भुगतान नहीं लिया जाता। Ask a question आपको उनका सवाल, नाम और ईमेल भेजता है। Download PDF वही PDF सेव करता है।

स्वीकार करने के बाद पेज बताता है किसने और कब स्वीकार किया, और आपको तुरंत ईमेल (और बेल में) Quote answers सूचना मिलती है। Valid through तारीख निकल जाने वाला कोट स्वीकार नहीं हो सकता; पेज ग्राहक से नया कोट माँगने को कहता है। पेज कभी आपकी लागत, लाभ, चेतावनियाँ, स्वचालित बदलाव या विक्रेता के नाम नहीं दिखाता, और खोज इंजन इसे कभी सूचीबद्ध नहीं करते।

सूची के ऊपर पाँच टाइल हैं, और हर एक फ़िल्टर है: ड्राफ़्ट, जवाब का इंतज़ार (भेजे या खोले गए, साथ में कितनों ने खोला), स्वीकृत (स्वीकृत कुल के साथ), जवाब देने वाले सवाल, और देय फ़ॉलो-अप। खोज कोट को नंबर, ग्राहक, उत्पाद, व्यवसाय या क्लाइंट से ढूँढती है; Business मेनू (एक से ज़्यादा व्यवसाय होने पर) और स्थिति चिप्स (All, Drafts, Sent, Viewed, Accepted, Declined, Archived, हर एक की गिनती के साथ) इसे और छानते हैं। एक Showing पंक्ति बताती है कि क्या फ़िल्टर है, और वापस जाने के लिए Show all → है।

हर पंक्ति में कोट नंबर दिखता है (उस पर दबाने से त्वरित-कोट स्क्रीन पर कोट खुलता है), ग्राहक (उस पर दबाने से उनके सभी कोट दिखते हैं), क्या कोट किया गया और क्लाइंट (जो क्लाइंट का पेज खोलता है), स्थिति के साथ Opened 3× या Question waiting, फ़ॉलो-अप तारीख (देय होने पर लाल में Follow up now), और कुल राशि (स्वीकार होने पर स्वीकृत कुल)। हर फ़िल्टर और हर खुले कोट का अपना पता है, इसलिए यह एक ऐसा लिंक है जिसे आप बुकमार्क या साझा कर सकते हैं।