Client Hub — vragen, beoordelingsrondes en een privélink voor je klant

Open de Client Hub van een gepubliceerd project via de kleine knop "💬" ernaast in je projectenlijst (zie "Tussen je projecten zoeken en schakelen"). De hub werkt alleen voor een gepubliceerd project, omdat de link is opgebouwd uit het openbare adres van het project. Publiceer het dus eerst als je dat nog niet hebt gedaan.

De eerste keer stel je onder "Toegang tot client hub" een wachtwoord in voor de hub (minimaal 6 tekens). Zodra dat is ingesteld, toont de kaart de link van je client (in de vorm /s/your-project/hub) met een knop "Link kopiëren". Stuur die link en het wachtwoord naar je client, op de manier waarop je die normaal gesproken bereikt.

Met "Wachtwoord wijzigen" kun je het wachtwoord op elk moment opnieuw instellen. Daarbij worden alle apparaten die het oude wachtwoord gebruiken meteen afgemeld. Zo sluit je toegang snel af, zonder een aparte intrekstap.

Met de kaart "Een vraag stellen" schrijf je een vraag, geef je eventueel meerkeuzeopties (één per regel; je client kan altijd zelf een antwoord typen door op "Eigen antwoord typen" te klikken), en beschrijf je in gewone taal waar het antwoord voor nodig is (bijvoorbeeld "De sectie met openingstijden op de homepage"). Die regel wordt aan je client getoond, zodat die begrijpt waarom je het vraagt.

Als je "Onderdeel van de eerste ontdekkingsronde" aanvinkt, markeer je een vraag als onderdeel van de eerste ronde die je meteen na het eerste gesprek met de client stelt. Dat is iets anders dan een losse vraag die je later bedenkt. Beide werken precies hetzelfde; het vinkje helpt je alleen bij te houden welke welke is.

Alle vragen die je hebt gesteld, staan gegroepeerd op status. Open vragen wachten nog op je client. Beantwoorde vragen tonen het antwoord en wie het heeft gegeven, direct onder de vraag, op het moment dat het wordt verstuurd. Je hoeft niets te vernieuwen of apart te controleren. Met "Intrekken" haal je een vraag uit de open lijst van je client zonder hem te verwijderen. Hij verhuist dan naar een groep Teruggetrokken die je nog steeds kunt zien, met een knop "Heropenen" als je van gedachten verandert. Gebruik dit voor een vraag die niet meer relevant is voordat je client hem heeft beantwoord.

Zodra een vraag is beantwoord, kan hij niet meer worden bewerkt of ingetrokken. Het antwoord is de vastlegging van wat er is gevraagd en wat er is gezegd, en die blijft intact.

Je client opent de link die je hebt gegeven, voert het wachtwoord één keer in (daarna blijft de browser ingelogd) en ziet twee tabbladen: "Vragen" en "Beoordelen & goedkeuren". Bij Vragen staat een optioneel veld "Jouw naam" en alle open vragen. Meerkeuzevragen zijn tikbare knoppen, vragen met vrije tekst krijgen een tekstvak. Zodra een vraag is beantwoord, verschuift die naar de eigen lijst "Beantwoord" van de client, met precies wat hij of zij heeft ingevuld.

Je client hoeft verder niets in te stellen of te doorzoeken. Er is geen aparte login en er zijn geen andere tools zichtbaar. De pagina toont de naam van je project en niets over je andere projecten of klanten.

Dit tabblad toont de echte, live pagina van je project in een ingebedde voorvertoning, met daarboven een schakelaar Desktop/Mobiel. Zo kan je client beide controleren zonder de hub te verlaten of het browservenster te vergroten.

Als je op "📍 Een opmerking vastzetten" klikt, wordt de voorvertoning een klikdoel. Je client klikt op de exacte plek op de pagina die hij of zij bedoelt, typt wat er moet veranderen en verstuurt dat. De opmerking verschijnt als genummerde speld direct op de voorvertoning (een oranje speld zolang hij open is, groen zodra je hebt bevestigd dat hij is opgelost) en in een eenvoudige lijst eronder. Ook komt hij in je Feedbackdashboard terecht, net als elk ander wijzigingsverzoek, met dezelfde status Open → In uitvoering → Wacht op beoordeling → Bevestigd.

Met "✓ Deze ronde goedkeuren" sluit je de huidige ronde zodra je client tevreden is met alles erin. De status en het aantal spelden van een ronde zijn altijd zichtbaar onder "Rondegeschiedenis", zodat jullie allebei precies kunnen zien wat v1, v2 enzovoort omvatten en wanneer elke ronde is goedgekeurd.

In je Client Hub-beheer toont de kaart "Proef & rondes" elke ronde op dezelfde manier als je client die ziet, plus een knop "Ronde v[N] starten". Die is alleen actief zodra de huidige ronde is goedgekeurd, zodat "v2" altijd echt nieuw werk betekent en geen willekeurige reset. Je kunt geen nieuwe ronde starten zolang er nog een ronde open staat voor beoordeling. Keur die eerst goed, of wacht tot je client dat doet.

Het derde tabblad, "Verzoeken", is voor alles wat niet aan één specifieke plek op de pagina is gekoppeld, zoals "Kunnen we een sectie met getuigenissen toevoegen?" of "De site voelt traag aan op mobiel". Vier statustegels bovenaan tellen alles per status: Aangevraagd, In uitvoering, Gereed (wacht op controle door je client) en Geverifieerd. Dit is precies de ladder die Ike beschreef: aangevraagd → in uitvoering → gereed → geverifieerd. Die werkt met dezelfde onderliggende statussen als vastgezette opmerkingen en je Feedbackdashboard, en is geen tweede systeem.

Een vastgezette opmerking uit het tabblad Beoordelen & goedkeuren verschijnt hier ook, met de label "📍 Vastgezet". Dit tabblad is daardoor één plek waar je client alles kan zien wat hij of zij heeft gevraagd en de huidige stand daarvan. Het overzicht van opgeleverde wijzigingen, waar Ike om vroeg, is altijd actueel en hoeft niet apart bijgehouden te worden.

Je verplaatst een verzoek van Aangevraagd naar In uitvoering en naar Gereed via je bestaande Feedbackdashboard (zie die handleiding). Dat is dezelfde plek waar je al elk verzoek afwerkt. Zodra je iets als Gereed markeert met een verificatienotitie, ziet je client op dit tabblad een knop "✓ Bevestig dat dit is opgelost" en sluit hij of zij de lus zelf af.