Offertes op basis van specificatiebladen: plak de e-mail, krijg de offerte van één pagina

Prijzen & regels (de knop rechtsboven bij Je offertes; die heette vroeger Bedrijfskennis) bevat alles waarmee een offerte wordt geprijsd en geformuleerd. Importeer een kennisbestand om in één keer een heel bedrijf te laden (producten met modellen, prijzen, foto's en bevestigde feiten, volumeprijstabellen, add-ons, vaste regels, merken en hoe je betaalt), of Leeg starten met een naam en het soort bedrijf. Eén account kan meerdere bedrijven bevatten, elk met een eigen nummerreeks, merken, regels en prijzen. Kennisbestand downloaden slaat een kopie op die je later opnieuw kunt importeren.

Leer het: er zijn vier tabbladen. Notities: typ, plak of dicteer (de microfoon in het vak) wat de AI moet leren. Spreadsheet: kies een CSV- of Excel-prijslijst (.xlsx); die wordt op je eigen computer gelezen zonder AI, zodat de getallen exact blijven. Kies de rij met de kolomnamen en kies onder elke kolom wat die bevat: Productnaam, Maat / optie, Modelnummer, Productgroep, Adviesprijs, Je kostprijs, Vracht per stuk, Specificatie (de kolomnaam wordt het label), Link naar productpagina, Prijs bij een hoeveelheid, of % korting bij een hoeveelheid (de hoeveelheid komt uit de kolomnaam, zoals 10+ of 5-9). De eerste rijen staan eronder zodat je kunt zien wat wordt gelezen, en een regel telt de gelezen en overgeslagen rijen. Een productnaam die één keer boven de maten staat, geldt ook voor de rijen eronder. Wijzigingen tonen vergelijkt het blad met wat je al hebt. Website: plak het adres van een pagina met je producten; aiKit leest alleen openbare pagina's, neemt de eigen productgegevens van de pagina exact over en laat de AI de rest van de tekst lezen. PDF of foto: kies een prijsblad, specificatieblad, een oude offerte, een foto van een prijslijst of een handgeschreven notitie (PDF's tot 3 MB; foto's worden eerst op je apparaat verkleind; een HEIC-foto van een iPhone opent in Safari, elders deel je hem als JPG), en voeg desgewenst een regel erbij.

Elke manier eindigt in dezelfde lijst met voorstellen: een nieuw product met zijn maten en prijzen, een nieuwe maat voor een product dat je al hebt, een prijswijziging (oud → nieuw), nieuwe feiten voor een model, staffelprijzen (bijvoorbeeld 10+: 10% korting), een inkoopprijs (gemarkeerd als Alleen jij ziet dit), een regel (een zin die elke passende offerte moet bevatten, of woorden die een offerte nooit mag gebruiken), of achtergrond over hoe je offertes maakt. Elk voorstel heeft Accepteren en Overslaan, en Alles accepteren neemt de hele lijst. Niets wordt gebruikt totdat je het accepteert en op Wijzigingen opslaan drukt. Getallen worden pas prijzen wanneer je ze accepteert.

Offertes bevat het nummervoorvoegsel, het volgende nummer en het achtervoegsel (bijvoorbeeld IP8137-Q), hoeveel dagen een offerte geldig is, de levertijd voor normale en grotere projecten (en de hoeveelheid waarbij grotere projecten beginnen), de kostenfactor waaronder je een privéwaarschuwing krijgt (standaard 2), en de volgende stap waarmee elke notitie eindigt. Stuntprijzen eindigen op .88 staat standaard uit, zodat prijzen exact op de cent blijven; zet het aan en elke prijs die het wijzigt, wordt op het offertescherm vermeld met een Ongedaan maken.

Producten en prijzen toont elk model met zijn foto, adviesprijs en twee kolommen die alleen voor jou zichtbaar zijn: inkoopprijs en vracht per stuk. Klik op het fotovak (een + als er nog geen is) om een afbeelding te kiezen uit je Grafische bibliotheek; die wordt in het product gekopieerd, zodat offertes en PDF's die meenemen. Deze gegevens voeden de privé-winsttabel en worden nooit afgedrukt. Vaste regels toont elke regel met een schakelaar om hem uit te zetten en een Verwijderen. Hoe te betalen bevat de regel met betaalkaarten, de betalingsopmerking en bankgegevens; bankgegevens worden apart van al het andere opgeslagen en worden alleen in het vak Hoe te betalen afgedrukt.

Nieuwe offertes worden gemaakt op het scherm Snelle offerte (+ Nieuwe offerte bij Je offertes, of aikit.ai/tools/quotes): zie de handleiding Snelle offerte. Hoe het ook gestart is, een nieuwe offerte opent met de klant, de artikelen, de eigen gegevens van het werk (lengte van de lijn, montagehoogte, afbeeldingsformaat) en een notitie aan het contactpersoon met voornaam, en toont de vragen die nog beantwoord moeten worden en elke aanname die is gedaan.

De bedrijfsnaam blijft leeg als niemand er een heeft opgegeven; die wordt nooit uit het e-mailadres afgeleid. Een product dat je nog niet voert, wordt weggelaten en genoemd in de vragen. Als je bedrijf een merkstem heeft ingesteld (Merkstem), wordt de notitie in die stem geschreven.

Vanaf een websiteaanvraag: een aanvraag via het offerteformulier op een van je websites heeft op zijn pagina een kaart Offerte maken (Maak een offerte). Die opent Nieuwe offerte als Offerte maken van een websiteaanvraag; kies het bedrijf, voeg desgewenst een regel in je eigen woorden toe en druk op Offerte opstellen. De klant, hun contactgegevens en wat ze hebben gevraagd komen uit de aanvraag, de offerte wordt opgeslagen onder de klant van die website en er is een link terug naar de aanvraag. Als je later nogmaals op Offerte maken bij die aanvraag drukt, wordt er nog een offerte gemaakt; de aanvraagpagina linkt naar de eerste.

Voor een klant: Nieuwe offerte op de pagina van een klant (de kaart Offertes) start een offerte die al onder die klant is opgeslagen.

De volledige editor opent via Alleen jij ziet dit → Volledige editor openen op het scherm Snelle offerte (het adres eindigt op ?edit= en het id van de offerte). De linkerkant is wat de offerte zegt; de rechterkant is de pagina precies zoals de PDF wordt afgedrukt, die meebeweegt terwijl je typt. Wijzigingen worden even nadat je stopt vanzelf opgeslagen; bovenaan staat Opgeslagen, Opslaan… of Niet-opgeslagen wijzigingen.

Artikelen: het offertetype is Alles samen (met een totaal), Kies één (elke optie volledig geprijsd, zonder totaal) of Eén pakketprijs. Kies voor elk artikel het product, het model, de hoeveelheid en de prijs: Websiteprijs bij deze hoeveelheid, Extra % korting op de websiteprijs (je gebruikelijke korting: een extra aftrek van de prijs die je website al bij die hoeveelheid toont), % korting op adviesprijs, of Mijn stukprijs. Onder elk artikel toont de prijsketen adviesprijs → staffelprijs op je website → jouw prijs. Een prijs die je boven de eigen websiteprijs bij die hoeveelheid zet, blijft precies zoals je hem hebt ingesteld, met een privéwaarschuwing. Lens (als het model lenzen heeft), Reden van korting (de woorden na de korting in de prijstabel), Titel op de offerte en Samen verkocht met (bijvoorbeeld een projector met zijn bewegingssensor als één optie) zijn optioneel. Gegevens over het werk worden als eerste in de specificatie afgedrukt. Bij een offerte met Kies één markeer je één als Aanbevolen en vink je Optionele extra aan voor een extra die bij elke optie past.

Verzending, planning en betaling: Gratis verzending inbegrepen staat standaard aan en wordt in een groene balk onder de prijzen getoond. Vul bij Land het land in voor een klant buiten de VS: de offerte vermeldt dat verzending inbegrepen is en dat invoerrechten en belastingen voor rekening van de koper zijn. Alleen bankoverschrijving verwijdert de regel met betaalkaarten. Snellere planning voegt een vak onder de prijzen toe: standaardprijs met een spoedtoeslag, of de snelle planning als prijs met een tegoed voor wachttijd.

Notitie (ook de e-mailtekst) begint als een automatische notitie; pas deze gerust aan, of druk op Automatische notitie gebruiken om terug te gaan. Kopieer e-mailtekst kopieert een onderwerpregel en de notitie, ondertekend en klaar om in je e-mail te plakken. Download PDF slaat de offerte van één pagina op, met een naam zoals IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf.

Het paneel boven het voorbeeld is alleen voor jou en wordt nooit afgedrukt: waarschuwingen (een prijs onder je kostenveelvoud, een prijs boven die van je eigen website, een product zonder flyer of pagina, een regel zonder opgeslagen kosten), de winsttabel bij je prijs en bij 5 punten erboven en eronder, een spoedsuggestie wanneer snellere verzending meer kost, en Automatisch gewijzigd: elke vaste regel die de offerte heeft toegepast, zoals een verplichte regel die is toegevoegd, een leveranciersnaam die is verwijderd, of woorden van een white-label merk die zijn weggehaald. Bij elke wijziging staan Ongedaan maken (en Opnieuw).

Onder een ander merk (Merk op de offerte, wanneer je bedrijf meer dan één merk heeft) drukt de offerte het logo, de contactregels en de betalingsnotitie van dat merk af, en niets van je andere merk: geen naam, webadres, telefoonnummer, links of productfoto met het logo ervan.

Het paneel Verzenden en volgen rechtsboven een offerte laat zien waar die staat. Het statusmenu (Concept, Verzonden, Bekeken, Geaccepteerd, Afgewezen, Gearchiveerd) verandert vanzelf wanneer je deelt en wanneer de klant de offerte opent en accepteert, en je kunt het zelf instellen, bijvoorbeeld wanneer je de PDF vanuit je eigen e-mail hebt verstuurd.

Kopieer klantlink maakt de live link van de klant en kopieert die. De link opent de offerte precies zoals ze op dat moment is; nadat je de offerte hebt gewijzigd, druk je op Bijwerken en link kopiëren, dan ziet de klant de nieuwe versie. Voordat iets wordt gedeeld, controleert aiKit de kopie voor de klant op woorden die je regels nooit toestaan (en woorden van een ander merk) en op je kosten; als het er iets vindt, stopt het en noemt het de woorden. Open toont de link zoals je klant die ziet (je eigen bezoeken tellen nooit mee als weergaven).

Stuur per e-mail… opent Aan (het e-mailadres van de klant uit de offerte), Cc, Onderwerp, Bericht (je notitie; de link en het totaal worden eronder toegevoegd) en De PDF bijvoegen. Er wordt niets verstuurd totdat je op Verzenden drukt. Het gaat uit met de naam van je bedrijf en antwoorden gaan naar je e-mailadres van de accountmanager. Als e-mail nog niet is ingesteld op aiKit, zegt het dat duidelijk en wordt er niets verstuurd; de link staat nog steeds klaar om te kopiëren.

Gmail-concept: een klaar concept in je eigen Gmail zetten vereist de Google-aanmelding van aiKit, die nog niet is ingesteld. Daarom wordt Gmail koppelen getoond maar uitgeschakeld, met die uitleg. Gebruik tot die tijd Stuur per e-mail, of Kopieer e-mailtekst en plak die in Gmail.

Opvolgen: kies een datum (of +2, +5, +10 dagen), voeg toe wat je wilt vragen en druk op Opvolging opslaan. Op die dag krijg je een melding Opvolgingen voor offertes in de bel (of per e-mail, als je dat kiest in Instellingen → Meldingen), tenzij de klant heeft geaccepteerd. Wissen verwijdert deze.

Klant: kies een van je klanten, of voeg een nieuwe toe, om de offerte bij hen onder te brengen. Hun naam, e-mail en telefoonnummer vullen alle lege klantvelden in, en de offerte verschijnt op de pagina van die klant onder Offertes.

Wat er is gebeurd toont elke stap: link gemaakt, per e-mail verstuurd (of niet verstuurd en waarom), voor het eerst geopend door de klant, vragen die ze hebben gesteld (met hun eigen woorden), en wanneer ze hebben geaccepteerd. Gekoppeld aan links de websiteaanvraag waaruit het komt en elk proefdruk dat ervan is gemaakt.

Na acceptatie: het paneel toont wie heeft geaccepteerd, wanneer, welke optie, en het totaal. Volgende: maak de proeflijst met de geaccepteerde regels; Proef maken start een klantproef die is genoemd naar de offerte en de regel, ondergebracht bij dezelfde klant, en de knop wordt Proef openen. Gobo-artwork wordt geproefd in Gobo Proof Studio, en een drukopdracht kan worden gestart in Printer’s Helper via de link onder de lijst.

De link van de klant opent een pagina met je logo (of naam), accountmanager, telefoonnummer en e-mail bovenaan, daarna Opgesteld voor, het offertenummer, de datum, Geldig tot, de levertijd, en een groene verzendbalk. Daaronder staat de volledige offerte, dezelfde pagina als de PDF; op een telefoon past deze zich aan het scherm aan. Ze hebben geen account nodig.

Ernaast (eronder op een telefoon, met een smalle balk die het totaal en Accepteren binnen bereik houdt) staat het acceptatievak: het totaal, Welke optie? bij een offerte met één keuze (elk met zijn totaal), Extra's die ze kunnen aanvinken, Je volledige naam, een optionele notitie met een microfoon, en het vakje Ik accepteer deze offerte en de voorwaarden. Accepteren legt hun naam, keuze en totaal vast; het totaal wordt berekend uit de offerte die je hebt gedeeld, nooit uit hun browser. Er wordt geen betaling afgeschreven. Vraag stellen stuurt jou hun vraag, naam en e-mail. Download PDF slaat dezelfde PDF op.

Nadat ze hebben geaccepteerd, vermeldt de pagina wie heeft geaccepteerd en wanneer, en je krijgt meteen een melding Antwoorden op offertes per e-mail (en in de bel). Een offerte na de datum Geldig tot kan niet worden geaccepteerd; de pagina vraagt de klant om een nieuwe aan te vragen. De pagina toont nooit je kosten, winst, waarschuwingen, automatische wijzigingen of leveranciersnamen, en zoekmachines tonen hem nooit in de resultaten.

Boven de lijst staan vijf tegels, en elk is een filter: Concepten, Wacht op reactie (verzonden of geopend, met het aantal dat is geopend), Geaccepteerd (met het geaccepteerde totaal), Vragen te beantwoorden, en Opvolgingen die aan de beurt zijn. Zoeken vindt een offerte op nummer, klant, product, bedrijf of klant; het menu Bedrijf (bij meer dan één bedrijf) en de statuschips (Alles, Concepten, Verzonden, Bekeken, Geaccepteerd, Afgewezen, Gearchiveerd, elk met het aantal) beperken het verder. Een regel Weergave toont wat er gefilterd is, met Toon alles → om terug te gaan.

Elke rij toont het offertenummer (opent de offerte in het snelle offerte-scherm), de klant (druk erop om alle offertes voor hen te zien), wat er is geoffreerd en de klant (die de pagina van de klant opent), de status met Geopend 3× of Vraag wacht, de opvolgdatum (Nu opvolgen in rood wanneer die aan de beurt is), en het totaal (het geaccepteerde totaal zodra er is geaccepteerd). Elk filter en elke geopende offerte heeft een eigen adres, dus het is een link die je kunt bookmarken of delen.