Spec-sheet کوٹیشنز: ای میل چپکائیں، ایک صفحے کی کوٹیشن حاصل کریں

Prices & rules (Your quotes کے اوپر دائیں بٹن؛ پہلے اسے Business knowledge کہا جاتا تھا) وہ سب کچھ رکھتا ہے جس سے کوٹیشن کی قیمت اور الفاظ طے ہوتے ہیں۔ پورا کاروبار ایک ساتھ لوڈ کرنے کے لیے knowledge فائل امپورٹ کریں (ماڈلز کے ساتھ پروڈکٹس، قیمتیں، تصاویر اور تصدیق شدہ حقائق، volume price جدولیں، add-ons، مستقل اصول، brands اور ادائیگی کا طریقہ)، یا نام اور کاروبار کی قسم کے ساتھ Start blank۔ ایک اکاؤنٹ میں کئی کاروبار ہو سکتے ہیں، ہر ایک کا اپنا نمبر سلسلہ، brands، اصول اور قیمتیں۔ Download knowledge file ایک کاپی محفوظ کرتا ہے جسے آپ دوبارہ امپورٹ کر سکتے ہیں۔

سکھاؤ میں چار ٹیب ہیں۔ نوٹس: جو کچھ AI نے سیکھنا ہے وہ لکھیں، پیسٹ کریں یا بول کر لکھوائیں (ڈبے میں مائیکروفون)۔ سپریڈشیٹ: ایک CSV یا Excel (.xlsx) قیمتوں کی فہرست چنیں؛ وہ آپ کے اپنے کمپیوٹر پر بغیر AI کے پڑھی جاتی ہے، اس لیے نمبر بالکل درست رہتے ہیں۔ وہ قطار چنیں جس میں کالم کے نام ہوں، اور ہر کالم کے نیچے چنیں کہ اس میں کیا ہے: Product name، Size / option، Model number، Product group، List price، Your cost، Freight per unit، Spec (کالم کا نام ہی لیبل بن جاتا ہے)، Product page link، Price at a quantity، یا % off at a quantity (مقدار کالم کے نام سے آتی ہے، جیسے 10+ یا 5-9)۔ پہلی قطاریں نیچے دکھائی دیتی ہیں تاکہ آپ دیکھ سکیں کیا پڑھا جائے گا، اور ایک لائن بتاتی ہے کتنی قطاریں پڑھی اور چھوڑی گئیں۔ جو پروڈکٹ کا نام اس کے سائزوں کے اوپر ایک بار لکھا ہو وہ نیچے کی قطاروں میں آگے چلتا ہے۔ Show what would change آپ کی شیٹ کا موازنہ آپ کے پاس پہلے سے موجود چیزوں سے کرتا ہے۔ Website: اپنی پروڈکٹس والے صفحے کا پتہ پیسٹ کریں؛ aiKit صرف عوامی صفحات پڑھتا ہے، صفحے کا اپنا پروڈکٹ ڈیٹا بالکل ویسا ہی لیتا ہے، اور باقی الفاظ AI پڑھتا ہے۔ PDF یا photo: قیمتوں کی شیٹ، سپیک شیٹ، پرانا کوٹ، قیمتوں کی فہرست کی تصویر یا ہاتھ سے لکھا نوٹ چنیں (PDF 3 MB تک؛ تصویریں آپ کے آلے پر پہلے چھوٹی کی جاتی ہیں؛ iPhone کی HEIC تصویر Safari میں کھلتی ہے، باقی جگہوں پر اسے JPG کے طور پر شیئر کریں)، اور چاہیں تو اس کے بارے میں ایک لائن شامل کریں۔

ہر طریقہ ایک ہی تجاویز کی فہرست پر ختم ہوتا ہے: ایک نئی پروڈکٹ اپنے سائزوں اور قیمتوں کے ساتھ، جو پروڈکٹ آپ کے پاس ہے اس کا نیا سائز، قیمت میں تبدیلی (پرانی → نئی)، کسی ماڈل کے نئے حقائق، مقدار کی قیمتیں (مثلاً 10+: 10% off)، landed cost (Only you see this کے نشان کے ساتھ)، ایک اصول (ایک لائن جو ہر متعلقہ کوٹ میں ہونی چاہیے، یا وہ الفاظ جو کوٹ میں کبھی نہ ہوں)، یا اس بارے میں پس منظر کہ آپ کیسے کوٹ دیتے ہیں۔ ہر ایک کے ساتھ Accept اور Skip ہے، اور Accept all پوری فہرست لے لیتا ہے۔ آپ کے Accept کرنے اور Save changes دبانے تک کچھ بھی استعمال نہیں ہوتا۔ نمبر تب ہی قیمت بنتے ہیں جب آپ انہیں قبول کریں۔

Quotes میں نمبر کا سابقہ، اگلا نمبر اور لاحقہ ہے (مثلاً IP8137-Q)، کوٹ کتنے دن تک درست ہے، عام اور بڑے پروجیکٹس کے لیے لیڈ ٹائم (اور وہ مقدار جہاں سے بڑا شروع ہوتا ہے)، وہ cost multiple جس سے نیچے آپ کو نجی انتباہ ملتا ہے (ڈیفالٹ 2)، اور وہ اگلا قدم جس پر ہر نوٹ ختم ہوتا ہے۔ End discounted unit prices in .88 ڈیفالٹ میں بند ہے، تاکہ قیمتیں سینٹ تک بالکل درست رہیں؛ اسے چالو کریں تو جو بھی قیمت یہ بدلتی ہے وہ کوٹ کی سکرین پر Undo کے ساتھ درج ہوتی ہے۔

Products and prices ہر ماڈل کو اس کی تصویر، list price، اور دو صرف مالک کے لیے کالموں کے ساتھ دکھاتا ہے: landed cost اور freight per unit۔ تصویر کے خانے کو دبائیں (کچھ نہ ہو تو +) اور اپنے Graphics Library سے تصویر چنیں؛ وہ پروڈکٹ میں نقل ہو جاتی ہے، تاکہ کوٹ اور PDF اسے ساتھ لے جائیں۔ یہ نجی منافع کی جدول کو ڈیٹا دیتے ہیں اور کبھی چھپتے نہیں۔ Standing rules ہر اصول کو بند کرنے کے سوئچ اور Delete کے ساتھ دکھاتا ہے۔ How to pay میں cards کی لائن، payment note، اور بینک کی تفصیلات ہیں؛ بینک کی تفصیلات باقی سب سے الگ رکھی جاتی ہیں اور صرف How to pay والے ڈبے میں چھپتی ہیں۔

نئے کوٹ quick-quote سکرین پر بنتے ہیں (Your quotes پر + New quote، یا aikit.ai/tools/quotes): دیکھیں Quick quote guide۔ جیسے بھی شروع ہو، نیا کوٹ گاہک، آئٹمز، کام کے اپنے حقائق (لائن کی لمبائی، نصب کرنے کی اونچائی، تصویر کا سائز)، اور رابطے کو اس کے پہلے نام سے مخاطب کرنے والے نوٹ کے ساتھ کھلتا ہے، اور ان سوالات کی فہرست دیتا ہے جن کا جواب ابھی باقی ہے اور ہر لیا گیا اندازہ۔

جب کسی نے کمپنی کا نام نہ دیا ہو تو وہ خالی رہتی ہے؛ ای میل کے پتے سے اندازہ نہیں لگایا جاتا۔ جو پروڈکٹ آپ ابھی نہیں رکھتے وہ چھوڑ دی جاتی ہے اور سوالات میں اس کا ذکر ہوتا ہے۔ جب آپ کے کاروبار کی brand voice مقرر ہو (Brand Voice)، تو نوٹ اسی انداز میں لکھا جاتا ہے۔

ویب سائٹ کی درخواست سے: آپ کی کسی ویب سائٹ کے کوٹ فارم سے آنے والی درخواست کے صفحے پر Quote it کارڈ ہوتا ہے (Make a quote)۔ یہ New quote کو Quote a website request کے طور پر کھولتا ہے؛ کاروبار چنیں، چاہیں تو اپنے الفاظ میں ایک لائن شامل کریں، اور Build the quote دبائیں۔ گاہک، ان کی رابطے کی تفصیلات اور جو انہوں نے مانگا وہ درخواست سے آتا ہے، کوٹ اس ویب سائٹ کے کلائنٹ کے تحت درج ہوتا ہے، اور وہ واپس درخواست سے جڑتا ہے۔ بعد میں اس درخواست پر دوبارہ Make a quote دبانے سے ایک اور کوٹ بنتا ہے؛ درخواست کا صفحہ پہلے کوٹ سے جڑا ہوتا ہے۔

کسی کلائنٹ کے لیے: کلائنٹ کے صفحے پر New quote (Quotes کارڈ) ایسا کوٹ شروع کرتا ہے جو پہلے ہی اسی کلائنٹ کے تحت درج ہو۔

مکمل ایڈیٹر Only you see this → Open the full editor سے کھلتا ہے quick-quote سکرین پر (اس کا پتہ ?edit= اور کوٹ کے آئی ڈی پر ختم ہوتا ہے)۔ بائیں طرف وہ ہے جو کوٹ کہتا ہے؛ دائیں طرف وہ صفحہ ہے جو PDF میں بالکل ویسے چھپتا ہے، جیسے جیسے آپ ٹائپ کرتے ہیں ویسے بدلتا ہے۔ تبدیلیاں رکنے کے تھوڑی دیر بعد خود محفوظ ہو جاتی ہیں؛ اوپر Saved، Saving… یا Unsaved changes لکھا آتا ہے۔

آئٹمز: Quote type یا Everything together ہے (کل رقم کے ساتھ)، یا Pick one (ہر آپشن مکمل قیمت کے ساتھ، کل رقم نہیں)، یا One package price۔ ہر آئٹم کے لیے پروڈکٹ، ماڈل، مقدار اور قیمت چنیں: Website price at this quantity، Extra % off the website price (آپ کی عام رعایت: وہ اضافی کٹوتی جو آپ کی ویب سائٹ پر اس مقدار کی دکھائی گئی قیمت پر لگتی ہے)، % off list، یا My unit price۔ ہر آئٹم کے نیچے price chain دکھاتی ہے list → website volume price → your price۔ جو قیمت آپ اپنی ویب سائٹ کی قیمت سے اوپر رکھیں وہ جیسی آپ نے رکھی ویسی رہتی ہے، ساتھ نجی انتباہ کے۔ Lens (جب ماڈل میں lens ہوں)، Discount reason (price table میں رعایت کے بعد کے الفاظ)، Title on the quote، اور Sold together with (مثلاً موشن سینسر کے ساتھ پروجیکٹر ایک آپشن کے طور پر) اختیاری ہیں۔ کام کے حقائق سپیک میں پہلے چھپتے ہیں۔ Pick one کوٹ پر ایک کو Recommended نشان زد کریں، اور کسی بھی آپشن کے ساتھ جانے والی اضافی چیز کے لیے Optional add-on ٹِک کریں۔

شپنگ، شیڈول اور ادائیگی: Free shipping included ڈیفالٹ میں چالو ہے اور قیمتوں کے نیچے سبز پٹی میں دکھتا ہے۔ امریکہ سے باہر کے گاہک کے لیے Country بھریں: کوٹ بتاتا ہے کہ شپنگ شامل ہے اور درآمدی ڈیوٹی اور ٹیکس خریدار کے ذمہ ہیں۔ Bank transfer only cards کی لائن ہٹا دیتا ہے۔ Faster schedule قیمتوں کے نیچے ایک ڈبہ شامل کرتا ہے: عام قیمت فوری فیس کے ساتھ، یا تیز شیڈول کی قیمت کے طور پر انتظار کے کریڈٹ کے ساتھ۔

نوٹ (ای میل کا متن بھی) خودکار نوٹ کے طور پر شروع ہوتا ہے؛ اسے آزادانہ طور پر ایڈٹ کریں، یا خودکار نوٹ واپس لانے کے لیے "Use the automatic note" دبائیں۔ "Copy email text" ایک سبجیکٹ لائن اور نوٹ کاپی کرتا ہے، دستخط کے ساتھ، جو آپ کی ای میل میں پیسٹ کرنے کے لیے تیار ہوتا ہے۔ "Download PDF" ایک صفحے کا کوٹ محفوظ کرتا ہے جس کا نام IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf ہوتا ہے۔

پیش نظارے کے اوپر والا پینل صرف آپ کے لیے ہے اور کبھی پرنٹ نہیں ہوتا: انتباہات (آپ کی لاگت کے ضرب سے کم قیمت، آپ کی اپنی ویب سائٹ سے زیادہ قیمت، ایسی مصنوعات جس کا فلائر یا صفحہ نہ ہو، ایسی لائن جس کی لاگت درج نہ ہو)، آپ کی قیمت پر اور اس کے دونوں طرف 5 درجے تک منافع کا جدول، تیز ترسیل کا مشورہ جب تیز فریٹ زیادہ مہنگا ہو، اور "Changed automatically": ہر مستقل اصول جو کوٹ نے لاگو کیا، جیسے ضروری لائن کا شامل ہونا، وینڈر کا نام ہٹانا، یا وائٹ لیبل برانڈ کے الفاظ نکالنا۔ ہر تبدیلی کے ساتھ Undo (اور Redo) ہے۔

کسی اور برانڈ کے تحت (کوٹ پر Brand، جب آپ کے کاروبار کے ایک سے زیادہ برانڈ ہوں)، کوٹ اس برانڈ کا لوگو، رابطے کی سطریں اور ادائیگی کا نوٹ پرنٹ کرتا ہے، اور آپ کے دوسرے برانڈ کی کوئی چیز نہیں: اس کا نام، ویب ایڈریس، فون، لنکس، یا کوئی پروڈکٹ فوٹو جس میں اس کا لوگو دکھائی دے۔

کوٹ کے اوپر دائیں جانب والا Send & track پینل دکھاتا ہے کہ کوٹ کہاں کھڑا ہے۔ اسٹیٹس مینو (Draft، Sent، Viewed، Accepted، Declined، Archived) آپ کے شیئر کرنے اور گاہک کے کھولنے اور قبول کرنے کے ساتھ خود بدل جاتا ہے، اور آپ خود بھی اسے سیٹ کر سکتے ہیں، مثلاً جب PDF آپ نے اپنی ای میل سے بھیجا ہو۔

"Copy customer link" گاہک کا لائیو لنک بناتا ہے اور اسے کاپی کرتا ہے۔ یہ لنک کوٹ کو اسی شکل میں کھولتا ہے جو اس لمحے ہے؛ کوٹ میں تبدیلی کے بعد "Update & copy link" دبائیں، تو گاہک کو نیا ورژن نظر آتا ہے۔ کچھ بھی شیئر ہونے سے پہلے، aiKit گاہک کی کاپی میں ان الفاظ کی جانچ کرتا ہے جو آپ کے اصول کبھی استعمال نہ کرنے کا کہتے ہیں (اور کسی اور برانڈ کے الفاظ) اور آپ کی لاگت کی جانچ کرتا ہے؛ اگر کچھ ملے تو رک کر ان کے نام بتاتا ہے۔ "Open" گاہک کو نظر آنے والا لنک دکھاتا ہے (آپ کے اپنے دورے views میں شمار نہیں ہوتے)۔

"Send by email…" کھولتا ہے: To (کوٹ سے گاہک کی ای میل)، CC، Subject، Message (آپ کا نوٹ؛ لنک اور کل رقم اس کے نیچے شامل ہوتے ہیں) اور Attach the PDF۔ جب تک آپ "Send" نہ دبائیں کچھ بھی ای میل نہیں ہوتا۔ یہ آپ کے کاروبار کے نام کے ساتھ جاتا ہے اور جوابات آپ کے rep ای میل پر جاتے ہیں۔ اگر aiKit پر ای میل ابھی سیٹ نہیں، تو یہ صاف بتاتا ہے اور کچھ نہیں بھیجا جاتا؛ لنک پھر بھی کاپی کرنے کے لیے تیار رہتا ہے۔

Gmail ڈرافٹ: آپ کے اپنے Gmail میں تیار ڈرافٹ رکھنے کے لیے aiKit کا Google سائن ان درکار ہے، جو ابھی سیٹ نہیں ہوا، اس لیے "Connect Gmail" دکھائی دیتا ہے مگر اس وضاحت کے ساتھ بند ہے۔ تب تک "Send by email" استعمال کریں، یا "Copy email text" کر کے Gmail میں پیسٹ کریں۔

فالو اپ: ایک تاریخ چنیں (یا +2، +5، +10 دن)، پوچھنے کی بات لکھیں، اور "Save follow-up" دبائیں۔ اس دن آپ کو گھنٹی میں Quote follow-ups کی اطلاع ملے گی (یا ای میل سے، اگر آپ Settings → Notifications میں یہ چنیں)، جب تک گاہک نے قبول نہ کیا ہو۔ "Clear" اسے ہٹا دیتا ہے۔

Client: اپنے کسی گاہک کو چنیں، یا نیا شامل کریں، تاکہ کوٹ اس کے نیچے درج ہو۔ ان کا نام، ای میل اور فون خالی گاہک والے خانوں میں بھر جاتے ہیں، اور کوٹ اس گاہک کے صفحے پر Quotes کے تحت دکھائی دیتا ہے۔

What happened ہر قدم کی فہرست دیتا ہے: لنک بنا، ای میل بھیجی گئی (یا نہیں بھیجی گئی اور کیوں)، گاہک نے پہلی بار کب کھولا، ان کے سوالات (ان کے اپنے الفاظ کے ساتھ)، اور کب قبول کیا۔ لنکس سے جڑا ہوا ہے وہ ویب سائٹ کی درخواست جس سے یہ آیا، اور اس سے بنایا گیا کوئی بھی پروف۔

قبول ہونے کے بعد: پینل دکھاتا ہے کس نے قبول کیا، کب، کون سا آپشن، اور کل رقم۔ اگلا: پروف کی فہرست بنائیں جس میں قبول شدہ لائنیں ہوں؛ "Make the proof" ایک Customer Proof شروع کرتا ہے جس کا نام کوٹ اور لائن پر ہوتا ہے، اسی گاہک کے تحت درج، اور بٹن "Open proof" بن جاتا ہے۔ Gobo آرٹ ورک Gobo Proof Studio میں پروف ہوتا ہے، اور پرنٹ جاب فہرست کے نیچے کے لنک سے Printer’s Helper میں شروع ہو سکتا ہے۔

گاہک کا لنک ایک صفحہ کھولتا ہے جس کے اوپر آپ کا لوگو (یا نام)، rep، فون اور ای میل ہوتے ہیں، پھر Prepared for، کوٹ نمبر، تاریخ، Valid through، لیڈ ٹائم، اور ایک سبز شپنگ پٹی۔ اس کے نیچے پورا کوٹ ہے، وہی صفحہ جو PDF ہے؛ فون پر یہ اسکرین کے مطابق ڈھل جاتا ہے۔ انہیں کسی اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔

اس کے ساتھ (فون پر اس کے نیچے، ایک پتلی پٹی کے ساتھ جو کل رقم اور Accept کو قریب رکھتی ہے) قبولیت کا باکس ہے: کل رقم، ایک کوٹ میں ایک انتخاب ہو تو "Which option?" (ہر ایک کی رقم کے ساتھ)، Add-ons جنہیں وہ ٹِک کر سکتے ہیں، Your full name، مائیک کے ساتھ اختیاری نوٹ، اور باکس I accept this quote and its terms۔ Accept ان کا نام، انتخاب اور کل رقم درج کرتا ہے؛ کل رقم اس کوٹ سے نکالی جاتی ہے جو آپ نے شیئر کیا، گاہک کے براؤزر سے کبھی نہیں۔ کوئی ادائیگی نہیں لی جاتی۔ "Ask a question" آپ کو ان کا سوال، نام اور ای میل بھیجتا ہے۔ "Download PDF" وہی PDF محفوظ کرتا ہے۔

قبول کرنے کے بعد صفحہ بتاتا ہے کس نے اور کب قبول کیا، اور آپ کو فوراً ای میل پر (اور گھنٹی میں) Quote answers کی اطلاع ملتی ہے۔ جو کوٹ Valid through کی تاریخ سے گزر چکا ہو وہ قبول نہیں ہو سکتا؛ صفحہ گاہک سے نیا کوٹ مانگنے کو کہتا ہے۔ صفحہ کبھی آپ کی لاگت، منافع، انتباہات، خودکار تبدیلیاں یا وینڈر کے نام نہیں دکھاتا، اور سرچ انجن اسے کبھی فہرست میں نہیں لاتے۔

فہرست کے اوپر پانچ ٹائلیں ہیں، اور ہر ایک فلٹر ہے: Drafts، Awaiting reply (بھیجے یا کھولے گئے، کتنوں نے کھولا)، Accepted (قبول شدہ کل رقم کے ساتھ)، Questions to answer، اور Follow-ups due۔ Search کوٹ کو نمبر، گاہک، پروڈکٹ، کاروبار یا کلائنٹ سے ڈھونڈتا ہے؛ Business مینو (ایک سے زیادہ کاروبار ہوں تو) اور اسٹیٹس چپس (All، Drafts، Sent، Viewed، Accepted، Declined، Archived، ہر ایک اپنی گنتی کے ساتھ) اسے اور محدود کرتے ہیں۔ ایک Showing لائن بتاتی ہے کیا فلٹر ہے، واپس جانے کے لیے Show all → ہے۔

ہر قطار میں کوٹ نمبر ہے (یہ quick-quote اسکرین پر کوٹ کھولتا ہے)، گاہک (اس دبانے سے ان کے سارے کوٹس دکھتے ہیں)، جو کوٹ ہوا اور کلائنٹ (جو کلائنٹ کا صفحہ کھولتا ہے)، اسٹیٹس کے ساتھ Opened 3× یا Question waiting، فالو اپ کی تاریخ (جب وقت آ جائے تو سرخ رنگ میں Follow up now)، اور کل رقم (قبول ہونے پر قبول شدہ رقم)۔ ہر فلٹر اور ہر کھلے کوٹ کا اپنا پتہ ہے، اس لیے یہ ایک ایسا لنک ہے جسے آپ بک مارک یا شیئر کر سکتے ہیں۔