Orçamentos com ficha técnica: cole o e-mail, receba o orçamento de uma página

Preços e regras (o botão no canto superior direito de Seus orçamentos; antes se chamava Conhecimento do negócio) reúne tudo com que um orçamento é precificado e redigido. Importe um arquivo de conhecimento para carregar um negócio inteiro de uma vez (produtos com modelos, preços, fotos e fatos confirmados, tabelas de preço por volume, complementos, regras padrão, marcas e formas de pagamento), ou Começar em branco com um nome e o tipo de negócio. Uma conta pode ter vários negócios, cada um com sua própria sequência de números, marcas, regras e preços. Baixar arquivo de conhecimento salva uma cópia que você pode importar de novo.

Ensine que ela tem quatro abas. Notas: digite, cole ou dite (o microfone na caixa) o que a IA deve aprender. Planilha: escolha uma lista de preços em CSV ou Excel (.xlsx); ela é lida no seu próprio computador, sem IA, então os números ficam exatos. Escolha a linha que tem os nomes das colunas e, embaixo de cada coluna, escolha o que ela contém: Nome do produto, Tamanho / opção, Número do modelo, Grupo de produtos, Preço de lista, Seu custo, Frete por unidade, Especificação (o nome da coluna vira o rótulo), Link da página do produto, Preço por quantidade ou % de desconto por quantidade (a quantidade vem do nome da coluna, como 10+ ou 5-9). As primeiras linhas aparecem embaixo para você ver o que será lido, e uma linha conta as linhas lidas e ignoradas. Um nome de produto escrito uma vez acima dos seus tamanhos vale para as linhas abaixo dele. Mostrar o que mudaria compara a planilha com o que você já tem. Site: cole o endereço de uma página com seus produtos; o aiKit lê apenas páginas públicas, usa exatamente os dados de produto da própria página e faz a IA ler o restante do texto. PDF ou foto: escolha uma tabela de preços, ficha técnica, um orçamento antigo, uma foto de uma lista de preços ou uma anotação manuscrita (PDFs de até 3 MB; as fotos são reduzidas no seu dispositivo antes; uma foto HEIC do iPhone abre no Safari, e em outros casos compartilhe como JPG), e acrescente uma linha sobre ela, se quiser.

Todos os caminhos terminam na mesma lista de propostas: um novo produto com seus tamanhos e preços, um novo tamanho para um produto que você já tem, uma mudança de preço (antigo → novo), novos dados para um modelo, preços por volume (por exemplo 10+: 10% de desconto), um custo de entrega (marcado Só você vê isto), uma regra (uma linha que todo orçamento correspondente deve ter, ou palavras que um orçamento nunca deve dizer), ou informações sobre como você faz orçamentos. Cada uma tem Aceitar e Pular, e Aceitar tudo aceita a lista inteira. Nada é usado até você aceitar e pressionar Salvar alterações. Os números só viram preços quando você os aceita.

Orçamentos guarda o prefixo do número, o próximo número e o sufixo (por exemplo IP8137-Q), por quantos dias um orçamento é válido, o prazo de entrega para projetos normais e maiores (e a quantidade a partir da qual o projeto é considerado maior), o múltiplo de custo abaixo do qual você recebe um aviso privado (2 por padrão), e o próximo passo com que toda nota termina. Terminar preços unitários com desconto em ,88 vem desativado por padrão, para que os preços fiquem exatos até o centavo; ative e cada preço que ele mudar será listado na tela do orçamento com um Desfazer.

Produtos e preços lista cada modelo com sua foto, preço de lista e duas colunas visíveis só para você: custo de entrega e frete por unidade. Clique na caixa da foto (um + quando não há nenhuma) para escolher uma imagem da sua Biblioteca de Gráficos; ela é copiada para o produto, para que orçamentos e PDFs a incluam. Esses dados alimentam a tabela de lucro privada e nunca são impressos. Regras permanentes mostra cada regra com uma chave para desligá-la e um Excluir. Como pagar guarda a linha das formas de cartão, a observação de pagamento e os dados bancários; os dados bancários são armazenados separadamente de tudo o mais e só aparecem impressos na caixa Como pagar.

Novos orçamentos são feitos na tela de orçamento rápido (+ Novo orçamento em Seus orçamentos, ou aikit.ai/tools/quotes): veja o guia Orçamento rápido. Seja como for que tenha sido iniciado, um novo orçamento abre com o cliente, os itens, os dados próprios do trabalho (comprimento da peça, altura de fixação, tamanho da imagem) e uma nota para o contato pelo primeiro nome, e lista as perguntas que ainda precisam de resposta e cada premissa assumida.

A empresa fica em branco quando ninguém informou uma; ela nunca é adivinhada a partir do endereço de e-mail. Um produto que você ainda não trabalha é deixado de fora e citado nas perguntas. Quando a sua empresa tem uma voz de marca definida (Voz da Marca), a nota é escrita com ela.

A partir de um pedido do site: um pedido feito pelo formulário de orçamento em um dos seus sites tem um cartão Orçar isto em sua página (Criar um orçamento). Ele abre Novo orçamento como Orçar um pedido do site; escolha a empresa, acrescente uma linha com suas palavras, se quiser, e pressione Montar o orçamento. O cliente, os dados de contato e o que foi pedido vêm do pedido, o orçamento é arquivado no cliente desse site e tem um link de volta para o pedido. Pressionar Criar um orçamento de novo nesse pedido depois gera outro orçamento; a página do pedido tem um link para o primeiro.

Para um cliente: Novo orçamento na página de um cliente (o cartão Orçamentos) inicia um orçamento já arquivado nesse cliente.

O editor completo abre a partir de Só você vê isto → Abrir o editor completo na tela de orçamento rápido (o endereço termina em ?edit= e o id do orçamento). O lado esquerdo é o que o orçamento diz; o lado direito é a página exatamente como o PDF imprime, atualizada enquanto você digita. As alterações são salvas sozinhas um instante depois que você para; o topo diz Salvo, Salvando… ou Alterações não salvas.

Itens: o Tipo de orçamento é Tudo junto (com um total), Escolha uma (cada opção com preço completo, sem total) ou Preço de pacote único. Para cada item escolha o produto, o modelo, a quantidade e o preço: Preço do site nesta quantidade, % extra sobre o preço do site (seu desconto habitual: um corte adicional sobre o preço que seu site já mostra nessa quantidade), % de desconto sobre a lista, ou Meu preço unitário. Embaixo de cada item, a cadeia de preços mostra lista → preço de volume do site → seu preço. Um preço que você define acima do próprio preço do seu site nessa quantidade é mantido exatamente como definiu, com um aviso privado. Lente (quando o modelo tem lentes), Motivo do desconto (as palavras depois do desconto na tabela de preços), Título no orçamento e Vendido junto com (por exemplo, um projetor com seu sensor de movimento como uma opção) são opcionais. Os dados do trabalho são impressos primeiro na especificação. Em um orçamento de escolha única, marque uma opção como Recomendada e marque Complemento opcional para um extra que acompanha qualquer opção.

Frete, prazo e pagamento: Frete grátis incluso vem ativado por padrão e aparece em uma faixa verde abaixo dos preços. Para um cliente fora dos EUA, preencha País: o orçamento diz que o frete está incluso e que os impostos e taxas de importação são de responsabilidade do comprador. Somente transferência bancária remove a linha dos cartões. Prazo acelerado adiciona uma caixa abaixo dos preços: preço padrão com uma taxa de urgência, ou o prazo rápido como preço com um crédito pela espera.

Observação (também no texto do e-mail) começa como uma observação automática; edite como quiser, ou pressione Usar a observação automática para voltar. Copiar texto do e-mail copia uma linha de assunto e a observação, assinada e pronta para colar no seu e-mail. Baixar PDF salva o orçamento de uma página com nome como IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf.

O painel acima da prévia é só para você e nunca é impresso: alertas (um preço abaixo do seu múltiplo de custo, um preço acima do seu próprio site, um produto sem folheto ou página, um item sem custo cadastrado), a tabela de lucro no seu preço e em 5 pontos para cima e para baixo, uma sugestão de entrega urgente quando o frete mais rápido custa mais, e Alterado automaticamente: cada regra fixa que o orçamento aplicou, como um item obrigatório incluído, um nome de fornecedor removido ou palavras de uma marca branca retiradas. Cada alteração tem Desfazer (e Refazer).

Em outra marca (Marca no orçamento, quando seu negócio tem mais de uma), o orçamento imprime o logotipo, as linhas de contato e a observação de pagamento daquela marca, e nada da sua outra marca: nome, endereço do site, telefone, links ou foto de produto que mostre o logotipo dela.

O painel Enviar e acompanhar no canto superior direito de um orçamento mostra em que pé ele está. O menu de status (Rascunho, Enviado, Visualizado, Aceito, Recusado, Arquivado) muda sozinho conforme você compartilha e conforme o cliente abre e aceita o orçamento, e você pode definir manualmente, por exemplo quando enviou o PDF pelo seu próprio e-mail.

Copiar link do cliente gera o link ativo do cliente e o copia. O link abre o orçamento exatamente como está naquele momento; depois que você alterar o orçamento, pressione Atualizar e copiar link e o cliente verá a nova versão. Antes de qualquer compartilhamento, o aiKit verifica a cópia do cliente quanto a palavras que suas regras proíbem (e palavras de outra marca) e quanto aos seus custos; se encontrar algo, para e os indica. Abrir mostra o link como o seu cliente o vê (suas próprias visitas nunca contam como visualizações).

Enviar por e-mail… abre Para (o e-mail do cliente no orçamento), Cc, Assunto, Mensagem (sua observação; o link e o total são adicionados abaixo) e Anexar o PDF. Nada é enviado até você pressionar Enviar. O e-mail sai com o nome do seu negócio e as respostas vão para o e-mail do seu representante. Se o e-mail ainda não estiver configurado no aiKit, isso é informado claramente e nada é enviado; o link continua pronto para copiar.

Rascunho no Gmail: colocar um rascunho pronto no seu próprio Gmail exige o login do Google do aiKit, que ainda não está configurado; por isso Conectar Gmail aparece, mas desativado, com essa explicação. Até lá, use Enviar por e-mail ou Copiar texto do e-mail e cole no Gmail.

Acompanhamento: escolha uma data (ou +2, +5, +10 dias), adicione o que perguntar e pressione Salvar acompanhamento. Nesse dia você recebe um aviso de Acompanhamento de orçamentos no sino (ou por e-mail, se escolher isso em Configurações → Notificações), a menos que o cliente já tenha aceitado. Limpar remove.

Cliente: escolha um dos seus clientes, ou adicione um novo, para arquivar o orçamento com ele. Nome, e-mail e telefone preenchem as caixas de cliente vazias, e o orçamento aparece na página desse cliente em Orçamentos.

O que aconteceu lista cada etapa: link criado, enviado por e-mail (ou não enviado e o motivo), a primeira vez que o cliente abriu, perguntas que ele fez (com as palavras dele) e quando aceitou. Vinculados aos links, mostra o pedido do site de onde veio e qualquer prova feita a partir dele.

Depois de aceito: o painel mostra quem aceitou, quando, qual opção e o total. Em seguida: faça a prova com as linhas aceitas; Fazer a prova inicia uma Prova do Cliente com o nome do orçamento e da linha, arquivada com o mesmo cliente, e o botão vira Abrir prova. Arte Gobo é aprovada no Gobo Proof Studio, e um trabalho de impressão pode começar no Printer’s Helper pelo link abaixo da lista.

O link do cliente abre uma página com seu logotipo (ou nome), representante, telefone e e-mail no topo, depois Preparado para, o número do orçamento, a data, Válido até, o prazo de entrega e uma faixa verde de frete. Abaixo está o orçamento completo, a mesma página do PDF; no celular ele se ajusta à tela. Eles não precisam de conta.

Ao lado (abaixo, no celular, com uma barra discreta que mantém o total e Aceitar ao alcance) fica a caixa de aceite: o total, Qual opção? em orçamentos de escolha única (cada uma com seu total), Complementos que podem marcar, Seu nome completo, uma observação opcional com microfone e a caixa aceito este orçamento e seus termos. Aceitar registra nome, escolha e total; o total é calculado a partir do orçamento que você compartilhou, nunca a partir do navegador deles. Nenhum pagamento é cobrado. Fazer uma pergunta envia a você a pergunta, o nome e o e-mail deles. Baixar PDF salva o mesmo PDF.

Depois que aceitam, a página informa quem aceitou e quando, e você recebe um aviso de Respostas de orçamento na hora por e-mail (e no sino). Um orçamento depois da data Válido até não pode ser aceito; a página pede que solicitem um novo. A página nunca mostra seus custos, lucro, alertas, alterações automáticas ou nomes de fornecedores, e nunca é listada por buscadores.

Cinco blocos ficam acima da lista, e cada um é um filtro: Rascunhos, Aguardando resposta (enviados ou abertos, com quantos abriram), Aceitos (com o total aceito), Perguntas para responder e Acompanhamentos vencidos. A busca encontra um orçamento por número, cliente, produto, negócio ou cliente vinculado; o menu Negócio (com mais de um negócio) e os chips de status (Todos, Rascunhos, Enviados, Visualizados, Aceitos, Recusados, Arquivados, cada um com sua contagem) refinam mais. Uma linha Mostrando indica o que está filtrado, com Mostrar todos → para voltar.

Cada linha mostra o número do orçamento (abre o orçamento na tela de orçamento rápido), o cliente (pressione para ver todos os orçamentos dele), o que foi orçado e o cliente vinculado (que abre a página dele), o status com Aberto 3× ou Pergunta aguardando, a data de acompanhamento (Acompanhar agora em vermelho quando estiver vencido) e o total (o total aceito, depois de aceito). Cada filtro e cada orçamento aberto tem seu próprio endereço, então é um link que você pode salvar nos favoritos ou compartilhar.