Сметы по спецификации: вставьте письмо, получите смету на одной странице

«Цены и правила» (кнопка в правом верхнем углу раздела «Ваши сметы»; раньше называлась «Знания о бизнесе») содержит всё, на основе чего формируются цены и текст сметы. Импортируйте файл знаний, чтобы загрузить сразу весь бизнес (товары с моделями, ценами, фотографиями и подтверждёнными фактами, таблицы оптовых цен, дополнения, постоянные правила, бренды и способы оплаты), или выберите «Начать с нуля», указав название и вид бизнеса. В одном аккаунте может быть несколько бизнесов, каждый со своей нумерацией, брендами, правилами и ценами. «Скачать файл знаний» сохраняет копию, которую можно импортировать снова.

В разделе «Обучение» четыре вкладки. Заметки: введите, вставьте или продиктуйте (кнопка микрофона в поле), что ИИ должен узнать. Таблица: выберите CSV или Excel (.xlsx) прайс-лист; он читается на вашем компьютере без ИИ, поэтому цифры остаются точными. Укажите строку с названиями столбцов и под каждым столбцом выберите, что в нём: Название товара, Размер / вариант, Номер модели, Группа товаров, Цена по прайсу, Ваша себестоимость, Доставка за единицу, Характеристика (название столбца становится подписью), Ссылка на страницу товара или Цена при количестве, либо Скидка в % при количестве (количество берётся из названия столбца, например 10+ или 5-9). Первые строки показаны ниже, чтобы вы видели, что будет прочитано, а строка подсчитывает прочитанные и пропущенные строки. Название товара, написанное один раз над его размерами, переносится на строки ниже. «Показать, что изменится» сравнивает таблицу с тем, что у вас уже есть. Сайт: вставьте адрес страницы с вашими товарами; aiKit читает только открытые страницы, точно берёт собственные данные о товарах страницы, а остальной текст поручает ИИ. PDF или фото: выберите прайс-лист, таблицу характеристик, старое предложение, фото прайс-листа или рукописную заметку (PDF до 3 МБ; фото сначала уменьшаются на вашем устройстве; фото HEIC с iPhone открывается в Safari, в других случаях отправьте его как JPG), при желании добавьте пояснение.

Все способы заканчиваются одним списком предложений: новый товар с его размерами и ценами, новый размер для имеющегося товара, изменение цены (было → стало), новые факты о модели, оптовые цены (например, 10+: скидка 10%), себестоимость (отмечена «Видно только вам»), правило (строка, которую должно содержать каждое подходящее предложение, или слова, которые предложение никогда не должно использовать) или сведения о том, как вы составляете предложения. У каждого есть «Принять» и «Пропустить», а «Принять все» принимает весь список. Ничего не используется, пока вы не примете это и не нажмёте «Сохранить изменения». Числа становятся ценами только после того, как вы их примете.

В «Предложениях» указаны числовой префикс, следующий номер и суффикс (например, IP8137-Q), сколько дней действительно предложение, срок выполнения для обычных и крупных проектов (и количество, с которого проект считается крупным), коэффициент себестоимости, при котором вы получаете личное предупреждение (по умолчанию 2), и следующий шаг, которым заканчивается каждая заметка. Округление цен до .88 по умолчанию выключено, поэтому цены остаются точными до цента; включите его, и каждая изменённая цена будет отмечена на экране предложения с кнопкой «Отменить».

В разделе «Товары и цены» перечислены все модели с фото, ценой по прайсу и двумя столбцами, видимыми только владельцу: себестоимость и доставка за единицу. Нажмите на поле фото (знак + , если фото нет), чтобы выбрать картинку из «Библиотеки графики»; она копируется в товар, поэтому предложения и PDF её содержат. Эти данные идут в личную таблицу прибыли и никогда не печатаются. «Постоянные правила» показывают каждое правило с переключателем для отключения и кнопкой «Удалить». В «Как оплатить» хранятся строка о картах, примечание об оплате и банковские реквизиты; реквизиты хранятся отдельно от всего остального и печатаются только в блоке «Как оплатить».

Новые предложения создаются на экране быстрого предложения («+ Новое предложение» в разделе «Ваши предложения» или aikit.ai/tools/quotes): см. руководство «Быстрое предложение». Как бы оно ни было начато, новое предложение открывается с клиентом, позициями, особыми данными работы (длина линии, высота монтажа, размер изображения) и заметкой для контакта по имени; в нём перечислены вопросы, на которые ещё нужно ответить, и все сделанные допущения.

Компания остаётся пустой, если её никто не указал; она никогда не угадывается по адресу электронной почты. Товар, которого у вас пока нет, не включается и упоминается в вопросах. Если для вашего бизнеса задан стиль бренда (Голос бренда), заметка пишется в этом стиле.

Из заявки с сайта: заявка из формы предложения на одном из ваших сайтов имеет карточку «Составить предложение» на своей странице («Составить предложение»). Она открывает «Новое предложение» как «Предложение по заявке с сайта»; выберите компанию, при желании добавьте строку своими словами и нажмите «Составить предложение». Клиент, его контактные данные и то, что он запросил, берутся из заявки, предложение сохраняется в папке клиента этого сайта и ссылается на заявку. Если позже снова нажать «Составить предложение» для этой заявки, будет создано ещё одно предложение; на странице заявки есть ссылка на первое.

Для клиента: «Новое предложение» на странице клиента (карточка «Предложения») начинает предложение, которое уже сохранено в папке этого клиента.

Полный редактор открывается через «Видно только вам» → «Открыть полный редактор» на экране быстрого предложения (его адрес заканчивается на ?edit= и идентификатор предложения). Слева находится то, что написано в предложении; справа — страница точно так, как она печатается в PDF, и она обновляется по мере ввода. Изменения сохраняются автоматически через мгновение после того, как вы перестали печатать; вверху написано «Сохранено», «Сохранение…» или «Есть несохранённые изменения».

Позиции: тип предложения — «Всё вместе» (с общей суммой), «Выбрать один» (каждый вариант с полной ценой, без общей суммы) или «Цена за пакет». Для каждой позиции выберите товар, модель, количество и цену: «Цена сайта при этом количестве», «Дополнительная скидка в % от цены сайта» (ваша обычная скидка: ещё одно снижение цены, которую сайт уже показывает при этом количестве), «Скидка в % от прайса» или «Моя цена за единицу». Под каждой позицией цепочка цен показывает: прайс → оптовая цена сайта → ваша цена. Цена, которую вы установили выше собственной цены сайта при этом количестве, сохраняется точно так, как вы её задали, с личным предупреждением. «Линза» (если у модели есть линзы), «Причина скидки» (слова после скидки в таблице цен), «Заголовок в предложении» и «Продаётся вместе с» (например, проектор с датчиком движения как один вариант) необязательны. Данные работы печатаются первыми в спецификации. В предложении «Выбрать один» отметьте один вариант как «Рекомендуемый» и поставьте галочку «Необязательное дополнение» для доп. опции, которая подходит к любому варианту.

Доставка, график и оплата: «Бесплатная доставка включена» включена по умолчанию и отображается в зелёной полосе под ценами. Для клиента за пределами США заполните «Страна»: в предложении будет указано, что доставка включена, а импортные пошлины и налоги оплачивает покупатель. «Только банковский перевод» убирает строку о картах. «Ускоренный график» добавляет блок под ценами: стандартная цена с наценкой за срочность или быстрый график как цена с кредитом за ожидание.

Примечание (а также текст письма) сначала создаётся автоматически; вы можете свободно его редактировать или нажать «Использовать автоматическое примечание», чтобы вернуться к исходному варианту. «Копировать текст письма» копирует тему и примечание с подписью, готовые для вставки в ваше письмо. «Скачать PDF» сохраняет однostраничное коммерческое предложение с именем вида IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf.

Панель над предпросмотром предназначена только для вас и никогда не печатается: предупреждения (цена ниже вашего множителя себестоимости, цена выше цены на вашем сайте, товар без флаера или страницы, строка без сохранённой себестоимости), таблица прибыли при вашей цене и при отклонении на 5 пунктов в обе стороны, подсказка о срочной доставке, если быстрая доставка стоит дороже, и раздел «Изменено автоматически»: все постоянные правила, которые применило предложение, например добавленная обязательная позиция, удалённое название поставщика или убранные слова другого бренда при белой маркировке. У каждого изменения есть кнопки «Отменить» и «Повторить».

Для другого бренда (Бренд в предложении, если у вашего бизнеса несколько брендов) предложение печатает логотип этого бренда, контактные строки и примечание об оплате, и ничего от ваших других брендов: их название, адрес сайта, телефон, ссылки или фото товара с логотипом.

Панель «Отправка и отслеживание» в правом верхнем углу предложения показывает его статус. Меню статусов (Черновик, Отправлено, Просмотрено, Принято, Отклонено, В архиве) меняется само по мере отправки и по мере того, как клиент открывает и принимает предложение, но вы можете выставить статус и сами, например, если отправили PDF из своей почты.

«Копировать ссылку для клиента» создаёт живую ссылку клиента и копирует её. Ссылка открывает предложение именно в том виде, в каком оно сейчас; после изменений нажмите «Обновить и скопировать ссылку», и клиент увидит новую версию. Перед отправкой aiKit проверяет копию клиента на наличие слов, которые ваши правила запрещают использовать (и слов другого бренда), а также на ваши себестоимости; если что-то найдено, он остановится и назовёт эти слова. «Открыть» показывает ссылку так, как её видит клиент (ваши собственные просмотры не засчитываются).

«Отправить по email…» открывает поля «Кому» (email клиента из предложения), «Копия», «Тема», «Сообщение» (ваше примечание; ссылка и итог добавляются ниже) и «Прикрепить PDF». Ничего не уходит, пока вы не нажмёте «Отправить». Письмо уходит с названием вашего бизнеса, а ответы идут на email вашего менеджера. Если email в aiKit ещё не настроен, это будет сказано прямо и ничего не отправится; ссылка всё равно готова к копированию.

Черновик в Gmail: чтобы поместить готовый черновик в ваш Gmail, нужен вход через Google в aiKit, который ещё не настроен, поэтому «Подключить Gmail» показан, но отключён с этим объяснением. До тех пор используйте «Отправить по email» или «Копировать текст письма» и вставьте его в Gmail.

Напоминание: выберите дату (или +2, +5, +10 дней), добавьте, что нужно уточнить, и нажмите «Сохранить напоминание». В этот день вы получите уведомление «Напоминания по предложениям» в колокольчике (или по email, если выберете это в Настройки → Уведомления), если клиент ещё не принял предложение. «Очистить» его удаляет.

Клиент: выберите одного из своих клиентов или добавьте нового, чтобы привязать предложение к нему. Его имя, email и телефон заполнят все пустые поля клиента, а предложение появится на странице этого клиента в разделе «Предложения».

«Что произошло» перечисляет каждый шаг: ссылка создана, письмо отправлено (или не отправлено, и почему), клиент впервые открыл его, вопросы, которые он задал (его собственными словами), и когда он принял предложение. Если оно связано с запросом с сайта, здесь также показан этот запрос и любой макет, созданный на его основе.

После принятия: панель показывает, кто принял, когда, какой вариант и итоговую сумму. Далее: составьте список макетов с принятыми позициями; «Сделать макет» создаёт Customer Proof с названием предложения и позиции, привязанный к тому же клиенту, а кнопка меняется на «Открыть макет». Макеты Gobo готовятся в Gobo Proof Studio, а печатный заказ можно запустить в Printer’s Helper по ссылке под списком.

Ссылка клиента открывает страницу с вашим логотипом (или названием), менеджером, телефоном и email вверху, затем «Подготовлено для», номер предложения, дату, «Действительно до», срок выполнения и зелёную полосу доставки. Ниже находится полное предложение, та же страница, что и в PDF; на телефоне оно подстраивается под экран. Аккаунт клиенту не нужен.

Рядом с ним (ниже на телефоне, с тонкой полосой, на которой всегда видны итог и кнопка «Принять») находится блок принятия: итог, «Какой вариант?» для предложения с выбором одного варианта (у каждого свой итог), «Дополнения», которые клиент может отметить, «Ваше полное имя», необязательное примечание с микрофоном и флажок «Я принимаю это предложение и его условия». «Принять» записывает имя клиента, его выбор и итог; итог рассчитывается по предложению, которое вы отправили, а не в браузере клиента. Оплата не списывается. «Задать вопрос» отправляет вам его вопрос, имя и email. «Скачать PDF» сохраняет тот же PDF.

После принятия страница сообщает, кто принял и когда, а вы сразу получаете уведомление «Ответы на предложение» по email (и в колокольчике). Предложение с истёкшей датой «Действительно до» принять нельзя; страница просит клиента запросить новое. Страница никогда не показывает ваши себестоимости, прибыль, предупреждения, автоматические изменения или названия поставщиков, и поисковые системы её не индексируют.

Над списком находятся пять плиток, и каждая из них является фильтром: «Черновики», «Ждут ответа» (отправлено или открыто, с количеством открывших), «Принятые» (с принятой суммой), «Вопросы без ответа» и «Напоминания на сегодня». Поиск находит предложение по номеру, клиенту, товару, бизнесу или клиенту; меню «Бизнес» (при нескольких бизнесах) и чипы статусов (Все, Черновики, Отправлено, Просмотрено, Принято, Отклонено, В архиве, у каждого свой счётчик) сужают выборку ещё сильнее. Строка «Показано» говорит, что отфильтровано, с «Показать все →», чтобы вернуться назад.

Каждая строка показывает номер предложения (он открывает предложение на экране быстрого предложения), клиента (нажмите, чтобы увидеть все его предложения), что было предложено и клиента-заказчика (открывает страницу клиента), статус с «Открыто 3×» или «Ждёт вопроса», дату напоминания (красным «Напомнить сейчас», если он наступил), и сумму (принятую сумму после принятия). У каждого фильтра и каждого открытого предложения есть свой адрес, так что это ссылка, которую можно добавить в закладки или отправить.