Specifikationsofferter: klistra in e-posten, få den enskidiga offerten

Priser & regler (knappen uppe till höger i Dina offerter; den hette tidigare Affärskunskap) innehåller allt en offert prissätts och formuleras utifrån. Importera en kunskapsfil för att läsa in ett helt företag på en gång (produkter med modeller, priser, foton och bekräftade fakta, volympristabeller, tillägg, fasta regler, varumärken och hur man betalar), eller Börja tom med ett namn och vilken typ av företag det är. Ett konto kan innehålla flera företag, var och en med egen nummerserie, varumärken, regler och priser. Ladda ner kunskapsfil sparar en kopia som du kan importera igen.

Lär den att den har fyra flikar. Anteckningar: skriv, klistra in eller diktera (mikrofonen i rutan) det AI:n ska lära sig. Kalkylblad: välj en CSV- eller Excel-fil (.xlsx) med prislista; den läses på din egen dator utan AI, så siffrorna förblir exakta. Välj raden som innehåller kolumnnamnen och välj under varje kolumn vad den innehåller: Produktnamn, Storlek / alternativ, Modellnummer, Produktgrupp, Listpris, Din kostnad, Frakt per enhet, Specifikation (kolumnnamnet blir etiketten), Länk till produktsida, Pris vid en mängd eller % rabatt vid en mängd (mängden hämtas från kolumnnamnet, till exempel 10+ eller 5-9). De första raderna visas under så att du ser vad som kommer att läsas, och en rad visar hur många rader som lästs och hoppats över. Ett produktnamn som skrivits en gång ovanför sina storlekar gäller för raderna under det. Visa vad som skulle ändras jämför kalkylbladet med det du redan har. Webbplats: klistra in adressen till en sida med dina produkter; aiKit läser endast publika sidor, tar sidans egna produktdata exakt och låter AI:n läsa resten av texten. PDF eller foto: välj en prislista, ett specifikationsblad, en gammal offert, ett foto av en prislista eller en handskriven lapp (PDF-filer upp till 3 MB; foton förminskas på din enhet först; ett HEIC-foto från iPhone öppnas i Safari, annars dela det som JPG), och lägg till en rad om det om du vill.

Alla sätt slutar i samma lista med förslag: en ny produkt med sina storlekar och priser, en ny storlek för en produkt du har, en prisändring (gammalt → nytt), nya fakta om en modell, volympriser (till exempel 10+: 10 % rabatt), en inköpskostnad (markerad Endast du ser detta), en regel (en rad som varje matchande offert måste innehålla, eller ord som en offert aldrig får använda) eller bakgrund om hur du offererar. Varje förslag har Godkänn och Hoppa över, och Godkänn alla tar hela listan. Inget används förrän du godkänner det och trycker på Spara ändringar. Siffror blir priser först när du godkänner dem.

Offerter innehåller nummerprefixet, nästa nummer och suffixet (till exempel IP8137-Q), hur många dagar en offert gäller, ledtiden för normala och större projekt (och mängden där större börjar), kostnadsmultipeln under vilken du får en privat varning (2 som standard) och nästa steg som varje anteckning avslutas med. Avslutande enhetspriser i .88 är avstängt som standard, så priserna förblir exakta till kronan; slå på det så listas varje pris det ändrar på offertsidan med en Ångra-knapp.

Produkter och priser listar varje modell med sitt foto, listpris och två kolumner som endast ägaren ser: inköpskostnad och frakt per enhet. Tryck på fotorutan (ett + när det inte finns någon bild) för att välja en bild från ditt Grafikbibliotek; den kopieras till produkten, så offerter och PDF-filer innehåller den. Dessa används i den privata lönsamhetstabellen och skrivs aldrig ut. Gällande regler visar varje regel med en brytare för att stänga av den och en Ta bort-knapp. Så betalar du innehåller raden med kort, betalningsnoten och bankuppgifter; bankuppgifter lagras separat från allt annat och skrivs endast ut i rutan Så betalar du.

Nya offerter skapas på snabboffertsidan (+ Ny offert under Dina offerter, eller aikit.ai/tools/quotes): se guiden Snabboffert. Oavsett hur den startades öppnas en ny offert med kunden, artiklarna, jobbets egna fakta (linjelängd, monteringshöjd, bildstorlek) och en anteckning till kontakten med förnamn, och den listar frågorna som fortfarande behöver svar och alla antaganden som gjorts.

Företaget lämnas tomt när ingen har angett ett; det gissas aldrig utifrån e-postadressen. En produkt du inte har ännu utelämnas och nämns i frågorna. När ditt företag har en inställd varumärkeston (Varumärkeston) skrivs anteckningen i den.

Från en webbplatsförfrågan: en förfrågan från offertformuläret på en av dina webbplatser har ett kort Gör en offert på sin sida (Gör en offert). Det öppnar Ny offert som Offerera en webbplatsförfrågan; välj företaget, lägg till en rad med egna ord om du vill och tryck på Skapa offerten. Kunden, deras kontaktuppgifter och det de bad om hämtas från förfrågan, offerten arkiveras under den webbplatsens kund och den länkar tillbaka till förfrågan. Om du senare trycker på Gör en offert igen på samma förfrågan skapas en till offert; förfråganssidan länkar till den första.

För en kund: Ny offert på en kunds sida (kortet Offerter) startar en offert som redan är arkiverad under den kunden.

Den fullständiga redigeraren öppnas från Endast du ser detta → Öppna den fullständiga redigeraren på snabboffertsidan (dess adress slutar med ?edit= och offertens id). Vänster sida är vad offerten säger; höger sida är sidan exakt så som PDF-filen skrivs ut, uppdaterad medan du skriver. Ändringar sparas automatiskt en stund efter att du slutat skriva; överst står Sparat, Sparar… eller Osparade ändringar.

Artiklar: Offerttyp är Allt tillsammans (med en totalsumma), Välj ett (varje alternativ prissatt komplett, utan totalsumma) eller Ett paketpris. För varje artikel välj produkt, modell, antal och pris: Webbplatspris vid detta antal, Extra % rabatt på webbplatspriset (din vanliga rabatt: en ytterligare sänkning av priset din webbplats redan visar vid detta antal), % rabatt på listpris eller Mitt enhetspris. Under varje artikel visar priskedjan lista → volympris på webbplatsen → ditt pris. Ett pris du sätter över webbplatsens eget pris vid detta antal behålls exakt som du angett, med en privat varning. Lins (när modellen har linser), Rabattskäl (orden efter rabatten i pristabellen), Titel på offerten och Säljs tillsammans med (till exempel en projektor med sin rörelsesensor som ett alternativ) är valfria. Jobbets fakta skrivs ut först i specifikationen. På en offert med Välj ett markerar du en Rekommenderad och bockar för Valfritt tillägg för ett extra som passar till alla alternativ.

Frakt, schema och betalning: Fri frakt ingår är på som standard och visas i ett grönt band under priserna. För en kund utanför USA fyll i Land: offerten anger att frakten ingår och att importtullar och skatter är köparens ansvar. Endast banköverföring tar bort raden med kort. Snabbare leverans lägger till en ruta under priserna: standardpris med en expresskostnad, eller snabbleveransen som pris med en kredit för väntan.

Anteckningen (även i e-posttexten) börjar som en automatisk anteckning; redigera den fritt, eller tryck på Använd den automatiska anteckningen för att gå tillbaka. Kopiera e-posttext kopierar en ämnesrad och anteckningen, signerad och redo att klistra in i din e-post. Ladda ner PDF sparar offerten på en sida med namnet IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf.

Panelen ovanför förhandsvisningen är bara för dig och skrivs aldrig ut: varningar (ett pris under din kostnadsmultipel, ett pris över din egen webbplats, en produkt utan flygblad eller sida, en rad utan registrerad kostnad), vinsttabellen vid ditt pris och vid 5 steg åt vardera hållet, ett förslag om expressleverans när snabbare frakt kostar mer, samt Ändrat automatiskt: alla fasta regler som offerten tillämpade, till exempel en obligatorisk rad som lagts till, ett leverantörsnamn som tagits bort eller en vitmärkesprofils text som plockats bort. Varje ändring har Ångra (och Gör om).

Under ett annat varumärke (Varumärke på offerten, när ditt företag har fler än ett) skriver offerten ut det varumärkets logotyp, kontaktrader och betalningsinformation, och inget från ditt andra varumärke: inte dess namn, webbadress, telefon, länkar eller en produktbild som visar dess logotyp.

Panelen Skicka och följ upp längst upp till höger på en offert visar var den står. Statusmenyn (Utkast, Skickad, Visad, Accepterad, Avböjd, Arkiverad) ändras av sig själv när du delar och när kunden öppnar och accepterar offerten, och du kan ställa in den själv, till exempel när du skickade PDF:en från din egen e-post.

Kopiera kundlänk skapar kundens live-länk och kopierar den. Länken öppnar offerten exakt som den ser ut just då; när du ändrar offerten, tryck på Uppdatera och kopiera länk så ser kunden den nya versionen. Innan något delas kontrollerar aiKit kundens kopia för ord som dina regler säger aldrig ska användas (och ett annat varumärkes ord) samt dina kostnader; om den hittar något stoppar den och anger vad det är. Öppna visar länken så som din kund ser den (dina egna besök räknas aldrig som visningar).

Skicka via e-post… öppnar Till (kundens e-post från offerten), Kopia, Ämne, Meddelande (din anteckning; länken och totalsumman läggs till under den) och Bifoga PDF. Inget skickas förrän du trycker på Skicka. Det skickas med ditt företags namn och svar går till din säljares e-postadress. Om e-post ännu inte är konfigurerat i aiKit säger det tydligt till och inget skickas; länken är fortfarande redo att kopieras.

Gmail-utkast: att lägga ett färdigt utkast i din egen Gmail kräver aiKits Google-inloggning, som ännu inte är konfigurerad, så Anslut Gmail visas men är avstängd med den förklaringen. Tills dess använder du Skicka via e-post, eller Kopiera e-posttext och klistrar in den i Gmail.

Uppföljning: välj ett datum (eller +2, +5, +10 dagar), lägg till vad du vill fråga om och tryck på Spara uppföljning. Den dagen får du en avisering om offertuppföljningar i klockan (eller via e-post, om du väljer det under Inställningar → Aviseringar) om kunden inte har accepterat. Rensa tar bort den.

Kund: välj en av dina kunder, eller lägg till en ny, för att arkivera offerten under den. Deras namn, e-post och telefon fyller i alla tomma kundfält, och offerten visas på kundens sida under Offerter.

Vad som hände listar varje steg: länk skapad, skickad via e-post (eller inte skickad och varför), kunden öppnade den först, frågor de ställt (med deras egna ord) och när de accepterade. Kopplat till länkar visar webbförfrågan den kom från och eventuella korrektur som gjorts av den.

När den accepterats: panelen visar vem som accepterade, när, vilket alternativ och totalsumman. Nästa: gör korrekturen listar de accepterade raderna; Gör korrekturen startar ett kundkorrektur med namn efter offerten och raden, arkiverat under samma kund, och knappen blir Öppna korrektur. Gobo-grafik korrekturläses i Gobo Proof Studio, och ett tryckjobb kan startas i Printer's Helper från länken under listan.

Kundens länk öppnar en sida med din logotyp (eller ditt namn), säljare, telefon och e-post överst, sedan Förberedd för, offertnumret, datumet, Giltig till, leveranstiden och ett grönt fraktband. Under den finns hela offerten, samma sida som PDF:en; på en telefon anpassas den till skärmen. De behöver inget konto.

Bredvid den (under den på en telefon, med en smal lista som håller totalsumman och Acceptera inom räckhåll) finns acceptrutan: totalsumman, Vilket alternativ? på en offert där man väljer ett (var och en med sin totalsumma), Tillägg de kan markera, Ditt fullständiga namn, en valfri anteckning med en mikrofon och rutan Jag accepterar denna offert och villkoren. Acceptera registrerar deras namn, val och totalsumma; totalsumman räknas ut från offerten du delade, aldrig från deras webbläsare. Ingen betalning tas. Ställ en fråga skickar deras fråga, namn och e-post till dig. Ladda ner PDF sparar samma PDF.

När de accepterat visar sidan vem som accepterade och när, och du får direkt ett meddelande om Offertsvar via e-post (och i klockan). En offert efter datumet Giltig till kan inte accepteras; sidan ber dem begära en ny. Sidan visar aldrig dina kostnader, vinst, varningar, automatiska ändringar eller leverantörsnamn, och den listas aldrig av sökmotorer.

Fem brickor visas ovanför listan, och var och en är ett filter: Utkast, Väntar på svar (skickad eller öppnad, med hur många som öppnat den), Accepterad (med den accepterade totalsumman), Frågor att besvara och Uppföljningar att göra. Sök hittar en offert via nummer, kund, produkt, företag eller klient; menyn Företag (när du har fler än ett företag) och statusmärkena (Alla, Utkast, Skickad, Visad, Accepterad, Avböjd, Arkiverad, var och en med sitt antal) begränsar den ytterligare. En rad Visar anger vad som är filtrerat, med Visa alla → för att gå tillbaka.

Varje rad visar offertnumret (det öppnar offerten på snabbofferskärmen), kunden (tryck för att se alla offerter för dem), vad som offererats och klienten (som öppnar klientens sida), statusen med Öppnad 3× eller Fråga väntar, datumet för uppföljning (Följ upp nu i rött när det är dags) och totalsumman (den accepterade totalsumman när den accepterats). Varje filter och varje öppen offert har sin egen adress, så det är en länk du kan bokmärka eller dela.