วิธีทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณได้รับการนำเสนอ

ถามตัวเองก่อนหนึ่งข้อ: นี่เป็นข่าวสำหรับคนนอกบริษัทคุณไหม ถ้ามีแค่ทีมของคุณที่สนใจ นั่นคือประกาศสำหรับช่องทางของคุณเอง ไม่ใช่ข่าวประชาสัมพันธ์

• มุมที่ได้ผล: การเปิดตัว เหตุการณ์สำคัญ ผลกระทบในท้องถิ่น (งาน สาขาใหม่ โครงการชุมชน) ข้อมูลหรือผลสำรวจใหม่ที่คุณทำ งานอีเวนต์ พันธมิตร รางวัล หรือพนักงานใหม่ที่ดูแลงานสำคัญ
• เชื่อมโยงกับผู้อ่าน: อะไรจะเปลี่ยนไปสำหรับผู้อ่าน ผู้ฟัง หรือผู้ชมของสื่อนั้น
• ตัวเลขและรายละเอียดเฉพาะทำให้เป็นข่าว "เปิดสาขาที่สองพร้อมรับพนักงานใหม่ 12 ตำแหน่ง" ดีกว่า "ตื่นเต้นที่จะเติบโต"

นักข่าวจะไล่อ่านส่วนบนและตัดสินใจในไม่กี่วินาที ใส่ข่าวไว้ก่อน รายละเอียดตามหลัง

• พาดหัว: ตัวข่าวเอง ใช้รูปประโยคเชิงกระทำ ไม่ใช่คำขวัญ
• พาดหัวรอง: หนึ่งบรรทัดที่มีข้อเท็จจริงสำคัญลำดับที่สอง
• วันที่และสถานที่: เมือง รัฐ และวันที่ที่ต้นย่อหน้าแรก
• ย่อหน้านำ: ใครทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน และทำไม ในหนึ่งหรือสองประโยค
• พีระมิดกลับหัว: แต่ละย่อหน้าสำคัญน้อยลงเรื่อยๆ บรรณาธิการจึงตัดจากท้ายได้
• คำพูดจริงหนึ่งประโยคจากบุคคลที่ระบุชื่อ ที่เพิ่มมุมมองหรือเหตุผล ไม่ใช่ทวนข้อเท็จจริง เขาต้องอนุมัติคำพูดของตัวเอง
• ข้อความแนะนำบริษัทสั้นๆ (เกี่ยวกับบริษัทของคุณ) และผู้ติดต่อสื่อพร้อมชื่อ อีเมล และเบอร์โทร
• ความยาวประมาณ 400 ถึง 600 คำ สั้นกว่านี้ได้เมื่อข่าวเรียบง่าย

รายชื่อสั้นๆ ที่เลือกมาอย่างดีดีกว่าการส่งจำนวนมาก การได้รับการนำเสนอขึ้นอยู่กับความเกี่ยวข้อง

• เลือกสื่อ 5 ถึง 20 แห่ง พร้อมนักข่าวเฉพาะคนที่ดูแลหัวข้อของคุณ อ่านข่าวล่าสุดของเขาสักสองสามชิ้นก่อน
• เริ่มจากสื่อท้องถิ่นและสิ่งพิมพ์เฉพาะอุตสาหกรรมของคุณ เพราะมีโอกาสสนใจมากที่สุด
• ส่งในช่วงเช้าวันทำการ โดยทั่วไปวันอังคารถึงวันพฤหัสบดีได้ผลดีที่สุด หลีกเลี่ยงวันหยุดและวันที่มีข่าวใหญ่
• ใช้การกำหนดเวลาเผยแพร่ ("ห้ามเผยแพร่จนถึง…") เมื่อคุณต้องการให้นักข่าวเตรียมตัวล่วงหน้า ส่งข่าวที่มีกำหนดเวลาเฉพาะให้คนที่คุณไว้ใจว่าจะเคารพเท่านั้น
• ผูกเรื่องกับกระแสข่าวและฤดูกาล: เชื่อมเรื่องของคุณกับสิ่งที่เป็นข่าวอยู่แล้ว อีเวนต์ในท้องถิ่น หรือช่วงเวลาของปี

การส่งข่าวเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงาน แต่ละข้อด้านล่างจะช่วยให้คนเห็นข่าวด้วยวิธีอื่น

• ส่งอีเมลส่วนตัวสั้นๆ ให้นักข่าวแต่ละคน 2 ถึง 4 บรรทัด บอกว่าทำไมผู้อ่านของเขาจึงสนใจ สรุปข่าวในประโยคเดียว และเสนอสัมภาษณ์หรือรูปภาพ วางข่าวประชาสัมพันธ์ไว้ใต้ข้อความของคุณ ไม่แนบไฟล์
• ติดตามหนึ่งครั้ง 3 ถึง 5 วันต่อมา พร้อมรายละเอียดหรือมุมใหม่หนึ่งอย่าง แล้วปล่อยไปได้
• โพสต์ไว้ในหน้าห้องข่าวหรือหน้าข่าวบนเว็บไซต์ของคุณ เพื่อให้นักข่าวและลูกค้าหาเจอและลิงก์ไปได้
• แชร์บนโซเชียลมีเดียของคุณ แท็กพันธมิตรและบุคคลที่ถูกกล่าวถึง (เมื่อได้รับอนุญาตแล้ว) และส่งอีเมลให้ลูกค้าของคุณ
• บริการข่าวส่งต่อ พูดตรงๆ: เสียเงิน ส่งข่าวไปหลายเว็บไซต์พร้อมกัน และช่วยเรื่องการค้นหาได้ แต่การนำไปลงส่วนใหญ่เป็นการโพสต์ซ้ำอัตโนมัติ ไม่ใช่เรื่องที่นักข่าวเลือกเขียนเอง ใช้เพื่อให้เข้าถึงวงกว้าง ไม่ใช่แทนการติดต่อนักข่าวโดยตรง

นักข่าวที่ใกล้เส้นตายจะใช้เรื่องที่มีทุกสิ่งที่เขาต้องการมาพร้อมกัน

• รูปภาพ: ความละเอียดสูง พร้อมคำบรรยายและชื่อผู้ที่ต้องให้เครดิตสำหรับแต่ละภาพ
• โลโก้ของคุณ ในเวอร์ชันที่ใช้ได้ทั้งพื้นหลังสว่างและมืด
• ข้อเท็จจริงและข้อมูลที่อยู่เบื้องหลังตัวเลขใดๆ ที่คุณกล่าวถึง
• ประโยคสั้นๆ ที่พร้อมนำไปอ้างอิงได้เลย ซึ่งนักข่าวหยิบไปใช้ได้ทันที
• ลิงก์: เว็บไซต์ของคุณ หน้าผลิตภัณฑ์หรืออีเวนต์ และโฟลเดอร์ที่มีรูปภาพ

ข่าวประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่ที่ไม่ได้รับความสนใจมักมีข้อผิดพลาดข้อใดข้อหนึ่งเหล่านี้

• คำโอ้อวด (ปฏิวัติวงการ ระดับโลก เปลี่ยนเกม) และ "เรายินดีประกาศว่า" ปล่อยให้ข้อเท็จจริงทำงานแทน
• ไม่มีข่าวจริง หรือข่าวถูกซ่อนอยู่ในย่อหน้าที่สาม
• ยาวเกินไป หรือไม่มีผู้ติดต่อสื่อที่ใครก็ติดต่อได้
• ส่งให้รายชื่อที่ซื้อมาหรือส่งอีเมลจำนวนมากให้คนแปลกหน้า นอกจากจะถูกเพิกเฉยแล้ว อีเมลขยะจำนวนมากที่ไม่ได้รับการขอ อาจละเมิดกฎต่อต้านสแปม เช่น CAN-SPAM ในสหรัฐฯ และ GDPR ในยุโรปได้ ส่งทีละคน ให้คนที่งานของเขาเข้ากับข่าวของคุณ

การนำเสนอยังคงให้ผลต่อเนื่องแม้ผ่านวันที่เผยแพร่ไปแล้ว

• ติดตามการกล่าวถึง: ค้นหาชื่อบริษัทของคุณและตั้งการแจ้งเตือนข่าวสำหรับชื่อนั้น
• ขอบคุณนักข่าวทุกคนที่นำเสนอคุณ และเก็บข้อมูลติดต่อของเขาไว้สำหรับครั้งหน้า
• ใช้ซ้ำกับข่าวที่ได้รับการนำเสนอ: เพิ่มบรรทัด "เคยปรากฏใน" หรือหน้าสื่อบนเว็บไซต์ แชร์เรื่องราว และใช้ในอีเมลขายและข้อเสนอ

รายการตรวจสอบในหน้าข่าวประชาสัมพันธ์มีรายการเหล่านี้ ทำเครื่องหมายถิ่นแต่ละรายการเมื่อทำเสร็จ

• เป็นข่าวที่คนนอกบริษัทควรรู้
• หัวข้อบอกเนื้อข่าว ไม่ใช่สโลแกน
• สองประโยคแรกตอบได้ว่าใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน และทำไม
• ตรวจสอบตัวเลข วันที่ และชื่อทุกรายการแล้ว
• บุคคลที่ถูกอ้างถึงแต่ละคนอนุมัติข้อความของตนแล้ว
• ผู้ติดต่อสื่อมีชื่อ อีเมล และเบอร์โทรศัพท์
• รูปภาพ โลโก้ และลิงก์พร้อมแล้ว
• รายชื่อนักข่าวสั้นๆ ที่ทำข่าวหัวข้อนี้
• ข้อเสนอส่วนตัวสำหรับแต่ละคน พร้อมวางข่าวประชาสัมพันธ์ไว้ด้านล่าง
• วันที่ติดตามผลอีก 3 ถึง 5 วัน
• ข่าวประชาสัมพันธ์อยู่ในหน้าข่าวของเว็บไซต์คุณ