Cách để thông cáo báo chí của bạn được đưa tin

Hãy tự hỏi một câu trước: đây có phải là tin tức với người bên ngoài công ty không? Nếu chỉ đội của bạn quan tâm, đó là thông báo nội bộ hoặc trên kênh riêng, không phải thông cáo báo chí.

• Những góc tiếp cận hiệu quả: ra mắt sản phẩm, cột mốc quan trọng, tác động tại địa phương (việc làm, địa điểm mới, dự án cộng đồng), dữ liệu mới hoặc khảo sát bạn đã thực hiện, sự kiện, đối tác, giải thưởng, hoặc một nhân sự mới phụ trách một mảng việc.
• Gắn với người đọc: điều gì thay đổi đối với độc giả, thính giả hoặc người xem của báo?
• Con số và chi tiết cụ thể tạo nên tin tức. "Mở chi nhánh thứ hai với 12 việc làm mới" hay hơn "rất vui mừng được mở rộng".

Phóng viên lướt qua phần đầu và quyết định trong vài giây. Hãy đặt tin tức lên trước, chi tiết theo sau.

• Tiêu đề: nêu thẳng tin tức, dùng thể chủ động. Không dùng khẩu hiệu.
• Tiêu đề phụ: một dòng nêu sự kiện quan trọng thứ hai.
• Dòng địa điểm và ngày: thành phố, bang và ngày ở đầu đoạn văn đầu tiên.
• Đoạn mở đầu: ai, cái gì, khi nào, ở đâu và vì sao, trong một hoặc hai câu.
• Kim tự tháp đảo ngược: mỗi đoạn quan trọng ít hơn đoạn trước, để biên tập viên có thể cắt từ dưới lên.
• Một trích dẫn thật từ một người được nêu tên, thêm góc nhìn hoặc lý do, không lặp lại các sự kiện. Họ tự duyệt lời của mình.
• Đoạn giới thiệu chung (giới thiệu ngắn về công ty) và đầu mối liên hệ với báo chí gồm tên, email và số điện thoại.
• Độ dài: khoảng 400 đến 600 từ. Ngắn hơn cũng được khi tin tức đơn giản.

Một danh sách ngắn, chọn lọc hiệu quả hơn gửi ồ ạt. Sự đưa tin đến từ mức độ liên quan.

• Chọn 5 đến 20 báo và phóng viên cụ thể phụ trách chủ đề của bạn. Hãy đọc trước vài bài gần đây của họ.
• Bắt đầu với báo chí địa phương và tạp chí chuyên ngành trong ngành của bạn. Đây là nơi có khả năng quan tâm nhất.
• Gửi vào buổi sáng ngày làm việc; thường thứ Ba đến thứ Năm là hiệu quả nhất. Tránh ngày lễ và những ngày có tin lớn.
• Dùng lệnh cấm công bố ("không được đăng trước…") khi bạn muốn phóng viên chuẩn bị sẵn. Chỉ gửi tin có lệnh cấm cho những người bạn tin sẽ tôn trọng nó.
• Bám theo các tin đang nóng và mùa trong năm: gắn bài viết với một điều đã có trên báo, một sự kiện địa phương hoặc một thời điểm trong năm.

Gửi thông cáo chỉ là một nửa công việc. Mỗi cách dưới đây mở thêm một lối tiếp cận khác.

• Gửi cho từng phóng viên một email cá nhân ngắn: 2 đến 4 dòng nêu vì sao độc giả của họ quan tâm, tin tức trong một câu, và lời đề nghị phỏng vấn hoặc ảnh. Dán thông cáo bên dưới lời nhắn. Không đính kèm tệp.
• Nhắn theo dõi một lần, sau 3 đến 5 ngày, kèm một chi tiết hoặc góc tiếp cận mới. Sau đó thì thôi.
• Đăng thông cáo lên trang tin tức hoặc trang báo chí trên website của bạn, để phóng viên và khách hàng dễ tìm và dẫn link.
• Chia sẻ trên mạng xã hội, gắn thẻ đối tác và những người được nhắc đến (sau khi họ đồng ý), và gửi qua email cho khách hàng.
• Nói thật về các hãng thông tấn: họ có phí, đăng thông cáo lên nhiều trang cùng lúc và có thể hỗ trợ tìm kiếm, nhưng phần lớn các lần đăng lại là tự động, không phải bài do phóng viên chọn viết. Hãy dùng để tiếp cận rộng, đừng dùng thay cho việc chủ động liên hệ báo chí.

Phóng viên sát hạn sẽ chọn bài có đủ mọi thứ họ cần.

• Ảnh: độ phân giải cao, có chú thích và ghi rõ cần ghi nguồn cho từng ảnh.
• Logo của bạn, ở phiên bản hiển thị tốt trên nền sáng và nền tối.
• Các dữ kiện và số liệu đứng sau mọi con số bạn nêu ra.
• Một câu ngắn, sẵn sàng để trích dẫn, phóng viên có thể lấy nguyên văn.
• Liên kết: website của bạn, trang sản phẩm hoặc sự kiện, và một thư mục chứa ảnh.

Phần lớn thông cáo không đi đến đâu đều mắc phải một trong những lỗi này.

• Từ ngữ phóng đại (cách mạng, đẳng cấp thế giới, thay đổi cuộc chơi) và câu "chúng tôi rất vui được thông báo". Hãy để sự thật tự nói.
• Không có tin tức thật, hoặc tin tức bị chôn ở đoạn thứ ba.
• Quá dài, hoặc không có đầu mối liên hệ báo chí nào mà ai cũng liên lạc được.
• Gửi hàng loạt đến danh sách mua sẵn hoặc gửi email đại trà cho người lạ. Ngoài việc bị bỏ qua, email hàng loạt không được yêu cầu có thể vi phạm luật chống thư rác như CAN-SPAM ở Mỹ và GDPR ở châu Âu. Hãy gửi riêng từng người, đến những ai có công việc phù hợp với tin tức của bạn.

Việc đưa tin vẫn phát huy tác dụng rất lâu sau ngày được đăng.

• Theo dõi các lần được nhắc đến: tìm kiếm tên công ty của bạn và thiết lập thông báo tin tức cho tên đó.
• Cảm ơn mọi phóng viên đã đưa tin về bạn, và lưu lại thông tin liên hệ để lần sau.
• Tận dụng lại các bài đã đăng: thêm dòng "Đã xuất hiện trên" hoặc trang báo chí vào website, chia sẻ các bài viết và dùng chúng trong email bán hàng và đề xuất.

Danh sách kiểm tra trên màn hình thông cáo báo chí có các mục sau. Đánh dấu từng mục khi bạn đã hoàn thành.

• Đó là tin tức đối với người ngoài công ty
• Tiêu đề nêu tin tức, không phải khẩu hiệu
• Hai câu đầu trả lời ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao
• Mọi con số, ngày tháng và tên đều đã được kiểm tra
• Mỗi người được trích dẫn đã duyệt lời của họ
• Đầu mối liên hệ truyền thông có tên, email và số điện thoại
• Ảnh, logo và liên kết đã sẵn sàng
• Danh sách ngắn các phóng viên theo dõi chủ đề này
• Một lời giới thiệu cá nhân cho từng người, kèm nội dung thông cáo dán bên dưới
• Ngày theo dõi sau 3 đến 5 ngày
• Thông cáo đã được đăng trên trang tin tức của website