Báo giá dạng thông số kỹ thuật: dán email, nhận báo giá một trang

Giá & quy tắc (nút ở góc trên bên phải của Báo giá của bạn; trước đây gọi là Kiến thức kinh doanh) chứa mọi thứ mà báo giá được định giá và diễn đạt từ đó. Nhập tệp kiến thức để tải cả một doanh nghiệp cùng lúc (sản phẩm có mẫu, giá, ảnh và thông tin đã xác nhận, bảng giá theo số lượng, sản phẩm đi kèm, quy tắc chung, thương hiệu và cách thanh toán), hoặc Bắt đầu trống với tên và loại hình kinh doanh. Một tài khoản có thể chứa nhiều doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có dãy số báo giá, thương hiệu, quy tắc và giá riêng. Tải tệp kiến thức lưu một bản sao bạn có thể nhập lại.

Dạy AI có bốn tab. Ghi chú: gõ, dán hoặc đọc chính tả (nút micro trong ô) những điều AI nên học. Bảng tính: chọn file CSV hoặc Excel (.xlsx) bảng giá; file được đọc trên máy tính của bạn mà không cần AI, nên các con số giữ nguyên chính xác. Chọn dòng chứa tên cột, rồi ở mỗi cột chọn nội dung của cột đó: Tên sản phẩm, Kích thước / tùy chọn, Mã model, Nhóm sản phẩm, Giá niêm yết, Giá vốn của bạn, Phí vận chuyển mỗi đơn vị, Thông số (tên cột sẽ thành nhãn), Liên kết trang sản phẩm, Giá theo số lượng, hoặc % giảm theo số lượng (số lượng lấy từ tên cột, như 10+ hoặc 5-9). Vài dòng đầu hiển thị bên dưới để bạn xem những gì sẽ được đọc, và một dòng thống kê số dòng đã đọc và bỏ qua. Tên sản phẩm được viết một lần phía trên các kích thước sẽ áp dụng cho các dòng bên dưới. Hiển thị thay đổi sẽ so sánh bảng tính với dữ liệu bạn đã có. Website: dán địa chỉ trang có sản phẩm của bạn; aiKit chỉ đọc các trang công khai, lấy chính xác dữ liệu sản phẩm của trang và nhờ AI đọc phần chữ còn lại. PDF hoặc ảnh: chọn bảng giá, bảng thông số, báo giá cũ, ảnh bảng giá hoặc ghi chú viết tay (PDF tối đa 3 MB; ảnh sẽ được thu nhỏ trên thiết bị của bạn trước; ảnh HEIC từ iPhone sẽ mở trong Safari, nơi khác hãy chia sẻ dưới dạng JPG), và thêm một dòng mô tả nếu bạn muốn.

Mọi cách đều kết thúc ở cùng một danh sách đề xuất: sản phẩm mới kèm các kích thước và giá, kích thước mới cho một sản phẩm bạn đã có, thay đổi giá (cũ → mới), thông tin mới cho một model, giá theo số lượng (ví dụ 10+: giảm 10%), giá vốn thực tế (được đánh dấu Chỉ bạn thấy), một quy tắc (nội dung mà mọi báo giá phù hợp phải có, hoặc những từ mà báo giá không được nói), hay thông tin nền về cách bạn báo giá. Mỗi đề xuất đều có Chấp nhận và Bỏ qua, và Chấp nhận tất cả sẽ áp dụng toàn bộ danh sách. Không có gì được dùng cho đến khi bạn chấp nhận và nhấn Lưu thay đổi. Các con số chỉ trở thành giá khi bạn chấp nhận chúng.

Báo giá gồm tiền tố số, số tiếp theo và hậu tố (ví dụ IP8137-Q), số ngày một báo giá còn hiệu lực, thời gian giao hàng cho dự án thông thường và dự án lớn hơn (cùng số lượng mà từ đó dự án được coi là lớn), bội số chi phí mà dưới mức đó bạn sẽ nhận cảnh báo riêng (mặc định là 2), và bước tiếp theo mà mọi ghi chú đều kết thúc bằng. Tùy chọn Kết thúc đơn giá đã giảm bằng .88 mặc định là tắt, nên giá luôn chính xác đến từng xu; bật lên thì mọi giá bị thay đổi sẽ được liệt kê trên màn hình báo giá kèm nút Hoàn tác.

Sản phẩm và giá liệt kê mọi model với ảnh, giá niêm yết, và hai cột chỉ chủ sở hữu thấy: giá vốn thực tế và phí vận chuyển mỗi đơn vị. Nhấn vào ô ảnh (dấu + nếu chưa có ảnh) để chọn hình từ Thư viện đồ họa của bạn; ảnh sẽ được sao chép vào sản phẩm, nên báo giá và PDF đều có hình. Các cột này dùng cho bảng lợi nhuận riêng và không bao giờ được in ra. Quy tắc cố định hiển thị mọi quy tắc với công tắc để tắt và nút Xóa. Cách thanh toán giữ dòng thẻ, ghi chú thanh toán và thông tin ngân hàng; thông tin ngân hàng được lưu riêng với mọi thứ khác và chỉ được in trong ô Cách thanh toán.

Báo giá mới được tạo trên màn hình báo giá nhanh (+ Báo giá mới trong Báo giá của bạn, hoặc aikit.ai/tools/quotes): xem hướng dẫn Báo giá nhanh. Dù bắt đầu bằng cách nào, báo giá mới sẽ mở ra với khách hàng, các mục, thông tin riêng của công việc (chiều dài đường, chiều cao lắp đặt, kích thước hình ảnh), và một ghi chú gửi người liên hệ bằng tên gọi, đồng thời liệt kê các câu hỏi còn cần trả lời và mọi giả định đã được đưa ra.

Tên công ty để trống khi không ai đặt tên; tên không bao giờ được đoán từ địa chỉ email. Sản phẩm bạn chưa có sẽ bị bỏ qua và được nêu trong các câu hỏi. Khi doanh nghiệp của bạn đã có giọng văn thương hiệu (Giọng thương hiệu), ghi chú sẽ được viết theo giọng đó.

Từ yêu cầu trên website: yêu cầu từ biểu mẫu báo giá trên một trong các website của bạn có thẻ Báo giá cho yêu cầu này trên trang của nó (Tạo báo giá). Thao tác này mở Báo giá mới với tiêu đề Báo giá cho yêu cầu website; chọn doanh nghiệp, thêm một dòng bằng lời của bạn nếu muốn, rồi nhấn Tạo báo giá. Khách hàng, thông tin liên hệ và những gì họ yêu cầu được lấy từ yêu cầu đó, báo giá được lưu vào khách hàng của website đó, và có liên kết ngược về yêu cầu. Nhấn Tạo báo giá lần nữa với yêu cầu đó sau này sẽ tạo thêm một báo giá khác; trang yêu cầu có liên kết tới báo giá đầu tiên.

Với một khách hàng: Báo giá mới trên trang của khách hàng (thẻ Báo giá) sẽ bắt đầu một báo giá đã được lưu sẵn dưới khách hàng đó.

Trình soạn thảo đầy đủ mở từ Chỉ bạn thấy → Mở trình soạn thảo đầy đủ trên màn hình báo giá nhanh (địa chỉ kết thúc bằng ?edit= và mã của báo giá). Bên trái là nội dung báo giá; bên phải là trang đúng như PDF sẽ in, được cập nhật khi bạn gõ. Thay đổi tự động lưu sau một lúc khi bạn ngừng gõ; phía trên hiển thị Đã lưu, Đang lưu… hoặc Có thay đổi chưa lưu.

Mục: Loại báo giá là Tất cả cùng nhau (có tổng cộng), Chọn một (mỗi lựa chọn được tính giá đầy đủ, không có tổng), hoặc Giá gói trọn. Với mỗi mục, chọn sản phẩm, model, số lượng và giá: Giá website tại số lượng này, Giảm thêm % so với giá website (mức giảm thông thường của bạn: giảm thêm trên giá mà website đã hiển thị ở số lượng đó), % giảm so với giá niêm yết, hoặc Đơn giá của tôi. Dưới mỗi mục, chuỗi giá hiển thị niêm yết → giá theo số lượng trên website → giá của bạn. Giá bạn đặt cao hơn giá theo số lượng của chính website sẽ được giữ nguyên như bạn đã đặt, kèm cảnh báo riêng. Lens (khi model có ống kính), Lý do giảm giá (các từ sau mức giảm trong bảng giá), Tiêu đề trên báo giá, và Bán kèm với (ví dụ một máy chiếu cùng cảm biến chuyển động thành một tùy chọn) là không bắt buộc. Thông tin công việc được in đầu tiên trong phần thông số kỹ thuật. Với báo giá chọn một, đánh dấu một mục Đề xuất và tích Tùy chọn thêm cho phần bổ sung đi kèm mọi lựa chọn.

Vận chuyển, lịch trình và thanh toán: Miễn phí vận chuyển được bật mặc định và hiển thị trong dải màu xanh lá dưới giá. Với khách hàng ngoài Hoa Kỳ, điền Quốc gia: báo giá sẽ nói rằng phí vận chuyển đã bao gồm và thuế nhập khẩu cùng các loại thuế là do người mua chịu. Chỉ chuyển khoản ngân hàng sẽ bỏ dòng thẻ. Lịch trình nhanh thêm một ô dưới giá: giá tiêu chuẩn kèm phí giao gấp, hoặc lịch nhanh với giá và khoản tín dụng cho thời gian chờ.

Ghi chú (cũng là nội dung email) ban đầu là ghi chú tự động; bạn có thể chỉnh sửa tùy ý, hoặc nhấn Dùng ghi chú tự động để quay lại. Copy email text sao chép tiêu đề và ghi chú, đã có chữ ký, sẵn sàng dán vào email của bạn. Download PDF tải báo giá một trang, được đặt tên như IP8137-Q - Company (Contact) - 9x Laser Line 30W.pdf.

Bảng phía trên phần xem trước chỉ dành cho bạn và không bao giờ được in: cảnh báo (giá thấp hơn hệ số chi phí của bạn, giá cao hơn giá trên website của bạn, sản phẩm không có tờ rơi hoặc trang, dòng không có chi phí đã lưu), bảng lợi nhuận ở mức giá của bạn và 5 mức quanh đó, gợi ý giao gấp khi vận chuyển nhanh hơn tốn kém hơn, và Tự động thay đổi: mọi quy tắc cố định mà báo giá đã áp dụng, như thêm một dòng bắt buộc, xóa tên nhà cung cấp, hoặc bỏ các từ của thương hiệu white-label. Mỗi thay đổi đều có Hoàn tác (và Làm lại).

Dưới thương hiệu khác (Thương hiệu trên báo giá, khi doanh nghiệp của bạn có nhiều hơn một thương hiệu), báo giá sẽ in logo, thông tin liên hệ và ghi chú thanh toán của thương hiệu đó, và không có gì từ thương hiệu khác của bạn: tên, địa chỉ web, số điện thoại, liên kết, hoặc ảnh sản phẩm có logo của họ.

Bảng Gửi & theo dõi ở góc trên bên phải của báo giá cho biết tình trạng hiện tại. Menu trạng thái (Nháp, Đã gửi, Đã xem, Đã chấp nhận, Đã từ chối, Đã lưu trữ) tự thay đổi khi bạn chia sẻ và khi khách hàng mở và chấp nhận báo giá, và bạn cũng có thể tự đặt, ví dụ khi bạn đã gửi PDF từ email của mình.

Copy customer link tạo liên kết trực tiếp cho khách hàng và sao chép nó. Liên kết mở báo giá đúng như lúc đó; sau khi bạn thay đổi báo giá, nhấn Cập nhật & sao chép liên kết để khách hàng thấy phiên bản mới. Trước khi chia sẻ bất kỳ nội dung nào, aiKit kiểm tra bản sao của khách hàng xem có từ ngữ mà quy tắc của bạn cấm dùng (và từ ngữ của thương hiệu khác) và chi phí của bạn; nếu tìm thấy, nó sẽ dừng lại và nêu tên các từ đó. Open hiển thị liên kết như khách hàng của bạn thấy (lượt xem của chính bạn không được tính).

Send by email… mở To (email khách hàng từ báo giá), CC, Subject, Message (ghi chú của bạn; liên kết và tổng tiền được thêm bên dưới) và Attach the PDF. Chưa có email nào được gửi cho đến khi bạn nhấn Send. Email đi kèm tên doanh nghiệp của bạn và phản hồi sẽ gửi đến email đại diện của bạn. Nếu email chưa được thiết lập trên aiKit, hệ thống sẽ thông báo rõ ràng và không gửi gì; liên kết vẫn sẵn sàng để sao chép.

Gmail draft: để đặt bản nháp sẵn sàng trong Gmail của bạn cần đăng nhập Google của aiKit, và chức năng này chưa được thiết lập, nên Connect Gmail vẫn hiển thị nhưng bị tắt kèm giải thích đó. Trong lúc chờ, hãy dùng Send by email, hoặc Copy email text rồi dán vào Gmail.

Theo dõi: chọn một ngày (hoặc +2, +5, +10 ngày), thêm nội dung cần hỏi, và nhấn Save follow-up. Vào ngày đó, bạn sẽ nhận thông báo Quote follow-ups trong chuông (hoặc qua email, nếu bạn chọn trong Settings → Notifications) trừ khi khách hàng đã chấp nhận. Clear sẽ xóa nó.

Client: chọn một trong các khách hàng của bạn, hoặc thêm khách hàng mới, để lưu báo giá dưới tên họ. Tên, email và số điện thoại của họ sẽ điền vào các ô khách hàng còn trống, và báo giá sẽ hiển thị trên trang của khách hàng đó dưới mục Quotes.

What happened liệt kê từng bước: đã tạo liên kết, đã gửi email (hoặc chưa gửi và lý do), lần đầu khách hàng mở báo giá, các câu hỏi họ đã đặt (kèm lời của họ), và thời điểm họ chấp nhận. Liên kết với yêu cầu trên website mà nó xuất phát từ đó và mọi bản proof được tạo từ nó.

Sau khi chấp nhận: bảng hiển thị ai đã chấp nhận, khi nào, phương án nào, và tổng tiền. Tiếp theo: tạo danh sách proof cho các dòng đã chấp nhận; Make the proof sẽ tạo một Customer Proof được đặt tên theo báo giá và dòng đó, lưu cùng khách hàng, và nút chuyển thành Open proof. Artwork Gobo được duyệt trong Gobo Proof Studio, và lệnh in có thể bắt đầu trong Printer’s Helper qua liên kết bên dưới danh sách.

Liên kết của khách hàng mở một trang có logo (hoặc tên), đại diện, số điện thoại và email của bạn ở trên cùng, rồi đến Prepared for, số báo giá, ngày, Valid through, thời gian giao hàng, và một dải màu xanh lá về vận chuyển. Bên dưới là toàn bộ báo giá, giống hệt trang PDF; trên điện thoại nó tự sắp xếp lại vừa màn hình. Họ không cần tài khoản.

Bên cạnh (bên dưới trên điện thoại, với một thanh gọn luôn giữ tổng tiền và nút Accept trong tầm tay) là hộp chấp nhận: tổng tiền, Which option? đối với báo giá chọn một phương án (mỗi phương án kèm tổng tiền), Add-ons để họ chọn thêm, Your full name, ghi chú tùy chọn với micro, và ô I accept this quote and its terms. Accept ghi lại tên, lựa chọn và tổng tiền của họ; tổng tiền được tính từ báo giá bạn đã chia sẻ, không bao giờ từ trình duyệt của họ. Không thu tiền. Ask a question gửi cho bạn câu hỏi, tên và email của họ. Download PDF tải cùng bản PDF.

Sau khi họ chấp nhận, trang ghi rõ ai đã chấp nhận và khi nào, và bạn ngay lập tức nhận thông báo Quote answers qua email (và trong chuông). Báo giá đã quá ngày Valid through không thể được chấp nhận; trang yêu cầu họ hỏi báo giá mới. Trang không bao giờ hiển thị chi phí, lợi nhuận, cảnh báo, thay đổi tự động hay tên nhà cung cấp của bạn, và không bao giờ được công cụ tìm kiếm lập chỉ mục.

Năm ô nằm phía trên danh sách, và mỗi ô là một bộ lọc: Drafts, Awaiting reply (đã gửi hoặc đã mở, kèm số người đã mở), Accepted (kèm tổng tiền đã chấp nhận), Questions to answer, và Follow-ups due. Search tìm báo giá theo số, khách hàng, sản phẩm, doanh nghiệp hoặc client; menu Business (khi có nhiều hơn một doanh nghiệp) và các chip trạng thái (All, Drafts, Sent, Viewed, Accepted, Declined, Archived, mỗi chip kèm số lượng) thu hẹp thêm. Dòng Showing cho biết đang lọc gì, kèm Show all → để quay lại.

Mỗi hàng hiển thị số báo giá (mở báo giá trên màn hình báo giá nhanh), khách hàng (nhấn để xem mọi báo giá của họ), những gì được báo giá và client (mở trang của client), trạng thái kèm Opened 3× hoặc Question waiting, ngày theo dõi (Follow up now màu đỏ khi đến hạn), và tổng tiền (tổng đã chấp nhận khi đã được chấp nhận). Mỗi bộ lọc và mỗi báo giá đang mở đều có địa chỉ riêng, nên đó là một liên kết bạn có thể đánh dấu hoặc chia sẻ.