如何讓您的新聞稿獲得報導

先問一個問題：對公司以外的人來說，這是新聞嗎？如果只有你的團隊會在意，那它是適合放在自家管道的公告，而不是新聞稿。

• 有效的切入角度包括：產品上市、重要里程碑、在地影響（創造職缺、新據點、社區計畫）、新數據或你所做的調查、活動、合作夥伴關係、獲獎，或是某位新進人員帶領的新專案。
• 與讀者連結：對媒體的讀者、聽眾或觀眾來說，會有什麼改變？
• 數字和具體細節讓內容成為新聞。「新增第二個據點，並創造 12 個新職缺」勝過「很高興能夠成長」。

記者通常只快速瀏覽開頭，幾秒內就會決定。先放新聞重點，細節放在後面。

• 標題：直接說出新聞本身，使用主動語態。不要寫口號。
• 副標題：一行，點出第二重要的事實。
• 發稿地與日期：在第一段開頭標明城市、州和日期。
• 導言：用一到兩句話說明誰、什麼、何時、何地以及為什麼。
• 倒金字塔結構：每一段的重要性都低於前一段，讓編輯可以從底部開始刪減。
• 引用一位具名人士的一句真實談話，提供觀點或理由，而不是重複事實。被引用者會核准自己的話。
• 標準簡介（簡短的關於貴公司介紹），以及附有姓名、電子郵件和電話的媒體聯絡人。
• 長度：約 400 至 600 字。如果新聞內容簡單，可以更短。

精選的短名單勝過大量群發。報導來自於相關性。

• 挑選 5 到 20 家媒體，並找出每家負責你所屬主題的特定記者。先閱讀他們近期的幾篇報導。
• 優先考慮當地媒體，以及你所屬產業的專業刊物。他們最可能感興趣。
• 在平日早上發送，通常週二到週四效果最好。避開假日和重大新聞日。
• 當你希望記者提前準備時，可以使用禁載時限（「在…之前不得刊登」）。只將禁載新聞發給你信任會遵守的人。
• 善用新聞切入點與季節：將你的報導與已在新聞中的事件、當地活動或特定時節連結。

發送新聞稿只完成了一半的工作。以下每一項都能為它開啟另一條曝光途徑。

• 用簡短的個人電子郵件向每位記者推薦：用 2 到 4 行說明為什麼他們的讀者會在意、用一句話點出新聞，並提供訪談或照片。將新聞稿貼在你的信件下方。不要附加檔案。
• 在 3 到 5 天後跟進一次，附上一個新的細節或角度。之後就不要再追問。
• 將新聞稿發布在你自家網站的新聞中心或新聞頁面上，方便記者和客戶找到並連結。
• 在你的社群帳號上分享，標註合作夥伴和文中提到的人（需經其同意），並以電子郵件寄給你的客戶。
• 坦白說，通訊社是付費的：它們會同時把新聞稿放上許多網站，也能協助搜尋曝光，但大多數轉載都是自動重新發布，而不是記者選擇撰寫的報導。用它來擴大觸及範圍，但不要取代主動推薦。

趕稿的記者會選用附帶所需一切資料的稿件。

• 照片：高解析度，並附上說明文字及每張照片應標示的出處。
• 你的標誌，提供在淺色和深色背景上都能正常顯示的版本。
• 你提到的任何數字背後的事實與數據。
• 一句簡短、可直接引用的話，記者可以原文照用。
• 連結：你的網站、產品或活動頁面，以及一個存放照片的資料夾。

大多數無人理會的新聞稿都犯了以下其中一項錯誤。

• 過度誇大的用詞（革命性、世界級、改變遊戲規則）以及「我們很高興宣布」。讓事實自己說話。
• 沒有真正的新聞，或是新聞被埋在第三段。
• 篇幅過長，或沒有提供任何能聯絡得上的媒體聯絡人。
• 向購買來的名單大量發送，或向陌生人群發郵件。除了會被忽略，未經請求的大量電子郵件還可能違反美國的 CAN-SPAM 等反垃圾郵件法規，以及歐洲的 GDPR。請一對一發送，對象是工作內容與你的新聞相符的人。

報導在刊登當天之後仍會持續發揮作用。

• 追蹤提及次數：搜尋你的公司名稱，並為它設定新聞提醒。
• 感謝每一位報導你的記者，並保留他們的聯絡資料以便下次使用。
• 重複運用報導：在你的網站上加入「曾見於」字樣或新聞頁面，分享這些報導，並用於銷售郵件和提案中。

發新聞稿頁面上的檢查清單有以下項目。完成一項就勾選一項。

• 對公司以外的人來說是新鮮事
• 標題直接講出新聞內容，而不是口號
• 前兩句就回答了誰、什麼、何時、何地和為什麼
• 每個數字、日期和名字都已核對
• 每位被引述的人都已同意他們的說法
• 媒體聯絡人有姓名、電子郵件和電話
• 照片、標誌和連結都已準備好
• 一份報導此主題的記者簡短名單
• 為每位記者撰寫專屬的推薦信，並將新聞稿貼在下方
• 設定 3 到 5 天後的跟進日期
• 新聞稿已刊登在你網站的新聞頁面上