→ كل الأدلة
الإشعارات: الجرس، والرسائل الإلكترونية، والملخصات اليومية
يخبرك aiKit فور وصول أي شيء: يرسل عميل نموذجاً من أحد مواقعك، أو ينهي عميلك أسئلتك، أو يحصل تقرير أبلغت عنه على تحديث أو رد. تصل كل الإشعارات إلى الجرس في أعلى كل صفحة تسجّل دخولك فيها، ويفتح كل إشعار السجل المحدد بالضبط. تختار لكل نوع من التحديثات: هل يصل أيضاً بالبريد الإلكتروني فوراً، أم كملخص يومي واحد، أم في aiKit فقط، أو لا يصل إطلاقاً. يشرح هذا الدليل الجرس، وصفحة الإشعارات، وخياراتك في الإعدادات، وصفحة الطلب الفردي، وتذكيرات أسئلة العملاء.
افتح الإشعارات →1
الجرس
- يقع الجرس في أعلى يمين كل صفحة تسجّل دخولك فيها. يُظهر الرقم عدد ما لم تقرأه، ويتحول إلى المرجاني عندما يكون أحدها عاجلاً. يتحدّث كل دقيقة أثناء فتح الصفحة، وكلما عدت إلى علامة التبويب.
- انقر عليه لفتح اللوحة. «الكل» يعرض كل شيء من الأحدث إلى الأقدم، و«غير مقروء» يعرض ما لم تقرأه فقط. «تحديد الكل كمقروء» يصفّر العداد.
- يعرض كل سطر أيقونة لنوع التحديث، وعلامة «عاجل» عندما يحتاج إليك بسرعة، وما هو (نموذج الموقع، وردود العملاء، وتقريرك)، ومنذ متى، وعنواناً مثل طلب عرض سعر من Jordan Lee، وسطراً من التفاصيل. انقر على السطر لفتح السجل المحدد؛ وهذا يحدده أيضاً كمقروء.
- الدائرة الصغيرة في نهاية كل سطر تحدد الإشعار كمقروء أو غير مقروء دون فتحه. الممتلئة تعني غير مقروء.
- في الأسفل: «عرض الكل» يفتح صفحة الإشعارات؛ «N يحتاجون إليك» في الرئيسية يفتح الرئيسية مصفّاة على ما يحتاج إليك؛ «الإعدادات» تفتح خياراتك للإشعارات.
- عاجل يعني: حجز خلال اليوم ونصف القادمين، أو نموذج يذكر عاجل أو طارئ أو اليوم أو ASAP أو في نفس اليوم، أو عميل محتمل من تقرير مجاني طلب مكالمة، أو تقرير مشكلة عالي الخطورة (للمسؤولين).
2
صفحة الإشعارات
- كل ما وصلك، مجمّع حسب اليوم (اليوم، الأمس، ثم التواريخ). لا تظهر هنا إلا إشعاراتك أنت.
- الشرائح في الأعلى تصفّي القائمة: الكل، وغير مقروء (مع عدده)، وشريحة لكل نوع من التحديثات. يبقى اختيارك في عنوان الصفحة، لذا يمكنك حفظ عرض مصفّى أو مشاركته مع نفسك.
- البحث يجد الكلمات في العناوين والتفاصيل، مثل اسم عميل أو اسم مشروع. يوضح شريط «المعروض» الأزرق ما تتصفحه، و«عرض الكل» يزيله.
- «اختر ما تتلقاه» يفتح إعداداتك. «تحديد الكل كمقروء» يفرّغ الجرس. «عرض الأقدم» يحمّل الـ 50 التالية.
3
اختيار طريقة وصول كل تحديث إليك (الإعدادات ← الإشعارات)
- لكل نوع من التحديثات خياراته الخاصة، مصاغة حسب ذلك السؤال. أغلبها يقدم بريداً إلكترونياً فورياً (الجرس مع بريد في اللحظة نفسها)، أو بريداً واحداً يومياً (الجرس الآن، مع بريد واحد من الساعة 9 صباحاً بتوقيت الشرق يتضمن كل شيء منذ الأخير)، أو الجرس فقط، أو إيقاف. بعض الخيارات خاصة بها: نماذج المواقع يمكنها إرسال عروض الأسعار والحجوزات فوراً، والباقي في بريد يومي (الرسائل والعملاء المحتملون والملفات تنتظر بريد الصباح). Hub: التعليقات والتحديثات (المهام المنجزة، والتعليقات، واللوحات الجديدة، وتسجيلات الحضور) تبدأ كـ«ملخص يومي»، ويمكن أن تكون كل واحدة، أو «ملخص أسبوعي» يوم الاثنين، أو الجرس فقط، أو إيقاف. Hub: الإشارات والتنبيهات (إشارة @، أو طلب موافقة، أو رسالة موجهة إليك) تصل فوراً أو عبر الجرس (بلا ملخص يومي). Hub: تذكيرات المواعيد النهائية تسأل متى: قبل يوم، ويوم الموعد، وعند التأخر؛ أو يوم الموعد، وعند التأخر؛ أو فقط عند التأخر، مع مفتاح «راسلني أيضاً» (عند إيقافه يبقى الجرس فقط). متابعات عروض الأسعار يمكنها إرسال بريد في تاريخ المتابعة، أو عنده ثم كل 3 أيام حتى يرد العميل. يُحفظ اختيارك في اللحظة التي تنقر فيها عليه.
- ساعات الهدوء (في الأعلى): «احتجاز رسائل البريد الليلية» يحتجز الرسائل التي كانت ستصلك فورًا من 9 مساءً حتى 7 صباحًا بحسب توقيتك، ويضعها في ملخصك الصباحي بدلًا من ذلك. أما الرسائل العاجلة، مثل حجز في نفس اليوم، فستصلك فورًا. «إرسال في أي وقت» يوقف هذا الخيار.
- نماذج المواقع: يرسل العميل طلب عرض سعر، أو منشئ عروض أسعار، أو حجزًا، أو رسالة تواصل، أو عميلًا محتملًا، أو ملفًا من أحد مواقعك. الإعداد الافتراضي هو «أرسل لي كل واحد فورًا» للمالكين والموظفين. لا يتلقى المراجعون هذه الإشعارات إلا إذا اختاروا ذلك هنا.
- إجابات العميل: ينهي العميل جولة من الأسئلة التي أرسلتها له (الإجابات الفردية المحفوظة لا تُرسل إشعارًا حتى ينهي الجولة). الإعدادات الافتراضية نفسها المستخدمة لنماذج المواقع.
- تقارير المشاكل الخاصة بك: تتغير حالة مشكلة أبلغت عنها (تم الاستلام، نحن نبحث في الأمر، يجري إصلاح المشكلة، تم الإصلاح، وغير ذلك)، أو يرسل لك أحد فريق aiKit ردًا.
- يرى مدراء aiKit أيضًا «العملاء المحتملون من تقرير مجاني» و«تقارير مشاكل جديدة».
- تُحفظ الاختيارات فور النقر عليها، ويظهر بجوار الصف عبارة «تم الحفظ» باللون الأخضر.
- إذا لم يكن البريد الإلكتروني مفعّلًا لـ aiKit بعد، فستظهر ملاحظة صفراء توضح ذلك: ستظل كل التحديثات تصل في جرس الإشعارات، وتسري اختياراتك للبريد الإلكتروني في اليوم الذي يُفعَّل فيه البريد.
- رسائل الاختبار للتحقق من أن كل شيء يعمل لا تُرسل إشعارات لأي شخص، مهما كان اختيارك.
4
شكل رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بنموذج الموقع
- يذكر الموضوع النوع والشخص، مثل: طلب عرض سعر جديد من Jordan Lee · Harbor Lawn Care، مع إضافة «عاجل:» في البداية عند الحاجة.
- داخل الرسالة: من أرسلها، وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه، والتفاصيل الأساسية (الخدمة، ومدى السرعة المطلوبة، ووقت الحجز بحسب المنطقة الزمنية للنشاط، ومنتج منشئ عروض الأسعار والكمية والخيارات والتقدير، والعنوان، وعدد الملفات أو الصور)، ورسالته.
- زر واحد يفتح الطلب في aiKit. وتحته أزرار «بريد إلكتروني» و«اتصال» بنقرة واحدة تعمل على الهاتف. والرد على الرسالة نفسها يصل مباشرةً إلى العميل.
5
صفحة الطلب الفردي
- كل إشعار أو رسالة بريد عن نموذج يفتح ذلك الطلب الفردي على عنوانه الخاص (aikit.ai/home/requests/…)، لذا يظل الرابط يعمل ويمكن مشاركته مع فريقك.
- ما أرسله: الرسالة وكل التفاصيل، بالإضافة إلى أي ملفات (يمكن للمالكين والموظفين فتحها) وصور.
- الرد: أزرار «البريد الإلكتروني» و«اتصال»، بالإضافة إلى بيانات التواصل الخاصة بهم.
- الحالة الحالية: جديد، أو تم التواصل، أو تم الكسب، أو مغلق، مع ملاحظة خاصة يراها فريقك فقط. التغييرات هنا هي نفسها التي تظهر في تبويب الطلبات بالمشروع. يمكن للمراجعين القراءة فقط دون التعديل.
- كل الطلبات الخاصة بهذا المشروع، في الأعلى، ويفتح تبويب الطلبات الخاص بالمشروع.
6
أسئلة العميل: تاريخ الاستحقاق والتذكيرات
- في صفحة «الأسئلة» الخاصة بالمشروع، تظهر بطاقة «تاريخ الاستحقاق والتذكيرات» فوق الأسئلة.
- يفعّل المفتاح التذكيرات التلقائية أو يوقفها. يحدد «موعد الإجابات» تاريخًا. يُملأ «بريد العميل» تلقائيًا من سجل العميل عند وجوده. يحدد «تذكير كل» (من 1 إلى 7 أيام) و«بحد أقصى» (من 1 إلى 6 تذكيرات) وتيرة الإرسال. اضغط «حفظ».
- يُرسل أول تذكير بعد يومين من إرسال الأسئلة، ثم وفقًا لجدولك، ويُرسل دائمًا تذكيرًا قبل يوم من تاريخ الاستحقاق. يسرد كل تذكير الأسئلة المفتوحة بدقة، وتصل الردود إلى مالك المشروع.
- تتوقف التذكيرات تلقائيًا بمجرد الإجابة عن كل الأسئلة، وتوضح البطاقة ذلك.
- التذكيرات تُرسل بالبريد الإلكتروني فقط. وإلى أن يُفعَّل البريد الإلكتروني لـ aiKit، تعرض البطاقة عبارة «تبدأ التذكيرات بعد إعداد البريد الإلكتروني»، ويكون جدولك محفوظًا وجاهزًا.
- عندما ينهي العميل جولة، يتلقى مالك المشروع والموظفون إشعار «إجابات العميل» الذي يفتح صفحة الأسئلة.
7
لمدراء aiKit: العملاء المحتملون من التقارير
- «العملاء المحتملون من التقارير»، في القائمة الجانبية تحت «تقارير المشاكل»، يعرض كل من شغّل «تقرير الذكاء الاصطناعي المجاني» وترك بريده الإلكتروني، مرتبين من الأحدث. الرقم بجانبه يحسب العملاء المحتملين الذين ما زالت حالتهم «جديد».
- البطاقات في الأعلى فلاتر: «يريد اتصالًا»، و«لم يتم التواصل» (باللون الأحمر، وهي التي يجب الاتصال بها أولًا)، و«جديد»، و«تم التواصل»، و«تم الكسب»، و«غير مناسب»، و«كل العملاء المحتملين». انقر على إحداها لعرض ما تحديدًا؛ انقر مرة أخرى أو على «عرض الكل» لإلغائها.
- يبحث البحث في الأسماء ورسائل البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف والقطاعات والملاحظات. وتبقى كل الفلاتر ظاهرة في عنوان الصفحة.
- يعرض كل صف الاسم (انقر عليه لفتح التفاصيل)، والقطاع وتاريخ تشغيل التقرير، وعلامة حمراء «يريد اتصالًا»، وأزرار بريد إلكتروني وهاتف بنقرة واحدة، وقائمة للحالة تُحفظ فور تغييرها.
- عند فتح الصف، يعرض ما يريدون بناءه أو إصلاحه أو تحسينه، وموقعهم الإلكتروني، وهل لديهم حساب في aiKit، وزر «اقرأ تقريرهم» (يفتح تقريرهم الكامل)، وصندوق ملاحظات يراه المدراء فقط.
- يُنزّل «تصدير CSV» العملاء المحتملين المعروضين، مع الفلاتر نفسها، جاهزين لجدول البيانات.
- يصل كل عميل محتمل جديد أيضًا إلى كل مدير في جرس الإشعارات، ويُعلَّم بـ«عاجل» عندما يطلب اتصالًا، كما يصل عبر البريد الإلكتروني وفقًا لاختيار كل مدير.
عندك سؤال أسرع ومحدد؟ تصفح الأسئلة الشائعة.