← সব গাইড
বিজ্ঞপ্তি: ঘণ্টা, ইমেইল ও দৈনিক সারাংশ
কিছু ঘটামাত্র aiKit আপনাকে জানায়: গ্রাহক আপনার কোনো ওয়েবসাইট থেকে ফর্ম পাঠালে, কোনো ক্লায়েন্ট আপনার প্রশ্নের উত্তর শেষ করলে, বা আপনার জানানো কোনো সমস্যায় আপডেট বা উত্তর এলে। সবকিছু প্রতিটি সাইন-ইন করা পাতার উপরের ডানদিকের ঘণ্টায় আসে, আর প্রতিটি সরাসরি সঠিক রেকর্ড খুলে দেয়। প্রতি ধরনের আপডেটের জন্য আপনি ঠিক করেন, তা কি সঙ্গে সঙ্গে ইমেইলেও আসবে, একটি দৈনিক সারাংশ হিসেবে, শুধু aiKit-এ, নাকি একেবারেই না। এই গাইডে ঘণ্টা, Notifications পাতা, Settings-এ আপনার পছন্দ, একক অনুরোধের পাতা এবং ক্লায়েন্ট-প্রশ্নের অনুস্মারক নিয়ে আলোচনা আছে।
Notifications খুলুন →1
ঘণ্টা
- ঘণ্টাটি প্রতিটি সাইন-ইন করা পাতার উপরের ডানদিকে থাকে। এতে একটি সংখ্যা আপনার না-পড়া বিষয়গুলো গোনে; তার মধ্যে একটি জরুরি হলে সংখ্যাটি কোরাল রঙ ধারণ করে। পাতা খোলা থাকলে প্রতি মিনিটে এবং আপনি ট্যাবে ফিরলে এটি নতুন হয়।
- এটিতে ক্লিক করে প্যানেল খুলুন। All সব কিছু নতুন আগে দেখায়; Unread শুধু যা আপনি পড়েননি তা দেখায়। Mark all read গণনা মুছে দেয়।
- প্রতিটি লাইনে আপডেটের ধরন বোঝাতে একটি আইকন, দ্রুত আপনার প্রয়োজন হলে একটি Urgent ট্যাগ, এটি কী (Website form, Client answers, Your report), কতক্ষণ আগে, একটি শিরোনাম যেমন Quote request from Jordan Lee, এবং বিস্তারিত এক লাইন দেখায়। সঠিক রেকর্ড খুলতে লাইনে ক্লিক করুন; তাতেও এটি পড়া হিসেবে চিহ্নিত হয়।
- প্রতিটি লাইনের শেষে থাকা গোল বিন্দুটি না খুলেই পড়া বা না-পড়া চিহ্নিত করে। ভরাট থাকলে তা না-পড়া।
- নিচে: See all Notifications পাতা খোলে; N need you on Home Home পাতা খোলে, যা আপনার নজর চায় সেটিতে ফিল্টার করা; Settings আপনার বিজ্ঞপ্তির পছন্দ খোলে।
- Urgent মানে: আগামী দেড় দিনের মধ্যে একটি বুকিং, এমন ফর্ম যাতে urgent, emergency, today, ASAP বা same day লেখা আছে, কল চাওয়া একটি ফ্রি-রিপোর্টের লিড, অথবা উচ্চ-গুরুত্বের সমস্যা রিপোর্ট (অ্যাডমিন)।
2
Notifications পাতা
- আপনার পাওয়া সব বিজ্ঞপ্তি দিন অনুযায়ী ভাগ করা (Today, Yesterday, তারপর তারিখ)। শুধু আপনার নিজের বিজ্ঞপ্তিই এখানে দেখায়।
- উপরের চিপগুলো এটি ফিল্টার করে: All, Unread (সংখ্যাসহ), এবং আপডেটের প্রতি ধরনের জন্য একটি চিপ। আপনার পছন্দ পাতার ঠিকানায় থাকে, তাই ফিল্টার করা দৃশ্য বুকমার্ক করতে বা নিজের কাছে শেয়ার করতে পারেন।
- Search শিরোনাম ও বিস্তারিতে শব্দ খোঁজে, যেমন গ্রাহকের নাম বা প্রকল্পের নাম। একটি নীল Showing বার বলে আপনি কী দেখছেন, আর Show all তা মুছে দেয়।
- Choose what you get আপনার Settings খোলে। Mark all read ঘণ্টা খালি করে। Show older পরের 50টি লোড করে।
3
প্রতিটি আপডেট আপনার কাছে কীভাবে পৌঁছাবে তা বেছে নেওয়া (Settings → Notifications)
- প্রতি ধরনের আপডেটের নিজস্ব উত্তর আছে, যা সেই প্রশ্ন অনুযায়ী লেখা। বেশিরভাগে সঙ্গে সঙ্গে ইমেইল থাকে (ঘণ্টা ও ঘটনার মুহূর্তেই একটি ইমেইল), দিনে একটি ইমেইল (এখন ঘণ্টা, আর পূর্ববর্তী সময় থেকে সবকিছু নিয়ে সকাল ৯টা ইস্টার্ন থেকে একটি ইমেইল), শুধু ঘণ্টা, অথবা Off। কিছু উত্তর শুধু সেগুলোর জন্যই খাপ খায়: Website forms সঙ্গে সঙ্গে Quotes and bookings পাঠাতে পারে, বাকিগুলো দৈনিক ইমেইলে যায় (বার্তা, লিড ও ফাইল সকালের ইমেইলের জন্য অপেক্ষা করে)। Hub: comments and updates (টিক দেওয়া to-do, মন্তব্য, নতুন বোর্ড, চেক-ইন) শুরুতে একটি Daily summary হিসেবে থাকে, আর প্রতিটি আলাদাভাবে, সোমবারে একটি Weekly roundup, শুধু ঘণ্টা, অথবা Off হতে পারে। Hub: mentions and pings (একটি @mention, অনুমোদনের অনুরোধ, বা আপনাকে পাঠানো বার্তা) সঙ্গে সঙ্গে বা ঘণ্টায় আসে (কোনো দৈনিক সারাংশ নেই)। Hub: due reminders জিজ্ঞেস করে কখন: The day before, on the day, and when late; On the day, and when late; অথবা Only when it's late, আর একটি Also email me সুইচ থাকে (বন্ধ মানে শুধু ঘণ্টা)। Quote follow-ups ফলো-আপের তারিখে, অথবা তখন এবং গ্রাহক উত্তর না দেওয়া পর্যন্ত প্রতি ৩ দিনে ইমেইল করতে পারে। আপনার পছন্দ যে মুহূর্তে ট্যাপ করেন সেই মুহূর্তেই সংরক্ষিত হয়।
- শান্ত সময় (উপরে): রাতে ইমেইল ধরে রাখুন রাত ৯টা থেকে সকাল ৭টা পর্যন্ত আপনার সময় অনুযায়ী যেসব ইমেইল সঙ্গে সঙ্গে আসত, সেগুলো আটকে আপনার সকালের সারাংশে পাঠানো হয়। জরুরি ইমেইল, যেমন একই দিনের বুকিং, তখনও সঙ্গে সঙ্গে আসবে। যেকোনো সময় পাঠান চাপলে এটি বন্ধ হয়ে যায়।
- ওয়েবসাইট ফর্ম: আপনার কোনো ওয়েবসাইট থেকে কোনো গ্রাহক কোটেশনের অনুরোধ, কোটেশন বিল্ডার, বুকিং, যোগাযোগের বার্তা, লিড বা ফাইল পাঠালে মালিক ও স্টাফদের জন্য ডিফল্টভাবে প্রতিটির জন্য সঙ্গে সঙ্গে আমাকে ইমেইল করুন সেট থাকে। রিভিউয়ারদের কাছে এগুলো যায় না, যদি না তারা এখানে বেছে নেয়।
- গ্রাহকের উত্তর: আপনার পাঠানো প্রশ্নের একটি দল গ্রাহক শেষ করলে (একক সংরক্ষিত উত্তর শেষ না হওয়া পর্যন্ত চুপ থাকে)। ওয়েবসাইট ফর্মের মতো একই ডিফল্ট।
- আপনার সমস্যার প্রতিবেদন: আপনার জানানো কোনো সমস্যার অবস্থা বদলালে (গৃহীত, আমরা দেখছি, সমাধান করা হচ্ছে, সমাধান হয়েছে, ইত্যাদি) বা aiKit-এর কেউ আপনাকে উত্তর লিখলে।
- aiKit অ্যাডমিনরা বিনামূল্যে প্রতিবেদনের লিড এবং নতুন সমস্যার প্রতিবেদনও দেখেন।
- আপনি যা বেছে নেন তা সঙ্গে সঙ্গে সংরক্ষিত হয়; সারির পাশে একটি সবুজ সংরক্ষিত দেখা যায়।
- aiKit-এর জন্য ইমেইল চালু না থাকলে একটি হলুদ নোটে তা জানানো হয়: প্রতিটি আপডেট তবুও ঘণ্টায় আসবে, আর ইমেইল পছন্দ সেদিন থেকে কার্যকর হবে যেদিন ইমেইল চালু হবে।
- কাজ করছে কি না যাচাই করুন। পরীক্ষামূলক পাঠানো কাউকে কখনো জানায় না, আপনি যা-ই বেছে নিন না কেন।
4
ওয়েবসাইট ফর্মের ইমেইল দেখতে কেমন
- বিষয়ে ধরন ও ব্যক্তির নাম থাকে, যেমন Jordan Lee · Harbor Lawn Care-এর কাছ থেকে নতুন কোটেশনের অনুরোধ, আর জরুরি হলে শুরুতে জরুরি: লেখা থাকে।
- ভেতরে থাকে: কে পাঠিয়েছেন, তাঁদের ইমেইল ও ফোন, মূল বিবরণ (সেবা, কত তাড়াতাড়ি দরকার, ব্যবসার সময় অঞ্চল অনুযায়ী বুকিংয়ের সময়, কোটেশন বিল্ডারের পণ্য, পরিমাণ, বিকল্প ও আনুমানিক মূল্য, ঠিকানা, কতগুলো ফাইল বা ছবি), এবং তাঁদের বার্তা।
- একটি বোতাম অনুরোধটি aiKit-এ খুলে দেয়। তার নিচে ফোনে এক চাপে কাজ করা ইমেইল ও কল বোতাম থাকে। ইমেইলের উত্তর দিলেই সরাসরি গ্রাহককে উত্তর যায়।
5
একক অনুরোধের পাতা
- ফর্ম নিয়ে প্রতিটি বিজ্ঞপ্তি ও ইমেইল সেই একটি অনুরোধ তার নিজের ঠিকানায় (aikit.ai/home/requests/…) খোলে, তাই লিংকটি কাজ করতে থাকে এবং আপনার দলের সঙ্গে শেয়ার করা যায়।
- তাঁরা যা পাঠিয়েছেন: বার্তা ও সব বিবরণ, সঙ্গে যেকোনো ফাইল (মালিক ও স্টাফরা খুলতে পারেন) ও ছবি।
- উত্তর: ইমেইল ও কল বোতাম, সঙ্গে তাঁদের যোগাযোগের তথ্য।
- বর্তমান অবস্থা: নতুন, যোগাযোগ করা হয়েছে, জয়ী, বা বন্ধ, এবং একটি ব্যক্তিগত নোট যা শুধু আপনার দল দেখে। এখানের পরিবর্তনগুলো প্রকল্পের অনুরোধ ট্যাবেও একই রকম দেখায়। রিভিউয়াররা পড়তে পারেন কিন্তু বদলাতে পারেন না।
- উপরে এই প্রকল্পের সব অনুরোধ, যা প্রকল্পের অনুরোধ ট্যাব খোলে।
6
গ্রাহকের প্রশ্ন: শেষ তারিখ ও অনুস্মারক
- কোনো প্রকল্পের প্রশ্ন পাতায় প্রশ্নগুলোর উপরে শেষ তারিখ ও অনুস্মারক কার্ড থাকে।
- এই সুইচটি স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক চালু বা বন্ধ করে। Answers due একটি তারিখ ঠিক করে। ক্লায়েন্টের ইমেইল, ক্লায়েন্টের রেকর্ডে থাকলে, সেখান থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বসে যায়। Remind every (1 থেকে 7 দিন) এবং At most (1 থেকে 6টি অনুস্মারক) অনুস্মারকের গতি ঠিক করে। Save চাপুন।
- প্রশ্ন পাঠানোর ২ দিন পরে প্রথম অনুস্মারক যায়, তারপর আপনার সূচি অনুযায়ী, এবং শেষ তারিখের আগের দিন সবসময় একটি যায়। প্রতিটি অনুস্মারকে এখনো খোলা প্রশ্নগুলোর সঠিক তালিকা থাকে, আর উত্তর যায় প্রকল্পের মালিকের কাছে।
- প্রতিটি প্রশ্নের উত্তর হয়ে গেলে অনুস্মারক নিজে থেকেই বন্ধ হয়ে যায়, আর কার্ডে তা লেখা থাকে।
- অনুস্মারক শুধু ইমেইলে যায়। aiKit-এর জন্য ইমেইল চালু না হওয়া পর্যন্ত কার্ডে লেখা থাকে ইমেইল সেট হলে অনুস্মারক শুরু হবে, আর আপনার সূচি সংরক্ষিত ও প্রস্তুত থাকে।
- গ্রাহক একটি দলের উত্তর শেষ করলে প্রকল্পের মালিক ও স্টাফরা একটি গ্রাহকের উত্তর বিজ্ঞপ্তি পান, যা প্রশ্ন পাতা খোলে।
7
aiKit অ্যাডমিনদের জন্য: প্রতিবেদনের লিড
- সাইডবারে সমস্যার প্রতিবেদনের নিচে প্রতিবেদনের লিড থাকে, যেখানে যারা বিনামূল্যে AI প্রতিবেদন চালিয়ে ইমেইল রেখেছেন তাঁদের সবাইকে নতুনটি আগে দেখিয়ে তালিকায় রাখা হয়। পাশের সংখ্যাটি এমন লিড গোনে যেগুলো এখনও নতুন হিসেবে চিহ্নিত।
- উপরের টাইলগুলো ফিল্টার: কল চাই, যোগাযোগ হয়নি (লাল, যাদের আগে কল করতে হবে), নতুন, যোগাযোগ করা হয়েছে, জয়ী, উপযুক্ত নয়, এবং সব লিড। একটিতে চাপলে ঠিক সেগুলোই দেখায়; আবার চাপলে বা সব দেখান চাপলে তা সরে যায়।
- খোঁজে নাম, ইমেইল, ফোন, শিল্প ও নোট পাওয়া যায়। প্রতিটি ফিল্টার পাতার ঠিকানায় থেকে যায়।
- প্রতিটি সারিতে নাম (বিস্তারিত খুলতে চাপুন), শিল্প ও কখন চালানো হয়েছিল, একটি লাল কল চাই ট্যাগ, এক চাপে ইমেইল ও ফোন বোতাম, এবং একটি অবস্থা মেনু থাকে যা বদলালেই সংরক্ষিত হয়।
- খুললে সারিতে দেখায় তাঁরা কী তৈরি, ঠিক বা উন্নত করতে চান, তাঁদের ওয়েবসাইট, তাঁদের aiKit অ্যাকাউন্ট আছে কি না, প্রতিবেদন পড়ুন (পুরো প্রতিবেদন খোলে), এবং শুধু অ্যাডমিনদের দেখা একটি নোট বক্স।
- CSV রপ্তানি করুন দেখা লিডগুলো একই ফিল্টারসহ ডাউনলোড করে, স্প্রেডশিটের জন্য প্রস্তুত।
- প্রতিটি নতুন লিড ঘণ্টায় প্রতিটি অ্যাডমিনের কাছে পৌঁছায়, কল চাইলে জরুরি চিহ্নিত হয়ে, আর প্রতিটি অ্যাডমিনের পছন্দ অনুযায়ী ইমেইলেও যায়।
দ্রুত, নির্দিষ্ট কোনো প্রশ্ন আছে? FAQ দেখুন।