Oznámení: zvonek, e-maily a denní souhrny

aiKit vás upozorní hned, jak se něco stane: zákazník odešle formulář z některého z vašich webů, klient dokončí vaše otázky, nebo problém, který jste nahlásili, dostane aktualizaci či odpověď. Vše se objeví na zvonku v horní části každé stránky, po přihlášení, a každé upozornění otevře přesný záznam. U každého typu aktualizace si vyberete, zda vám přijde také e-mailem hned, jako jeden denní souhrn, jen v aiKit, nebo vůbec. Tento návod prochází zvonek, stránku Oznámení, vaše volby v Nastavení, stránku jednoho požadavku a připomínky otázek klientů.

Otevřít Oznámení →

Zvonek

Zvonek sedí vpravo nahoře na každé stránce po přihlášení. Číslo na něm udává, kolik jste nepřečetli; když je mezi nimi něco naléhavého, zčervená. Obnovuje se každou minutu, dokud je stránka otevřená, a kdykoli se vrátíte na kartu.
Kliknutím otevřete panel. Vše zobrazí všechno, od nejnovějšího; Nepřečtené zobrazí jen to, co jste ještě nečetli. Označit vše jako přečtené vynuluje počet.
Každý řádek ukazuje ikonu druhu aktualizace, štítek Naléhavé, když potřebuje vaši rychlou reakci, o co jde (Formulář na webu, Odpovědi klientů, Vaše hlášení), jak dávno to bylo, nadpis například Poptávka na nabídku od Jordan Lee, a řádek s podrobnostmi. Kliknutím na řádek otevřete přesný záznam; tím se také označí jako přečtený.
Kulatá tečka na konci každého řádku ho označí jako přečtený nebo nepřečtený, aniž byste ho otevřeli. Plná tečka znamená nepřečtený.
Dole: Zobrazit vše otevře stránku Oznámení; N čeká na vás na Domovské stránce otevře Domov filtrovaný na to, co čeká na vás; Nastavení otevře vaše volby oznámení.
Naléhavé znamená: rezervace do jednoho a půl dne, formulář, v němž je urgentní, nouze, dnes, ASAP nebo tentýž den, zájemce z bezplatného reportu, který požádal o telefonát, nebo hlášení problému s vysokou závažností (pro administrátory).

Stránka Oznámení

Vše, co jste dostali, seskupené podle dne (Dnes, Včera, pak data). Zobrazují se tu jen vaše vlastní oznámení.
Štítky nahoře to filtrují: Vše, Nepřečtené (s počtem) a jeden štítek pro každý druh aktualizace. Vaše volba zůstane v adrese stránky, takže si filtrovaný pohled můžete uložit do záložek nebo poslat sami sobě.
Hledání najde slova v nadpisech a podrobnostech, například jméno zákazníka nebo název projektu. Modrý pruh Zobrazeno ukazuje, na co se díváte, a Zobrazit vše ho zruší.
Vybrat, co dostávat otevře vaše Nastavení. Označit vše jako přečtené vyčistí zvonek. Zobrazit starší načte dalších 50.

Nastavení, jak se každá aktualizace k vám dostane (Nastavení → Oznámení)

Každý druh aktualizace má vlastní volby, formulované pro danou otázku. Většina nabízí e-mail hned (zvonek plus e-mail ve chvíli, kdy se to stane), jeden e-mail denně (zvonek hned a jeden e-mail od 9:00 východního času se seznamem všeho od posledního), jen zvonek, nebo Vypnuto. Některé mají volby, které se hodí jen jim: Formuláře na webu mohou posílat Nabídky a rezervace hned, zbytek v denním e-mailu (zprávy, zájemci a soubory čekají na ranní e-mail). Hub: komentáře a aktualizace (odškrtnuté úkoly, komentáře, nové nástěnky, kontroly) začínají jako jeden Denní souhrn a mohou být každý jednotlivě, Týdenní přehled v pondělí, jen zvonek, nebo Vypnuto. Hub: zmínky a upozornění (@zmínka, žádost o schválení nebo zpráva adresovaná vám) přijdou hned nebo na zvonek (bez denního souhrnu). Hub: připomínky termínů se ptají, kdy: den předem, v den termínu a když je pozdě; v den termínu a když je pozdě; nebo jen když je pozdě, s přepínačem Pošlete mi také e-mail (vypnuto znamená jen zvonek). Připomínky k nabídkám mohou posílat e-mail v den připomenutí, nebo tehdy a pak každé 3 dny, dokud klient neodpoví. Vaše volba se uloží ihned po klepnutí.
Tiché hodiny (nahoře): Zadržet noční e-maily ponechá e-maily, které by přišly hned, v době od 21:00 do 7:00 podle vašeho času, a místo toho je zařadí do ranního souhrnu. Naléhavé zprávy, například rezervace na dnešek, přijdou i nadále hned. Volba Odeslat kdykoli to vypne.
Formuláře na webu: zákazník odešle žádost o nabídku, nástroj pro tvorbu nabídek, rezervaci, kontaktní zprávu, potenciálního zákazníka nebo soubor z jednoho z vašich webů. Ve výchozím nastavení se majitelům a zaměstnancům posílá e-mail okamžitě u každé zprávy. Recenzenti je nedostávají, pokud si to zde sami nezvolí.
Odpovědi klienta: klient dokončí kolo otázek, které jste mu poslali (jednotlivé uložené odpovědi se neoznamují, dokud nedokončí). Stejná výchozí nastavení jako u formulářů na webu.
Vaše hlášení problémů: problém, který jste nahlásili, změní stav (Přijato, Zkoumáme to, Opravujeme, Opraveno a podobně) nebo vám někdo z aiKit napíše odpověď.
Správci aiKit vidí také Nové zájemce z bezplatné zprávy a Nová hlášení problémů.
Volby se uloží okamžitě po klepnutí; vedle řádku se objeví zelené Uloženo.
Pokud e-maily pro aiKit ještě nejsou zapnuté, žlutá poznámka to uvede: každá aktualizace se i tak zobrazí v oznámeních se zvoncem a vaše volby e-mailů začnou platit v den, kdy se e-maily zapnou.
Zkušební odeslání pro ověření funkčnosti nikoho neupozorní, ať zvolíte cokoli.

Jak vypadá e-mail z formuláře na webu

Předmět uvádí typ a osobu, například Nová žádost o nabídku od Jordan Lee · Harbor Lawn Care, na začátku s Naléhavé:, pokud je zpráva naléhavá.
Uvnitř: kdo odeslal, jeho e-mail a telefon, klíčové údaje (služba, jak brzy, čas rezervace v časovém pásmu podniku, produkt z nástroje pro nabídky, množství, možnosti a odhad, adresa, počet souborů nebo fotografií) a jeho zpráva.
Jedno tlačítko otevře žádost v aiKit. Pod ním jsou na telefonu tlačítka E-mail a Zavolat pro okamžité použití. Odpověď na samotný e-mail odpoví zákazníkovi přímo.

Stránka jedné žádosti

Každé oznámení a e-mail o formuláři otevře tuto jednu žádost na její vlastní adrese (aikit.ai/home/requests/…), takže odkaz funguje dál a můžete ho sdílet s týmem.
Co odeslali: zpráva a všechny údaje, dále případné soubory (majitelé a zaměstnanci je mohou otevřít) a fotografie.
Odpověď: tlačítka E-mail a Zavolat a jejich kontaktní údaje.
Aktuální stav: Nové, Kontaktováno, Vyhráno nebo Uzavřeno a soukromá poznámka, kterou vidí jen váš tým. Změny zde jsou stejné jako v záložce Žádosti projektu. Recenzenti mohou číst, ale neměnit.
Všechny žádosti k tomuto projektu nahoře otevřou záložku Žádosti projektu.

Otázky pro klienta: termín a připomínky

Na stránce Otázky projektu je karta Termín a připomínky nad otázkami.
Přepínač zapíná nebo vypíná automatické připomínky. Termín odpovědí nastaví datum. E-mail klienta se doplní z kartoteky klienta, pokud existuje. Připomínat každých (1 až 7 dnů) a Nejvýše (1 až 6 připomínek) určují tempo. Stiskněte Uložit.
První připomínka odejde 2 dny poté, co odešlete otázky, dále podle vašeho plánu, a vždy jedna den před termínem. Každá připomínka uvádí přesné otázky, na které still čeká odpověď, a odpovědi jdou majiteli projektu.
Připomínky se samy zastaví, jakmile jsou zodpovězeny všechny otázky, a karta to uvede.
Připomínky se posílají pouze e-mailem. Dokud nebudou e-maily pro aiKit zapnuté, karta zobrazí Připomínky začnou po nastavení e-mailu, váš plán je však uložen a připraven.
Když klient dokončí kolo, majitel projektu a zaměstnanci dostanou oznámení Odpovědi klienta, které otevře stránku Otázky.

Pro správce aiKit: Zájemci z hlášení

Zájemci z hlášení jsou v postranním panelu pod Hlášení problémů a obsahují všechny, kdo spustili bezplatnou AI zprávu a zanechali svůj e-mail, od nejnovějších. Číslo vedle nich počítá zájemce, kteří jsou stále označeni jako Nové.
Dlaždice nahoře jsou filtry: Chce hovor, Nekontaktováno (červeně, ti, na které zavolat jako první), Nové, Kontaktováno, Vyhráno, Nehodí se a Všichni zájemci. Klepnutím na jeden zobrazíte právě ty; klepnutím znovu nebo na Zobrazit vše filtr zrušíte.
Vyhledávání najde jména, e-maily, telefony, obory a poznámky. Každý filtr zůstane v adrese stránky.
Každý řádek ukazuje jméno (klepnutím otevřete podrobnosti), obor a kdy zprávu spustili, červenou značku Chce hovor, tlačítka pro e-mail a telefon jedním klepnutím a nabídku stavu, která se uloží ihned po změně.
Po rozbalení řádek ukazuje, co chtějí vytvořit, opravit nebo vylepšit, jejich web, zda mají účet v aiKit, tlačítko Přečíst jejich zprávu (otevře celou zprávu) a pole pro poznámky, které vidí jen správci.
Exportovat CSV stáhne zájemce v aktuálním zobrazení se stejnými filtry, připravené pro tabulku.
Každý nový zájemce se také zobrazí všem správcům v oznámeních se zvoncem, označený jako Naléhavé, pokud si vyžádal hovor, a e-mailem podle volby každého správce.

Další návod Nahlášení problému a sledování jeho řešení

Hledáte spíš rychlou a konkrétní odpověď? Mrkněte do častých dotazů.