Kom i gang gratis
← Alle guides

Notifikationer: klokken, e-mails og daglige oversigter

aiKit fortæller dig det øjeblik, noget kommer ind: en kunde sender en formular fra et af dine websites, en klient afslutter dine spørgsmål, eller et problem, du har rapporteret, får en opdatering eller et svar. Alt kommer på klokken øverst på hver logget ind side, og hver enkelt åbner den præcise post. Du vælger for hver type opdatering, om den også kommer på e-mail med det samme, som én daglig oversigt, kun i aiKit eller slet ikke. Denne vejledning gennemgår klokken, siden Notifikationer, dine valg i Indstillinger, siden for en enkelt anmodning og påmindelser om klientspørgsmål.

Åbn Notifikationer →
1

Klokken

  • Klokken sidder øverst til højre på hver logget ind side. Et tal på den tæller det, du ikke har læst; det bliver koralrødt, når en af dem er haster. Den opdateres hvert minut, mens siden er åben, og når du vender tilbage til fanen.
  • Klik på den for at åbne panelet. Alle viser alt, nyeste først; Ulæste viser kun det, du ikke har læst. Markér alle som læst nulstiller tallet.
  • Hver linje viser et ikon for typen af opdatering, et Haster-mærke, når den kræver din hurtige handling, hvad det er (Hjemmesideformular, Klientsvar, Din rapport), hvor længe siden, en titel som Tilbudsanmodning fra Jordan Lee, og en linje med detaljer. Klik på linjen for at åbne den præcise post; det markerer også den som læst.
  • Den runde prik i slutningen af hver linje markerer den som læst eller ulæst uden at åbne den. Fyldt betyder ulæst.
  • Nederst: Se alle åbner siden Notifikationer; N kræver din opmærksomhed på Start åbner Start filtreret til det, der kræver dig; Indstillinger åbner dine valg for notifikationer.
  • Haster betyder: en booking inden for det næste halve døgn, en formular der siger haster, nødsituation, i dag, ASAP eller samme dag, en gratis rapport-lead, der bad om et opkald, eller en problemrapport med høj alvorlighed (administratorer).
2

Siden Notifikationer

  • Alt du har modtaget, grupperet efter dag (I dag, I går, derefter datoer). Kun dine egne notifikationer vises her.
  • Chipsene øverst filtrerer listen: Alle, Ulæste (med sit antal) og én chip for hver type opdatering. Dit valg bliver i sidens adresse, så du kan bogmærke eller dele en filtreret visning med dig selv.
  • Søgning finder ord i titler og detaljer, som en kundes navn eller et projektnavn. En blå Viser-linje siger, hvad du kigger på, og Vis alle fjerner den.
  • Vælg hvad du får åbner dine Indstillinger. Markér alle som læst rydder klokken. Vis ældre indlæser de næste 50.
3

Vælg hvordan hver opdatering når dig (Indstillinger → Notifikationer)

  • Hver type opdatering har sine egne svarmuligheder, formuleret til netop det spørgsmål. De fleste tilbyder en e-mail med det samme (klokken plus en e-mail i det øjeblik, det sker), én e-mail om dagen (klokken nu, plus én e-mail fra kl. 9 østlig tid med alt siden den sidste), kun klokken eller Fra. Nogle har svarmuligheder, der kun passer til dem: Hjemmesideformularer kan sende Tilbud og bookinger med det samme, resten i en daglig e-mail (beskeder, leads og filer venter på morgenmailen). Hub: kommentarer og opdateringer (to-do'er afkrydset, kommentarer, nye tavler, check-ins) starter som én Daglig oversigt og kan være hver enkelt, en Ugentlig opsummering om mandage, kun klokken eller Fra. Hub: omtaler og signaler (en @omtale, en godkendelsesanmodning eller en besked sendt til dig) kommer med det samme eller på klokken (ingen daglig oversigt). Hub: forfaldspåmindelser spørger hvornår: Dagen før, på dagen og når den er forsinket; På dagen og når den er forsinket; eller Kun når den er forsinket, med en kontakt Send også e-mail til mig (fra betyder kun klokken). Tilbudsopfølgninger kan sende dig en e-mail på opfølgningsdatoen eller dengang og hver 3. dag, indtil kunden svarer. Dit valg gemmes i det øjeblik, du trykker på det.
  • Stille timer (øverst): Hold natmails tilbageholder mails, der ellers ville komme med det samme, fra kl. 21 til kl. 7 efter din tid, og lægger dem i din morgenoversigt i stedet. Hastende mails, som en booking samme dag, kommer stadig med det samme. Send når som helst slår det fra.
  • Formularer på hjemmesiden: En kunde sender en tilbudsforespørgsel, tilbudsbygger, booking, kontaktbesked, lead eller fil fra et af dine websteder. Som standard får ejere og medarbejdere en e-mail med det samme for hver enkelt. Anmeldere får ikke disse, medmindre de vælger det her.
  • Kundesvar: En kunde afslutter en runde af de spørgsmål, du har sendt dem (enkeltstående gemte svar er stille, indtil de er færdige). Samme standardindstillinger som for formularer på hjemmesiden.
  • Dine problemrapporter: En problemrapport, du har sendt, skifter status (Modtaget, Vi kigger på det, En rettelse er på vej, Rettet og så videre), eller nogen hos aiKit skriver et svar til dig.
  • aiKit-administratorer ser også Gratis rapport-leads og Nye problemrapporter.
  • Valg gemmes, så snart du trykker på dem; et grønt Gemt vises ved siden af rækken.
  • Hvis e-mail endnu ikke er slået til for aiKit, vises en gul besked om det: Alle opdateringer kommer stadig i klokken, og dine e-mailvalg træder i kraft den dag, e-mail bliver aktiveret.
  • Testafsendelser for at tjekke, at det virker, underretter aldrig nogen, uanset hvad du vælger.
4

Sådan ser en e-mail fra en formular på hjemmesiden ud

  • Emnelinjen angiver typen og personen, fx Ny tilbudsforespørgsel fra Jordan Lee · Harbor Lawn Care, med Haster: forrest, når det er relevant.
  • Indeholder: hvem der har sendt den, deres e-mail og telefon, de vigtigste oplysninger (ydelse, hvor hurtigt, bookingtidspunkt i virksomhedens tidszone, tilbudsbyggerens produkt, antal, valgmuligheder og estimat, adressen, hvor mange filer eller fotos), og deres besked.
  • En knap åbner forespørgslen i aiKit. Under den findes knapperne E-mail og Ring op, som virker med et enkelt tryk på en telefon. Hvis du svarer direkte på e-mailen, får kunden dit svar direkte.
5

Siden for en enkelt forespørgsel

  • Hver underretning og e-mail om en formular åbner netop den forespørgsel på sin egen adresse (aikit.ai/home/requests/…), så linket altid virker, og det kan deles med dit team.
  • Det de sendte: beskeden og alle detaljer, samt eventuelle filer (ejere og medarbejdere kan åbne dem) og fotos.
  • Svar: Knapperne E-mail og Ring op samt deres kontaktoplysninger.
  • Status: Ny, Kontaktet, Vundet eller Lukket, og en privat note, som kun dit team kan se. Ændringer her er de samme, som fanen Forespørgsler for projektet viser. Anmeldere kan læse, men ikke ændre dem.
  • Alle forespørgsler for dette projekt øverst åbner projektets fane Forespørgsler.
6

Kundespørgsmål: Forfaldsdato og påmindelser

  • På et projekts side Spørgsmål står kortet Forfaldsdato og påmindelser over spørgsmålene.
  • Kontakten slår automatiske påmindelser til eller fra. Svar forfalder sætter en dato. Kundens e-mail udfyldes fra kundekortet, når der findes et. Send påmindelse hver (1 til 7 dage) og Højst (1 til 6 påmindelser) styrer tempoet. Tryk på Gem.
  • Den første påmindelse sendes 2 dage efter, du har sendt spørgsmålene, derefter efter din plan, og altid én dagen før forfaldsdatoen. Hver påmindelse viser de præcise spørgsmål, der stadig er åbne, og svar går til projektets ejer.
  • Påmindelser stopper automatisk, når alle spørgsmål er besvaret, og kortet viser det.
  • Påmindelser sendes kun på e-mail. Indtil e-mail er slået til for aiKit, står der på kortet Påmindelser starter, når e-mail er sat op, og din plan er gemt og klar.
  • Når kunden afslutter en runde, får projektets ejer og medarbejdere en underretning om Kundesvar, som åbner siden Spørgsmål.
7

Til aiKit-administratorer: Rapport-leads

  • Rapport-leads, under Problemrapporter i sidemenuen, viser alle, der har kørt en gratis AI-rapport og efterladt deres e-mail, nyeste først. Tallet ved siden af tæller leads, der stadig er markeret Ny.
  • Felterne øverst er filtre: Ønsker opkald, ikke kontaktet (med rødt, dem du skal ringe til først), Ny, Kontaktet, Vundet, Ikke relevant og Alle leads. Klik på et for kun at se netop dem; klik igen eller på Vis alle for at nulstille.
  • Søgning finder navne, e-mails, telefonnumre, brancher og noter. Alle filtre bliver i sidens adresse.
  • Hver række viser navnet (klik for at åbne detaljerne), branchen og hvornår de kørte rapporten, et rødt mærke Ønsker opkald, knapper til e-mail og telefon med et tryk, samt en statusmenu, der gemmer, så snart du ændrer den.
  • Når en række åbnes, vises, hvad de vil bygge, rette eller forbedre, deres hjemmeside, om de har en aiKit-konto, Læs deres rapport (åbner hele deres rapport) og en notefelt, som kun administratorer kan se.
  • Eksporter CSV henter de leads, der vises, med de samme filtre, klar til et regneark.
  • Hvert nyt lead når også alle administratorer i klokken, markeret Haster, når de har bedt om et opkald, og via e-mail efter hver administrators valg.
Næste guide Sådan melder du et problem og følger, hvad der sker med det

Har du i stedet et hurtigt, konkret spørgsmål? Se de ofte stillede spørgsmål.