aiKit Hub: Projekte, Boards und Kunden an einem ruhigen Ort

Öffnen Sie die Werkzeugbibliothek in der Seitenleiste und wählen Sie aiKit Hub, oder gehen Sie direkt zu aikit.ai/tools/hub. Heften Sie es an Ihr Dock, damit es mit einem Tipp erreichbar bleibt. Hub-Ergebnisse erscheinen auch im Suchfeld oben auf jeder aiKit-Seite.

Oben im Hub: Projekte (die Startseite Ihres Hubs; sie trägt das Wort, das Ihr Hub verwendet, es kann also Aufträge, Kunden oder Bestellungen heißen), Boards (Meine Boards, unten), Mein Tag, Hey!, Chat (der Teamraum und Pings), Aktivität, Kalender, Dateien, Aufstellung, Berichte, Personen und Einstellungen, ein Suchfeld (drücken Sie /, um direkt dorthin zu springen), Erfassen und Neues Projekt. Jede Seite, jeder Filter und jeder geöffnete Eintrag hat eine eigene Adresse, sodass Sie ihn als Lesezeichen speichern, mit einer Person aus dem Projekt teilen oder in einem neuen Tab öffnen können.

Ein Board ist ein Arbeitsstück als Listen mit Karten, die Sie von links nach rechts ziehen, etwa Zu erledigen → In Arbeit → Erledigt. Ein Projekt ist ein größerer Rahmen für Arbeit: Es kann mehrere Boards enthalten sowie Chat, einen Zeitplan, To-do-Listen, Check-ins, Zeiterfassung, Kunden und Gäste sowie die KI-Helfer (Hol mich auf den neuesten Stand, Dieses Board zusammenfassen, Mit KI entwerfen, die morgendliche Übersicht).

Im Free-Tarif beginnt der Hub mit Boards. Der erste Reiter heißt Boards, und Startseite ist Meine Boards: eine Kachel pro Board mit dem Hintergrund, dem Namen und der Anzahl offener Karten. Tippe auf eine Kachel, um das Board zu öffnen. Jedes Board hat oben drei Reiter: Board (die Listen und Karten mit dem vollständigen Kartenfenster: Checklisten, Termine, Labels, Kommentare mit Antworten, Dateien und Dringend), Nachrichten (das Nachrichtenboard mit Dateien in Beiträgen) und Dateien (alles, was auf diesem Board irgendwo angehängt ist). Free umfasst 3 Boards, aktive und archivierte zusammen; die Kachel Neues Board zeigt, wie viele noch frei sind, und wenn alle 3 belegt sind, steht dort Alle 3 kostenlosen Boards in Verwendung und zeigt, was ein Projekt zusätzlich bietet.

Neues Board im Free-Tarif fragt zuerst nach einem Namen und dann nach einer Vorlage (Druckauftrag und weitere) oder einem leeren Board mit Hintergrund und Startlisten. Bei einem kostenlosen Board wirken Menü → Dieses Board archivieren und Board löschen auf das gesamte Board, mit Rückgängig.

In ein Projekt umwandeln (rechts am Ende der Reiter eines Boards oder das Ebenen-Symbol auf dem Handy) zeigt, was ein Projekt bietet: Chat mit deinem Team, den Zeitplan und Kalender, Kunden und Gäste, die KI-Helfer, mehr Boards an einem Ort sowie Check-ins, Zeiterfassung und Berichte. Projekte gibt es ab dem Starter-Tarif; der Inhaber führt das Upgrade unter Einstellungen → Tarif & Speicher durch, und an deinen Boards ändert sich nichts. Wenn du auf Free ein Projektwerkzeug öffnest (zum Beispiel einen Link zum Chat), sagt die Seite, was es tut und dass es bei Projekten enthalten ist, mit einem Button Zurück zu meinen Boards. Der Server des Hubs verweigert diese Werkzeuge im Free-Tarif mit demselben klaren Hinweis, damit nichts halb funktioniert.

Bezahlte Tarife und der eigene Hub des aiKit-Teams funktionieren genau wie bisher: Die Startseite zeigt Projekte, und jedes Projekt hat alle Werkzeuge.

Tippe auf Neues Projekt. Gib einen Namen und eine Beschreibung in einer Zeile ein und starte dann leer oder mit einer Vorlage: Druckauftrag (Bestellung eines Kunden drucken), Designauftrag (etwas Neues gestalten, etwa eine Anleitung oder einen Flyer: Briefing, erster Entwurf, Prüfung, finale Dateien), Website-Bau, Onboarding neuer Kunden, Veranstaltung, Marketingkampagne oder Einstellung. Vorlagen kommen mit ihren Listen, Spalten und ersten Aufgaben, wobei die Fälligkeitsdaten ab heute gezählt werden. Mit einem bezahlten Tarif kannst du jedes Projekt auch als eigene Vorlage speichern (Projekteinstellungen → Vorlage).

Wer dabei ist steht direkt unter dem Namen, bei Neues Projekt und bei Neues Board: Jede Person in deinem Hub ist ein Chip, auf den du tippst, um sie hinzuzufügen (nochmal tippen, um sie zu entfernen). Meine üblichen Personen fügt die Personen hinzu, mit denen du am meisten zusammenarbeitest, und Alle aus meinem Team fügt dein ganzes Team hinzu. Nur die ausgewählten Personen sehen das Projekt oder Board und erhalten seine Updates; später änderst du das im Reiter Personen. Neue Person? Gib ihre E-Mail-Adresse ein und tippe auf Hinzufügen (mit einem bezahlten Tarif zusätzlich Aus unserem Team oder Aus einer anderen Firma wählen). Ist Einladung jetzt per E-Mail senden angehakt, geht die Einladung sofort los; entfernst du den Haken, kopierst du stattdessen ihren Link aus dem Reiter Personen.

Um mit einem Kunden zu arbeiten, wähle ihn unter Kunde (deine aiKit-Kunden) aus oder setze den Haken bei Mit einem Kunden in diesem Projekt arbeiten. Ein brandneuer Hub zeigt trotzdem seinen Projektbereich, darin Starte dein erstes Projekt und drei Wege hinein: Neues Projekt, Aus einer Vorlage starten oder Aus Basecamp oder Trello importieren.

Die Startseite öffnet sich mit deinen Projekten. Jede Projektkarte hat ein ⋯-Menü: Umbenennen, Nach oben verschieben, Nach unten verschieben und Löschen… (der Inhaber, ein Admin oder wer das Projekt gestartet hat). Das fragt einmal nach und bietet dann Rückgängig an; ein gelöschtes Projekt bleibt 30 Tage im Papierkorb. Ziehe eine Karte, um die Reihenfolge für dein ganzes Team zu ändern (auf dem Handy zuerst kurz gedrückt halten; mit der Tastatur Alt und die Pfeiltasten). Die Reihenfolge bleibt im Reiter Aktiv erhalten, wenn nichts gefiltert ist, und markierte Projekte behalten ihren Stern, ohne zu springen. Direkt darüber erhält dein Team Auf dem Laufenden bleiben: Ein Tippen, und die KI liest jedes aktive Projekt, das du öffnen kannst, mit den jeweils verknüpften aiKit-Arbeiten (Angebote, Prüfungen, Aufträge und deren Status), und schreibt eine kurze Übersicht: das Eine, was zuerst zu tun ist, dann dringende und verspätete Arbeiten, neue Bestellungen und Antworten und was diese Woche ansteht, Projekt für Projekt. Sie verbraucht einen kleinen Teil eines Tokens, liest nur, was du sehen kannst, und darunter gibt es Daumen hoch oder runter. Reiter oben in diesem Bereich: Aktiv, Archiviert, Vorlagen (wenn du welche hast) und für Inhaber und Admins Papierkorb; jeder zeigt, wie viele Einträge er enthält. Darunter: ein Suchfeld (nach Name oder Kunde) und drei Filter: Kunde (beliebig, mit einem Kunden, ohne Kunde oder ein bestimmter Kunde nach Name), Status (hat überfällige Aufgaben, fällig diese Woche, im Plan, alle Aufgaben erledigt, noch keine Aufgaben) und Person (alle, ich oder eine bestimmte Person). Jeder Filter ist Teil der Adresse der Seite, sodass eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen gespeichert oder geteilt werden kann; eine blaue Leiste Angezeigt wird nennt, was gefiltert ist, mit Alle anzeigen zum Zurücksetzen. Karten oder Liste wechselt zwischen Karten und einer kompakten Tabelle (deine Wahl wird auf diesem Gerät gespeichert).

Jede Karte zeigt die Farbe des Projekts, seinen Namen, eine Zähler-Anzeige „neu“ (Aktivität anderer seit deinem letzten Öffnen; antippen, um diese Aktivität zu sehen), einen Stern, den Kunden (oder Mit Kunde geteilt bzw. Nur Team), seinen Status in Worten (zum Beispiel 2 überfällig, Im Plan oder Alles erledigt), wann zuletzt etwas passiert ist, einen Fortschrittsbalken (erledigte von allen Aufgaben), die Personen darin und Zähler zum Antippen: deine, offene und verspätete. Markierte Projekte stehen immer zuerst, danach die zuletzt aktiven. Archivierte Karten haben einen gestreiften oberen Rand und einen Button Wiederherstellen.

Unter den Projekten: Mein Tag (was fällig ist), dein Posteingang, Deine Arbeit übernehmen (Importe) und für Inhaber die Nutzungsleiste des Hubs: aktive Projekte, Personen, Kunden- und Gastplätze und Speicher, mit dem Namen des Tarifs. Diese Zahlen zählen nur den Hub, nicht die Websites und Kunden in der Seitenleiste. Eine Grenze ohne feste Zahl wird als einfacher Text angezeigt (zum Beispiel 1 Person) statt als Balken. Ein Tippen auf die Leiste öffnet die Einstellungen.

Die Seite eines Projekts hat unter der Kopfzeile eine Reihe von Reitern, sodass jeder Bereich von überall im Projekt nur einen Klick entfernt ist: Übersicht, jedes eingeschaltete Werkzeug (Nachrichtenbrett, Boards, To-dos, Terminplan, Dokumente & Dateien, Lagerfeuer, Check-ins und die übrigen, mit den Namen, die Sie ihnen gegeben haben), Aktivität und Personen. Die Übersicht zeigt pro Werkzeug eine Karte mit dem Neuesten darin, der letzten Aktivität und (für Ihr Team) die KI-Helfer: ein Fragefeld für jede Frage zum Projekt in einfachen Worten (wer hinterherhinkt, was am Freitag fällig ist, ein Update-Entwurf für den Kunden), Diese Woche zusammenfassen und Was gefährdet ist. Datumsangaben in den Antworten nennen den richtigen Wochentag. In der Kopfzeile markiert der Stern das Projekt, der Personen-Button zeigt, wer dabei ist, der Download-Button exportiert es, und das Zahnrad öffnet die Einstellungen. In Kundenprojekten erhält Ihr Team außerdem Als Kunde anzeigen, damit sehen Sie das Projekt genau so, wie Ihr Kunde es sieht.

Erstellen Sie eine Liste und betrachten Sie sie auf beliebige Weise über die Schaltflächen darüber: Liste, Board, Tabelle, Kalender, Zeitleiste und Dashboard. Die gewählte Ansicht wird für die Liste gespeichert. Board zeigt Spalten, die Sie benennen (standardmäßig Zu erledigen, In Arbeit, Erledigt). Ziehen Sie Karten zwischen den Spalten hin und her oder nutzen Sie bei Bedarf das Menü Verschieben nach auf jeder Karte für die Tastatur. Eine Karte in der Spalte Erledigt gilt als abgehakt, und ein abgehaktes To-do wandert in diese Spalte. Als Board anzeigen (neben den Listeneinstellungen) verschiebt die Liste mit allem Inhalt auf den Reiter Boards, für die vollständige Board-Ansicht weiter unten.

Öffnen Sie ein To-do, um festzulegen, wem es zugewiesen ist, Start- und Fälligkeitstermine, eine Wiederholung (täglich, wochentags, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich, alle drei Monate oder jährlich; Abhaken erzeugt das nächste), Etiketten, benutzerdefinierte Felder, Schritte (jeweils mit eigener Person und eigenem Datum) und Wartet auf (andere To-dos, die zuerst erledigt sein müssen). Fügen Sie Dateien hinzu, machen Sie ein Bild zum Titelbild der Karte, stimmen Sie ab (wenn die Abstimmung für die Liste aktiviert ist), erfassen Sie Zeit, bitten Sie um eine Freigabe, beobachten Sie es, setzen Sie ein Lesezeichen oder speichern Sie es als Kartenvorlage. Kommentare mit @Erwähnungen stehen darunter.

Fügen Sie in das Feld Hinzufügen mehrere Zeilen ein, um gleich mehrere To-dos anzulegen. Das Filtermenü und die Zähler zeigen Mir zugewiesen, Überfällig, Fällig in 7 Tagen, Ohne Fälligkeitsdatum, Niemandem zugewiesen, Angehalten, Erledigt, eine Person oder ein Etikett. Eine blaue Leiste zeigt, was angezeigt wird, mit einem Link Alle anzeigen. Ein To-do, das Sie hinzufügen, während ein Filter aktiv ist, bleibt sichtbar, auch wenn es nicht passt (zum Beispiel ein neues To-do ohne Datum unter Überfällig), und die Leiste weist darauf hin. In den Listeneinstellungen können Sie Spalten umbenennen, neu einfärben und sortieren, Etiketten und benutzerdefinierte Felder festlegen (Text, Zahl, Datum, Auswahlliste, Kontrollkästchen) sowie Kartenalterung (unberührte Karten verblassen) und Abstimmung aktivieren. Track on the Hill Chart setzt die Liste auf den Hügel des Projekts.

Regeln übernehmen die Routinearbeit, in einfachen Sätzen formuliert. Wählen Sie den Zeitpunkt (eine Karte wird in eine Spalte verschoben, ein To-do wird abgehakt, ein To-do wird hinzugefügt, sein Angebot wird angenommen, sein Korrekturabzug wird freigegeben oder es gehen Änderungswünsche dazu ein) und dann einen oder mehrere Schritte: verschieben, abhaken, jemandem zuweisen, ein Etikett hinzufügen, die Personen darauf, alle Beobachter oder den Kunden benachrichtigen, das Fälligkeitsdatum auf eine Anzahl Tage in der Zukunft setzen oder es dem Kunden zeigen. Die Regel wird Ihnen vor dem Speichern als Satz vorgelesen. Regeln lösen nie andere Regeln aus, daher entstehen keine Schleifen, und es gibt kein monatliches Limit für die Häufigkeit ihrer Ausführung.

Schaltflächen sind dieselben Schritte auf Abruf: Geben Sie einer einen Namen (zum Beispiel Zur Abholung bereit), und sie erscheint im Bedienfeld jeder Karte auf dieser Liste.

Jedes Projekt hat einen Reiter Boards, und ein Projekt kann beliebig viele Boards enthalten. Boards stehen nebeneinander als Bildkacheln (auf dem Telefon zwei nebeneinander). Ziehen Sie eine Kachel, um die Reihenfolge für alle im Projekt zu ändern (auf dem Telefon zuerst gedrückt halten; mit der Tastatur Alt und die Pfeiltasten). Jede Kachel hat ein ⋯-Menü: Umbenennen, Nach vorne, Nach hinten und Löschen…, das einmal nachfragt und direkt danach Rückgängig anbietet (ein gelöschtes Board lässt sich nach Ablauf dieses Rückgängig nicht wiederherstellen; Menü → Dieses Board archivieren behält es stattdessen). Oben auf jedem Board steht das große Feld Über dieses Board für die Details: der Kunde oder Auftrag, was hergestellt wird, Größen und Mengen, Fristen, Links. Klicken Sie darauf, um zu schreiben, oder drücken Sie Aus Karten entwerfen, damit die KI eine erste Fassung schreibt, die Sie ändern und mit Speichern übernehmen. Die Übersicht des Projekts hat dasselbe Feld, Über dieses Projekt, mit Aus dem Projekt entwerfen. Der Reiter zeigt jedes Board als Kachel in seiner Hintergrundfarbe oder seinem Foto, mit Namen, Anzahl der Listen und offenen Karten und, in Kundenprojekten, ob Kunden es sehen. Ein Stern auf der Kachel stellt das Board nach vorne (hier und unter Meine Boards). Unter einer Kachel sind „3 überfällig“ oder „2 bei Ihnen“ Links: Jeder öffnet das Board, bereits gefiltert auf genau diese Karten. Neues Board beginnt mit Aus einer Vorlage: Wählen Sie Druckauftrag, Schildauftrag, Website-Erstellung, Veranstaltung oder Restaurant-Eröffnung (oder eine Vorlage, die Ihr Team gespeichert hat, mit Ihre markiert), sehen Sie die Listen in ihrer Reihenfolge und drücken Sie Verwenden. Eine Vorlage bringt ihre Listen, benannten Etiketten, Kartenvorlagen mit deren Checklisten, Regeln und den Ort, an dem neue Anfragen landen, mit; sie fügt nie erfundene Kunden oder Aufträge hinzu. Leeres Board fragt stattdessen nach einem Namen, einem Hintergrund und den Listen für den Start. Hintergründe: weiche Farben, kräftige Farben, Lebendig (sechs langsam driftende Farbflächen, die stillstehen, wenn Ihr Gerät weniger Bewegung wünscht), Infinity-Kunst, Fotos oder Eigenes Bild (laden Sie es direkt dort hoch; es wird sofort hochgeladen, sobald das Board erstellt ist, und Menü → Hintergrund ändert es später). Die Startlisten: Zu erledigen · In Arbeit · Erledigt, ein Auftragsablauf (Neu · Angeboten · Genehmigt · In Produktion · Geliefert) oder ein Inhaltsablauf (Ideen · Schreiben · Prüfung · Veröffentlicht). Archivierte Boards warten unter Archivierte Boards am Ende des Reiters.

Auf einem Board stehen die Listen nebeneinander, und jede Karte zeigt ihr Titelbild, ihre Labels (jeweils mit Namen, damit Farbe nie der einzige Hinweis ist), ihren Titel und kleine Markierungen: Erledigt, das Fälligkeitsdatum (bei Verzug steht dort in Worten Überfällig), den Status der mit ihr verknüpften aiKit-Arbeit (zum Beispiel Angenommen oder Vom Kunden genehmigt, bei guten Nachrichten in Grün; ein Klick öffnet dieses Angebot oder diesen Auftrag), Notizen, den Checklisten-Fortschritt (3/5), Kommentare, Anhänge, Kunden sehen dies und die Personen, die daran arbeiten. Unten an jeder Liste fügst du eine Karte hinzu (Enter fügt sie hinzu und lässt das Feld für die nächste offen; füge mehrere Zeilen ein, um mehrere Karten hinzuzufügen). Wenn das Board Kartenvorlagen hat, fügt Aus einer Kartenvorlage… unter dem Feld eine Kopie einer Vorlage (Titel, Notizen, Labels, Personen und Checkliste) zu dieser Liste hinzu. Liste hinzufügen steht nach der letzten Liste.

Ziehe eine Karte innerhalb einer Liste nach oben oder unten oder auf eine andere Liste; die Stelle, an der sie landet, ist beim Ziehen umrandet, und Escape bricht ab. Ziehe eine Liste an ihrer Namensleiste, um die Listen neu anzuordnen. Auf dem Handy hältst du eine Karte (oder die Namensleiste einer Liste) kurz gedrückt und ziehst sie dann; ein schnelles Wischen scrollt das Board wie gewohnt. Jede Karte hat außerdem eine Schaltfläche Verschieben… (die drei Punkte oder die Taste M bei einer Karte, die du mit Tab ausgewählt hast), die Board, Liste und Position über Menüs auswählt. Das ist der einfache Weg auf kleinen Bildschirmen oder mit der Tastatur und der Weg, eine Karte auf ein anderes Board im selben Projekt zu schicken. Das Menü einer Liste (die drei Punkte neben ihrem Namen) enthält Karte hinzufügen, Liste umbenennen, Nach links verschieben, Nach rechts verschieben, An Position verschieben…, Karten hier zählen als erledigt, eine Farbe und Diese Liste archivieren.

Zwei Personen können gleichzeitig am selben Board arbeiten. Eine Karte zu verschieben ändert nur diese Karte, daher setzen sich bei zwei Personen, die unterschiedliche Karten verschieben, beide Änderungen durch; werden zwei Karten im selben Moment genau an dieselbe Stelle gelegt, bleiben beide erhalten, und die Liste wird unauffällig neu nummeriert. Listen hinzuzufügen, umzubenennen, neu anzuordnen oder zu archivieren wird auf den jeweiligen Stand des Boards angewendet, sodass beide Personen, die gleichzeitig Listen hinzufügen, ihre behalten. Das Board übernimmt Änderungen anderer Personen automatisch (etwa alle 20 Sekunden und sobald du zum Tab zurückkehrst).

Öffne eine Karte (klicke sie an oder öffne ihren Link), und sie öffnet sich in einem großen Fenster in der Mitte des Bildschirms, wie bei Trello. Oben stehen: das Titelbild (das erste Bild der Karte; Als Titelbild festlegen oder Titelbild entfernen unter Anhänge ändert es), die Liste, in der sie sich befindet, als Menü, über das du sie ändern kannst, das Board, auf dem sie liegt, Link kopieren und Schließen (oder Escape). Darunter: eine runde Schaltfläche Erledigt und der Titel (klicke darauf, um ihn umzubenennen). Eine Reihe von Schaltflächen fügt Dinge mit einem Klick hinzu: Mitglieder, Labels, Daten (springt zu Start- und Fälligkeitsdatum), Checkliste, Anhang (öffnet die Dateiauswahl) und Als dringend markieren. Darunter zeigen Mitglieder, Labels und Daten, was festgelegt ist, mit + zum Ändern; eine erledigte Karte zeigt Erledigt, den Tag und wer sie erledigt hat. Beschreibung enthält den Auftrag: was angefertigt werden soll, Maße, Mengen, Lieferadresse und was der Kunde gesagt hat. Eine lange Beschreibung wird nach einigen Zeilen mit Mehr anzeigen und Weniger anzeigen eingeklappt; Bearbeiten oder ein Doppelklick ändert sie. Checklisten haben Namen (Checkliste hinzufügen, dann Einträge hinzufügen); jede zeigt einen Fortschrittsbalken und „2 von 5“, und du hakst Einträge ab, sobald die Arbeit erledigt ist. Anhänge zeigen jedes Bild als Vorschaubild mit Namen, Größe, dem Tag, an dem es hinzugefügt wurde, und einer Markierung Titelbild. aiKit-Arbeit verknüpft Angebote, Korrekturabzüge und Aufträge. Weitere Optionen (unter den Anhängen) enthalten den Rest: Erinnerung (standardmäßig 1 Tag vorher; Am Fälligkeitstag, 2 Tage vorher, 1 Woche vorher oder Keine Erinnerung), Wiederholung, Board und Liste, benutzerdefinierte Felder, wer es sieht, Stimmen, Wartet auf, Zeit und Freigaben. Beobachten, Merken, Verschieben…, Archivieren und Als Kartenvorlage speichern sowie Löschen stehen unten. Rechts stehen Kommentare und Aktivität: Kommentar schreiben öffnet das Feld (tippe @, um jemanden zu erwähnen, hänge Dateien an; Strg oder ⌘ + Enter veröffentlicht), Kommentare erscheinen mit dem neuesten zuerst, und jeder Kommentar hat Antworten, sodass ein Gespräch über einen Punkt darunter zusammenbleibt. Details anzeigen mischt die Aktivität der Karte hinzu (wer sie verschoben, abgehakt oder archiviert hat). Jede Karte hat eine eigene Adresse (sie endet auf ?card= und der ID der Karte), sodass ein Link zu einer Karte sie oben auf ihrem Board öffnet, auch nach einem Neuladen; wurde die Karte gelöscht oder ist sie für die öffnende Person nicht freigegeben, zeigt das Board das an. Auf dem Handy füllt das Fenster den Bildschirm, und die Kommentare stehen nach der Karte.

Als dringend markieren setzt ein rotes Tag Dringend und einen roten Rand auf die Karte; dringende Karten rücken bis zur Erledigung an den Anfang ihrer Liste (vor die eigene Reihenfolge des Boards). Filter → Priorität → Nur dringend zeigt nur die dringenden Karten, und die Adresse behält diese Auswahl bei (u:1), sodass du diese Ansicht teilen kannst.

Über dem Board: der Name des Boards (zum Umbenennen anklicken), ein Stern, Clients sehen dieses Board / Nur Team (Kundenprojekte), die Ansichten (Board, Tabelle, Kalender, Zeitleiste, Dashboard; dieselben Karten in jeder), Karten suchen, Filtern, Zusammenfassen und Menü. Zusammenfassen (nur für Ihr Team) liest jede Liste und Karte des Boards und erstellt eine kurze Übersicht: dringende und überfällige Karten, was gerade in Arbeit ist und von wem, was erledigt ist und alles, was niemandem zugewiesen ist, mit einem Daumen hoch oder runter darunter; dafür wird ein kleiner Teil eines Tokens verwendet. Filtern wählt Labels, Mitglieder (oder Keine Mitglieder) sowie Überfällig, Nächste 7 Tage, Kein Fälligkeitsdatum oder Erledigt aus; eine Leiste zeigt dann an, was angezeigt wird („Rush, Dana: 4 von 19 Karten“) mit Alle anzeigen. Eine Karte, die Sie hinzufügen während ein Filter aktiv ist, bleibt sichtbar, auch wenn sie nicht passt (eine neue Karte hat noch kein Datum, Label oder Mitglied), und die Leiste weist darauf hin, bis Sie den Filter ändern. Die Suchbegriffe und Filter stehen in der Seitenadresse, daher kann ein gefiltertes Board als Lesezeichen gespeichert oder geteilt werden. Das Menü enthält Neue Arbeit landet hier, Karten bewegen sich selbst, Regeln, Kartenvorlagen (jeder Name öffnet sie), Hintergrund (sanfte Farben, leuchtende Farben, Infinity-Kunstgemälde, Fotos oder Eigenes Bild hochladen: JPG, PNG, WebP oder GIF bis 12 MB, wird mit dem Board gespeichert, sodass dieselben Personen, die das Board sehen, es auch sehen; im Dunkelmodus erscheint eine sanfte Farbe als dunkler Farbton), die Labels (Name, Farbe, Löschen, Label hinzufügen), Dieses Board als Vorlage speichern, Archivierte Karten und Listen (Wiederherstellen oder eine Karte löschen), Dieses Board archivieren und Board löschen (in den Papierkorb für 30 Tage, mit Rückgängig).

Import aus Trello (auf dem Tab Boards, für Ihr Team in diesem Projekt): Öffnen Sie in Trello das Board, dann Menü (…) → Drucken, exportieren und teilen → Als JSON exportieren, und legen Sie die Datei hier ab. Sie sehen die Anzahl der Karten und Kommentare sowie die Trello-Mitglieder, die anhand des Namens Personen hier zugeordnet wurden; nicht zugeordnete Personen behalten ihren Namen bei ihren Kommentaren, und ihre Karten werden ohne Zuweisung übernommen. Übernehmen erstellt ein neues Board im selben Projekt mit seinen Listen, Karten, Labels in ihren Trello-Farben, benannten Checklisten, Kommentaren, Start- und Fälligkeitsdaten sowie Links zu Anhängen (Trello behält die Dateien). Diesen Import rückgängig machen, im selben Fenster nach Abschluss, entfernt das Board wieder. Inhaber und Admins können ganze Trello-Arbeitsbereiche und andere Apps auch unter Einstellungen → Import importieren.

Eine Karte kann die aiKit-Arbeit enthalten, um die es geht. Im Kartenfenster öffnet unter aiKit-Arbeit der Button Angebot, Prüfung, Auftrag verknüpfen… eine durchsuchbare Liste Ihrer eigenen Datensätze: Angebote, Angebotsblätter, Kundenprüfungen, Druckvorstufen-Aufträge, Buchungen, Website-Anfragen, Änderungswünsche für Websites, Grafiken, Blog- oder Produkttexte, Bewertungen und Websites (sowie Gobo-Aufträge und Logo-Bereinigungen bei Konten, die diese Tools haben). Jede Verknüpfung zeigt den aktuellen Status des Datensatzes und öffnet ihn in seinem eigenen Tool. Der Status der ersten Verknüpfung wird auch auf der Karte selbst im Board angezeigt.

Im selben Fenster startet der Button In einem Tool starten einen neuen Tab im Tool Ihrer Wahl: Neues Angebotsblatt, Neuer Druckvorstufen-Auftrag (und Neuer Gobo-Auftrag oder Neue Logo-Bereinigung, sofern Ihr Konto diese hat). Erstellen Sie den Auftrag wie gewohnt; der erste dieser Art verknüpft sich automatisch mit der Karte. Die Karte zeigt Warten auf Ihr neues … an, bis dahin mit Jetzt prüfen, Tool öffnen und Warten beenden; wenn Sie zum Tab Hub zurückkehren, prüft es automatisch. Eine Karte wartet 24 Stunden. Angebot erstellen startet weiterhin ein Quote-Studio-Angebot für den Kunden des Projekts und verknüpft es sofort.

Menü → Neue Arbeit landet hier: Wenn das Projekt eine verknüpfte Website hat, wählen Sie die Liste, in der jede Art neuer Arbeit zu einer Karte wird: Neue Website-Anfrage (Kontakt- und Dateiformulare), Neue Buchung und Neue Angebotsanfrage. Jede neue Anfrage wird zu einer Karte mit der verknüpften Anfrage (die Karte einer Buchung ist am Tag vor dem Termin fällig). Aus lässt diese Art unberührt. Die eigene Einstellung des Projekts für Website-Anfragen funktioniert weiterhin; die Wahl eines Boards hat Vorrang für die Arten, die es übernimmt.

Menü → Karten bewegen sich selbst: Wählen Sie die Liste, in die eine Karte verschoben wird, wenn ihr verknüpftes Angebot (oder Angebotsblatt) angenommen, ihre Kundenprüfung freigegeben, ihre Gobo-Prüfung freigegeben oder ihre Druckvorstufen-Prüfung freigegeben wird. Dies sind normale Regeln, daher erscheinen sie auch unter Regeln und führen die anderen Regeln dieser Liste aus. Jetzt prüfen prüft sofort; ansonsten prüft das Board etwa alle 15 Minuten und immer dann, wenn jemand im Team das Projekt öffnet. Die Personen, die die Karte beobachten, werden über jede Änderung informiert.

Kunden sehen niemals Links zu Gobo-Aufträgen, Logo-Bereinigungen, Angebotsblättern, Druckvorstufen-Aufträgen, Website-Anfragen oder Inhalten mit Kosten. Eine geteilte Karte kann ihr Angebot oder ihre Kundenprüfung anzeigen, mit einem Link nur zur eigenen Angebots- oder Prüfseite des Kunden.

Menü → Regeln listet jede Regel des Boards in einfachen Worten auf, jeweils mit einem Schalter Ein / Pausiert und einem Löschen-Button. Um eine hinzuzufügen, beschreiben Sie sie mit eigenen Worten (zum Beispiel „Wenn eine Karte nach Ausgeliefert verschoben wird, hake die Checkliste ab und informiere alle, die sie beobachten“) und drücken Sie Einrichten: Der KI-Helfer von aiKit liest den Satz und zeigt die Regel, die er verstanden hat, wobei nur die echten Listen, Labels und Personen dieses Boards verwendet werden. Diese Regel speichern fügt sie hinzu; Nicht ganz verwirft sie. Nennt der Satz eine Liste, ein Label oder eine Person, die das Board nicht hat, sagt er das, statt zu raten. Jedes Einrichten verbraucht einen der monatlichen KI-Helfer-Durchläufe des Hubs. Mit Menüs erstellen öffnet stattdessen den vollständigen Regel-Editor.

Eine Regel startet, wenn eine Karte in eine Liste verschoben, abgehakt oder hinzugefügt wird, morgen fällig ist oder wenn ihr verknüpftes Angebot angenommen, ihre Prüfung freigegeben oder mit Änderungswünschen versehen wird oder ihre Gobo- oder Druckvorstufen-Prüfung freigegeben wird. Sie kann dann die Karte verschieben, abhaken, ihre gesamte Checkliste abhaken, das Fälligkeitsdatum auf eine Anzahl Tage in der Zukunft setzen, ein Label hinzufügen, Personen zuweisen oder die Personen auf ihr, alle, die sie beobachten, ausgewählte Personen oder den Kunden benachrichtigen. Regeln lösen sich nie gegenseitig aus, und es gibt kein monatliches Limit, wie oft sie laufen.

Erinnerungen zum Fälligkeitsdatum gehen an die Personen auf einer Karte, in Hey! sowie per E-Mail oder als Tageszusammenfassung, so wie jede Person es in ihren Benachrichtigungseinstellungen gewählt hat. Jede Karte legt fest, wann (standardmäßig 1 Tag vorher, sofern du nichts änderst); eine Erinnerung wird nie zweimal am selben Tag verschickt, und erledigte Karten sowie Kartenvorlagen bleiben stumm.

Menü → Dieses Board als Vorlage speichern behält die Listen, Labels, Regeln, Zielspalten für Anfragen und die Kartenvorlagen bei (Karten auch behalten fügt jede Karte hinzu, wobei die Fälligkeitsdaten ab dem Tag der Verwendung der Vorlage gezählt werden). Personen, Kommentare und Dateien bleiben außen vor. Gespeicherte Vorlagen erscheinen unter Neues Board → Aus einer Vorlage, mit der Kennzeichnung Deine, für alle in deinem Team, mit Löschen unter jeder Vorlage. Um eine Kartenvorlage zu erstellen, öffne eine Karte und wähle Als Kartenvorlage speichern; Vorlagen werden nicht auf dem Board angezeigt und sind unter Menü → Kartenvorlagen aufgelistet.

Boards ganz oben im Hub öffnet Meine Boards: jedes Board, das du öffnen kannst, in jedem Projekt, bei dem du dabei bist. Drei Zähler stehen oben auf der Seite (offene Karten für dich, überfällig, fällig in 7 Tagen); jeder öffnet die passenden Karten als Liste. Markierte Boards kommen zuerst, dann Zuletzt geöffnet, dann alle Boards nach Projekt gruppiert (der Projektname öffnet dessen Reiter Boards). Jede Kachel hat ihren Stern und eigene Links für überfällig, bald fällig und für dich.

Der Posteingang ist für eine Karte gedacht, die du festhalten möchtest, bevor du weißt, wohin sie gehört: Tippe sie ein und drücke auf In den Posteingang (oder drücke überall im Hub die Taste c). Nur du siehst deinen Posteingang. Verschieben auf Board legt sie in die erste Liste des gewählten Boards, mit allem, was bereits darauf liegt.

Der Planer zeigt einen Monat mit jeder datierten Karte aus jedem Board, das du öffnen kannst (das Fälligkeitsdatum oder, falls keins vorhanden ist, das Startdatum). Verspätete Karten sind mit Überfällig gekennzeichnet, erledigte Karten sind durchgestrichen. Nur Karten bei mir schränkt auf deine ein, und Dieser Monat, chronologisch listet dieselben Karten nach Datum auf (auf dem Handy erscheint stattdessen diese Liste statt des Rasters). Jede Karte darin öffnet sich auf ihrem eigenen Board.

Dateien hinzufügen funktioniert im Hub überall gleich: Drücke Dateien anhängen (oder Weitere Dateien anhängen), ziehe Dateien aus dem Finder auf dem Mac oder dem Explorer unter Windows in den Bereich (er leuchtet auf, solange sie darüber schweben; mehrere gleichzeitig sind möglich), oder füge einen Screenshot mit Cmd+V bzw. Strg+V ein (er heißt screenshot- und das Datum). Das funktioniert bei Über dieses Projekt und Über dieses Board, auf jeder Karte (auf der geöffneten Karte an beliebiger Stelle ablegen), im Kommentarfeld, in einer neuen Nachricht, im Chat und bei Dokumente & Dateien. Große Dateien zeigen ihren Fortschritt an; eine Datei, die über der Größe deines Tarifs liegt, ein voller Tarif oder ein Programm (.exe, .dmg und Ähnliches) erhalten eine einfache Meldung mit dem Grund, warum sie nicht hinzugefügt wurde. Dateien in den Über-Feldern haben ein ⋯-Menü zum Umbenennen oder Löschen (mit Rückgängig), und Weitere Dateien anhängen fügt jederzeit weitere hinzu. Dateien werden an einem Ort gesammelt. Dokumente & Dateien hat oben zwei Ansichten: Ordner (deine Ordner, Dokumente, Links und Uploads) und Alle Dateien, die jede Datei des Projekts auflistet, egal wo sie angehängt wurde: an einer Karte, einem Kommentar, einer Nachricht, im Über-Feld eines Boards oder des Projekts oder in Dokumente & Dateien. Jede Datei zeigt ein Bild (oder ihren Typ), ihren Namen, Größe, Version, wann sie hinzugefügt wurde und von wem, sowie einen Link zu ihrem Ort. Drücke auf ein Bild oder PDF, um es direkt dort anzusehen (Herunterladen und Zur Stelle gehen stehen oben), oder drücke ⋯, um umzubenennen oder zu löschen (es fragt vorher nach und bietet dann Rückgängig an). Filter: Typ (Bilder, PDFs, Dokumente, Sonstige), Wo (Karten & Aufgaben, Nachrichten, Kommentare, Dokumente & Dateien, Boards), Hinzugefügt von und Sortierung (Neueste, Name, Größte) sowie ein Suchfeld; Filter bleiben in der Adresse der Seite erhalten, sodass eine Ansicht geteilt werden kann. Lade Dateien dort hoch oder ziehe sie irgendwo auf die Seite. Dateien ganz oben im Hub zeigen dieselbe Liste über alle Projekte, bei denen du dabei bist, mit einem Filter Projekt; du siehst nur Dateien, die du auch im Projekt sehen könntest, sodass ein Kunde nie die eines anderen sieht. Die Über-Felder haben ein Mikrofon zum Diktieren und Dateien anhängen; jedes andere Feld, in das du schreibst (Kommentare, Nachrichten, Kartenbeschreibungen, Chat), hat das Mikrofon bereits.

Das Nachrichtenboard funktioniert wie eine Auftragsliste, ähnlich einem Basecamp-Nachrichtenboard: eine Nachricht pro Auftrag, Job oder Thema, jede mit eigenen Antworten. Jede Zeile zeigt, wer sie verfasst hat, den Titel (mit deiner Auftragsnummer, falls du sie eingetragen hast), die neueste Antwort (oder die erste Zeile der Notiz, wenn noch niemand geantwortet hat), ein Bild des ersten angehängten Bildes (den Proof), das Datum, eine Sprechblase mit der Anzahl der Antworten und eine Schaltfläche Archivieren. Offen und Archiviert, jeweils mit ihrer Anzahl, wechseln zwischen Laufendem und Abgeschlossenem; Sortiert nach wählt Neueste, Neueste Antwort oder Älteste; das Filterfeld findet einen Titel, eine Auftragsnummer oder Wörter in der Notiz. Archivieren verschiebt einen abgeschlossenen Auftrag von der offenen Liste (Rückgängig ist direkt daneben); öffne die Liste Archiviert und drücke Wiederherstellen, um ihn zurückzuholen. Eine archivierte Nachricht nimmt weiterhin Antworten an und bleibt durchsuchbar. Die Zähler unten (3 offene Diskussionen · 1 archiviert) wechseln ebenfalls die Listen. Dein Kunde, als Kunde ins Projekt eingeladen, kann eine neue Nachricht (einen Auftrag) verfassen und antworten und sieht nur, was mit ihm geteilt wurde; dein Team erhält für jede neue Nachricht und Antwort eine E-Mail, wie in Einstellungen → Benachrichtigungen festgelegt.

Das Nachrichtenbrett ist für Ankündigungen, Ideen und Updates da. Geben Sie einer Nachricht einen Titel und optional eine Kategorie, schreiben Sie den Text (tippen Sie @, um jemanden zu erwähnen; **fett**, Listen und Links funktionieren), wählen Sie bei Wer sieht das und Wer wird benachrichtigt (Projektstandard, Unser Team, Alle, die es sehen können, oder Personen auswählen; eine Zeile darunter nennt, wer informiert wird, und Personen, die den Beitrag nicht sehen können, lassen sich nicht auswählen) und veröffentlichen Sie ihn oder speichern Sie ihn als Entwurf, den nur Sie sehen. Dateien hängen Sie direkt in der Nachricht an: Drücken Sie Dateien anhängen oder ziehen Sie sie in das Feld (bis zu 10 auf einmal, jeweils innerhalb der Dateigrößengrenze Ihres Tarifs). Jede zeigt ihren Namen und ihre Größe, mit einem × zum Entfernen vor dem Veröffentlichen, und die Schaltfläche lautet Mit 2 Dateien veröffentlichen. Angehängte Dateien erscheinen unter der Nachricht: Bilder als Vorschaubilder, PDFs als PDF-Karte, alles andere mit einem Symbol, jeweils mit einer Schaltfläche Herunterladen, und jede öffnet ihre eigene Seite mit Versionen und Kommentaren. Sie folgen der Sichtbarkeit der Nachricht, sodass Dateien einer Nur-Team-Nachricht nur für das Team sichtbar bleiben. Die Nachrichtenliste zeigt, wie viele Dateien und Kommentare jede Nachricht hat. Nachrichten behalten ihren Versionsverlauf. In To-dos umwandeln liest eine Nachricht und schlägt To-dos vor, aus denen Sie auswählen, bevor etwas hinzugefügt wird.

Jeder Kommentar und jede Antwort hat Antworten: Die Antwort steht unter dem Kommentar, auf den sie sich bezieht, und die Person, der Sie antworten, erhält sofort eine E-Mail (wie bei einer Erwähnung). Auch Kommentare können Dateien enthalten: Drücken Sie Dateien anhängen im Kommentarfeld (oder ziehen Sie sie auf die Schaltfläche), dann erscheinen sie unter diesem Kommentar. Ein Kommentar kann nur aus Dateien bestehen; er heißt dann Geteilt und zeigt den Dateinamen. Eine Datei an einer Notiz nur für das Team ist für den Kunden genauso verborgen wie die Notiz selbst.

Campfire ist der Gruppenchat des Projekts; neue Zeilen erscheinen alle paar Sekunden, solange er geöffnet ist. Kunden können ihn nur nutzen, wenn Sie das in den Projekteinstellungen aktivieren. Chat, oben im Hub (früher Pings genannt), bietet zwei Arten von Unterhaltungen. Der Teamraum kommt zuerst: eine Unterhaltung für alle in Ihrem Team (Inhaber, Admins und Mitglieder) über alle Projekte hinweg, die beim ersten Öffnen von Chat angelegt wird; Kunden und Gäste sehen sie nie. Tippen Sie @, um jemanden zu erwähnen; nur die erwähnten Personen bekommen eine E-Mail, damit ein belebter Raum keine Posteingänge überflutet. Hängen Sie Dateien an jede Nachricht im Teamraum oder an einen Ping mit Dateien anhängen an oder legen Sie sie auf der Unterhaltung ab (bis zu 10 auf einmal): Bilder erscheinen als Vorschaubilder, die Sie in voller Größe öffnen können, und alles andere (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, Schriften, Video, Audio und mehr) wird als Datei mit Typ, Größe und einer Schaltfläche Herunterladen angezeigt. Programme und Webseiten (.exe, .dmg, .html und ähnliche) werden zum Schutz aller abgelehnt; packen Sie sie zuerst in ein ZIP, wenn Sie wirklich eine teilen müssen. Darunter stehen Pings: private Unterhaltungen mit einer oder wenigen Personen, außerhalb jedes Projekts. Drücken Sie Neuer Ping, wählen Sie die Personen aus und schreiben Sie die erste Zeile; nur diese Personen sehen sie, und jede Zeile benachrichtigt sie per E-Mail, so wie sie es in ihren Benachrichtigungseinstellungen gewählt haben. Chat öffnet sich im Teamraum; neue Zeilen erscheinen alle paar Sekunden, solange eine Unterhaltung geöffnet ist.

Der morgendliche KI-Überblick ist eine E-Mail an jedem Wochentagmorgen ab 7 Uhr in Ihrer Zeitzone. Er beginnt mit Wo Sie anfangen (ein paar Sätze, von KI geschrieben), dann der Tag in Zahlen (dringend, überfällig, heute fällig, diese Woche fällig, neue Nachrichten und Bestellungen, neue Kommentare) und dann jedes Projekt mit eigener Schaltfläche, wobei alle Einträge unter Dringend, Überfällig, Heute fällig, Diese Woche fällig, Neue Nachrichten und Bestellungen, Neue Kommentare und Verknüpfte aiKit-Arbeit aufgeführt sind. Jede Karte zeigt ihr Board und ihre Liste, das Fälligkeitsdatum, wer daran arbeitet, den Fortschritt der Checkliste und den neuesten Kommentar; jede Nachricht zeigt, wer sie geschrieben hat, die ersten Zeilen, wie viele Antworten und Dateien sie hat, und Braucht eine Antwort, wenn niemand geantwortet hat. Jeder Titel und jeder Link Öffnen → führt direkt zur Karte, Nachricht, Angebot oder Korrektur. Die Listen stammen direkt aus dem Hub; nur der Einstieg kommt von KI. Er ist ausgeschaltet, bis Sie ihn aktivieren: Einstellungen → Benachrichtigungen → Hub: morgendlicher KI-Überblick → Werktagsmorgens (oder nur Montagmorgens, für einen Wochenstart-Überblick). An ruhigen Tagen (nichts diese Woche fällig, nichts dringend, keine neuen Nachrichten oder Kommentare seit zwei Tagen) wird keine E-Mail gesendet und keine KI genutzt. Jeder Überblick verbraucht einen kleinen Teil der Token Ihres Kontos, und Sie erhalten einen pro Hub, dessen Team Sie angehören. Er wird mit dem geplanten Lauf von aiKit versendet, daher kann er etwas nach 7 Uhr ankommen.

Check-ins stellen eine Frage nach einem Zeitplan (jeden Tag, jeden Werktag, einmal pro Woche an einem Tag Ihrer Wahl oder einmal im Monat). Die angesprochenen Personen erhalten an diesem Tag eine Erinnerung in Hey!, Antworten werden nach Datum geordnet, Wartet auf zeigt, wer noch nicht geantwortet hat, und Zusammenfassung entwerfen fasst die Antworten in einem Beitrag zusammen, den Sie teilen können.

Der Zeitplan eines Projekts zeigt Termine (einmalig oder sich wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholend), das Fälligkeitsdatum jedes offenen To-dos und, wenn eine Website verknüpft ist, deren Buchungen. Wechseln Sie zwischen Monat und Agenda. Zu meinem Kalender hinzufügen liefert einen privaten Link für Google-, Apple- oder Outlook-Kalender; wer den Link hat, sieht die Termine und Fälligkeitsdaten des Projekts, also teilen Sie ihn nur mit Ihrem Team.

Kalender (oben im Hub) zeigt alle Projekte gemeinsam, farblich nach Projekt gekennzeichnet. Aufstellung stellt jedes Projekt auf einer Zeitleiste von seinem Start- bis zu seinem Enddatum dar, mit einer Heute-Linie und den Zahlen offener und überfälliger Aufgaben. Das Hügeldiagramm zeigt die Listen, die Sie verfolgen, als Punkte an einem Hügel: bergauf, solange Sie es herausfinden, bergab, während Sie es umsetzen. Ziehen Sie einen Punkt, oder drücken Sie Tab, um ihn zu erreichen, und nutzen Sie die Pfeiltasten.

Erstellen Sie Ordner, schreiben Sie Dokumente (jede Speicherung behält die alte Version; der Verlauf lässt Sie frühere Stände ansehen und wiederherstellen), fügen Sie Links zu Google Docs oder beliebigen Online-Inhalten hinzu und laden Sie Dateien hoch, indem Sie sie auf die Seite ziehen oder auf Dateien hochladen drücken. Wenn Sie eine Datei erneut mit demselben Element hochladen (Neue Version hochladen), bleiben die älteren Versionen erhalten. Bilder werden als Vorschaubilder und in voller Größe auf einer eigenen Seite angezeigt. Auf der Seite einer PDF-Datei gibt es Seiten hier anzeigen, das die ersten 12 Seiten direkt auf der Seite darstellt (jede Vorschau zählt als ein Download); Bilder und PDFs lassen sich außerdem in einem neuen Tab öffnen. Dateien, die an Nachrichten und Kommentaren hängen, finden Sie ebenfalls hier, und ihre Seite verlinkt zurück zur Nachricht.

Dateien zählen auf den Speicherplatz Ihres Tarifs. Wenn Sie eine Datei löschen, landet sie im Papierkorb, und ihr Speicherplatz wird frei, sobald der Papierkorb nach 30 Tagen geleert wird. Programme und Webseiten (wie .exe oder .html) werden nicht akzeptiert; packen Sie sie vorher als ZIP-Datei.

Archivieren Sie ein abgeschlossenes Projekt über Einstellungen → Abschließen, archivieren oder löschen → Archivieren. Alles darin bleibt erhalten: Nachrichten, Kommentare, Aufgaben, Dokumente, Dateien und deren Versionen. Das Projekt wandert in den Tab Archiviert auf der Startseite, bleibt in der Suche (das aiKit-Suchfeld oben kennzeichnet es als archiviert), und alle Dateien bleiben herunterladbar. Ihre Dateien zählen weiterhin zum Speicherplatz. Bei kostenpflichtigen Tarifen mit Projektlimit belegen archivierte Projekte keinen Projektplatz, Archivieren schafft also Platz. Im Gratis-Tarif zählen die 3 Projekte aktive und archivierte zusammen; löschen Sie daher eines, das Sie nicht mehr brauchen (oder upgraden Sie), um ein neues zu starten.

Ein archiviertes Projekt ist für alle nur lesbar: Eine gelbe Leiste auf seiner Seite zeigt das an, und darin kann nichts hinzugefügt, bearbeitet, abgehakt, hervorgehoben, gelöscht oder hochgeladen werden, bis es wiederhergestellt wird (Sie können Dinge weiterhin verfolgen und als Lesezeichen speichern). Kunden im Projekt sehen weiterhin genau das, was mit ihnen geteilt wurde, nicht mehr. Stellen Sie es mit einem Klick aus dieser Leiste, über seine Karte im Tab Archiviert oder aus seinen Einstellungen wieder her; sind alle Plätze Ihres Tarifs belegt, weist der Hub darauf hin und bietet die Tarife an.

Löschen ist etwas anderes: Es verschiebt das Projekt für 30 Tage in den Papierkorb (Inhaber und Admins sehen es unter Startseite → Papierkorb mit der verbleibenden Anzahl an Tagen und können es Wiederherstellen), danach werden es und seine Dateien endgültig entfernt. Ein Dialog fragt nach, bevor etwas in den Papierkorb verschoben wird.

Exportieren (die Download-Schaltfläche in der Kopfzeile eines Projekts, oder Exportieren in den Einstellungen oder in der archivierten Leiste) erstellt eine .zip-Datei in Ihrem Browser mit allem im Projekt, was Sie sehen können: index.html, um alles in jedem Browser zu lesen (Nachrichten mit Kommentaren und angehängten Dateien, Aufgabenlisten mit Schritten, Dokumente, Terminplan und Campfire), project.json mit jedem Datensatz, um das Projekt anderswo zu übertragen, und einen Ordner files mit jeder Dateiversion. Setzen oder entfernen Sie den Haken bei Dateien einschließen; das Herunterladen der Dateien zählt auf Ihr monatliches Download-Kontingent, und bei mehr als 750 MB enthält der Export nur den Text, und große Dateien laden Sie über Dokumente & Dateien herunter. Jede Datei, die nicht hinzugefügt werden konnte, steht in files-not-included.txt. Exportieren ist dem Projektteam vorbehalten (Inhaber, Admins und Teammitglieder im Projekt).

Einstellungen → Wie Sie Ihre Arbeit nennen lässt den Inhaber des Hubs oder einen Admin das Wort wählen, das Ihr Team bereits verwendet: Projekte (Standard), Aufträge, Kunden oder Bestellungen. Ein Klick ändert es für alle im Hub: der erste Tab, Neuer Auftrag (oder Neue Bestellung…), die Tabs und Filter auf der Startseite, die Breadcrumb-Navigation und Einstellungen der Projektseite, leere Seiten, Tarifgrenzen und Meldungen sowie die Einladungs-E-Mail („die Aufträge stehen für Sie offen“). Eine Zeile darunter zeigt, wie es klingt. Sonst ändert sich nichts: Ihre Daten, Links und Limits bleiben gleich.

In einem Kundenprojekt ist zunächst alles nur für das Team sichtbar. Verwenden Sie den Schalter Kunden sehen das / Nur Team bei einer Liste, einer Aufgabe, einer Nachricht, einem Termin, einem Dokument, einem Ordner oder einer Tür, um es zu teilen. Ein Kunde sieht ein Element nur, wenn es und alles darüber geteilt ist (eine geteilte Aufgabe auf einer Liste, die nur für das Team ist, bleibt verborgen), und er sieht nie Check-ins, Zeiterfassung, per E-Mail eingegangene Nachrichten, Druckaufträge oder andere interne Links.

Innerhalb eines geteilten Verlaufs kann Ihr Team weiterhin eine Notiz nur für das Team hinzufügen; Ihr Kunde sieht sie, ihre Dateien oder dass es sie gibt, nicht. Kunden können kommentieren, Nachrichten schreiben, Dateien hinzufügen, auf Freigaben antworten, abstimmen und ihnen zugewiesene Aufgaben abhaken. Freigaben beziehen sich auf ein Ergebnis: eine Aufgabe, ein Dokument oder eine Datei (nicht eine Nachricht). Wählen Sie aus, wer freigeben soll, und jede Person antwortet mit Freigeben oder Änderungen anfordern mit einer Notiz. Die Freigabe-E-Mail listet die angehängten Dateien auf, damit die Person weiß, was sie freigibt.

Als Kunde ansehen (in der Kopfzeile des Projekts) zeigt Ihnen genau, was Ihr Kunde sieht, damit Sie vor dem Teilen prüfen können. Sind Personen von mehr als einem externen Unternehmen im Projekt, wird daraus Als … ansehen mit dem Namen jedes Unternehmens, und es zeigt genau, was dieses Unternehmen sieht.

Mehrere externe Unternehmen in einem Projekt (ein Kunde, ein Lieferant, ein Partner): Das Unternehmen jeder Person wird angezeigt, und Wer sieht das bei einer Nachricht, Aufgabe, einem Termin, Dokument, einer Datei oder einem Ordner wird zu einem Menü: Nur unser Team, Unser Team + ein Unternehmen nach Namen oder Unser Team + alle Externen. Ein Unternehmen sieht nur, was mit ihm geteilt wurde (und alles darunter: Kommentare, angehängte Dateien), nie Beiträge eines anderen Unternehmens und nie interne Beiträge; der Hub prüft dies auf jeder Seite, bei Suche, Aktivitätslisten, Benachrichtigungen, E-Mails, Exporten und Dateidownloads. Beiträge zeigen ein Kennzeichen: ein gelbes Nur unser Team oder ein grünes Sichtbar für: Unser Team und die Firmennamen; interne Beiträge in der Nachrichtenliste haben außerdem einen gelben Rand. Wenn eine externe Person etwas postet, wird es nur mit unserem Team und ihrem eigenen Unternehmen geteilt. Ändern Sie die Zielgruppe eines Beitrags später, wird er sofort für Personen entzogen (oder freigegeben).

Jeder in einem Hub meldet sich mit seinem eigenen aiKit-Konto an. Rollen: Inhaber (alles, einschließlich des Tarifs), Admin (alles außer dem Tarif), Teammitglied (die Projekte, bei denen es mitarbeitet, und kann neue starten), Gast (ein externer Helfer, der Teamarbeit nur in den Projekten sieht, zu denen er hinzugefügt wurde), und Kunde (sieht nur, was Sie teilen, in Kundenprojekten, bei denen er mitarbeitet). Inhaber, Admins und Teammitglieder nutzen Team-Plätze; Gäste und Kunden nutzen Kunden-Plätze, die großzügiger bemessen sind.

Der Reiter Personen eines Projekts gruppiert alle so, wie Sie an sie denken: zuerst Unser Team, dann jede externe Firma mit ihrem Namen, mit dem Hinweis, dass sie nur sieht, was mit ihr geteilt wurde. Fügen Sie Personen hinzu, die bereits im Hub sind, laden Sie jemanden Neuen ein (E-Mail, Name, Firma und ob er zu unserem Team gehört, von einer anderen Firma kommt oder ein externer Helfer ist, der Teamarbeit sieht), oder entfernen Sie jemanden. Namen, Firmen und Rollen bearbeiten öffnet Personen. Derselbe Reiter legt fest, wer standardmäßig über Beiträge in diesem Projekt benachrichtigt wird: Nur unser Team (die Startauswahl), Alle im Projekt oder Diese Personen. Personen aus externen Firmen werden in keiner Voreinstellung berücksichtigt, bis der Inhaber des Hubs, ein Admin oder wer das Projekt gestartet hat, Personen aus externen Firmen einschließen aktiviert. Neues Projekt hat außerdem Wer ist dabei: Personen aus dem Hub hinzufügen oder E-Mail-Einladungen mit ihrer Firma hinzufügen; Einladungen werden zu Links, die Sie kopieren und im Reiter Personen des Projekts senden.

Laden Sie jemanden über Personen oder den Bereich Personen eines Projekts ein: Geben Sie E-Mail, Name und Rolle ein, wählen Sie Projekte aus und drücken Sie dann Einladungslink erstellen (kopieren und selbst senden) oder Einladung per E-Mail senden. Der Link funktioniert einmal und ist 60 Tage gültig. Ist ein Projekt mit einem aiKit-Kunden verknüpft, fügt Personen hinzufügen, die für diesen Kunden arbeiten sie in einem Schritt mit denselben Rollen hinzu, die sie in aiKit haben. Sind die Plätze eines Tarifs voll, zeigt der Hub das an und nennt den Tarif, der mehr enthält.

Unter der Personenliste zeigt Einladungen alle, die Sie eingeladen haben: ihre E-Mail, Rolle, wer sie eingeladen hat und wann, sowie einen Status. Ausstehend bedeutet, dass die Einladung gesendet wurde und sie noch nicht beigetreten sind (angezeigt wird das Datum, an dem der Link abläuft). Angenommen bedeutet, sie sind beigetreten, mit Datum. Abgelaufen bedeutet, dass 60 Tage ohne Beitritt vergangen sind. Zurückgezogen bedeutet, dass ein Inhaber oder Admin die Einladung zurückgenommen hat. Bei einer ausstehenden oder abgelaufenen Einladung kann ein Inhaber oder Admin Erneut senden drücken, wodurch ein neuer Link an dieselbe Person geschickt wird (der alte Link funktioniert dann nicht mehr; Sie können einmal alle 10 Minuten erneut senden, bis zu 5 E-Mails pro Einladung) oder Einladung abbrechen, wodurch Sie bestätigen müssen, der Link beendet und der Platz frei wird. Teammitglieder sehen dieselbe Liste, können aber nicht erneut senden oder abbrechen, und Gäste und Kunden sehen sie nicht.

Mein Tag listet alles auf, was Ihnen in allen Projekten zugewiesen ist: Überfällig, Heute, Nächste 7 Tage, Später und Kein Fälligkeitsdatum, jeweils mit einem Kontrollkästchen. Erfassen (oder Taste c) legt eine Aufgabe in Ihrem Posteingang ab, per Tippen, Mikrofon oder Foto (das Foto wird das Titelbild der Karte); In Projekt verschieben legt sie mit Notizen und Foto in eine Liste.

Hey! sammelt Erwähnungen, Zuweisungen, Hinweise, Kommentare zu Dingen, die Sie beobachten, Genehmigungen, Check-in-Erinnerungen, Regelhinweise und Fälligkeitserinnerungen (einen Tag vorher, am Tag selbst und einmal nach Überfälligkeit; sie werden beim Öffnen des Hubs hinzugefügt). Dieselben Einträge erscheinen in der aiKit-Glocke, und E-Mails richten sich nach Ihrer Auswahl unter Einstellungen → Benachrichtigungen: sofort, als tägliche Zusammenfassung oder aus.

Verknüpfte aiKit-Arbeit verbindet ein Angebot, Angebotsblatt, Kundenfreigabe, Druckvorstufenauftrag, Gobo-Auftrag, Logo-Bereinigung (bei Konten mit diesen Werkzeugen), eine Buchung, Website-Anfrage, Änderungsanfrage für die Website, Grafik, Blog- oder Produkttext, Bewertung oder Website mit einer Aufgabe oder dem Projekt. Der Link zeigt den aktuellen Status des Datensatzes (zum Beispiel Gesendet, Angenommen, Warte auf Freigabe, Änderungen angefordert) und öffnet den Datensatz in seinem eigenen Werkzeug. Angebot erstellen auf einer beliebigen Karte startet ein Angebot in Quote Studio für den Kunden des Projekts und verknüpft es.

Wenn ein verknüpftes Angebot oder Angebotsblatt angenommen wird, eine Freigabe genehmigt wird oder Änderungen angefordert werden oder ein Gobo- oder Druckvorstufen-Proof genehmigt wird, werden die Beobachter der Karte benachrichtigt und die Regeln der Liste laufen (siehe Boards und Ihre aiKit-Werkzeuge); unter aiKit-Arbeit können Sie außerdem eine Spalte wählen, in die die Karte verschoben wird, wenn ihr Angebot angenommen wird. Verknüpfen Sie eine aiKit-Website in den Einstellungen des Projekts, damit ihre neuen Anfragen (Angebots- und Kontaktformulare, Buchungen) und Änderungsanfragen für die Website zu Aufgaben in einer Liste Ihrer Wahl werden und ihre Buchungen im Terminplan angezeigt werden. Kunden sehen nur Angebote und Freigaben, die Sie teilen, mit einem Link zu ihrer eigenen Angebots- oder Freigabeseite.

Import (auf Start oder in den Einstellungen) übernimmt Arbeit aus Trello (der JSON-Export des Boards), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion und Jira (deren CSV-Exporte), jeder Tabelle (Sie ordnen die Spalten zu) und Basecamp. Jede Quelle zeigt ihre Exportschritte. Es wird nichts hinzugefügt, bevor Sie die Vorschau gesehen haben: wie viele Projekte, Aufgaben, Kommentare und Personen es gibt sowie etwaige Warnungen.

Wählen Sie dann aus, welche Projekte übernommen und umbenannt werden sollen, ordnen Sie jede Person einer Person im Hub zu, laden Sie sie als Einladung ein (sie erhalten durch den Import nie eine E-Mail) oder lassen Sie ihre Arbeit nicht zugewiesen, und entscheiden Sie über erledigte Aufgaben und Dateien (mit einer Größe zum Überspringen). Der Import läuft im Hintergrund mit einem Fortschrittsbalken und zeigt danach, was übernommen wurde und was nicht, samt Grund. Import rückgängig machen entfernt alles, was er hinzugefügt hat.

Verbinden Sie Basecamp, Trello oder Asana, um Ihr Konto direkt auszulesen, sobald diese Verbindungen aktiviert sind: Sie bestätigen auf deren eigener Seite, aiKit sieht Ihr Passwort nie, und der Zugriff wird am Ende des Imports gelöscht. Bis dahin funktioniert der Datei-Export.

Einstellungen → Tarif & Speicher zeigt die Limits deines Tarifs neben deiner Nutzung: Teamplätze, Kunden- und Gastplätze, Projekte (im Gratistarif zählen aktive und archivierte zusammen; bei bezahlten Tarifen zählen archivierte nicht mit), Speicher, Downloads in diesem Monat und KI-Helfer-Durchläufe sowie deine größten Dateien. Gratis: 1 Teammitglied (du), 3 Kunden oder Gäste, 3 Projekte, 1 GB, Dateien bis 25 MB. Starter (18,88 $): 1 Teammitglied, 10 Kunden oder Gäste, 5 Projekte, 10 GB, Dateien bis 50 MB, keine Speicher-Erweiterungen. Pro (48,88 $): 3 Teammitglieder, 50 Kunden oder Gäste, 25 Projekte, 50 GB, Dateien bis 250 MB. Team (88,88 $): 5 Teammitglieder, 150 Kunden oder Gäste, kein Projektlimit, 150 GB. Business (198,88 $): 7 Teammitglieder, 300 Kunden oder Gäste, 250 GB. Agency (348,88 $): 10 Teammitglieder, 500 Kunden oder Gäste, 400 GB. Teammitglieder zählen den Inhaber und Admins mit. Wenn du ein weiteres Teammitglied einlädst, als dein Tarif umfasst, zeigt der Bildschirm, was der nächste Tarif bietet, mit Upgrade. Speicher-Erweiterungen: +50 GB für 8,88 $, +150 GB für 18,88 $ oder +500 GB für 48,88 $ pro Monat; wenn eine Erweiterung mehr kosten würde als der nächsthöhere Tarif, weist der Bildschirm darauf hin und empfiehlt den Tarif. Gratis ist wirklich kostenlos, ohne Karte. Das Überschreiten eines Limits verursacht nie zusätzliche Kosten: Bei 80 % eines Limits erhältst du eine Vorwarnung, und bei 100 % des Speichers werden nur neue Uploads pausiert, während alles andere weiterläuft, mit Tarif upgraden zuerst und Speicher hinzufügen an zweiter Stelle. Für den Inhaber des Hub öffnen Auswählen (ein Tarif) und Hinzufügen (Speicher) die Einstellungen → Abrechnung, wo Preis und Abbuchungsdatum angezeigt werden, bevor etwas bezahlt wird (siehe Anleitung Tarife & Abrechnung). Solange Kartenzahlungen nicht aktiviert sind, lauten diese Schaltflächen Dafür anfragen und senden deine Anfrage an das aiKit-Team.

Faire Nutzung sorgt dafür, dass alles für alle schnell bleibt: Gelöschtes bleibt 30 Tage im Papierkorb, Dateien behalten ihre letzten 20 Versionen, und es gibt tägliche Obergrenzen für Chatzeilen, neue Elemente, Einladungen und Importe, die normale Arbeit nie erreicht. Downloads haben ein monatliches Kontingent von etwa dem Doppelten deines Speichers; danach pausieren Downloads bis zum 1. des Monats, und alles andere läuft weiter. Die KI-Helfer verbrauchen die Tokens deines Tarifs (Tokens = dein monatliches KI-Kontingent; 1 Token = 1 ¢ KI; ein Durchlauf des Hub-Helfers verbraucht einen kleinen Teil davon) und lesen nur, was du sehen kannst.

Drücke ? für die Liste: / Suche, c Erfassen, n Neu (ein Projekt auf Start, eine Aufgabe in einer Liste), g dann h Start (deine Projekte), g dann m Mein Tag, g dann p Chat, g dann a Aktivität, g dann c Kalender, Esc schließt ein Fenster.

Der Hub funktioniert auf Smartphones: Boards lassen sich seitlich scrollen, Fenster öffnen sich im Vollbild, und die Monatsansicht wird zur Terminliste. Bricht deine Verbindung ab, zeigt er die zuletzt geladene Kopie und weist darauf hin, dass du offline bist.