← Alle Anleitungen
Benachrichtigungen: die Glocke, E-Mails und Tageszusammenfassungen
aiKit meldet sich in dem Moment, in dem etwas eintrifft: Ein Kunde sendet ein Formular von einer Ihrer Websites, ein Kunde beantwortet Ihre Fragen vollständig oder ein Problem, das Sie gemeldet haben, erhält ein Update oder eine Antwort. Alles erscheint über der Glocke oben auf jeder angemeldeten Seite, und jede öffnet genau den passenden Eintrag. Sie wählen pro Art von Update, ob es zusätzlich sofort per E-Mail kommt, als eine tägliche Zusammenfassung, nur in aiKit oder gar nicht. Diese Anleitung führt durch die Glocke, die Seite Benachrichtigungen, Ihre Einstellungen, die Seite einzelner Anfragen und Erinnerungen zu Kundenfragen.
Benachrichtigungen öffnen →1
Die Glocke
- Die Glocke sitzt oben rechts auf jeder angemeldeten Seite. Eine Zahl darauf zählt, was Sie nicht gelesen haben; sie wird korallenrot, wenn eine davon dringend ist. Sie aktualisiert sich jede Minute, während die Seite geöffnet ist, und immer dann, wenn Sie zum Tab zurückkehren.
- Klicken Sie darauf, um das Fenster zu öffnen. Alle zeigt alles, das Neueste zuerst; Ungelesen zeigt nur, was Sie noch nicht gelesen haben. Alle als gelesen markieren leert die Zählung.
- Jede Zeile zeigt ein Symbol für die Art des Updates, eine Markierung Dringend, wenn es schnell Ihre Aufmerksamkeit braucht, um was es sich handelt (Website-Formular, Kundenantworten, Ihre Meldung), wie lange es her ist, einen Titel wie Angebotsanfrage von Jordan Lee und eine Zeile mit Details. Klicken Sie auf die Zeile, um den genauen Eintrag zu öffnen; das markiert sie außerdem als gelesen.
- Der runde Punkt am Ende jeder Zeile markiert sie als gelesen oder ungelesen, ohne sie zu öffnen. Gefüllt bedeutet ungelesen.
- Unten: Alle anzeigen öffnet die Seite Benachrichtigungen; N brauchen Sie auf Start öffnet Start gefiltert auf das, was Ihre Aufmerksamkeit braucht; Einstellungen öffnet Ihre Benachrichtigungsoptionen.
- Dringend bedeutet: eine Buchung innerhalb der nächsten anderthalb Tage, ein Formular mit den Wörtern dringend, Notfall, heute, ASAP oder am selben Tag, ein Interessent aus dem kostenlosen Bericht, der um einen Anruf gebeten hat, oder eine Problemmeldung mit hoher Schwere (Administratoren).
2
Die Seite Benachrichtigungen
- Alles, was Sie erhalten haben, nach Tag gruppiert (Heute, Gestern, dann Datumsangaben). Hier erscheinen nur Ihre eigenen Benachrichtigungen.
- Die Chips oben filtern die Liste: Alle, Ungelesen (mit Anzahl) und ein Chip pro Art von Update. Ihre Auswahl bleibt in der Seitenadresse, sodass Sie eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen speichern oder sich selbst teilen können.
- Suche findet Wörter in Titeln und Details, etwa den Namen eines Kunden oder eines Projekts. Eine blaue Leiste Angezeigt zeigt, wonach Sie suchen, und Alle anzeigen hebt es auf.
- Auswahl anpassen öffnet Ihre Einstellungen. Alle als gelesen markieren leert die Glocke. Ältere anzeigen lädt die nächsten 50.
3
Auswählen, wie jede Art von Update Sie erreicht (Einstellungen → Benachrichtigungen)
- Jede Art von Update hat ihre eigenen Antworten, passend zu dieser Frage formuliert. Die meisten bieten eine E-Mail sofort an (die Glocke plus eine E-Mail im Moment des Ereignisses), eine E-Mail pro Tag (die Glocke jetzt, plus eine E-Mail ab 9 Uhr Ostküstenzeit mit allem seit der letzten), nur die Glocke oder Aus. Manche haben Antworten, die nur zu ihnen passen: Website-Formulare können Angebote und Buchungen sofort senden, der Rest in einer täglichen E-Mail (Nachrichten, Interessenten und Dateien warten auf die Morgen-E-Mail). Hub: Kommentare und Updates (abgehakte Aufgaben, Kommentare, neue Boards, Check-ins) beginnen als eine Tageszusammenfassung und können jeweils einzeln, eine Wochenübersicht montags, nur die Glocke oder Aus sein. Hub: Erwähnungen und Hinweise (eine @-Erwähnung, eine Freigabeanfrage oder eine Nachricht, die an Sie gerichtet ist) kommen sofort oder über die Glocke (keine Tageszusammenfassung). Hub: Fälligkeitserinnerungen fragen, wann: Am Tag davor, am Tag selbst und wenn überfällig; Am Tag selbst und wenn überfällig; oder Nur wenn überfällig, mit einem Schalter Auch per E-Mail benachrichtigen (aus bedeutet nur die Glocke). Nachfassaktionen für Angebote können Sie am Nachfassdatum per E-Mail erreichen oder dann und danach alle 3 Tage, bis der Kunde antwortet. Ihre Auswahl wird in dem Moment gespeichert, in dem Sie sie antippen.
- Ruhige Zeiten (oben): Nachtmails zurückhalten behält E-Mails, die von 21 bis 7 Uhr Ihrer Zeit sofort eintreffen würden, und legt sie stattdessen in Ihre Morgenzusammenfassung. Dringende, etwa eine Buchung für heute, kommen weiterhin sofort. Jederzeit senden schaltet dies aus.
- Website-Formulare: Eine Kundin oder ein Kunde sendet eine Angebotsanfrage, einen Angebotskonfigurator, eine Buchung, eine Kontaktnachricht, einen Interessenten oder eine Datei über eine Ihrer Websites. Standardmäßig erhalten Inhaber und Mitarbeitende jede Meldung sofort per E-Mail. Prüfende erhalten diese nur, wenn sie hier etwas anderes auswählen.
- Antworten von Kunden: Ein Kunde schließt eine Runde der Fragen ab, die Sie ihm geschickt haben (einzelne gespeicherte Antworten bleiben still, bis er fertig ist). Gleiche Standardeinstellungen wie bei Website-Formularen.
- Ihre Problemmeldungen: Eine von Ihnen gemeldete Störung ändert den Status (Eingegangen, Wir sehen uns das an, Korrektur in Arbeit, Behoben und so weiter) oder jemand von aiKit schreibt Ihnen eine Antwort.
- aiKit-Administratoren sehen außerdem kostenlose Report-Interessenten und neue Problemmeldungen.
- Auswahlen werden sofort gespeichert, sobald Sie sie antippen; neben der Zeile erscheint ein grünes Gespeichert.
- Wenn E-Mail für aiKit noch nicht aktiviert ist, weist ein gelber Hinweis darauf hin: Jede Benachrichtigung erscheint weiterhin in der Glocke, und Ihre E-Mail-Auswahl wird an dem Tag wirksam, an dem E-Mail aktiviert wird.
- Prüfen, ob es funktioniert: Testversand benachrichtigt niemanden, egal was Sie auswählen.
4
So sieht eine E-Mail eines Website-Formulars aus
- Der Betreff nennt die Art und die Person, zum Beispiel Neue Angebotsanfrage von Jordan Lee · Harbor Lawn Care, mit Dringend: vorne, wenn es dringend ist.
- Im Inneren: wer gesendet hat, E-Mail und Telefon, die wichtigsten Angaben (Leistung, wie bald, Buchungszeit in der Zeitzone des Betriebs, Produkt, Menge, Optionen und Schätzung aus dem Angebotskonfigurator, Adresse, Anzahl der Dateien oder Fotos) sowie ihre Nachricht.
- Ein Knopf öffnet die Anfrage in aiKit. Darunter funktionieren die Knöpfe E-Mail und Anrufen mit einem Tipp auf dem Smartphone. Eine Antwort auf die E-Mail selbst erreicht die Kundin oder den Kunden direkt.
5
Die Seite einer einzelnen Anfrage
- Jede Benachrichtigung und E-Mail zu einem Formular öffnet diese eine Anfrage unter ihrer eigenen Adresse (aikit.ai/home/requests/…). So funktioniert der Link dauerhaft und kann mit Ihrem Team geteilt werden.
- Was gesendet wurde: die Nachricht und alle Angaben, dazu alle Dateien (Inhaber und Mitarbeitende können sie öffnen) und Fotos.
- Antworten: Knöpfe E-Mail und Anrufen sowie die Kontaktdaten.
- Stand: Neu, Kontaktiert, Gewonnen oder Geschlossen sowie eine private Notiz, die nur Ihr Team sieht. Änderungen hier entsprechen denen, die der Reiter Anfragen des Projekts zeigt. Prüfende können lesen, aber nichts ändern.
- Alle Anfragen zu diesem Projekt oben öffnet den Reiter Anfragen des Projekts.
6
Fragen an Kunden: Fälligkeitsdatum und Erinnerungen
- Auf der Seite Fragen eines Projekts steht die Karte Fälligkeitsdatum und Erinnerungen über den Fragen.
- Der Schalter schaltet automatische Erinnerungen ein oder aus. Antworten fällig setzt ein Datum. E-Mail des Kunden wird aus dem Kundenprofil ausgefüllt, sofern eines vorhanden ist. Alle (1 bis 7 Tage) und Höchstens (1 bis 6 Erinnerungen) legen den Rhythmus fest. Drücken Sie Speichern.
- Die erste Erinnerung geht 2 Tage nach dem Senden der Fragen hinaus, danach nach Ihrem Zeitplan, und immer eine am Tag vor dem Fälligkeitsdatum. Jede Erinnerung listet die genauen noch offenen Fragen auf, und Antworten gehen an den Projektinhaber.
- Erinnerungen enden von selbst, sobald jede Frage beantwortet ist, und die Karte zeigt dies an.
- Erinnerungen werden nur per E-Mail versendet. Solange E-Mail für aiKit nicht aktiviert ist, zeigt die Karte Erinnerungen starten, sobald E-Mail eingerichtet ist, Ihr Zeitplan ist gespeichert und bereit.
- Wenn der Kunde eine Runde abschließt, erhalten der Projektinhaber und die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung Antworten von Kunden, die die Seite Fragen öffnet.
7
Für aiKit-Administratoren: Report-Interessenten
- Report-Interessenten in der Seitenleiste unter Problemmeldungen listet alle auf, die einen kostenlosen KI-Report gestartet und ihre E-Mail hinterlassen haben, neueste zuerst. Die Zahl daneben zählt Interessenten, die noch als Neu markiert sind.
- Die Kacheln oben sind Filter: Wünscht Rückruf, nicht kontaktiert (rot, die zuerst anzurufenden), Neu, Kontaktiert, Gewonnen, Passt nicht und Alle Interessenten. Klicken Sie eine an, um genau diese anzuzeigen; ein erneuter Klick oder Alle anzeigen hebt die Auswahl auf.
- Die Suche findet Namen, E-Mails, Telefonnummern, Branchen und Notizen. Jeder Filter bleibt in der Seitenadresse erhalten.
- Jede Zeile zeigt den Namen (anklicken, um die Details zu öffnen), die Branche und wann der Report gestartet wurde, ein rotes Etikett Wünscht Rückruf, Knöpfe für E-Mail und Telefon mit einem Tipp sowie ein Statusmenü, das sofort beim Ändern speichert.
- Geöffnet zeigt eine Zeile, was die Person erstellen, reparieren oder verbessern möchte, ihre Website, ob sie ein aiKit-Konto hat, Report ansehen (öffnet den vollständigen Report) und ein Notizfeld, das nur Administratoren sehen.
- CSV exportieren lädt die angezeigten Interessenten mit denselben Filtern herunter, bereit für eine Tabellenkalkulation.
- Jeder neue Interessent erscheint außerdem bei jedem Administrator in der Glocke, mit Dringend markiert, wenn ein Rückruf gewünscht wurde, und per E-Mail gemäß der Auswahl jedes Administrators.
Lieber eine schnelle, konkrete Frage? Zu den FAQ.