Γρήγορη προσφορά: επικολλήστε το εύρος εργασιών, πάρτε την τελική προσφορά

Το Quote from, στην κορυφή της φόρμας, επιλέγει την εταιρεία από την οποία προέρχεται η προσφορά. Ένας λογαριασμός μπορεί να έχει πολλές εταιρείες (έως 20), και κάθε μία έχει το δικό της λογότυπο, όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο, email, ιστότοπο, όρους, γραμμή πληρωμής και αριθμούς προσφορών. Την επόμενη φορά επιλέγεται αυτόματα η εταιρεία που χρησιμοποιήσατε τελευταία. Το + Add a company… στο ίδιο μενού προσθέτει μία: πληκτρολογήστε το όνομά της (και τι κάνει, αν θέλετε), πατήστε Add the company και μετά συμπληρώστε τα υπόλοιπα.

Το «Edit company» ανοίγει τα στοιχεία της εταιρείας. Το «Upload logo» δέχεται εικόνα PNG, JPG ή WebP· το «From Graphics Library» επιλέγει μία που έχετε ήδη αποθηκεύσει εκεί· το «Remove» την αφαιρεί. Το όνομά σας στις προσφορές, το Email, το Phone, το Address και το Website εμφανίζονται στην πλαϊνή στήλη κάθε προσφοράς. Τα «Quote numbers start with» και «Next quote number» ορίζουν την αρίθμηση (για παράδειγμα BP-2401, μετά BP-2402)· κάθε εταιρεία μετράει χωριστά. Το «Quotes are good for (days)» και το «Usual turnaround» συμπληρώνονται στις νέες προσφορές. Η «Shipping line» στις νέες προσφορές είναι «Decide from the scope» (το AI εμφανίζει Free shipping όταν αποστέλλονται προϊόντα και το αφήνει έξω για υπηρεσίες), «Always show Free shipping» ή «Never» (υπηρεσίες, παραλαβή από το κατάστημα). Το «Page style» είναι πλαϊνή στήλη σκούρα ή ανοιχτή, και το «Price color» χρωματίζει τις τιμές και τα σύνολα. Οι όροι σας εμφανίζονται στο κάτω μέρος κάθε προσφοράς αυτής της εταιρείας (αφήστε το κενό για την αυτόματη γραμμή)· και το «How to pay» εμφανίζεται στο πλαίσιο «How to pay». Το «Save company» αποθηκεύει· οι ανοιχτές προσφορές αυτής της εταιρείας δείχνουν την αλλαγή αμέσως.

Η αλλαγή εταιρείας σε προσφορά που έχετε ήδη φτιάξει μετακινεί την προσφορά: αφού επιβεβαιώσετε, δημιουργείται αντίγραφο στην άλλη εταιρεία με το λογότυπό της, τους όρους της και τον επόμενο αριθμό της, και το παλιό προσχέδιο αφαιρείται.

Τα προϊόντα, οι τιμοκατάλογοι, οι τιμές όγκου και οι γενικοί κανόνες μιας εταιρείας βρίσκονται στο «Prices & rules» (ο σύνδεσμος στο «Edit company» και το κουμπί στις «Your quotes»). Δείτε τον οδηγό προσφορών με τεχνικά φύλλα για το πώς να τα διδάξετε.

Το «Customer» είναι διπλωμένο και προαιρετικό· ανοίξτε το για να πληκτρολογήσετε όνομα, εταιρεία, email, τηλέφωνο και διεύθυνση. Ό,τι αφήσετε κενό συμπληρώνεται από το πεδίο εργασίας, όταν εκεί αναφέρεται· η εταιρεία μένει κενή, εκτός αν κάποιος την αναφέρει.

Scope of work & specs is the main box. Paste the customer's email or request for quote, type it, or press the microphone in its corner and say it. Add a file reads a PDF, a picture (a photo of a sketch or a handwritten list), a Word file (.docx), a text file or a saved email (.eml), up to 3 MB. The file is checked the moment you add it: a spreadsheet, an unsupported type or a file that isn't what its name says shows a red note at once, so you can fix it before filling in the rest. Its name shows under the box with an × to take it off. You can use the box, the file, or both.

Το «Your prices / notes» είναι προαιρετικό: γράψτε τις τιμές όπως τις λέτε («κάρτες $48 τα 250, μενού $1,35 το καθένα, σχεδιασμός $85/ώρα») και οτιδήποτε άλλο για αυτή την προσφορά («10% έκπτωση μόνο σε αυτή», «φόρος 6,5%»). Μια τιμή για πακέτο, όπως $48 τα 250, υπολογίζεται ως σετ (2 × $48 για 500 κάρτες) με το πραγματικό πλήθος να φαίνεται στις λεπτομέρειες.

Το «Make the quote» διαβάζει τα πάντα και συντάσσει μία γραμμή για κάθε πράγμα που ζητά το πεδίο εργασίας, με τις λεπτομέρειές της (μέγεθος, υλικό, χρώματα, ποσότητα, θέση) στις προδιαγραφές, καθώς και ένα όνομα έργου και μια σύντομη σημείωση για τον πελάτη, που είναι και το κείμενο του email. Οι τιμές προέρχονται από το πλαίσιο τιμών σας, τα προϊόντα της εταιρείας σας, τις αποθηκευμένες υπηρεσίες και προϊόντα, και τις γραμμές από τις προηγούμενες προσφορές της εταιρείας. Μια τιμή που δεν είναι γραμμένη πουθενά μένει κενή και η γραμμή δείχνει «Price needed». Δεν προσθέτει ποτέ πρόσθετες επιλογές, εγγυήσεις, συντήρηση, εκπαίδευση ή οτιδήποτε άλλο που δεν ζήτησε το πεδίο εργασίας. Σε λίγα δευτερόλεπτα η προσφορά ανοίγει δεξιά και παίρνει τον αριθμό της. Ελέγξτε τα παρακάτω, κάτω από τη φόρμα: εμφανίζει κάθε ερώτηση και κάθε υπόθεση που έκανε.

Το «Redo the quote from the scope» (αφού δημιουργηθεί η προσφορά) διαβάζει ξανά το πεδίο εργασίας και τις τιμές σας και αντικαθιστά τις γραμμές και τη σημείωση· ο αριθμός προσφοράς, ο πελάτης και οι «More options» μένουν. Για να αλλάξετε ένα μέρος και να κρατήσετε τα υπόλοιπα, χρησιμοποιήστε αντί αυτού το «Change this quote in your words» (παρακάτω). Το «+ New quote» στην κορυφή ξεκινά από την αρχή.

Αφού δημιουργηθεί η προσφορά, το «Change this quote in your words» βρίσκεται κάτω από τη μπάρα πάνω από την προσφορά. Πληκτρολογήστε (ή πείτε, με το μικρόφωνο στη γωνία του πλαισίου) οποιαδήποτε αλλαγή όπως θα τη λέγατε σε συνάδελφο, και έπειτα πατήστε «Make the change» (ή Ctrl/⌘ + Enter). Για παράδειγμα: «πρόσθεσε χρέωση επείγοντος $40 και αφαίρεσε την αμοιβή εγκατάστασης», «κάνε τη σημείωση πιο φιλική», «άλλαξε τον τίτλο σε Spring Fleet Service Plan», «χώρισε τη γραμμή 2 σε 300 και 200», «δώσε έκπτωση 10%», «μετακίνησε τα αυτοκόλλητα στην κορυφή», «φόρος 6,5%», «ισχύει για 15 ημέρες», «κρύψε τα δωρεάν μεταφορικά», ή «ο επικοινωνών είναι ο Jordan Lee». Τα κουμπιά παραδειγμάτων κάτω από το πλαίσιο απλώς το γεμίζουν· κάθε αίτημα με απλά λόγια λειτουργεί. Αλλάζει την προσφορά όπως είναι τώρα: οι γραμμές, οι τιμές και τα λόγια που έχετε ήδη διορθώσει μένουν, σε αντίθεση με το «Redo the quote from the scope», που τα φτιάχνει όλα από την αρχή.

Οι τιμές ακολουθούν τον ίδιο κανόνα με το πρώτο προσχέδιο: μια τιμή χρησιμοποιείται μόνο όταν την έχετε γράψει στο αίτημα, είναι ήδη στην προσφορά, ή είναι μία από τις αποθηκευμένες τιμές σας, τις τιμές προηγούμενων προσφορών ή τα προϊόντα της εταιρείας. Μια νέα γραμμή χωρίς γνωστή τιμή προστίθεται ως «Price needed». Ένα ποσοστό (έκπτωση, φόρος, προκαταβολή) ή ένας αριθμός ημερών χρησιμοποιείται μόνο όταν τον έχετε γράψει.

Η απάντηση εμφανίζει πρώτα το «Not done yet», με κίτρινο χρώμα: κάθε μέρος του αιτήματος που δεν έγινε, με τον λόγο και ό,τι μπορείτε να κάνετε αντί γι' αυτό (για παράδειγμα, το «στείλτο με drone» είναι κάτι που μια προσφορά δεν μπορεί να περιλαμβάνει, και μια τιμή που δεν δώσατε μένει ως «Price needed»). Έπειτα το «Changed (saved)» εμφανίζει τι άλλαξε πραγματικά στην προσφορά, μετρημένο συγκρίνοντας την προσφορά πριν και μετά, ποτέ από την περιγραφή του AI: γραμμές που προστέθηκαν ή αφαιρέθηκαν με την ποσότητα και την τιμή τους, μετονομασμένες γραμμές, νέες ποσότητες και τιμές, τον τίτλο, την έκπτωση, τον φόρο και την προκαταβολή, το σύνολο πριν και μετά, τη σημείωση, τα «Good to know», τον χρόνο παράδοσης, τους όρους και τον πελάτη. Όταν δεν άλλαξε τίποτα, το λέει. Η σημείωση και τα «Good to know» γράφονται μόνο για τον πελάτη σας· μια επανεγγραφή που μοιάζει με σημείωση για εσάς ή με ημερολόγιο αλλαγών απορρίπτεται και εμφανίζεται στο «Not done yet».

Η αναίρεση αυτής της αλλαγής επαναφέρει ολόκληρη την προσφορά όπως ήταν πριν από την τελευταία σας αλλαγή (ό,τι επεξεργαστήκατε χειροκίνητα μετά από αυτήν επανέρχεται επίσης, και η λίστα δείχνει τι επαναφέρθηκε). Κάθε αλλαγή εμφανίζεται επίσης στο ιστορικό της προσφοράς κάτω από Αποστολή… ως Αλλαγή με τα δικά σας λόγια. Ένας σύνδεσμος πελάτη που έχετε ήδη κοινοποιήσει εξακολουθεί να δείχνει την προσφορά όπως ήταν όταν δημιουργήσατε τον σύνδεσμο: πατήστε Αντιγραφή συνδέσμου ή Αποστολή ξανά για ενημέρωση. Το μπλε ή κόκκινο αντίχειρα κάτω από την απάντηση λέει στην ομάδα του aiKit πώς τα πήγε· ο κόκκινος αντίχειρας ρωτά τι πήγε στραβά, και το Αποστολή και διόρθωση ζητά ξανά το ελλείπον στοιχείο για την προσφορά όπως είναι τώρα. Κάθε αλλαγή χρησιμοποιεί λίγο από το πρόγραμμα AI του λογαριασμού σας.

Η προσφορά στα δεξιά είναι η πραγματική σελίδα, σε πραγματικό μέγεθος Letter προσαρμοσμένο στην οθόνη. Κάντε κλικ σε μια γραμμή (ή στις λεπτομέρειές της στις προδιαγραφές) για να ανοίξετε την Αλλαγή αυτής της γραμμής: Περιγραφή, Ποσότητα, Τιμή ανά τεμάχιο, οι λεπτομέρειες που εκτυπώνονται κάτω από τη γραμμή (+ Προσθήκη λεπτομέρειας, × αφαιρεί μία), Σήμανση ως προτεινόμενο σε προσφορά επιλογής μίας, και Αφαίρεση γραμμής. Μια τιμή που πληκτρολογείτε αντικαθιστά αμέσως το Χρειάζεται τιμή. Για ένα από τα προϊόντα της εταιρείας σας εμφανίζει την τιμή της ιστοσελίδας σας για αυτή την ποσότητα και πόσο κάτω από αυτήν βρίσκεστε. Κάντε κλικ στη σημείωση για να την επεξεργαστείτε (με μικρόφωνο). Κάντε κλικ στο μπλοκ πελάτη για να ανοίξετε τα πλαίσια πελάτη, και κάντε κλικ στη ζώνη αποστολής, σε μια έκπτωση, φόρο ή γραμμή προκαταβολής, ή στους όρους για να ανοίξετε Περισσότερες επιλογές.

Οι Γραμμές, πάνω από την προσφορά, εμφανίζουν κάθε γραμμή με την ποσότητα, την τιμή και το ποσό της (Χρειάζεται τιμή με κίτρινο χρώμα όταν δεν υπάρχει). Κάντε κλικ σε μία για να την αλλάξετε· το + Προσθήκη γραμμής προσθέτει νέα γραμμή με σήμανση Χρειάζεται τιμή και την ανοίγει.

Οι αλλαγές αποθηκεύονται αυτόματα λίγο αφού σταματήσετε· η μπάρα δείχνει το σύνολο και Αποθηκεύτηκε, Αποθήκευση σύντομα… ή Αποθήκευση…

Το Περισσότερες επιλογές είναι διπλωμένο κάτω από τη φόρμα, ώστε η πρώτη οθόνη να μένει σύντομη. Το Εμφάνιση ΔΩΡΕΑΝ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ στην προσφορά εμφανίζει την πράσινη ζώνη δωρεάν αποστολής κάτω από τις τιμές (ενεργή από προεπιλογή για εταιρείες που στέλνουν εμπορεύματα). Το Έκπτωση δέχεται έναν αριθμό και % ή € έκπτωση και εκτυπώνει γραμμή έκπτωσης κάτω από το υποσύνολο. Το Φόρος πωλήσεων % προσθέτει γραμμή φόρου στο ποσό μετά την έκπτωση. Το Προκαταβολή έναρξης % εκτυπώνει το ποσό προκαταβολής κάτω από το σύνολο. Το Ισχύει για (ημέρες) ορίζει την Ισχύ έως (η ημερομηνία εμφανίζεται από κάτω). Ο Χρόνος παράδοσης εκτυπώνεται ως χρόνος αναμονής. Το Εμφάνισε τις γραμμές ως επιλογές από τις οποίες ο πελάτης επιλέγει μετατρέπει την προσφορά σε Επιλογή 1, 2, 3 (Καλό / Καλύτερο / Το καλύτερο) με τιμή για κάθε επιλογή και χωρίς γενικό σύνολο· είναι απενεργοποιημένο εκτός αν το ενεργοποιήσετε. Οι Όροι για αυτή την προσφορά αντικαθιστούν τη γραμμή όρων μόνο σε αυτή την προσφορά.

Πριν δημιουργηθεί η προσφορά, ό,τι ορίζετε εδώ χρησιμοποιείται όταν πατάτε Δημιουργία προσφοράς και υπερισχύει έναντι οποιουδήποτε στοιχείου διάβασε η τεχνητή νοημοσύνη.

Το Λήψη PDF αποθηκεύει την προσφορά μίας σελίδας, με ονομασία που περιλαμβάνει τον αριθμό, τον πελάτη και το αντικείμενο της προσφοράς. Το Αντιγραφή συνδέσμου δημιουργεί τον ζωντανό σύνδεσμο του πελάτη (τη σελίδα όπου μπορεί να αποδεχτεί online) και τον αντιγράφει. Το Αποστολή… ανοίγει το Αποστολή και παρακολούθηση: στείλτε το με email από το aiKit (μόνο όταν πατήσετε Αποστολή), ορίστε υπενθύμιση παρακολούθησης, καταχωρίστε το στον πελάτη και δείτε πότε το άνοιξε, ρώτησε ή το αποδέχτηκε. Το Αντιγραφή κειμένου email αντιγράφει ένα θέμα και τη σημείωση, υπογεγραμμένα, έτοιμα για επικόλληση στο δικό σας email.

Μια προσφορά με γραμμή που εξακολουθεί να έχει σήμανση Χρειάζεται τιμή δεν μπορεί να ληφθεί, να κοινοποιηθεί ή να σταλεί: η κίτρινη μπάρα δείχνει πόσες γραμμές χρειάζονται τιμή, και κάνοντας κλικ στο Χρειάζεται τιμή στην προσφορά ανοίγει αυτή τη γραμμή.

Μόνο εσείς βλέπετε αυτό, κάτω από την προσφορά: περιέχει ιδιωτικές σημειώσεις (μια λείπουσα τιμή, μια τιμή κάτω από τον πολλαπλασιαστή κόστους σας), τον πίνακα κερδοφορίας όταν έχετε καταχωρίσει τα κόστη σας, κάθε αυτόματη αλλαγή με Αναίρεση, και το Άνοιγμα πλήρους επεξεργαστή για ρυθμίσεις προϊόντος, μοντέλου, φακού, συνδυασμένων πωλήσεων και προγράμματος. Τίποτα από αυτά δεν εκτυπώνεται ποτέ. Οι προσφορές σας (πάνω δεξιά) εμφανίζουν όλες τις προσφορές με φίλτρα· οι παλαιότερες προσφορές από την προηγούμενη οθόνη Quote Studio βρίσκονται κάτω από Παλαιότερες προσφορές εκεί.