Notificaciones: la campana, los correos y los resúmenes diarios

aiKit te avisa en el momento en que llega algo: un cliente envía un formulario desde uno de tus sitios, un cliente termina tus preguntas o un problema que reportaste recibe una actualización o una respuesta. Todo llega a la campana en la parte superior de cada página en la que has iniciado sesión, y cada aviso abre el registro exacto. Tú eliges, para cada tipo de actualización, si también llega por correo de inmediato, como un resumen diario, solo en aiKit o nunca. Esta guía recorre la campana, la página de Notificaciones, tus opciones en Configuración, la página de una solicitud y los recordatorios de preguntas de clientes.

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La campana

La campana está en la parte superior derecha de cada página en la que has iniciado sesión. Un número en ella cuenta lo que no has leído; se vuelve coral cuando uno de ellos es urgente. Se actualiza cada minuto mientras la página está abierta y cada vez que vuelves a la pestaña.
Haz clic para abrir el panel. Todas muestra todo, de lo más nuevo a lo más antiguo; No leídas muestra solo lo que no has leído. Marcar todas como leídas borra el contador.
Cada línea muestra un ícono del tipo de actualización, una etiqueta Urgente cuando necesita tu atención rápido, qué es (Formulario del sitio web, Respuestas de clientes, Tu reporte), hace cuánto tiempo, un título como Solicitud de cotización de Jordan Lee y una línea de detalle. Haz clic en la línea para abrir el registro exacto; eso también la marca como leída.
El punto redondo al final de cada línea la marca como leída o no leída sin abrirla. Relleno significa no leída.
En la parte inferior: Ver todas abre la página de Notificaciones; N necesitan tu atención en Inicio abre Inicio filtrado por lo que requiere tu atención; Configuración abre tus opciones de notificaciones.
Urgente significa: una reserva dentro del próximo día y medio, un formulario que dice urgente, emergencia, hoy, ASAP o mismo día, un contacto de reporte gratuito que pidió una llamada, o un reporte de problema de alta gravedad (administradores).

La página de Notificaciones

Todo lo que has recibido, agrupado por día (Hoy, Ayer, luego fechas). Aquí solo aparecen tus propias notificaciones.
Los filtros en la parte superior la filtran: Todas, No leídas (con su contador) y un filtro por cada tipo de actualización. Tu elección se queda en la dirección de la página, así que puedes guardar o compartir una vista filtrada contigo mismo.
La búsqueda encuentra palabras en títulos y detalles, como el nombre de un cliente o de un proyecto. Una barra azul Mostrando indica lo que estás viendo, y Mostrar todo la quita.
Elegir qué recibir abre tu Configuración. Marcar todas como leídas borra la campana. Mostrar anteriores carga las siguientes 50.

Elegir cómo te llega cada actualización (Configuración → Notificaciones)

Cada tipo de actualización tiene sus propias respuestas, redactadas para esa situación. La mayoría ofrece un correo de inmediato (la campana más un correo en el momento en que ocurre), un correo al día (la campana ahora, más un correo a las 9 a. m. hora del este con todo lo ocurrido desde el anterior), solo la campana o Desactivado. Algunas tienen opciones propias: los formularios del sitio web pueden enviar Cotizaciones y reservas de inmediato, y el resto en un correo diario (los mensajes, contactos y archivos esperan al correo de la mañana). Hub: comentarios y actualizaciones (tareas marcadas como hechas, comentarios, nuevos tableros, registros) empiezan como un Resumen diario, y pueden ser cada una, un Resumen semanal los lunes, solo la campana o Desactivado. Hub: menciones y avisos (una @mención, una solicitud de aprobación o un mensaje publicado para ti) llegan de inmediato o por la campana (sin resumen diario). Hub: los recordatorios de vencimiento preguntan cuándo: El día antes, el mismo día y cuando esté atrasado; El mismo día y cuando esté atrasado; o Solo cuando esté atrasado, con un interruptor También envíame un correo (desactivado significa solo la campana). Los seguimientos de cotizaciones pueden enviarte un correo en la fecha de seguimiento, o entonces y cada 3 días hasta que el cliente responda. Tu elección se guarda en el momento en que la tocas.
Horas de silencio (arriba): Retener correos nocturnos guarda en un resumen de la mañana los correos que llegarían de inmediato entre las 9 p. m. y las 7 a. m., hora local. Los urgentes, como una reserva para el mismo día, siguen llegando de inmediato. Enviar en cualquier momento lo desactiva.
Formularios de tu sitio web: un cliente envía una solicitud de presupuesto, un creador de presupuestos, una reserva, un mensaje de contacto, un cliente potencial o un archivo desde uno de tus sitios. Por defecto, para propietarios y personal, se envía un correo de inmediato por cada uno. Los revisores no los reciben a menos que lo elijan aquí.
Respuestas del cliente: un cliente termina una ronda de las preguntas que le enviaste (las respuestas individuales guardadas no avisan hasta que terminan). Mismos valores por defecto que los formularios del sitio web.
Tus reportes de problemas: un problema que reportaste cambia de estado (Recibido, Lo estamos revisando, Se está arreglando, Arreglado, etc.) o alguien de aiKit te escribe una respuesta.
Los administradores de aiKit también ven Clientes potenciales de informe gratuito y Nuevos reportes de problemas.
Las opciones se guardan en cuanto las tocas; aparece un Guardado en verde junto a la fila.
Si el correo aún no está activado para aiKit, una nota amarilla lo indica: cada actualización seguirá llegando a la campana, y tus opciones de correo se aplicarán el día en que se active.
Comprobar que funciona: los envíos de prueba nunca avisan a nadie, sin importar lo que elijas.

Así se ve un correo de formulario del sitio web

El asunto indica el tipo y la persona, como Nueva solicitud de presupuesto de Jordan Lee · Harbor Lawn Care, con Urgente: al principio cuando corresponda.
Dentro: quién lo envió, su correo y teléfono, los datos clave (servicio, urgencia, hora de la reserva en la zona horaria del negocio, el producto del creador de presupuestos, cantidad, opciones y estimación, la dirección, cuántos archivos o fotos), y su mensaje.
Un botón abre la solicitud en aiKit. Debajo, los botones Correo y Llamar de un toque funcionan en el teléfono. Responder al propio correo le contesta directamente al cliente.

La página de una sola solicitud

Cada notificación y correo sobre un formulario abre esa solicitud en su propia dirección (aikit.ai/home/requests/…), así el enlace sigue funcionando y puedes compartirlo con tu equipo.
Lo que enviaron: el mensaje y todos los datos, además de los archivos (los propietarios y el personal pueden abrirlos) y las fotos.
Respuesta: botones Correo y Llamar, además de sus datos de contacto.
Estado: Nuevo, Contactado, Ganado o Cerrado, y una nota privada que solo ve tu equipo. Los cambios aquí son los mismos que muestra la pestaña Solicitudes del proyecto. Los revisores pueden leer, pero no cambiarlos.
Todas las solicitudes de este proyecto, arriba; abre la pestaña Solicitudes del proyecto.

Preguntas al cliente: fecha límite y recordatorios

En la página Preguntas de un proyecto, la tarjeta Fecha límite y recordatorios aparece encima de las preguntas.
El interruptor activa o desactiva los recordatorios automáticos. Respuestas hasta establece una fecha. El correo del cliente se completa desde su ficha cuando existe. Recordar cada (de 1 a 7 días) y Como máximo (de 1 a 6 recordatorios) definen el ritmo. Pulsa Guardar.
El primer recordatorio sale 2 días después de enviar las preguntas, luego según tu programación, y siempre uno el día antes de la fecha límite. Cada recordatorio enumera las preguntas exactas que siguen abiertas, y las respuestas van al propietario del proyecto.
Los recordatorios se detienen solos cuando todas las preguntas están respondidas, y la tarjeta lo indica.
Los recordatorios son solo por correo. Hasta que el correo esté activado para aiKit, la tarjeta dice Los recordatorios empiezan cuando se configure el correo, y tu programación queda guardada y lista.
Cuando el cliente termina una ronda, el propietario y el personal del proyecto reciben una notificación de Respuestas del cliente que abre la página Preguntas.

Para administradores de aiKit: Clientes potenciales de informes

Clientes potenciales de informes, en la barra lateral debajo de Reportes de problemas, muestra a todos los que usaron un Informe de IA gratuito y dejaron su correo, del más reciente al más antiguo. El número junto a él cuenta los clientes potenciales que siguen marcados como Nuevo.
Las tarjetas de la parte superior son filtros: Quiere una llamada, no contactado (en rojo, los que conviene llamar primero), Nuevo, Contactado, Ganado, No es para nosotros y Todos los clientes potenciales. Haz clic en una para mostrar solo esos; haz clic de nuevo o en Mostrar todo para quitarlo.
La búsqueda encuentra nombres, correos, teléfonos, sectores y notas. Cada filtro se mantiene en la dirección de la página.
Cada fila muestra el nombre (haz clic para abrir los detalles), el sector y cuándo lo usó, una etiqueta roja de Quiere una llamada, botones de correo y teléfono de un toque, y un menú de estado que se guarda en cuanto lo cambias.
Al abrirla, una fila muestra lo que quieren crear, arreglar o mejorar, su sitio web, si tienen una cuenta de aiKit, Leer su informe (abre su informe completo) y un cuadro de notas que solo ven los administradores.
Exportar CSV descarga los clientes potenciales visibles, con los mismos filtros, listos para una hoja de cálculo.
Cada nuevo cliente potencial también llega a todos los administradores en la campana, marcado como Urgente cuando pidió una llamada, y por correo según la elección de cada administrador.

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