Notifications : la cloche, les e-mails et les résumés quotidiens

aiKit vous prévient dès qu'il se passe quelque chose : un client envoie un formulaire depuis l'un de vos sites, un client termine vos questions, ou un problème que vous avez signalé reçoit une mise à jour ou une réponse. Tout arrive sur la cloche en haut de chaque page connectée, et chaque notification ouvre l'enregistrement exact. Pour chaque type de mise à jour, vous choisissez si elle arrive aussi par e-mail immédiatement, en un résumé quotidien, uniquement dans aiKit, ou pas du tout. Ce guide présente la cloche, la page Notifications, vos choix dans Paramètres, la page d'une demande unique et les rappels de questions client.

Ouvrir Notifications →

La cloche

La cloche se trouve en haut à droite de chaque page connectée. Un chiffre indique le nombre de notifications non lues ; il devient corail lorsqu'une d'elles est urgente. Elle se actualise chaque minute tant que la page est ouverte, et chaque fois que vous revenez sur l'onglet.
Cliquez dessus pour ouvrir le panneau. Tout affiche tout, du plus récent au plus ancien ; Non lus affiche seulement ce que vous n'avez pas lu. Tout marquer comme lu efface le compteur.
Chaque ligne affiche une icône pour le type de mise à jour, une étiquette Urgent lorsqu'il faut agir vite, son type (Formulaire du site web, Réponses client, Votre signalement), il y a combien de temps, un titre comme Demande de devis de Jordan Lee, et une ligne de détail. Cliquez sur la ligne pour ouvrir l'enregistrement exact ; cela le marque aussi comme lu.
Le point rond à la fin de chaque ligne la marque comme lue ou non lue sans l'ouvrir. Plein signifie non lu.
En bas : Voir tout ouvre la page Notifications ; N nécessitent votre attention sur Accueil ouvre Accueil filtré sur ce qui demande une action ; Paramètres ouvre vos choix de notifications.
Urgent signifie : une réservation dans la prochaine journée et demie, un formulaire qui indique urgent, urgence, aujourd'hui, ASAP ou le jour même, un prospect du rapport gratuit qui a demandé un appel, ou un signalement de problème de haute gravité (administrateurs).

La page Notifications

Tout ce que vous avez reçu, regroupé par jour (Aujourd'hui, Hier, puis les dates). Seules vos propres notifications apparaissent ici.
Les puces en haut filtrent la liste : Tout, Non lus (avec son nombre), et une puce par type de mise à jour. Votre choix reste dans l'adresse de la page, vous pouvez donc mettre en favori ou partager une vue filtrée avec vous-même.
La recherche trouve des mots dans les titres et les détails, comme le nom d'un client ou d'un projet. Une barre bleue Affichage indique ce que vous regardez, et Tout afficher l'efface.
Choisir ce que je reçois ouvre vos Paramètres. Tout marquer comme lu vide la cloche. Afficher les plus anciens charge les 50 suivantes.

Choisir comment chaque mise à jour vous parvient (Paramètres → Notifications)

Chaque type de mise à jour a ses propres réponses, formulées pour cette question. La plupart proposent un e-mail immédiat (la cloche plus un e-mail au moment où cela se produit), un e-mail par jour (la cloche maintenant, plus un e-mail à partir de 9 h, heure de l'Est, récapitulant tout depuis le précédent), la cloche seulement, ou Désactivé. Certaines options ne concernent que ce type : les formulaires du site web peuvent envoyer les Devis et réservations immédiatement, les autres dans un e-mail quotidien (les messages, prospects et fichiers attendent l'e-mail du matin). Hub : les commentaires et mises à jour (tâches cochées, commentaires, nouveaux tableaux, points d'étape) commencent par un Résumé quotidien, et peuvent être chacun un Récapitulatif hebdomadaire le lundi, la cloche seulement, ou Désactivé. Hub : les mentions et rappels (une @mention, une demande d'approbation, ou un message qui vous est adressé) arrivent immédiatement ou sur la cloche (pas de résumé quotidien). Hub : les rappels d'échéance demandent quand : La veille, le jour même et en cas de retard ; Le jour même et en cas de retard ; ou Seulement en cas de retard, avec un interrupteur Envoyez-moi aussi un e-mail (désactivé signifie cloche seulement). Les relances de devis peuvent vous envoyer un e-mail à la date de relance, ou à cette date puis tous les 3 jours jusqu'à la réponse du client. Votre choix est enregistré dès que vous le touchez.
Heures calmes (en haut) : Retenir les e-mails de nuit garde les e-mails qui arriveraient tout de suite entre 21 h et 7 h, heure locale, et les place dans votre résumé du matin à la place. Les messages urgents, comme une réservation pour le jour même, arrivent toujours immédiatement. Envoyer à tout moment désactive cette option.
Formulaires de site web : un client envoie une demande de devis, un devis personnalisé, une réservation, un message de contact, un prospect ou un fichier depuis l'un de vos sites. Par défaut, Envoyez-moi chacun immédiatement pour les propriétaires et le personnel. Les relecteurs ne les reçoivent que s'ils choisissent de le faire ici.
Réponses des clients : un client termine une série de questions que vous lui avez envoyées (les réponses isolées enregistrées restent silencieuses jusqu'à ce qu'il termine). Mêmes valeurs par défaut que pour les formulaires de site web.
Vos signalements de problème : un problème que vous avez signalé change de statut (Reçu, Nous examinons le problème, Une correction est en cours, Corrigé, etc.) ou quelqu'un d'aiKit vous répond.
Les administrateurs d'aiKit voient aussi Demandes gratuites de rapport et Nouveaux signalements de problème.
Vos choix sont enregistrés dès que vous les touchez ; un libellé vert Enregistré apparaît à côté de la ligne.
Si l'e-mail n'est pas encore activé pour aiKit, une note jaune le signale : chaque mise à jour arrive toujours dans la cloche, et vos choix d'e-mail prennent effet le jour où l'e-mail sera activé.
Vérifier que ça fonctionne : les envois de test n'avertissent jamais personne, quel que soit votre choix.

À quoi ressemble un e-mail de formulaire de site web

L'objet indique le type et la personne, par exemple Nouvelle demande de devis de Jordan Lee · Harbor Lawn Care, avec Urgent : au début si c'est le cas.
À l'intérieur : qui a envoyé le message, son e-mail et son téléphone, les détails essentiels (service, délai, heure de réservation dans le fuseau horaire de l'entreprise, le produit du configurateur de devis, la quantité, les options et l'estimation, l'adresse, le nombre de fichiers ou de photos) et son message.
Un bouton ouvre la demande dans aiKit. Dessous, les boutons E-mail et Appeler, d'un seul geste, fonctionnent sur téléphone. Répondre directement à l'e-mail répond au client.

La page d'une demande

Chaque notification et chaque e-mail concernant un formulaire ouvre cette demande à sa propre adresse (aikit.ai/home/requests/…), ce lien reste donc valable et peut être partagé avec votre équipe.
Ce qui a été envoyé : le message et tous les détails, ainsi que les fichiers (que les propriétaires et le personnel peuvent ouvrir) et les photos.
Réponse : boutons E-mail et Appeler, ainsi que leurs coordonnées.
Où en est la demande : Nouveau, Contacté, Gagné ou Fermé, ainsi qu'une note privée visible seulement par votre équipe. Les modifications ici sont les mêmes que celles affichées dans l'onglet Demandes du projet. Les relecteurs peuvent consulter mais pas modifier.
Toutes les demandes de ce projet, en haut : ouvre l'onglet Demandes du projet.

Questions aux clients : date limite et rappels

Sur la page Questions d'un projet, la carte Date limite et rappels se trouve au-dessus des questions.
Le bouton active ou désactive les rappels automatiques. Réponses attendues avant définit une date. E-mail du client se remplit à partir de la fiche client lorsqu'elle existe. Rappeler tous les (1 à 7 jours) et Au maximum (1 à 6 rappels) règlent le rythme. Appuyez sur Enregistrer.
Le premier rappel part 2 jours après l'envoi des questions, puis selon votre calendrier, et il y en a toujours un la veille de la date limite. Chaque rappel liste les questions exactes encore sans réponse, et les réponses sont envoyées au propriétaire du projet.
Les rappels s'arrêtent automatiquement dès que toutes les questions ont reçu une réponse, et la carte l'indique.
Les rappels ne se font que par e-mail. Tant que l'e-mail n'est pas activé pour aiKit, la carte indique Les rappels démarrent une fois l'e-mail configuré, et votre calendrier est enregistré et prêt.
Quand le client termine une série, le propriétaire du projet et le personnel reçoivent une notification Réponses des clients qui ouvre la page Questions.

Pour les administrateurs d'aiKit : Demandes de rapport

Demandes de rapport, dans la barre latérale sous Signalements de problème, liste toutes les personnes qui ont lancé un rapport IA gratuit et laissé leur e-mail, les plus récentes en premier. Le nombre à côté compte les demandes encore marquées Nouveau.
Les vignettes en haut sont des filtres : Veut un appel, non contacté (en rouge, celles à appeler en premier), Nouveau, Contacté, Gagné, Pas adapté et Toutes les demandes. Cliquez sur l'une pour afficher exactement celles-là ; cliquez à nouveau ou sur Tout afficher pour effacer.
La recherche trouve les noms, e-mails, téléphones, secteurs et notes. Chaque filtre reste dans l'adresse de la page.
Chaque ligne affiche le nom (cliquez dessus pour ouvrir les détails), le secteur et la date de lancement, une étiquette rouge Veut un appel, des boutons e-mail et téléphone d'un seul geste, et un menu de statut qui enregistre dès que vous le modifiez.
Une fois ouverte, une ligne montre ce qu'ils veulent créer, corriger ou améliorer, leur site web, s'ils ont un compte aiKit, Lire leur rapport (ouvre leur rapport complet) et une zone de notes visible seulement par les administrateurs.
Exporter en CSV télécharge les demandes affichées, avec les mêmes filtres, prêtes pour un tableur.
Chaque nouvelle demande arrive aussi à tous les administrateurs dans la cloche, marquée Urgent lorsqu'ils ont demandé un appel, et par e-mail selon le choix de chaque administrateur.

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