aiKit Hub: פרויקטים, לוחות ולקוחות במקום אחד רגוע

פתחו את ספריית הכלים בסרגל הצד ובחרו aiKit Hub, או היכנסו ישירות אל aikit.ai/tools/hub. הצמידו אותו לסרגל העליון כדי שיהיה במרחק לחיצה אחת. תוצאות מה-Hub מופיעות גם בתיבת החיפוש שבראש כל עמוד ב-aiKit.

בראש ה-Hub: פרויקטים (הבית של ה-Hub שלכם; הוא נושא את המילה שה-Hub שלכם משתמש בה, ולכן ייתכן שייקרא עבודות, לקוחות או הזמנות), לוחות (הלוחות שלי, למטה), היום שלי, היי!, צ'אט (חדר הצוות והתראות), פעילות, לוח שנה, קבצים, סדר יום, דיווחים, אנשים והגדרות, תיבת חיפוש (לחצו על / כדי לקפוץ אליה), לכידה, ופרויקט חדש. לכל עמוד, מסנן ורשומה פתוחה יש כתובת משלו, כך שאפשר לסמן אותו, לשתף אותו עם מישהו בפרויקט, או לפתוח אותו בכרטיסייה חדשה.

לוח הוא חלק אחד של עבודה, כרשימות של כרטיסים שגוררים משמאל לימין, כמו לביצוע ← בתהליך ← בוצע. פרויקט הוא בית גדול יותר לעבודה: הוא יכול להכיל כמה לוחות, וגם צ'אט, לוח זמנים, רשימות משימות, בדיקות התקדמות, מעקב זמן, לקוחות ואורחים, ועוזרי ה-AI (סכם לי את המצב, סכם את הלוח הזה, נסח עם AI, התקציר הבוקר).

בתוכנית החינמית, המרכז מתחיל עם לוחות. הלשונית הראשונה נקראת Boards, והדף הבית הוא My boards: אריח אחד לכל לוח, המציג את הרקע, את השם ואת מספר הכרטיסים הפתוחים. לחצו על אריח כדי לפתוח את הלוח. לכל לוח שלוש לשוניות בראש הדף: Board (הרשימות והכרטיסים, עם חלון הכרטיס המלא: רשימות משימות, תאריכים, תוויות, הערות עם תגובות, קבצים ו-Urgent), Messages (לוח ההודעות, עם קבצים בהודעות) ו-Files (כל מה שמצורף בכל מקום בלוח). התוכנית החינמית כוללת 3 לוחות, פעילים וארכיון יחד. האריח New board מציין כמה נשארו, וכשכל 3 הלוחות בשימוש, הוא מציג All 3 free boards in use ומראה מה פרויקט מוסיף.

ביצירת New board בתוכנית החינמית מבקשים שם, ואחר כך תבנית (Print job ואחרות) או לוח ריק עם רקע ורשימות התחלתיות. בלוח חינמי, Menu → Archive this board ו-Delete board פועלים על הלוח כולו, ואפשר לבטל עם Undo.

Turn into a project (בקצה הימני של הלשוניות של לוח, או סמל השכבות בטלפון) מציג מה פרויקט מוסיף: צ'אט עם הצוות שלכם, לוח הזמנים והיומן, לקוחות ואורחים, עוזרי ה-AI, יותר לוחות במקום אחד, וכן Check-ins, מעקב זמן ודוחות. פרויקטים זמינים בתוכנית Starter ומעלה; הבעלים משדרג מ-Settings → Plan & storage, ולא משתנה או זז דבר בלוחות שלכם. אם תפתחו כלי של פרויקט בתוכנית החינמית (למשל קישור ל-Chat), הדף מסביר מה הכלי עושה ושהוא כלול בפרויקטים, עם הכפתור Back to my boards. השרת של המרכז מסרב לכלים האלה בתוכנית החינמית עם אותה הודעה פשוטה, כך שלא יהיה שום דבר חצי-עובד.

תוכניות בתשלום והמרכז של צוות aiKit עובדים בדיוק כמו קודם: הבית מציג פרויקטים, ולכל פרויקט יש כל הכלים.

לחצו על New project. תנו לו שם ותיאור של שורה אחת, ואז התחילו ריק או מתבנית: Print job (הדפסת הזמנה של לקוח), Design job (עיצוב משהו חדש, כמו מדריך או פלייר: תדריך, טיוטה ראשונה, בדיקה וקבצים סופיים), Website build, New client onboarding, Event, Marketing campaign או Hiring. התבניות כוללות את הרשימות, העמודות והמשימות הראשונות, עם תאריכי יעד שנספרים מהיום. בתוכנית בתשלום אפשר גם לשמור כל פרויקט כתבנית משלכם (Project settings → Template).

מי נמצא בפרויקט מופיע מתחת לשם, ב-New project וב-New board: כל מי שנמצא במרכז שלכם הוא שבב שמקישים עליו כדי להוסיף (הקשה נוספת מסירה אותו), My usual people מוסיף את האנשים שאתם עובדים איתם הכי הרבה, ו-Everyone on my team מוסיף את כל הצוות. רק האנשים שבחרתם רואים את הפרויקט או הלוח ומקבלים את העדכונים שלו; אפשר לשנות זאת מאוחר יותר בלשונית People שלו. אדם חדש? הקלידו את האימייל שלו ולחצו על Add (בתוכנית בתשלום, בחרו גם On our team או From another company). כשהתיבה Email them the invite now מסומנת, ההזמנה נשלחת מיד עם ההתחלה; בטלו את הסימון כדי להעתיק את הקישור שלו מהלשונית People.

כדי לעבוד עם לקוח, בחרו אותו ב-Client (הלקוחות שלכם ב-aiKit) או סמנו Work with a client on this project. מרכז חדש מציג בכל מקרה את אזור הפרויקטים, עם Start your first project בתוכו ושלוש דרכים להתחיל: New project, Start from a template, או Import from Basecamp or Trello.

הבית נפתח על הפרויקטים שלכם. לכל כרטיס פרויקט יש תפריט ⋯: Rename, Move earlier, Move later, ו-Delete… (לבעלים, למנהל או למי שהתחיל אותו), שמבקש אישור פעם אחת ואחר כך מציע Undo; פרויקט שנמחק מחכה ב-Trash במשך 30 יום. גררו כרטיס כדי לשנות את הסדר לכל הצוות (בטלפון, לחצו והחזיקו לרגע קודם; במקלדת, Alt וכפתורי החצים); הסדר נשמר בלשונית Active כשלא מסננים, ופרויקטים מסומנים בכוכב שומרים על הכוכב בלי לקפוץ. מעל הפרויקטים, לצוות שלכם יש Catch me up on everything: לחיצה אחת, וה-AI קורא כל פרויקט פעיל שאתם יכולים לראות, עם עבודת aiKit המקושרת לכל אחד (הצעות מחיר, הגהות, עבודות והסטטוס שלהן), וכותב תקציר קצר: הדבר הראשון לעשות, אחר כך עבודה דחופה ומאוחרת, הזמנות חדשות ותגובות, ומה מגיע השבוע, פרויקט אחרי פרויקט. הוא משתמש בחלק קטן מטוקן אחד, קורא רק מה שאתם יכולים לראות, ויש מתחתיו אגודל למעלה או למטה. לשוניות בראש האזור: Active, Archived, Templates (כשיש כאלה) ו-Trash (לבעלים ולמנהלים), וכל אחת מציגה כמה פריטים יש בה. מתחתיהן: תיבת חיפוש (לפי שם או לקוח), ושלושה מסננים: Client (הכול, עם לקוח, בלי לקוח, או לקוח אחד לפי שם), Status (יש משימות באיחור, משימות לביצוע השבוע, בזמן, כל המשימות הושלמו, אין עדיין משימות) ו-Person (כולם, אני, או אדם אחד). כל מסנן הוא חלק מכתובת הדף, כך שאפשר לשמור או לשתף תצוגה מסוננת; סרגל כחול Showing מציין מה מסונן, עם Show all כדי לנקות. Cards או List מחליפים בין כרטיסים לטבלה קומפקטית (הבחירה נזכרת במכשיר הזה).

כל כרטיס מציג את צבע הפרויקט, את שמו, ספירה של "חדש" (פעילות של אחרים מאז שפתחתם אותו; לחצו כדי לראות את הפעילות), כוכב, הלקוח (או Shared with a client, או Team only), הסטטוס במילים (למשל 2 overdue, On track או All done), מתי היה בו פעילות לאחרונה, סרגל התקדמות (משימות שהושלמו מתוך כלל המשימות), האנשים שבפרויקט, ומספרים שאפשר ללחוץ עליהם: שלי, פתוחות ומאוחרות. פרויקטים עם כוכב תמיד מופיעים ראשונים, ואחריהם הפעילים לאחרונה. כרטיסים בארכיון מסומנים בפס מפוספס בראש ויש בהם הכפתור Bring back.

מתחת לפרויקטים: My Day (מה מגיע היום), תיבת הדואר הנכנס שלכם, Bring your work over (ייבוא) ולבעלים, פס השימוש במרכז: פרויקטים פעילים, People, מושבי Client & guest ו-Storage, עם שם התוכנית. אלה סופרים רק את המרכז, לא את האתרים והלקוחות בסרגל הצד. מגבלה בלי מספר קבוע מוצגת במילים פשוטות (למשל 1 person) במקום סרגל. לחיצה על הפס פותחת את Settings.

בעמוד של פרויקט יש שורת לשוניות מתחת לכותרת, כך שכל חלק נמצא בלחיצה אחת מכל מקום בפרויקט: סקירה, כל כלי שמופעל (לוח הודעות, לוחות, משימות, לוח זמנים, מסמכים וקבצים, מדורה, בדיקות והשאר, לפי השמות שנתת להם), פעילות ואנשים. בסקירה יש כרטיס לכל כלי עם מה שחדש בו, הפעילות האחרונה ו(לצוות שלך) עוזרי הבינה המלאכותית: תיבת שאלה לכל שאלה על הפרויקט בשפה פשוטה (מי מפגר, מה צריך להסתיים ביום שישי, נסח עדכון ללקוח), סכם את השבוע הזה, ומה בסיכון. תאריכים בתשובות מציינים את יום השבוע הנכון. בכותרת, הכוכב מסמן את הפרויקט, כפתור האנשים מציג מי נמצא בו, כפתור ההורדה מייצא אותו, והגלגל פותח את ההגדרות שלו. בפרויקטים של לקוחות הצוות שלך מקבל גם תצוגה מקדימה כלקוח, שמציגה את הפרויקט בדיוק כפי שהלקוח רואה אותו.

צור רשימה, ואז הצג אותה כרצונך בעזרת הכפתורים שמעליה: רשימה, לוח, טבלה, לוח שנה, ציר זמן ותצוגת מעקב. התצוגה שתבחר תישמר לרשימה. לוח מציג עמודות שתבחר לה שם (לביצוע, בתהליך, הושלם כברירת מחדל); גרור כרטיסים בין העמודות, או השתמש בתפריט העבר ל בכל כרטיס אם אתה מעדיף מקלדת. כרטיס בעמודת הושלם נחשב כמסומן כבוצע, וסימון משימה כבוצעה מעביר אותה לעמודה הזו. הפוך ללוח (ליד הגדרות הרשימה) מעביר את הרשימה ללשונית לוחות עם כל מה שבה, למסך הלוח המלא שמתואר למטה.

פתח כל משימה כדי לקבוע למי היא משויכת, תאריכי התחלה ויעד, חזרתיות (כל יום, יום בשבוע, שבוע, שבועיים, חודש, שלושה חודשים או שנה; סימון המשימה ייצור את הבאה), תוויות, שדות מותאמים אישית, שלבים (לכל אחד אדם ותאריך משלו), וממתין ל (משימות אחרות שצריך לסיים קודם). אפשר להוסיף קבצים, להפוך תמונה לשער הכרטיס, להצביע (כשההצבעה פעילה לרשימה), לרשום זמן, לבקש אישור, לעקוב, לסמן מועדף או לשמור אותה כתבנית כרטיס. תגובות עם @אזכורים נמצאות מתחת.

הדבק כמה שורות בתיבת ההוספה כדי להוסיף כמה משימות בבת אחת. תפריט הסינון והספירות מציגים: משויך אלי, באיחור, יעד בעוד 7 ימים, ללא תאריך יעד, ללא שיוך, בהמתנה, הושלם, אדם או תווית; פס כחול מציין מה מוצג, עם קישור הצג הכול. משימה שאתה מוסיף כשהסינון פעיל נשארת בתצוגה גם אם היא לא תואמת לו (למשל משימה חדשה ללא תאריך תחת באיחור), והפס מציין זאת. בהגדרות הרשימה אפשר לשנות שם, צבע וסדר של עמודות, להגדיר תוויות ושדות מותאמים אישית (טקסט, מספר, תאריך, רשימה נפתחת, תיבת סימון), ולהפעיל הזדקנות כרטיסים (כרטיסים שלא נגעו בהם דוהים) והצבעה. מעקב בתרשים הגבעה מציב את הרשימה על הגבעה של הפרויקט.

כללים עושים את העבודה השגרתית, כתובים באנגלית פשוטה. בחר מתי (כרטיס עובר לעמודה, משימה מסומנת כבוצעה, משימה נוספת, הצעת המחיר שלה מאושרת, ההוכחה שלה אושרה, או שהתקבלו בקשות שינוי להוכחה) ואז צעד אחד או יותר: להעביר, לסמן כבוצע, לשייך מישהו, להוסיף תווית, לשלוח התראה לאנשים שעליה, לכל העוקבים או ללקוח, לקבוע תאריך יעד בעוד מספר ימים, או להציג ללקוח. הכלל מוצג לך כמשפט לפני השמירה. כללים לא מפעילים כללים אחרים, כך שלעולם אין לולאות, ואין הגבלה חודשית על מספר ההפעלות.

כפתורים הם אותם צעדים לפי דרישה: תן לכפתור שם (למשל מוכן לאיסוף) והוא יופיע בלוח של כל כרטיס ברשימה.

לכל פרויקט יש לשונית לוחות, ולפרויקט יכולים להיות כמה לוחות שתרצה. הלוחות מוצגים זה לצד זה כאריחי תמונה (שניים בשורה בטלפון). גרור אריח כדי לשנות את הסדר לכולם בפרויקט (בטלפון לחץ והחזק קודם; במקלדת Alt ומקשי החצים). לכל אריח יש תפריט ⋯: שנה שם, הזז למעלה, הזז למטה ומחק…, שמבקש אישור פעם אחת ומציע ביטול מיד אחרי (לוח שנמחק לא ניתן להחזיר אחרי שהביטול הזה נעלם; תפריט ← ארכיון משאיר אותו במקום). בראש כל לוח, אודות הלוח היא תיבה גדולה לפרטים: הלקוח או העבודה, מה מייצרים, מידות וכמויות, דדליינים, קישורים. לחץ עליה כדי לכתוב, או לחץ נסח מהכרטיסים כדי שהבינה המלאכותית תכתוב גרסה ראשונה שתשנה ותשמור. לסקירה של הפרויקט יש את אותה תיבה, אודות הפרויקט, עם נסח מהפרויקט. הלשונית מציגה כל לוח כאריח בצבע הרקע או בתמונה שלו, עם שמו, מספר הרשימות והכרטיסים הפתוחים שבו, ובפרויקטים של לקוחות, אם הלקוחות רואים אותו. כוכב על האריח מציב את הלוח בראש (כאן ובלוחות שלי). מתחת לאריח, “3 באיחור” או “2 עליך” הם קישורים: כל אחד פותח את הלוח כבר מסונן לכרטיסים האלה בלבד. לוח חדש מתחיל ב’מתבנית’: בחר עבודת הדפסה, עבודת שילוט, בניית אתר, אירוע או פתיחת מסעדה (או תבנית שהצוות שמר, מסומנת שלי), ראה את הרשימות לפי הסדר, ולחץ השתמש. תבנית מביאה את הרשימות שלה, תוויות בשם, תבניות כרטיס עם רשימות המשימות שלהן, כללים ואיפה בקשות חדשות נוחתות; היא לעולם לא מוסיפה לקוחות או עבודות מומצאים. לוח ריק מבקש שם, רקע והרשימות להתחיל איתן. רקעים: צבעים רכים, צבעים בוהקים, חי (שישה שדות צבע שנעים לאט ונעצרים אם המכשיר מבקש פחות תנועה), אמנות אינסוף, תמונות, או תמונה משלך (העלה אותה שם; היא עולה מיד לאחר יצירת הלוח, ו← רקע משנה אותה אחר כך). הרשימות להתחיל איתן: לביצוע · בתהליך · הושלם, זרימת עבודה (חדש · הצעת מחיר · אושר · בייצור · נמסר) או זרימת תוכן (רעיונות · כתיבה · בדיקה · פורסם). לוחות שהועברו לארכיון ממתינים תחת לוחות בארכיון בתחתית הלשונית.

בלוח, הרשימות מסודרות זו לצד זו, וכל כרטיס מציג את תמונת השער שלו, התוויות שלו (כל אחת עם שמה, כך שהצבע אינו הרמז היחיד), הכותרת שלו, וסמנים קטנים: בוצע, תאריך היעד (כתוב בפירוש ״באיחור״ כשהוא עבר), מצב עבודת aiKit המקושרת אליו (למשל ״אושר״ או ״אושר על ידי הלקוח״, בירוק כשזו בשורה טובה; לחיצה פותחת את אותה הצעת מחיר או עבודה), הערות, התקדמות רשימת משימות (3/5), תגובות, קבצים מצורפים, ״הלקוחות רואים את זה״, והאנשים המשויכים לכרטיס. להוספת כרטיס, הקלידו בתחתית כל רשימה (Enter מוסיף אותו ושומר את התיבה פתוחה לכרטיס הבא; הדביקו כמה שורות כדי להוסיף כמה כרטיסים). כשלללוח יש תבניות כרטיסים, ״מתבנית כרטיס…״ מתחת לתיבה מוסיף עותק של אחת מהן (כותרת, הערות, תוויות, אנשים ורשימת משימות) לרשימה הזו. ״הוסף רשימה אחרת״ מופיע אחרי הרשימה האחרונה.

גררו כרטיס למעלה או למטה ברשימה, או לרשימה אחרת; המקום שבו הכרטיס ייפול מסומן במסגרת בזמן הגרירה, וMקש Escape מבטל. גררו רשימה לפי שורת שמה כדי לשנות את סדר הרשימות. בטלפון, לחצו והחזיקו כרטיס (או שורת שם של רשימה) לרגע, ואז גררו; החלקה מהירה מגוללת את הלוח כרגיל. לכל כרטיס יש גם כפתור ״העבר…״ (שלוש נקודות, או Mללחיצה על כרטיס שניווטתם אליו במקלדת), שמאפשר לבחור מתפריטים את הלוח, הרשימה והמיקום. זו הדרך הנוחה במסך קטן או במקלדת, וגם הדרך לשלוח כרטיס ללוח אחר באותו פרויקט. לתפריט של כל רשימה (שלוש הנקודות ליד שמה) יש: הוסף כרטיס, שנה שם לרשימה, הזז שמאלה, הזז ימינה, הזז למיקום…, הכרטיסים כאן נחשבים כבוצעו, צבע, וארכב רשימה זו.

שני אנשים יכולים לעבוד על אותו לוח בו זמנית. העברת כרטיס משנה רק את אותו כרטיס, כך ששני אנשים שמעבירים כרטיסים שונים יקבלו את מבוקשם; אם שני כרטיסים נשמטו בדיוק באותו מקום באותו רגע, שניהם נשארים והרשימה מסודרת מחדש בשקט. הוספה, שינוי שם, סידור מחדש או ארכוב של רשימות מיושמים על הלוח כפי שהוא באותו רגע, כך ששני אנשים שמוסיפים רשימות בו זמנית ישמרו את שלהם. הלוח מקבל שינויים של אחרים באופן אוטומטי (כ־20 שניות בערך, וברגע שחוזרים ללשונית).

פתחו כרטיס (לחצו עליו, או פתחו את הקישור שלו) והוא נפתח בחלון גדול באמצע המסך, כמו ב-Trello. בראש: תמונת השער (התמונה הראשונה של הכרטיס; ״קבע כשער״ או ״הסר שער״ תחת קבצים מצורפים משנים אותה), הרשימה שבה הוא נמצא כתפריט שניתן לשנות, הלוח שאליו הוא שייך, ״העתק קישור״ ו״סגור״ (או Escape). מתחת לזה: כפתור עגול ״בוצע״ והכותרת (לחצו עליה כדי לשנות את השם). שורת כפתורים מוסיפה דברים בלחיצה אחת: אנשים, תוויות, תאריכים (מעבר לתאריכי ההתחלה והיעד), רשימת משימות, קובץ מצורף (פותח בוחר קבצים) וסמן דחוף. מתחתיהם, אנשים, תוויות ותאריכים מציגים מה הוגדר, עם + לשינוי; כרטיס שבוצע מציין ״בוצע״ עם היום ומי ביצע. תיאור מכיל את העבודה: מה לייצר, מידות, כמויות, כתובת למשלוח, ומה אמר הלקוח. תיאור ארוך מתקפל אחרי כמה שורות עם ״הצג עוד״ ו״הצג פחות״; ״ערוך״ או לחיצה כפולה משנה אותו. רשימות משימות יש להן שמות (הוסיפו ״הוסף רשימת משימות״, ואז הוסיפו פריטים); לכל אחת יש סרגל התקדמות ו״2 מתוך 5״, וסומנים פריטים כשהעבודה בהם מסתיימת. קבצים מצורפים מציגים כל תמונה כממוזערת עם שמה, גודלה, היום שבו נוסף, ותגית ״שער״. עבודות aiKit מקשרות הצעות מחיר, אישורי הדפסה ועבודות. ״עוד״ (מתחת לקבצים המצורפים) מכיל את השאר: תזכורת (יום אחד לפני כברירת מחדל; ביום היעד, יומיים לפני, שבוע לפני, או ללא תזכורת), חזרה, הלוח והרשימה, שדות מותאמים אישית, מי רואה, הצבעות, ממתין ל־, זמן ואישורים. ״עקוב״, ״סימניה״, ״העבר…״, ״ארכב״, ״שמור כתבנית כרטיס״ ו״מחק״ נמצאים בתחתית. בצד ימין: ״תגובות ופעילות״. ״כתוב תגובה״ פותח את התיבה (הקלידו @ כדי לאזכר מישהו, צרפו קבצים; Ctrl או ⌘ + Enter שולח), התגובות מוצגות מהחדשה לישנה, ולכל תגובה יש ״השב״, כך ששיחה על נקודה אחת נשארת מקובצת מתחתיה. ״הצג פרטים״ מוסיף את הפעילות של הכרטיס (מי העביר אותו, סימן אותו כבוצע או ארכב אותו). לכל כרטיס יש כתובת משלו (שמסתיימת ב־?card= ומזהה הכרטיס), כך שקישור לכרטיס פותח אותו מעל הלוח שלו, גם אחרי רענון; אם הכרטיס נמחק או לא משותף עם האדם שפותח אותו, הלוח מציין זאת. בטלפון החלון ממלא את המסך, והתגובות מופיעות אחרי הכרטיס.

״סמן דחוף״ מוסיף תגית אדומה ״דחוף״ וקו אדום בקצה הכרטיס, וכרטיסים דחופים עוברים לראש הרשימה שלהם (מעל הסדר של הלוח) עד שהם מסומנים כבוצעו. ״סינון → עדיפות → דחוף בלבד״ מציג רק את הכרטיסים הדחופים, והכתובת שומרת על כך (u:1), כך שאפשר לשתף את התצוגה הזו.

מעל הלוח: שם הלוח (לחצו כדי לשנות), כוכב, Clients see this board / Team only (client projects) — כלומר הלקוחות רואים את הלוח / רק הצוות (בפרויקטי לקוחות), התצוגות (Board, Table, Calendar, Timeline, Dashboard; אותם כרטיסים בכל תצוגה), חיפוש כרטיסים, סינון, סיכום ותפריט. סיכום (רק לצוות שלכם) קורא כל רשימה וכל כרטיס בלוח וכותב תקציר קצר: כרטיסים דחופים ומאחרים, מה בתהליך ועם מי, מה הושלם, וכל מה שאין עליו אף אחד, עם אגודל למעלה או למטה מתחתיו; הוא משתמש בחלק קטן מטוקן אחד. סינון בוחר תוויות, חברי צוות (או No members — ללא חברים), ו-Overdue, Next 7 days, No due date או Done; פס אז מציין מה מוצג (“Rush, Dana: 4 of 19 cards”) עם Show all. כרטיס שמוסיפים בזמן שמסנן פעיל נשאר מוצג גם אם אינו תואם (לכרטיס חדש אין עדיין תאריך, תווית או חבר), והפס מציין זאת, עד ששינוי הסינון. מילות החיפוש והמסננים נמצאים בכתובת העמוד, כך שאפשר לשמור או לשתף לוח מסונן. התפריט כולל New work lands here, Cards move on their own, Rules, Card templates (כל שם פותח אותו), Background (צבעים רכים, צבעים בהירים, ציורי Infinity art, תמונות, או Upload a picture of your own: JPG, PNG, WebP או GIF עד 12 MB, נשמר עם הלוח כך שאותם אנשים שרואים את הלוח רואים אותה; במצב כהה צבע רך מוצג כגוון כהה), התוויות (שם, צבע, מחיקה, Add a label), Save this board as a template, Archived cards and lists (Bring back, או Delete a card), Archive this board ו-Delete board (לאשפה למשך 30 יום, עם Undo).

Import from Trello (בלשונית Boards, עבור הצוות שלכם בפרויקט הזה): ב-Trello פתחו את הלוח, ואז Menu (…) → Print, export and share → Export as JSON, וגררו לכאן את הקובץ. תראו את מספרי הכרטיסים וההערות, ואת חברי Trello שהותאמו לאנשים כאן לפי שם; מי שלא הותאם שומר את שמו בהערות שלו, והכרטיסים שלו עוברים ללא שיוך. Bring it over יוצר לוח חדש באותו פרויקט עם הרשימות, הכרטיסים, התוויות בצבעי Trello, רשימות המשימות הממוספרות, ההערות, תאריכי התחלה ויעד, וקישורים לקבצים מצורפים (Trello שומר את הקבצים). Undo this import, באותו חלון לאחר הסיום, מסיר את הלוח שוב. בעלים ומנהלים יכולים גם לייבא סביבות עבודה שלמות של Trello ואפליקציות אחרות מ-Settings → Import.

כרטיס יכול להחזיק את עבודת aiKit שהוא עוסק בה. בחלונית הכרטיס, מתחת ל-aiKit work, Link a quote, proof, job… פותח רשימה עם חיפוש של הרשומות שלכם: הצעות מחיר, גיליונות הצעות, אישורי לקוחות, עבודות טרום-הדפסה, הזמנות, בקשות מאתר, בקשות לשינוי אתר, גרפיקה, טקסטים לבלוג או למוצר, ביקורות ואתרים (וכן עבודות gobo וניקוי לוגו בחשבונות שיש להם כלים אלה). לכל קישור מוצג הסטטוס החי של הרשומה, והוא נפתח בכלי שלה. הסטטוס של הקישור הראשון מוצג גם על הכרטיס עצמו בלוח.

Start in a tool, באותה חלונית, פותח כרטיסייה חדשה בכלי שתבחרו: New quote sheet, New prepress job (וכן New gobo job או New logo clean-up היכן שלחשבון יש אותם). צרו את העבודה כרגיל; הראשונה מסוגה שתיצרו תקשר את עצמה חזרה לכרטיס. הכרטיס מציג Waiting for your new … עד אז, עם Check now, Open the tool ו-Stop waiting; חזרה ללשונית Hub בודקת אוטומטית. כרטיס ממתין 24 שעות. Create a quote עדיין פותח הצעת מחיר חדשה ב-Quote Studio עבור לקוח הפרויקט ומקשר אותה מיד.

Menu → New work lands here: כשלפרויקט יש אתר מקושר, בחרו את הרשימה שבה כל סוג עבודה חדשה הופכת לכרטיס: New website request (טופסי יצירת קשר וקבצים), New booking ו-New quote request. כל פריט חדש הופך לכרטיס עם הבקשה מקושרת אליו (לכרטיס של הזמנה יש תאריך יעד יום לפני הביקור). Off משאיר את הסוג הזה כמו שהוא. ההגדרה של הפרויקט לבקשות מאתר ממשיכה לעבוד; הבחירה של הלוח גוברת לגבי הסוגים שהיא מטפלת בהם.

Menu → Cards move on their own: בחרו לאיזו רשימה כרטיס יעבור כשהצעת המחיר המקושרת (או גיליון ההצעה) מאושרת, אישור הלקוח מאושר, אישור ה-gobo מאושר, או אישור טרום-ההדפסה מאושר. אלה כללים רגילים, ולכן הם מופיעים גם תחת Rules ומפעילים את שאר הכללים של אותה רשימה. Check now בודק מיד; אחרת הלוח בודק בערך כל 15 דקות וכשמישהו מהצוות פותח את הפרויקט. האנשים שעוקבים אחרי הכרטיס מקבלים הודעה על כל שינוי.

לקוחות לעולם אינם רואים קישורים לעבודות gobo, לניקוי לוגו, לגיליונות הצעה, לעבודות טרום-הדפסה, לבקשות מאתר או לכל דבר שכולל עלויות. כרטיס משותף יכול להציג את הצעת המחיר או אישור הלקוח שלו, עם קישור רק לעמוד ההצעה או האישור של הלקוח עצמו.

Menu → Rules מציג כל כלל בלוח במילים פשוטות, עם מתג On / Paused וכפתור מחיקה לכל אחד. כדי להוסיף כלל, תארו אותו במילים שלכם (למשל “כשכרטיס עובר לנמסר, סמנו את רשימת המשימות והודיעו לכל מי שעוקב אחריו”) ולחצו Set it up: עוזר ה-AI של aiKit קורא את המשפט ומציג את הכלל שהבין, תוך שימוש רק ברשימות, בתוויות ובאנשים האמיתיים של הלוח הזה. Save this rule מוסיף אותו; Not quite זורק אותו. אם המשפט מזכיר רשימה, תווית או אדם שאינם קיימים בלוח, המערכת מציינת זאת במקום לנחש. כל Set it up משתמש באחת מהפעולות החודשיות של עוזר ה-AI ב-Hub. Build it with menus פותח במקום זאת את בונה הכללים המלא.

כלל מתחיל כשכרטיס עובר לרשימה, מסומן כמושלם, נוסף, יעד מחר, או כשהצעת המחיר המקושרת לו מאושרת, האישור שלו מאושר או מקבל בקשות לשינוי, או כש-gobo או אישור טרום-ההדפסה שלו מאושר. לאחר מכן הוא יכול להזיז את הכרטיס, לסמן אותו כמושלם, לסמן את כל רשימת המשימות שלו, לקבוע תאריך יעד מספר ימים קדימה, להוסיף תווית, לשייך אנשים, או להודיע לאנשים המשויכים אליו, לכל העוקבים, לאנשים שנבחרו או ללקוח. כללים אינם מפעילים זה את זה, ואין הגבלה חודשית על מספר ההפעלות שלהם.

תזכורות לתאריך יעד נשלחות לאנשים שמשויכים לכרטיס, דרך Hey! ובאימייל או בסיכום היומי, לפי מה שכל אחד בחר בהגדרות ההתראות שלו. לכל כרטיס נקבע מתי תישלח התזכורת (יום לפני, אלא אם תשנה זאת); תזכורת לעולם לא נשלחת פעמיים באותו יום, וכרטיסים שהושלמו ותבניות כרטיסים נשארים שקטים.

תפריט ← שמור לוח זה כתבנית שומר את הרשימות, התוויות, הכללים, המקום שאליו מגיעות הבקשות ותבניות הכרטיסים (בחירה ב"שמור גם את הכרטיסים" מוסיפה כל כרטיס, כאשר תאריכי היעד נספרים מהיום שבו משתמשים בתבנית). אנשי קשר, תגובות וקבצים אינם נשמרים. תבניות שמורות מופיעות תחת לוח חדש ← מתבנית, עם הסימון שלך, לכל חברי הצוות, ועם מחיקה מתחת לכל אחת. כדי ליצור תבנית כרטיס, פתח כרטיס ובחר שמור כתבנית כרטיס; תבניות כאלה אינן מוצגות על הלוח ומופיעות תחת תפריט ← תבניות כרטיסים.

לוחות בראש ה-Hub פותחים את "הלוחות שלי": כל לוח שאתה יכול לפתוח, בכל פרויקט שאתה משתתף בו. שלושה מספרים מובילים את העמוד (כרטיסים פתוחים עליך, באיחור, ויעד בעוד 7 ימים); כל אחד פותח את הכרטיסים המתאימים כרשימה. לוחות מסומנים בכוכב מופיעים ראשונים, אחריהם "נפתחו לאחרונה", ואז כל הלוחות מקובצים לפי פרויקט (שם הפרויקט פותח את הכרטיסייה לוחות שלו). לכל אריח יש כוכב משלו וקישורים משלו ל"באיחור", ל"יעד קרוב" ול"עליי".

תיבת הנכנסים מיועדת לכרטיס שאתה רוצה לרשום לפני שברור לאן הוא שייך: הקלד אותו ולחץ הוסף לתיבת הנכנסים (או לחץ c בכל מקום ב-Hub). רק אתה רואה את תיבת הנכנסים שלך. העברה ללוח מכניסה אותו לרשימה הראשונה של הלוח שתבחר, עם כל מה שכבר יש בו.

לוח זמנים מציג חודש עם כל כרטיס בעל תאריך מכל לוח שאתה יכול לפתוח (תאריך היעד, או תאריך ההתחלה כאשר אין תאריך יעד). כרטיסים מאוחרים מסומנים באיחור, וכרטיסים שהושלמו מופיעים עם קו חוצה. הרק כרטיסים עליי מצמצם את התצוגה לכרטיסים שלך, ו"החודש, לפי סדר" מציג את אותם כרטיסים לפי תאריך (בטלפון מוצגת רשימה זו במקום הרשת). כל כרטיס ברשימה נפתח בלוח שלו.

הוספת קבצים פועלת באותו אופן בכל מקום ב-Hub: לחץ צרף קבצים (או צרף קבצים נוספים), גרור קבצים מ-Finder ב-Mac או מ-File Explorer ב-Windows לאזור (הוא נדלק כשהקבצים מעליו; אפשר כמה בבת אחת), או הדבק צילום מסך עם Cmd+V או Ctrl+V (הוא נקרא screenshot- ותאריך). זה עובד ב"על הפרויקט" וב"על הלוח", בכל כרטיס (שחרר בכל מקום בכרטיס הפתוח), בתיבת התגובה, בהודעה חדשה, בצ'אט ובמסמכים וקבצים. קבצים גדולים מציגים את ההתקדמות שלהם; קובץ שגדול ממגבלת התוכנית שלך, תוכנית מלאה, או תוכנה (.exe, ‏.dmg וכדומה) מקבל הודעה פשוטה שמסבירה למה לא נוסף. לקבצים בתיבות ה-"אודות" יש תפריט ⋯ לשינוי שם או מחיקה (עם ביטול), וצרף קבצים נוספים מוסיף אליהם בכל עת. הקבצים שמורים במקום אחד. במסמכים וקבצים יש שתי תצוגות בראש: תיקיות (התיקיות, המסמכים, הקישורים וההעלאות שלך) וכל הקבצים, שמציג כל קובץ בפרויקט, בכל מקום שבו צורף: לכרטיס, לתגובה, להודעה, לתיבת ה-"אודות" של לוח או פרויקט, או במסמכים וקבצים. לכל קובץ מוצגת תמונה (או סוגו), שמו, גודלו, גרסתו, מתי נוסף ומי הוסיף אותו, וקישור למקום שבו הוא נמצא. לחץ על תמונה או PDF כדי לתצוגה מקדימה במקום (הורדה ועבור אליו נמצאים למעלה), או לחץ ⋯ כדי לשנות שם או למחוק (המערכת תשאל קודם, ואז תציע ביטול). מסננים: סוג (תמונות, PDF, מסמכים, אחר), מיקום (כרטיסים ומשימות, הודעות, תגובות, מסמכים וקבצים, לוחות), הועלה על ידי, ומיון (החדשים, שם, הגדולים), בנוסף לתיבת חיפוש; המסננים נשמרים בכתובת העמוד, כך שאפשר לשתף תצוגה. העלה קבצים שם, או גרור קבצים לכל מקום בעמוד. קבצים בראש ה-Hub מציגים את אותה רשימה בכל הפרויקטים שאתה משתתף בהם, עם מסנן פרויקט; אתה רואה רק קבצים שהיית רואה בתוך הפרויקט, כך שלקוח אחד לעולם לא רואה את של לקוח אחר. לתיבות ה-"אודות" יש מיקרופון להכתבה וצרף קבצים; לכל תיבה אחרת שבה אתה כותב (תגובות, הודעות, תיאורי כרטיסים, צ'אט) כבר יש מיקרופון.

לוח ההודעות פועל כרשימת עבודות, כמו לוח הודעות ב-Basecamp: הודעה אחת לכל הזמנה, עבודה או נושא, ולכל אחת תגובות משלה. כל שורה מציגה מי פרסם אותה, הכותרת (עם מספר העבודה שלך, אם הכנסת אותו), התגובה האחרונה (או השורה הראשונה של ההערה כשאף אחד לא הגיב), תמונה של התמונה הראשונה המצורפת (ההוכחה), התאריך, בועה עם מספר התגובות, וכפתור ארכיון. פתוחות וארכיון, כל אחת עם הספירה שלה, מחליפות בין מה שעדיין פעיל למה שהסתיים; מיון לפי מציג חדשות, תגובה אחרונה או ישנות; תיבת הסינון מוצאת כותרת, מספר עבודה או מילים בהערה. ארכיון מעביר עבודה שהסתיימה מחוץ לרשימה הפתוחה (ביטול זמין מיד); פתח את רשימת הארכיון ולחץ הוצא מהארכיון כדי להחזיר אותה. הודעה בארכיון עדיין מקבלת תגובות וניתנת לחיפוש. הספירות בתחתית (3 דיונים פתוחים · 1 בארכיון) מחליפות רשימות גם הן. הלקוח שלך, שהוזמן לפרויקט כלקוח, יכול לפרסם הודעה חדשה (הזמנה) ולהגיב, ורואה רק את מה ששותף איתו; צוות שלך מקבל אימייל על כל הודעה ותגובה חדשה, לפי ההגדרה בהגדרות ← התראות.

לוח ההודעות מיועד להכרזות, רעיונות ועדכונים. תני להודעה כותרת וקטגוריה אופציונלית, כתבי אותה (הקלידי @ כדי לתייג מישהו; **מודגש**, רשימות וקישורים עובדים), בחרי מי רואה ומי מקבל התראה (ברירת מחדל של הפרויקט, הצוות שלנו, כל מי שיכול לראות, או בחירת אנשים; שורה מתחת מציינת מי יקבל הודעה, ואי אפשר לבחור מי שאינו יכול לראות את הפוסט), ופרסמי אותה או שמרי אותה כטיוטה שרק את רואה. צרפי קבצים ישירות להודעה: לחצי על צירוף קבצים או גררי אותם לתיבה (עד 10 בבת אחת, כל אחד בגבול גודל הקובץ של התוכנית שלך); לכל קובץ מוצגים שמו וגודלו, עם × להסרה לפני הפרסום, והכפתור מציג פרסום עם 2 קבצים. הקבצים המצורפים מופיעים מתחת להודעה: תמונות כתצוגות מקדימות, קובצי PDF ככרטיס PDF, וכל השאר עם סמל, ולכל אחד כפתור הורדה; כל קובץ נפתח בדף משלו עם גרסאות והערות. הקבצים עוקבים אחרי הנראות של ההודעה, כך שקבצים של הודעה לצוות בלבד נשארים לצוות בלבד. רשימת ההודעות מציגה כמה קבצים והערות יש לכל הודעה. להודעות יש היסטוריית גרסאות. הפעולה הפוך להודעה למשימות קוראת הודעה ומציעה משימות לבחירה לפני שמוסיפים משהו.

לכל הערה ולכל תגובה יש השב: התשובה מופיעה מתחת להערה שאליה היא מתייחסת, והאדם שאליו השבת מקבל מייל מיד (כמו תיוג). להערות אפשר לצרף קבצים גם כן: לחצי על צירוף קבצים בתיבת ההערה (או גררי אותם לכפתור), והם יוצגו מתחת לאותה הערה. הערה יכולה להכיל רק קבצים; אז היא תציג שותף ואת שם הקובץ. קובץ על הערה לצוות בלבד מוסתר מהלקוח בדיוק כמו ההערה עצמה.

Campfire הוא צ'אט הקבוצה של הפרויקט; שורות חדשות מופיעות כל כמה שניות כשהוא פתוח. לקוחות יכולים להשתמש בו רק אם הפעלת זאת בהגדרות הפרויקט. הצ'אט, בראש ה-Hub (נקרא בעבר Pings), כולל שני סוגי שיחות. חדר הצוות מופיע ראשון: שיחה אחת לכל חברי הצוות (בעלים, מנהלים וחברים) בכל הפרויקטים, שנוצרת בפעם הראשונה שמישהו פותח את הצ'אט; לקוחות ואורחים לעולם לא רואים אותו. הקלידי @ כדי לתייג מישהו; רק האנשים שתייגת מקבלים מייל, כך שחדר עמוס לא מציף את תיבות הדואר של אף אחד. צרפי קבצים לכל הודעה בחדר הצוות או בפינג עם צירוף קבצים, או גררי אותם לשיחה (עד 10 בבת אחת): תמונות מוצגות כתצוגות מקדימות שאפשר לפתוח בגודל מלא, וכל השאר (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, גופנים, וידאו, שמע ועוד) מוצג ככובץ עם הסוג, הגודל וכפתור הורדה. תוכניות ודפי אינטרנט (.exe, .dmg, .html וכדומה) נחסמים כדי לשמור על בטיחות כולם; אם באמת צריך לשתף אחד כזה, כווצי אותו קודם ל-ZIP. מתחת לכך נמצאים פינגים: שיחות פרטיות עם אדם אחד או כמה, מחוץ לכל פרויקט. לחצי על פינג חדש, בחרי את האנשים, כתבי את השורה הראשונה; רק האנשים האלה רואים אותה, וכל שורה שולחת להם מייל לפי מה שבחרו בהגדרות ההתראות שלהם. הצ'אט נפתח בחדר הצוות; שורות חדשות מופיעות כל כמה שניות בזמן שיחה פתוחה.

התקציר היומי של ה-AI הוא מייל שנשלח בכל בוקר של יום עבודה, החל מהשעה 7:00 לפי אזור הזמן שלך. הוא פותח במה להתחיל (כמה משפטים שנכתבו על ידי AI), לאחר מכן היום במספרים (דחוף, באיחור, לביצוע היום, לביצוע השבוע, הודעות והזמנות חדשות, הערות חדשות), ואז כל פרויקט עם הכפתור שלו, וכל פריט מופיע תחת דחוף, באיחור, לביצוע היום, לביצוע השבוע, הודעות והזמנות חדשות, הערות חדשות, ועבודה מקושרת ב-aiKit. כל כרטיס מציג את הלוח והרשימה שלו, תאריך יעד, מי משויך אליו, התקדמות רשימת המשימות וההערה האחרונה; כל הודעה מציגה מי פרסם אותה, השורות הראשונות, כמה תשובות וקבצים יש לה, ומסומנת כ

צ'ק-אינים שואלים שאלה לפי לוח זמנים (כל יום, כל יום בשבוע, פעם בשבוע ביום שתבחר, או פעם בחודש). האנשים שנשאלו מקבלים תזכורת ב-Hey! ביום הנקוב, התשובות מסתדרות לפי תאריך, ממתינים ל- מציג מי עוד לא ענה, וסכם סיכום יוצר מהתשובות פוסט שאפשר לשתף.

לוח הזמנים של פרויקט מציג אירועים (חד-פעמיים, או חוזרים בכל שבוע, חודש או שנה), תאריך היעד של כל משימה פתוחה, וכשמקושר אתר, גם ההזמנות שלו. עבור בין חודש לסדר יומי. הוסף ליומן שלי נותן קישור פרטי ליומנים של Google, Apple או Outlook; מי שיש לו את הקישור רואה את אירועי הפרויקט ותאריכי היעד, לכן שתף אותו רק עם הצוות שלך.

יומן (בראש ה-Hub) מציג את כל הפרויקטים יחד, בצבע לפי פרויקט. תור מציב כל פרויקט על ציר זמן אחד מתאריך ההתחלה ועד תאריך הסיום, עם קו של היום והספירות של פתוחים ובאיחור. התרשים הגבעה מציג את הרשימות שאתה עוקב אחריהן כנקודות על גבעה: בעלייה בזמן שאתה מבין את העניין, ובירידה בזמן שאתה מוציא אותו לפועל. גרור נקודה, או לחץ Tab כדי להגיע אליה והשתמש במקשי החצים.

צרו תיקיות, כתבו מסמכים (כל שמירה שומרת את הגרסה הישנה; היסטוריה מאפשרת לחזור לגרסאות קודמות ולשחזר אותן), הוסיפו קישורים ל-Google Docs או לכל דבר אחר באינטרנט, והעלו קבצים על ידי גרירתם לעמוד או בלחיצה על העלאת קבצים. העלאת קובץ לאותו פריט שוב (העלאת גרסה חדשה) שומרת על הגרסאות הישנות. תמונות מוצגות כתמונות ממוזערות ובגודל מלא בדף משלהן. בדף של קובץ PDF יש תצוגה מקדימה של העמודים, שמציגה ישירות בדף את 12 העמודים הראשונים שלו (כל תצוגה מקדימה נספרת כהורדה אחת); תמונות וקבצי PDF נפתחים גם בכרטיסייה חדשה. קבצים המצורפים להודעות ולתגובות נמצאים גם כאן, ובדף שלהם יש קישור חזרה להודעה.

קבצים נספרים במכסת האחסון של התוכנית שלכם. קובץ עובר לפח כשאתם מוחקים אותו, והמקום שלו מתפנה כשהפח מתרוקן לאחר 30 יום. תוכניות ודפי אינטרנט (כמו .exe או .html) אינם מתקבלים; יש לכווץ אותם לקובץ ZIP קודם.

העבירו פרויקט גמור לארכיון מתוך הגדרות ← סיום, ארכיון או מחיקה ← ארכיון. הכול נשמר: הודעות, תגובות, משימות, מסמכים, קבצים והגרסאות שלהם. הפרויקט עובר לכרטיסייה ארכיון בדף הבית, נשאר בחיפוש (תיבת החיפוש של aiKit בראש העמוד מסמנת אותו כמאורכב), וכל הקבצים נשארים להורדה. קבציו ממשיכים להיספר במכסת האחסון. בתוכניות בתשלום עם מגבלת פרויקטים, פרויקטים בארכיון אינם תופסים מקום, כך שהעברה לארכיון פותחת מקום. בתוכנית החינמית, שלושת הפרויקטים נספרים יחד, פעילים ומאורכבים, ולכן מחקו פרויקט שאינכם צריכים (או שדרגו) כדי להתחיל אחר.

פרויקט בארכיון הוא לקריאה בלבד לכולם: פס צהוב בדף שלו מציין זאת, ואי אפשר להוסיף, לערוך, לסמן כבוצע, להעלות בעדיפות, למחוק או להעלות קבצים בתוכו עד שמחזירים אותו (עדיין אפשר לעקוב ולשמור סימניות). לקוחות בפרויקט ממשיכים לקרוא בדיוק את מה ששותף איתם, לא יותר. החזירו אותו בלחיצה אחת מהפס, מהכרטיס שלו בכרטיסייה ארכיון, או מההגדרות שלו; אם כל המקומות בתוכנית שלכם תפוסים, ה-Hub יציין זאת ויציע תוכניות.

מחיקה היא עניין אחר: היא מעבירה את הפרויקט לפח למשך 30 יום (בעלים ומנהלים רואים אותו בדף הבית ← פח, עם מספר הימים שנותרו, ויכולים לשחזר אותו), ואז הוא וקבציו נמחקים סופית. תיבת דו-שיח שואלת לפני שפריט עובר לפח.

ייצוא (כפתור ההורדה בכותרת של פרויקט, או ייצוא בהגדרות שלו או בפס הארכיון) יוצר קובץ ZIP אחד בדפדפן שלכם עם כל מה שבפרויקט שאתם רואים: index.html לקריאה של הכול בכל דפדפן (הודעות עם תגובות וקבצים מצורפים, רשימות משימות עם שלבים, מסמכים, לוח זמנים ו-Campfire), project.json עם כל הרשומות להעברה למקום אחר, ותיקיית files עם כל גרסת קובץ. סמנו או בטלו את הסימון של כלול את הקבצים; הורדת הקבצים נספרת במכסת ההורדות החודשית, ומעל 750 MB הייצוא כולל רק את הטקסט, ואת הקבצים הגדולים מורידים מתוך מסמכים וקבצים. כל קובץ שלא ניתן היה להוסיף מופיע ב-files-not-included.txt. ייצוא מיועד לצוות הפרויקט (בעלים, מנהלים וחברי צוות בו).

הגדרות ← איך אתם קוראים לעבודה שלכם מאפשרות לבעלים של ה-Hub או למנהל לבחור את המילה שהצוות שלכם כבר משתמש בה: פרויקטים (ברירת המחדל), עבודות, לקוחות או הזמנות. לחיצה אחת משנה זאת לכולם ב-Hub: הכרטיסייה הראשונה, עבודה חדשה (או הזמנה חדשה…), הכרטיסיות והמסננים בדף הבית, שורת הניווט ההיררכית והגדרות של דף הפרויקט, דפים ריקים, מגבלות התוכנית והודעות, והאימייל ההזמנה ("העבודות נפתחו בפניכם"). שורה מתחת מציגה איך זה ייראה. שום דבר אחר לא משתנה: הנתונים, הקישורים והמגבלות שלכם נשארים אותם דברים.

בפרויקט לקוח, הכול מתחיל כ"לצוות בלבד". השתמשו במתג לקוחות רואים זאת / לצוות בלבד ברשימה, במשימה, בהודעה, באירוע, במסמך, בתיקיה או בדלת כדי לשתף אותם. לקוח רואה פריט רק אם הוא וכל מה שמעליו משותפים (משימה משותפת ברשימה לצוות בלבד נשארת מוסתרת), והוא לעולם לא רואה צ'ק-אין, זמן, הודעות שנשלחו באימייל, הזמנות הדפסה או קישורים פנימיים אחרים.

בתוך שרשור משותף, הצוות שלכם עדיין יכול להוסיף הערה לצוות בלבד; הלקוח לעולם לא רואה אותה, את הקבצים שלה, או שהיא קיימת בכלל. לקוחות יכולים להגיב, לפרסם הודעות, להוסיף קבצים, לענות על אישורים, להצביע ולסמן כבוצע משימות שהוקצו להם. אישורים מתייחסים לתוצר: משימה, מסמך או קובץ (לא הודעה). בחרו מי צריך לאשר, וכל אדם עונה אשר או בקש שינויים עם הערה. מייל האישור מציג את הקבצים המצורפים, כך שהאדם יודע מה הוא מאשר.

תצוגה מקדימה כלקוח (בכותרת הפרויקט) מראה לכם בדיוק מה הלקוח שלכם רואה, כדי שתוכלו לבדוק לפני שיתוף. כאשר יש בפרויקט אנשים משתי חברות חיצוניות או יותר, היא הופכת ל"תצוגה מקדימה של…" עם שם כל חברה, ומציגה בדיוק מה אותה חברה רואה.

כמה חברות חיצוניות בפרויקט אחד (לקוח, ספק, שותף): החברה של כל אדם מוצגת, ו"מי רואה את זה" בהודעה, משימה, אירוע, מסמך, קובץ או תיקיה הופך לתפריט: רק הצוות שלנו, הצוות שלנו + חברה אחת לפי שם, או הצוות שלנו + כל החברות החיצוניות. חברה רואה רק מה ששותף איתה (וכל מה שמתחתיו: תגובות, קבצים מצורפים), לעולם לא פרסומים של חברה אחרת, ולעולם לא פרסומים פנימיים; ה-Hub בודק זאת בכל עמוד, בחיפוש, ברשימת פעילות, בהתראה, במייל, בייצוא ובהורדת קבצים. לפרסומים מופיע סמל: כתום "רק הצוות שלנו", או ירוק "נראה ל: הצוות שלנו" ושמות החברות; להודעות פנימיות ברשימת ההודעות יש גם מסגרת כתומה. כאשר אדם חיצוני מפרסם, הפרסום משותף עם הצוות שלנו ועם החברה שלו בלבד. שינוי קהל היעד של פרסום מאוחר יותר מסיר אותו מאנשים (או מוסיף אותו להם) מיד.

כל מי שנמצא ב-Hub נכנס עם חשבון aiKit משלו. תפקידים: בעלים (הכול, כולל התוכנית), מנהל (הכול חוץ מהתוכנית), חבר צוות (הפרויקטים שהוא בהם, ויכול להתחיל פרויקטים חדשים), אורח (עוזר חיצוני שרואה את עבודת הצוות רק בפרויקטים שהוסף אליהם), ולקוח (רואה רק מה ששיתפת, בפרויקטים של לקוחות שהוא בהם). בעלים, מנהלים וחברי צוות משתמשים במקומות צוות; אורחים ולקוחות משתמשים במקומות לקוחות, שהם נדיבים יותר.

הכרטיסייה אנשים בפרויקט מקבצת את כולם בצורה שבה אתה חושב עליהם: קודם הצוות שלנו, ואחריו כל חברה חיצונית לפי שמה, עם הערה שהיא רואה רק מה ששותף איתה. אפשר להוסיף אנשים שכבר ב-Hub, להזמין מישהו חדש (אימייל, שם, חברה, והאם הוא בצוות שלנו, מחברה אחרת, או עוזר חיצוני שרואה את עבודת הצוות), או להסיר מישהו. עריכת שמות, חברות ותפקידים פותחת את אנשים. באותה כרטיסייה מוגדר מי מקבל התראות כברירת מחדל על הודעות בפרויקט: רק הצוות שלנו (הבחירה הראשונית), כל מי שבפרויקט, או האנשים האלה; אנשים מחברות חיצוניות מושמטים מכל ברירת מחדל עד שבעל ה-Hub, מנהל, או מי שהתחיל את הפרויקט יסמן הוסף אנשים מחברות חיצוניות. לפרויקט חדש יש גם מי נמצא בו: הוסף אנשים מה-Hub, או הוסף הזמנות באימייל עם החברה שלהם; ההזמנות הופכות לקישורים שאתה מעתיק ושולח מהכרטיסייה אנשים של הפרויקט.

הזמן מישהו מאנשים או מהחלק אנשים של פרויקט: הזן את האימייל, השם והתפקיד שלו, בחר פרויקטים, ולחץ על צור קישור הזמנה (העתק ושלח בעצמך) או שלח הזמנה באימייל. הקישור עובד פעם אחת ותקף 60 יום. אם הפרויקט מקושר ללקוח של aiKit, הוסף את האנשים שעובדים עם הלקוח מוסיף אותם בשלב אחד עם אותם תפקידים שיש להם ב-aiKit. כששני המקומות בתוכנית מלאים, ה-Hub מציין זאת ומציע את התוכנית שכוללת יותר.

מתחת לרשימת האנשים, הזמנות מציגה את כל מי שהזמנת: האימייל, התפקיד, מי הזמין אותם ומתי, וסטטוס. ממתינה פירושה שההזמנה נשלחה ועדיין לא הצטרפו (מוצג התאריך שבו הקישור מפסיק לעבוד). התקבלה פירושה שהצטרפו, עם התאריך. פג תוקף פירושה שעברו 60 יום בלי הצטרפות. בוטלה פירושה שבעלים או מנהל ביטלו את ההזמנה. בהזמנה ממתינה או שפג תוקפה, בעלים או מנהל יכולים ללחוץ על שלח שוב, שמשלח קישור חדש לאותו אדם (הקישור הישן מפסיק לעבוד; אפשר לשלוח שוב פעם בכל 10 דקות, עד 5 אימיילים להזמנה), או על בטל הזמנה, שמבקש אישור, עוצר את הקישור ומשחרר את המקום. חברי צוות רואים את אותה רשימה אך לא יכולים לשלוח שוב או לבטל, ואורחים ולקוחות לא רואים אותה.

היום שלי מציג כל מה שהוקצה לך בכל הפרויקטים: באיחור, היום, 7 הימים הבאים, מאוחר יותר, ואין תאריך יעד, כל אחד עם תיבת סימון. לחיצה על לכידה (או על המקש c) מוסיפה משימה לדואר הנכנס שלך על ידי הקלדה, שימוש במיקרופון או צילום תמונה (התמונה הופכת לכיסוי הכרטיס); העבר לפרויקט שומר אותה ברשימה עם הערות ותמונה.

Hey! אוספת אזכורים, הקצאות, תזכורות, תגובות על מה שאתה עוקב אחריו, אישורים, תזכורות לבדיקה, הודעות כללים ותזכורות לתאריך יעד (יום לפני, ביום עצמו, ופעם אחת לאחר האיחור; הן מתווספות כשפותחים את ה-Hub). אותם פריטים מגיעים לפעמון של aiKit, והאימייל פועל לפי הבחירות שלך ב-הגדרות ← התראות: מיד, סיכום יומי, או כבוי.

קישור עבודת aiKit מחבר הצעת מחיר, גיליון הצעה, אישור לקוח, עבודת טרום הדפסה, עבודת gobo, ניקוי לוגו (בחשבונות עם הכלים האלה), הזמנה, בקשת אתר, בקשת שינוי אתר, גרפיקה, העתק לבלוג או למוצר, ביקורת או אתר למשימה או לפרויקט. הקישור מציג את הסטטוס החי של הרשומה (למשל נשלח, התקבל, ממתין לאישור, התבקשו שינויים) ופותח את הרשומה בכלי שלה. יצירת הצעת מחיר בכל כרטיס מתחילה הצעת מחיר ב-Quote Studio עבור הלקוח של הפרויקט ומקשרת אותה.

כאשר הצעת מחיר או גיליון הצעה מקושרים מתקבלים, אישור מתקבל או מתקבלות בקשות לשינוי, או כאשר הוכח אישור של gobo או טרום הדפסה מאושר, העוקבים אחרי הכרטיס מקבלים הודעה והכללים של הרשימה פועלים (ראה לוחות וכלי aiKit שלך); תחת עבודת aiKit אפשר גם לבחור עמודה שאליה הכרטיס עובר כשהצעת המחיר מתקבלת. קשר אתר aiKit בהגדרות הפרויקט כדי שבקשות חדשות ממנו (טפסי הצעת מחיר וקשר, הזמנות) ובקשות שינוי אתר יהפכו למשימות ברשימה שתבחר, ושההזמנות שלו יוצגו בלוח הזמנים. לקוחות רואים רק הצעות מחיר והוכחות ששיתפת, עם קישור לעמוד ההצעה או ההוכחה שלהם.

ייבוא (בדף הבית או בהגדרות) מביא עבודה מ-Trello (ייצוא JSON של הלוח), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion ו-Jira (ייצואי CSV שלהם), כל גיליון אלקטרוני (אתה מתאים את העמודות), ו-Basecamp. לכל מקור מוצגים שלבי הייצוא שלו. שום דבר לא מתווסף עד שתראה את התצוגה המקדימה: כמה פרויקטים, משימות, תגובות ואנשים, ואזהרות כלשהן.

לאחר מכן בחר אילו פרויקטים להביא ושנה את שמותיהם, התאם כל אדם למישהו ב-Hub, הוסף אותו כהזמנה (לעולם לא נשלח אליו אימייל מהייבוא), או השאר את העבודה שלו ללא הקצאה, והחלט לגבי משימות וקבצים שהושלמו (עם גודל לדילוג). הייבוא פועל ברקע עם סרגל התקדמות, ואז מציג מה הובא ומה לא, ולמה. בטל ייבוא זה מסיר את כל מה שהוסף על ידו.

חיבור Basecamp, Trello או Asana קורא את החשבון שלך ישירות כשהחיבורים האלה מופעלים: אתה מאשר בדף שלהם, aiKit לא רואה את הסיסמה שלך, והגישה נמחקת כשהייבוא מסתיים. עד אז, הייצוא של הקובץ מביא את העבודה.

ההגדרות ← תוכנית ואחסון מציגה את המגבלות של התוכנית שלך לצד מה שאתה משתמש בו: מושבים לצוות, מושבים ללקוחות ואורחים, פרויקטים (בתוכנית החינמית, פעילים וארכיון נספרים יחד; בתוכניות בתשלום, ארכיון לא נספר), אחסון, הורדות החודש והפעלות של עוזר ה-AI, בנוסף לקבצים הגדולים ביותר שלך. חינמית: חבר צוות אחד (אתה), 3 לקוחות או אורחים, 3 פרויקטים, 1 GB, קבצים עד 25 MB. Starter ($18.88): חבר צוות אחד, 10 לקוחות או אורחים, 5 פרויקטים, 10 GB, קבצים של 50 MB, ללא תוספות אחסון. Pro ($48.88): 3 חברי צוות, 50 לקוחות או אורחים, 25 פרויקטים, 50 GB, קבצים של 250 MB. Team ($88.88): 5 חברי צוות, 150 לקוחות או אורחים, ללא הגבלת פרויקטים, 150 GB. Business ($198.88): 7 חברי צוות, 300 לקוחות או אורחים, 250 GB. Agency ($348.88): 10 חברי צוות, 500 לקוחות או אורחים, 400 GB. חברי צוות כוללים את הבעלים והמנהלים. הזמנת חבר אחד מעבר למה שהתוכנית כוללת מציגה מה כלולה התוכנית הבאה, עם כפתור שדרג. תוספות אחסון: ‎+50 GB ב-$8.88, ‎+150 GB ב-$18.88 או ‎+500 GB ב-$48.88 לחודש; כשתוספת הייתה עולה יותר משדרוג לתוכנית הבאה, המסך מציין זאת וממליץ על התוכנית. התוכנית החינמית באמת חינמית, ללא כרטיס. חריגה ממגבלה לעולם לא מוסיפה חיוב: ב-80% ממגבלה תקבל התראה מוקדמת, וב-100% של אחסון רק העלאות חדשות נעצרות בעוד כל השאר ממשיך לעבוד, עם שדרג תוכנית מוצע קודם ו-הוסף אחסון שני. לבעלים של ה-Hub, הכפתורים בחר (תוכנית) והוסף (אחסון) פותחים את ההגדרות ← חיוב, שבו המחיר ותאריך החיוב מוצגים לפני ששום דבר משולם (ראה את המדריך תוכניות וחיוב). בזמן שתשלומים בכרטיס אינם פעילים, הכפתורים האלה מציגים בקש עבור זה ושולחים את הבקשה שלך לצוות aiKit.

שימוש הוגן שומר על מהירות לכולם: פריטים שנמחקו נשארים בסל המחזור 30 יום, לקבצים נשמרות 20 הגרסאות האחרונות, ויש מכסות יומיות על שורות צ׳אט, פריטים חדשים, הזמנות וייבואים שעבודה רגילה לעולם לא מגיעה אליהן. להורדות יש מכסה חודשית של בערך פי שניים מהאחסון שלך; מעבר לכך ההורדות נעצרות עד ה-1 לחודש, וכל השאר ממשיך לעבוד. עוזרי ה-AI משתמשים בטוקנים של התוכנית שלך (טוקנים = מכסת ה-AI החודשית שלך; 1 טוקן = 1¢ של AI; הפעלה של עוזר ב-Hub משתמשת בחלק קטן מטוקן אחד) וקוראים רק את מה שאתה רואה.

הקש ? לרשימה: / חיפוש, c לכידה, n חדש (פרויקט בדף הבית, משימה ברשימה), לאחר מכן g ואז h לדף הבית (הפרויקטים שלך), g ואז m ליומי שלי, g ואז p לצ׳אט, g ואז a לפעילות, g ואז c ליומן, Esc סוגר חלונית.

ה-Hub עובד בטלפונים: לוחות נגללים לצדדים, חלונות נפתחים במסך מלא, ותצוגת החודש הופכת לסדר יום. אם החיבור שלך נפסק, הוא מציג את העותק האחרון שנטען ומודיע שאתה לא מחובר.