→ כל המדריכים
התראות: הפעמון, אימיילים וסיכומים יומיים
aiKit מודיע לך ברגע שמשהו מגיע: לקוח שולח טופס מאחד האתרים שלך, לקוח מסיים את השאלות שלך, או בעיה שדיווחת עליה מקבלת עדכון או תגובה. הכול מגיע לפעמון בחלק העליון של כל דף מחובר, וכל התראה פותחת את הרשומה המדויקת. אתה בוחר, לכל סוג עדכון, אם הוא יגיע גם באימייל מיד, כסיכום יומי אחד, רק ב-aiKit, או בכלל לא. מדריך זה עובר על הפעמון, דף ההתראות, הבחירות שלך בהגדרות, דף הבקשה הבודדת, ותזכורות לשאלות לקוחות.
פתח התראות →1
הפעמון
- הפעמון נמצא בפינה הימנית העליונה של כל דף מחובר. מספר עליו סופר מה לא קראת; הוא הופך לאלמוגי כשאחד מהם דחוף. הוא מתרענן כל דקה כשהדף פתוח, וכל פעם שאתה חוזר ללשונית.
- לחץ עליו כדי לפתוח את החלונית. הכול מציג את כל הפריטים, החדשים קודם; לא נקראו מציג רק מה שלא קראת. סמן הכול כנקרא מנקה את הספירה.
- כל שורה מציגה סמל לסוג העדכון, תג דחוף כשהיא דורשת אותך מהר, מה זה (טופס מאתר, תשובות לקוח, הדוח שלך), לפני כמה זמן, כותרת כמו בקשת הצעת מחיר מ-Jordan Lee, ושורת פירוט. לחץ על השורה כדי לפתוח את הרשומה המדויקת; זה גם מסמן אותה כנקראה.
- העיגול בסוף כל שורה מסמן אותה כנקראה או כלא נקראה בלי לפתוח אותה. מלא פירושו לא נקרא.
- בתחתית: ראה הכול פותח את דף ההתראות; N דורשים אותך בדף הבית פותח את הבית מסונן למה שדורש אותך; הגדרות פותח את בחירות ההתראות שלך.
- דחוף פירושו: הזמנה בתוך יום וחצי הקרובים, טופס שכתוב בו דחוף, חירום, היום, ASAP או באותו יום, לייד של דוח חינם שביקש שיחה, או דיווח על בעיה בחומרה גבוהה (מנהלים).
2
דף ההתראות
- כל מה שקיבלת, מקובץ לפי יום (היום, אתמול, ואחר כך תאריכים). רק ההתראות שלך מופיעות כאן.
- השבבים שבראש מסננים: הכול, לא נקראו (עם הספירה שלהם), ושבב אחד לכל סוג עדכון. הבחירה שלך נשארת בכתובת הדף, כך שאפשר לשמור או לשתף עם עצמך תצוגה מסוננת.
- חיפוש מוצא מילים בכותרות ובפירוטים, כמו שם לקוח או שם פרויקט. סרגל כחול הצג מציג מה אתה רואה, והצג הכול מנקה אותו.
- בחר מה תקבל פותח את ההגדרות שלך. סמן הכול כנקרא מנקה את הפעמון. הצג ישנים יותר טוען את ה-50 הבאים.
3
בחירת איך כל עדכון מגיע אליך (הגדרות ← התראות)
- לכל סוג עדכון יש תשובות משלו, מנוסחות לשאלה הזו. ברוב המקרים יש אימייל מיד (הפעמון ואימייל ברגע שזה קורה), אימייל אחד ביום (הפעמון עכשיו, ואימייל אחד מ-9 בבוקר שעון מזרח הכולל הכול מאז הקודם), רק הפעמון, או כבוי. לחלקן יש תשובות שמתאימות רק להן: טפסי אתר יכולים לשלוח הצעות מחיר והזמנות מיד, והשאר באימייל יומי (הודעות, לידים וקבצים ממתינים לאימייל של הבוקר). הוב: תגובות ועדכונים (משימות שסומנו, תגובות, לוחות חדשים, צ'ק-אינים) מתחילים כסיכום יומי אחד, ויכולים להיות כל אחד, סיכום שבועי ביום שני, רק הפעמון, או כבוי. הוב: אזכורים והתראות (אזכור @, בקשת אישור, או הודעה שנשלחה אליך) מגיעים מיד או בפעמון (בלי סיכום יומי). הוב: תזכורות יעד שואלות מתי: יום לפני, ביום, וכשמאחרים; ביום, וכשמאחרים; או רק כשמאחרים, עם מתג שלח לי גם אימייל (כבוי פירושו רק הפעמון). מעקבי הצעות מחיר יכולים לשלוח לך אימייל ביום המעקב, או אז וכל 3 ימים עד שהלקוח עונה. הבחירה שלך נשמרת ברגע שאתה לוחץ עליה.
- שעות שקט (למעלה): לחיצה על "החזק מיילים לילה" שומרת מיילים שהיו מגיעים מיד בין השעות 21:00 ל-07:00 לפי שעון האזור שלך, ומעבירה אותם לסיכום הבוקר שלך במקום. מיילים דחופים, כמו הזמנה לאותו יום, עדיין מגיעים מיד. "שלח בכל שעה" מכבה את האפשרות הזו.
- טפסים באתר: לקוח שולח בקשת הצעת מחיר, מחשבון הצעות, הזמנה, הודעת יצירת קשר, ליד או קובץ מאחד מהאתרים שלך. ברירת המחדל היא "שלח לי כל אחד מיד" לבעלים ולצוות. סוקרים לא מקבלים את ההודעות הללו, אלא אם בחרו בכך כאן.
- תשובות לקוח: לקוח מסיים סבב של שאלות ששלחת לו (תשובות בודדות שנשמרות לא מעדכנות עד שהלקוח מסיים). ברירות המחדל זהות לטפסים באתר.
- דיווחי הבעיות שלך: דיווח בעיה ששלחת משנה סטטוס (התקבל, אנחנו בודקים, מתקנים, תוקן וכו') או מישהו מ-aiKit כותב לך תשובה.
- מנהלי aiKit רואים גם לידים מדוח חינם ודיווחי בעיות חדשים.
- הבחירות נשמרות ברגע שאתה לוחץ עליהן; סימון "נשמר" בירוק מופיע ליד השורה.
- אם שליחת מיילים עדיין לא מופעלת ב-aiKit, הודעה צהובה תציין זאת: כל העדכונים עדיין יגיעו לפעמון, ובחירות המייל שלך ייכנסו לתוקף ביום שבו המיילים יופעלו.
- בדיקת שליחה לא שולחת התראות לאף אחד, לא משנה מה תבחר.
4
איך נראה מייל מטופס באתר
- הנושא מציין את הסוג ואת השולח, למשל: בקשת הצעת מחיר חדשה מ-Jordan Lee · Harbor Lawn Care, ומוסיף לפניו "דחוף:" כשמדובר בבקשה דחופה.
- בתוכן: מי שלח, האימייל והטלפון שלו, הפרטים החשובים (שירות, מתי נדרש, שעת הזמנה לפי אזור הזמן של העסק, המוצר מחשבון ההצעות, כמות, אפשרויות והערכת מחיר, כתובת, כמה קבצים או תמונות) וההודעה שלו.
- כפתור אחד פותח את הבקשה ב-aiKit. מתחתיו נמצאים כפתורי "מייל" ו"התקשר" בלחיצה אחת, שעובדים בטלפון. מענה ישירות למייל עצמו מגיע ישירות ללקוח.
5
עמוד הבקשה הבודדת
- כל התראה ומייל על טופס פותחים את אותה בקשה בכתובת משלה (aikit.ai/home/requests/…), כך שהקישור ממשיך לעבוד וניתן לשתף אותו עם הצוות שלך.
- מה נשלח: ההודעה וכל הפרטים, וכל קובץ ותמונה (בעלים וצוות יכולים לפתוח אותם).
- מענה: כפתורי "מייל" ו"התקשר", וכן פרטי ההתקשרות של הלקוח.
- מצב הטיפול: חדש, נוצר קשר, זכייה או סגור, ובנוסף הערה פרטית שרק הצוות שלך רואה. השינויים כאן הם אותם שינויים שמוצגים בלשונית הבקשות של הפרויקט. סוקרים יכולים לקרוא אך לא לשנות.
- כל הבקשות של הפרויקט הזה, בראש העמוד; פותח את לשונית הבקשות של הפרויקט.
6
שאלות לקוח: תאריך יעד ותזכורות
- בעמוד השאלות של הפרויקט, הכרטיס "תאריך יעד ותזכורות" נמצא מעל השאלות.
- המתג מפעיל או מכבה תזכורות אוטומטיות. "תשובות נדרשות עד" קובע תאריך. המייל של הלקוח מתמלא מתוך כרטיס הלקוח כשקיים כזה. "תזכיר כל" (1 עד 7 ימים) ו"לכל היותר" (1 עד 6 תזכורות) קובעים את הקצב. לחץ על שמירה.
- התזכורת הראשונה יוצאת 2 ימים אחרי ששלחת את השאלות, ואחר כך לפי הלוח שקבעת, ותמיד יוצאת תזכורת יום לפני תאריך היעד. כל תזכורת מציינת בדיוק אילו שאלות עדיין פתוחות, והתשובות נשלחות לבעל הפרויקט.
- התזכורות נעצרות מעצמן ברגע שכל השאלות נענו, והכרטיס מציין זאת.
- תזכורות נשלחות במייל בלבד. עד שהמיילים יופעלו ב-aiKit, הכרטיס יציג "התזכורות יתחילו לאחר הגדרת המייל", והלוח שלך נשמר ומוכן.
- כשהלקוח מסיים סבב, לבעלים ולצוות של הפרויקט מגיעה התראה "תשובות לקוח" שפותחת את עמוד השאלות.
7
למנהלי aiKit: לידים מדוחות
- "לידים מדוחות", בתפריט הצד תחת "דיווחי בעיות", מציג את כל מי שהפעיל דוח AI חינמי והשאיר את המייל שלו, מהחדש לישן. המספר שלצידו סופר את הלידים שעדיין מסומנים כ"חדש".
- האריחים שבראש העמוד הם מסננים: "רוצה שיחה, לא נוצר קשר" (באדום, אלה שכדאי להתקשר אליהם קודם), "חדש", "נוצר קשר", "זכייה", "לא מתאים" ו"כל הלידים". לחיצה על אחד מהם מציגה בדיוק אותם; לחיצה נוספת או "הצג הכול" מנקה את הסינון.
- החיפוש מוצא שמות, מיילים, טלפונים, תחומי עיסוק והערות. כל המסננים נשארים בכתובת העמוד.
- כל שורה מציגה את השם (לחיצה עליו פותחת את הפרטים), את תחום העיסוק ואת התאריך שבו הופעל הדוח, תג אדום "רוצה שיחה", כפתורי מייל וטלפון בלחיצה אחת, ותפריט סטטוס שנשמר ברגע שמשנים אותו.
- כשפותחים שורה, מוצגים מה הם רוצים לבנות, לתקן או לשפר, האתר שלהם, האם יש להם חשבון aiKit, "קרא את הדוח שלהם" (פותח את הדוח המלא), ותיבת הערות שרק מנהלים רואים.
- "ייצוא ל-CSV" מוריד את הלידים המוצגים, עם אותם מסננים, מוכנים לגיליון אלקטרוני.
- כל ליד חדש מגיע גם לכל מנהל בפעמון, מסומן כ"דחוף" כשביקשו שיחה, וגם במייל לפי הבחירה של כל מנהל.
יש לכם שאלה קצרה וספציפית? כדאי להציץ בשאלות הנפוצות.