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सूचनाएं: घंटी, ईमेल और रोज़ के सारांश
कुछ भी होते ही aiKit आपको बताता है: कोई ग्राहक आपकी किसी साइट से फ़ॉर्म भेजता है, कोई क्लाइंट आपके सवाल पूरे करता है, या आपकी रिपोर्ट की गई समस्या पर अपडेट या जवाब आता है। हर सूचना हर साइन-इन पेज के ऊपर दाईं ओर की घंटी में आती है, और हर एक ठीक उसी रिकॉर्ड को खोलती है। हर तरह के अपडेट के लिए आप चुन सकते हैं कि वह तुरंत ईमेल से भी आए, एक दैनिक सारांश के रूप में, सिर्फ़ aiKit में, या बिल्कुल न आए। यह गाइड घंटी, सूचनाएं वाला पेज, Settings में आपके विकल्प, एकल अनुरोध वाला पेज, और क्लाइंट सवालों की याद दिलाने वाली सूचनाएं समझाती है।
सूचनाएं खोलें →1
घंटी
- घंटी हर साइन-इन पेज पर ऊपर दाईं ओर रहती है। उस पर एक संख्या बताती है कि कितनी चीज़ें आपने नहीं पढ़ीं; इनमें से कोई ज़रूरी हो तो वह संख्या कोरल रंग की हो जाती है। पेज खुला रहने पर यह हर मिनट और टैब पर वापस आने पर भी ताज़ा होती है।
- पैनल खोलने के लिए उस पर क्लिक करें। "सभी" में सब कुछ नए से पुराने क्रम में दिखता है; "अपठित" में सिर्फ़ वह जो आपने नहीं पढ़ा। "सब पढ़ा हुआ करें" गिनती साफ़ कर देता है।
- हर पंक्ति में अपडेट के प्रकार का आइकन, जब तुरंत ध्यान चाहिए हो तो "ज़रूरी" टैग, वह क्या है (वेबसाइट फ़ॉर्म, क्लाइंट जवाब, आपकी रिपोर्ट), कितना समय पहले, Jordan Lee से कोट अनुरोध जैसा शीर्षक, और विवरण की एक पंक्ति दिखती है। ठीक रिकॉर्ड खोलने के लिए पंक्ति पर क्लिक करें; इससे वह पढ़ा हुआ भी मान लिया जाता है।
- हर पंक्ति के अंत में गोल बिंदु उसे खोले बिना पढ़ा या अपठित चिह्नित करता है। भरा हुआ बिंदु मतलब अपठित।
- सबसे नीचे: "सब देखें" सूचनाएं पेज खोलता है; "होम पर N को आपकी ज़रूरत है" होम खोलता है, जो सिर्फ़ उन चीज़ों पर फ़िल्टर होता है जिनकी आपको ज़रूरत है; "Settings" आपकी सूचना पसंद खोलता है।
- ज़रूरी का मतलब है: अगले डेढ़ दिन के भीतर की कोई बुकिंग, ऐसा फ़ॉर्म जिसमें urgent, emergency, today, ASAP या same day लिखा हो, फ़्री-रिपोर्ट वाला लीड जिसने कॉल मांगी हो, या उच्च गंभीरता वाली समस्या रिपोर्ट (एडमिन के लिए)।
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सूचनाएं पेज
- आपको मिली हर सूचना दिन के हिसाब से समूहित होती है (आज, कल, फिर तारीखें)। यहां सिर्फ़ आपकी अपनी सूचनाएं दिखती हैं।
- ऊपर के चिप्स इसे फ़िल्टर करते हैं: सभी, अपठित (उसकी गिनती के साथ), और अपडेट के हर प्रकार के लिए एक चिप। आपकी चुनी हुई व्यवस्था पेज के पते में रहती है, इसलिए आप फ़िल्टर किया हुआ दृश्य बुकमार्क कर सकते हैं या खुद को भेज सकते हैं।
- खोज शीर्षकों और विवरणों में शब्द ढूंढती है, जैसे ग्राहक का नाम या प्रोजेक्ट का नाम। एक नीली "दिखाया जा रहा है" पट्टी बताती है कि आप क्या देख रहे हैं, और "सभी दिखाएं" उसे हटा देता है।
- "आपको क्या मिलेगा चुनें" आपकी Settings खोलता है। "सब पढ़ा हुआ करें" घंटी साफ़ कर देता है। "पुरानी दिखाएं" अगली 50 सूचनाएं लोड करता है।
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चुनें कि हर अपडेट आप तक कैसे पहुंचे (Settings → Notifications)
- अपडेट के हर प्रकार के अपने विकल्प होते हैं, जो उसी सवाल के हिसाब से लिखे गए हैं। ज़्यादातर में तुरंत ईमेल का विकल्प होता है (घंटी के साथ, जैसे ही घटना हो), रोज़ एक ईमेल (अभी घंटी, और सुबह 9 बजे Eastern समय पर पिछली बार से की सभी चीज़ों वाला एक ईमेल), सिर्फ़ घंटी, या Off। कुछ के विकल्प सिर्फ़ उन्हीं के लिए होते हैं: वेबसाइट फ़ॉर्म के कोट और बुकिंग तुरंत भेजे जा सकते हैं, बाकी दैनिक ईमेल में आते हैं (संदेश, लीड और फ़ाइलें सुबह के ईमेल तक रुकती हैं)। Hub: टिप्पणियां और अपडेट (पूरे हुए काम, टिप्पणियां, नए बोर्ड, चेक-इन) शुरू में एक दैनिक सारांश होते हैं, और हर एक हो सकता है, सोमवार को एक साप्ताहिक सारांश, सिर्फ़ घंटी, या Off। Hub: उल्लेख और पिंग (@mention, मंज़ूरी का अनुरोध, या आपको भेजा गया संदेश) तुरंत या घंटी पर आते हैं (कोई दैनिक सारांश नहीं)। Hub: देय तिथि की याद दिलाने के लिए पूछा जाता है कब: एक दिन पहले, उसी दिन, और देर होने पर; उसी दिन, और देर होने पर; या सिर्फ़ देर होने पर, साथ में "मुझे ईमेल भी करें" स्विच (बंद का मतलब सिर्फ़ घंटी)। कोट फ़ॉलो-अप आपको फ़ॉलो-अप की तारीख पर ईमेल कर सकते हैं, या ग्राहक जवाब दे तब तक हर 3 दिन पर। आपका चुनाव उसी पल सहेज लिया जाता है जब आप उसे टैप करते हैं।
- शांत समय (सबसे ऊपर): रात में ईमेल रोकें — रात 9 बजे से सुबह 7 बजे तक (आपके समय के अनुसार) जो ईमेल तुरंत आते, वे रुककर आपके सुबह के सारांश में चले जाएँगे। ज़रूरी ईमेल, जैसे उसी दिन की बुकिंग, तब भी तुरंत आएँगे। कभी भी भेजें चुनने पर यह बंद हो जाता है।
- वेबसाइट फ़ॉर्म: आपकी किसी साइट से ग्राहक कोई कोटेशन अनुरोध, कोटेशन बिल्डर, बुकिंग, संपर्क संदेश, लीड या फ़ाइल भेजता है। मालिकों और स्टाफ़ के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से हर एक तुरंत ईमेल से भेजा जाता है। समीक्षक (रिव्यूअर) इन्हें तब तक नहीं पाते जब तक वे यहाँ खुद न चुनें।
- ग्राहक के जवाब: ग्राहक आपके भेजे गए सवालों का एक दौर पूरा करता है (अलग-अलग सहेजे गए जवाब तब तक शांत रहते हैं जब तक वे पूरा न करें)। वेबसाइट फ़ॉर्म जैसी ही डिफ़ॉल्ट सेटिंग।
- आपकी समस्या की रिपोर्ट: आपने जो समस्या बताई है, उसकी स्थिति बदलती है (प्राप्त हुई, हम इसे देख रहे हैं, इसका समाधान बनाया जा रहा है, ठीक हो गई, आदि) या aiKit की ओर से कोई आपको जवाब लिखता है।
- aiKit एडमिन को मुफ़्त रिपोर्ट लीड और नई समस्या रिपोर्ट भी दिखती हैं।
- आपके चुनाव उसी पल सहेज लिए जाते हैं जब आप उन्हें टैप करते हैं; पंक्ति के आगे एक हरा सहेजा गया दिखता है।
- अगर aiKit के लिए ईमेल अभी चालू नहीं है, तो एक पीला नोट यह बताता है: हर अपडेट फिर भी घंटी पर आएगा, और आपके ईमेल चुनाव उसी दिन से लागू होंगे जिस दिन ईमेल चालू होगा।
- देखें कि यह काम करता है: टेस्ट भेजने से, आप जो भी चुनें, किसी को सूचित नहीं किया जाता।
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वेबसाइट फ़ॉर्म वाले ईमेल का स्वरूप
- विषय में प्रकार और व्यक्ति का नाम होता है, जैसे New quote request from Jordan Lee · Harbor Lawn Care, और जरूरी हो तो आगे Urgent: लगा होता है।
- अंदर: किसने भेजा, उनका ईमेल और फ़ोन, मुख्य विवरण (सेवा, कितनी जल्दी, व्यवसाय के समय क्षेत्र के अनुसार बुकिंग का समय, कोटेशन बिल्डर का उत्पाद, मात्रा, विकल्प और अनुमान, पता, कितनी फ़ाइलें या फ़ोटो), और उनका संदेश।
- एक बटन से अनुरोध aiKit में खुलता है। उसके नीचे फ़ोन पर एक टैप से काम करने वाले ईमेल और कॉल बटन होते हैं। ईमेल के जवाब में लिखने से सीधे ग्राहक को उत्तर मिल जाता है।
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एकल अनुरोध का पेज
- फ़ॉर्म से जुड़ी हर सूचना और ईमेल उस एक अनुरोध को उसके अपने पते (aikit.ai/home/requests/…) पर खोलता है, ताकि लिंक हमेशा काम करे और आप उसे अपनी टीम के साथ साझा कर सकें।
- उन्होंने क्या भेजा: संदेश और हर विवरण, साथ में कोई भी फ़ाइल (मालिक और स्टाफ़ उन्हें खोल सकते हैं) और फ़ोटो।
- जवाब दें: ईमेल और कॉल बटन, साथ में उनके संपर्क विवरण।
- स्थिति: नया, संपर्क किया गया, जीता, या बंद, और एक निजी नोट जिसे केवल आपकी टीम देखती है। यहाँ किए गए बदलाव वही हैं जो प्रोजेक्ट के अनुरोध टैब में दिखते हैं। समीक्षक इन्हें पढ़ सकते हैं पर बदल नहीं सकते।
- इस प्रोजेक्ट के सभी अनुरोध, सबसे ऊपर, जो प्रोजेक्ट का अनुरोध टैब खोलता है।
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ग्राहक के सवाल: अंतिम तिथि और अनुस्मारक
- किसी प्रोजेक्ट के सवाल वाले पेज पर, अंतिम तिथि और अनुस्मारक वाला कार्ड सवालों के ऊपर होता है।
- स्विच स्वचालित अनुस्मारक चालू या बंद करता है। जवाब की अंतिम तिथि एक तारीख तय करती है। ग्राहक का ईमेल, अगर ग्राहक रिकॉर्ड में हो, तो वहीं से भर जाता है। हर कितने दिन पर (1 से 7 दिन) और अधिकतम कितने (1 से 6 अनुस्मारक) गति तय करते हैं। सहेजें दबाएँ।
- पहला अनुस्मारक सवाल भेजने के 2 दिन बाद जाता है, फिर आपके शेड्यूल के अनुसार, और हमेशा अंतिम तिथि से एक दिन पहले। हर अनुस्मारक में वे सटीक सवाल होते हैं जिनके जवाब बाकी हैं, और जवाब प्रोजेक्ट के मालिक तक जाते हैं।
- जब हर सवाल का जवाब मिल जाता है, तो अनुस्मारक अपने आप रुक जाते हैं, और कार्ड यह बताता है।
- अनुस्मारक केवल ईमेल से भेजे जाते हैं। जब तक aiKit के लिए ईमेल चालू नहीं होता, कार्ड कहता है कि ईमेल सेट होने के बाद अनुस्मारक शुरू होंगे, और आपका शेड्यूल सहेजा हुआ और तैयार रहता है।
- जब ग्राहक एक दौर पूरा करता है, तो प्रोजेक्ट के मालिक और स्टाफ़ को ग्राहक के जवाब की सूचना मिलती है, जो सवालों वाले पेज को खोलती है।
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aiKit एडमिन के लिए: रिपोर्ट लीड
- रिपोर्ट लीड, साइडबार में समस्या रिपोर्ट के नीचे, उन सभी को दिखाता है जिन्होंने मुफ़्त AI रिपोर्ट चलाई और अपना ईमेल छोड़ा, सबसे नए पहले। इसके साथ की संख्या उन लीड की गिनती है जो अभी भी नया चिह्नित हैं।
- ऊपर की टाइलें फ़िल्टर हैं: कॉल चाहिए, संपर्क नहीं किया (लाल रंग में, वे जिन्हें पहले कॉल करें), नया, संपर्क किया गया, जीता, फ़िट नहीं, और सभी लीड। किसी एक को दबाएँ तो ठीक वही दिखेंगे; फिर दबाने या सभी दिखाएँ पर जाने से साफ़ हो जाता है।
- खोज नाम, ईमेल, फ़ोन, उद्योग और नोट ढूँढती है। हर फ़िल्टर पेज के पते में बना रहता है।
- हर पंक्ति में नाम (विवरण खोलने के लिए दबाएँ), उद्योग और कब चलाया गया, एक लाल कॉल चाहिए टैग, एक टैप वाले ईमेल और फ़ोन बटन, और एक स्थिति मेनू दिखता है जो बदलते ही सहेज लेता है।
- खोलने पर पंक्ति दिखाती है कि वे क्या बनवाना, ठीक करवाना या सुधारना चाहते हैं, उनकी वेबसाइट, क्या उनका aiKit खाता है, रिपोर्ट पढ़ें (उनकी पूरी रिपोर्ट खोलता है), और एक नोट बॉक्स जिसे केवल एडमिन देखते हैं।
- CSV निर्यात करें दिखाई दे रहे लीड को उसी फ़िल्टर के साथ डाउनलोड करता है, जो स्प्रेडशीट के लिए तैयार होता है।
- हर नई लीड घंटी पर हर एडमिन तक पहुँचती है, और कॉल माँगे जाने पर जरूरी चिह्नित होती है, और हर एडमिन की पसंद के अनुसार ईमेल से भी जाती है।
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