Customer Proofs: invia una bozza, ottieni un sì

Accedi e apri la Libreria strumenti nella barra laterale. Customer Proofs si trova in Vendite, stampa e operazioni e nei kit iniziali Agenzia, Stampa e promo ed Eventi, luci e AV; si apre su aikit.ai/tools/proofs. Fissalo nel dock per averlo sempre a portata di tocco. Anche la Home elenca le bozze con modifiche richieste e quelle in attesa dei clienti, ognuna con un pulsante che apre proprio quelle bozze.

In alto c'è la scritta "Invia una bozza, ottieni un sì" con il pulsante Nuova bozza. Sotto ci sono cinque riquadri con i conteggi: In attesa del cliente, Modifiche richieste, Approvate, Non ancora inviate e Scadute. Ogni riquadro è un pulsante: premilo e l'elenco mostra solo quelle bozze, con una riga che dice "Mostra: Modifiche richieste" e un link Mostra tutte → per tornare indietro. Premi di nuovo lo stesso riquadro per annullare il filtro.

La casella di ricerca trova una bozza per nome del lavoro, cliente, o nome o email di chi l'ha ricevuta. Il menu cliente restringe l'elenco a un solo cliente (o Nessun cliente), e Archiviate mostra le bozze che hai messo da parte. Premi / in qualsiasi punto dell'elenco per saltare alla casella di ricerca. L'elenco è organizzato per cliente: il nome di ogni cliente è un titolo che puoi premere per vedere solo le bozze di quel cliente. Ogni riga mostra un'anteprima della pagina 1, il nome del lavoro, la versione, la data di risposta (in rosso quando è passata), quando è successo l'ultimo evento, un piccolo cerchio per ogni persona con un punto colorato per lo stato (giallo inviata, blu aperta, verde approvata, arancione modifiche), un segnalino rosso con il numero di commenti aperti e lo stato della bozza.

Ogni vista ha un proprio indirizzo. Un elenco filtrato, un cliente o una singola bozza (aikit.ai/tools/proofs?proof=…) possono essere salvati nei preferiti o condivisi con qualcuno del tuo account, e il pulsante Indietro funziona come ti aspetti.

• Premi Nuova bozza. In alto nella finestra ci sono tre passaggi che ti guidano: Aggiungi il progetto, Chi lo riceve e Ottieni un sì; la finestra Invia che segue mostra gli stessi passaggi per il primo invio di una bozza. Trascina il file nel riquadro o premi Scegli un file. Funzionano file PDF, PNG, JPG, WEBP, GIF e SVG fino a 40 MB. Un PDF mostra fino alle prime 30 pagine. Funzionano anche file video (MP4, MOV, WEBM) e audio (MP3, WAV, M4A) fino a 150 MB; vedi Bozze video e audio più sotto.
• Oppure premi "Oppure scegli una versione da Printer's Helper" per usare una versione già creata lì; il suo file di bozza viene importato automaticamente. Gli account con Logo Kit possono scegliere allo stesso modo un logo di Logo Kit.
• Il browser trasforma subito il file in un'immagine per ogni pagina, così vedi la pagina 1, il numero di pagine e le dimensioni prima che qualcosa venga caricato. Usa un altro file ricomincia da capo.
• Dai un nome al lavoro (inizialmente è il nome del file; la casella lo segnala se è vuoto) e scegli il cliente a cui appartiene, oppure Nessun cliente.
• Per gli stampati, seleziona "Mostra linee di taglio e di sicurezza" e inserisci larghezza e altezza finite in pollici e l'abbondanza di stampa nel file (inizialmente 1/8 in). Il tuo cliente vedrà una linea di taglio rossa, un'area di sicurezza blu tratteggiata 1/8 in all'interno e l'abbondanza ombreggiata, e potrà disattivarle.
• Premi "Avanti: chi lo riceve". Il file viene caricato (una barra mostra l'avanzamento) e si apre la finestra Invia.

• Invia a: scrivi o incolla indirizzi email. Funziona anche un intero elenco: virgole, punti e virgola e a capo separano gli indirizzi, e "Dana Rivera <dana@example.com>" mantiene il nome. Ogni persona diventa un'etichetta. Un indirizzo che non sembra corretto diventa rosso ed è indicato sotto la casella così puoi correggerlo prima dell'invio.
• Ogni etichetta ha un ruolo. Approvatore dice sì o chiede modifiche. Può commentare aggiunge segnalini e note ma non approva. Solo per conoscenza vede solo la bozza. La prima persona che aggiungi è un Approvatore; ne serve almeno una.
• Le persone a cui hai già inviato bozze vengono ricordate per ogni cliente. Sotto la casella, "Inviate in precedenza" propone con un tocco le persone di quel cliente, e digitando una parte del nome o dell'indirizzo compaiono corrispondenze da tutti i clienti.
• Approvata quando: Un qualsiasi approvatore dice sì, oppure Tutti gli approvatori dicono sì.
• Nota personale: un breve messaggio che appare in cima alla bozza e nell'email. Quando invii una nuova versione, la nota parte vuota, così la nota del giro precedente non sembra mai attuale.
• Rispondi entro: una data di scadenza facoltativa. Con una data impostata, "Ricorda agli approvatori il giorno prima della scadenza e il giorno stesso" invia a ogni approvatore che non ha ancora risposto un promemoria il giorno prima e uno il giorno stesso. I promemoria vengono inviati solo una volta configurata l'email per il tuo account.
• I link smettono di funzionare: Mai, oppure dopo 7, 14 o 30 giorni. Dopo, la pagina si apre ancora ma indica che il link è scaduto e le risposte sono chiuse. Puoi estendere o rimuovere il limite più tardi nelle Impostazioni.
• Premi Invia. Ogni persona riceve un proprio link privato, così ogni commento e approvazione riporta il suo nome.

Send crea sempre i link. Se l'email non è ancora attivata per il tuo account, la finestra mostra "I tuoi link sono pronti" e "L'email si attiva quando viene configurata l'email. Copia questi link per inviarli tu stesso." Ogni persona ha un pulsante Copia link. Incolla ogni link nella tua email o in un messaggio di testo solo a quella persona, perché un link risponde come quella persona. La cronologia della bozza riporta "link creato; email non configurata" così sai che nessuno ha ricevuto un'email.

Quando l'email è attiva, l'email inviata al tuo cliente riporta in alto il tuo logo o il nome della tua attività (dal profilo del tuo Negozio), la tua nota personale, un'immagine della pagina 1, la data entro cui rispondere e un pulsante Controlla la bozza. Le risposte arrivano a te. aiKit compare solo con una piccola riga "Inviato con aiKit" in fondo.

• Il tuo logo e il nome della tua attività in alto (su telefono, solo il logo), il nome e la versione del lavoro, "Rispondi entro" per chi approva, quando imposti una data, e la tua nota. In una nuova versione, accanto compare "Cosa è cambiato nella versione 2". Su telefono le note mostrano due righe ciascuna con Leggi tutto, così la bozza inizia già nella prima schermata. Quando la bozza è approvata, in alto compare Approvata e i pulsanti dei commenti scompaiono.
• La bozza su sfondo neutro. Ingrandisci con i pulsanti + e −, un pizzico, oppure Ctrl e rotella; trascina per spostarti; Adatta torna alla vista intera. Un PDF mostra sotto le miniature delle pagine, ciascuna con il numero di commenti di quella pagina. Quando la versione ha linee di taglio e di sicurezza, il pulsante Linee di taglio e sicurezza le attiva e disattiva. Dalla versione 2 in poi, Confronta con la versione 1 le mostra affiancate, sincronizzate (su telefono si alternano con due schede), e Mostra cosa è cambiato mantiene la nuova versione a colori pieni, attenua ciò che è rimasto uguale e disegna un riquadro ambra attorno a ogni area modificata, con un conteggio sotto la bozza. Nascondi i segnaposto toglie i pin numerati dall'opera così nulla copre le parole da controllare.
• Annotare la bozza (la barra appena sopra; su telefono, Annota nella barra in basso ti porta lì): vedi "Annotare una bozza" più sotto. Ogni segno è numerato sull'opera ed elencato in Commenti con il nome della persona e l'ora; toccando il numero di un segno si apre il suo commento, e toccando un commento si mostra il suo segno. Commento generale aggiunge una nota non legata a un punto preciso. Chiunque può Rispondere in un thread, incluso tu.
• La tua risposta (solo per chi approva): La versione 1 è corretta? Approva apre una breve checklist (Ortografia e nomi, Colori, Dimensioni e forma, Contenuti: date, prezzi, numeri di telefono). Ogni casella deve essere spuntata. Poi la persona digita il proprio nome completo per firmare; appare in stile scritto a mano, e il nome e l'ora vengono salvati con la bozza. Richiedi modifiche accetta una nota (oppure bastano i suoi segnaposto) e un'immagine o un PDF facoltativo fino a 3 MB.
• Dopo aver risposto, vedono una ricevuta: "Hai approvato la versione 1" con la loro firma e l'ora, oppure la loro richiesta di modifica. Una risposta per persona per versione. Quando invii una nuova versione, lo stesso link la mostra e apre un nuovo giro di revisione.
• Rivedere questa bozza elenca il nome di tutti e dove si trovano, e indica se basta un sì o se tutti devono dire sì. Gli indirizzi email non vengono mai mostrati ad altre persone.
• Su telefono, Annota e Rispondi restano in una barra in basso, gli strumenti di markup scorrono in orizzontale e la casella dei commenti sale sopra la barra, così il segno resta visibile. Scarica il file ottiene l'originale.

Una bozza può essere un video o un file audio: uno spot, un montaggio per i social, uno spot radio, un jingle, una voce narrante. Aggiungi un file MP4, MOV, WEBM, MP3, WAV o M4A fino a 150 MB (circa 2 minuti di video 1080p a qualità normale, oppure ore di MP3) allo stesso modo di un progetto grafico. Il ? accanto all'area di trascinamento spiega il limite. Mentre il file si prepara, il browser legge durata, dimensione del fotogramma e frequenza dei fotogrammi, crea un fotogramma di copertina (video) o un'immagine della forma d'onda (audio) che appare nell'elenco e nelle email, e disegna la forma d'onda del suono. Le linee di taglio e sicurezza non si applicano, quindi quella casella è nascosta. MP4 (H.264) funziona ovunque; alcuni file MOV dei nuovi iPhone e delle fotocamere funzionano solo in Safari, quindi esportali in MP4.

• Il lettore: Riproduci e pausa, trascina in un punto qualsiasi della timeline per scorrere, avanza o torna indietro di un fotogramma (video) o salta di 5 secondi (audio), velocità da 0,5x a 2x, Inizio e Fine per segnare un intervallo e il pulsante di ripetizione per ripeterlo, muto, e schermo intero per il video. L'orologio mostra il tempo fino al decimo di secondo e, nel video, il numero del fotogramma.
• La timeline mostra la forma d'onda del file (anche nei video, così un problema audio o un taglio sul ritmo è facile da trovare). Ogni commento è un segnaposto numerato nel suo momento, un commento su intervallo è una fascia ombreggiata e un ciclo è a strisce. Passa il puntatore sulla timeline per vedere l'ora sotto il cursore.
• Commento a 0:42: premilo (o premi C) e il lettore si mette in pausa e apre una casella di commento già impostata su quel momento. Con Inizio e Fine impostati, il pulsante mostra Commento su 0:08–0:11 e il commento copre quel tratto. Nella casella, Termina l'intervallo a trasforma un singolo momento in un intervallo, Sposta qui lo porta alla posizione attuale del lettore, e Solo 0:42, nessun intervallo rimuove di nuovo la fine.
• Disegna sul fotogramma (video): nella casella del commento, scegli Riquadro, Freccia o Disegna e trascina sull'immagine in pausa. Il disegno viene salvato con il commento e compare nel video ogni volta che la riproduzione raggiunge quel momento. Cancella disegno lo rimuove prima di pubblicare.
• L'elenco dei commenti segue l'ordine temporale, ciascuno con il suo orario come pulsante. Premilo e il lettore salta lì; un commento su intervallo riproduce anche quel tratto in ciclo. Ogni commento ha un proprio indirizzo (aggiungi ?c= e l'id del commento, che la pagina fa per te quando ne premi uno), così un link in una chat apre il momento esatto. Aggiungere ?t=42 a un link avvia la riproduzione da 42 secondi. I filtri Tutti, Aperti e Completati compaiono appena qualcosa viene segnato come completato.
• Confronta con la versione 1 (dalla versione 2 in poi): Affiancate riproduce entrambe le versioni insieme, sincronizzate; Alterna mostra una alla volta, e il pulsante di alternanza passa dall'una all'altra allo stesso momento, il modo più rapido per notare una modifica. L'audio proviene dalla versione che stai guardando.
• Tastiera: Spazio riproduce o mette in pausa, K mette in pausa, J torna indietro di 5 secondi, L riproduce (premi di nuovo per andare più veloce), le frecce sinistra e destra avanzano di un fotogramma (con Maiusc, di 5 secondi), I e O segnano un intervallo, C aggiunge un commento in questo momento, F attiva schermo intero e M disattiva l'audio. Le scorciatoie da tastiera sotto il player le elencano. Non si attivano mai mentre scrivi.
• Esporta: CSV, in alto nei Commenti, scarica ogni commento e risposta con ora di inizio e fine (anche in secondi, per i programmi di editing), chi l'ha scritto, eventuali disegni e se è completato; si apre in Excel, Numbers o Fogli Google. Nella tua pagina di revisione, PDF apre un elenco stampabile con il fotogramma di copertina e ogni commento in ordine temporale; nella finestra di stampa scegli Salva come PDF. Le note riservate al team compaiono sulla tua copia, contrassegnate come Solo team, e mai nella pagina del tuo cliente.
• Modifiche sulla versione 2, sotto il player nella tua pagina di revisione, contiene Trasforma i commenti in un elenco di modifiche e report PDF, come per un design: i commenti del cliente sono elencati sotto Timeline in ordine temporale, ciascuno con il suo momento o intervallo e l'eventuale disegno sul fotogramma. Digita @ e un nome in un commento o risposta per menzionare qualcuno nella revisione, come per un design.
• Da telefono, il player occupa tutta la larghezza, i controlli vanno su due righe e una barra in basso contiene Commenta a 0:42 e Rispondi.
• Approvazioni, richieste di modifica, firme, persone, promemoria e il registro delle approvazioni funzionano esattamente come per un design. La tua timeline riporta, ad esempio, "Dana Rivera ha commentato alle 0:08–0:11."

• Apri una revisione dall'elenco. In alto vedi lo stato, la versione, la data di invio, quanti approvatori hanno detto sì e la regola, e la data limite per la risposta.
• Persone elenca ogni persona con il ruolo e lo stato: Inviato, Aperto (solo dopo che la pagina è stata caricata davvero in un browser), Approvato con firma e orario, oppure Modifiche con la sua nota e l'eventuale allegato da scaricare. Copia link copia il link di quella persona. Invia di nuovo lo reinvia. Sollecita manda un promemoria a un approvatore che non ha ancora risposto. La × rimuove una persona dalla revisione e il suo link smette di funzionare.
• Commenti mostra ogni segno e nota sulla versione che stai visualizzando, numerati come l'opera e disegnati sopra nel colore scelto dal cliente. Rispondi risponde nel thread (il nome della tua attività appare come Mittente; digita @ e un nome per menzionare qualcuno nella revisione, che riceve un'email con il suo link), e Segna come completato disattiva un segno una volta gestito (Riapri annulla l'operazione). Trasforma i commenti in un elenco di modifiche apre ogni segno e nota dei clienti come lista di cose da fare numerata, raggruppata per pagina: spunta quella fatta quando è completata, Copia l'elenco come testo semplice, Scarica CSV (ogni commento e risposta con pagina o ora, il segno, chi l'ha scritto e Fatto o Aperto, per Excel, Numbers o Fogli Google), oppure Scarica report PDF, presente anche nella scheda: un PDF delle pagine con i segni, ogni segno disegnato sull'opera con il suo numero, poi l'elenco numerato con risposte e Fatto o Aperto. Le note riservate al team non compaiono in nessuno dei due. Aggiungi una nota visibile solo al tuo team salva una nota contrassegnata Solo il tuo team; non appare mai nella pagina dei tuoi clienti.
• Timeline elenca tutto ciò che è successo, dal più recente: inviato, aperto, fissato, risposto, approvato con la firma, modifiche richieste, promemoria e nuove versioni.
• Vista cliente apre in una nuova scheda la pagina che i tuoi clienti ricevono per la versione che hanno (o per la più recente, prima dell'invio). È solo una visualizzazione: nulla di ciò che premi lì viene inviato e non conta come apertura della revisione da parte di qualcuno.
• Registro delle approvazioni (appena qualcuno ha risposto) apre una pagina stampabile con ogni versione, ogni persona e ogni risposta con la firma digitata, le caselle selezionate e l'orario esatto. Stampala o salvala come PDF per i tuoi archivi.
• Impostazioni modifica il nome del lavoro (si salva da solo poco dopo che smetti di digitare, con una piccola nota Salvataggio… / Salvato), il cliente, la regola di approvazione, la data limite per la risposta, i promemoria e quando i link smettono di funzionare. Archivia mette da parte la revisione (i link continuano a funzionare). Elimina rimuove in modo definitivo la revisione, i suoi file e ogni link, dopo la conferma.

Quando qualcuno chiede modifiche, la revisione mostra un riquadro arancione: "Sono state richieste modifiche alla versione 1." Riassumi le modifiche trasforma ogni nota di modifica e ogni segno aperto in un unico breve elenco numerato di cose da fare, con un piccolo modello di IA. Usa solo ciò che hanno scritto i clienti e può comunque perdere sfumature, quindi leggi anche i commenti.

Apporta le modifiche nel tuo programma di design o in Printer's Helper, quindi premi Carica nuova versione (per una revisione di un sito web, Invia una nuova versione apre il progetto, dove Invia revisione acquisisce le nuove immagini). Aggiungi il file e compila "Cosa è cambiato in questa versione". Si apre la finestra di invio con le stesse persone già inserite e la tua nota compilata; premi Invia e tutti ricevono la versione 2 sullo stesso link che hanno già. Le schede delle versioni sopra la revisione ti permettono di consultare qualsiasi versione precedente, e Confronta mostra l'ultima accanto a quella nuova.

• Strumenti: Pin (un segnaposto numerato dove tocchi), Riquadro e Cerchio (trascina su un'area), Freccia (trascina dal punto di partenza a ciò che indica), Penna (disegna a mano libera), Evidenziatore (trascina sopra le parole) e Testo (una nota sull'opera, con le tue parole). Un tocco con Riquadro, Cerchio o Freccia crea una forma di dimensione adeguata attorno al punto, più comoda su un telefono. Il suggerimento sotto gli strumenti spiega cosa fare, con Annulla.
• Colori: rosso, arancione, verde, blu, viola o nero, per i segni che crei successivamente (ciascuno supera il contrasto su bianco e sullo sfondo grigio). Un segno mantiene il suo colore nell'elenco, nell'elenco delle modifiche e nel report PDF.
• Annulla: prima di pubblicare, cancella il segno che stai disegnando così puoi ridisegnarlo; dopo, annulla il tuo segno più recente su questa versione, finché qualcuno non risponde o non hai risposto alla revisione.
• Menzioni @: digita @ in un commento o risposta e scegli un nome dall'elenco delle persone nella revisione (e dell'attività che l'ha inviata). Quella persona riceve un'email con il suo link personale. I destinatari in CCN non vengono mai elencati.
• Discussioni: ogni segnalazione ha delle risposte, e chiunque possa commentare può premere Segna come completata o Riapri, così l'elenco mostra cosa è ancora aperto. Mostra completate nasconde quelle terminate.
• Più pagine: un PDF mostra una striscia di pagine sotto la bozza con le segnalazioni aperte di ogni pagina; una bozza di sito web elenca le sue pagine per nome. Commenti ha Questa pagina e Tutti i commenti, e selezionando un commento si passa alla sua segnalazione sulla relativa pagina.
• Le bozze di video e audio usano gli stessi commenti: una segnalazione è un punto su una pagina (con il suo disegno) oppure un momento o un intervallo di tempo (con un riquadro, una freccia o un disegno opzionali sul fotogramma del video), quindi entrambi i tipi condividono la numerazione, le risposte, Segna come completata, le @menzioni, l'elenco delle modifiche, il CSV e il report PDF.

Un sito web che crei in aiKit può essere approvato allo stesso modo di un progetto grafico. Nel progetto, premi Invia bozza (nell'intestazione, nella scheda Versioni o nella schermata di revisione come Invia bozza al tuo cliente). Si apre lo stesso pannello Invia bozza, con il cliente compilato dal progetto e la sua email nel campo A. Cliente è lo stesso selettore usato per i lavori di stampa: cerca tra i tuoi Clienti oppure premi Aggiungi cliente (nome, email, telefono, azienda); un cliente selezionato con un'email salvata finisce nel campo A.

Cosa inviare: scegli la copia del sito. Bozza sono le modifiche in attesa di Pubblica; Sito live è ciò che i visitatori vedono ora; un sito che non è ancora online offre la sua Versione attuale. Pagine: L'intero sito (fino a 8 pagine, la home per prima, nell'ordine della mappa del sito) oppure Scegli pagine. Dimensioni dello schermo: Desktop (1280 pixel di larghezza) e Telefono (390 pixel di larghezza). Ognuna ha un ? che la spiega. L'anteprima a destra crea le immagini (qualche secondo per pagina la prima volta; la stessa scelta successivamente riutilizza le immagini) e mostra l'email esatta.

La sala di revisione del tuo cliente mostra le pagine del sito per nome con un interruttore Desktop / Telefono, ogni pagina come un'unica immagine a pagina intera che scorre come la pagina reale, tutti gli strumenti di annotazione, Confronta con l'ultima versione e Mostra cosa è cambiato per la stessa pagina e larghezza, e Visualizza l'anteprima live: la stessa versione come sito funzionante in una nuova scheda, dove i link funzionano e i moduli sono disattivati, così nulla arriva all'attività. Il link è privato, creato di nuovo ogni volta che si apre la bozza, e mostra solo quella versione; quando il sito cambia, indica che l'anteprima è terminata e le immagini restano come documentazione. Approva chiede di confermare che approvano quella versione del sito web e capiscono che approvare non pubblica nulla.

Tornando al progetto: Richiedi modifiche inserisce ogni segnalazione nella scheda Feedback come richiesta separata, con la pagina, il punto (in orizzontale e in verticale), l'immagine su cui si trovava e il nome del cliente, insieme alla sua nota di modifica; nulla viene registrato due volte. Approva registra un'approvazione firmata su quella versione del sito (appare nella scheda Versioni e in Cosa è stato pubblicato) e non pubblica mai nulla; qualcuno con i diritti di modifica deve comunque premere Pubblica. Lo stato appare nell'intestazione del progetto e nella scheda Versioni, e Customer Proofs elenca le bozze di siti web con la dicitura Sito web. Inviare una nuova versione (dalla bozza, o di nuovo Invia bozza nel progetto) crea nuove immagini e le invia alle stesse persone sugli stessi link.

• Ogni link è un lungo codice casuale che non può essere indovinato. Chiunque possieda il link di una persona può agire come quella persona, quindi invia ogni link solo a quella persona.
• Le pagine delle bozze non compaiono mai nei motori di ricerca e non mostrano mai il tuo account, gli altri tuoi lavori, gli altri tuoi clienti o l'email di nessuno.
• File fino a 40 MB, video e audio fino a 150 MB e 2 ore; PDF fino a 30 pagine; bozze di siti web fino a 8 pagine in due larghezze; fino a 25 persone per bozza.
• Un'approvazione qui è un visto sulla bozza, non un contratto firmato né un pagamento.