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Notifiche: la campanella, le email e i riepiloghi giornalieri
aiKit ti avvisa nel momento in cui succede qualcosa: un cliente invia un modulo da uno dei tuoi siti, un cliente completa le tue domande o un problema che hai segnalato riceve un aggiornamento o una risposta. Tutto arriva sulla campanella in alto in ogni pagina in cui sei connesso, e ogni notifica apre il record esatto. Scegli, per ogni tipo di aggiornamento, se arriva anche via email subito, come un unico riepilogo giornaliero, solo in aiKit o per niente. Questa guida illustra la campanella, la pagina Notifiche, le tue scelte in Impostazioni, la pagina della richiesta singola e i promemoria per le domande dei clienti.
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La campanella
- La campanella si trova in alto a destra in ogni pagina in cui sei connesso. Un numero su di essa conta ciò che non hai letto; diventa corallo quando una di queste notifiche è urgente. Si aggiorna ogni minuto mentre la pagina è aperta, e ogni volta che torni alla scheda.
- Fai clic per aprire il pannello. Tutte mostra tutto, dalla più recente; Non lette mostra solo ciò che non hai letto. Segna tutte come lette azzera il conteggio.
- Ogni riga mostra un'icona per il tipo di aggiornamento, un'etichetta Urgente quando ha bisogno di te in fretta, di cosa si tratta (Modulo sito web, Risposte dei clienti, La tua segnalazione), da quanto tempo, un titolo come Richiesta di preventivo da Jordan Lee, e una riga di dettagli. Fai clic sulla riga per aprire il record esatto; così facendo viene anche segnata come letta.
- Il pallino tondo alla fine di ogni riga la segna come letta o non letta senza aprirla. Pieno significa non letta.
- In fondo: Vedi tutte apre la pagina Notifiche; N richiedono te nella Home apre la Home filtrata su ciò che richiede la tua attenzione; Impostazioni apre le tue scelte sulle notifiche.
- Urgente significa: una prenotazione entro il giorno e mezzo successivo, un modulo che dice urgente, emergenza, oggi, ASAP o stesso giorno, un contatto da un report gratuito che ha chiesto una chiamata, o una segnalazione di problema ad alta gravità (amministratori).
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La pagina Notifiche
- Tutto ciò che hai ricevuto, raggruppato per giorno (Oggi, Ieri, poi le date). Qui compaiono solo le tue notifiche.
- I filtri in alto la filtrano: Tutte, Non lette (con il conteggio), e un filtro per ogni tipo di aggiornamento. La tua scelta resta nell'indirizzo della pagina, così puoi salvare nei preferiti o condividere con te stesso una vista filtrata.
- La ricerca trova parole nei titoli e nei dettagli, come il nome di un cliente o di un progetto. Una barra blu Mostra indica cosa stai guardando, e Mostra tutto la rimuove.
- Scegli cosa ricevere apre le tue Impostazioni. Segna tutte come lette svuota la campanella. Mostra più vecchie carica le successive 50.
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Scegliere come ricevere ogni aggiornamento (Impostazioni → Notifiche)
- Ogni tipo di aggiornamento ha le sue risposte, formulate per quella domanda. La maggior parte offre un'email subito (la campanella più un'email nel momento in cui succede), un'email al giorno (la campanella subito, più un'email dalle 9 del mattino, ora della costa orientale degli Stati Uniti, con tutto ciò che è arrivato dall'ultima), solo la campanella, o Disattivato. Alcune hanno risposte specifiche: i Moduli del sito web possono inviare Preventivi e prenotazioni subito, gli altri in un'email giornaliera (messaggi, contatti e file attendono l'email del mattino). Hub: commenti e aggiornamenti (attività spuntate, commenti, nuove bacheche, check-in) iniziano come un Riepilogo giornaliero, e possono essere ciascuno un Riepilogo settimanale il lunedì, solo la campanella, o Disattivato. Hub: menzioni e avvisi (una @menzione, una richiesta di approvazione o un messaggio inviato a te) arrivano subito o sulla campanella (senza riepilogo giornaliero). Hub: i promemoria di scadenza chiedono quando: il giorno prima, il giorno stesso e quando in ritardo; il giorno stesso e quando in ritardo; oppure solo quando in ritardo, con l'interruttore Inviami anche un'email (disattivato significa solo campanella). I promemoria dei preventivi possono inviarti un'email nella data di follow-up, oppure in quel giorno e ogni 3 giorni finché il cliente non risponde. La tua scelta viene salvata nel momento in cui la tocchi.
- Orari silenziosi (in alto): Trattieni le email notturne mantiene le email che arriverebbero subito dalle 21:00 alle 7:00, ora del tuo fuso, e le inserisce nel riepilogo del mattino. Quelle urgenti, come una prenotazione per lo stesso giorno, arrivano comunque subito. Invia in qualsiasi momento disattiva questa opzione.
- Moduli del sito web: un cliente invia una richiesta di preventivo, il configuratore di preventivi, una prenotazione, un messaggio di contatto, un contatto o un file da uno dei tuoi siti. Per proprietari e collaboratori è impostato su Inviami ogni richiesta subito via email. I revisori non le ricevono, a meno che non scelgano di riceverle qui.
- Risposte dei clienti: un cliente completa un giro di domande che gli hai inviato (le singole risposte salvate restano silenziose finché non completa). Stesse impostazioni predefinite dei moduli del sito web.
- Le tue segnalazioni di problemi: un problema che hai segnalato cambia stato (Ricevuta, Stiamo indagando, Si sta preparando una correzione, Risolto e così via) oppure qualcuno di aiKit ti scrive una risposta.
- Gli amministratori di aiKit vedono anche Contatti dal Report AI gratuito e Nuove segnalazioni di problemi.
- Le scelte vengono salvate appena le tocchi; accanto alla riga compare un Salvato verde.
- Se l'email non è ancora attiva per aiKit, una nota gialla lo segnala: ogni aggiornamento arriva comunque nella campanella e le tue scelte email entrano in vigore il giorno in cui l'email viene attivata.
- Verifica che funzioni: gli invii di prova non avvisano mai nessuno, qualunque sia la tua scelta.
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Com'è fatta un'email di un modulo del sito web
- L'oggetto indica il tipo e la persona, per esempio Nuova richiesta di preventivo da Jordan Lee · Harbor Lawn Care, con Urgente: all'inizio quando è il caso.
- All'interno: chi l'ha inviata, la sua email e il telefono, i dettagli principali (servizio, quando serve, orario della prenotazione nel fuso dell'attività, prodotto, quantità, opzioni e stima del configuratore di preventivi, indirizzo, numero di file o foto) e il suo messaggio.
- Un pulsante apre la richiesta in aiKit. Sotto, i pulsanti Email e Chiama con un tocco funzionano da telefono. Rispondere direttamente all'email risponde al cliente.
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La pagina della singola richiesta
- Ogni notifica ed email su un modulo apre quella singola richiesta al suo indirizzo (aikit.ai/home/requests/…), così il link continua a funzionare e può essere condiviso con il tuo team.
- Cosa hanno inviato: il messaggio e tutti i dettagli, più eventuali file (proprietari e collaboratori possono aprirli) e foto.
- Risposta: pulsanti Email e Chiama, più i loro recapiti.
- Stato: Nuova, Contattato, Acquisito o Chiusa, e una nota privata visibile solo al tuo team. Le modifiche qui sono le stesse che mostra la scheda Richieste del progetto. I revisori possono leggere ma non modificare.
- Tutte le richieste di questo progetto, in alto: apre la scheda Richieste del progetto.
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Domande ai clienti: scadenza e promemoria
- Nella pagina Domande di un progetto, la scheda Scadenza e promemoria si trova sopra le domande.
- L'interruttore attiva o disattiva i promemoria automatici. Risposte entro imposta una data. Email del cliente si compila dal profilo cliente, se presente. Ricorda ogni (da 1 a 7 giorni) e Al massimo (da 1 a 6 promemoria) impostano la frequenza. Premi Salva.
- Il primo promemoria parte 2 giorni dopo l'invio delle domande, poi secondo il tuo programma, e sempre uno il giorno prima della scadenza. Ogni promemoria elenca le domande ancora aperte, e le risposte vanno al proprietario del progetto.
- I promemoria si fermano da soli quando ogni domanda ha ricevuto risposta, e la scheda lo indica.
- I promemoria sono solo via email. Finché l'email non è attiva per aiKit, la scheda mostra I promemoria partiranno una volta configurata l'email, e il tuo programma è salvato e pronto.
- Quando il cliente completa un giro, il proprietario del progetto e i collaboratori ricevono una notifica Risposte dei clienti che apre la pagina Domande.
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Per gli amministratori di aiKit: Contatti dai report
- Contatti dai report, nella barra laterale sotto Segnalazioni di problemi, elenca tutti quelli che hanno eseguito un Report AI gratuito lasciando la loro email, dal più recente. Il numero accanto conta i contatti ancora contrassegnati come Nuovo.
- I riquadri in alto sono filtri: Vuole una chiamata, Non contattato (in rosso, quelli da chiamare per primi), Nuovo, Contattato, Acquisito, Non adatto e Tutti i contatti. Fai clic su uno per mostrare solo quelli; fai di nuovo clic o su Mostra tutti per cancellare.
- La ricerca trova nomi, email, telefoni, settori e note. Ogni filtro resta nell'indirizzo della pagina.
- Ogni riga mostra il nome (fai clic per aprire i dettagli), il settore e quando l'hanno eseguito, un'etichetta rossa Vuole una chiamata, pulsanti email e telefono con un tocco e un menu di stato che salva appena lo cambi.
- Aperta, una riga mostra cosa vogliono costruire, correggere o migliorare, il loro sito web, se hanno un account aiKit, Leggi il loro report (apre il report completo) e una casella note visibile solo agli amministratori.
- Esporta CSV scarica i contatti visualizzati, con gli stessi filtri, pronti per un foglio di calcolo.
- Ogni nuovo contatto arriva anche a ogni amministratore nella campanella, contrassegnato come Urgente quando chiede una chiamata, e via email secondo la scelta di ciascun amministratore.
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