← Alle handleidingen
Meldingen: de bel, e-mails en dagelijkse overzichten
aiKit laat je weten zodra er iets binnenkomt: een klant verstuurt een formulier via een van je websites, een cliënt rondt je vragen af, of een probleem dat je hebt gemeld krijgt een update of antwoord. Alles komt binnen op de bel bovenaan elke pagina waarop je bent ingelogd, en elke melding opent precies het juiste item. Per soort update kies je of het ook meteen per e-mail komt, als één dagelijks overzicht, alleen in aiKit, of helemaal niet. Deze gids loopt de bel, de pagina Meldingen, je keuzes in Instellingen, de pagina van één verzoek en herinneringen voor cliëntvragen door.
Open Meldingen →1
De bel
- De bel staat rechtsboven op elke pagina waarop je bent ingelogd. Een getal erop telt wat je nog niet hebt gelezen; het wordt koraalrood wanneer een van die meldingen dringend is. Hij wordt elke minuut ververst terwijl de pagina open staat, en telkens wanneer je naar het tabblad terugkeert.
- Klik erop om het paneel te openen. Alles toont alles, het nieuwste eerst; Ongelezen toont alleen wat je nog niet hebt gelezen. Alles als gelezen markeren wist het aantal.
- Elke regel toont een icoon voor het soort update, een label Dringend wanneer er snel actie nodig is, wat het is (Websiteformulier, Antwoorden van cliënten, Je melding), hoe lang geleden, een titel zoals Offerteaanvraag van Jordan Lee, en een regel met details. Klik op de regel om het exacte item te openen; dat markeert hem ook als gelezen.
- De ronde stip aan het eind van elke regel markeert hem als gelezen of ongelezen zonder hem te openen. Gevuld betekent ongelezen.
- Onderaan: Alles bekijken opent de pagina Meldingen; N vragen om aandacht op Start opent Start gefilterd op wat aandacht vraagt; Instellingen opent je meldingskeuzes.
- Dringend betekent: een boeking binnen anderhalve dag, een formulier dat urgent, spoed, vandaag, ASAP of dezelfde dag zegt, een gratis-rapport lead die om een telefoontje vroeg, of een probleemmelding met hoge ernst (beheerders).
2
De pagina Meldingen
- Alles wat je hebt ontvangen, gegroepeerd per dag (Vandaag, Gisteren, daarna datums). Alleen je eigen meldingen verschijnen hier.
- De chips bovenaan filteren het: Alles, Ongelezen (met het aantal), en één chip per soort update. Je keuze blijft in het paginaadres, zodat je een gefilterde weergave kunt bookmarken of met jezelf kunt delen.
- Zoeken vindt woorden in titels en details, zoals de naam van een klant of een projectnaam. Een blauwe balk Weergave toont wat je bekijkt, en Alles tonen wist dit.
- Kies wat je ontvangt opent je Instellingen. Alles als gelezen markeren maakt de bel leeg. Oudere laden laadt de volgende 50.
3
Kiezen hoe elke update je bereikt (Instellingen → Meldingen)
- Elk soort update heeft eigen antwoorden, afgestemd op die vraag. De meeste bieden een e-mail meteen (de bel plus een e-mail op het moment zelf), één e-mail per dag (de bel nu, plus één e-mail vanaf 9 uur 's ochtends Oostelijke tijd met alles sinds de vorige), alleen de bel, of Uit. Sommige hebben antwoorden die alleen bij hen passen: Websiteformulieren kunnen Offertes en boekingen meteen versturen, de rest in een dagelijkse e-mail (berichten, leads en bestanden wachten op de e-mail van de ochtend). Hub: opmerkingen en updates (afgevinkte to-do's, opmerkingen, nieuwe borden, check-ins) starten als één Dagelijks overzicht, en kunnen elk afzonderlijk zijn, een Wekelijks overzicht op maandagen, alleen de bel, of Uit. Hub: vermeldingen en pings (een @vermelding, een goedkeuringsverzoek, of een bericht aan jou) komen meteen of via de bel (geen dagelijks overzicht). Hub: herinneringen voor deadlines vragen wanneer: De dag ervoor, op de dag, en als het te laat is; Op de dag, en als het te laat is; of Alleen als het te laat is, met een schakelaar Ook mailen (uit betekent alleen de bel). Offerte-opvolging kan je mailen op de opvolgdatum, of dan en elke 3 dagen tot de klant antwoordt. Je keuze wordt opgeslagen op het moment dat je hem aantikt.
- Stille uren (bovenaan): Nachtelijke e-mails vasthouden houdt e-mails die anders meteen binnenkomen van 21.00 tot 7.00 uur, in jouw tijdzone, tegen en zet ze in je ochtendsamenvatting. Dringende berichten, zoals een boeking voor vandaag, komen nog steeds meteen binnen. Stuur op elk moment zet dit uit.
- Websiteformulieren: een klant stuurt een offerteaanvraag, offertebouwer, boeking, contactbericht, lead of bestand via een van je websites. Standaard wordt voor eigenaars en medewerkers elk bericht meteen per e-mail gestuurd. Beoordelaars krijgen deze alleen als ze dat hier zelf kiezen.
- Antwoorden van klanten: een klant rondt een reeks vragen af die je hem hebt gestuurd (losse opgeslagen antwoorden blijven stil totdat ze klaar zijn). Dezelfde standaardinstellingen als bij websiteformulieren.
- Je probleemmeldingen: een probleem dat je hebt gemeld verandert van status (Ontvangen, We kijken ernaar, Er wordt een oplossing gemaakt, Opgelost, enzovoort) of iemand van aiKit stuurt je een antwoord.
- aiKit-beheerders zien ook Gratis rapport-leads en Nieuwe probleemmeldingen.
- Keuzes worden direct opgeslagen zodra je ze aantikt; naast de rij verschijnt een groen Opgeslagen.
- Als e-mail voor aiKit nog niet is ingeschakeld, verschijnt een gele melding: elke update komt nog steeds binnen via de bel, en je e-mailkeuzes gaan in zodra e-mail aan staat.
- Controleren of het werkt: testverzendingen informeren nooit iemand, wat je ook kiest.
4
Zo ziet een e-mail van een websiteformulier eruit
- In het onderwerp staan het soort bericht en de persoon, zoals Nieuwe offerteaanvraag van Jordan Lee · Harbor Lawn Care, met Dringend: vooraan als dat van toepassing is.
- Binnenin: wie het heeft verstuurd, hun e-mail en telefoon, de belangrijkste gegevens (dienst, hoe snel, boekingstijd in de tijdzone van het bedrijf, het product, aantal, opties en de schatting uit de offertebouwer, het adres, hoeveel bestanden of foto's), en hun bericht.
- Met één knop open je de aanvraag in aiKit. Eronder werken de knoppen E-mail en Bellen met één tik op een telefoon. Als je op de e-mail zelf antwoordt, krijgt de klant direct antwoord.
5
De pagina van één aanvraag
- Elke melding en elke e-mail over een formulier opent die ene aanvraag op het eigen adres (aikit.ai/home/requests/…), zodat de link blijft werken en je hem met je team kunt delen.
- Wat ze hebben gestuurd: het bericht en alle gegevens, plus eventuele bestanden (eigenaars en medewerkers kunnen deze openen) en foto's.
- Antwoorden: knoppen E-mail en Bellen, plus hun contactgegevens.
- Stand van zaken: Nieuw, Gecontacteerd, Gewonnen of Gesloten, en een privénotitie die alleen je team ziet. Wijzigingen hier zijn dezelfde als die op het tabblad Aanvragen van het project. Beoordelaars kunnen ze lezen, maar niet wijzigen.
- Alle aanvragen voor dit project, bovenaan; opent het tabblad Aanvragen van het project.
6
Vragen van klanten: vervaldatum en herinneringen
- Op de pagina Vragen van een project staat de kaart Vervaldatum en herinneringen boven de vragen.
- Met de schakelaar zet je automatische herinneringen aan of uit. Antwoorden vereist stelt een datum in. E-mail van de klant wordt ingevuld vanuit het klantrecord als die er is. Herinner elke (1 tot 7 dagen) en Maximaal (1 tot 6 herinneringen) bepalen het tempo. Druk op Opslaan.
- De eerste herinnering gaat 2 dagen nadat je de vragen hebt verstuurd, daarna volgens jouw schema, en altijd één op de dag vóór de vervaldatum. Elke herinnering somt de precieze vragen op die nog openstaan, en antwoorden gaan naar de projecteigenaar.
- Herinneringen stoppen vanzelf zodra elke vraag is beantwoord, en de kaart laat dat zien.
- Herinneringen gaan alleen per e-mail. Zolang e-mail voor aiKit niet is ingeschakeld, staat op de kaart Herinneringen starten zodra e-mail is ingesteld, en je schema is opgeslagen en klaar.
- Zodra de klant een reeks afrondt, krijgen de eigenaar en medewerkers van het project een melding Antwoorden van klanten die opent op de pagina Vragen.
7
Voor aiKit-beheerders: Rapport-leads
- Rapport-leads staat in de zijbalk onder Probleemmeldingen en toont iedereen die een Gratis AI-rapport heeft gedraaid en zijn e-mail heeft achtergelaten, de nieuwste eerst. Het getal ernaast telt de leads die nog als Nieuw staan.
- De tegels bovenaan zijn filters: Wil een belafspraak, niet gecontacteerd (in rood, de leads om het eerst te bellen), Nieuw, Gecontacteerd, Gewonnen, Geen match en Alle leads. Klik op een tegel om precies die leads te tonen; klik nogmaals of op Toon alles om te wissen.
- Zoeken vindt namen, e-mails, telefoonnummers, branches en notities. Elk filter blijft in het paginaadres staan.
- Elke rij toont de naam (klik erop om de details te openen), de branche en wanneer ze het rapport draaiden, een rode label Wil een belafspraak, knoppen voor e-mail en telefoon met één tik, en een statusmenu dat direct opslaat zodra je het wijzigt.
- Geopend toont een rij wat ze willen bouwen, repareren of verbeteren, hun website, of ze een aiKit-account hebben, Lees hun rapport (opent het volledige rapport) en een notitievak dat alleen beheerders zien.
- Exporteer CSV downloadt de leads in beeld, met dezelfde filters, klaar voor een spreadsheet.
- Elke nieuwe lead bereikt ook elke beheerder via de bel, gemarkeerd als Dringend als ze om een belafspraak vroegen, en per e-mail volgens de keuze van elke beheerder.
Liever een snelle, specifieke vraag stellen? Bekijk de veelgestelde vragen.