← سارے گائیڈ
اطلاعات: گھنٹی، ای میلز اور روزانہ خلاصے
aiKit آپ کو ہر اہم بات فوراً بتاتا ہے: کوئی گاہک آپ کی کسی سائٹ سے فارم بھیجتا ہے، کوئی کلائنٹ آپ کے سوالات مکمل کرتا ہے، یا آپ کی رپورٹ کردہ مسئلے پر اپڈیٹ یا جواب آتا ہے۔ سب کچھ ہر سائن ان صفحے کے اوپر دائیں طرف گھنٹی پر آتا ہے، اور ہر ایک اسی درست ریکارڈ کو کھولتا ہے۔ آپ ہر قسم کی اپڈیٹ کے لیے چنتے ہیں کہ کیا وہ فوراً ای میل پر بھی آئے، روزانہ ایک خلاصے کی شکل میں، صرف aiKit میں، یا بالکل نہیں۔ یہ گائیڈ گھنٹی، Notifications صفحہ، Settings میں آپ کے انتخاب، واحد درخواست کا صفحہ، اور کلائنٹ سوالات کی یاددہانیوں کے بارے میں بتاتی ہے۔
Notifications کھولیں →1
گھنٹی
- گھنٹی ہر سائن ان صفحے کے اوپر دائیں کونے میں ہوتی ہے۔ اس پر ایک نمبر ان چیزوں کی گنتی دکھاتا ہے جو آپ نے نہیں پڑھیں؛ ان میں سے کوئی فوری ہو تو وہ مرجانی رنگ کا ہو جاتا ہے۔ صفحہ کھلا ہو تو یہ ہر منٹ تازہ ہوتا ہے، اور جب بھی آپ ٹیب پر واپس آئیں۔
- پینل کھولنے کے لیے اس پر کلک کریں۔ All ہر چیز نئی سے پرانی ترتیب میں دکھاتا ہے؛ Unread صرف وہ جو آپ نے نہیں پڑھیں۔ Mark all read گنتی صاف کر دیتا ہے۔
- ہر لائن میں اپڈیٹ کی قسم کا آئیکن، جب فوری ضرورت ہو تو Urgent ٹیگ، یہ کیا ہے (Website form، Client answers، Your report)، کتنا عرصہ پہلے، Quote request from Jordan Lee جیسا عنوان، اور تفصیل کی ایک لائن دکھائی جاتی ہے۔ لائن پر کلک کریں تو درست ریکارڈ کھلتا ہے؛ اس سے وہ پڑھا ہوا بھی ہو جاتا ہے۔
- ہر لائن کے آخر میں گول نقطہ بغیر کھولے پڑھا یا نہ پڑھا نشان لگاتا ہے۔ بھرا ہوا مطلب نہ پڑھا ہے۔
- نیچے: See all Notifications صفحہ کھولتا ہے؛ N need you on Home ہوم کو ان چیزوں پر فلٹر کر کے کھولتا ہے جنہیں آپ کی ضرورت ہے؛ Settings آپ کے اطلاعات کے انتخاب کھولتا ہے۔
- Urgent کا مطلب ہے: اگلے ڈیڑھ دن کے اندر کوئی بکنگ، ایسا فارم جو urgent، emergency، today، ASAP یا same day لکھے، فری رپورٹ کا لیڈ جس نے کال مانگی ہو، یا زیادہ سنگین مسئلے کی رپورٹ (ایڈمن کے لیے)۔
2
Notifications صفحہ
- وہ سب کچھ جو آپ کو ملا، دن کے مطابق گروپ (Today، Yesterday، پھر تاریخیں)۔ یہاں صرف آپ کی اپنی اطلاعات دکھتی ہیں۔
- اوپر کے چپس اسے فلٹر کرتے ہیں: All، Unread (ساتھ اس کی گنتی)، اور اپڈیٹ کی ہر قسم کے لیے ایک چپ۔ آپ کا انتخاب صفحے کے پتے میں رہتا ہے، تاکہ آپ فلٹر شدہ منظر کو بک مارک کر سکیں یا خود کو بھیج سکیں۔
- Search عنوانوں اور تفصیلات میں الفاظ ڈھونڈتا ہے، جیسے گاہک کا نام یا پروجیکٹ کا نام۔ نیلی Showing پٹی بتاتی ہے آپ کیا دیکھ رہے ہیں، اور Show all اسے صاف کر دیتا ہے۔
- Choose what you get آپ کی Settings کھولتا ہے۔ Mark all read گھنٹی صاف کرتا ہے۔ Show older اگلے 50 لوڈ کرتا ہے۔
3
طے کریں کہ ہر اپڈیٹ آپ تک کیسے پہنچے (Settings → Notifications)
- اپڈیٹ کی ہر قسم کے اپنے جوابات ہیں، اسی سوال کے مطابق لکھے گئے۔ زیادہ تر فوراً ای میل کا اختیار دیتے ہیں (گھنٹی کے ساتھ، جیسے ہی ہو)، روزانہ ایک ای میل (ابھی گھنٹی، اور صبح 9 بجے Eastern وقت پر ایک ای میل جس میں پچھلی ای میل کے بعد کی ہر چیز ہو)، صرف گھنٹی، یا Off۔ کچھ کے جوابات صرف انہی کے لیے ہیں: Website forms، Quotes اور bookings فوراً بھیج سکتے ہیں، باقی روزانہ ای میل میں (پیغامات، لیڈز اور فائلیں صبح کی ای میل کا انتظار کرتی ہیں)۔ Hub: تبصرے اور اپڈیٹس (چیک کیے گئے کام، تبصرے، نئے بورڈز، چیک انز) پہلے ایک Daily summary کے طور پر شروع ہوتے ہیں، اور ہر ایک ہو سکتا ہے، پیر کو Weekly roundup، صرف گھنٹی، یا Off۔ Hub: ذکر اور پنگز (@mention، منظوری کی درخواست، یا آپ کو بھیجا گیا پیغام) فوراً یا گھنٹی پر آتے ہیں (روزانہ خلاصہ نہیں)۔ Hub: due reminders پوچھتے ہیں کب: The day before، On the day، اور جب late ہو؛ On the day، اور جب late ہو؛ یا Only when it's late، ساتھ Also email me سوئچ (off کا مطلب صرف گھنٹی)۔ Quote follow-ups فالو اپ کی تاریخ پر ای میل کر سکتے ہیں، یا اس وقت اور ہر 3 دن بعد جب تک گاہک جواب نہ دے۔ آپ کا انتخاب اسی لمحے محفوظ ہو جاتا ہے جب آپ اسے ٹیپ کریں۔
- خاموش اوقات (اوپر): رات کی ای میلز روکیں ایک رات 9 بجے سے صبح 7 بجے تک آنے والی ای میلز کو فوراً نہیں بھیجتا، بلکہ انہیں آپ کے صبح کے خلاصے میں ڈال دیتا ہے۔ فوری ای میلز، جیسے اسی دن کی بکنگ، پھر بھی فوراً آتی ہیں۔ کسی بھی وقت بھیجیں کو آن کرنے سے یہ بند ہو جاتا ہے۔
- ویب سائٹ فارمز: کوئی گاہک آپ کی کسی سائٹ سے قیمت کی درخواست، قیمت بنانے والا ٹول، بکنگ، رابطہ پیغام، لیڈ، یا فائل بھیجتا ہے۔ مالکان اور عملے کے لیے ڈیفالٹ یہ ہے کہ ہر ایک فوراً ای میل کے ذریعے مجھے بھیجیں۔ یہاں سے منتخب کیے بغیر جائزہ لینے والوں کو یہ نہیں ملتیں۔
- گاہک کے جوابات: گاہک آپ کے بھیجے ہوئے سوالات کا ایک دور مکمل کرتا ہے (الگ الگ محفوظ جوابات اس وقت تک خاموش رہتے ہیں جب تک وہ مکمل نہ کر لیں)۔ ویب سائٹ فارمز والے وہی ڈیفالٹ۔
- آپ کی مسئلہ رپورٹس: جس مسئلے کی آپ نے رپورٹ کی، اس کی حالت بدلتی ہے (وصول ہوا، ہم دیکھ رہے ہیں، حل بنایا جا رہا ہے، حل ہو گیا، وغیرہ) یا aiKit کا کوئی فرد آپ کو جواب لکھتا ہے۔
- aiKit کے ایڈمنز مفت رپورٹ لیڈز اور نئی مسئلہ رپورٹس بھی دیکھتے ہیں۔
- انتخاب اسی لمحے محفوظ ہو جاتے ہیں جب آپ انہیں ٹیپ کرتے ہیں؛ قطار کے ساتھ ایک سبز محفوظ شدہ ظاہر ہوتا ہے۔
- اگر aiKit کے لیے ای میل ابھی آن نہیں، تو ایک پیلا نوٹ یہ بتاتا ہے: ہر اپڈیٹ پھر بھی گھنٹی پر آئے گی، اور آپ کے ای میل انتخاب اس دن سے نافذ ہوں گے جس دن ای میل آن ہوگی۔
- چیک کریں کہ کام کرتا ہے: ٹیسٹ بھیجنے سے کوئی بھی اطلاع نہیں جاتی، چاہے آپ کچھ بھی منتخب کریں۔
4
ویب سائٹ فارم کی ای میل کیسی دکھتی ہے
- موضوع میں قسم اور شخص کا نام ہوتا ہے، جیسے New quote request from Jordan Lee · Harbor Lawn Care، اور اگر فوری ہو تو آگے Urgent: لکھا ہوتا ہے۔
- اندر: کس نے بھیجا، ان کی ای میل اور فون، اہم تفصیلات (سروس، کتنی جلدی، کاروبار کے وقت زون میں بکنگ کا وقت، قیمت بنانے والے ٹول کی پروڈکٹ، مقدار، آپشنز، اور تخمینہ، پتہ، کتنی فائلیں یا تصویریں)، اور ان کا پیغام۔
- ایک بٹن درخواست کو aiKit میں کھولتا ہے۔ اس کے نیچے فون پر ایک ٹیپ والے Email اور Call بٹن کام کرتے ہیں۔ ای میل کا جواب دینے سے گاہک کو براہ راست جواب ملتا ہے۔
5
واحد درخواست کا صفحہ
- فارم کے بارے میں ہر اطلاع اور ای میل اس ایک درخواست کو اس کے اپنے پتے (aikit.ai/home/requests/…) پر کھولتی ہے، تاکہ لنک کام کرتا رہے اور آپ کی ٹیم کے ساتھ شیئر ہو سکے۔
- انہوں نے کیا بھیجا: پیغام اور ہر تفصیل، ساتھ ہی کوئی بھی فائلیں (مالکان اور عملہ انہیں کھول سکتے ہیں) اور تصاویر۔
- جواب: Email اور Call بٹن، ساتھ ہی ان کی رابطہ تفصیلات۔
- اس کی حالت: New، Contacted، Won، یا Closed، اور ایک نجی نوٹ جو صرف آپ کی ٹیم دیکھتی ہے۔ یہاں کی تبدیلیاں وہی ہیں جو پروجیکٹ کا Requests ٹیب دکھاتا ہے۔ جائزہ لینے والے پڑھ سکتے ہیں مگر تبدیل نہیں کر سکتے۔
- اس پروجیکٹ کی تمام درخواستیں، اوپر، پروجیکٹ کا Requests ٹیب کھولتا ہے۔
6
گاہک کے سوالات: آخری تاریخ اور یاد دہانیاں
- پروجیکٹ کے Questions صفحے پر، Due date and reminders کارڈ سوالات کے اوپر ہوتا ہے۔
- سوئچ خودکار یاد دہانیاں آن یا آف کرتا ہے۔ Answers due ایک تاریخ مقرر کرتا ہے۔ Client's email گاہک کے ریکارڈ سے بھر جاتی ہے جب وہ موجود ہو۔ Remind every (1 تا 7 دن) اور At most (1 تا 6 یاد دہانیاں) رفتار طے کرتے ہیں۔ Save دبائیں۔
- پہلی یاد دہانی سوالات بھیجنے کے 2 دن بعد جاتی ہے، پھر آپ کے شیڈول کے مطابق، اور ہمیشہ آخری تاریخ سے ایک دن پہلے۔ ہر یاد دہانی میں وہ تمام سوالات درج ہوتے ہیں جو ابھی کھلے ہیں، اور جوابات پروجیکٹ کے مالک کو جاتے ہیں۔
- جب ہر سوال کا جواب ہو جائے تو یاد دہانیاں خود بخود رک جاتی ہیں، اور کارڈ یہ بتاتا ہے۔
- یاد دہانیاں صرف ای میل پر ہوتی ہیں۔ جب تک aiKit کے لیے ای میل آن نہیں ہوتی، کارڈ کہتا ہے Reminders start once email is set up، اور آپ کا شیڈول محفوظ اور تیار ہے۔
- جب گاہک ایک دور مکمل کرتا ہے، تو پروجیکٹ کے مالک اور عملے کو Client answers اطلاع ملتی ہے جو Questions صفحہ کھولتی ہے۔
7
aiKit ایڈمنز کے لیے: Report leads
- Report leads، سائیڈ بار میں Problem reports کے تحت، ہر اس شخص کو دکھاتا ہے جس نے مفت AI Report چلائی اور ای میل چھوڑی، نئے سب سے اوپر۔ اس کے ساتھ کا نمبر وہ لیڈز گنتا ہے جو ابھی بھی New ہیں۔
- اوپر کی ٹائلز فلٹر ہیں: Want a call، not contacted (سرخ میں، وہ جنہیں پہلے کال کرنا ہے)، New، Contacted، Won، Not a fit، اور All leads۔ کسی ایک پر کلک کریں تو وہی دکھیں؛ دوبارہ کلک یا Show all سے صاف ہو جاتا ہے۔
- Search نام، ای میلز، فون، صنعتیں، اور نوٹس تلاش کرتا ہے۔ ہر فلٹر صفحے کے پتے میں رہتا ہے۔
- ہر قطار نام دکھاتی ہے (کھولنے کے لیے اس پر کلک کریں)، صنعت اور کب چلائی، ایک سرخ Wants a call ٹیگ، ایک ٹیپ والے ای میل اور فون بٹن، اور ایک اسٹیٹس مینو جو تبدیلی کے ساتھ ہی محفوظ ہو جاتا ہے۔
- کھولنے پر قطار دکھاتی ہے کہ وہ کیا بنانا، ٹھیک کرنا یا بہتر کرنا چاہتے ہیں، ان کی ویب سائٹ، کیا ان کا aiKit اکاؤنٹ ہے، Read their report (ان کی پوری رپورٹ کھولتا ہے)، اور صرف ایڈمنز کو نظر آنے والا نوٹس باکس۔
- Export CSV دکھائے گئے لیڈز کو اسپریڈ شیٹ کے لیے تیار کر کے ڈاؤن لوڈ کرتا ہے، انہی فلٹرز کے ساتھ۔
- ہر نئی لیڈ ہر ایڈمن کو گھنٹی پر بھی پہنچتی ہے، جب کال مانگی گئی ہو تو Urgent کے نشان کے ساتھ، اور ہر ایڈمن کے انتخاب کے مطابق ای میل سے بھی۔
اس دی تھاں کوئی تیز تے خاص سوال ہے؟ FAQ ویکھو۔