فوری کوٹ: کام کی تفصیل چسپاں کریں، مکمل کوٹ حاصل کریں

فارم کے اوپر «کوٹ کس کی طرف سے» کمپنی چنتا ہے جس کی طرف سے کوٹ ہے۔ ایک اکاؤنٹ میں کئی کمپنیاں ہو سکتی ہیں (20 تک)، اور ہر ایک کا اپنا لوگو، نام، پتا، فون، ای میل، ویب سائٹ، شرائط، ادائیگی کی لائن، اور کوٹ نمبر ہوتے ہیں۔ آخری بار استعمال کی گئی کمپنی اگلی بار خود چنی جاتی ہے۔ اسی مینو میں «+ کمپنی شامل کریں…» ایک نئی کمپنی بناتا ہے: اس کا نام لکھیں (اور اگر چاہیں تو یہ کہ وہ کیا کرتی ہے)، «کمپنی شامل کریں» دبائیں، پھر باقی بھریں۔

«Edit company» اُس کمپنی دی تفصیل کھولدا اے۔ «Upload logo» اک PNG، JPG یا WebP تصویر چڑھاندا اے؛ «From Graphics Library» اوہ تصویر چنदا اے جو تُسی اوتھے پہلاں محفوظ کیتی ہوئی اے؛ «Remove» اسnوں ہٹا دیندا اے۔ کوٹس اتے تُہاڈا ناں، Email، Phone، Address تے Website ہر کوٹ دی سائیڈ پینل وچ چھپدے نیں۔ کوٹ نمبر «BP-2401» توں شروع ہوندے نیں تے «Next quote number» نمبرنگ طے کردا اے (مثلاً پھر BP-2402)؛ ہر کمپنی دی گنتی اپنی وکھری ہوندی اے۔ «Quotes are good for» (دن) تے «Usual turnaround» نويں کوٹس وچ بھردے نیں۔ نويں کوٹس دی «Shipping line» دو طرح دی ہو سکدی اے: «Decide from the scope» (جے سامان بھیجیا جا رہیا ہووے تاں AI «Free shipping» دسدا اے تے سروسز لئی نہیں)، «Always show Free shipping»، یا «Never» (سروسز، پک اپ)۔ «Page style» سائیڈ پینل نوں گہرا یا ہلکا رکھدا اے، تے «Price color» قیمتاں تے ٹوٹل دا رنگ طے کردا اے۔ تُہاڈیاں شرطاں ہر اوس کمپنی دے کوٹ دے تھلے چھپدیاں نیں (خودکار لائن لئی خالی چھڈ دیو)، تے «How to pay» دا متن «How to pay» ڈبے وچ چھپدا اے۔ «Save company» محفوظ کردا اے؛ اوس کمپنی دے کھلے کوٹس فوراً تبدیلی دکھاندے نیں۔

جے تُسی کوئی بنایا ہویا کوٹ کسے ہور کمپنی وچ بدلدے ہو تاں کوٹ منتقل ہو جاندا اے: تصدیق کرن توں بعد، اوس دوجی کمپنی دے لوگو، شرطاں تے اگلے نمبر نال اک کاپی بندی اے تے پرانا ڈرافٹ ہٹا دتا جاندا اے۔

کسے کمپنی دیاں پروڈکٹس، قیمتاں دی فہرستاں، تھوک قیمتاں تے مستقل قاعدے «Prices & rules» وچ نیں («Edit company» دا لنک، تے «Your quotes» دا بٹن)۔ انہاں نوں سکھاؤن دا طریقہ جاننے لئی spec-sheet quotes گائیڈ ویکھو۔

«Customer» بند ہوندا اے تے ضروری نہیں؛ ناں، کمپنی، ای میل، فون تے پتا لکھن لئی اسنوں کھولو۔ جو خانہ خالی چھڈو گے، اوہ سکوپ توں بھر جاندا اے جدوں سکوپ وچ اوہ ذکر ہووے؛ کمپنی خالی رہندی اے جدوں تک کوئی اس دا ناں نہ لکھے۔

Scope of work & specs is the main box. Paste the customer's email or request for quote, type it, or press the microphone in its corner and say it. Add a file reads a PDF, a picture (a photo of a sketch or a handwritten list), a Word file (.docx), a text file or a saved email (.eml), up to 3 MB. The file is checked the moment you add it: a spreadsheet, an unsupported type or a file that isn't what its name says shows a red note at once, so you can fix it before filling in the rest. Its name shows under the box with an × to take it off. You can use the box, the file, or both.

«Your prices / notes» ضروری نہیں؛ قیمتاں اوس طرح لکھو جویں تُسی بولدے ہو («cards $48 per 250, menus $1.35 each, design $85/hr») تے اس کوٹ لئی ہور جو وی گل ہووے («10% off this one»، «tax 6.5%»)۔ پیک دی قیمت، جویں $48 per 250، سیٹاں دے حساب نال دسی جاندی اے (500 کارڈاں لئی 2 × $48)، تے اصل گنتی ڈیٹیلز وچ دکھائی جاندی اے۔

«Make the quote» سارا کچھ پڑھدا اے تے سکوپ جو مangدا اے اس دی ہر چیز لئی اک لائن بناندا اے، ہر اک دیاں ڈیٹیلز (سائز، مواد، رنگ، مقدار، جگہ) سپیسفکیشن وچ لکھی ہوندی اے، نال اک پروجیکٹ دا ناں تے گاہک لئی مختصر نوٹ جو ای میل دا متن وی ہوندا اے۔ قیمتاں تُہاڈے پرائس باکس، کمپنی دیاں پروڈکٹس، محفوظ کیتیاں چیزاں تے اوس کمپنی دے پچھلے کوٹس توں آندیاں نیں۔ جس قیمت دا کتے ذکر نہ ہووے، اوہ خالی رہندی اے تے لائن «Price needed» دسدی اے۔ اوہ ایڈ-آنز، وارنٹی، مینٹیننس، ٹریننگ یا ہور کچھ نہیں جوڑدا جو سکوپ نے نہیں منگیا۔ چند سیکنڈ وچ کوٹ ساجے پاسے کھلدا اے تے اس دا نمبر لگدا اے۔ فارم دے تھلے «Check these» ہر سوال تے ہر مفروضہ دسدا اے جو اس نے بنایا۔

«Redo the quote from the scope» (کوٹ بن جان توں بعد) سکوپ تے تُہاڈیاں قیمتاں نوں دوبارہ پڑھدا اے تے لائناں تے نوٹ بدل دیندا اے؛ کوٹ نمبر، گاہک تے «More options» قائم رہندے نیں۔ جے کجھ حصہ بدلنا ہووے تے باقی رکھنا ہووے تاں اس دی بجائے «Change this quote in your words» (تلے) ورتو۔ اوپر «+ New quote» سب کچھ نویں سرے توں شروع کردا اے۔

کوٹ بن جان توں بعد، «Change this quote in your words» کوٹ دے اوپر والی بار دے تھلے ہوندا اے۔ کوئی بدلاؤ جویں کسے ساتھی نوں دسدے ہو، لکھو (یا ڈبے دے کونے والے مائیکروفون نال بولو)، فیر «Make the change» دباؤ (یا Ctrl/⌘ + Enter)۔ مثلاً: «add a $40 rush fee and drop the setup fee»، «make the note friendlier»، «change the title to Spring Fleet Service Plan»، «split line 2 into 300 and 200»، «give a 10% discount»، «move the stickers to the top»، «tax 6.5%»، «good for 15 days»، «hide free shipping»، یا «the contact is Jordan Lee»۔ ڈبے دے تھلے والے مثالی بٹن صرف ڈبہ بھردے نیں؛ کوئی وی سادہ لفظاں وچ درخواست کم کردی اے۔ ایہ کوٹ نوں اوس حالت وچ بدلدا اے جویں ہن اے: لائناں، قیمتاں تے جو لفظ تُسی پہلاں پکے کیتے نیں اوہ قائم رہندے نیں، «Redo the quote from the scope» دے الٹ جو سب کچھ دوبارہ بناندا اے۔

قیمتاں دا قاعدہ پہلے مسودے والا ہی اے: قیمت اوس وقت ورتی جاندی اے جدوں تُسی درخواست وچ لکھی ہووے، یا اوہ اس کوٹ اتے پہلاں توں ہووے، یا تُہاڈیاں محفوظ قیمتاں، پچھلے کوٹس دیاں قیمتاں یا کمپنی دیاں پروڈکٹس وچوں ہووے۔ نويں لائن جس دی قیمت معلوم نہ ہووے، «Price needed» دے طور تے شامل ہوندی اے۔ فیصد (ڈسکاؤنٹ، ٹیکس، ڈپازٹ) یا دناں دی گنتی اوس وقت ورتی جاندی اے جدوں تُسی اوہ نمبر لکھیا ہووے۔

جواب وچ پہلاں «Not done yet» پیلے رنگ وچ آندا اے: درخواست دا ہر اوہ حصہ جو نہیں ہویا، اس دی وجہ تے جو تُسی اس دی بجائے کر سکدے ہو (مثلاً «ship it by drone» اوہ چیز ہے جو کوٹ وچ نہیں آ سکدی، تے جو قیمت تُسی نہیں دتی اوہ «Price needed» رہندی اے)۔ فیر «Changed (saved)» دسدا اے کہ کوٹ وچ اصل وچ کیہ بدلیا: شامل یا ہٹائیاں لائناں اپنی مقدار تے قیمت نال، ناں بدلی لائناں، نويں مقداراں تے قیمتاں، عنوان، ڈسکاؤنٹ، ٹیکس تے ڈپازٹ، پہلاں تے بعد دا ٹوٹل، نوٹ، «Good to know»، ٹرن اراؤنڈ، شرطاں تے گاہک۔ کوئی بدلاؤ نہ ہووے تاں ایہ وی دسدا اے۔ نوٹ تے «Good to know» صرف گاہک لئی لکھے جاندے نیں؛ جو متن تہاڈے لئی نوٹ یا تبدیلی دی فہرست جیہا لگے، اوہ رد ہو جاندا اے تے «Not done yet» وچ دسیا جاندا اے۔

اس تبدیلی کو واپس کریں تو پوری کوٹیشن اپنی پچھلی حالت پر آ جاتی ہے (اس کے بعد آپ نے جو کچھ ہاتھ سے بدلا وہ بھی واپس ہو جاتا ہے، اور فہرست دکھاتی ہے کہ کیا واپس رکھا گیا)۔ ہر تبدیلی کوٹیشن کی ہسٹری میں Send… کے تحت Changed in your words کے طور پر بھی ظاہر ہوتی ہے۔ جو کسٹمر لنک آپ پہلے شیئر کر چکے ہیں وہ اسی حالت میں دکھاتا رہتا ہے جیسی کوٹیشن اس وقت تھی جب آپ نے لنک بنایا تھا: تازہ کرنے کے لیے Copy link یا Send دوبارہ دبائیں۔ جواب کے نیچے انگوٹھا اوپر یا نیچے بتاتا ہے کہ کیسا رہا؛ انگوٹھا نیچے دبانے پر پوچھا جاتا ہے کہ کیا غلط ہوا، اور Send and fix کوٹیشن کی موجودہ حالت پر غائب حصہ دوبارہ مانگتا ہے۔ ہر تبدیلی آپ کے اکاؤنٹ کے AI پلان کا تھوڑا سا حصہ استعمال کرتی ہے۔

دائیں طرف کی کوٹیشن اصل صفحہ ہے، اصل Letter سائز میں جو فٹ ہونے کے لیے چھوٹا کیا گیا ہے۔ کسی لائن (یا specification میں اس کی تفصیل) پر کلک کریں تو Change this line کھلتی ہے: Description، Quantity، Price each، لائن کے نیچے چھپی تفصیلات (+ Add a detail، × ایک ہٹاتا ہے)، pick-one کوٹیشن پر Mark as recommended، اور Remove line۔ آپ جو قیمت لکھتے ہیں وہ فوراً Price needed کی جگہ لے لیتی ہے۔ آپ کی کمپنی کی کسی پروڈکٹ کے لیے یہ اس مقدار پر آپ کی ویب سائٹ کی قیمت اور اس سے آپ کتنے کم ہیں، دکھاتا ہے۔ نوٹ میں ترمیم کے لیے اس پر کلک کریں (مائیکروفون کے ساتھ)۔ کسٹمر والا حصہ کھولنے کے لیے کسٹمر باکس پر کلک کریں، اور شپنگ کی پٹی، کوئی ڈسکاؤنٹ، ٹیکس یا ڈیپازٹ کی قطار، یا شرائط پر کلک کریں تو More options کھلتا ہے۔

Lines، کوٹیشن کے اوپر، ہر لائن کی مقدار، قیمت اور رقم دکھاتی ہے (جس کی قیمت نہ ہو وہ پیلے رنگ میں Price needed لکھی ہوتی ہے)۔ کسی ایک پر کلک کر کے اسے بدلیں؛ + Add a line نئی لائن شامل کرتی ہے جو Price needed نشان زد ہوتی ہے اور فوراً کھل جاتی ہے۔

آپ رکنے کے کچھ دیر بعد تبدیلیاں خود بخود محفوظ ہو جاتی ہیں؛ پٹی کل رقم دکھاتی ہے اور Saved، Saving soon… یا Saving… لکھا آتا ہے۔

More options فارم کے نیچے تہہ کر کے رکھا جاتا ہے تاکہ پہلی اسکرین چھوٹی رہے۔ Show FREE SHIPPING on the quote قیمتوں کے نیچے سبز مفت شپنگ کی پٹی لگاتا ہے (وہ کمپنیاں جو سامان بھیجتی ہیں ان کے لیے ڈیفالٹ طور پر آن ہوتا ہے)۔ Discount میں ایک عدد اور % off یا $ off لکھیں، یہ subtotal کے نیچے ڈسکاؤنٹ کی قطار چھاپتا ہے۔ Sales tax % ڈسکاؤنٹ کے بعد کی رقم پر ٹیکس کی قطار شامل کرتا ہے۔ Deposit to start % کل رقم کے نیچے ڈیپازٹ کی رقم چھاپتا ہے۔ Good for (days) Valid through مقرر کرتا ہے (تاریخ اس کے نیچے دکھائی جاتی ہے)۔ Turnaround کو lead time کے طور پر چھاپا جاتا ہے۔ Show the lines as options کوٹیشن کو Option 1، 2، 3 (Good / Better / Best) میں بدلتا ہے، ہر ایک کی قیمت کے ساتھ اور کوئی کل رقم نہیں؛ یہ آن کرنے تک بند رہتا ہے۔ Terms for this quote صرف اسی کوٹیشن کی شرائط والی لائن بدلتا ہے۔

کوٹیشن بننے سے پہلے، یہاں جو آپ مقرر کرتے ہیں وہ استعمال ہوتا ہے، اور Make the quote دبانے پر AI کی پڑھی ہوئی کسی بھی بات سے مقدم ہوتا ہے۔

Download PDF ایک صفحے کی کوٹیشن محفوظ کرتا ہے، جس کا نام نمبر، کسٹمر اور جس چیز کی کوٹ ہے اس کے ساتھ ہوتا ہے۔ Copy link کسٹمر کا لائیو لنک بناتا ہے (وہ صفحہ جہاں وہ آن لائن منظور کر سکتے ہیں) اور اسے کاپی کر لیتا ہے۔ Send… Send & track کھولتا ہے: aiKit سے ای میل کریں (صرف جب آپ Send دبائیں)، فالو اپ مقرر کریں، اسے کسی کلائنٹ کے تحت رکھیں، اور دیکھیں کہ وہ کب کھولا گیا، کب سوال ہوا یا کب منظور ہوا۔ Copy email text ایک subject لائن اور نوٹ کاپی کرتا ہے، دستخط کے ساتھ، تاکہ آپ اپنی ای میل میں چپکا سکیں۔

جس کوٹیشن کی کوئی لائن ابھی بھی Price needed نشان زد ہو اسے ڈاؤن لوڈ، لنک یا بھیجا نہیں جا سکتا: پیلی پٹی بتاتی ہے کہ کتنی لائنوں کو قیمت چاہیے، اور کوٹیشن پر Price needed پر کلک کرنے سے وہ لائن کھل جاتی ہے۔

صرف آپ کو نظر آتا ہے، کوٹیشن کے نیچے، نجی نوٹ ہوتے ہیں (غائب قیمت، کسی قیمت کا آپ کی لاگت کے ضرب سے کم ہونا)، جب آپ کی لاگتیں درج ہوں تو منافع کی جدول، ہر خودکار تبدیلی Undo کے ساتھ، اور Open the full editor جو پروڈکٹ، ماڈل، لینز، ساتھ فروخت ہونے والی چیزوں اور شیڈول کی ترتیبات کھولتا ہے۔ ان میں سے کچھ بھی کبھی نہیں چھپتا۔ Your quotes (اوپر دائیں) فلٹر کے ساتھ ہر کوٹیشن دکھاتا ہے؛ پرانی Quote Studio اسکرین والی کوٹیشنز وہیں Older quotes کے تحت ہیں۔