Notificações: o sino, e-mails e resumos diários

O aiKit avisa no momento em que algo acontece: um cliente envia um formulário de um dos seus sites, um cliente termina suas perguntas, ou um problema que você relatou recebe uma atualização ou resposta. Tudo chega no sino no topo de cada página em que você está conectado, e cada aviso abre exatamente o registro. Você escolhe, para cada tipo de atualização, se ela também chega por e-mail imediatamente, como um resumo diário, somente no aiKit ou de jeito nenhum. Este guia percorre o sino, a página Notificações, suas escolhas em Configurações, a página de pedido individual e os lembretes de perguntas de clientes.

Abrir Notificações →

O sino

O sino fica no canto superior direito de cada página em que você está conectado. Um número nele conta o que você não leu; ele fica coral quando um deles é urgente. Ele se atualiza a cada minuto enquanto a página estiver aberta, e sempre que você voltar para a aba.
Clique nele para abrir o painel. Todas mostra tudo, do mais novo ao mais antigo; Não lidas mostra apenas o que você não leu. Marcar todas como lidas zera a contagem.
Cada linha mostra um ícone para o tipo de atualização, uma etiqueta Urgente quando precisa de você rapidamente, o que é (Formulário do site, Respostas de clientes, Seu relato), há quanto tempo, um título como Pedido de orçamento de Jordan Lee, e uma linha de detalhe. Clique na linha para abrir o registro exato; isso também a marca como lida.
O pontinho redondo no fim de cada linha marca como lida ou não lida sem abri-la. Preenchido significa não lida.
Na parte de baixo: Ver tudo abre a página Notificações; N precisam de você na Início abre a Início filtrada pelo que precisa de você; Configurações abre suas escolhas de notificação.
Urgente significa: um agendamento nas próximas um dia e meio, um formulário que diz urgente, emergência, hoje, ASAP ou mesmo dia, um contato de relatório gratuito que pediu uma ligação, ou um relato de problema de alta gravidade (administradores).

A página Notificações

Tudo o que você recebeu, agrupado por dia (Hoje, Ontem, depois datas). Somente as suas próprias notificações aparecem aqui.
As opções no topo filtram a lista: Todas, Não lidas (com a contagem) e uma opção para cada tipo de atualização. Sua escolha fica no endereço da página, então você pode salvar nos favoritos ou compartilhar consigo mesmo uma visão filtrada.
A busca encontra palavras nos títulos e detalhes, como o nome de um cliente ou de um projeto. Uma barra azul Mostrando indica o que você está vendo, e Mostrar tudo a limpa.
Escolher o que receber abre suas Configurações. Marcar todas como lidas limpa o sino. Mostrar mais antigas carrega as próximas 50.

Escolher como cada atualização chega até você (Configurações → Notificações)

Cada tipo de atualização tem suas próprias opções, redigidas para aquela pergunta. A maioria oferece um e-mail imediato (o sino mais um e-mail no momento em que acontece), um e-mail por dia (o sino agora, mais um e-mail às 9h do horário de Nova York com tudo desde o último), somente o sino, ou Desligado. Algumas têm opções que só se aplicam a elas: Formulários do site podem enviar Orçamentos e agendamentos imediatamente, e o restante em um e-mail diário (mensagens, contatos e arquivos aguardam o e-mail da manhã). Central: comentários e atualizações (tarefas concluídas, comentários, novos quadros, check-ins) começam como um Resumo diário, e podem ser cada um, um Resumo semanal às segundas-feiras, somente o sino, ou Desligado. Central: menções e alertas (uma @menção, um pedido de aprovação ou uma mensagem enviada a você) chegam imediatamente ou pelo sino (sem resumo diário). Central: lembretes de prazo perguntam quando: No dia anterior, no dia e quando atrasado; No dia e quando atrasado; ou Somente quando estiver atrasado, com a opção Também me envie um e-mail (desligada significa somente o sino). Os acompanhamentos de orçamento podem enviar um e-mail na data de acompanhamento, ou então e a cada 3 dias até o cliente responder. Sua escolha é salva no momento em que você a toca.
Horário de silêncio (no topo): Segurar e-mails noturnos mantém os e-mails que chegariam na hora entre 21h e 7h, no seu fuso horário, e os coloca no seu resumo da manhã. Os urgentes, como uma reserva para o mesmo dia, ainda chegam na hora. Enviar a qualquer hora desativa essa opção.
Formulários do site: um cliente envia um pedido de orçamento, um formulário de orçamento, uma reserva, uma mensagem de contato, um lead ou um arquivo a partir de um dos seus sites. Por padrão, envia um e-mail para cada um imediatamente para proprietários e equipe. Revisores não recebem esses avisos, a menos que escolham receber aqui.
Respostas do cliente: um cliente termina uma rodada de perguntas que você enviou (respostas individuais salvas ficam em silêncio até ele concluir). Mesmos padrões dos formulários do site.
Seus relatos de problemas: um problema que você relatou muda de status (Recebido, Estamos analisando, Está sendo corrigido, Corrigido e assim por diante) ou alguém da equipe aiKit responde a você.
Administradores do aiKit também veem Leads de relatório gratuito e Novos relatos de problemas.
As escolhas são salvas assim que você as toca; um Salvo verde aparece ao lado da linha.
Se o e-mail ainda não estiver ativado para o aiKit, um aviso amarelo informa isso: todas as atualizações continuam chegando no sino, e suas escolhas de e-mail passam a valer no dia em que o e-mail for ativado.
Para verificar se funciona, envios de teste nunca notificam ninguém, independentemente da sua escolha.

Como é um e-mail de formulário do site

O assunto informa o tipo e a pessoa, como Novo pedido de orçamento de Jordan Lee · Harbor Lawn Care, com Urgente: no início quando for o caso.
No corpo: quem enviou, o e-mail e o telefone, os detalhes principais (serviço, urgência, horário da reserva no fuso horário da empresa, o produto do formulário de orçamento, quantidade, opções e estimativa, o endereço, quantos arquivos ou fotos) e a mensagem.
Um botão abre o pedido no aiKit. Abaixo dele, os botões Enviar e-mail e Ligar, com um toque, funcionam no celular. Responder ao próprio e-mail responde diretamente ao cliente.

A página do pedido individual

Toda notificação e e-mail sobre um formulário abre esse pedido em seu próprio endereço (aikit.ai/home/requests/…), assim o link continua funcionando e pode ser compartilhado com sua equipe.
O que foi enviado: a mensagem e todos os detalhes, além de quaisquer arquivos (proprietários e equipe podem abri-los) e fotos.
Resposta: botões Enviar e-mail e Ligar, além dos dados de contato.
Situação atual: Novo, Contatado, Ganho ou Fechado, e uma nota privada que só sua equipe vê. As alterações aqui são as mesmas exibidas na aba Pedidos do projeto. Revisores podem ler, mas não alterar.
Todos os pedidos deste projeto, no topo; abre a aba Pedidos do projeto.

Perguntas do cliente: prazo e lembretes

Na página Perguntas de um projeto, o cartão Prazo e lembretes fica acima das perguntas.
A chave liga ou desliga os lembretes automáticos. Respostas até define uma data. O e-mail do cliente é preenchido a partir do cadastro, quando existe. Lembrar a cada (1 a 7 dias) e No máximo (1 a 6 lembretes) definem o ritmo. Pressione Salvar.
O primeiro lembrete é enviado 2 dias após você enviar as perguntas, depois segue sua programação, e sempre um no dia anterior ao prazo. Cada lembrete lista exatamente as perguntas ainda abertas, e as respostas vão para o responsável pelo projeto.
Os lembretes param automaticamente quando todas as perguntas são respondidas, e o cartão informa isso.
Os lembretes são apenas por e-mail. Até o e-mail ser ativado no aiKit, o cartão diz Os lembretes começam quando o e-mail for configurado, e sua programação fica salva e pronta.
Quando o cliente termina uma rodada, o responsável pelo projeto e a equipe recebem uma notificação de Respostas do cliente que abre a página Perguntas.

Para administradores do aiKit: Leads de relatório

Leads de relatório, na barra lateral em Relatos de problemas, lista todos que executaram um Relatório de IA gratuito e deixaram o e-mail, do mais recente para o mais antigo. O número ao lado conta os leads ainda marcados como Novo.
Os cartões no topo são filtros: Quer ligação, não contatado (em vermelho, os que devem ser ligados primeiro), Novo, Contatado, Ganho, Não é perfil e Todos os leads. Clique em um para mostrar exatamente esses; clique de novo ou em Mostrar tudo para limpar.
A busca encontra nomes, e-mails, telefones, setores e notas. Todos os filtros permanecem no endereço da página.
Cada linha mostra o nome (clique para abrir os detalhes), o setor e quando executaram, uma etiqueta vermelha Quer ligação, botões de e-mail e telefone com um toque, e um menu de situação que salva assim que você o altera.
Aberta, a linha mostra o que desejam criar, corrigir ou melhorar, o site, se têm conta no aiKit, Ler o relatório dele (abre o relatório completo) e uma caixa de notas que só administradores veem.
Exportar CSV baixa os leads exibidos, com os mesmos filtros, prontos para uma planilha.
Cada novo lead também chega a todos os administradores no sino, marcado como Urgente quando pediram uma ligação, e por e-mail conforme a escolha de cada administrador.

Próximo guia Relatando um problema e acompanhando o que acontece com ele

Tem uma dúvida mais rápida e específica? Confira as perguntas frequentes.