Быстрая смета: вставьте описание работ и получите готовую смету

«Смета от» вверху формы выбирает компанию, от имени которой составлена смета. В одном аккаунте может быть несколько компаний (до 20), у каждой свой логотип, название, адрес, телефон, email, сайт, условия, строка об оплате и номера смет. При следующем входе автоматически выбирается компания, которую вы использовали последней. «+ Добавить компанию…» в этом же меню добавляет новую: введите её название (и чем она занимается, если хотите), нажмите «Добавить компанию», затем заполните остальное.

Кнопка «Изменить компанию» открывает данные этой компании. «Загрузить логотип» принимает изображение PNG, JPG или WebP; «Из библиотеки графики» позволяет выбрать уже сохранённое там изображение; «Удалить» убирает его. Ваше имя в КП, E-mail, телефон, адрес и сайт печатаются в боковой панели каждого КП. Номера КП начинаются с и «Следующий номер КП» задают нумерацию (например, BP-2401, затем BP-2402); каждая компания считает номера отдельно. «КП действительно» (дней) и «Обычный срок выполнения» заполняют новые КП. Строка о доставке в новых КП: «Решать по объёму работ» (ИИ показывает «Бесплатная доставка», если товары отправляются, и не показывает её для услуг), «Всегда показывать бесплатную доставку» или «Никогда» (услуги, самовывоз). Стиль страницы задаёт тёмная или светлая боковая панель, а «Цвет цен» окрашивает цены и итоги. Ваши условия печатаются внизу каждого КП этой компании (оставьте поле пустым для автоматической строки), а «Как оплатить» печатается в одноимённом блоке. «Сохранить компанию» сохраняет изменения; открытые КП этой компании сразу показывают новые данные.

Если сменить компанию в уже созданном КП, оно переносится: после подтверждения создаётся копия под другой компанией с её логотипом, условиями и следующим номером, а старый черновик удаляется.

Товары, прайс-листы, оптовые цены и постоянные правила компании находятся в разделе «Цены и правила» (ссылка в «Изменить компанию» и кнопка в «Ваши КП»). Как их настроить, см. руководство по КП по спецификации.

Блок «Клиент» свёрнут и необязателен: откройте его, чтобы ввести имя, компанию, E-mail, телефон и адрес. Всё, что вы не заполните, берётся из описания работ, если там это указано; компания остаётся пустой, если её никто не назвал.

Scope of work & specs is the main box. Paste the customer's email or request for quote, type it, or press the microphone in its corner and say it. Add a file reads a PDF, a picture (a photo of a sketch or a handwritten list), a Word file (.docx), a text file or a saved email (.eml), up to 3 MB. The file is checked the moment you add it: a spreadsheet, an unsupported type or a file that isn't what its name says shows a red note at once, so you can fix it before filling in the rest. Its name shows under the box with an × to take it off. You can use the box, the file, or both.

«Ваши цены и заметки» необязательны: пишите цены так, как их произносите («карточки 48 $ за 250, меню 1,35 $ за штуку, дизайн 85 $/ч»), а также всё остальное для этого КП («скидка 10% только на этот заказ», «налог 6,5%»). Цена за набор, например 48 $ за 250, указывается как комплекты (2 × 48 $ за 500 карточек), а реальное количество показано в деталях.

«Создать КП» читает всё и составляет по одной строке на каждую позицию из описания, с деталями (размер, материал, цвета, количество, место) в спецификации, а также название проекта и краткую записку клиенту, которая также является текстом письма. Цены берутся из вашего блока цен, товаров компании, сохранённых товаров и услуг и строк из прошлых КП этой компании. Цена, которая нигде не указана, остаётся пустой, а в строке стоит «Нужна цена». Позиции, которых не было в описании, — дополнения, гарантии, обслуживание, обучение — не добавляются. Через несколько секунд КП открывается справа и получает номер. Проверьте под формой: там перечислены все вопросы и допущения, которые сделал ИИ.

«Пересоздать КП по описанию» (после создания КП) заново читает описание и ваши цены, заменяя строки и записку; номер КП, клиент и «Дополнительные параметры» сохраняются. Чтобы изменить одну часть и оставить остальное, используйте «Изменить этот КП своими словами» (ниже). «+ Новое КП» вверху начинает всё заново.

После создания КП под панелью над ним находится «Изменить этот КП своими словами». Напечатайте (или продиктуйте, с микрофоном в углу поля) любое изменение так, как сказали бы коллеге, и нажмите «Внести изменение» (или Ctrl/⌘ + Enter). Например: «добавить срочную наценку 40 $ и убрать плату за подготовку», «сделать записку дружелюбнее», «изменить название на План сервиса весеннего парка», «разбить строку 2 на 300 и 200», «дать скидку 10%», «переместить наклейки наверх», «налог 6,5%», «действительно 15 дней», «скрыть бесплатную доставку» или «контактное лицо — Джордан Ли». Кнопки-примеры под полем только заполняют его; любой запрос простыми словами работает. Изменения вносятся в КП в его текущем виде: строки, цены и слова, которые вы уже подтвердили, сохраняются, в отличие от «Пересоздать КП по описанию», которое делает всё заново.

Цены действуют по тому же правилу, что и в первом черновике: цена используется, только если вы написали её в запросе, она уже есть в этом КП или это одна из ваших сохранённых цен, цен из прошлых КП или товаров компании. Новая строка без известной цены добавляется со статусом «Нужна цена». Процент (скидка, налог, предоплата) или количество дней используется, только если вы указали это число.

Ответ сначала показывает «Пока не сделано» жёлтым цветом: каждая часть запроса, которая не выполнена, с причиной и тем, что можно сделать вместо этого (например, «доставить дроном» КП не может передать, а цена, которую вы не указали, остаётся «Нужна цена»). Затем «Изменено (сохранено)» перечисляет, что действительно изменилось в КП, — по сравнению версий до и после, а не по описанию ИИ: добавленные или удалённые строки с количеством и ценой, переименованные строки, новые количества и цены, название, скидку, налог и предоплату, итог до и после, записку, «Полезно знать», срок выполнения, условия и клиента. Если ничего не изменилось, так и написано. Записка и «Полезно знать» пишутся только для вашего клиента: текст, похожий на заметку для вас или журнал изменений, отклоняется и указывается в разделе «Пока не сделано».

Отмена этого изменения возвращает всю смету к тому виду, который был до вашего последнего изменения (всё, что вы правили вручную после него, тоже откатится, а список покажет, что было возвращено). Каждое изменение также отображается в истории сметы в разделе Отправить… как «Изменено вашими словами». Ссылка для клиента, которой вы уже поделились, показывает смету такой, какой она была на момент создания ссылки: нажмите «Копировать ссылку» или «Отправить» снова, чтобы обновить её. Большой палец вверх или вниз под ответом сообщает команде aiKit, насколько он полезен; палец вниз спрашивает, что пошло не так, а «Отправить и исправить» повторно запрашивает недостающую часть для сметы в её текущем виде. Каждое изменение расходует немного из AI-плана вашего аккаунта.

Смета справа — это настоящая страница в реальном формате Letter, масштабированная под экран. Нажмите на строку (или на её описание в спецификации), чтобы открыть «Изменить эту строку»: Описание, Количество, Цена за единицу, детали под строкой (+ Добавить деталь, × удаляет одну), «Отметить как рекомендуемое» для сметы с выбором одного варианта и «Удалить строку». Введённая цена сразу заменяет «Нужна цена». Для одного из товаров вашей компании показывается цена с вашего сайта при этом количестве и то, насколько вы ниже неё. Нажмите на примечание, чтобы его изменить (можно голосом). Нажмите на блок с данными клиента, чтобы открыть поля клиента, а также на полосу доставки, строку скидки, налога или депозита либо условия, чтобы открыть «Другие параметры».

Строки над сметой показывают каждую позицию с количеством, ценой и суммой («Нужна цена» выделено жёлтым, если цены нет). Нажмите на строку, чтобы её изменить; «+ Добавить строку» создаёт новую строку с пометкой «Нужна цена» и сразу открывает её.

Изменения сохраняются автоматически через мгновение после того, как вы перестали вводить; в панели показаны итог и статус: «Сохранено», «Скоро сохраним…» или «Сохранение…».

Блок «Другие параметры» свёрнут под формой, чтобы первый экран оставался коротким. «Показать БЕСПЛАТНАЯ ДОСТАВКА в смете» выводит зелёную полосу бесплатной доставки под ценами (включено по умолчанию для компаний, которые отправляют товары). «Скидка» принимает число и скидку в % или в $ и выводит строку скидки под промежуточным итогом. «Налог с продаж %» добавляет строку налога на сумму после скидки. «Депозит при старте %» выводит сумму депозита под итогом. «Действительна (дней)» задаёт срок действия (дата показывается под ним). «Срок изготовления» выводится как срок выполнения. Параметр «Показать строки как варианты для выбора клиентом» превращает смету в Вариант 1, 2, 3 (Хороший / Лучше / Лучший) с ценой для каждого и без общего итога; он выключен, пока вы его не включите. «Условия для этой сметы» заменяет строку условий только в этой смете.

До создания сметы используется то, что вы задали здесь, и это важнее всего, что ИИ прочитал.

«Скачать PDF» сохраняет смету на одной странице, с именем, включающим номер, клиента и то, что указано в смете. «Копировать ссылку» создаёт живую ссылку для клиента (страницу, где он может принять смету онлайн) и копирует её. «Отправить…» открывает «Отправка и отслеживание»: отправьте письмо из aiKit (только когда вы нажмёте «Отправить»), задайте напоминание, сохраните смету в папке клиента и смотрите, когда её открыли, задали вопрос или приняли. «Копировать текст письма» копирует тему и примечание с подписью, готовые для вставки в ваше письмо.

Смету, в которой есть строка с пометкой «Нужна цена», нельзя скачать, отправить по ссылке или отправить: жёлтая панель сообщает, сколько строк нуждаются в цене, а нажатие на «Нужна цена» в смете открывает эту строку.

«Только вы видите это» под сметой содержит личные заметки (отсутствующую цену, цену ниже вашего множителя себестоимости), таблицу прибыли, когда ваша себестоимость указана, каждое автоматическое изменение с кнопкой «Отменить» и «Открыть полный редактор» для настроек товара, модели, объектива, товаров, продаваемых вместе, и графика. Ничто из этого никогда не печатается. «Ваши сметы» (вверху справа) показывает все сметы с фильтрами; более старые сметы из прежнего экрана Quote Studio находятся в разделе «Старые сметы» там же.