Kundgodkännanden: skicka ett underlag, få ett ja

Logga in och öppna Verktygsbiblioteket i sidofältet. Kundgodkännanden finns under Försäljning, tryck & drift och i startpaketen för Byrå, Tryck & reklam samt Evenemang, ljus & ljud; det öppnas på aikit.ai/tools/proofs. Fäst det i din docka så att det alltid finns en knapptryckning bort. Startsidan visar också underlag med begärda ändringar och underlag som väntar på kunder, var och en med en knapp som öppnar just de underlagen.

Överst står "Skicka ett underlag, få ett ja" med en knapp Nytt underlag. Under det finns fem räknarrutor: Väntar på kund, Ändringar begärda, Godkända, Ej skickade än och Försenade. Varje ruta är en knapp: tryck på den så visar listan bara de underlagen, med en rad som säger "Visar: Ändringar begärda" och en länk Visa alla → för att gå tillbaka. Tryck på samma ruta igen för att rensa.

Sökrutan hittar ett underlag via jobbnamn, kund eller namnet eller e-postadressen för någon det skickats till. Kundmenyn begränsar listan till en kund (eller Ingen kund), och Arkiverade visar underlag du har lagt undan. Tryck på / var som helst i listan för att hoppa till sökrutan. Listan är sorterad efter kund: varje kunds namn är en rubrik du kan trycka på för att bara se den kundens underlag. Varje rad visar en bild av sida 1, jobbnamnet, versionen, svarsdatumet (i rött när det har passerat), när något senast hände, en liten cirkel för varje person med en färgad prick för status (gul skickad, blå öppnad, grön godkänd, orange ändringar), en röd nål med antalet öppna kommentarer och underlagets status.

Varje vy har sin egen adress. En filtrerad lista, en kund eller ett enskilt underlag (aikit.ai/tools/proofs?proof=…) kan bokmärkas eller delas med någon på ditt konto, och knappen Tillbaka fungerar som du förväntar dig.

• Tryck på Nytt underlag. Tre steg överst i fönstret visar vägen: Lägg till designen, Vem får den och Få ett ja; fönstret Skicka som följer visar samma steg vid ett underlags första utskick. Släpp filen i rutan eller tryck på Välj en fil. Filer i PDF, PNG, JPG, WEBP, GIF och SVG upp till 40 MB fungerar. En PDF visar upp till sina första 30 sidor. Video (MP4, MOV, WEBM) och ljud (MP3, WAV, M4A) upp till 150 MB fungerar också; se Video- och ljudunderlag nedan.
• Eller tryck på "Eller välj en version från Tryckhjälparen" för att använda en version du redan gjort där; dess underlagsfil hämtas in automatiskt. Konton med Logo Kit kan välja en logotyp från Logo Kit på samma sätt.
• Din webbläsare omvandlar filen till en bild per sida direkt, så du ser sida 1, antalet sidor och storleken innan något laddas upp. Använd en annan fil börjar om.
• Ge jobbet ett namn (det börjar med filnamnet; rutan påpekar det om den lämnats tom) och välj vilken kund det tillhör, eller Ingen kund.
• För tryckta material bockar du i "Visa skär- och säkerhetslinjer" och anger den färdiga bredden och höjden i tum samt beskärningen i filen (1/8 tum för att börja med). Din kund ser då en röd skärlinje, en blå streckad säkerhetszon 1/8 tum innanför den och beskärningen skuggad, och kan stänga av dem.
• Tryck på "Nästa: vem får den". Filen laddas upp (en stapel visar hur långt det har kommit) och fönstret Skicka öppnas.

• Skicka till: skriv eller klistra in e-postadresser. En hel lista fungerar: kommatecken, semikolon och radbrytningar skiljer adresserna åt, och "Dana Rivera <dana@example.com>" behåller namnet. Varje person blir en bricka. En adress som inte ser rätt ut blir röd och påpekas under rutan så att du kan rätta den innan du skickar.
• Varje bricka har en roll. Godkännare säger ja eller begär ändringar. Kan kommentera lägger till nålar och anteckningar men godkänner inte. Endast info ser bara underlaget. Den första personen du lägger till blir Godkännare; minst en person måste finnas.
• Personer du tidigare skickat underlag till sparas för varje kund. Under rutan erbjuder "Skickat till tidigare" kundens personer med ett tryck, och om du skriver en del av ett namn eller en adress visas träffar från alla kunder.
• Godkänt när: Någon enda godkännare säger ja, eller Alla godkännare säger ja.
• Personligt meddelande: ett kort meddelande som står överst i underlaget och i e-postet. När du skickar en ny version är meddelandet tomt från början, så att förra rundans meddelande aldrig ser aktuellt ut.
• Svar senast: ett valfritt förfallodatum. När ett datum är satt skickar "Påminn godkännare dagen före förfallodagen och på dagen" en påminnelse dagen före och en på dagen till varje godkännare som inte har svarat. Påminnelser skickas först när e-post har ställts in för ditt konto.
• Länkarna slutar fungera: Aldrig, eller efter 7, 14 eller 30 dagar. Därefter går sidan fortfarande att öppna men säger att länken har gått ut och att svar inte längre tas emot. Du kan förlänga eller ta bort gränsen senare under Inställningar.
• Tryck på Skicka. Varje person får en egen privat länk, så varje kommentar och godkännande bär deras namn.

Send skapar alltid länkarna. Om e-post inte är aktiverat för ditt konto ännu står det i fönstret "Dina länkar är klara" och "E-post aktiveras när e-post är konfigurerat. Kopiera dessa länkar för att skicka dem själv." Varje person har en knapp för Kopiera länk. Klistra in varje länk i ditt eget e-postmeddelande eller ett sms till just den personen, eftersom en länk svarar som den personen. Korrekturens tidslinje visar "länk skapad; e-post är inte konfigurerat" så att du vet att ingen fick något e-postmeddelande.

När e-post är på innehåller e-postmeddelandet till din kund din logotyp eller ditt företagsnamn överst (från din butiksprofil), din personliga hälsning, en bild av sida 1, datumet för svar och en knapp för Granska korrekturen. Svar går till dig. aiKit syns bara som en liten rad "Skickat med aiKit" längst ner.

• Din logotyp och ditt företagsnamn överst (på mobil bara logotypen), jobbnamnet och versionen, "Svara senast" för godkännare när du har angett ett datum, samt din kommentar. Vid en ny version visas "Vad ändrades i version 2" bredvid. På mobil visas anteckningarna med två rader var och Läs allt, så att korrekturen börjar på första skärmen. När korrekturet är godkänt står det Godkänd överst och kommentarsknapparna försvinner.
• Korrekturet på en neutral bakgrund. Zooma med knapparna + och −, med nypning, eller med ctrl och scroll; dra för att flytta dig runt; Anpassa går tillbaka. En PDF visar sidminiatyrer nedanför, var och en med antal kommentarer på den sidan. När versionen har skärlinjer och säkerhetslinjer slår knappen Skärlinjer och säkerhetslinjer på och av dem. Från version 2 visar Jämför med version 1 de två sida vid sida, rörliga tillsammans (på mobil växlar du mellan dem med två flikar), och Visa vad som ändrats behåller den nya versionen i full färg, tonar ner allt som är oförändrat och ritar en gul ruta runt varje ändrat område, med en räknare under korrekturet. Dölj pins tar bort de numrerade pinsen från bilden så att inget täcker orden som kontrolleras.
• Markera korrekturet (fältet precis ovanför det; på mobil tar Markera i den nedre raden dig dit): se "Markera ett korrektur" nedan. Varje markering är numrerad på bilden och listad under Kommentarer med personens namn och tid; när du trycker på markeringens nummer öppnas dess kommentar, och när du trycker på en kommentar visas dess markering. Allmän kommentar lägger till en anteckning som inte är knuten till en plats. Vem som helst kan Svara i en tråd, inklusive du.
• Ditt svar (endast godkännare): Ser version 1 rätt ut? Godkänn öppnar en kort checklista (Stavning och namn, Färger, Storlek och form, Innehåll: datum, priser, telefonnummer). Alla rutor måste bockas för. Sedan skriver de sitt fullständiga namn för att signera; det visas i handskriven stil, och deras namn och tid sparas tillsammans med korrekturet. Begär ändringar kräver en anteckning (eller att deras pinsar räcker) och en valfri bild eller PDF på upp till 3 MB.
• Efter svaret ser de ett kvitto: "Du godkände version 1" med sin signatur och tiden, eller sin begäran om ändringar. Ett svar per person och version. När du skickar en ny version visar samma länk den och öppnar en ny omgång.
• Granskningen av detta korrektur visar allas förnamn och var de befinner sig, och anger om ett ja räcker eller om alla måste säga ja. E-postadresser visas aldrig för andra personer.
• På mobil ligger Markera och Svara kvar i en rad längst ner, markeringsverktygen rullar åt sidan, och kommentarrutan höjer sig ovanför raden så att markeringen syns. Ladda ner filen ger originalet.

Ett korrektur kan vara en video eller en ljudfil: en annons, ett klipp för sociala medier, ett radioinslag, en jingel, en speakerröst. Lägg till en MP4-, MOV-, WEBM-, MP3-, WAV- eller M4A-fil på upp till 150 MB (ungefär 2 minuter 1080p-video i normal kvalitet, eller timmar av MP3) på samma sätt som en design. ? bredvid släppzonen förklarar gränsen. Medan filen förbereds läser din webbläsare dess längd, bildstorlek och bildfrekvens, skapar en omslagsbild (video) eller en vågformsbild (ljud) som visas i din lista och i e-post, och ritar ljudets vågform. Skärlinjer och säkerhetslinjer gäller inte, så den rutan är dold. MP4 (H.264) spelas överallt; vissa MOV-filer från nyare iPhone och kameror spelas bara i Safari, så exportera dem som MP4.

• Spelaren: Spela och pausa, dra var som helst på tidslinjen för att söka, gå en bildruta bakåt eller framåt (video) eller hoppa 5 sekunder (ljud), hastighet från 0,5x till 2x, In och Ut för att markera ett område och slingknappen för att upprepa det, ljud av, samt helskärm för video. Klockan visar tiden till en tiondels sekund och, på video, bildrutans nummer.
• Tidslinjen visar filens egen vågform (även på video, så att ett ljudproblem eller ett klipp på takten lätt hittas). Varje kommentar är en numrerad markör vid sitt tillfälle, en kommentar för ett område är ett skuggat band, och en loop är randig. Peka på tidslinjen för att se tiden under pekaren.
• Kommentar vid 0:42: tryck på den (eller tryck på C) så pausas spelaren och en kommentarruta öppnas redan inställd på just det ögonblicket. Med In och Ut satta visar knappen Kommentera 0:08–0:11 och kommentaren täcker det avsnittet. I rutan gör Avsluta området vid att ett enskilt ögonblick blir ett område, Flytta till flyttar det till var spelaren är nu, och Bara 0:42, inget område tar bort slutet igen.
• Rita på bildrutan (video): i kommentarrutan väljer du Ruta, Pil eller Rita och drar på den pausade bilden. Ritningen sparas med kommentaren och visas på videon varje gång uppspelningen når det ögonblicket. Rensa ritning tar bort den innan du publicerar.
• Kommentarslistan följer tidsordningen, var och en med sin tid som en knapp. Tryck på den så hoppar spelaren dit; en kommentar för ett område spelar också det avsnittet i loop. Varje kommentar har en egen adress (lägg till ?c= och kommentarens id, vilket sidan gör åt dig när du trycker på en), så att en länk i en chatt öppnar exakt det ögonblicket. Om du lägger till ?t=42 i en länk startar den vid 42 sekunder. Filtren Alla, Öppna och Klara visas när något har markerats som klart.
• Jämför med version 1 (från version 2 och framåt): Sida vid sida spelar båda versionerna tillsammans, i takt; Växla visar en i taget, och växlingsknappen byter mellan dem vid samma ögonblick, det snabbaste sättet att hitta en ändring. Ljudet kommer från den version du tittar på.
• Tangentbord: Mellanslag spelar upp eller pausar, K pausar, J går tillbaka 5 sekunder, L spelar upp (tryck igen för att gå snabbare), piltangenterna vänster och höger flyttar en bildruta (med Skift, 5 sekunder), I och O markerar ett intervall, C kommenterar just nu, F är helskärm och M stänger av ljudet. Tangentbordsgenvägar under spelaren visar alla. De fungerar aldrig när du skriver.
• Export: CSV, överst i Kommentarer, laddar ner varje kommentar och svar med start- och sluttid (även i sekunder, för redigeringsprogram), vem som skrev den, eventuell teckning och om den är klar; den öppnas i Excel, Numbers eller Google Sheets. På din egen granskningssida öppnar PDF en utskriftsbar lista med affischbilden och varje kommentar i tidsordning; välj Spara som PDF i utskriftsfönstret. Anteckningar för endast teamet visas på din kopia, märkta Endast teamet, och aldrig på din kunds sida.
• Ändringar i version 2, under spelaren på din egen granskningssida, innehåller Gör kommentarer till ändringslista och PDF-rapport, precis som för en design: dina kunders kommentarer listas under Tidslinje i tidsordning, var och en med sitt tidpunkt eller intervall och eventuell teckning på bildrutan. Skriv @ och ett namn i en kommentar eller ett svar för att nämna någon på granskningen, precis som på en design.
• På en telefon fyller spelaren bredden, kontrollerna radbryts till två rader och ett fält längst ner innehåller Kommentera vid 0:42 och Svara.
• Godkännanden, begäran om ändringar, signaturer, personer, påminnelser och godkännandehistoriken fungerar exakt som för en design. Din tidslinje visar till exempel "Dana Rivera kommenterade vid 0:08–0:11."

• Öppna valfri granskning från listan. Överst visas dess status, version, när den skickades, hur många godkännare som har sagt ja och vilken regel som gäller, samt datumet för svar senast.
• Personer listar varje person med roll och status: Skickad, Öppnad (först efter att sidan faktiskt laddats i en webbläsare), Godkänd med sin signatur och tid, eller Ändringar med sin anteckning och eventuell bilaga att ladda ner. Kopiera länk kopierar personens länk. Skicka igen skickar den på nytt. Påminn skickar en påminnelse till en godkännare som inte har svarat. Med × tas en person bort från granskningen, och hens länk slutar fungera.
• Kommentarer visar varje markering och anteckning på versionen du tittar på, numrerade som bilden och ritade på den i den färg din kund valde. Svara svarar i tråden (ditt företagsnamn visas som Avsändare; skriv @ och ett namn för att nämna någon på granskningen, som får ett e-postmeddelande med sin länk), och Markera som klar gråar ut en markering när den är hanterad (Öppna igen ångrar det). Gör kommentarer till ändringslista öppnar varje markering och anteckning från dina kunder som en numrerad att-göra-lista grupperad per sida: bocka av en när den är gjord, Kopiera listan som ren text, Ladda ner CSV (varje kommentar och svar med sida eller tid, markering, vem som skrev den och Klar eller Öppen, för Excel, Numbers eller Google Sheets), eller Ladda ner PDF-rapport, som också finns på kortet: en PDF med sidorna och markeringarna, varje markering ritad på bilden med sitt nummer, följt av den numrerade listan med svar och Klar eller Öppen. Anteckningar för endast teamet ingår aldrig i något av dessa. Lägg till en anteckning som bara ditt team ser sparar en anteckning märkt Endast ditt team; den visas aldrig på dina kunders sida.
• Tidslinje listar allt som hänt, nyast först: skickad, öppnad, fastnålad, besvarad, godkänd med signaturen, ändringar begärda, påminnelser och nya versioner.
• Kundvy öppnar sidan dina kunder får för den version de har (eller den senaste, innan du skickar), i en ny flik. Det är bara en förhandsvisning: inget du trycker på där skickas, och det räknas inte som att någon öppnat granskningen.
• Godkännandehistorik (när någon har svarat) öppnar en utskriftsbar sida med varje version, varje person och varje svar med den skrivna signaturen, rutorna de bockat i och exakt tid. Skriv ut den eller spara den som PDF för dina filer.
• Inställningar ändrar jobbnamnet (det sparas av sig självt en stund efter att du slutat skriva, med en liten notering Sparar… / Sparat), kund, godkännanderegel, datum för svar senast, påminnelser och när länkarna slutar fungera. Arkivera lägger undan granskningen (länkarna fortsätter fungera). Ta bort raderar granskningen, dess filer och varje länk för gott, efter bekräftelse.

När någon begär ändringar visar granskningen en orange ruta: "Ändringar begärdes på version 1." Sammanfatta ändringarna gör varje ändringsanteckning och öppen markering till en kort numrerad att-göra-lista med en liten AI-modell. Den använder bara det dina kunder skrivit, och den kan ändå missa nyanser, så läs kommentarerna också.

Gör ändringarna i ditt eget designprogram eller i Printer’s Helper, tryck sedan på Ladda upp ny version (för en webbplatsgranskning öppnas projektet med Skicka ny version, där Skicka granskning tar de nya bilderna). Lägg till filen och fyll i "Vad ändrades i den här versionen". Skickafönstret öppnas med samma personer redan ifyllda och din anteckning inlagd; tryck på Skicka och alla får version 2 på samma länk som de redan har. Versionsflikarna ovanför granskningen låter dig titta på tidigare versioner, och Jämför visar den föregående bredvid den nya.

• Verktyg: Nål (en numrerad nål där du trycker), Ruta och Cirkel (dra över ett område), Pil (dra från där den börjar till det den pekar på), Penna (rita fritt), Markeringspenna (dra över ord) och Text (en anteckning som ligger på bilden, med dina ord). Ett tryck med Ruta, Cirkel eller Pil skapar en av lagom storlek runt platsen, vilket är enklare på en telefon. Tipset under verktygen säger vad du ska göra, med Avbryt.
• Färger: röd, orange, grön, blå, lila eller svart, för markeringarna du gör härnäst (var och en klarar kontrast på vitt och på den grå bakgrunden). En markering behåller sin färg i listan, i ändringslistan och i PDF-rapporten.
• Ångra: innan du publicerar rensar den markeringen du håller på att rita så att du kan rita den igen; efteråt tar den tillbaka din senaste markering på den här versionen, tills någon svarar på den eller du har besvarat granskningen.
• @-omnämnanden: skriv @ i en kommentar eller ett svar och välj ett namn från listan över personer på granskningen (och företaget som skickade den). Personen får ett e-postmeddelande med sin egen länk. BCC-mottagare visas aldrig i listan.
• Trådar: varje markering har svar, och alla som kan kommentera kan trycka på Markera som klar eller Öppna igen, så listan visar vad som fortfarande är öppet. Visa klara döljer de avslutade.
• Flera sidor: ett PDF-dokument visar en sidremsa under korrekturen med varje sidas öppna markeringar; ett webbplatskorrektur listar sina sidor med namn. Kommentarer har Den här sidan och Alla kommentarer, och när du väljer en kommentar hoppar du till dess markering på sidan.
• Video- och ljudkorrektur använder samma kommentarer: en markering är en plats på en sida (med sin ritning) eller ett ögonblick eller intervall i tiden (med en valfri ruta, pil eller ritning på videobilden), så båda typerna delar numrering, svar, Markera som klar, @omnämnanden, ändringslistan, CSV-filen och PDF-rapporten.

En webbplats du bygger i aiKit kan korrekturläsas på samma sätt som en design. Tryck på Skicka korrektur i projektet (i sidhuvudet, på fliken Versioner eller på granskningsskärmen som Skicka korrektur till din kund). Samma Skicka korrektur-panel öppnas, med kunden ifylld från projektet och deras e-post på raden Till. Kund är samma väljare som för tryckjobb: sök i dina Kunder eller Lägg till en kund (namn, e-post, telefon, företag); en vald kund med sparad e-post hamnar på raden Till.

Vad som skickas: välj vilken kopia av webbplatsen. Utkast är ändringarna som väntar på Publicera; Live-webbplats är det besökare ser nu; en webbplats som inte finns på webben än erbjuder sin Aktuella version. Sidor: Hela webbplatsen (upp till 8 sidor, startsidan först, i webbplatsplanens ordning) eller Välj sidor. Skärmstorlekar: Desktop (1280 pixlar bred) och Telefon (390 pixlar bred). Varje har ett ? som förklarar det. Förhandsvisningen till höger tar bilderna (några sekunder per sida första gången; samma val senare återanvänder dem) och visar det exakta e-postmeddelandet.

Din kunds korrekturrum visar webbplatsens sidor med namn och en växlare Desktop / Telefon, varje sida som en bild i full sidhöjd som rullar som den riktiga sidan, alla markeringsverktyg, Jämför med senaste versionen och Visa vad som ändrats för samma sida och bredd, samt Klicka igenom liveförhandsvisningen: samma version som en fungerande webbplats i en ny flik, där länkar fungerar och formulär är avstängda så att inget når företaget. Länken är privat, skapas på nytt varje gång korrekturet öppnas och visar bara den versionen; när webbplatsen ändras står det att förhandsvisningen har avslutats och bilderna finns kvar som underlag. Godkännande ber dem bekräfta att de godkänner den versionen av webbplatsen och förstår att godkännande inte publicerar något.

Tillbaka i projektet: Begär ändringar lägger varje markering på fliken Feedback som en egen begäran, med sidan, platsen (från vänster och uppifrån), vilken bild den låg på och kundens namn, samt deras ändringsnotering; inget registreras två gånger. Godkänn registrerar ett signerat godkännande på just den webbplatsversionen (det visas på fliken Versioner och i Vad som publicerats) och publicerar aldrig; någon med redigeringsrätt trycker fortfarande på Publicera. Statusar visas i projektets sidhuvud och på fliken Versioner, och Kundkorrektur listar webbplatskorrektur med en Webbplats-etikett. Skicka en ny version (från korrekturet, eller Skicka korrektur på projektet igen) tar nya bilder och går till samma personer via samma länkar.

• Varje länk är en lång slumpmässig kod som inte går att gissa. Den som har en persons länk kan agera som den personen, så skicka varje länk endast till just den personen.
• Korrektursidor visas aldrig i sökmotorer och visar aldrig ditt konto, dina andra jobb, dina andra kunder eller någons e-postadress.
• Filer upp till 40 MB, video och ljud upp till 150 MB och 2 timmar; PDF-dokument upp till 30 sidor; webbplatskorrektur upp till 8 sidor i två bredder; upp till 25 personer per korrektur.
• Ett godkännande här är en underskrift på korrekturet, inte ett signerat avtal eller en betalning.