Aviseringar: klockan, e-post och dagliga sammanfattningar

aiKit berättar direkt när något kommer in: en kund skickar ett formulär från en av dina webbplatser, en klient slutför dina frågor, eller ett problem du rapporterat får en uppdatering eller ett svar. Allt visas på klockan överst på varje inloggad sida, och varje avisering öppnar exakt rätt post. Du väljer, per typ av uppdatering, om den dessutom kommer via e-post direkt, som en daglig sammanfattning, endast i aiKit eller inte alls. Den här guiden går igenom klockan, sidan Aviseringar, dina val i Inställningar, sidan för en enskild begäran och påminnelser om klientfrågor.

Öppna Aviseringar →

Klockan

Klockan sitter längst upp till höger på varje inloggad sida. En siffra på den räknar det du inte läst; den blir korall när något av det är brådskande. Den uppdateras varje minut medan sidan är öppen, och varje gång du kommer tillbaka till fliken.
Klicka på den för att öppna panelen. Alla visar allt, nyast först; Olästa visar bara det du inte läst. Markera alla som lästa rensar räknaren.
Varje rad visar en ikon för typen av uppdatering, en etikett Brådskande när den kräver dig snabbt, vad det är (Webbformulär, Klientsvar, Din rapport), hur länge sedan, en rubrik som Offertförfrågan från Jordan Lee, och en rad med detaljer. Klicka på raden för att öppna exakt rätt post; det markerar den också som läst.
Den runda pricken i slutet av varje rad markerar den som läst eller oläst utan att öppna den. Fylld betyder oläst.
Längst ner: Visa alla öppnar sidan Aviseringar; N behöver dig på Start öppnar Start filtrerat på det som behöver dig; Inställningar öppnar dina val för aviseringar.
Brådskande betyder: en bokning inom det kommande dygnet och en halv dag, ett formulär som säger brådskande, nödsituation, idag, ASAP eller samma dag, en intresserad kund från en gratisrapport som bad om samtal, eller en problemrapport med hög allvarlighetsgrad (administratörer).

Sidan Aviseringar

Allt du tagit emot, grupperat per dag (Idag, Igår, sedan datum). Endast dina egna aviseringar visas här.
Chipsen överst filtrerar listan: Alla, Olästa (med sin räknare) och ett chip per typ av uppdatering. Ditt val stannar i sidans adress, så du kan bokmärka eller dela en filtrerad vy med dig själv.
Sök hittar ord i rubriker och detaljer, som en kunds namn eller ett projektnamn. En blå stapel Visar säger vad du tittar på, och Visa alla rensar den.
Välj vad du får öppnar dina Inställningar. Markera alla som lästa rensar klockan. Visa äldre laddar nästa 50.

Välja hur varje uppdatering når dig (Inställningar → Aviseringar)

Varje typ av uppdatering har egna svarsalternativ, formulerade för just den frågan. De flesta erbjuder e-post direkt (klockan plus ett e-postmeddelande i samma ögonblick), ett e-postmeddelande per dag (klockan nu, plus ett e-postmeddelande från kl. 9 östra tid som listar allt sedan det förra), enbart klockan, eller Av. Vissa har svar som passar just dem: Webbformulär kan skicka Offerter och bokningar direkt, resten i ett dagligt e-postmeddelande (meddelanden, leads och filer väntar till morgonens e-post). Hub: kommentarer och uppdateringar (uppgifter avbockade, kommentarer, nya tavlor, incheckningar) startar som en Daglig sammanfattning, och kan vara var och en, en Veckosammanfattning på måndagar, enbart klockan, eller Av. Hub: omnämnanden och pingar (en @omnämning, en godkännandebegäran eller ett meddelande riktat till dig) kommer direkt eller via klockan (ingen daglig sammanfattning). Hub: förfallopåminnelser frågar när: Dagen innan, på dagen och när det är försenat; På dagen och när det är försenat; eller Endast när det är försenat, med en omkopplare Maila mig också (av betyder enbart klockan). Offertuppföljningar kan skicka e-post på uppföljningsdatumet, eller då och var 3:e dag tills kunden svarar. Ditt val sparas i samma ögonblick du trycker på det.
Tysta timmar (överst): Håll nattmejl håller tillbaka mejl som annars skulle komma direkt, från kl. 21.00 till kl. 07.00 din tid, och lägger dem i din morgonsammanfattning i stället. Brådskande, som en bokning samma dag, kommer fortfarande direkt. Skicka när som helst stänger av det.
Formulär på webbplatsen: en kund skickar en offertförfrågan, offertbyggare, bokning, kontaktmeddelande, lead eller fil från någon av dina webbplatser. Standard är Mejla mig varje direkt för ägare och personal. Granskare får inte dessa om de inte väljer det här.
Kundsvar: en kund slutför en omgång av frågorna du skickat (enskilda sparade svar hörs inte förrän de slutför). Samma standard som formulär på webbplatsen.
Dina problemrapporter: ett problem du rapporterat ändrar status (Mottaget, Vi undersöker det, En lösning tas fram, Åtgärdat och så vidare) eller någon på aiKit skriver ett svar till dig.
aiKit-administratörer ser också Gratis rapport-leads och Nya problemrapporter.
Val sparas i samma stund du trycker på dem; en grön Sparat visas bredvid raden.
Om mejl inte är påslaget för aiKit ännu visas en gul notis om det: varje uppdatering kommer fortfarande till klockan, och dina mejlval gäller från den dag mejl slås på.
Kontrollera att det fungerar: testutskick meddelar aldrig någon, oavsett vad du väljer.

Så ser ett mejl från formuläret på webbplatsen ut

Ämnesraden anger typ och person, till exempel Ny offertförfrågan från Jordan Lee · Harbor Lawn Care, med Brådskande: först när det är det.
Inuti: vem som skickade, deras mejl och telefon, de viktigaste uppgifterna (tjänst, hur snart, bokningstid i företagets tidszon, offertbyggarens produkt, antal, alternativ och uppskattning, adressen, hur många filer eller foton) och deras meddelande.
En knapp öppnar förfrågan i aiKit. Under den finns knapparna Mejla och Ring för ett tryck på telefonen. Om du svarar på själva mejlet når du kunden direkt.

Sidan för en enskild förfrågan

Varje avisering och mejl om ett formulär öppnar just den förfrågan på sin egen adress (aikit.ai/home/requests/…), så länken fortsätter fungera och kan delas med ditt team.
Vad de skickade: meddelandet och alla uppgifter, plus eventuella filer (ägare och personal kan öppna dem) och foton.
Svar: knapparna Mejla och Ring, samt deras kontaktuppgifter.
Läge: Ny, Kontaktad, Vunnen eller Stängd, samt en privat anteckning som bara ditt team ser. Ändringar här är samma som projektets flik Förfrågningar visar. Granskare kan läsa men inte ändra dem.
Alla förfrågningar för detta projekt, överst, öppnar projektets flik Förfrågningar.

Kundfrågor: förfallodatum och påminnelser

På ett projekts sida Frågor ligger kortet Förfallodatum och påminnelser ovanför frågorna.
Reglaget slår automatiska påminnelser på eller av. Svar senast anger ett datum. Kundens mejl fylls i från kundposten när det finns en. Påminn var (1 till 7 dagar) och Högst (1 till 6 påminnelser) styr takten. Tryck på Spara.
Den första påminnelsen skickas 2 dagar efter att du skickat frågorna, sedan enligt ditt schema, och alltid en dagen före förfallodatumet. Varje påminnelse listar de exakta frågor som fortfarande är obesvarade, och svar går till projektägaren.
Påminnelser slutar av sig själva när alla frågor är besvarade, och kortet säger det.
Påminnelser skickas bara via mejl. Tills mejl är påslaget för aiKit visar kortet Påminnelser startar när mejl är inställt, och ditt schema är sparat och klart.
När kunden slutför en omgång får projektets ägare och personal en avisering om Kundsvar som öppnar sidan Frågor.

För aiKit-administratörer: Rapportleads

Rapportleads, i sidomenyn under Problemrapporter, listar alla som kört en Gratis AI-rapport och lämnat sin e-post, nyast först. Siffran bredvid räknar leads som fortfarande är markerade Ny.
Brickorna överst är filter: Vill ha samtal, ej kontaktad (i rött, de du ska ringa först), Ny, Kontaktad, Vunnen, Inte en match och Alla leads. Klicka på en för att visa just dem; klicka igen eller Visa alla för att rensa.
Sök hittar namn, e-postadresser, telefonnummer, branscher och anteckningar. Alla filter finns kvar i sidans adress.
Varje rad visar namnet (klicka för att öppna detaljerna), branschen och när de kört rapporten, en röd etikett Vill ha samtal, knappar för e-post och telefon med ett tryck samt en statusmeny som sparas när du ändrar den.
Öppnad visar en rad vad de vill bygga, fixa eller förbättra, deras webbplats, om de har ett aiKit-konto, Läs deras rapport (öppnar hela rapporten), och en anteckningsruta som bara administratörer ser.
Exportera CSV laddar ner leads i vyn, med samma filter, redo för ett kalkylblad.
Varje nytt lead når också alla administratörer via klockan, markerat Brådskande när de bett om samtal, och via mejl enligt varje administratörs val.

Nästa guide Rapportera ett problem och följa vad som händer med det

Har du hellre en snabb, specifik fråga? Kolla FAQ.