aiKit Hub: dự án, bảng và khách hàng trong một nơi gọn gàng

Mở Thư viện công cụ trong thanh bên và chọn aiKit Hub, hoặc truy cập trực tiếp aikit.ai/tools/hub. Ghim vào thanh Dock để luôn mở nhanh bằng một chạm. Kết quả Hub cũng xuất hiện trong ô tìm kiếm ở đầu mọi trang aiKit.

Trên đầu Hub: Dự án (trang chính của Hub; tên có thể là Công việc, Khách hàng hoặc Đơn hàng tùy theo cách Hub của bạn gọi), Bảng (Bảng của tôi, bên dưới), Hôm nay của tôi, Hey!, Trò chuyện (Phòng nhóm và Ping), Hoạt động, Lịch, Tệp, Lịch trình, Báo cáo, Người và Cài đặt, một ô tìm kiếm (nhấn / để chuyển tới đó), Ghi nhanh và Dự án mới. Mọi trang, bộ lọc và bản ghi đang mở đều có địa chỉ riêng, nên bạn có thể đánh dấu, chia sẻ cho ai đó trong dự án, hoặc mở ở tab mới.

Bảng là một phần công việc dưới dạng các danh sách thẻ mà bạn kéo từ trái sang phải, như Cần làm → Đang làm → Xong. Dự án là một không gian lớn hơn cho công việc: có thể chứa nhiều bảng, cùng Trò chuyện, Lịch, danh sách Việc cần làm, Báo cáo tiến độ, theo dõi thời gian, khách hàng và khách mời, và các trợ lý AI (Cập nhật cho tôi, Tóm tắt bảng này, Soạn thảo bằng AI, bản tin buổi sáng).

Trên gói Miễn phí, Hub bắt đầu với các bảng. Tab đầu tiên ghi là Bảng, và Trang chủ là Bảng của tôi: mỗi bảng là một ô, hiển thị ảnh nền, tên và số thẻ đang mở. Nhấn vào một ô để mở bảng. Mỗi bảng có ba tab ở trên cùng: Bảng (các danh sách và thẻ, với cửa sổ thẻ đầy đủ: danh sách kiểm tra, ngày, nhãn, bình luận kèm trả lời, tệp và Khẩn cấp), Tin nhắn (Bảng tin nhắn, có tệp đính kèm trong bài đăng) và Tệp (mọi thứ được đính kèm ở bất kỳ đâu trên bảng đó). Gói Miễn phí bao gồm 3 bảng, đang dùng và đã lưu trữ tính chung; ô Bảng mới cho biết còn lại bao nhiêu, và khi cả 3 đều đã được dùng, ô sẽ ghi Đã dùng hết 3 bảng miễn phí và hiển thị những gì một dự án bổ sung.

Bảng mới trên gói Miễn phí yêu cầu một tên, sau đó chọn một mẫu (Công việc in ấn và các mẫu khác) hoặc một bảng trống với ảnh nền và danh sách khởi đầu. Trên một bảng miễn phí, Menu → Lưu trữ bảng này và Xóa bảng áp dụng cho toàn bộ bảng, và có Hoàn tác.

Biến thành dự án (ở cuối bên phải các tab của bảng, hoặc biểu tượng lớp trên điện thoại) hiển thị những gì một dự án bổ sung: Trò chuyện với nhóm của bạn, Lịch trình và lịch, khách hàng và khách mời, các trợ lý AI, nhiều bảng hơn tại một nơi, và Kiểm tra tiến độ, theo dõi thời gian và báo cáo. Dự án đi kèm gói Khởi đầu trở lên; chủ sở hữu nâng cấp tại Cài đặt → Gói & dung lượng, và không có gì trên bảng của bạn thay đổi hay di chuyển. Nếu bạn mở một công cụ dự án trên gói Miễn phí (ví dụ liên kết đến Trò chuyện), trang sẽ nói rõ công cụ đó làm gì và rằng nó được bao gồm trong dự án, kèm nút Quay lại bảng của tôi. Máy chủ của Hub từ chối các công cụ đó trên gói Miễn phí với cùng một dòng thông báo rõ ràng, nên sẽ không có thứ gì hoạt động dở dang.

Các gói trả phí và Hub của nhóm aiKit hoạt động đúng như trước: Trang chủ hiển thị các dự án, và mỗi dự án có đầy đủ mọi công cụ.

Nhấn Dự án mới. Đặt tên và mô tả ngắn một dòng, sau đó bắt đầu từ trống hoặc từ một mẫu: Công việc in ấn (in đơn hàng của khách hàng), Công việc thiết kế (thiết kế thứ gì đó mới, như sách hướng dẫn hoặc tờ rơi: bản tóm tắt, bản nháp đầu, duyệt, tệp cuối cùng), Xây dựng website, Tiếp nhận khách hàng mới, Sự kiện, Chiến dịch tiếp thị hoặc Tuyển dụng. Các mẫu đi kèm danh sách, cột và việc cần làm đầu tiên, với ngày đến hạn được tính từ hôm nay. Trên gói trả phí, bạn cũng có thể lưu bất kỳ dự án nào thành mẫu riêng (Cài đặt dự án → Mẫu).

Ai tham gia nằm ngay dưới tên, trên Dự án mới và Bảng mới: mọi người trong Hub của bạn là một thẻ mà bạn nhấn để thêm (nhấn lại để bỏ). Người thường làm việc cùng thêm những người bạn chia sẻ công việc nhiều nhất, và Tất cả mọi người trong nhóm thêm toàn bộ nhóm của bạn. Chỉ những người bạn chọn mới thấy dự án hoặc bảng và nhận cập nhật; bạn có thể thay đổi sau tại tab Thành viên. Người mới? Nhập email của họ và nhấn Thêm (trên gói trả phí, cũng chọn Trong nhóm của chúng tôi hoặc Từ công ty khác). Gửi lời mời cho họ ngay được tick sẵn, nên lời mời được gửi ngay khi bạn bắt đầu; bỏ tick để sao chép liên kết của họ từ tab Thành viên.

Để làm việc với một khách hàng, chọn họ tại Khách hàng (khách hàng aiKit của bạn) hoặc tick Làm việc với khách hàng trong dự án này. Một Hub mới vẫn hiển thị khu vực dự án, với Bắt đầu dự án đầu tiên của bạn bên trong và ba cách để bắt đầu: Dự án mới, Bắt đầu từ mẫu, hoặc Nhập từ Basecamp hoặc Trello.

Trang chủ mở ra với các dự án của bạn. Mỗi thẻ dự án có menu ⋯: Đổi tên, Di chuyển lên, Di chuyển xuống, và Xóa… (chủ sở hữu, quản trị viên hoặc người đã tạo), menu này hỏi xác nhận một lần rồi đưa ra Hoàn tác; dự án đã xóa nằm trong Thùng rác 30 ngày. Kéo một thẻ để thay đổi thứ tự cho cả nhóm (trên điện thoại, nhấn và giữ một chút trước; dùng bàn phím thì nhấn Alt và các phím mũi tên); thứ tự được giữ ở tab Đang hoạt động khi không có bộ lọc, và các dự án được gắn sao vẫn giữ sao mà không nhảy lên. Ngay phía trên, nhóm của bạn có Cập nhật cho tôi mọi thứ: chỉ một lần nhấn, AI đọc mọi dự án đang hoạt động mà bạn có thể mở, với các công việc aiKit liên kết với từng dự án (báo giá, bản duyệt, công việc và trạng thái của chúng), và viết một bản tóm tắt ngắn: việc quan trọng nhất cần làm đầu tiên, sau đó là công việc khẩn cấp và trễ hạn, đơn hàng mới và phản hồi, và những gì sắp tới trong tuần này, theo từng dự án. Nó dùng một phần nhỏ của một token, chỉ đọc những gì bạn có thể thấy, và có nút thích hoặc không thích bên dưới. Các tab ở trên cùng khu vực này: Đang hoạt động, Đã lưu trữ, Mẫu (khi bạn có) và, dành cho chủ sở hữu và quản trị viên, Thùng rác; mỗi tab hiển thị số lượng nó chứa. Bên dưới là hộp tìm kiếm (theo tên hoặc khách hàng) và ba bộ lọc: Khách hàng (bất kỳ, có khách hàng, không có khách hàng, hoặc một khách hàng theo tên), Trạng thái (có việc quá hạn, đến hạn tuần này, đúng tiến độ, đã xong tất cả việc cần làm, chưa có việc cần làm nào) và Người (bất kỳ ai, tôi, hoặc một người). Mọi bộ lọc đều là một phần của địa chỉ trang, nên một chế độ xem đã lọc có thể được đánh dấu hoặc chia sẻ; một thanh xanh Đang hiển thị nêu rõ những gì đang được lọc, kèm Hiển thị tất cả để xóa. Thẻ hoặc Danh sách chuyển đổi giữa thẻ và bảng gọn (lựa chọn của bạn được ghi nhớ trên thiết bị này).

Mỗi thẻ hiển thị màu của dự án, tên, số đếm "mới" (hoạt động của người khác kể từ lần bạn mở gần nhất; nhấn để xem hoạt động đó), một ngôi sao, khách hàng (hoặc Chia sẻ với khách hàng, hoặc Chỉ nhóm), trạng thái bằng chữ (ví dụ 2 quá hạn, Đúng tiến độ hoặc Đã xong tất cả), lần hoạt động gần nhất, thanh tiến độ (việc cần làm đã xong trên tổng số), những người tham gia, và các số đếm có thể nhấn: của bạn, đang mở và trễ hạn. Dự án được gắn sao luôn xuất hiện đầu tiên, rồi đến dự án hoạt động gần đây nhất. Thẻ đã lưu trữ có cạnh trên kẻ sọc và nút Khôi phục.

Bên dưới các dự án: Ngày của tôi (những việc đến hạn), Hộp thư đến của bạn, Đưa công việc của bạn sang (nhập) và, dành cho chủ sở hữu, dải Mức sử dụng Hub: dự án đang hoạt động, Người, Ghế Khách hàng & khách mời và Dung lượng, kèm tên gói. Các số này chỉ tính Hub, không tính website và khách hàng ở thanh bên. Một giới hạn không có con số cố định được hiển thị bằng chữ thường (ví dụ 1 người) thay vì thanh. Nhấn vào dải sẽ mở Cài đặt.

Trang của một dự án có một hàng tab dưới phần tiêu đề, nên mọi phần đều chỉ cách bạn một cú nhấp chuột từ bất kỳ đâu trong dự án: Tổng quan, từng công cụ đang bật (Bảng tin nhóm, Bảng, Việc cần làm, Lịch, Tài liệu & Tệp, Lửa trại, Check-in và các công cụ khác, dùng đúng tên bạn đã đặt), Hoạt động và Mọi người. Phần Tổng quan hiển thị một thẻ cho mỗi công cụ với những gì mới bên trong, hoạt động gần nhất và (đối với nhóm của bạn) các trợ lý AI: một ô Hỏi để đặt bất kỳ câu hỏi nào về dự án bằng ngôn ngữ đời thường (ai đang chậm tiến độ, việc gì đến hạn vào thứ Sáu, soạn bản cập nhật cho khách hàng), Tóm tắt tuần này và Điều gì đang gặp rủi ro. Các ngày trong câu trả lời luôn kèm đúng thứ trong tuần. Ở phần tiêu đề, ngôi sao dùng để đánh dấu dự án, nút người hiển thị những ai đang tham gia, nút tải xuống để xuất dự án và bánh răng để mở phần cài đặt. Trong các dự án dành cho khách hàng, nhóm của bạn còn có Xem như khách hàng, hiển thị dự án đúng như khách hàng của bạn nhìn thấy.

Tạo một danh sách, rồi xem theo cách bạn muốn bằng các nút phía trên: Danh sách, Bảng, Bảng dữ liệu, Lịch, Dòng thời gian và Bảng điều khiển. Cách xem bạn chọn sẽ được ghi nhớ cho danh sách đó. Chế độ Bảng hiển thị các cột bạn đặt tên (Cần làm, Đang làm, Xong theo mặc định); kéo thẻ giữa các cột, hoặc dùng menu Di chuyển đến trên bất kỳ thẻ nào nếu bạn thích dùng bàn phím. Thẻ ở cột hoàn thành được tính là đã đánh dấu xong, và khi đánh dấu một việc là xong, việc đó sẽ chuyển sang cột đó. Biến thành bảng (nằm cạnh Cài đặt danh sách) sẽ chuyển danh sách sang tab Bảng cùng toàn bộ nội dung, để xem đầy đủ màn hình bảng như mô tả bên dưới.

Mở bất kỳ việc cần làm nào để đặt người được giao, ngày bắt đầu và ngày đến hạn, mục lặp lại (mỗi ngày, ngày trong tuần, mỗi tuần, hai tuần, mỗi tháng, ba tháng hoặc mỗi năm; đánh dấu xong sẽ tạo việc tiếp theo), nhãn, trường tùy chỉnh, các bước (mỗi bước có người và ngày riêng), và Đang chờ (những việc khác phải hoàn thành trước). Bạn có thể thêm tệp, chọn một ảnh làm ảnh bìa của thẻ, bỏ phiếu (khi tính năng bỏ phiếu được bật cho danh sách), ghi thời gian làm việc, yêu cầu phê duyệt, theo dõi, đánh dấu, hoặc lưu thành mẫu thẻ. Bình luận có @nhắc tên nằm bên dưới.

Dán nhiều dòng vào ô Thêm để thêm nhiều việc cần làm cùng lúc. Menu bộ lọc và số đếm hiển thị Được giao cho tôi, Quá hạn, Đến hạn trong 7 ngày, Không có ngày đến hạn, Chưa giao cho ai, Tạm giữ, Đã xong, một người hoặc một nhãn; một thanh xanh cho biết đang hiển thị gì, kèm liên kết Hiện tất cả. Việc cần làm bạn thêm khi đang bật bộ lọc sẽ vẫn hiển thị dù không khớp (ví dụ việc mới không có ngày trong mục Quá hạn), và thanh sẽ thông báo điều đó. Cài đặt danh sách cho phép đổi tên, đổi màu và sắp xếp lại cột, đặt nhãn và trường tùy chỉnh (văn bản, số, ngày, danh sách thả xuống, hộp kiểm), và bật tính năng làm cũ thẻ (thẻ không được chạm đến sẽ mờ dần) và bỏ phiếu. Theo dõi trên Biểu đồ đồi sẽ đặt danh sách lên đồi của dự án.

Quy tắc làm các việc lặp đi lặp lại, được viết bằng tiếng Anh đơn giản. Chọn thời điểm (thẻ được chuyển sang một cột, việc cần làm được đánh dấu xong, việc cần làm được thêm, báo giá của nó được chấp nhận, bản duyệt của nó được phê duyệt, hoặc bản duyệt của nó nhận yêu cầu chỉnh sửa), rồi chọn một hoặc nhiều bước: chuyển đi, đánh dấu xong, giao cho ai đó, thêm nhãn, thông báo cho những người tham gia, mọi người đang theo dõi hoặc khách hàng, đặt ngày đến hạn sau một số ngày nhất định, hoặc hiển thị cho khách hàng. Quy tắc sẽ được đọc lại thành một câu cho bạn trước khi lưu. Quy tắc không kích hoạt quy tắc khác, nên không có vòng lặp, và không giới hạn số lần chạy mỗi tháng.

Nút là các bước giống hệt, chạy khi bạn cần: đặt tên cho một nút (ví dụ Sẵn sàng để lấy) và nó sẽ hiển thị trong bảng điều khiển của mọi thẻ trên danh sách đó.

Mỗi dự án đều có tab Bảng, và một dự án có thể có bao nhiêu bảng tùy ý. Các bảng nằm cạnh nhau dưới dạng ô hình ảnh (hai ô trên một hàng khi dùng điện thoại). Kéo một ô để đổi thứ tự cho mọi người trong dự án (nhấn và giữ trước trên điện thoại; dùng Alt và phím mũi tên khi dùng bàn phím). Mỗi ô có menu ⋯: Đổi tên, Di chuyển lên trước, Di chuyển xuống sau và Xóa…, hỏi một lần và hiện Hoàn tác ngay sau đó (bảng đã xóa không thể khôi phục sau khi nút Hoàn tác biến mất; Menu → Lưu trữ bảng này sẽ giữ lại bảng thay vì xóa). Ở đầu mọi bảng, Về bảng này là một ô lớn để ghi chi tiết: khách hàng hoặc công việc, nội dung được làm, kích thước và số lượng, thời hạn, liên kết. Nhấp vào ô để viết, hoặc nhấn Soạn từ các thẻ để AI viết bản đầu tiên, bạn chỉnh sửa rồi Lưu. Phần Tổng quan của dự án có ô tương tự, Về dự án này, với nút Soạn từ dự án. Tab hiển thị mỗi bảng dưới dạng một ô với màu nền hoặc ảnh nền, tên, số danh sách và số thẻ đang mở, và trong các dự án dành cho khách hàng, cho biết khách hàng có xem được bảng hay không. Biểu tượng ngôi sao trên ô sẽ đưa bảng lên đầu (ở đây và trong Bảng của tôi). Dưới một ô, “3 quá hạn” hoặc “2 đang chờ bạn” là liên kết: mỗi liên kết mở bảng đã lọc đúng những thẻ đó. Bảng mới bắt đầu với Từ mẫu: chọn Công việc in ấn, Công việc biển hiệu, Xây dựng website, Sự kiện hoặc Khai trương nhà hàng (hoặc một mẫu do nhóm bạn lưu, được đánh dấu Của bạn), xem các danh sách theo đúng thứ tự, rồi nhấn Dùng. Mẫu sẽ mang theo các danh sách, nhãn đã đặt tên, mẫu thẻ kèm danh sách kiểm tra, quy tắc và nơi các yêu cầu mới được chuyển đến; mẫu không bao giờ thêm khách hàng hay công việc giả. Bảng trống thay vào đó yêu cầu một tên, một nền và các danh sách ban đầu. Nền: màu nhạt, màu sáng, Sống động (sáu vùng màu trôi chậm, đứng yên nếu thiết bị của bạn yêu cầu giảm chuyển động), nghệ thuật Infinity, ảnh, hoặc Ảnh của bạn (tải lên ngay tại đó; ảnh được tải lên ngay khi bảng được tạo, và Menu → Nền sẽ đổi sau này). Các danh sách ban đầu: Cần làm · Đang làm · Xong, luồng công việc (Mới · Đã báo giá · Đã duyệt · Đang sản xuất · Đã giao) hoặc luồng nội dung (Ý tưởng · Đang viết · Xem xét · Đã đăng). Bảng đã lưu trữ nằm dưới mục Bảng đã lưu trữ ở cuối tab.

Trên bảng, các danh sách nằm cạnh nhau và mỗi thẻ hiển thị ảnh bìa, nhãn (mỗi nhãn đều có tên, nên màu sắc không phải là dấu hiệu duy nhất), tiêu đề và các dấu hiệu nhỏ: Done, ngày hết hạn (hiển thị chữ Overdue khi đã trễ), trạng thái công việc aiKit được liên kết với thẻ (ví dụ Accepted hoặc Customer approved, màu xanh lá khi là tin tốt; nhấn để mở báo giá hoặc công việc đó), ghi chú, tiến độ danh sách kiểm (3/5), bình luận, tệp đính kèm, Clients see this và những người được gán. Thêm thẻ ở cuối bất kỳ danh sách nào (Enter sẽ thêm thẻ và giữ ô nhập để bạn thêm tiếp; dán nhiều dòng để thêm nhiều thẻ). Khi bảng có mẫu thẻ, From a card template… dưới ô nhập sẽ thêm một bản sao của mẫu (tiêu đề, ghi chú, nhãn, người và danh sách kiểm) vào danh sách đó. Add another list nằm sau danh sách cuối cùng.

Kéo thẻ lên hoặc xuống trong danh sách hoặc sang danh sách khác; vị trí thẻ sẽ rơi vào được viền nổi bật khi bạn kéo, và Escape để hủy. Kéo thanh tên của danh sách để sắp xếp lại các danh sách. Trên điện thoại, nhấn giữ thẻ (hoặc thanh tên danh sách) một lát, rồi kéo; vuốt nhanh vẫn cuộn bảng như bình thường. Mỗi thẻ cũng có nút Move… (ba chấm, hoặc nhấn M khi thẻ đang được chọn bằng Tab) để chọn bảng, danh sách và vị trí từ menu. Đây là cách dễ nhất trên màn hình nhỏ hoặc khi dùng bàn phím, và cũng là cách chuyển thẻ sang bảng khác trong cùng dự án. Menu của danh sách (ba chấm cạnh tên) có Add a card, Rename list, Move left, Move right, Move to a position…, Cards here count as done, một màu, và Archive this list.

Hai người có thể làm việc trên cùng một bảng cùng lúc. Di chuyển một thẻ chỉ thay đổi thẻ đó, nên hai người di chuyển hai thẻ khác nhau đều được như ý. Nếu hai thẻ được thả vào đúng cùng một vị trí tại cùng thời điểm, cả hai vẫn được giữ và danh sách sẽ được đánh số lại một cách lặng lẽ. Thêm, đổi tên, sắp xếp lại hoặc lưu trữ danh sách được áp dụng lên bảng đúng như trạng thái tại thời điểm đó, nên hai người cùng thêm danh sách vẫn giữ được danh sách của mình. Bảng tự cập nhật thay đổi của người khác (khoảng mỗi 20 giây, và ngay khi bạn quay lại tab).

Mở một thẻ (nhấp vào thẻ hoặc mở liên kết của nó) và thẻ sẽ mở trong một cửa sổ lớn ở giữa màn hình, giống Trello. Phía trên cùng: ảnh bìa (ảnh đầu tiên của thẻ; Make cover hoặc Remove cover trong Attachments để thay đổi), danh sách chứa thẻ dưới dạng menu có thể đổi, bảng đang chứa thẻ, Copy link và Close (hoặc Escape). Bên dưới: nút tròn Done và tiêu đề (nhấp vào để đổi tên). Một hàng nút giúp thêm nội dung chỉ với một cú nhấp: Members, Labels, Dates (chuyển đến ngày bắt đầu và ngày hết hạn), Checklist, Attachment (mở hộp chọn tệp) và Mark urgent. Bên dưới, Members, Labels và Dates hiển thị những gì đã thiết lập, kèm dấu + để thay đổi; thẻ đã xong sẽ hiển thị Done cùng ngày và người đã hoàn thành. Description chứa nội dung công việc: cần làm gì, kích thước, số lượng, nơi giao, khách hàng đã nói gì. Mô tả dài sẽ thu gọn sau vài dòng với Show more và Show less; Edit hoặc nhấp đúp để chỉnh sửa. Danh sách kiểm có tên (Add a checklist, rồi thêm mục); mỗi danh sách hiển thị thanh tiến độ và “2 of 5”, và bạn gạch các mục khi công việc hoàn thành. Tệp đính kèm hiển thị mỗi ảnh dưới dạng hình thu nhỏ kèm tên, dung lượng, ngày thêm và nhãn Cover. aiKit work liên kết báo giá, bản duyệt và công việc. More (bên dưới tệp đính kèm) chứa phần còn lại: Reminder (mặc định 1 ngày trước; On the due date, 2 days before, 1 week before hoặc No reminder), repeat, bảng và danh sách, custom fields, ai được xem, votes, Waiting on, time và approvals. Watch, Bookmark, Move…, Archive, Save as card template và Delete nằm ở cuối. Bên phải là Comments and activity: Write a comment mở ô nhập (gõ @ để nhắc đến ai đó, đính kèm tệp, Ctrl hoặc ⌘ + Enter để gửi), bình luận hiển thị từ mới nhất đến cũ nhất, và mỗi bình luận đều có Reply, để cuộc trao đổi về một điểm được giữ cùng nhau bên dưới. Show details kết hợp hoạt động của thẻ (ai đã di chuyển, đánh dấu hoàn thành hoặc lưu trữ). Mỗi thẻ có địa chỉ riêng (kết thúc bằng ?card= và mã thẻ), nên liên kết tới thẻ sẽ mở thẻ đó trên bảng, ngay cả sau khi tải lại trang; nếu thẻ đã bị xóa hoặc không được chia sẻ với người mở, bảng sẽ thông báo. Trên điện thoại, cửa sổ chiếm toàn màn hình và bình luận nằm sau thẻ.

Mark urgent thêm nhãn Urgent màu đỏ và viền đỏ cho thẻ, và thẻ khẩn cấp sẽ chuyển lên đầu danh sách (trên thứ tự riêng của bảng) cho đến khi hoàn thành. Filter → Priority → Urgent chỉ hiển thị các thẻ khẩn cấp, và địa chỉ giữ nguyên bộ lọc (u:1), nên bạn có thể chia sẻ chế độ xem này.

Phía trên bảng: tên bảng (nhấn để đổi tên), một ngôi sao, Khách hàng xem bảng này / Chỉ nhóm (dự án khách hàng), các chế độ xem (Bảng, Bảng dữ liệu, Lịch, Dòng thời gian, Tổng quan; cùng các thẻ ở mỗi chế độ), Tìm thẻ, Lọc, Tóm tắt và Menu. Tóm tắt (chỉ nhóm của bạn) đọc mọi danh sách và thẻ trên bảng rồi viết một dàn ý ngắn: các thẻ khẩn cấp và trễ hạn, việc đang làm và ai đang làm, việc đã xong, và những thẻ chưa có ai phụ trách, kèm nút thích hoặc không thích bên dưới; tính năng này dùng một phần nhỏ của một token. Lọc chọn nhãn, thành viên (hoặc Không có thành viên), và Quá hạn, 7 ngày tới, Không có hạn chót hoặc Đã xong; một thanh sau đó cho biết đang hiển thị gì (“Gấp, Dana: 4 trên 19 thẻ”) kèm Hiện tất cả. Thẻ bạn thêm khi đang bật bộ lọc vẫn hiển thị dù không khớp (thẻ mới chưa có ngày, nhãn hay thành viên), và thanh sẽ nói rõ điều đó cho đến khi bạn đổi bộ lọc. Các từ tìm kiếm và bộ lọc nằm trong địa chỉ trang, nên một bảng đã lọc có thể được đánh dấu hoặc chia sẻ. Menu gồm Công việc mới xuất hiện ở đây, Thẻ tự di chuyển, Quy tắc, Mẫu thẻ (nhấn vào tên để mở), Nền (màu nhạt, màu sáng, tranh nghệ thuật Infinity, ảnh, hoặc Tải lên ảnh của riêng bạn: JPG, PNG, WebP hoặc GIF tối đa 12 MB, được lưu cùng bảng để những người xem bảng đều thấy; ở chế độ tối, màu nhạt sẽ hiển thị dưới dạng sắc đậm hơn), các nhãn (tên, màu, xóa, Thêm nhãn), Lưu bảng này thành mẫu, Thẻ và danh sách đã lưu trữ (Khôi phục, hoặc Xóa thẻ), Lưu trữ bảng này và Xóa bảng (vào thùng rác trong 30 ngày, với Hoàn tác).

Nhập từ Trello (trên tab Bảng, cho nhóm của bạn trong dự án đó): trong Trello, mở bảng, rồi Menu (…) → Print, export and share → Export as JSON, và thả tệp vào. Bạn sẽ thấy số lượng thẻ và bình luận cũng như các thành viên Trello được khớp với người dùng ở đây theo tên; ai không khớp sẽ giữ tên trên bình luận của họ, và thẻ của họ sẽ được chuyển sang mà không có người phụ trách. Đưa vào sẽ tạo một bảng mới trong cùng dự án, với các danh sách, thẻ, nhãn theo màu Trello, danh sách việc có tên, bình luận, ngày bắt đầu và hạn chót, cùng liên kết đến tệp đính kèm (Trello vẫn giữ các tệp). Hoàn tác lần nhập này, trong cùng cửa sổ khi quá trình kết thúc, sẽ xóa bảng đó. Chủ sở hữu và quản trị viên cũng có thể nhập toàn bộ không gian làm việc Trello và các ứng dụng khác từ Cài đặt → Nhập.

Một thẻ có thể chứa công việc aiKit mà nó liên quan đến. Trong bảng thẻ, dưới phần công việc aiKit, Liên kết báo giá, bản duyệt, công việc… mở danh sách tìm kiếm các bản ghi của riêng bạn: báo giá, bảng báo giá, bản duyệt khách hàng, công việc chuẩn bị in, lịch hẹn, yêu cầu từ website, yêu cầu thay đổi website, đồ họa, nội dung blog hoặc sản phẩm, đánh giá và website (cùng công việc gobo và dọn dẹp logo ở các tài khoản có các công cụ đó). Mỗi liên kết hiển thị trạng thái trực tiếp của bản ghi và mở nó trong công cụ riêng. Trạng thái của liên kết đầu tiên cũng hiển thị trên chính thẻ trên bảng.

Bắt đầu trong một công cụ, trên cùng bảng, mở một thẻ mới trong công cụ bạn chọn: Bảng báo giá mới, Công việc chuẩn bị in mới (và Công việc gobo mới hoặc Dọn dẹp logo mới nếu tài khoản của bạn có). Tạo công việc như bình thường; công việc đầu tiên thuộc loại đó sẽ tự liên kết ngược về thẻ. Thẻ sẽ hiển thị Đang chờ … mới của bạn cho đến khi đó, với Kiểm tra ngay, Mở công cụ và Ngừng chờ; khi bạn quay lại tab Hub, hệ thống tự kiểm tra. Một thẻ chờ tối đa 24 giờ. Tạo báo giá vẫn bắt đầu một báo giá Quote Studio cho khách hàng của dự án và liên kết ngay lập tức.

Menu → Công việc mới xuất hiện ở đây: khi dự án có website được liên kết, hãy chọn danh sách nơi mỗi loại công việc mới sẽ trở thành một thẻ: Yêu cầu website mới (biểu mẫu liên hệ và tệp), Lịch hẹn mới và Yêu cầu báo giá mới. Mỗi mục mới sẽ thành một thẻ với yêu cầu được liên kết với nó (thẻ của lịch hẹn có hạn chót là ngày trước buổi hẹn). Chọn Tắt sẽ không xử lý loại đó. Cài đặt riêng của dự án cho yêu cầu website vẫn hoạt động; lựa chọn của bảng sẽ được ưu tiên cho các loại mà bảng nhận.

Menu → Thẻ tự di chuyển: chọn danh sách mà thẻ sẽ chuyển đến khi báo giá liên kết (hoặc bảng báo giá) được chấp nhận, bản duyệt khách hàng được phê duyệt, bản duyệt gobo được phê duyệt, hoặc bản duyệt chuẩn bị in được phê duyệt. Đây là các quy tắc thông thường, nên chúng cũng hiển thị trong Quy tắc và chạy các quy tắc khác của danh sách đó. Kiểm tra ngay sẽ chạy ngay lập tức; nếu không, bảng sẽ tự kiểm tra khoảng 15 phút một lần và mỗi khi một thành viên trong nhóm mở dự án. Những người theo dõi thẻ sẽ được thông báo về mỗi thay đổi.

Khách hàng không bao giờ thấy liên kết đến công việc gobo, dọn dẹp logo, bảng báo giá, công việc chuẩn bị in, yêu cầu website hoặc bất cứ thứ gì có chi phí. Một thẻ được chia sẻ có thể hiển thị báo giá hoặc bản duyệt khách hàng của nó, với liên kết chỉ đến trang báo giá hoặc bản duyệt riêng của khách hàng.

Menu → Quy tắc liệt kê mọi quy tắc trên bảng bằng ngôn ngữ đơn giản, mỗi quy tắc có công tắc Bật / Tạm dừng và nút xóa. Để thêm một quy tắc, hãy mô tả bằng lời của bạn (ví dụ “Khi thẻ chuyển đến Đã giao, đánh dấu xong danh sách việc và báo cho mọi người đang theo dõi thẻ”) rồi nhấn Thiết lập: trợ lý AI của aiKit đọc câu đó và hiển thị quy tắc mà nó hiểu, chỉ dùng các danh sách, nhãn và người thật có trên bảng này. Lưu quy tắc này sẽ thêm nó; Chưa đúng sẽ bỏ đi. Nếu câu đó nhắc đến một danh sách, nhãn hoặc người không có trên bảng, hệ thống sẽ nói rõ thay vì đoán. Mỗi lần Thiết lập dùng một lượt trợ lý AI hằng tháng của Hub. Xây dựng bằng menu sẽ mở trình tạo quy tắc đầy đủ thay thế.

Một quy tắc bắt đầu khi thẻ chuyển đến một danh sách, được đánh dấu xong, được thêm vào, đến hạn vào ngày mai, hoặc khi báo giá liên kết được chấp nhận, bản duyệt được phê duyệt hoặc nhận yêu cầu thay đổi, hoặc khi bản duyệt gobo hoặc chuẩn bị in được phê duyệt. Sau đó, nó có thể di chuyển thẻ, đánh dấu xong, đánh dấu xong toàn bộ danh sách việc, đặt hạn chót sau một số ngày nhất định, thêm nhãn, giao người phụ trách, hoặc thông báo cho những người liên quan, mọi người theo dõi thẻ, những người được chọn hoặc khách hàng. Các quy tắc không bao giờ kích hoạt lẫn nhau, và không có giới hạn hằng tháng về số lần chạy.

Nhắc nhở ngày đến hạn được gửi đến những người có trên thẻ, trong Hey! và qua email hoặc bản tóm tắt hằng ngày, theo cách mỗi người đã chọn trong cài đặt thông báo của họ. Mỗi thẻ chọn thời điểm nhắc (mặc định 1 ngày trước, trừ khi bạn thay đổi); một lời nhắc không bao giờ được gửi hai lần trong một ngày, còn thẻ đã hoàn thành và mẫu thẻ thì không gửi nhắc.

Menu → Lưu bảng này làm mẫu giữ lại các danh sách, nhãn, quy tắc, nơi các yêu cầu được chuyển đến và các mẫu thẻ (Giữ luôn các thẻ thêm mọi thẻ, với ngày đến hạn được tính từ ngày dùng mẫu). Người, bình luận và tệp không được giữ lại. Mẫu đã lưu hiển thị trong Bảng mới → Từ mẫu, được đánh dấu Của bạn, cho mọi người trong nhóm, với nút Xóa bên dưới mỗi mẫu. Để tạo mẫu thẻ, mở một thẻ và chọn Lưu làm mẫu thẻ; mẫu thẻ không hiển thị trên bảng và được liệt kê trong Menu → Mẫu thẻ.

Các bảng ở đầu Trung tâm mở trang Bảng của tôi: mọi bảng bạn có thể mở, trong mọi dự án bạn tham gia. Ba số đếm nằm đầu trang (thẻ đang mở của bạn, quá hạn, đến hạn trong 7 ngày); mỗi số mở danh sách các thẻ tương ứng. Các bảng được gắn sao hiển thị trước, tiếp theo là Mở gần đây, rồi mọi bảng được nhóm theo dự án (tên dự án mở tab Bảng của dự án đó). Mỗi ô có nút gắn sao và các liên kết riêng cho quá hạn, sắp đến hạn và của bạn.

Hộp thư đến dành cho một thẻ bạn muốn ghi lại trước khi biết nó thuộc về đâu: nhập nội dung và nhấn Thêm vào Hộp thư đến (hoặc nhấn c ở bất kỳ đâu trong Trung tâm). Chỉ bạn thấy Hộp thư đến của mình. Chuyển đến bảng đưa thẻ vào danh sách đầu tiên của bảng bạn chọn, cùng mọi nội dung đã có trên đó.

Lịch kế hoạch hiển thị một tháng với mọi thẻ có ngày từ mọi bảng bạn có thể mở (ngày đến hạn, hoặc ngày bắt đầu nếu không có ngày đến hạn). Thẻ trễ hạn hiển thị Quá hạn và thẻ đã hoàn thành bị gạch ngang. Chỉ thẻ của tôi thu hẹp danh sách còn thẻ của bạn, còn Tháng này, theo thứ tự liệt kê các thẻ đó theo ngày (trên điện thoại bạn sẽ thấy danh sách này thay vì lưới). Mỗi thẻ trong đó mở trên bảng riêng của nó.

Thêm tệp hoạt động giống nhau ở mọi nơi trong Trung tâm: nhấn Đính kèm tệp (hoặc Đính kèm thêm tệp), kéo tệp từ Finder trên Mac hoặc File Explorer trên Windows vào khu vực (khu vực sáng lên khi tệp đang ở trên đó; kéo nhiều tệp cùng lúc cũng được), hoặc dán ảnh chụp màn hình bằng Cmd+V hoặc Ctrl+V (tên tệp bắt đầu bằng screenshot- kèm ngày). Điều này áp dụng cho Giới thiệu dự án và Giới thiệu bảng, trên mọi thẻ (thả ở bất kỳ đâu trên thẻ đang mở), trong ô bình luận, tin nhắn mới, Trò chuyện và Tài liệu & Tệp. Tệp lớn hiển thị tiến trình tải lên; tệp vượt quá dung lượng gói của bạn, khi gói đã đầy, hoặc là chương trình (.exe, .dmg và tương tự) sẽ hiển thị thông báo nêu rõ lý do không thêm được. Các tệp trong hộp Giới thiệu có menu ⋯ để Đổi tên hoặc Xóa (có Hoàn tác), còn Đính kèm thêm tệp thêm tệp bất cứ lúc nào. Tệp được lưu ở một nơi duy nhất. Tài liệu & Tệp có hai chế độ xem ở đầu trang: Thư mục (thư mục, tài liệu, liên kết và tệp tải lên của bạn) và Tất cả tệp, liệt kê mọi tệp trong dự án dù được đính kèm ở đâu: trên thẻ, bình luận, tin nhắn, hộp Giới thiệu của bảng hoặc dự án, hay trong Tài liệu & Tệp. Mỗi tệp hiển thị ảnh xem trước (hoặc loại tệp), tên, dung lượng, phiên bản, thời điểm thêm và người thêm, cùng liên kết đến nơi tệp nằm. Nhấn vào ảnh hoặc PDF để xem trước ngay tại chỗ (Tải xuống và Đi tới nằm ở đầu trang), hoặc nhấn ⋯ để Đổi tên hoặc Xóa (sẽ hỏi xác nhận trước, rồi có tùy chọn Hoàn tác). Bộ lọc: Loại (Ảnh, PDF, Tài liệu, Khác), Vị trí (Thẻ & việc cần làm, Tin nhắn, Bình luận, Tài liệu & Tệp, Bảng), Người thêm, và Sắp xếp (Mới nhất, Tên, Lớn nhất), cùng ô tìm kiếm; bộ lọc được giữ trong địa chỉ trang nên có thể chia sẻ chế độ xem. Tải tệp lên tại đó, hoặc thả tệp ở bất kỳ đâu trên trang. Tệp ở đầu Trung tâm hiển thị cùng danh sách trên mọi dự án bạn tham gia, có bộ lọc Dự án; bạn chỉ thấy các tệp mà bạn có thể thấy trong dự án, nên một khách hàng không bao giờ thấy tệp của khách hàng khác. Các hộp Giới thiệu có micro để đọc chính tả và Đính kèm tệp; mọi ô nhập khác (bình luận, tin nhắn, mô tả thẻ, trò chuyện) đều đã có micro.

Bảng Tin nhắn hoạt động như một danh sách công việc, giống bảng tin nhắn của Basecamp: mỗi tin nhắn là một đơn hàng, công việc hoặc chủ đề, với các trả lời riêng. Mỗi dòng hiển thị người đăng, tiêu đề (kèm số công việc của bạn nếu bạn có ghi), trả lời mới nhất (hoặc dòng đầu của ghi chú khi chưa ai trả lời), ảnh của hình đầu tiên được đính kèm (bản duyệt), ngày, một bong bóng với số trả lời và nút Lưu trữ. Đang mở và Đã lưu trữ, mỗi mục kèm số đếm, chuyển đổi giữa những gì còn đang tiến hành và những gì đã xong; Sắp xếp theo chọn Mới nhất, Trả lời mới nhất hoặc Cũ nhất; ô lọc tìm theo tiêu đề, số công việc hoặc từ trong ghi chú. Lưu trữ chuyển một công việc đã xong khỏi danh sách đang mở (Hoàn tác ngay đó); mở danh sách Đã lưu trữ và nhấn Bỏ lưu trữ để đưa lại. Tin nhắn đã lưu trữ vẫn nhận trả lời và vẫn tìm kiếm được. Các số đếm ở cuối (3 cuộc thảo luận đang mở · 1 đã lưu trữ) cũng chuyển đổi danh sách. Khách hàng của bạn, được mời vào dự án với tư cách khách hàng, có thể đăng tin nhắn mới (một đơn hàng) và trả lời, và chỉ thấy những gì được chia sẻ với họ; nhóm của bạn nhận email cho mỗi tin nhắn và trả lời mới theo cài đặt trong Cài đặt → Thông báo.

Bảng tin nhắn dùng để thông báo, chia sẻ ý tưởng và cập nhật. Đặt tiêu đề cho tin nhắn và danh mục (không bắt buộc), viết nội dung (gõ @ để nhắc tên ai đó; **in đậm**, danh sách và liên kết đều được), chọn Ai thấy được và Ai nhận thông báo (Mặc định của dự án, Nhóm của chúng tôi, Mọi người có thể xem, hoặc Chọn người); dòng bên dưới cho biết ai sẽ được báo, và không thể chọn người không xem được bài đăng. Sau đó đăng hoặc lưu thành bản nháp mà chỉ bạn thấy. Đính kèm tệp ngay trong tin nhắn: nhấn Đính kèm tệp hoặc kéo thả vào ô nhập (tối đa 10 tệp mỗi lần, mỗi tệp trong giới hạn dung lượng của gói bạn); mỗi tệp hiển thị tên và dung lượng, kèm dấu × để gỡ trước khi đăng, và nút sẽ ghi Đăng với 2 tệp. Tệp đính kèm hiển thị bên dưới tin nhắn: ảnh dưới dạng hình thu nhỏ, PDF dưới dạng thẻ PDF, các loại khác có biểu tượng, mỗi tệp đều có nút Tải xuống và mở trang riêng với các phiên bản và bình luận. Tệp tuân theo phạm vi hiển thị của tin nhắn, nên tệp của tin nhắn chỉ dành cho nhóm sẽ chỉ dành cho nhóm. Danh sách tin nhắn cho biết mỗi tin có bao nhiêu tệp và bình luận. Tin nhắn giữ lại lịch sử phiên bản. Chuyển thành việc cần làm sẽ đọc tin nhắn và gợi ý các việc cần làm để bạn chọn trước khi thêm vào.

Mỗi bình luận và phản hồi đều có Trả lời: câu trả lời nằm dưới bình luận mà nó trả lời, và người được bạn trả lời sẽ nhận email ngay lập tức (giống như khi được nhắc tên). Bình luận cũng có thể đính kèm tệp: nhấn Đính kèm tệp trong ô bình luận (hoặc kéo thả vào nút), và tệp sẽ hiển thị bên dưới bình luận đó. Một bình luận có thể chỉ gồm tệp; khi đó nó hiển thị Đã chia sẻ và tên tệp. Tệp trong ghi chú chỉ dành cho nhóm sẽ bị khách hàng ẩn đi giống như chính ghi chú đó.

Campfire là trò chuyện nhóm của dự án; tin mới xuất hiện sau vài giây khi bạn đang mở. Khách hàng chỉ dùng được nếu bạn bật tùy chọn này trong cài đặt dự án. Trò chuyện, ở đầu Hub (trước đây gọi là Pings), có hai loại hội thoại. Phòng nhóm đứng đầu: một cuộc trò chuyện cho tất cả thành viên trong nhóm của bạn (chủ sở hữu, quản trị viên và thành viên) trên mọi dự án, được tạo khi có người đầu tiên mở Trò chuyện; khách hàng và khách mời không bao giờ thấy phòng này. Gõ @ để nhắc tên ai đó; chỉ những người được nhắc tên mới nhận email, nên phòng đông người sẽ không làm đầy hộp thư của ai. Đính kèm tệp vào bất kỳ tin nhắn nào trong Phòng nhóm hoặc Ping bằng Đính kèm tệp, hoặc thả tệp vào cuộc trò chuyện (tối đa 10 tệp mỗi lần): ảnh hiển thị dưới dạng hình thu nhỏ mà bạn có thể mở toàn kích thước, còn các loại khác (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, phông chữ, video, âm thanh và nhiều loại khác) hiển thị dưới dạng tệp kèm loại, dung lượng và nút Tải xuống. Chương trình và trang web (.exe, .dmg, .html và tương tự) sẽ bị từ chối để bảo vệ mọi người; nếu thực sự cần chia sẻ, hãy nén chúng thành ZIP trước. Bên dưới là Ping: các cuộc trò chuyện riêng với một hoặc vài người, nằm ngoài mọi dự án. Nhấn Ping mới, chọn người, rồi viết dòng đầu tiên; chỉ những người đó mới thấy, và mỗi dòng sẽ gửi email báo cho họ theo cài đặt thông báo họ đã chọn. Trò chuyện mở ở Phòng nhóm; tin mới xuất hiện sau vài giây khi bạn đang mở một cuộc trò chuyện.

Bản tóm tắt AI buổi sáng là một email gửi mỗi sáng các ngày trong tuần, từ 7 giờ sáng theo múi giờ của bạn. Email mở đầu bằng Bắt đầu từ đâu (vài câu do AI viết), tiếp theo là tình hình trong ngày bằng số liệu (khẩn cấp, quá hạn, đến hạn hôm nay, đến hạn trong tuần này, tin nhắn và đơn hàng mới, bình luận mới), rồi đến từng dự án với nút riêng và mọi mục được liệt kê dưới Khẩn cấp, Quá hạn, Đến hạn hôm nay, Đến hạn trong tuần này, Tin nhắn và đơn hàng mới, Bình luận mới, và Công việc aiKit liên kết. Mỗi thẻ hiển thị bảng và danh sách, ngày đến hạn, người phụ trách, tiến độ danh sách kiểm tra và bình luận mới nhất; mỗi tin nhắn hiển thị người đăng, vài dòng đầu, số phản hồi và số tệp, cùng Cần phản hồi khi chưa ai trả lời. Mọi tiêu đề và liên kết Mở it → đều dẫn thẳng đến thẻ, tin nhắn, báo giá hoặc bản duyệt đó. Các danh sách lấy trực tiếp từ Hub; chỉ phần mở đầu là do AI viết. Tính năng này tắt cho đến khi bạn bật: Cài đặt → Thông báo → Hub: bản tóm tắt AI buổi sáng → Sáng các ngày trong tuần (hoặc Chỉ sáng thứ Hai, để có tổng quan đầu tuần). Vào một ngày vắng việc (không có việc đến hạn trong tuần này, không có việc khẩn cấp, không có tin nhắn hay bình luận mới trong hai ngày), sẽ không có email nào được gửi và không dùng AI. Mỗi bản tóm tắt sử dụng một phần nhỏ token của tài khoản bạn, và bạn nhận một bản cho mỗi Hub mà bạn là thành viên. Email được gửi cùng lượt chạy theo lịch của aiKit, nên có thể đến muộn hơn 7 giờ một chút.

Check-in đặt một câu hỏi theo lịch (mỗi ngày, mỗi ngày trong tuần, mỗi tuần một lần vào ngày bạn chọn, hoặc mỗi tháng một lần). Những người được hỏi sẽ nhận lời nhắc trong Hey! đúng ngày đó; câu trả lời được sắp xếp theo ngày, Đang chờ cho biết ai chưa trả lời, và Soạn tóm tắt sẽ tổng hợp các câu trả lời thành một bài đăng bạn có thể chia sẻ.

Mục Lịch trình của dự án hiển thị các sự kiện (một lần, hoặc lặp lại mỗi tuần, tháng hoặc năm), ngày đến hạn của mọi việc cần làm đang mở và, khi có liên kết với một trang web, các lịch đặt của trang đó. Chuyển giữa Tháng và Danh sách. Thêm vào lịch của tôi cung cấp một liên kết riêng cho lịch Google, Apple hoặc Outlook; bất kỳ ai có liên kết đều thấy các sự kiện và ngày đến hạn của dự án, nên chỉ chia sẻ với nhóm của bạn.

Lịch (ở đầu Hub) hiển thị mọi dự án cùng lúc, được tô màu theo dự án. Lineup đặt mọi dự án trên một dòng thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc, kèm đường hôm nay và số lượng việc đang mở và quá hạn. Biểu đồ đồi hiển thị các danh sách bạn theo dõi dưới dạng các chấm trên một ngọn đồi: đi lên khi bạn đang tìm hiểu, đi xuống khi bạn đang biến nó thành hiện thực. Kéo một chấm, hoặc nhấn Tab để đến chấm đó rồi dùng các phím mũi tên.

Tạo thư mục, viết tài liệu (mỗi lần lưu đều giữ phiên bản cũ; Lịch sử cho phép bạn xem lại và khôi phục), thêm liên kết đến Google Docs hoặc bất kỳ thứ gì trên mạng, và tải tệp lên bằng cách kéo thả vào trang hoặc nhấn Tải tệp lên. Tải lên một tệp cùng mục một lần nữa (Tải phiên bản mới) sẽ giữ lại các phiên bản cũ hơn. Hình ảnh hiển thị dưới dạng ảnh thu nhỏ và kích thước đầy đủ trên trang riêng. Trang của tệp PDF có Xem trước các trang tại đây, hiển thị 12 trang đầu ngay trong trang (mỗi lần xem trước tính là một lượt tải xuống); hình ảnh và PDF cũng mở trong tab mới. Các tệp đính kèm trong tin nhắn và bình luận cũng nằm ở đây, và trang của chúng có liên kết quay lại tin nhắn.

Tệp được tính vào dung lượng lưu trữ của gói bạn đang dùng. Khi bạn xóa một tệp, tệp sẽ chuyển vào thùng rác, và dung lượng được giải phóng khi thùng rác được dọn sau 30 ngày. Không chấp nhận chương trình và trang web (như .exe hoặc .html); hãy nén chúng thành file .zip trước.

Lưu trữ một dự án đã hoàn thành từ Cài đặt → Kết thúc, lưu trữ hoặc xóa → Lưu trữ. Mọi thứ trong dự án đều được giữ lại: tin nhắn, bình luận, việc cần làm, tài liệu, tệp và các phiên bản của chúng. Dự án sẽ chuyển sang tab Đã lưu trữ ở Trang chủ, vẫn xuất hiện khi tìm kiếm (hộp tìm kiếm aiKit ở trên cùng sẽ ghi nhãn là đã lưu trữ), và mọi tệp vẫn có thể tải xuống. Các tệp của dự án vẫn được tính vào dung lượng lưu trữ. Với các gói trả phí có giới hạn số dự án, dự án đã lưu trữ không chiếm chỗ dự án, nên lưu trữ sẽ tạo thêm chỗ trống. Với gói Miễn phí, 3 dự án đang hoạt động và đã lưu trữ được tính chung, vì vậy hãy xóa dự án bạn không cần nữa (hoặc nâng cấp) để bắt đầu dự án mới.

Dự án đã lưu trữ chỉ đọc đối với tất cả mọi người: một thanh màu vàng ở trang của dự án sẽ thông báo điều này, và không ai có thể thêm, chỉnh sửa, đánh dấu hoàn thành, đẩy mạnh, xóa hoặc tải lên bên trong dự án cho đến khi được khôi phục (bạn vẫn có thể theo dõi và đánh dấu các nội dung). Khách hàng trong dự án chỉ tiếp tục xem đúng những gì đã được chia sẻ với họ, không hơn. Khôi phục bằng một cú nhấp từ thanh đó, từ thẻ của dự án trên tab Đã lưu trữ, hoặc từ Cài đặt của dự án; nếu mọi chỗ trong gói của bạn đều đang được dùng, Trung tâm sẽ thông báo và đưa ra các gói.

Xóa thì khác: nó chuyển dự án vào thùng rác trong 30 ngày (chủ sở hữu và quản trị viên sẽ thấy dự án ở Trang chủ → Thùng rác, kèm số ngày còn lại, và có thể Khôi phục), sau đó dự án và các tệp của nó sẽ bị xóa vĩnh viễn. Một hộp thoại sẽ hỏi trước khi bất kỳ thứ gì được chuyển vào thùng rác.

Xuất (nút tải xuống trong tiêu đề dự án, hoặc Xuất trong Cài đặt hay trên thanh lưu trữ) tạo một tệp .zip trong trình duyệt của bạn gồm mọi thứ trong dự án mà bạn có thể xem: index.html để đọc tất cả trong bất kỳ trình duyệt nào (tin nhắn kèm bình luận và tệp đính kèm, danh sách việc cần làm kèm các bước, tài liệu, lịch và Campfire), project.json chứa mọi bản ghi để chuyển sang nơi khác, và một thư mục files chứa mọi phiên bản tệp. Chọn hoặc bỏ chọn Bao gồm các tệp; tải các tệp này được tính vào hạn mức tải xuống của tháng, và nếu vượt 750 MB, bản xuất chỉ chứa văn bản và bạn tải các tệp lớn từ Tài liệu & Tệp. Mọi tệp không thể thêm vào sẽ được liệt kê trong files-not-included.txt. Việc xuất dành cho nhóm của dự án (chủ sở hữu, quản trị viên và thành viên nhóm trong dự án).

Cài đặt → Bạn gọi công việc là gì cho phép chủ sở hữu hoặc quản trị viên của Trung tâm chọn từ mà nhóm bạn đang dùng: Dự án (mặc định), Công việc, Khách hàng hoặc Đơn hàng. Chỉ một cú nhấp sẽ thay đổi cho mọi người trong Trung tâm: tab đầu tiên, Công việc mới (hoặc Đơn hàng mới…), các tab và bộ lọc trên Trang chủ, breadcrumb và cài đặt của trang dự án, các trang trống, giới hạn của gói và thông báo, cùng email mời ("các công việc đã mở cho bạn"). Một dòng bên dưới cho thấy cách hiển thị. Không có gì khác thay đổi: dữ liệu, liên kết và giới hạn của bạn vẫn giữ nguyên.

Trong một dự án khách hàng, mọi thứ ban đầu chỉ dành cho nhóm. Dùng công tắc Khách hàng xem này / Chỉ nhóm trên danh sách, việc cần làm, tin nhắn, sự kiện, tài liệu, thư mục hoặc cửa để chia sẻ. Khách hàng chỉ thấy một mục khi nó và mọi thứ ở cấp trên đều được chia sẻ (một việc cần làm được chia sẻ trong danh sách chỉ nhóm vẫn bị ẩn), và họ không bao giờ thấy các lần check-in, thời gian, tin nhắn gửi qua email, đơn in hay các liên kết nội bộ khác.

Trong một chuỗi đã chia sẻ, nhóm của bạn vẫn có thể thêm ghi chú Chỉ nhóm; khách hàng sẽ không bao giờ thấy nó, các tệp của nó, hay việc nó tồn tại. Khách hàng có thể bình luận, đăng tin nhắn, thêm tệp, trả lời phê duyệt, bỏ phiếu và đánh dấu hoàn thành các việc cần làm được giao cho họ. Phê duyệt áp dụng cho một sản phẩm bàn giao: một việc cần làm, tài liệu hoặc tệp (không phải tin nhắn). Chọn người nên phê duyệt, và mỗi người trả lời Phê duyệt hoặc Yêu cầu chỉnh sửa kèm ghi chú. Email phê duyệt liệt kê các tệp đính kèm, để người đó biết mình đang phê duyệt điều gì.

Xem trước như khách hàng (trong tiêu đề dự án) cho bạn thấy chính xác những gì khách hàng thấy, để bạn kiểm tra trước khi chia sẻ. Khi có người từ nhiều hơn một công ty bên ngoài tham gia dự án, nút sẽ trở thành Xem trước như… kèm tên từng công ty, và hiển thị chính xác những gì công ty đó thấy.

Nhiều công ty bên ngoài trong cùng một dự án (khách hàng, nhà cung cấp, đối tác): công ty của mỗi người được hiển thị, và Ai xem được này trên tin nhắn, việc cần làm, sự kiện, tài liệu, tệp hoặc thư mục trở thành một menu: Chỉ đội của chúng tôi, Đội của chúng tôi + một công ty theo tên, hoặc Đội của chúng tôi + mọi người bên ngoài. Một công ty chỉ thấy những gì được chia sẻ với mình (và mọi thứ nằm dưới đó: bình luận, tệp đính kèm), không bao giờ thấy bài đăng của công ty khác, và không bao giờ thấy bài nội bộ; Trung tâm kiểm tra điều này trên mọi trang, tìm kiếm, danh sách hoạt động, thông báo, email, xuất dữ liệu và tải tệp. Bài đăng hiển thị huy hiệu: màu hổ phách là Chỉ đội của chúng tôi, hoặc màu xanh lá là Hiển thị cho: Đội của chúng tôi, cùng tên công ty; các bài nội bộ trong danh sách tin nhắn cũng có viền màu hổ phách. Khi một người bên ngoài đăng bài, bài đó chỉ được chia sẻ với đội của chúng tôi và chính công ty của họ. Thay đổi đối tượng của một bài sau này sẽ lập tức rút lại (hoặc cấp quyền cho) mọi người.

Mọi người trong Hub đều đăng nhập bằng tài khoản aiKit của riêng mình. Vai trò: Chủ sở hữu (toàn quyền, bao gồm gói dịch vụ), Quản trị viên (toàn quyền trừ gói dịch vụ), Thành viên nhóm (các dự án họ tham gia, và có thể bắt đầu dự án mới), Khách ngoài (người hỗ trợ từ bên ngoài, chỉ xem công việc nhóm trong các dự án được thêm vào), và Khách hàng (chỉ xem những gì bạn chia sẻ, trong các dự án khách hàng mà họ tham gia). Chủ sở hữu, quản trị viên và thành viên nhóm dùng suất nhóm; khách ngoài và khách hàng dùng suất khách hàng, với mức ưu đãi cao hơn.

Tab Người của dự án nhóm mọi người theo cách bạn nghĩ về họ: Nhóm của chúng tôi trước tiên, sau đó là từng công ty bên ngoài kèm tên công ty, có ghi chú rằng công ty đó chỉ xem những gì được chia sẻ với mình. Thêm người đã có trong Hub, mời người mới (email, tên, công ty, và họ thuộc nhóm chúng tôi, công ty khác, hay khách ngoài xem công việc nhóm), hoặc Xóa bất kỳ ai. Chỉnh sửa tên, công ty và vai trò sẽ mở Người. Cũng tại tab này, bạn đặt Ai nhận thông báo mặc định cho bài đăng trong dự án này: Chỉ nhóm chúng tôi (lựa chọn ban đầu), Tất cả mọi người trong dự án, hoặc Những người này; người từ công ty bên ngoài sẽ không được đưa vào mặc định nào cho đến khi chủ sở hữu Hub, quản trị viên hoặc người tạo dự án chọn Bao gồm người từ công ty bên ngoài. Dự án mới cũng có Ai tham gia: thêm người từ Hub, hoặc thêm lời mời qua email kèm công ty của họ; lời mời sẽ trở thành liên kết bạn sao chép và gửi từ tab Người của dự án.

Mời ai đó từ Người hoặc từ mục Người của một dự án: nhập email, tên và vai trò, chọn dự án, rồi nhấn Tạo liên kết mời (sao chép và tự gửi) hoặc Gửi lời mời qua email. Liên kết chỉ dùng được một lần và có hiệu lực trong 60 ngày. Nếu dự án gắn với một khách hàng aiKit, Thêm người làm việc cho khách hàng này sẽ thêm họ chỉ bằng một bước, với cùng vai trò họ có trong aiKit. Khi hết suất của gói, Hub sẽ thông báo và nêu tên gói có nhiều suất hơn.

Bên dưới danh sách Người, Lời mời hiển thị tất cả những người bạn đã mời: email, vai trò, người mời và thời điểm, cùng trạng thái. Đang chờ nghĩa là lời mời đã gửi nhưng họ chưa tham gia (hiển thị ngày liên kết hết hạn). Đã chấp nhận nghĩa là họ đã tham gia, kèm ngày. Đã hết hạn nghĩa là đã qua 60 ngày mà họ chưa tham gia. Đã hủy nghĩa là chủ sở hữu hoặc quản trị viên đã thu hồi lời mời. Với lời mời Đang chờ hoặc Đã hết hạn, chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể nhấn Gửi lại, để gửi liên kết mới qua email cho đúng người đó (liên kết cũ sẽ ngừng hoạt động; bạn chỉ gửi lại được mỗi 10 phút và tối đa 5 email cho mỗi lời mời), hoặc Hủy lời mời, sẽ yêu cầu bạn xác nhận, dừng liên kết và giải phóng suất. Thành viên nhóm thấy cùng danh sách nhưng không thể gửi lại hay hủy, còn khách ngoài và khách hàng không thấy danh sách này.

Hôm nay của tôi liệt kê mọi việc được giao cho bạn trong tất cả dự án: Quá hạn, Hôm nay, 7 ngày tới, Sau này và Không có hạn, mỗi mục có một ô đánh dấu. Thu nhận (hoặc nhấn c) ghi nhanh một việc cần làm vào Hộp thư đến bằng cách gõ, dùng micro, hoặc chụp ảnh (ảnh sẽ thành ảnh bìa của thẻ); Chuyển sang dự án sẽ lưu nó vào một danh sách kèm ghi chú và ảnh.

Hey! tập hợp các lượt nhắc đến, việc được giao, lời nhắc, bình luận về mục bạn theo dõi, phê duyệt, nhắc kiểm tra và thông báo quy tắc, cùng nhắc nhở đến hạn (một ngày trước, đúng ngày, và khi đã quá hạn; chúng được thêm khi bạn mở Hub). Các mục này cũng hiển thị ở chuông aiKit, và email tuân theo lựa chọn của bạn trong Cài đặt → Thông báo: gửi ngay, tóm tắt hằng ngày, hoặc tắt.

Liên kết công việc aiKit gắn báo giá, bảng báo giá, bản duyệt khách hàng, công việc chuẩn bị in, công việc gobo, dọn dẹp logo (với tài khoản có các công cụ đó), đặt lịch, yêu cầu website, yêu cầu thay đổi website, đồ họa, nội dung blog hoặc sản phẩm, đánh giá hoặc website vào một việc cần làm hoặc vào dự án. Liên kết hiển thị trạng thái trực tiếp của mục (ví dụ Đã gửi, Đã chấp nhận, Chờ phê duyệt, Yêu cầu chỉnh sửa) và mở mục trong công cụ riêng của nó. Tạo báo giá trên bất kỳ thẻ nào sẽ bắt đầu một báo giá Quote Studio cho khách hàng của dự án và liên kết với nó.

Khi báo giá hoặc bảng báo giá được liên kết được chấp nhận, bản duyệt được phê duyệt hoặc nhận yêu cầu chỉnh sửa, hoặc bản duyệt gobo hay chuẩn bị in được phê duyệt, những người theo dõi thẻ sẽ được thông báo và các quy tắc của danh sách sẽ chạy (xem Bảng và các công cụ aiKit của bạn); trong phần công việc aiKit, bạn cũng có thể chọn một cột để thẻ chuyển đến khi báo giá của nó được chấp nhận. Liên kết một website aiKit trong cài đặt dự án để biến các yêu cầu mới (biểu mẫu báo giá và liên hệ, đặt lịch) và yêu cầu thay đổi website thành việc cần làm trong danh sách bạn chọn, và hiển thị lịch đặt trên Lịch. Khách hàng chỉ xem các báo giá và bản duyệt bạn chia sẻ, kèm liên kết đến trang báo giá hoặc bản duyệt của chính họ.

Nhập (trên Trang chủ hoặc Cài đặt) chuyển công việc từ Trello (tệp JSON xuất từ bảng), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion và Jira (tệp CSV xuất ra), bất kỳ bảng tính nào (bạn ghép các cột), và Basecamp. Mỗi nguồn hiển thị các bước xuất dữ liệu. Chưa có gì được thêm cho đến khi bạn xem bản xem trước: số dự án, việc cần làm, bình luận và người, cùng mọi cảnh báo.

Sau đó chọn dự án cần chuyển và đổi tên nếu muốn, ghép mỗi người với một người trong Hub, thêm họ thành lời mời (hệ thống không bao giờ gửi email cho họ khi nhập), hoặc để công việc của họ chưa giao, và quyết định về việc đã hoàn thành và tệp (kèm kích thước để bỏ qua). Quá trình chạy nền với thanh tiến trình, sau đó hiển thị những gì đã chuyển và những gì không, cùng lý do. Hoàn tác nhập sẽ xóa mọi thứ đã được thêm.

Kết nối Basecamp, Trello hoặc Asana đọc trực tiếp tài khoản của bạn khi các kết nối này được bật: bạn phê duyệt trên trang của họ, aiKit không bao giờ thấy mật khẩu của bạn, và quyền truy cập bị xóa khi quá trình nhập kết thúc. Trước đó, tệp xuất sẽ hoạt động.

Cài đặt → Gói & dung lượng hiển thị giới hạn gói của bạn bên cạnh mức bạn đang dùng: số ghế thành viên nhóm, ghế khách hàng và khách, dự án (ở gói Miễn phí, dự án đang hoạt động và đã lưu trữ được tính chung; ở gói trả phí, dự án đã lưu trữ không được tính), dung lượng, lượt tải xuống trong tháng này và số lần chạy trợ lý AI, cùng các tệp lớn nhất của bạn. Miễn phí: 1 thành viên nhóm (bạn), 3 khách hàng hoặc khách, 3 dự án, 1 GB, tệp tối đa 25 MB. Starter (18,88 $): 1 thành viên nhóm, 10 khách hàng hoặc khách, 5 dự án, 10 GB, tệp tối đa 50 MB, không có gói mở rộng dung lượng. Pro (48,88 $): 3 thành viên nhóm, 50 khách hàng hoặc khách, 25 dự án, 50 GB, tệp tối đa 250 MB. Team (88,88 $): 5 thành viên nhóm, 150 khách hàng hoặc khách, không giới hạn dự án, 150 GB. Business (198,88 $): 7 thành viên nhóm, 300 khách hàng hoặc khách, 250 GB. Agency (348,88 $): 10 thành viên nhóm, 500 khách hàng hoặc khách, 400 GB. Thành viên nhóm gồm chủ sở hữu và quản trị viên. Khi mời vượt quá số thành viên gói bao gồm, màn hình sẽ cho biết gói tiếp theo bao gồm những gì, kèm nút Nâng cấp. Gói mở rộng dung lượng: +50 GB với 8,88 $, +150 GB với 18,88 $ hoặc +500 GB với 48,88 $ mỗi tháng; khi một gói mở rộng có giá cao hơn việc nâng lên một gói, màn hình sẽ nói rõ và đề xuất gói đó. Miễn phí hoàn toàn không mất phí, không cần thẻ. Vượt giới hạn không bao giờ phát sinh thêm phí: khi đạt 80% giới hạn, bạn sẽ nhận được cảnh báo; khi dung lượng đạt 100%, chỉ các tệp tải lên mới bị tạm dừng, còn mọi thứ khác vẫn hoạt động, với nút Nâng cấp gói được đưa ra trước và Thêm dung lượng là lựa chọn thứ hai. Với chủ sở hữu Hub, nút Chọn (gói) và Thêm (dung lượng) mở Cài đặt → Thanh toán, nơi giá và ngày thanh toán được hiển thị trước khi bất kỳ khoản nào được trả (xem hướng dẫn Gói & thanh toán). Khi thanh toán bằng thẻ chưa được bật, các nút này hiển thị Yêu cầu cho việc này và gửi yêu cầu của bạn đến đội ngũ aiKit.

Sử dụng hợp lý giúp mọi thứ luôn nhanh cho tất cả mọi người: mục đã xóa được giữ trong thùng rác 30 ngày, tệp giữ 20 phiên bản gần nhất, và có giới hạn hằng ngày đối với số dòng trò chuyện, mục mới, lời mời và lượt nhập, mà công việc thông thường không bao giờ chạm tới. Việc tải xuống có hạn mức hằng tháng khoảng gấp đôi dung lượng của bạn; khi vượt quá, việc tải xuống tạm dừng đến ngày 1 và mọi thứ khác vẫn hoạt động. Các trợ lý AI sử dụng token của gói bạn (token = hạn mức AI hằng tháng; 1 token = 1 xu AI; một lần chạy trợ lý Hub dùng một phần nhỏ của một token) và chỉ đọc những gì bạn có thể xem.

Nhấn ? để xem danh sách: / tìm kiếm, c chụp màn hình, n mới (dự án ở Trang chủ, việc cần làm trong danh sách), g rồi h Trang chủ (dự án của bạn), g rồi m Ngày của tôi, g rồi p Trò chuyện, g rồi a Hoạt động, g rồi c Lịch, Esc đóng bảng.

Hub hoạt động trên điện thoại: bảng cuộn ngang, bảng mở toàn màn hình, và chế độ xem tháng chuyển thành danh sách lịch. Nếu kết nối bị gián đoạn, Hub hiển thị bản sao gần nhất đã tải và thông báo bạn đang ngoại tuyến.