← Tất cả hướng dẫn
Thông báo: chuông, email và tóm tắt hằng ngày
aiKit báo cho bạn ngay khi có điều gì xảy ra: khách hàng gửi biểu mẫu từ một trong các trang web của bạn, khách hàng hoàn tất câu hỏi của bạn, hoặc một sự cố bạn đã báo nhận được cập nhật hay phản hồi. Mọi thông báo đều hiện trên biểu tượng chuông ở đầu mỗi trang khi bạn đã đăng nhập, và mỗi thông báo mở đúng bản ghi đó. Với từng loại cập nhật, bạn chọn có gửi thêm qua email ngay, gom thành một bản tóm tắt hằng ngày, chỉ trong aiKit, hay không gửi. Hướng dẫn này giải thích về chuông, trang Thông báo, các lựa chọn của bạn trong Cài đặt, trang yêu cầu đơn lẻ và nhắc nhở câu hỏi của khách hàng.
Mở Thông báo →1
Chuông
- Chuông nằm ở góc trên bên phải của mọi trang khi bạn đã đăng nhập. Số trên chuông đếm những gì bạn chưa đọc; số này chuyển sang màu san hô khi có mục khẩn cấp. Chuông tự làm mới mỗi phút khi trang đang mở, và bất cứ khi nào bạn quay lại thẻ này.
- Nhấn vào để mở bảng. Tất cả hiển thị mọi thứ, mới nhất trước; Chưa đọc chỉ hiển thị những gì bạn chưa đọc. Đánh dấu đã đọc tất cả sẽ xóa số đếm.
- Mỗi dòng hiển thị một biểu tượng cho loại cập nhật, nhãn Khẩn cấp khi cần bạn xử lý gấp, nội dung là gì (Biểu mẫu website, Khách trả lời, Báo cáo của bạn), đã cách đây bao lâu, tiêu đề như Yêu cầu báo giá từ Jordan Lee, và một dòng chi tiết. Nhấn vào dòng để mở đúng bản ghi; thao tác này cũng đánh dấu đã đọc.
- Chấm tròn ở cuối mỗi dòng đánh dấu đã đọc hoặc chưa đọc mà không cần mở. Chấm đặc có nghĩa là chưa đọc.
- Ở dưới cùng: Xem tất cả mở trang Thông báo; N cần bạn trên Trang chủ mở Trang chủ đã lọc theo những gì cần bạn; Cài đặt mở các lựa chọn thông báo của bạn.
- Khẩn cấp nghĩa là: một lịch hẹn trong vòng một ngày rưỡi tới, một biểu mẫu ghi khẩn cấp, khẩn, hôm nay, ASAP hoặc trong ngày, một khách tiềm năng từ báo cáo miễn phí yêu cầu gọi lại, hoặc một báo cáo sự cố mức độ nghiêm trọng cao (quản trị viên).
2
Trang Thông báo
- Tất cả những gì bạn đã nhận, nhóm theo ngày (Hôm nay, Hôm qua, sau đó là các ngày). Chỉ thông báo của chính bạn mới hiển thị ở đây.
- Các thẻ phía trên lọc danh sách: Tất cả, Chưa đọc (kèm số đếm), và một thẻ cho mỗi loại cập nhật. Lựa chọn của bạn được giữ trong địa chỉ trang, nên bạn có thể đánh dấu trang hoặc chia sẻ với chính mình một chế độ xem đã lọc.
- Tìm kiếm tìm các từ trong tiêu đề và chi tiết, như tên khách hàng hoặc tên dự án. Thanh Đang hiển thị màu xanh cho biết bạn đang xem gì, và Hiển thị tất cả sẽ xóa bộ lọc.
- Chọn nhận những gì mở Cài đặt của bạn. Đánh dấu đã đọc tất cả sẽ xóa chuông. Hiển thị cũ hơn tải thêm 50 mục tiếp theo.
3
Chọn cách mỗi cập nhật đến với bạn (Cài đặt → Thông báo)
- Mỗi loại cập nhật có các lựa chọn riêng, được diễn đạt phù hợp với câu hỏi đó. Hầu hết đều có tùy chọn gửi email ngay (chuông cộng với email ngay khi xảy ra), một email mỗi ngày (chuông ngay bây giờ, cộng một email lúc 9 giờ sáng giờ miền Đông Hoa Kỳ liệt kê mọi thứ từ lần trước), chỉ chuông, hoặc Tắt. Một số có lựa chọn riêng: Biểu mẫu website có thể gửi Báo giá và lịch hẹn ngay, các mục còn lại gửi trong email hằng ngày (tin nhắn, khách tiềm năng và tệp chờ email buổi sáng). Hub: bình luận và cập nhật (việc cần làm đã đánh dấu xong, bình luận, bảng mới, kiểm tra tiến độ) mặc định là một Tóm tắt hằng ngày, và có thể chọn từng mục, Tổng hợp hằng tuần vào thứ Hai, chỉ chuông, hoặc Tắt. Hub: nhắc tên và thông báo riêng (@nhắc tên, yêu cầu phê duyệt, hoặc tin nhắn gửi cho bạn) đến ngay hoặc qua chuông (không có tóm tắt hằng ngày). Hub: nhắc hạn hỏi thời điểm: Trước một ngày, vào đúng ngày, và khi trễ; Vào đúng ngày, và khi trễ; hoặc Chỉ khi trễ, kèm công tắc Cũng gửi email cho tôi (tắt nghĩa là chỉ chuông). Nhắc theo dõi báo giá có thể gửi email vào ngày theo dõi, hoặc khi đó và cứ mỗi 3 ngày cho đến khi khách hàng trả lời. Lựa chọn của bạn được lưu ngay khi bạn nhấn.
- Giờ yên tĩnh (ở trên cùng): Giữ email ban đêm giữ lại các email lẽ ra được gửi ngay từ 9 giờ tối đến 7 giờ sáng theo giờ địa phương của bạn và đưa chúng vào bản tóm tắt buổi sáng. Các thông báo khẩn cấp, như đặt lịch trong ngày, vẫn được gửi ngay. Chọn Gửi bất cứ lúc nào để tắt tính năng này.
- Biểu mẫu trên website: khách hàng gửi yêu cầu báo giá, trình tạo báo giá, đặt lịch, tin nhắn liên hệ, khách tiềm năng hoặc tệp từ một trong các website của bạn. Mặc định là Gửi email cho tôi ngay lập tức đối với chủ sở hữu và nhân viên. Người xem không nhận các thông báo này trừ khi họ chọn nhận tại đây.
- Câu trả lời của khách hàng: khách hàng hoàn thành một lượt câu hỏi bạn đã gửi cho họ (các câu trả lời lẻ đã lưu sẽ không thông báo cho đến khi họ hoàn thành). Mặc định giống như biểu mẫu trên website.
- Báo cáo sự cố của bạn: một sự cố bạn đã báo cáo thay đổi trạng thái (Đã nhận, Chúng tôi đang kiểm tra, Đang khắc phục, Đã sửa, v.v.) hoặc có người từ aiKit trả lời bạn.
- Quản trị viên aiKit cũng thấy Khách hàng tiềm năng từ báo cáo miễn phí và Báo cáo sự cố mới.
- Lựa chọn được lưu ngay khi bạn chạm vào; một dòng Đã lưu màu xanh sẽ xuất hiện bên cạnh.
- Nếu email chưa được bật cho aiKit, một ghi chú màu vàng sẽ thông báo điều đó: mọi cập nhật vẫn hiển thị trên chuông thông báo, và các lựa chọn email của bạn sẽ có hiệu lực vào ngày email được bật.
- Gửi thử để kiểm tra không bao giờ thông báo cho ai, bất kể bạn chọn gì.
4
Email biểu mẫu trên website trông như thế nào
- Tiêu đề nêu loại thông báo và người gửi, chẳng hạn như Yêu cầu báo giá mới từ Jordan Lee · Harbor Lawn Care, và có Khẩn cấp: ở đầu nếu là thông báo khẩn.
- Bên trong: người gửi là ai, email và số điện thoại của họ, các chi tiết chính (dịch vụ, thời gian cần, thời điểm đặt lịch theo múi giờ của doanh nghiệp, sản phẩm, số lượng, tùy chọn và ước tính của trình tạo báo giá, địa chỉ, số tệp hoặc ảnh), cùng nội dung tin nhắn của họ.
- Một nút mở yêu cầu trong aiKit. Bên dưới là các nút Email và Gọi, chạm một lần là dùng được trên điện thoại. Trả lời trực tiếp email sẽ gửi phản hồi đến khách hàng.
5
Trang của một yêu cầu
- Mọi thông báo và email về biểu mẫu đều mở đúng yêu cầu đó tại địa chỉ riêng (aikit.ai/home/requests/…), nên liên kết luôn hoạt động và có thể chia sẻ với nhóm của bạn.
- Nội dung họ gửi: tin nhắn và mọi chi tiết, cùng các tệp đính kèm (chủ sở hữu và nhân viên có thể mở) và ảnh.
- Trả lời: nút Email và Gọi, cùng thông tin liên hệ của họ.
- Tình trạng hiện tại: Mới, Đã liên hệ, Thành công, hoặc Đã đóng, và một ghi chú riêng tư chỉ nhóm của bạn thấy. Các thay đổi tại đây giống với những thay đổi trong tab Yêu cầu của dự án. Người xem có thể đọc nhưng không thể thay đổi.
- Tất cả yêu cầu của dự án này, ở trên cùng, mở tab Yêu cầu của dự án.
6
Câu hỏi cho khách hàng: hạn chót và nhắc nhở
- Trên trang Câu hỏi của dự án, thẻ Hạn chót và nhắc nhở nằm phía trên các câu hỏi.
- Công tắc bật hoặc tắt nhắc nhở tự động. Hạn trả lời đặt một ngày. Email của khách hàng được điền tự động từ hồ sơ khách hàng khi có. Nhắc lại mỗi (1 đến 7 ngày) và Tối đa (1 đến 6 lần nhắc) quyết định tần suất. Nhấn Lưu.
- Lần nhắc đầu tiên được gửi 2 ngày sau khi bạn gửi câu hỏi, sau đó theo lịch của bạn, và luôn có một lần vào ngày trước hạn chót. Mỗi lần nhắc liệt kê chính xác các câu hỏi còn đang mở, và phản hồi sẽ gửi đến chủ sở hữu dự án.
- Nhắc nhở sẽ tự dừng khi mọi câu hỏi đã được trả lời, và thẻ sẽ thông báo điều đó.
- Nhắc nhở chỉ qua email. Cho đến khi email được bật cho aiKit, thẻ sẽ hiển thị Nhắc nhở sẽ bắt đầu sau khi thiết lập email, và lịch của bạn đã được lưu sẵn sàng.
- Khi khách hàng hoàn thành một lượt, chủ sở hữu dự án và nhân viên nhận thông báo Câu trả lời của khách hàng, mở trang Câu hỏi.
7
Dành cho quản trị viên aiKit: Khách hàng tiềm năng từ báo cáo
- Khách hàng tiềm năng từ báo cáo, trong thanh bên dưới mục Báo cáo sự cố, liệt kê tất cả những người đã chạy Báo cáo AI miễn phí và để lại email, mới nhất trước. Con số bên cạnh đếm các khách hàng tiềm năng vẫn được đánh dấu Mới.
- Các ô ở trên cùng là bộ lọc: Cần gọi, chưa liên hệ (màu đỏ, là những người nên gọi trước), Mới, Đã liên hệ, Thành công, Không phù hợp và Tất cả khách hàng tiềm năng. Nhấn vào một ô để chỉ hiển thị đúng những mục đó; nhấn lại hoặc Hiện tất cả để xóa bộ lọc.
- Tìm kiếm theo tên, email, số điện thoại, ngành nghề và ghi chú. Mọi bộ lọc đều được giữ nguyên trong địa chỉ trang.
- Mỗi dòng hiển thị tên (nhấn để mở chi tiết), ngành nghề và thời điểm họ chạy báo cáo, một thẻ đỏ Cần gọi, các nút email và điện thoại chạm một lần, và một menu trạng thái được lưu ngay khi bạn thay đổi.
- Khi mở, một dòng hiển thị họ muốn xây dựng, sửa hoặc cải thiện điều gì, website của họ, việc họ có tài khoản aiKit hay không, nút Đọc báo cáo của họ (mở toàn bộ báo cáo), và một ô ghi chú chỉ quản trị viên thấy.
- Xuất CSV tải xuống các khách hàng tiềm năng đang hiển thị, với cùng bộ lọc, sẵn sàng để mở bằng bảng tính.
- Mỗi khách hàng tiềm năng mới cũng được gửi đến mọi quản trị viên trên chuông thông báo, được đánh dấu Khẩn cấp khi họ yêu cầu gọi, và gửi qua email theo lựa chọn của từng quản trị viên.
Muốn tìm câu trả lời nhanh, cụ thể hơn? Xem phần Câu hỏi thường gặp.