aiKit Hub: প্রজেক্ট, বোর্ড ও ক্লায়েন্ট, সব এক শান্ত জায়গায়

সাইডবারে টুল লাইব্রেরি খুলে aiKit Hub বেছে নিন, অথবা সরাসরি aikit.ai/tools/hub-এ যান। এটি সবসময় হাতের কাছে রাখতে আপনার ডকে পিন করুন। Hub-এর ফলাফল aiKit-এর প্রতিটি পৃষ্ঠার উপরের অনুসন্ধান বাক্সেও দেখা যায়।

Hub-এর উপরের সারিতে: প্রজেক্ট (আপনার Hub-এর মূল পাতা; এটি আপনার Hub যে শব্দ ব্যবহার করে তা বহন করে, তাই এটি জবস, ক্লায়েন্ট বা অর্ডার লেখা থাকতে পারে), বোর্ড (আমার বোর্ড, নিচে), আমার দিন, Hey!, চ্যাট (টিম রুম ও পিংস), কার্যকলাপ, ক্যালেন্ডার, ফাইল, লাইনআপ, রিপোর্ট, মানুষ ও সেটিংস, একটি অনুসন্ধান বাক্স (সেখানে যেতে / চাপুন), ক্যাপচার, এবং নতুন প্রজেক্ট। প্রতিটি পৃষ্ঠা, ফিল্টার ও খোলা রেকর্ডের নিজের ঠিকানা আছে, তাই এটি বুকমার্ক করতে, প্রজেক্টের কারও সঙ্গে শেয়ার করতে, বা নতুন ট্যাবে খুলতে পারেন।

একটি বোর্ড হলো একটি কাজ, যা বাঁ থেকে ডানে টেনে সরানো কার্ডের তালিকায় থাকে, যেমন করতে হবে → চলছে → সম্পন্ন। একটি প্রজেক্ট হলো কাজের একটি বড় ঠিকানা: এতে একাধিক বোর্ড থাকতে পারে, সেই সঙ্গে চ্যাট, সময়সূচি, টু-ডু তালিকা, চেক-ইন, সময় ট্র্যাকিং, ক্লায়েন্ট ও অতিথি, এবং AI সহায়কগুলো (আমাকে আপডেট দিন, এই বোর্ড সংক্ষেপ করুন, AI দিয়ে খসড়া করুন, সকালের ডাইজেস্ট)।

ফ্রি প্ল্যানে Hub বোর্ড দিয়ে শুরু হয়। প্রথম ট্যাবের নাম Boards, এবং Home হলো My boards: প্রতিটি বোর্ডের জন্য একটি টাইল, যেখানে তার ব্যাকগ্রাউন্ড, নাম এবং কতগুলো কার্ড খোলা আছে তা দেখানো হয়। বোর্ড খুলতে টাইলে চাপুন। প্রতিটি বোর্ডের উপরে তিনটি ট্যাব আছে: Board (লিস্ট ও কার্ড, সম্পূর্ণ কার্ড উইন্ডোসহ: চেকলিস্ট, তারিখ, লেবেল, উত্তরসহ মন্তব্য, ফাইল এবং Urgent), Messages (Message Board, পোস্টে ফাইলসহ) এবং Files (ওই বোর্ডের যেকোনো জায়গায় সংযুক্ত সব কিছু)। ফ্রিতে ৩টি বোর্ড পাওয়া যায়, সক্রিয় ও আর্কাইভ করা মিলিয়ে; New board টাইলে লেখা থাকে আর কতগুলো বাকি, আর ৩টি বিনামূল্যের বোর্ড ব্যবহৃত হয়ে গেলে লেখা আসে All 3 free boards in use এবং একটি প্রজেক্টে কী যোগ হয় তা দেখায়।

ফ্রিতে New board চাপলে প্রথমে নাম চাওয়া হয়, তারপর একটি টেমপ্লেট (Print job ও অন্যান্য) অথবা ব্যাকগ্রাউন্ড ও শুরুর লিস্টসহ একটি খালি বোর্ড বেছে নিতে হয়। ফ্রি বোর্ডে Menu → Archive this board এবং Delete board পুরো বোর্ডের উপর কাজ করে, এবং Undo আছে।

Turn into a project (বোর্ডের ট্যাবের ডানদিকের শেষে, অথবা ফোনে লেয়ার আইকন) চাপলে দেখা যায় প্রজেক্টে কী যোগ হয়: Chat with your team, Schedule ও calendar, ক্লায়েন্ট ও অতিথি, AI helpers, এক জায়গায় আরও বোর্ড, এবং Check-ins, সময় ট্র্যাকিং ও রিপোর্ট। প্রজেক্ট Starter প্ল্যান ও তার উপরের প্ল্যানে পাওয়া যায়; মালিক Settings → Plan & storage থেকে আপগ্রেড করেন, এবং আপনার বোর্ডের কিছুই বদলায় বা সরে যায় না। ফ্রিতে কোনো প্রজেক্ট টুল খুললে (যেমন Chat-এর লিংক), পৃষ্ঠায় লেখা থাকে এটি কী করে এবং প্রজেক্টের সঙ্গে এটি অন্তর্ভুক্ত, সঙ্গে থাকে Back to my boards বোতাম। ফ্রিতে Hub-এর সার্ভার এসব টুল একই সাধারণ বাক্যে প্রত্যাখ্যান করে, তাই কিছু অসম্পূর্ণ অবস্থায় চলে না।

পেইড প্ল্যান এবং aiKit টিমের নিজস্ব Hub আগের মতোই কাজ করে: Home-এ প্রজেক্ট দেখায়, এবং প্রতিটি প্রজেক্টে সব টুল থাকে।

New project চাপুন। নাম ও এক লাইনের বর্ণনা দিন, তারপর খালি অবস্থায় শুরু করুন বা একটি টেমপ্লেট থেকে: Print job (গ্রাহকের অর্ডার ছাপানো), Design job (ম্যানুয়াল বা ফ্লায়ারের মতো নতুন কিছু ডিজাইন করা: ব্রিফ, প্রথম খসড়া, রিভিউ, চূড়ান্ত ফাইল), Website build, New client onboarding, Event, Marketing campaign বা Hiring। টেমপ্লেটে থাকে তাদের লিস্ট, কলাম ও প্রথম to-do, আর শেষ তারিখ গোনা হয় আজ থেকে। পেইড প্ল্যানে যেকোনো প্রজেক্টকে নিজের টেমপ্লেট হিসেবেও সংরক্ষণ করা যায় (Project settings → Template)।

Who's on it নামের ঠিক নিচে থাকে, New project ও New board-এ: আপনার Hub-এর প্রত্যেকে একটি চিপ, যেটি যোগ করতে ট্যাপ করুন (আবার ট্যাপ করলে সরে যায়); My usual people যাদের সঙ্গে সবচেয়ে বেশি কাজ করেন তাদের যোগ করে, আর Everyone on my team পুরো টিম যোগ করে। আপনি যাদের বেছে নেন শুধু তারাই প্রজেক্ট বা বোর্ড দেখেন এবং আপডেট পান; পরে তা বদলাতে চাইলে People ট্যাবে যান। নতুন কেউ? তার ইমেল লিখে Add চাপুন (পেইড প্ল্যানে On our team বা From another company-ও বেছে নিতে পারেন)। Email them the invite এখন টিক দেওয়া থাকলে, আপনি শুরু করার সঙ্গে সঙ্গেই আমন্ত্রণ যায়; টিক তুললে People ট্যাব থেকে তার লিংক কপি করে নিতে পারবেন।

কোনো গ্রাহকের সঙ্গে কাজ করতে, Client-এ (আপনার aiKit গ্রাহক) তাকে বেছে নিন, অথবা এই প্রজেক্টে Work with a client টিক দিন। একদম নতুন Hub-এও প্রজেক্ট এলাকা দেখায়, তার ভেতরে Start your first project এবং তিনটি উপায়: New project, Start from a template, অথবা Basecamp বা Trello থেকে Import।

Home আপনার প্রজেক্ট দিয়ে খোলে। প্রতিটি প্রজেক্ট কার্ডে ⋯ মেনু আছে: Rename, Move earlier, Move later এবং Delete… (মালিক, অ্যাডমিন বা যিনি শুরু করেছেন), যা একবার জিজ্ঞেস করে, তারপর Undo দেয়; মুছে ফেলা প্রজেক্ট ৩০ দিন Trash-এ থাকে। কার্ড টেনে আনলে পুরো টিমের জন্য ক্রম বদলায় (ফোনে আগে একটু চেপে ধরে রাখুন; কীবোর্ডে Alt ও তীর কী); কিছু ফিল্টার না করা থাকলে Active ট্যাবেও ক্রম ঠিক থাকে, এবং স্টার দেওয়া প্রজেক্ট স্টার রেখেই লাফিয়ে সরে না। তাদের উপরে, আপনার টিম পায় Catch me up on everything: এক চাপে AI আপনি খুলতে পারেন এমন প্রতিটি সক্রিয় প্রজেক্ট পড়ে, প্রতিটির সঙ্গে যুক্ত aiKit কাজ (কোট, প্রুফ, জব ও তাদের অবস্থা) দেখায়, এবং একটি সংক্ষিপ্ত রূপরেখা লেখে: প্রথমে যে একটি কাজ করতেই হবে, তারপর জরুরি ও দেরিতে হওয়া কাজ, নতুন অর্ডার ও উত্তর, এবং এই সপ্তাহে যা আসছে, প্রজেক্ট ধরে ধরে। এতে একটি টোকেনের ছোট অংশ খরচ হয়, শুধু আপনি যা দেখতে পারেন তা পড়ে, এবং নিচে থাকে থাম্বস আপ বা ডাউন। সেই এলাকার উপরের দিকে ট্যাব: Active, Archived, Templates (থাকলে) এবং মালিক ও অ্যাডমিনদের জন্য Trash; প্রতিটিতে কতগুলো আছে তা দেখানো হয়। তার নিচে আছে একটি সার্চ বক্স (নাম বা গ্রাহক দিয়ে) এবং তিনটি ফিল্টার: Client (যেকোনো, কোনো গ্রাহক সহ, কোনো গ্রাহক ছাড়া, অথবা নাম ধরে একজন গ্রাহক), Status (মেয়াদ পেরিয়ে যাওয়া to-do আছে, এই সপ্তাহে শেষ হবে, ঠিক পথে আছে, সব to-do শেষ, এখনও কোনো to-do নেই) এবং Person (যেকোনো, আমি, বা একজন ব্যক্তি)। প্রতিটি ফিল্টার পৃষ্ঠার ঠিকানার অংশ, তাই ফিল্টার করা দৃশ্য বুকমার্ক বা শেয়ার করা যায়; একটি নীল Showing বার বলে কী ফিল্টার করা আছে, আর তা সরাতে থাকে Show all। Cards বা List দিয়ে কার্ড ও একটি সংক্ষিপ্ত টেবিলের মধ্যে বদলানো যায় (আপনার পছন্দ এই ডিভাইসে মনে রাখা হয়)।

প্রতিটি কার্ডে দেখানো হয় প্রজেক্টের রং, নাম, একটি "new" গণনা (আপনি শেষবার খোলার পর অন্যদের কার্যকলাপ; সেটি দেখতে চাপুন), একটি স্টার, গ্রাহক (বা Shared with a client, বা Team only), শব্দে অবস্থা (যেমন 2 overdue, On track বা All done), শেষ সক্রিয় সময়, একটি প্রগ্রেস বার (মোট যতগুলোর মধ্যে কতগুলো to-do শেষ), যারা আছে তাদের মানুষ, এবং চাপা যায় এমন সংখ্যা: আপনার, খোলা এবং দেরি। স্টার দেওয়া প্রজেক্ট সবসময় আগে আসে, তারপর সবচেয়ে সম্প্রতি সক্রিয়গুলো। আর্কাইভ করা কার্ডের উপরের কিনারায় ডোরাকাটা দাগ থাকে এবং Bring back বোতাম থাকে।

প্রজেক্টের নিচে: My Day (কী জমা দেওয়ার কথা), আপনার Inbox, Bring your work over (import) এবং মালিকদের জন্য Hub usage স্ট্রিপ: সক্রিয় প্রজেক্ট, People, Client & guest seats এবং Storage, প্ল্যানের নামসহ। এগুলো শুধু Hub গণনা করে, সাইডবারের ওয়েবসাইট ও গ্রাহক গণনা করে না। নির্দিষ্ট সংখ্যা নেই এমন সীমা বারের বদলে সাধারণ শব্দে দেখানো হয় (যেমন 1 person)। স্ট্রিপে চাপলে Settings খোলে।

একটি প্রজেক্টের পেজে হেডারের নিচে ট্যাবের একটি সারি থাকে, যাতে প্রজেক্টের যেকোনো জায়গা থেকে প্রতিটি অংশ এক ক্লিকে পাওয়া যায়: Overview, চালু থাকা প্রতিটি টুল (Message Board, Boards, To-dos, Schedule, Docs & Files, Campfire, Check-ins এবং বাকিগুলো, আপনার দেওয়া নাম অনুযায়ী), Activity এবং People। Overview-তে প্রতিটি টুলের জন্য একটি কার্ড থাকে, যেখানে ভেতরের নতুন বিষয়, সবচেয়ে সাম্প্রতিক কার্যকলাপ এবং (আপনার টিমের জন্য) AI সহকারীরা দেখানো হয়: সাধারণ ভাষায় প্রজেক্ট সম্পর্কে যেকোনো প্রশ্নের জন্য একটি Ask বক্স (কে পিছিয়ে আছে, শুক্রবার কী জমা দিতে হবে, ক্লায়েন্টের জন্য একটি আপডেটের খসড়া লিখুন), Summarize this week, এবং What's at risk। উত্তরের তারিখে সঠিক সপ্তাহের দিনও থাকে। হেডারে স্টার চিহ্ন প্রজেক্টটি বুকমার্ক করে, people বোতামে দেখা যায় কারা এতে আছেন, download বোতাম প্রজেক্টটি এক্সপোর্ট করে, এবং গিয়ার আইকন সেটিংস খোলে। ক্লায়েন্ট প্রজেক্টে আপনার টিম Preview as client-ও পায়, যা ক্লায়েন্ট ঠিক যেভাবে দেখেন সেভাবে প্রজেক্টটি দেখায়।

একটি তালিকা তৈরি করুন, তারপর এর উপরের বোতামগুলো দিয়ে যেভাবে খুশি দেখুন: List, Board, Table, Calendar, Timeline এবং Dashboard। আপনার বেছে নেওয়া ভিউ ওই তালিকার জন্য মনে রাখা হয়। Board আপনার দেওয়া কলাম দেখায় (ডিফল্টভাবে To do, Doing, Done); কার্ডগুলো কলামের মধ্যে টেনে আনুন, অথবা কীবোর্ড পছন্দ করলে যেকোনো কার্ডের Move to মেনু ব্যবহার করুন। Done কলামের কার্ড সম্পন্ন হিসেবে গণ্য হয়, এবং কোনো to-do সম্পন্ন চিহ্নিত করলে সেটি ওই কলামে চলে যায়। Make it a board (List settings-এর পাশে) তালিকাটিকে সব কিছুসহ Boards ট্যাবে নিয়ে যায়, নিচে বর্ণিত পূর্ণ বোর্ড স্ক্রিনের জন্য।

যেকোনো to-do খুলে সেটি কাকে দেওয়া হয়েছে, শুরু ও শেষ তারিখ, পুনরাবৃত্তি (প্রতিদিন, সপ্তাহের দিন, সপ্তাহ, দুই সপ্তাহ, মাস, তিন মাস বা বছর; সম্পন্ন চিহ্নিত করলে পরেরটি তৈরি হয়), লেবেল, কাস্টম ফিল্ড, ধাপ (প্রতিটির নিজস্ব ব্যক্তি ও তারিখসহ) এবং Waiting on (অন্য to-do যেগুলো আগে শেষ হতে হবে) ঠিক করুন। ফাইল যোগ করুন, কার্ডের কভার ছবি বানান, ভোট দিন (তালিকার জন্য ভোটিং চালু থাকলে), সময় লগ করুন, অনুমোদন চাইুন, দেখুন, বুকমার্ক করুন, অথবা কার্ড টেমপ্লেট হিসেবে সংরক্ষণ করুন। @mention সহ মন্তব্য নিচে থাকে।

Add বক্সে কয়েক লাইন পেস্ট করলে একসঙ্গে অনেকগুলো to-do যোগ হয়। ফিল্টার মেনু ও গণনা দেখায় Assigned to me, Overdue, Due in 7 days, No due date, Nobody assigned, On hold, Done, কোনো ব্যক্তি বা লেবেল; একটি নীল বার বলে কী দেখানো হচ্ছে, সঙ্গে Show all লিংক থাকে। ফিল্টার চালু থাকা অবস্থায় আপনি যে to-do যোগ করেন তা ফিল্টারের সঙ্গে না মিললেও দৃশ্যমান থাকে (যেমন Overdue-এর অধীনে তারিখবিহীন নতুন to-do), এবং বার সেটি জানায়। List settings-এ আপনি কলামের নাম বদলাতে, রং ঠিক করতে ও সাজাতে পারেন, লেবেল ও কাস্টম ফিল্ড (টেক্সট, সংখ্যা, তারিখ, ড্রপডাউন, চেকবক্স) সেট করতে পারেন, এবং কার্ড এজিং (অস্পৃষ্ট কার্ড ফ্যাকাশে হয়ে যায়) ও ভোটিং চালু করতে পারেন। Hill Chart-এ Track তালিকাটিকে প্রজেক্টের hill-এ বসায়।

নিয়ম সাধারণ ইংরেজিতে লেখা কাজগুলো নিজেই করে। কখন চলবে তা বেছে নিন (কার্ড কোনো কলামে গেলে, to-do সম্পন্ন চিহ্নিত হলে, to-do যোগ হলে, তার quote গৃহীত হলে, তার proof অনুমোদিত হলে, বা proof-এ change requests এলে), তারপর এক বা একাধিক ধাপ বেছে নিন: সরানো, সম্পন্ন চিহ্নিত করা, কাউকে দায়িত্ব দেওয়া, লেবেল যোগ করা, এতে থাকা লোকদের, সবাইকে যারা এটি watch করছে বা ক্লায়েন্টকে জানানো, কয়েক দিন পরের শেষ তারিখ সেট করা, অথবা ক্লায়েন্টকে দেখানো। সংরক্ষণের আগে নিয়মটি একটি বাক্য হিসেবে আপনাকে পড়ে শোনানো হয়। নিয়ম কখনো অন্য নিয়মকে চালায় না, তাই কোনো লুপ হয় না, এবং এগুলো কতবার চলবে তার কোনো মাসিক সীমা নেই।

বোতামগুলো একই ধাপ, যখন দরকার তখন চালানোর জন্য: একটি নাম দিন (যেমন Ready for pickup) এবং তালিকার প্রতিটি কার্ডের প্যানেলে সেটি দেখাবে।

প্রতিটি প্রজেক্টে একটি Boards ট্যাব থাকে, এবং একটি প্রজেক্টে যত খুশি বোর্ড রাখা যায়। বোর্ডগুলো ছবির টাইল হিসেবে পাশাপাশি থাকে (ফোনে দুটি করে)। প্রজেক্টের সবার জন্য ক্রম বদলাতে একটি টাইল টেনে আনুন (ফোনে আগে চেপে ধরে রাখুন; কীবোর্ডে Alt ও তীর কী)। প্রতিটি টাইলে ⋯ মেনু আছে: Rename, Move earlier, Move later এবং Delete…, যা একবার জিজ্ঞেস করে এবং সাথে সাথে Undo দেয় (Undo চলে গেলে মোছা বোর্ড আর ফেরানো যায় না; Menu → Archive this board এটি রেখে দেয়)। প্রতিটি বোর্ডের শীর্ষে About this board একটি বড় বক্স, যেখানে বিস্তারিত লেখা যায়: ক্লায়েন্ট বা কাজ, কী তৈরি হচ্ছে, আকার ও পরিমাণ, সময়সীমা, লিংক। লিখতে ক্লিক করুন, অথবা Draft it from the cards চাপুন যাতে AI একটি প্রাথমিক সংস্করণ লিখে দেয়, যা আপনি বদলে Save করতে পারেন। প্রজেক্টের Overview-তেও একই বক্স আছে, About this project, যার সাথে Draft it from the project। ট্যাবে প্রতিটি বোর্ড তার ব্যাকগ্রাউন্ড রং বা ছবিসহ একটি টাইল হিসেবে দেখায়, নাম, কতগুলো তালিকা ও খোলা কার্ড আছে তা সহ, এবং ক্লায়েন্ট প্রজেক্টে ক্লায়েন্টরা এটি দেখতে পায় কি না তাও। টাইলের স্টার বোর্ডটিকে প্রথমে রাখে (এখানে ও My boards-এ)। টাইলের নিচে “3 overdue” বা “2 on you” লিংক: প্রতিটি সেই কার্ডগুলোতেই ফিল্টার করা বোর্ড খোলে। New board শুরু হয় From a template দিয়ে: Print job, Sign job, Website build, Event বা Restaurant opening (অথবা আপনার টিমের সংরক্ষিত টেমপ্লেট, Yours চিহ্নিত) বেছে নিন, এর তালিকাগুলো ক্রমানুসারে দেখুন, এবং Use চাপুন। টেমপ্লেট তার তালিকা, নামযুক্ত লেবেল, চেকলিস্টসহ কার্ড টেমপ্লেট, নিয়ম, এবং নতুন অনুরোধ কোথায় যাবে তা নিয়ে আসে; এটি কখনো বানানো ক্রেতা বা কাজ যোগ করে না। Blank board একটি নাম, একটি ব্যাকগ্রাউন্ড ও শুরুর তালিকাগুলো চায়। ব্যাকগ্রাউন্ড: নরম রং, উজ্জ্বল রং, Living (ছয়টি ধীরে চলমান রঙের ক্ষেত্র, যা আপনার ডিভাইস কম গতি চাইলে স্থির থাকে), Infinity art, ছবি, অথবা Your own picture (সেখানেই আপলোড করুন; বোর্ড তৈরি হওয়া মাত্র এটি আপলোড হয়; পরে Menu → Background দিয়ে বদলানো যায়)। শুরুর তালিকা: To do · Doing · Done, একটি job flow (New · Quoted · Approved · In production · Delivered) বা একটি content flow (Ideas · Writing · Review · Published)। আর্কাইভ করা বোর্ডগুলো ট্যাবের নিচে Archived boards-এর অধীনে অপেক্ষা করে।

একটি বোর্ডে তালিকাগুলো পাশাপাশি থাকে এবং প্রতিটি কার্ডে তার কভার ছবি, লেবেল (প্রতিটির নামসহ, যাতে শুধু রঙ দেখে বোঝার উপর নির্ভর করতে না হয়), শিরোনাম এবং ছোট চিহ্নগুলো দেখা যায়: Done, নির্ধারিত তারিখ (দেরি হলে শব্দে লেখা থাকে Overdue), সংযুক্ত aiKit কাজের অবস্থা (যেমন Accepted বা Customer approved, ভালো খবর হলে সবুজ রঙে; এতে ক্লিক করলে সেই কোট বা কাজ খোলে), নোট, চেকলিস্টের অগ্রগতি (3/5), মন্তব্য, সংযুক্তি, Clients see this, এবং কার্ডে থাকা মানুষজন। যেকোনো তালিকার নিচে একটি কার্ড যোগ করুন (Enter চাপলে কার্ড যোগ হয় এবং বক্স খোলা থাকে পরেরটির জন্য; একাধিক লাইন পেস্ট করলে একসঙ্গে কয়েকটি কার্ড যোগ হয়)। বোর্ডে কার্ড টেমপ্লেট থাকলে বক্সের নিচে From a card template… থেকে একটির কপি (শিরোনাম, নোট, লেবেল, মানুষজন ও চেকলিস্টসহ) সেই তালিকায় যোগ করা যায়। সবশেষ তালিকার পরে Add another list থাকে।

কার্ড ওপরে বা নিচে সরাতে, অথবা অন্য তালিকায় টেনে নিতে পারবেন; টানার সময় যেখানে কার্ডটি বসবে সেই জায়গা রূপরেখায় দেখা যায়, এবং Escape চাপলে সরানো বাতিল হয়। তালিকার ক্রম বদলাতে তালিকার নামের বার ধরে টানুন। ফোনে কার্ড (বা তালিকার নামের বার) কিছুক্ষণ চেপে ধরে রেখে তারপর টানুন; দ্রুত সোয়াইপ করলে বোর্ড আগের মতোই স্ক্রল করবে। প্রতিটি কার্ডে একটি Move… বোতামও আছে (তিন বিন্দু, অথবা ট্যাব দিয়ে কার্ডে গিয়ে M চাপলে), যেখানে মেনু থেকে বোর্ড, তালিকা ও অবস্থান বেছে নেওয়া যায়। ছোট পর্দা বা কিবোর্ডে এটি সহজ উপায়, এবং একই প্রকল্পের অন্য বোর্ডে কার্ড পাঠানোর উপায়ও এটিই। তালিকার নিজের মেনুতে (নামের পাশের তিন বিন্দু) আছে Add a card, Rename list, Move left, Move right, Move to a position…, Cards here count as done, একটি রঙ, এবং Archive this list।

একই সময়ে দুজন মানুষ একই বোর্ডে কাজ করতে পারেন। কোনো কার্ড সরালে শুধু সেই কার্ডটিই বদলায়, তাই দুজন ভিন্ন ভিন্ন কার্ড সরালে দুজনেরই কাজ হয়। দুটি কার্ড ঠিক একই মুহূর্তে একই জায়গায় রাখা হলে দুটিই থাকে এবং তালিকাটির ক্রম নিঃশব্দে নতুন করে সাজানো হয়। তালিকা যোগ, নাম বদল, ক্রম বদল বা আর্কাইভ করা হয় সেই মুহূর্তের বোর্ডের ওপর, তাই একই সময়ে দুজন তালিকা যোগ করলে দুজনেরটাই থাকে। বোর্ড অন্যদের পরিবর্তনও নিজে থেকে দেখায় (প্রায় প্রতি ২০ সেকেন্ডে, এবং ট্যাবে ফিরে এলেই সঙ্গে সঙ্গে)।

কোনো কার্ডে ক্লিক করলে (অথবা তার লিংক খুললে) সেটি স্ক্রিনের মাঝখানে একটি বড় উইন্ডোতে খোলে, Trello-র মতো। ওপরে থাকে: কভার ছবি (কার্ডের প্রথম ছবি; Attachments-এর অধীনে Make cover বা Remove cover দিয়ে এটি বদলানো যায়), কার্ডটি যে তালিকায় আছে সেটি বদলানোর মেনু, কোন বোর্ডে আছে, Copy link এবং Close (অথবা Escape)। তার নিচে আছে একটি গোল Done বোতাম এবং শিরোনাম (নাম বদলাতে ক্লিক করুন)। এক ক্লিকে কিছু যোগ করার জন্য একসারি বোতাম আছে: Members, Labels, Dates (শুরু ও নির্ধারিত তারিখে যায়), Checklist, Attachment (ফাইল বাছাইয়ের জানালা খোলে) এবং Mark urgent। এর নিচে Members, Labels ও Dates দেখায় কী সেট করা আছে, এবং বদলানোর জন্য + আছে; সম্পন্ন কার্ডে লেখা থাকে Done, দিন এবং কে সম্পন্ন করেছে। Description-এ কাজের বিবরণ থাকে: কী বানাতে হবে, মাপ, পরিমাণ, কোথায় পাঠাতে হবে, গ্রাহক কী বলেছেন। লম্বা বিবরণ কয়েক লাইনের পরে ছোট হয়ে যায়, সঙ্গে Show more ও Show less; Edit বা দুবার ক্লিক করে বদলানো যায়। চেকলিস্টের নাম থাকে (Add a checklist দিয়ে যোগ করে তারপর আইটেম দিন); প্রতিটিতে একটি অগ্রগতির বার ও “2 of 5” দেখায়, এবং কাজ হলে আইটেম কেটে দেওয়া হয়। Attachments-এ প্রতিটি ছবি থাম্বনেইল হিসেবে দেখায়, সঙ্গে নাম, আকার, যোগ করার দিন এবং একটি Cover ট্যাগ। aiKit কাজ বলতে কোট, প্রুফ ও জবের লিংক বোঝায়। More (সংযুক্তির নিচে) এ বাকি সব থাকে: Reminder (ডিফল্টে ১ দিন আগে; On the due date, 2 days before, 1 week before বা No reminder), repeat, বোর্ড ও তালিকা, custom fields, কে দেখতে পারবে, votes, Waiting on, সময় এবং approvals। নিচের দিকে থাকে Watch, Bookmark, Move…, Archive, Save as card template এবং Delete। ডানদিকে Comments and activity: Write a comment-এ ক্লিক করলে বক্স খোলে (কাউকে উল্লেখ করতে @ লিখুন, ফাইল সংযুক্ত করুন; Ctrl বা ⌘ + Enter দিলে পোস্ট হয়); মন্তব্যগুলো নতুনটি আগে দেখায়, এবং প্রতিটি মন্তব্যের নিচে Reply থাকে, যাতে একটি বিষয়ের আলোচনা একসঙ্গে থাকে। Show details কার্ডের কার্যকলাপ (কে সরিয়েছে, টিক দিয়েছে বা আর্কাইভ করেছে) মিশিয়ে দেখায়। প্রতিটি কার্ডের নিজস্ব ঠিকানা আছে (যা ?card= দিয়ে শেষ হয় এবং কার্ডের আইডি থাকে), তাই কার্ডের লিংক খুললে রিফ্রেশের পরেও সেটি তার বোর্ডের ওপরে খোলে; কার্ডটি মুছে গেলে বা খোলার মানুষের সঙ্গে শেয়ার না থাকলে বোর্ড সেটি জানিয়ে দেয়। ফোনে উইন্ডোটি পুরো পর্দা নেয় এবং মন্তব্যগুলো কার্ডের পরে আসে।

Mark urgent দিলে কার্ডে একটি লাল Urgent ট্যাগ ও লাল কিনারা বসে, এবং জরুরি কার্ডগুলো সম্পন্ন না হওয়া পর্যন্ত তালিকার সবার ওপরে চলে যায় (বোর্ডের নিজস্ব ক্রমের ওপরে)। Filter → Priority → Urgent বাছাই করলে শুধু জরুরি কার্ডগুলো দেখা যায়, এবং ঠিকানায় তা থাকে (u:1), তাই আপনি সেই দৃশ্যটি শেয়ার করতে পারেন।

বোর্ডের উপরে: বোর্ডের নাম (নাম বদলাতে ক্লিক করুন), একটি স্টার, Clients see this board / Team only (ক্লায়েন্ট প্রকল্প), ভিউগুলো (Board, Table, Calendar, Timeline, Dashboard; প্রতিটিতে একই কার্ড), Search cards, Filter, Summarize এবং Menu। Summarize (শুধু আপনার টিম) বোর্ডের প্রতিটি লিস্ট ও কার্ড পড়ে একটি ছোট সারাংশ লেখে: জরুরি ও দেরিতে থাকা কার্ড, কী চলছে এবং কার সঙ্গে, কী শেষ হয়েছে, এবং যেগুলোতে কেউ নেই, সেগুলো; নিচে একটি থাম্বস আপ বা ডাউন থাকে; এতে এক টোকেনের সামান্য অংশ খরচ হয়। Filter লেবেল, সদস্য (বা No members) এবং Overdue, Next 7 days, No due date বা Done বেছে নেয়; তখন একটি বার দেখায় কী দেখানো হচ্ছে (“Rush, Dana: 4 of 19 cards”), সঙ্গে Show all। ফিল্টার চালু থাকা অবস্থায় আপনি যে কার্ড যোগ করেন, তা মিললে না মিললেও দেখা যায় (নতুন কার্ডে এখনও তারিখ, লেবেল বা সদস্য থাকে না), এবং বার সেটা জানায়, ফিল্টার বদলানো পর্যন্ত। সার্চের শব্দ ও ফিল্টার পেজের ঠিকানায় থাকে, তাই ফিল্টার করা বোর্ড বুকমার্ক বা শেয়ার করা যায়। Menu-তে আছে New work lands here, Cards move on their own, Rules, Card templates (প্রতিটি নামে খুলবে), Background (নরম রং, উজ্জ্বল রং, Infinity art paintings, ছবি, বা Upload a picture of your own: JPG, PNG, WebP বা GIF, ১২ MB পর্যন্ত, বোর্ডের সঙ্গে সংরক্ষিত, তাই বোর্ড যাঁরা দেখেন তাঁরাও দেখেন; ডার্ক মোডে নরম রং গাঢ় আভা হিসেবে দেখায়), লেবেলগুলো (নাম, রং, delete, Add a label), Save this board as a template, Archived cards and lists (Bring back, বা Delete a card), Archive this board এবং Delete board (৩০ দিনের জন্য ট্র্যাশে, Undo সহ)।

Trello থেকে আমদানি (Boards ট্যাবে, এই প্রকল্পের জন্য আপনার টিমের হয়ে): Trello-তে বোর্ড খুলুন, তারপর Menu (…) → Print, export and share → Export as JSON, এবং ফাইলটি এখানে ছেড়ে দিন। কার্ড ও মন্তব্যের সংখ্যা এবং নাম মিলিয়ে এখানকার মানুষের সঙ্গে যুক্ত Trello সদস্যদের দেখতে পাবেন; যাদের মেলেনি, তাঁদের মন্তব্যে তাঁদের নামই থাকবে, আর তাঁদের কার্ড কাউকে না দিয়ে আসবে। Bring it over করলে একই প্রকল্পে একটি নতুন বোর্ড হয়, তার লিস্ট, কার্ড, Trello রঙের লেবেল, নামযুক্ত চেকলিস্ট, মন্তব্য, শুরু ও শেষের তারিখ এবং সংযুক্তির লিংক সহ (ফাইল Trello-তেই থাকে)। এই আমদানি শেষ হলে একই উইন্ডোতে Undo this import চাপলে বোর্ডটি আবার মুছে যায়। মালিক ও অ্যাডমিনরা Settings → Import থেকে পুরো Trello ওয়ার্কস্পেস এবং অন্য অ্যাপও আমদানি করতে পারেন।

একটি কার্ডে তার সঙ্গে সম্পর্কিত aiKit কাজ রাখা যায়। কার্ড প্যানেলে, aiKit work-এর নিচে, Link a quote, proof, job… চাপলে আপনার নিজের রেকর্ডের একটি খোঁজার তালিকা খোলে: কোট, কোট শিট, ক্লায়েন্ট প্রুফ, প্রিপ্রেস জব, বুকিং, ওয়েবসাইট অনুরোধ, সাইট পরিবর্তনের অনুরোধ, গ্রাফিক্স, ব্লগ বা প্রোডাক্ট কপি, রিভিউ এবং ওয়েবসাইট (যেসব অ্যাকাউন্টে থাকলে গোবো জব ও লোগো পরিষ্কারের কাজও)। প্রতিটি লিংক রেকর্ডের সরাসরি স্ট্যাটাস দেখায় এবং নিজের টুলে খোলে। প্রথম লিংকের স্ট্যাটাস বোর্ডের কার্ডেও দেখা যায়।

একই প্যানেলে Start in a tool দিয়ে আপনি যে টুলটি বেছে নেন সেখানে একটি নতুন ট্যাব খোলে: New quote sheet, New prepress job (এবং আপনার অ্যাকাউন্টে থাকলে New gobo job বা New logo clean-up)। যথারীতি কাজটি তৈরি করুন; সেই ধরনের প্রথম যেটি বানাবেন, সেটি নিজে থেকেই কার্ডের সঙ্গে যুক্ত হবে। কার্ডে তখন লেখা থাকে Waiting for your new … , সঙ্গে Check now, Open the tool এবং Stop waiting। Hub ট্যাবে ফিরে এলে এটি নিজে থেকেই যাচাই করে। কার্ড ২৪ ঘণ্টা অপেক্ষা করে। Create a quote এখনও প্রকল্পের ক্লায়েন্টের জন্য একটি Quote Studio কোট শুরু করে এবং সঙ্গে সঙ্গে সেটি যুক্ত করে।

Menu → New work lands here: প্রকল্পের সঙ্গে ওয়েবসাইট যুক্ত থাকলে, প্রতিটি ধরনের নতুন কাজ কোন লিস্টে কার্ড হয়ে আসবে তা বেছে নিন: New website request (যোগাযোগ ও ফাইলের ফর্ম), New booking এবং New quote request। প্রতিটি নতুন অনুরোধ অনুরোধের সঙ্গে যুক্ত একটি কার্ড হয় (বুকিংয়ের কার্ডের শেষ সময়সীমা পরিদর্শনের আগের দিন)। Off বেছে নিলে সেই ধরনের কাজে কিছু হয় না। ওয়েবসাইট অনুরোধের জন্য প্রকল্পের নিজস্ম সেটিংসও কাজ করে; বোর্ডের পছন্দ সেই ধরনগুলোর ক্ষেত্রে আগে প্রযোজ্য।

Menu → Cards move on their own: যখন যুক্ত কোট (বা কোট শিট) গৃহীত হয়, ক্লায়েন্ট প্রুফ অনুমোদিত হয়, গোবো প্রুফ অনুমোদিত হয় বা প্রিপ্রেস প্রুফ অনুমোদিত হয়, তখন কার্ড কোন লিস্টে যাবে তা বেছে নিন। এগুলো সাধারণ নিয়ম, তাই Rules-এর অধীনেও দেখায় এবং সেই লিস্টের অন্য নিয়মও চালায়। Check now তখনই দেখে; নইলে বোর্ড প্রায় প্রতি ১৫ মিনিটে এবং প্রকল্প খুললেই টিমের কেউ যখন খোলেন তখন যাচাই করে। কার্ড যাঁরা দেখছেন, তাঁরা প্রতিটি পরিবর্তনের খবর পান।

ক্লায়েন্ট কখনও গোবো জব, লোগো পরিষ্কার, কোট শিট, প্রিপ্রেস জব, ওয়েবসাইট অনুরোধ বা খরচ আছে এমন কিছুর লিংক দেখতে পান না। শেয়ার করা কার্ড তার কোট বা ক্লায়েন্ট প্রুফ দেখাতে পারে, শুধু ক্লায়েন্টের নিজের কোট বা প্রুফ পেজের লিংকসহ।

Menu → Rules বোর্ডের প্রতিটি নিয়ম সহজ ভাষায় তালিকাভুক্ত করে, প্রতিটির সঙ্গে On / Paused সুইচ এবং মুছে ফেলার বোতাম থাকে। নতুন নিয়ম যোগ করতে নিজের ভাষায় বর্ণনা করুন (যেমন “When a card moves to Delivered, check off the checklist and tell everyone watching it”) এবং Set it up চাপুন: aiKit-এর AI সহকারী বাক্যটি পড়ে বোঝা নিয়মটি দেখায়, শুধু এই বোর্ডের আসল লিস্ট, লেবেল ও মানুষদের ব্যবহার করে। Save this rule নিয়মটি যোগ করে; Not quite সেটি বাতিল করে। বাক্যে বোর্ডে নেই এমন কোনো লিস্ট, লেবেল বা মানুষের নাম থাকলে তা না ধরে সেটি জানিয়ে দেয়। প্রতিটি Set it up Hub-এর মাসিক AI সহকারী চালনার একটি ব্যবহার করে। Build it with menus বেছে নিলে পূর্ণ নিয়ম-নির্মাতা খোলে।

একটি নিয়ম শুরু হয় যখন কার্ড কোনো লিস্টে যায়, চেক করা হয়, যোগ করা হয়, আগামীকালের জন্য নির্ধারিত থাকে, বা যখন যুক্ত কোট গৃহীত হয়, প্রুফ অনুমোদিত হয় বা পরিবর্তনের অনুরোধ পায়, অথবা গোবো বা প্রিপ্রেস প্রুফ অনুমোদিত হয়। এরপর এটি কার্ড সরাতে, চেক করতে, পুরো চেকলিস্ট চেক করতে, কয়েক দিন পরের শেষ তারিখ ঠিক করতে, একটি লেবেল যোগ করতে, মানুষ নির্ধারণ করতে, বা কার্ডের সঙ্গে যুক্ত মানুষদের, কার্ড যাঁরা দেখছেন তাঁদের, নির্দিষ্ট মানুষদের বা ক্লায়েন্টকে জানাতে পারে। নিয়মগুলো একে অপরকে চালু করে না, এবং এগুলো কতবার চলবে তার কোনো মাসিক সীমা নেই।

নির্ধারিত তারিখের রিমাইন্ডার কার্ডে থাকা ব্যক্তিদের কাছে যায়, Hey!-তে এবং ইমেইল বা দৈনিক সারসংক্ষেপের মাধ্যমে, যেভাবে প্রত্যেকে তাদের নোটিফিকেশন সেটিংসে বেছে নিয়েছেন। প্রতিটি কার্ড ঠিক করে কখন পাঠানো হবে (আপনি পরিবর্তন না করলে ১ দিন আগে); একই দিনে একটি রিমাইন্ডার দুইবার যায় না, এবং সম্পন্ন কার্ড ও কার্ড টেমপ্লেট চুপ থাকে।

মেনু → এই বোর্ডটি টেমপ্লেট হিসেবে সংরক্ষণ করুন লিস্ট, লেবেল, নিয়ম, অনুরোধ কোথায় যায় এবং কার্ড টেমপ্লেটগুলো ধরে রাখে (কার্ডও রাখুন বেছে নিলে প্রতিটি কার্ড যোগ হয়, নির্ধারিত তারিখগুলো টেমপ্লেট ব্যবহারের দিন থেকে গণনা করা হয়)। ব্যক্তি, মন্তব্য ও ফাইল বাদ যায়। সংরক্ষিত টেমপ্লেটগুলো নতুন বোর্ড → টেমপ্লেট থেকে-তে দেখায়, 'আপনার' চিহ্ন সহ, আপনার দলের সবার জন্য, প্রতিটির নিচে মুছুন বোতাম থাকে। কার্ড টেমপ্লেট বানাতে একটি কার্ড খুলে কার্ড টেমপ্লেট হিসেবে সংরক্ষণ করুন বেছে নিন; টেমপ্লেটগুলো বোর্ডে দেখায় না এবং মেনু → কার্ড টেমপ্লেট-এ তালিকাভুক্ত থাকে।

হাবের শীর্ষের বোর্ডগুলো খোলে আমার বোর্ড: আপনি যেসব প্রজেক্টে আছেন, সেখানকার প্রতিটি বোর্ড যা আপনি খুলতে পারেন। পেজের শুরুতে তিনটি গণনা থাকে (আপনার উপর খোলা কার্ড, মেয়াদোত্তীর্ণ, ৭ দিনের মধ্যে নির্ধারিত); প্রতিটি মিলে যাওয়া কার্ড তালিকা হিসেবে খোলে। আগে তারকাচিহ্নিত বোর্ড, তারপর সম্প্রতি খোলা, তারপর প্রজেক্ট অনুযায়ী সাজানো সব বোর্ড আসে (প্রজেক্টের নামে ক্লিক করলে তার বোর্ড ট্যাব খোলে)। প্রতিটি টাইলে থাকে তারকা এবং নিজস্ব মেয়াদোত্তীর্ণ, শীঘ্রই-নির্ধারিত ও আপনার উপর লিংক।

ইনবক্স হলো এমন একটি কার্ড লেখার জায়গা যা কোথায় যাবে তা জানার আগেই লিখে রাখতে চান: লিখুন এবং ইনবক্সে যোগ করুন চাপুন (অথবা হাবের যেকোনো জায়গায় c চাপুন)। আপনার ইনবক্স শুধু আপনি দেখেন। বোর্ডে সরান চাপলে যে বোর্ড বেছে নেবেন তার প্রথম লিস্টে, সেখানে আগে থেকে যা আছে তার সাথে, কার্ডটি যায়।

প্ল্যানার একটি মাস দেখায়, যেখানে আপনি খুলতে পারেন এমন প্রতিটি বোর্ডের সব তারিখযুক্ত কার্ড থাকে (নির্ধারিত তারিখ, অথবা নির্ধারিত তারিখ না থাকলে শুরুর তারিখ)। দেরি হওয়া কার্ডে লেখা থাকে মেয়াদোত্তীর্ণ এবং সম্পন্ন কার্ড কাটা থাকে। শুধু আমার কার্ড বেছে নিলে শুধু আপনারগুলো দেখায়, এবং এই মাস, তারিখ অনুযায়ী তালিকা একই কার্ডগুলো তারিখের ক্রমে দেখায় (ফোনে গ্রিডের বদলে এই তালিকা আসে)। প্রতিটি কার্ড তার নিজের বোর্ডে খোলে।

ফাইল যোগ করা হাবের সব জায়গায় একই রকম: ফাইল সংযুক্ত করুন (অথবা আরও ফাইল সংযুক্ত করুন) চাপুন, Mac-এ Finder বা Windows-এ File Explorer থেকে ফাইল এলাকায় টেনে আনুন (ফাইল ওপরে থাকলে এলাকা আলোকিত হয়; একসাথে কয়েকটিও চলে), অথবা Cmd+V বা Ctrl+V দিয়ে স্ক্রিনশট পেস্ট করুন (নাম হয় screenshot- ও তারিখ)। এটি এই প্রজেক্ট সম্পর্কে এবং এই বোর্ড সম্পর্কে বক্সে, যেকোনো কার্ডে (খোলা কার্ডের যেকোনো জায়গায় ছাড়ুন), মন্তব্যের ঘরে, নতুন বার্তায়, চ্যাটে এবং ডক্স ও ফাইলে কাজ করে। বড় ফাইলের অগ্রগতি দেখায়; আপনার প্ল্যানের আকারের বেশি ফাইল, প্ল্যান পূর্ণ হয়ে গেলে, অথবা প্রোগ্রাম (.exe, .dmg ইত্যাদি) হলে কেন যোগ হয়নি তা সাধারণ ভাষায় জানানো হয়। 'সম্পর্কে' বক্সের ফাইলগুলোর ⋯ মেনুতে নাম বদলানো বা মুছে ফেলার (আনডু সহ) সুযোগ আছে, এবং আরও ফাইল সংযুক্ত করুন যেকোনো সময় যোগ করে। ফাইল এক জায়গায় রাখা হয়। ডক্স ও ফাইল-এর শীর্ষে দুটি ভিউ আছে: ফোল্ডার (আপনার ফোল্ডার, ডক্স, লিংক ও আপলোড) এবং সব ফাইল, যেখানে প্রজেক্টের প্রতিটি ফাইল দেখায়, সেটি যেখানেই সংযুক্ত হোক: কার্ডে, মন্তব্যে, বার্তায়, বোর্ড বা প্রজেক্টের 'সম্পর্কে' বক্সে, অথবা ডক্স ও ফাইলে। প্রতিটি ফাইলে থাকে ছবি (বা ধরন), নাম, আকার, সংস্করণ, কখন যোগ হয়েছে ও কে যোগ করেছে, এবং যেখানে আছে তার লিংক। ছবি বা PDF চাপলে সেখানেই প্রিভিউ দেখায় (ডাউনলোড ও এতে যান শীর্ষে আছে), অথবা ⋯ চেপে নাম বদলান বা মুছুন (আগে নিশ্চিত করতে বলে, তারপর আনডুর সুযোগ দেয়)। ফিল্টার: ধরন (ছবি, PDF, ডকুমেন্ট, অন্যান্য), কোথায় (কার্ড ও টু-ডু, বার্তা, মন্তব্য, ডক্স ও ফাইল, বোর্ড), কে যোগ করেছে, এবং সাজানো (সবচেয়ে নতুন, নাম, সবচেয়ে বড়), সাথে একটি সার্চ বক্স; ফিল্টার পেজের ঠিকানায় থাকে, তাই একটি ভিউ শেয়ার করা যায়। সেখানে ফাইল আপলোড করুন, অথবা পেজের যেকোনো জায়গায় ফাইল ছাড়ুন। হাবের শীর্ষের ফাইলগুলো আপনি যেসব প্রজেক্টে আছেন সেখানে একই তালিকা দেখায়, প্রজেক্ট ফিল্টার সহ; প্রজেক্টের ভেতরে যা দেখতে পান শুধু তাই দেখবেন, তাই একজন ক্লায়েন্ট কখনো অন্য ক্লায়েন্টের ফাইল দেখে না। 'সম্পর্কে' বক্সগুলোতে ডিক্টেশনের জন্য মাইক্রোফোন ও ফাইল সংযুক্ত করুন আছে; অন্য যেসব বক্সে আপনি লেখেন (মন্তব্য, বার্তা, কার্ডের বিবরণ, চ্যাট) সেগুলোতে আগে থেকেই মাইক্রোফোন আছে।

মেসেজ বোর্ড একটি কাজের তালিকার মতো কাজ করে, Basecamp-এর মেসেজ বোর্ডের মতো: প্রতি অর্ডার, কাজ বা বিষয়ের জন্য একটি বার্তা, প্রতিটির নিজস্ব উত্তর থাকে। প্রতিটি সারিতে দেখায় কে পোস্ট করেছে, শিরোনাম (আপনি জব নম্বর দিয়ে থাকলে সেটিও), সর্বশেষ উত্তর (অথবা কেউ উত্তর না দিলে নোটের প্রথম লাইন), সংযুক্ত প্রথম ছবির ছোট রূপ (প্রুফ), তারিখ, উত্তরের সংখ্যার একটি বুদবুদ, এবং একটি আর্কাইভ বোতাম। খোলা ও আর্কাইভ, প্রতিটির গণনাসহ, চলমান ও শেষ হওয়াগুলোর মধ্যে বদলায়; সাজানো হয় নতুন, সর্বশেষ উত্তর বা পুরোনো অনুযায়ী; ফিল্টার বক্স শিরোনাম, জব নম্বর বা নোটের শব্দ খুঁজে দেয়। আর্কাইভ করলে একটি সম্পন্ন কাজ খোলা তালিকা থেকে সরে যায় (আনডু সেখানেই আছে); আর্কাইভ করা তালিকা খুলে আর্কাইভ থেকে বের করুন চাপলে তা ফিরে আসে। আর্কাইভ করা বার্তাতেও উত্তর দেওয়া যায় এবং তা খোঁজা যায়। নিচের গণনা (৩টি খোলা আলোচনা · ১টি আর্কাইভ) তালিকাও বদলায়। প্রজেক্টে ক্লায়েন্ট হিসেবে আমন্ত্রিত আপনার ক্লায়েন্ট নতুন বার্তা (একটি অর্ডার) পোস্ট করতে ও উত্তর দিতে পারেন, এবং শুধু তাঁর সাথে শেয়ার করা জিনিসই দেখেন; আপনার দল সেটিংস → বিজ্ঞপ্তিতে যেমন ঠিক করা আছে, প্রতিটি নতুন বার্তা ও উত্তরের জন্য ইমেইল পায়।

Message Board হল ঘোষণা, ধারণা এবং আপডেটের জন্য। একটি বার্তার শিরোনাম দিন এবং ইচ্ছে হলে একটি বিভাগ বেছে নিন, তারপর বার্তাটি লিখুন (কাউকে উল্লেখ করতে @ টাইপ করুন; **বোল্ড**, তালিকা ও লিংক কাজ করে), বেছে নিন কে এটি দেখবে এবং কাকে জানানো হবে (Project default, Our team, Everyone who can see it, বা Pick people; নিচের একটি লাইন দেখাবে কাকে জানানো হবে, এবং যিনি পোস্টটি দেখতে পারেন না তাঁকে বেছে নেওয়া যাবে না), এরপর পোস্ট করুন অথবা শুধু আপনার দেখার মতো খসড়া হিসেবে সংরক্ষণ করুন। বার্তার ভেতরেই ফাইল যুক্ত করুন: Attach files চাপুন বা ফাইলগুলো বাক্সে টেনে আনুন (একবারে সর্বোচ্চ 10টি, প্রতিটি আপনার প্ল্যানের ফাইলের আকারের সীমার মধ্যে); প্রতিটির নাম ও আকার দেখা যাবে, পোস্ট করার আগে সরাতে × আছে, এবং বোতামে লেখা থাকবে Post with 2 files। যুক্ত ফাইলগুলো বার্তার নিচে দেখা যাবে: ছবি থাকবে থাম্বনেইল হিসেবে, PDF থাকবে PDF কার্ড হিসেবে, অন্যগুলো আইকনসহ, প্রতিটিতে Download বোতাম থাকবে, এবং প্রতিটি নিজের পাতায় খুলবে যেখানে সংস্করণ ও মন্তব্য থাকবে। বার্তার দৃশ্যমানতা অনুসরণ করে ফাইলগুলো, তাই শুধু দলের জন্য বার্তার ফাইলও শুধু দলের থাকবে। Message list-এ প্রতিটি বার্তার কতগুলো ফাইল ও মন্তব্য আছে তা দেখায়। বার্তাগুলোর সংস্করণের ইতিহাস থাকে। Turn into to-dos একটি বার্তা পড়ে কিছু to-do প্রস্তাব করে, যেগুলো থেকে আপনি কিছু বেছে নিতে পারেন, কিছু যোগ হওয়ার আগেই।

প্রতিটি মন্তব্য ও উত্তরে Reply আছে: উত্তরটি যে মন্তব্যের জবাব, তার নিচে বসে, এবং যাঁকে উত্তর দিচ্ছেন তিনি সঙ্গে সঙ্গে একটি ইমেল পান (উল্লেখের মতো)। মন্তব্যেও ফাইল যুক্ত করা যায়: মন্তব্যের বাক্সে Attach files চাপুন (বা বোতামে ফাইল টেনে আনুন), এবং সেগুলো ওই মন্তব্যের নিচে দেখা যাবে। মন্তব্যে শুধু ফাইল থাকতে পারে; তখন সেটি Shared ও ফাইলের নাম দেখাবে। শুধু দলের জন্য নোটের কোনো ফাইল ক্লায়েন্টের কাছে নোটটির মতোই লুকানো থাকে।

Campfire হল প্রকল্পের গ্রুপ চ্যাট; পাতাটি খোলা থাকলে প্রতি কয়েক সেকেন্ড পর নতুন লাইন আসে। প্রকল্পের সেটিংসে চালু করলেই ক্লায়েন্টরা এটি ব্যবহার করতে পারেন। Hub-এর উপরে থাকা Chat-এ (আগে এর নাম ছিল Pings) দুই ধরনের কথোপকথন আছে। Team room সবার আগে: আপনার দলের সবার (owners, admins ও members) জন্য একটি কথোপকথন, সব প্রকল্প জুড়ে, যা কেউ প্রথম Chat খুললে তৈরি হয়; ক্লায়েন্ট ও অতিথিরা এটি কখনো দেখেন না। কাউকে উল্লেখ করতে @ টাইপ করুন; শুধু যাঁদের উল্লেখ করা হয় তাঁরাই ইমেল পান, যাতে ব্যস্ত রুমে কারও ইনবক্স ভরে না যায়। Team room-এর যেকোনো বার্তায় বা কোনো ping-এ Attach files দিয়ে ফাইল যুক্ত করুন, অথবা কথোপকথনে ফাইল ফেলুন (একবারে সর্বোচ্চ 10টি): ছবি থাম্বনেইল হিসেবে দেখাবে, যা পূর্ণ আকারে খোলা যায়, আর বাকি সবকিছু (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, ফন্ট, ভিডিও, অডিও ও আরও) ধরন, আকার এবং একটি Download বোতামসহ ফাইল হিসেবে দেখাবে। প্রোগ্রাম ও ওয়েবপেজ (.exe, .dmg, .html ইত্যাদি) সবার নিরাপত্তার জন্য গ্রহণ করা হয় না; সত্যিই শেয়ার করতে হলে আগে ZIP করে নিন। এর নিচে থাকে Pings: এক বা কয়েকজনের সঙ্গে ব্যক্তিগত কথোপকথন, যেকোনো প্রকল্পের বাইরে। New ping চাপুন, মানুষ বেছে নিন, প্রথম লাইনটি লিখুন; শুধু সেই মানুষেরাই এটি দেখেন, আর প্রতিটি লাইন তাঁদের বিজ্ঞপ্তি সেটিংসে বেছে নেওয়া অনুযায়ী ইমেলে জানায়। Chat Team room দিয়ে খোলে; কথোপকথন খোলা থাকলে প্রতি কয়েক সেকেন্ড পর নতুন লাইন আসে।

Morning AI digest হল প্রতি কর্মদিবসের সকালে আসা একটি ইমেল, আপনার সময়ক্ষেত্র অনুযায়ী সকাল 7টা থেকে। এটি শুরু হয় Where to start দিয়ে (AI লেখা কয়েক বাক্য), তারপর সংখ্যায় দিনের চিত্র (জরুরি, দেরি, আজকের জন্য নির্ধারিত, এই সপ্তাহের জন্য নির্ধারিত, নতুন বার্তা ও অর্ডার, নতুন মন্তব্য), এরপর প্রতিটি প্রকল্প তার নিজের বোতামসহ, এবং Urgent, Late, Due today, Due this week, New messages and orders, New comments ও Linked aiKit work-এর অধীনে সব আইটেম। প্রতিটি কার্ডে বোর্ড ও তালিকা, শেষ সময়, কে যুক্ত আছেন, চেকলিস্টের অগ্রগতি ও সর্বশেষ মন্তব্য দেখায়; প্রতিটি বার্তায় কে পোস্ট করেছেন, প্রথম কয়েক লাইন, কতগুলো উত্তর ও ফাইল আছে তা দেখায়, এবং কেউ উত্তর না দিলে Needs a reply দেখায়। প্রতিটি শিরোনাম ও Open it → লিংক সরাসরি সেই কার্ড, বার্তা, কোট বা প্রুফে নিয়ে যায়। তালিকাগুলো সরাসরি Hub থেকে আসে; শুধু শুরুর অংশটুকু AI লেখে। এটি বন্ধ থাকে যতক্ষণ না আপনি চালু করেন: Settings → Notifications → Hub: morning AI digest → Weekday mornings (অথবা শুধু Monday mornings, সপ্তাহ শুরুর সারসংক্ষেপের জন্য)। শান্ত দিনে (এই সপ্তাহে কিছু নির্ধারিত নেই, কিছু জরুরি নেই, দুই দিন ধরে কোনো নতুন বার্তা বা মন্তব্য নেই) কোনো ইমেল যায় না এবং AI ব্যবহারও হয় না। প্রতিটি digest আপনার অ্যাকাউন্টের কিছু টোকেন ব্যবহার করে, এবং আপনি যেকোনো Hub-এর দলে থাকলে সেটির জন্য একটি করে পান। এটি aiKit-এর নির্ধারিত চালানোর সঙ্গে পাঠানো হয়, তাই 7টার একটু পরে পৌঁছাতে পারে।

Check-ins নির্দিষ্ট সময়সূচিতে একটি প্রশ্ন করে (প্রতিদিন, প্রতি কর্মদিবস, আপনার বেছে নেওয়া একটি দিনে সপ্তাহে একবার, বা মাসে একবার)। যাদের প্রশ্ন করা হয় তারা সেদিন Hey!-তে একটি রিমাইন্ডার পান, উত্তরগুলো তারিখ অনুযায়ী সাজানো থাকে, Waiting on দেখায় কে এখনো উত্তর দেননি, এবং Draft a recap উত্তরগুলো সংক্ষেপ করে একটি পোস্ট তৈরি করে যা আপনি শেয়ার করতে পারেন।

একটি প্রকল্পের Schedule-এ ইভেন্ট দেখায় (একবারের, অথবা প্রতি সপ্তাহ, মাস বা বছর পর পর পুনরাবৃত্ত), প্রতিটি খোলা to-do-র শেষ সময়, এবং একটি ওয়েবসাইট যুক্ত থাকলে তার বুকিংও। Month ও Agenda-র মধ্যে বদলান। Add to my calendar Google, Apple বা Outlook ক্যালেন্ডারের জন্য একটি ব্যক্তিগত লিংক দেয়; লিংকটি যার কাছে আছে সে প্রকল্পের ইভেন্ট ও শেষ সময় দেখতে পায়, তাই এটি শুধু আপনার দলের সঙ্গে শেয়ার করুন।

Calendar (Hub-এর উপরে) সব প্রকল্প একসঙ্গে প্রকল্প অনুযায়ী রঙিন করে দেখায়। Lineup প্রতিটি প্রকল্পকে শুরু থেকে শেষ তারিখ পর্যন্ত একটি সময়রেখায় রাখে, সঙ্গে আজকের একটি রেখা এবং খোলা ও দেরির গণনা। Hill Chart আপনার ট্র্যাক করা তালিকাগুলোকে একটি পাহাড়ের উপর বিন্দু হিসেবে দেখায়: বোঝার সময় ওপরের দিকে, বাস্তবায়নের সময় নিচের দিকে। একটি বিন্দু টেনে আনুন, অথবা সেখানে যেতে Tab চাপুন এবং তীর কী ব্যবহার করুন।

ফোল্ডার বানান, ডকুমেন্ট লিখুন (প্রতিবার সেভ করলে পুরনো সংস্করণ থাকে; ইতিহাস থেকে আগের সংস্করণ দেখে ফিরিয়ে আনতে পারবেন), Google Docs বা অনলাইনের যেকোনো কিছুর লিংক যোগ করুন, আর ফাইল পেজে টেনে এনে বা ফাইল আপলোড করুন চাপ দিয়ে আপলোড করুন। একই আইটেমে আবার ফাইল আপলোড করলে (নতুন সংস্করণ আপলোড করুন) আগের সংস্করণগুলো থেকে যায়। ছবি থumbnail আকারে দেখায় এবং আলাদা পেজে পূর্ণ আকারে খোলে। PDF-এর পেজে এখানে পেজ প্রিভিউ দেখুন আছে, যা প্রথম ১২ পেজ সরাসরি পেজের ভেতরেই দেখায় (প্রতিটি প্রিভিউ একবার ডাউনলোড হিসেবে গণনা হয়); ছবি ও PDF নতুন ট্যাবেও খোলে। মেসেজ ও মন্তব্যে সংযুক্ত ফাইলগুলোও এখানে থাকে, এবং তাদের পেজ মেসেজটিতে ফিরিয়ে নিয়ে যায়।

ফাইল আপনার প্ল্যানের স্টোরেজে গণনা হয়। কোনো ফাইল মুছলে সেটি ট্র্যাশে যায় এবং ৩০ দিন পর ট্র্যাশ খালি হলে জায়গা খালি হয়। প্রোগ্রাম ও ওয়েব পেজ (যেমন .exe বা .html) গ্রহণ করা হয় না; আগে এগুলো zip করে নিন।

কোনো শেষ হওয়া প্রজেক্ট তার সেটিংস → শেষ করুন, আর্কাইভ বা মুছুন → আর্কাইভ থেকে আর্কাইভ করুন। এর ভেতরের সবকিছু রাখা হয়: মেসেজ, মন্তব্য, টু-ডু, ডক, ফাইল ও সেগুলোর সংস্করণ। এটি হোমের আর্কাইভড ট্যাবে চলে যায়, সার্চে থাকে (উপরের aiKit সার্চ বক্সে এটি archived হিসেবে চিহ্নিত থাকে), এবং প্রতিটি ফাইল ডাউনলোড করা যায়। এর ফাইলগুলো এখনও স্টোরেজে গণনা হয়। প্রজেক্ট সীমাযুক্ত পেইড প্ল্যানে আর্কাইভড প্রজেক্ট কোনো প্রজেক্ট স্লট ব্যবহার করে না, তাই আর্কাইভ করলে জায়গা হয়। Free-তে ৩টি প্রজেক্ট সক্রিয় ও আর্কাইভড মিলিয়ে গণনা হয়, তাই নতুন শুরু করতে যেটি আর দরকার নেই সেটি মুছুন (অথবা আপগ্রেড করুন)।

আর্কাইভড প্রজেক্ট সবার জন্য শুধু-পড়ার: পেজের একটি হলুদ বার সেটি জানায়, এবং ফিরিয়ে আনা না পর্যন্ত এর ভেতরে কিছু যোগ, সম্পাদনা, চিহ্নিত, বুস্ট, মুছে ফেলা বা আপলোড করা যায় না (তবু ফলো ও বুকমার্ক করা যায়)। এতে থাকা ক্লায়েন্টরা শুধু তাদের সাথে যা শেয়ার হয়েছে তাই পড়তে পারে, আর বেশি কিছু নয়। ওই বার থেকে, আর্কাইভড ট্যাবের কার্ড থেকে, অথবা এর সেটিংস থেকে এক ক্লিকে ফিরিয়ে আনুন; আপনার প্ল্যানের সব স্লট ব্যবহৃত থাকলে Hub তা জানায় এবং প্ল্যানের অফার দেখায়।

মুছে ফেলা আলাদা: এতে প্রজেক্টটি ৩০ দিনের জন্য ট্র্যাশে যায় (মালিক ও অ্যাডমিনরা হোম → ট্র্যাশে বাকি দিন সহ এটি দেখেন এবং পুনরুদ্ধার করতে পারেন), এরপর এটি ও এর ফাইলগুলো চিরতরে মুছে যায়। কিছু ট্র্যাশে যাওয়ার আগে একটি ডায়ালগ নিশ্চিত করতে বলে।

এক্সপোর্ট (প্রজেক্টের হেডারে ডাউনলোড বোতাম, অথবা এর সেটিংসে বা আর্কাইভড বারে Export) আপনার ব্রাউজারে একটি .zip বানায়, যাতে প্রজেক্টের আপনার দেখতে পারা সবকিছু থাকে: index.html যেকোনো ব্রাউজারে সব পড়ার জন্য (মন্তব্য ও সংযুক্ত ফাইলসহ মেসেজ, ধাপসহ টু-ডু লিস্ট, ডক, শিডিউল ও Campfire), অন্য জায়গায় সরানোর জন্য project.json-এ প্রতিটি রেকর্ড, এবং files ফোল্ডারে প্রতিটি ফাইলের সংস্করণ। Include the files টিক বা অটিক করুন; ফাইলগুলো ডাউনলোড মাসিক ডাউনলোড সীমায় গণনা হয়, আর ৭৫০ MB-এর বেশি হলে এক্সপোর্টে শুধু লেখা থাকে এবং বড় ফাইলগুলো Docs & Files থেকে ডাউনলোড করতে হয়। যে ফাইল যুক্ত করা যায়নি সেগুলো files-not-included.txt-এ তালিকাভুক্ত থাকে। এক্সপোর্ট প্রজেক্টের টিমের জন্য (মালিক, অ্যাডমিন ও এতে থাকা টিম সদস্যরা)।

সেটিংস → আপনি কাজকে যা বলেন থেকে Hub-এর মালিক বা একজন অ্যাডমিন সেই শব্দটি বেছে নিতে পারেন যা আপনার টিম আগে থেকেই ব্যবহার করে: Projects (ডিফল্ট), Jobs, Clients বা Orders। এক ক্লিকে এটি Hub-এর সবার জন্য বদলে যায়: প্রথম ট্যাব, New job (বা New order…), হোমের ট্যাব ও ফিল্টার, প্রজেক্ট পেজের ব্রেডক্রাম্ব ও সেটিংস, খালি পেজ, প্ল্যানের সীমা ও বার্তা, এবং আমন্ত্রণ ইমেইল ("the jobs open for you")। এর নিচের একটি লাইন দেখায় এটি কীভাবে পড়বে। আর কিছু বদলায় না: আপনার ডেটা, লিংক ও সীমা একই থাকে।

ক্লায়েন্ট প্রজেক্টে সবকিছু শুরুতে শুধু-টিমের জন্য থাকে। কোনো তালিকা, টু-ডু, মেসেজ, ইভেন্ট, ডক, ফোল্ডার বা ডোর শেয়ার করতে সেটির তালিকায় Clients see this / Team only সুইচ ব্যবহার করুন। ক্লায়েন্ট কোনো আইটেম তখনই দেখে যখন সেটি এবং তার উপরের সবকিছু শেয়ার করা থাকে (শুধু-টিমের তালিকায় থাকা শেয়ার করা টু-ডু লুকানো থাকে), আর তারা কখনও চেক-ইন, সময়, ইমেইলে আসা মেসেজ, প্রিন্ট জব বা অন্য অভ্যন্তরীণ লিংক দেখে না।

শেয়ার করা থ্রেডের ভেতরেও আপনার টিম Team-only নোট যোগ করতে পারে; ক্লায়েন্ট এটি, এর ফাইল, বা এর অস্তিত্বও দেখে না। ক্লায়েন্ট মন্তব্য করতে, মেসেজ পোস্ট করতে, ফাইল যুক্ত করতে, অনুমোদনে সাড়া দিতে, ভোট দিতে এবং তাদের জন্য বরাদ্দ টু-ডু চিহ্নিত করতে পারে। অনুমোদন একটি ডেলিভারেবলে যায়: টু-ডু, ডক বা ফাইল (মেসেজে নয়)। কে অনুমোদন করবে বেছে নিন, এবং প্রত্যেকে নোটসহ Approve বা Request changes দিয়ে সাড়া দেয়। অনুমোদনের ইমেইলে সংযুক্ত ফাইলের তালিকা থাকে, যাতে ব্যক্তিটি জানে কী অনুমোদন করছে।

Preview as client (প্রজেক্টের হেডারে) দেখায় আপনার ক্লায়েন্ট ঠিক কী দেখে, যাতে শেয়ার করার আগে যাচাই করতে পারেন। প্রজেক্টে একাধিক বাইরের কোম্পানির লোক থাকলে এটি Preview as… হয়ে যায় এবং প্রতিটি কোম্পানির নাম সহ দেখায়, সেই কোম্পানি ঠিক কী দেখে।

একটি প্রজেক্টে একাধিক বাইরের কোম্পানি (ক্লায়েন্ট, ভেন্ডর, পার্টনার): প্রতিটি ব্যক্তির কোম্পানি দেখানো হয়, এবং মেসেজ, টু-ডু, ইভেন্ট, ডক, ফাইল বা ফোল্ডারে Who sees this একটি মেনু হয়: Our team only, Our team + নাম ধরে একটি কোম্পানি, বা Our team + বাইরের সবাই। কোনো কোম্পানি শুধু তার সাথে যা শেয়ার করা হয়েছে (এবং তার নিচের সবকিছু: মন্তব্য, সংযুক্ত ফাইল) তা দেখে, কখনও অন্য কোম্পানির পোস্ট বা অভ্যন্তরীণ পোস্ট দেখে না; Hub প্রতিটি পেজ, সার্চ, অ্যাক্টিভিটি তালিকা, নোটিফিকেশন, ইমেইল, এক্সপোর্ট ও ফাইল ডাউনলোডে এটি যাচাই করে। পোস্টে ব্যাজ থাকে: হলুদ Our team only, বা সবুজ Visible to: Our team ও কোম্পানির নাম; মেসেজ তালিকায় অভ্যন্তরীণ পোস্টের হলুদ কিনারাও থাকে। কোনো বাইরের ব্যক্তি পোস্ট করলে সেটি শুধু আমাদের টিম ও তার নিজের কোম্পানির সাথে শেয়ার হয়। পরে পোস্টের দর্শক বদলালে সেটি সাথে সাথে কাউকে সরিয়ে বা কাউকে যোগ করে।

প্রতিটি Hub-এ সবাই নিজের আলাদা aiKit অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করে। ভূমিকা: Owner (সব কিছু, প্ল্যানসহ), Admin (প্ল্যান ছাড়া সব কিছু), Team member (যে প্রজেক্টগুলোতে তারা আছে সেগুলো, এবং নতুন প্রজেক্ট শুরু করতে পারে), Guest (বাইরের সহযোগী, যিনি শুধু যে প্রজেক্টে যুক্ত তাতেই টিমের কাজ দেখেন), এবং Client (আপনার শেয়ার করা জিনিসই দেখেন, যে ক্লায়েন্ট প্রজেক্টে তারা আছেন সেখানে)। Owner, Admin ও Team member টিম সিট ব্যবহার করেন; Guest ও Client ক্লায়েন্ট সিট ব্যবহার করেন, যা আরও উদার।

কোনো প্রজেক্টের People ট্যাব সবাইকে আপনি যেভাবে ভাবেন সেভাবে সাজায়: আগে Our team, তারপর প্রতিটি বাইরের কোম্পানি তার নামসহ, যেখানে লেখা থাকে যে সেটি শুধু তার সঙ্গে শেয়ার করা জিনিসই দেখে। Hub-এ থাকা লোকদের যোগ করুন, নতুন কাউকে আমন্ত্রণ জানান (ইমেইল, নাম, কোম্পানি, এবং তারা আমাদের টিমের, অন্য কোম্পানির, নাকি টিমের কাজ দেখা বাইরের সহযোগী তা), অথবা যেকাউকে Remove করুন। নাম, কোম্পানি ও ভূমিকা বদলাতে Edit names, companies and roles চাপলে People খুলবে। একই ট্যাব এই প্রজেক্টের পোস্টের জন্য ডিফল্টভাবে Who's notified ঠিক করে: Just our team (শুরুর পছন্দ), Everyone on the project, বা These people; বাইরের কোম্পানির লোকেরা Hub-এর owner, কোনো admin বা যিনি প্রজেক্ট শুরু করেছেন তিনি Include people from outside companies টিক না দেওয়া পর্যন্ত প্রতিটি ডিফল্ট থেকে বাদ থাকেন। New project-এ Who's on it-ও আছে: Hub থেকে লোক যোগ করুন, অথবা তাদের কোম্পানিসহ ইমেইল আমন্ত্রণ যোগ করুন; আমন্ত্রণগুলো লিংক হয়ে যায়, যা প্রজেক্টের People ট্যাব থেকে কপি করে পাঠাতে পারবেন।

People থেকে বা কোনো প্রজেক্টের People অংশ থেকে কাউকে আমন্ত্রণ জানান: তাদের ইমেইল, নাম ও ভূমিকা লিখুন, প্রজেক্ট বেছে নিন, তারপর Make invite link চাপুন (লিংকটি কপি করে নিজে পাঠান) অথবা Email the invite চাপুন। লিংকটি একবারই কাজ করে এবং 60 দিন চলে। কোনো প্রজেক্ট একটি aiKit ক্লায়েন্টের সঙ্গে যুক্ত থাকলে Add the people who work on that client চাপলে aiKit-এ তাদের যে ভূমিকা আছে সেই একই ভূমিকায় এক ধাপে তাদের যোগ করা হয়। কোনো প্ল্যানের সিট পূর্ণ হলে Hub তা জানিয়ে দেয় এবং বেশি সিট দেওয়া প্ল্যানের নাম বলে দেয়।

People তালিকার নিচে Invites সেই সবাইকে দেখায় যাদের আপনি আমন্ত্রণ জানিয়েছেন: তাদের ইমেইল, ভূমিকা, কে আমন্ত্রণ জানিয়েছেন ও কখন, এবং একটি অবস্থা। Pending মানে আমন্ত্রণ পাঠানো হয়েছে কিন্তু তারা এখনো যোগ দেননি (লিংকটি কবে কাজ বন্ধ করবে সেই তারিখও দেখায়)। Accepted মানে তারা যোগ দিয়েছেন, তারিখসহ। Expired মানে 60 দিন পার হয়ে গেছে, তবু তারা যোগ দেননি। Cancelled মানে কোনো owner বা admin আমন্ত্রণটি প্রত্যাহার করেছেন। Pending বা Expired আমন্ত্রণে owner বা admin Resend চাপতে পারেন, যা সেই একই ব্যক্তিকে একটি নতুন লিংক ইমেইল করে (পুরনো লিংক কাজ বন্ধ করে; প্রতি 10 মিনিটে একবার, এবং প্রতি আমন্ত্রণে সর্বোচ্চ 5টি ইমেইল পাঠানো যায়), অথবা Cancel invite চাপতে পারেন, যা নিশ্চিত করতে বলে, লিংক বন্ধ করে এবং সিট খালি করে। Team member-রাও একই তালিকা দেখেন, কিন্তু resend বা cancel করতে পারেন না, আর guest ও client এটি দেখেন না।

My Day সব প্রজেক্টে আপনাকে দেওয়া সব কাজের তালিকা দেখায়: Overdue, Today, Next 7 days, Later ও No due date, প্রতিটির সঙ্গে একটি চেকবক্স। Capture (বা c চাপুন) টাইপ করে, মাইক্রোফোন ব্যবহার করে, অথবা ছবি তুলে একটি to-do আপনার Inbox-এ লেখে (ছবিটি কার্ডের কভার হয়ে যায়); Move to a project এটিকে নোট ও ছবিসহ একটি তালিকায় প্রজেক্টে সরিয়ে দেয়।

Hey! জমা করে মেনশন, অ্যাসাইনমেন্ট, পিং, আপনি যা অনুসরণ করেন তাতে মন্তব্য, অনুমোদন, চেক-ইন রিমাইন্ডার, নিয়মের বিজ্ঞপ্তি এবং শেষ তারিখের রিমাইন্ডার (আগের দিন, সেদিন, এবং শেষ হয়ে গেলে একবার; Hub খুললে এগুলো যোগ হয়)। একই আইটেমগুলো aiKit বেলেও পৌঁছায়, আর ইমেইল Settings → Notifications-এ আপনার পছন্দ অনুসরণ করে: সঙ্গে সঙ্গে, প্রতিদিনের সারাংশ, অথবা বন্ধ।

Link aiKit work একটি কোট, কোট শিট, ক্লায়েন্ট প্রুফ, প্রিপ্রেস জব, গোবো জব, লোগো ক্লিন-আপ (ওই টুলগুলো থাকা অ্যাকাউন্টে), বুকিং, ওয়েবসাইট অনুরোধ, সাইট পরিবর্তনের অনুরোধ, গ্রাফিক, ব্লগ বা পণ্যের কপি, রিভিউ বা ওয়েবসাইটকে একটি to-do বা প্রজেক্টের সঙ্গে যুক্ত করে। লিংকটি রেকর্ডের সরাসরি অবস্থা দেখায় (যেমন Sent, Accepted, Waiting on approval, Changes requested) এবং রেকর্ডটি নিজের টুলে খোলে। যেকোনো কার্ডে Create a quote চাপলে প্রজেক্টের ক্লায়েন্টের জন্য একটি Quote Studio কোট শুরু হয় এবং সেটি যুক্ত হয়ে যায়।

যুক্ত কোট বা কোট শিট গৃহীত হলে, কোনো প্রুফ অনুমোদিত হলে বা পরিবর্তনের অনুরোধ এলে, অথবা কোনো গোবো বা প্রিপ্রেস প্রুফ অনুমোদিত হলে, কার্ডের ওয়াচাররা জানতে পারেন এবং তালিকার নিয়মগুলো চলে (দেখুন Boards and your aiKit tools); aiKit work-এর অধীনে কোট গৃহীত হলে কার্ডটি কোন কলামে যাবে তাও বেছে নিতে পারেন। প্রজেক্টের সেটিংসে একটি aiKit ওয়েবসাইট যুক্ত করুন, যাতে তার নতুন অনুরোধ (কোট ও যোগাযোগ ফর্ম, বুকিং) এবং সাইট পরিবর্তনের অনুরোধ আপনার বাছাই করা একটি তালিকায় to-do হয়ে আসে, এবং বুকিংগুলো Schedule-এ দেখায়। ক্লায়েন্টরা শুধু আপনার শেয়ার করা কোট ও প্রুফ দেখেন, সঙ্গে তাদের নিজস্ব কোট বা প্রুফ পেজের লিংক থাকে।

Import (Home বা Settings-এ) Trello (বোর্ডের JSON এক্সপোর্ট), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion ও Jira (তাদের CSV এক্সপোর্ট), যেকোনো স্প্রেডশিট (আপনি কলাম মেলান) এবং Basecamp থেকে কাজ নিয়ে আসে। প্রতিটি উৎস তার এক্সপোর্টের ধাপ দেখায়। প্রিভিউ না দেখা পর্যন্ত কিছুই যোগ হয় না: কতগুলো প্রজেক্ট, to-do, মন্তব্য ও লোক আছে, এবং যেকোনো সতর্কবার্তা।

তারপর কোন প্রজেক্টগুলো আনবেন তা বেছে নিন ও নতুন নাম দিন, প্রতিটি ব্যক্তিকে Hub-এর কারও সঙ্গে মেলান, অথবা আমন্ত্রণ হিসেবে যোগ করুন (import তাদের কখনো ইমেইল করে না), নয়তো তাদের কাজ অনির্ধারিত রাখুন, এবং সম্পন্ন to-do ও ফাইল নিয়ে সিদ্ধান্ত নিন (আকারের সীমা দিয়ে বাদ দেওয়া যায়)। এটি প্রগ্রেস বারসহ পেছনে চলে, তারপর কী এসেছে এবং কী আসেনি ও কেন তা দেখায়। Undo this import চাপলে এটি যা যোগ করেছিল সবকিছু সরিয়ে দেয়।

Basecamp, Trello বা Asana সংযোগ চালু হলে Connect Basecamp, Trello বা Asana সরাসরি আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে পড়ে: আপনি তাদের নিজস্ব পেজে অনুমোদন দেন, aiKit কখনো আপনার পাসওয়ার্ড দেখে না, এবং import শেষ হলে অ্যাক্সেস মুছে যায়। তার আগ পর্যন্ত ফাইল এক্সপোর্ট কাজ করে।

সেটিংস → প্ল্যান ও স্টোরেজ আপনার প্ল্যানের সীমা আর আপনি যতটুকু ব্যবহার করছেন তা পাশাপাশি দেখায়: টিম সিট, ক্লায়েন্ট ও অতিথি সিট, প্রজেক্ট (ফ্রি প্ল্যানে সক্রিয় ও আর্কাইভ করা প্রজেক্ট একসাথে গোনা হয়; পেইড প্ল্যানে আর্কাইভ করা প্রজেক্ট গোনা হয় না), স্টোরেজ, এই মাসের ডাউনলোড ও AI হেলপার রান, সেই সঙ্গে আপনার সবচেয়ে বড় ফাইলগুলো। ফ্রি: ১ জন টিম সদস্য (আপনি), ৩টি ক্লায়েন্ট বা অতিথি, ৩টি প্রজেক্ট, ১ GB, ২৫ MB পর্যন্ত ফাইল। স্টার্টার ($18.88): ১ জন টিম সদস্য, ১০টি ক্লায়েন্ট বা অতিথি, ৫টি প্রজেক্ট, ১০ GB, ৫০ MB ফাইল, কোনো স্টোরেজ অ্যাড-অন নেই। প্রো ($48.88): ৩ জন টিম সদস্য, ৫০টি ক্লায়েন্ট বা অতিথি, ২৫টি প্রজেক্ট, ৫০ GB, ২৫০ MB ফাইল। টিম ($88.88): ৫ জন টিম সদস্য, ১৫০টি ক্লায়েন্ট বা অতিথি, কোনো প্রজেক্ট সীমা নেই, ১৫০ GB। বিজনেস ($198.88): ৭ জন টিম সদস্য, ৩০০টি ক্লায়েন্ট বা অতিথি, ২৫০ GB। এজেন্সি ($348.88): ১০ জন টিম সদস্য, ৫০০টি ক্লায়েন্ট বা অতিথি, ৪০০ GB। টিম সদস্য গোনার সময় মালিক ও অ্যাডমিনরা অন্তর্ভুক্ত। আপনার প্ল্যানে যতজন অন্তর্ভুক্ত তার চেয়ে একজন বেশি আমন্ত্রণ জানালে পরের প্ল্যানে কী থাকে তা দেখায়, সঙ্গে আপগ্রেড বোতাম। স্টোরেজ অ্যাড-অন: মাসে +৫০ GB $8.88, +১৫০ GB $18.88 বা +৫০০ GB $48.88; কোনো অ্যাড-অনের খরচ এক ধাপ উপরের প্ল্যানের চেয়ে বেশি হলে স্crিন সেটি জানিয়ে প্ল্যানটি সুপারিশ করে। ফ্রি সত্যিই বিনামূল্যে, কার্ড লাগে না। কোনো সীমা ছাড়িয়ে গেলে অতিরিক্ত চার্জ হয় না: কোনো সীমার ৮০%-এ আপনাকে আগাম সতর্কবার্তা দেওয়া হয়, আর স্টোরেজের ১০০%-এ শুধু নতুন আপলোড থামে, বাকি সবকিছু চালু থাকে; এ সময় প্রথমে প্ল্যান আপগ্রেড এবং তারপর স্টোরেজ যোগ করার অপশন দেওয়া হয়। হাবের মালিকের জন্য, বেছে নিন (একটি প্ল্যান) ও যোগ করুন (স্টোরেজ) বোতাম সেটিংস → বিলিং খোলে, যেখানে কিছু পরিশোধ করার আগেই দাম ও চার্জের তারিখ দেখানো হয় (প্ল্যান ও বিলিং গাইড দেখুন)। কার্ড পেমেন্ট চালু না হওয়া পর্যন্ত এই বোতামগুলোতে লেখা থাকে এটির জন্য অনুরোধ করুন এবং আপনার অনুরোধ aiKit টিমের কাছে পাঠানো হয়।

ন্যায্য ব্যবহার সবার জন্য সেবা দ্রুত রাখে: মুছে ফেলা জিনিস ৩০ দিন ট্র্যাশে থাকে, ফাইল তার শেষ ২০টি ভার্সন ধরে রাখে, আর চ্যাটের লাইন, নতুন আইটেম, আমন্ত্রণ ও আমদানির উপর দৈনিক সীমা আছে, যা স্বাভাবিক কাজে পৌঁছায় না। ডাউনলোডের মাসিক বরাদ্দ আপনার স্টোরেজের প্রায় দ্বিগুণ; সীমা ছাড়ালে ১ তারিখ পর্যন্ত ডাউনলোড থেমে যায়, আর বাকি সবকিছু চালু থাকে। AI হেলপার আপনার প্ল্যানের টোকেন ব্যবহার করে (টোকেন = আপনার মাসিক AI বরাদ্দ; ১ টোকেন = ১¢ AI; একটি হাব হেলপার রানে তার একটি ছোট অংশ লাগে) এবং আপনি যা দেখতে পান শুধু তাই পড়ে।

তালিকার জন্য ? চাপুন: / খুঁজুন, c ক্যাপচার, n নতুন (হোমে প্রজেক্ট, তালিকায় টু-ডু), তারপর g ও h হোম (আপনার প্রজেক্ট), g ও m আমার দিন, g ও p চ্যাট, g ও a অ্যাক্টিভিটি, g ও c ক্যালেন্ডার, Esc প্যানেল বন্ধ করে।

হাব ফোনে কাজ করে: বোর্ড পাশে স্ক্রল করে, প্যানেল পূর্ণ স্ক্রিনে খোলে, এবং মাসের ভিউ এজেন্ডায় বদলে যায়। আপনার সংযোগ বিচ্ছিন্ন হলে এটি শেষবার লোড হওয়া কপি দেখায় এবং জানায় যে আপনি অফলাইনে আছেন।