দ্রুত কোট: কাজের বিবরণ পেস্ট করুন, তৈরি কোট পান

ফর্মের উপরে Quote from কোটটি কোন কোম্পানির পক্ষে তা বেছে নেয়। একটি অ্যাকাউন্টে একাধিক কোম্পানি থাকতে পারে (সর্বোচ্চ ২০টি), এবং প্রতিটির নিজস্ব লোগো, নাম, ঠিকানা, ফোন, ইমেল, ওয়েবসাইট, শর্তাবলি, পেমেন্ট লাইন ও কোট নম্বর আছে। আপনি শেষবার যে কোম্পানি ব্যবহার করেছিলেন তা পরের বার আগে থেকে বেছে নেওয়া থাকে। একই মেনুতে + Add a company… একটি যোগ করে: নাম (এবং চাইলে কী করে) লিখুন, Add the company চাপুন, তারপর বাকি তথ্য পূরণ করুন।

Edit company খুললে সেই কোম্পানির বিবরণ দেখা যায়। Upload logo দিয়ে PNG, JPG বা WebP ছবি দিন; From Graphics Library থেকে আগে সেখানে সংরক্ষিত একটি ছবি বেছে নিতে পারবেন; Remove দিলে ছবিটি সরে যাবে। কোটেশনে আপনার নাম, Email, Phone, Address ও Website প্রতিটি কোটেশনের সাইড প্যানেলে ছাপা হয়। কোটেশন নম্বর শুরু হয় Quote numbers start with দিয়ে, আর Next quote number দিয়ে পরের নম্বর ঠিক করা যায় (যেমন BP-2401, তারপর BP-2402); প্রতিটি কোম্পানির নম্বর আলাদাভাবে গোনা হয়। Quotes are good for (days) ও Usual turnaround নতুন কোটেশনে ডিফল্ট হিসেবে বসে। নতুন কোটেশনের Shipping line হলো Decide from the scope (পণ্য পাঠানো হলে AI Free shipping দেখায়, সেবার ক্ষেত্রে বাদ দেয়), Always show Free shipping, অথবা Never (সেবা, পিকআপ)। Page style দিয়ে সাইড প্যানেল গাঢ় বা হালকা করা যায়, আর Price color দাম ও মোটের রং ঠিক করে। আপনার শর্তাবলি প্রতিটি কোটেশনের নিচে ছাপা হয় (স্বয়ংক্রিয় লাইন চাইলে খালি রাখুন), এবং How to pay বক্সে How to pay ছাপা হয়। Save company চাপলে সংরক্ষিত হয়; ওই কোম্পানির খোলা কোটেশনে পরিবর্তন সঙ্গে সঙ্গে দেখা যায়।

আগে তৈরি করা কোটেশনের কোম্পানি বদলালে কোটেশনটি স্থানান্তরিত হয়: নিশ্চিত করার পর অন্য কোম্পানির নামে একটি কপি তৈরি হয়, যাতে সেই কোম্পানির লোগো, শর্তাবলি ও পরের নম্বর থাকে, এবং পুরনো ড্রাফট মুছে যায়।

কোনো কোম্পানির পণ্য, মূল্য তালিকা, ভলিউম মূল্য ও স্থায়ী নিয়মগুলো Prices & rules-এর অধীনে থাকে (Edit company-র লিংক এবং Your quotes-এর বোতামে)। সেগুলো কীভাবে শেখাতে হয় তা জানতে স্পেক-শিট কোটেশন গাইড দেখুন।

Customer অংশটি ভাঁজ করা থাকে এবং এটি ঐচ্ছিক: নাম, কোম্পানি, ইমেইল, ফোন ও ঠিকানা লিখতে এটি খুলুন। যা খালি রাখবেন, স্কোপে উল্লেখ থাকলে সেখান থেকে পূরণ হয়; কেউ উল্লেখ না করলে কোম্পানি খালি থাকে।

Scope of work & specs is the main box. Paste the customer's email or request for quote, type it, or press the microphone in its corner and say it. Add a file reads a PDF, a picture (a photo of a sketch or a handwritten list), a Word file (.docx), a text file or a saved email (.eml), up to 3 MB. The file is checked the moment you add it: a spreadsheet, an unsupported type or a file that isn't what its name says shows a red note at once, so you can fix it before filling in the rest. Its name shows under the box with an × to take it off. You can use the box, the file, or both.

Your prices / notes ঐচ্ছিক: দাম যেভাবে বলেন সেভাবে লিখুন ("cards $48 per 250, menus $1.35 each, design $85/hr") এবং এই কোটেশনের অন্য যেকোনো কথা ("10% off this one", "tax 6.5%")। প্যাকের দাম, যেমন $48 per 250, সেট হিসেবে ধরা হয় (500টি কার্ডের জন্য 2 × $48), এবং বিবরণে আসল সংখ্যা দেখানো হয়।

Make the quote সবকিছু পড়ে স্কোপে যা চাওয়া হয়েছে তার প্রতিটির জন্য একটি লাইন তৈরি করে, প্রতিটিতে স্পেসিফিকেশনে ছাপা বিবরণ (আকার, উপাদান, রং, পরিমাণ, স্থান), পাশাপাশি একটি প্রজেক্টের নাম এবং গ্রাহকের জন্য একটি ছোট নোট যা ইমেইলের লেখাও হয়। দাম আসে আপনার মূল্য বক্স, কোম্পানির পণ্য, সংরক্ষিত পণ্য ও সেবা, এবং সেই কোম্পানির আগের কোটের লাইন থেকে। কোথাও না লেখা দাম খালি থাকে এবং লাইনে Price needed দেখায়। স্কোপে না চাওয়া অ্যাড-অন, ওয়ারেন্টি, রক্ষণাবেক্ষণ, প্রশিক্ষণ বা অন্য কিছু কখনো যোগ করা হয় না। কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে কোটেশন ডানদিকে খোলে ও একটি নম্বর পায়। ফর্মের নিচে Check these দেখুন; সেখানে যেকোনো প্রশ্ন এবং এটি যে অনুমান করেছে তা তালিকাভুক্ত থাকে।

Redo the quote from the scope (কোটেশন তৈরির পরে) স্কোপ ও আপনার দাম আবার পড়ে লাইন ও নোট বদলে দেয়; কোটেশন নম্বর, গ্রাহক ও More options অপরিবর্তিত থাকে। শুধু একটি অংশ বদলে বাকিটা রাখতে নিচের Change this quote in your words ব্যবহার করুন। উপরের + New quote নতুন করে শুরু করে।

কোটেশন তৈরি হওয়ার পর, কোটেশনের উপরের বারের নিচে Change this quote in your words থাকে। সহকর্মীকে যেভাবে বলতেন সেভাবে যেকোনো পরিবর্তন লিখুন (বা বক্সের কোণের মাইক্রোফোন দিয়ে বলুন), তারপর Make the change (বা Ctrl/⌘ + Enter) চাপুন। উদাহরণ: "add a $40 rush fee and drop the setup fee", "make the note friendlier", "change the title to Spring Fleet Service Plan", "split line 2 into 300 and 200", "give a 10% discount", "move the stickers to the top", "tax 6.5%", "good for 15 days", "hide free shipping", অথবা "the contact is Jordan Lee"। বক্সের নিচের উদাহরণ বোতামগুলো শুধু বক্সটি পূরণ করে; সাধারণ কথায় যেকোনো অনুরোধ কাজ করে। এটি কোটেশনটি এখন যেমন আছে তেমন বদলায়: লাইন, দাম ও আপনার আগে ঠিক করা কথাগুলো থাকে, যেখানে Redo the quote from the scope সবকিছু নতুন করে তৈরি করে।

প্রথম ড্রাফটের মতোই দামের নিয়ম প্রযোজ্য: অনুরোধে আপনি লিখলে, কোটেশনে আগে থেকে থাকলে, অথবা সংরক্ষিত দাম, আগের কোটের দাম বা কোম্পানির পণ্যের দাম হলেই দাম ব্যবহার হয়। জানা দাম ছাড়া নতুন লাইন Price needed হিসেবে যোগ হয়। শতাংশ (ছাড়, ট্যাক্স, ডিপোজিট) বা দিনের সংখ্যা তখনই ব্যবহার হয় যখন আপনি সেই সংখ্যা লিখেছেন।

উত্তরে প্রথমে হলুদ রঙে Not done yet তালিকা থাকে: অনুরোধের প্রতিটি অংশ যা করা হয়নি, প্রতিটির কারণ ও তার বদলে আপনি কী করতে পারেন (যেমন "ship it by drone" কোটেশনে রাখা যায় না, আর যে দাম আপনি দেননি তা Price needed হিসেবে থাকে)। এরপর Changed (saved) দেখায় কোটেশনে সত্যিই কী বদলেছে, পরিবর্তনের আগে ও পরে তুলনা করে মাপা হয়, এআইয়ের নিজের বর্ণনা থেকে নয়: যোগ বা বাদ দেওয়া লাইন তার পরিমাণ ও দামসহ, নাম বদলানো লাইন, নতুন পরিমাণ ও দাম, শিরোনাম, ছাড়, ট্যাক্স ও ডিপোজিট, আগে ও পরের মোট, নোট, Good to know, টার্নঅ্যারাউন্ড, শর্তাবলি এবং গ্রাহক। কিছু না বদলালে তা জানানো হয়। নোট ও Good to know শুধু আপনার গ্রাহককে লেখা হয়; আপনার জন্য লেখা বা পরিবর্তনের লগের মতো পড়ার মতো লেখা প্রত্যাখ্যাত হয় এবং Not done yet-এ তালিকাভুক্ত হয়।

এই পরিবর্তনটি বাতিল করলে কোটেশনটি আপনার শেষ পরিবর্তনের আগের অবস্থায় ফিরে যাবে (তার পরে হাতে করে যা সম্পাদনা করেছেন তাও ফিরে যাবে, এবং তালিকায় দেখানো হবে কী ফিরিয়ে আনা হয়েছে)। প্রতিটি পরিবর্তন Send… এর অধীনে কোটেশনের ইতিহাসেও "আপনার কথায় পরিবর্তিত" হিসেবে দেখা যাবে। গ্রাহককে আগেই পাঠানো লিংক কোটেশনটি যখন লিংক তৈরি করা হয়েছিল তখনকার অবস্থায় দেখাতে থাকবে: হালনাগাদ করতে Copy link বা আবার Send চাপুন। উত্তরের নিচে থাম্বস আপ বা ডাউন দিয়ে aiKit দলকে জানান কাজটি কেমন হয়েছে; থাম্বস ডাউন দিলে জানতে চাওয়া হবে কী ভুল হয়েছে, এবং Send and fix চাপলে বর্তমান কোটেশনের ওপর ভিত্তি করে অনুপস্থিত অংশটি আবার চাওয়া হবে। প্রতিটি পরিবর্তনে আপনার অ্যাকাউন্টের AI প্ল্যানের কিছু অংশ ব্যবহার হয়।

ডানদিকের কোটেশনটিই আসল পৃষ্ঠা, আসল Letter আকারে যতটা সম্ভব ফিট করে দেখানো। কোনো লাইনে (বা স্পেসিফিকেশনে এর বিবরণে) ক্লিক করলে এই লাইনটি পরিবর্তন করুন খুলবে: বিবরণ, পরিমাণ, প্রতি দামে, লাইনের নিচে ছাপা বিবরণ (+ বিবরণ যোগ করুন, × দিয়ে একটি সরান), একাধিক বিকল্পের কোটেশনে Mark as recommended, এবং Remove line। আপনি যে দাম লিখবেন তা সঙ্গে সঙ্গে Price needed এর জায়গায় বসবে। আপনার কোম্পানির কোনো পণ্যের ক্ষেত্রে ওই পরিমাণে আপনার ওয়েবসাইটের দাম দেখাবে এবং তার থেকে আপনি কতটা কম রাখছেন তাও দেখাবে। নোট সম্পাদনা করতে নোটে ক্লিক করুন (মাইক্রোফোন সহ)। গ্রাহকের তথ্যের অংশে ক্লিক করলে গ্রাহকের বক্স খুলবে, এবং শিপিং ব্যান্ড, কোনো ডিসকাউন্ট, ট্যাক্স বা ডিপোজিট সারি, কিংবা শর্তাবলীতে ক্লিক করলে আরও বিকল্প খুলবে।

কোটেশনের ওপরে Lines তালিকায় প্রতিটি লাইনের পরিমাণ, দাম ও মোট দেখানো হয় (দাম না থাকলে হলুদে Price needed লেখা থাকে)। একটিতে ক্লিক করে পরিবর্তন করুন; + Add a line চাপলে নতুন লাইন যোগ হবে, যেটিতে Price needed লেখা থাকবে এবং সেটি সঙ্গে সঙ্গে খুলবে।

আপনি থামার একটু পরেই পরিবর্তনগুলো নিজে থেকে সংরক্ষিত হয়; বারে মোট দেখানো হয় এবং Saved, Saving soon… বা Saving… লেখা দেখা যায়।

প্রথম পর্দা ছোট রাখতে আরও বিকল্প ফর্মের নিচে গোটানো থাকে। Show FREE SHIPPING on the quote চালু করলে দামের নিচে সবুজ ফ্রি শিপিং ব্যান্ড দেখাবে (যেসব কোম্পানি পণ্য পাঠায় তাদের জন্য ডিফল্টভাবে চালু)। Discount এ একটি সংখ্যা এবং % বা $ ছাড় লিখলে সাবটোটালের নিচে একটি ছাড়ের সারি ছাপা হয়। Sales tax % ছাড়ের পরের অঙ্কের ওপর একটি ট্যাক্সের সারি যোগ করে। Deposit to start % মোটের নিচে ডিপোজিটের পরিমাণ ছাপে। Good for (days) Valid through সেট করে (তারিখ তার নিচে দেখায়)। Turnaround লিড টাইম হিসেবে ছাপা হয়। Show the lines as options the customer picks from চালু করলে কোটেশন Option 1, 2, 3 (Good / Better / Best) হয়ে যায়, প্রতিটির দাম আলাদা থাকে এবং কোনো সর্বমোট থাকে না; এটি চালু না করলে বন্ধ থাকে। Terms for this quote এই কোটেশনের শর্তাবলীর লাইনটি শুধু এই কোটেশনের জন্য বদলে দেয়।

কোটেশন তৈরির আগে এখানে যা সেট করবেন তা ব্যবহার হবে, এবং AI যা পড়েছে তার চেয়ে এটিই অগ্রাধিকার পাবে যখন আপনি Make the quote চাপবেন।

Download PDF একপাতার কোটেশন সেভ করে, যার নামে নম্বর, গ্রাহক এবং যা কোট করা হয়েছে তা থাকে। Copy link গ্রাহকের লাইভ লিংক (যে পাতায় তারা অনলাইনে গ্রহণ করতে পারে) তৈরি করে কপি করে। Send… খুললে Send & track আসে: aiKit থেকে ইমেইল পাঠান (শুধু Send চাপলেই পাঠানো হয়), ফলো-আপ সেট করুন, গ্রাহকের অধীনে ফাইল করুন, এবং কখন তারা খুলেছে, প্রশ্ন করেছে বা গ্রহণ করেছে তা দেখুন। Copy email text একটি বিষয় লাইন ও নোট কপি করে, স্বাক্ষরসহ, যা আপনি নিজের ইমেইলে পেস্ট করতে পারবেন।

যে কোটেশনের কোনো লাইনে এখনও Price needed চিহ্নিত আছে, তা ডাউনলোড, লিংক বা পাঠানো যাবে না: হলুদ বারে বলা থাকে কয়টি লাইনে দাম লাগবে, এবং কোটেশনের Price needed এ ক্লিক করলে সেই লাইনটি খুলবে।

শুধু আপনি এটি দেখতে পান: কোটেশনের নিচে থাকা এই অংশে ব্যক্তিগত নোট থাকে (দাম না থাকলে, বা আপনার খরচের গুণকের নিচে দাম হলে), আপনার খরচের তথ্য সংরক্ষিত থাকলে লাভের টেবিল, প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় পরিবর্তন যার সঙ্গে Undo থাকে, এবং পণ্য, মডেল, লেন্স, একসঙ্গে বিক্রি ও সময়সূচির সেটিংসের জন্য Open the full editor। এর কিছুই কখনো ছাপা হয় না। Your quotes (ওপরে ডানদিকে) ফিল্টারসহ সব কোটেশন দেখায়; আগের Quote Studio পর্দার পুরনো কোটেশন সেখানে Older quotes এর অধীনে আছে।