Quote Studio: এমন একটি কোটেশন পাঠান যা আপনার গ্রাহক অনলাইনে গ্রহণ করতে পারেন

সাইন ইন করে সাইডবারে Tool library খুলুন। Quote Studio রয়েছে Sales, print & operations-এর অধীনে এবং Service business ও Print & promo স্টার্টার কিটে; এটি aikit.ai/tools/quotes-এ খোলে। এটি সহজে পেতে আপনার ডকে পিন করে রাখুন। প্রিন্ট শপের ড্যাশবোর্ডের Quotes কার্ডটিও একে খোলে।

Quote Studio-র শিরোনামের নিচে চারটি ট্যাব আছে: Quotes, Request form, Products & services, এবং Settings। New quote একটি ফাঁকা কোটেশন শুরু করে, আর From a request আপনার কোনো ওয়েবসাইটে আসা কোটেশন অনুরোধ থেকে একটি কোটেশন শুরু করে।

নতুন অ্যাকাউন্ট খুললে Make your first quote পৃষ্ঠা দেখা যায়: Start a quote, Start from a request, প্রতিটি কোটেশনের চারটি ধাপ (Customer, Items, Details, Send), এবং Set up once তালিকা যাতে তিনটি ধাপ আছে, যার প্রতিটি সংশ্লিষ্ট ট্যাব খোলে: Add your logo and brand color, Save your products and services, এবং Set your request form questions। সম্পন্ন ধাপে সবুজ চিহ্ন দেখায়। এর নিচে Example of what your customer sees একটি নমুনা কোটেশন পৃষ্ঠা দেখায় (একটি কাল্পনিক ব্যবসা ও গ্রাহক, তিনটি লাইন, একটি মোট, এবং Accept quote), যাতে কোটেশন কোথায় যায় তা আপনি দেখতে পান; এটি একটি ছবি, লাইভ কোটেশন নয়।

কোটেশন তৈরি হলে তালিকাটি সবার আগে আসে। এর উপরে একটি সার্চ বক্স আছে (কোটেশন নম্বর, শিরোনাম, গ্রাহক, ইমেল বা ক্লায়েন্ট; সেখানে যেতে / চাপুন), এবং গণনার চিপের একটি সারি: All, Drafts, Sent, Viewed, Accepted, Declined, Expired, আর কিছু থাকলে Questions, Jobs, Archived। প্রতিটি চিপ ঠিক সেই কোটেশনগুলো দেখায়; ফিরে যেতে আবার চাপুন, বা Show all চাপুন। সারির শেষে Waiting উত্তরবিহীন পাঠানো সব কোটেশনের যোগফল দেখায় এবং Won গ্রাহকদের গৃহীত কোটেশনের যোগফল দেখায়; প্রতিটি সেই কোটেশনগুলো খোলে। আপনার কোটেশনগুলো ক্লায়েন্ট ফোল্ডারে থাকলে একটি Client মেনু দেখা যায়।

প্রতিটি সারিতে কোটেশন নম্বর (এবং পরের সংস্করণের জন্য v2, v3), শিরোনাম, গ্রাহক, কতদিন বৈধ তা, একটি খোলা প্রশ্ন, কাজ বা আপনার ওয়েবসাইট থেকে শুরু হওয়া কোটেশনের ব্যাজ, মোট এবং অবস্থা দেখানো হয়। প্রতিটি ভিউর নিজস্ব ঠিকানা আছে, তাই ফিল্টার করা তালিকা বা খোলা কোটেশন একটি লিংক, যা আপনি বুকমার্ক করতে বা দলের সঙ্গে শেয়ার করতে পারেন।

From a request তালিকায় সবচেয়ে নতুন কোটেশন অনুরোধগুলো দেখায়, যা আসে কোটেশন অনুরোধ ফর্ম, ধাপে ধাপে কোটেশন বিল্ডার এবং আপনার মালিকানাধীন বা আপনার তৈরি ওয়েবসাইটের Send us your file ফর্ম থেকে (টেস্ট পাঠানো বাদ দেওয়া হয়)। প্রতিটিতে দেখা যায় কে পাঠিয়েছে, তারা কী চেয়েছে, এবং সঙ্গে কতগুলো ছবি বা ফাইল এসেছে। Quote this সেই নাম, ইমেল, ফোন ও ঠিকানা দিয়ে কোটেশন শুরু করে, প্রথম লাইনে তারা যা চেয়েছে তা থাকে, এবং আপনার অনুরোধ ফর্মের প্রশ্নের উত্তরগুলো আপনার ব্যক্তিগত নোটে যায়। তাদের ছবি ও ফাইল আপনার জন্য কোটেশনে কপি করা হয়; এগুলো কখনো গ্রাহকের পৃষ্ঠায় দেখায় না।

একটি কোটেশন উপরে দেখানো চারটি ধাপে তৈরি হয়: Customer, Items, Details, এবং Review & send। প্রতিটি ধাপ একটি বোতাম, তাই যেকোনো ধাপে ফিরে যেতে পারেন, এবং প্রতিটি একটি ছোট নোট দেখায় (গ্রাহকের নাম, লাইনের সংখ্যা ও মোট, কোন বিবরণ পূরণ হয়েছে)। প্রতিটি ধাপের নিচে বড় Back ও Next বোতাম থাকে। টাইপ করা থামানোর একটু পরেই সবকিছু নিজে থেকে সংরক্ষণ হয়; পৃষ্ঠার উপরে Saving… এবং তারপর All changes saved লেখা দেখায়।

প্রতিটি ধাপের পাশে Total কার্ড চলমান মোট দেখায়, প্রতিটি লাইন তার নিচে (সাবটোটাল, লাইন ছাড়, কোটেশনের ছাড়, শিপিং, কর) এবং ডিপোজিট সহ। আপনার খরচ লিখলে Your margin লাভ ও শতাংশ দেখায়, ১৫%-এর নিচে হলে কমলা রঙে। এটি শুধু আপনি দেখতে পান।

Customer: কোটেশনের শিরোনাম, গ্রাহকের নাম, কোম্পানি, ইমেল, ফোন ও ঠিকানা (ঠিক মনে না হওয়া ইমেল বা ফোন নম্বর বক্স ছাড়ার পর একবার চিহ্নিত করা হয়), এবং ক্লায়েন্ট ফোল্ডার। ওয়েবসাইটের অনুরোধ থেকে আসা কোটেশনে What they asked for-ও দেখায়: আপনার অনুরোধ ফর্মের প্রতিটি প্রশ্নের উত্তর, এবং তাদের ছবি ও ফাইল (এগুলো শুধু আপনি দেখতে পান)। From your business আপনার লোগো ও নাম দেখায়; Edit আপনার ব্যবসার বিবরণ খোলে, এবং একটি লিংক ব্র্যান্ড রঙ ও ডিফল্টের জন্য Settings-এ নিয়ে যায়।

আইটেম: তিনভাবে লাইন যোগ করুন। আপনার তালিকা থেকে যোগ করুন আপনার সংরক্ষিত পণ্য ও সেবা খোলে: খুঁজুন, একটি বেছে নিন, এর বিকল্প বেছে নিন (যেমন Finish: Satin, যা দাম বদলায়), কতগুলি লাগবে তা লিখুন, তারপর Add to quote চাপুন; আইটেমের ছবিও সঙ্গে আসে, এবং আরও যোগ করতে উইন্ডো খোলা থাকে। Type a line একটি খালি লাইন যোগ করে। Draft from their request হলো AI সহায়তা (নিচে AI help দেখুন)। দাম-নিয়মযুক্ত আইটেম বরং নিজস্ব পছন্দগুলো খোলে (কতগুলি, দ্রুত পছন্দসহ; প্রতিটি বিকল্প; রং বা আকার) এবং লাইভ দাম দেখায়, প্রতিটি হিসাব ও অন্যান্য পরিমাণসহ; Add to quote লাইনটি কোটেশনে যোগ করে, হিসাবটি লাইনের বিবরণে থাকে, এবং লাইনের মোট ঠিক সেই দাম হয় যা দেখানো হয়েছে (যদি কোনো পরিমাণ প্রতি পিসের সমান দামে ভাগ না হয়, তবে লাইনটি সেই সংখ্যার একটি অর্ডার হয়)। দামের নিচে, Extra discount for this customer সেই পরিমাণে যে দাম আগে থেকেই পাওয়া যায় তার উপর শতাংশ ছাড় দেয় (কখনো তালিকা মূল্যের উপর নয়); দাম তালিকা মূল্য এবং তার উপর মোট % ছাড় দেখায়, এবং লাইনে তা কথায় লেখা থাকে। Let the customer pick the quantity একটি করে পরিমাণ কলামের জন্য একটি এক-বিকল্প পছন্দ যোগ করে, একটি লাইনের বদলে (প্রতিটির নাম হয় যেমন 144 mugs, প্রতি পিসের দাম ও তালিকা মূল্যের উপর % ছাড়সহ, এবং বিকল্পগুলো প্রথমটিতে একবার লেখা থাকে); আপনার বেছে নেওয়া পরিমাণ আগে থেকে নির্বাচিত থাকে, এবং গ্রাহকের পছন্দ তাদের কোটেশন পৃষ্ঠায় মোট ঠিক করে। (Add-on ideas ২০২৬-১০-০৭ তারিখে সরানো হয়েছে: এটি এমন সেবা প্রস্তাব করত যা ব্যবসাগুলো দেয় না।)

প্রতিটি লাইন একটি কার্ড, যাতে ছবির বাক্স, নাম, বিবরণ, Qty, Unit, Price each এবং Amount থাকে। More বাকিগুলো খোলে: Offer it as (Included in the price, গ্রাহকের টিক দেওয়ার মতো একটি Optional extra, অথবা Pick one, যেখানে একই পছন্দের লাইনগুলো বিকল্প এবং আপনি শুরুর পছন্দটি চিহ্নিত করেন), ওই লাইনে একটি ছাড় (শতাংশ বা ডলার), Your cost each (শুধু আপনার মার্জিনের জন্য), Tax on বা off, এবং ছবি (যোগ, বদল বা সরানো; ফোনের ছবি আপলোডের আগে ছোট করা হয়)। তীর দিয়ে লাইন উপরে বা নিচে সরান এবং X দিয়ে সরান। একটি হলুদ নোট এমন প্রতিটি লাইন গণনা করে যার এখনো কোনো দাম নেই।

Good / Better / Best কোটেশনকে তিনটি বিকল্পে পরিণত করে, যার একটি গ্রাহক বেছে নেন। AI সহায়তা কোটেশন ও আপনার সংরক্ষিত তালিকা পড়ে প্রতিটি বিকল্পে কী যোগ হবে তা প্রস্তাব করে (দাম সবসময়ের মতো শুধু আপনার তালিকা থেকে); Use these 3 options সেগুলো যোগ করে, অথবা Or set up Good / Better / Best by hand তিনটি খালি বিকল্প তৈরি করে। কোটেশনে আগে থেকে থাকা লাইনগুলো প্রতিটি বিকল্পে থাকে; কোনো বিকল্পের জন্য চিহ্নিত লাইন (More, In which option) শুধু সেই একটিতে থাকে। বেগুনি বিকল্প বাক্স আপনাকে প্রতিটি বিকল্পের নাম বদলাতে, কার জন্য উপযুক্ত তা যোগ করতে, এবং একটিকে Recommended হিসেবে চিহ্নিত করতে দেয় (এটি গ্রাহকের জন্য আগে থেকে নির্বাচিত থাকে এবং মোটে তা দেখানো হয়)। বিকল্পগুলো সরালে তাদের লাইনগুলো আবার একটি কোটেশনে ফিরে যায়। গ্রাহকের পৃষ্ঠায় তিনটি পাশাপাশি কার্ড হিসেবে দেখায়, এবং PDF-এ প্রতিটির মোটসহ তিন কলামে দেখায়।

লাইনগুলোর নিচে, Discount, shipping, tax, and deposit-এ থাকে Quote discount, পুরো কোটেশনের উপর ছাড় (শতাংশ বা ডলার, আপনার নিজের নামসহ, যেমন Returning customer), Shipping or delivery (আপনার নামসহ একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ; আপনার এলাকায় কর লাগলে Taxed টিক দিন), কর হার ও তার নাম (aiKit হার খুঁজে দেখে না), জমার শতাংশ, এবং Good until (ওই দিনের পরে Accept বন্ধ হয়ে যায়)। নিচের মোট আপনার শুরুর পছন্দগুলো ব্যবহার করে।

ভূমিকা ও কাজের পরিধিতে গ্রাহকের জন্য একটি সংক্ষিপ্ত নোট এবং পরিধি থাকে: কী অন্তর্ভুক্ত এবং কী নয়। "- " দিয়ে শুরু হওয়া লাইনগুলো কোটেশন পৃষ্ঠা ও PDF-এ তালিকা হিসেবে দেখায়, এবং কোলন দিয়ে শেষ হওয়া ছোট লাইন (যেমন Included:) শিরোনাম হিসেবে দেখায়। এগুলো আমার জন্য লিখুন AI দিয়ে শিরোনাম, ভূমিকা ও পরিধির খসড়া করে; আপনি পড়ে Use these চাপেন, অথবা Skip চাপেন।

সংযুক্তি ও লিংক: Add files PDF, ছবি, Word, Excel এবং ড্রয়িং নেয়, প্রতিটি সর্বোচ্চ 4 MB এবং প্রতি কোটেশনে 12টি পর্যন্ত। এগুলো গ্রাহকের কোটেশন পৃষ্ঠায় ডাউনলোডের জন্য তালিকাভুক্ত থাকে এবং PDF-এ নামসহ উল্লেখ থাকে। যতক্ষণ না আপনি এটি অন্তর্ভুক্ত করে একটি সংস্করণ পাঠান, ফাইলটি ব্যক্তিগত থাকে। Add link একটি ওয়েব পৃষ্ঠা যোগ করে, যেমন ব্রোশিওর বা ওয়ারেন্টি, আপনার নিজের নামসহ।

নোট ও শর্তাবলীতে গ্রাহকের জন্য নোট এবং আপনার শর্তাবলী থাকে। Use saved text সেটিংস-এ সংরক্ষিত লেখা বসায় (শর্তাবলী সেখানে যা আছে তা প্রতিস্থাপন করে; নোট, পরিধি ও ভূমিকা নিচে যোগ হয়), এবং Save for next time আপনার লেখা পরের জন্য সংরক্ষণ করে। নোটের নিচে, Rewrite in my voice একই তথ্য রেখে সেগুলো আপনার Brand Voice-এ লিখে দেয় (Use this বা Keep mine), এবং Check against my voice সেগুলোকে ০ থেকে ১০০ পর্যন্ত নম্বর দেয় এবং প্রয়োগযোগ্য সম্পাদনা সহ; এখনো কোনো brand voice না থাকলে একটি লিংক সেটি তৈরির প্রস্তাব দেয়। How to pay-তে আপনার পরিশোধের নির্দেশনা থাকে এবং, আপনার থাকলে, আপনার নিজের পেমেন্ট লিংক; গ্রাহক গ্রহণ করার পর তাদের কোটেশন পৃষ্ঠায় সেই লিংকে একটি Pay বোতাম দেখায়। aiKit কখনো পেমেন্ট নেয় না। নিচের Private note শুধু আপনার ও আপনার দলের জন্য।

পাঠানোর আগে Before you send কোটেশন পরীক্ষা করে: এটি কার জন্য, এটি যে ইমেইলে যায়, শিরোনাম, লাইনের সংখ্যা ও মোট, যেকোনো দামবিহীন লাইন, যেকোনো খালি লাইন (এটি বাদ দেওয়া হয়), good-until তারিখ, এবং শর্তাবলী। সবুজ চিহ্ন মানে সম্পন্ন, হলুদ মানে পরামর্শ, এবং লাল মানে ঠিক করতে হবে নইলে Send quote কাজ করবে না; যেটি সম্পন্ন হয়নি তার প্রতিটিতে একটি বোতাম আছে যা সেটি ঠিক করার ধাপ খোলে।

What your customer sees গ্রাহক যেভাবে পাবেন ঠিক সেভাবে কোটেশন পৃষ্ঠা দেখায়, Computer ও Phone ভিউ সহ। এখানে এর বোতামগুলো কিছু করে না। Send quote পাঠানোর উইন্ডো খোলে; Copy link ইমেইল না করেই ব্যক্তিগত লিংক তৈরি করে; PDF PDF খোলে।

Draft from their request গ্রাহকের উত্তর ও বার্তা এবং আপনার সংরক্ষিত পণ্য ও সেবা পড়ে, এবং লাইন প্রস্তাব করে (কাস্টম লাইন শুধু গ্রাহক স্পষ্টভাবে যে কাজ চেয়েছেন তার জন্য, যা তারা চাননি এমন অতিরিক্ত কিছুর জন্য নয়)। প্রস্তাবগুলো প্রতিটির সঙ্গে একটি চেকবক্সসহ বেগুনি বাক্সে দেখায়; যেটি চান না তার টিক তুলে দিন এবং Add চাপুন। আপনি না চাপা পর্যন্ত কিছুই যোগ হয় না।

মূল্য শুধু আপনার সংরক্ষিত তালিকা থেকেই আসে। তালিকায় না থাকা কোনো প্রস্তাবিত লাইন $0.00 মূল্যে আসবে এবং "মূল্য সেট করুন" চিহ্নিত থাকবে। গ্রাহক যে পরিমাণ দেননি সেটি লাইনে চিহ্নিত থাকবে (AI অনুমান করেছে কত); আসল সংখ্যা লিখুন অথবা "হ্যাঁ, … ঠিক আছে" চাপুন। প্রতিটি অনুমিত পরিমাণ যাচাই না হওয়া পর্যন্ত পর্যালোচনা ও পাঠান কাজ করবে না, তাই কোনো বানানো সংখ্যা গ্রাহকের কাছে পৌঁছাবে না।

প্রতিটি AI সহায়তা বোতাম চাপায় প্রায় এক বা দুই সেন্ট AI সময় খরচ হয়। এটি পরিমাপ ও রেকর্ড করা হয় এবং আপনার প্ল্যানের জন্য আপনার অ্যাকাউন্টের টোকেন থেকে বাদ যায়, যা প্রতিটি aiKit টুল ব্যবহার করে (Quote Studio-র জন্য আলাদা সীমা নেই)। মাসের জন্য আপনার প্ল্যানের টোকেন শেষ হলে AI বোতামগুলো তা জানিয়ে দেয় এবং বাকি সবকিছু চালু থাকে।

"অনুরোধ ফর্ম" ট্যাব আপনার ওয়েবসাইটের কোট ফর্মে কী কী প্রশ্ন জিজ্ঞেস করা হবে তা ঠিক করে। যে ওয়েবসাইট কখনও নিজের প্রশ্ন সংরক্ষণ করেনি, সেখানে শুরুর প্রশ্নগুলো দেখায় (তাদের কী দরকার, কখন দরকার, কাজ সম্পর্কে, কাজটি কোথায় এবং ছবি), যা ইতিমধ্যে থাকা ফর্মের সঙ্গে মেলে। কিছু বদলালে, বা "এই প্রশ্নগুলো ব্যবহার করুন" চাপলে, সেগুলো সংরক্ষিত হয়ে যায়।

প্রতিটি প্রশ্ন একটি লাইনে দেখা যায়, সঙ্গে উত্তরের ধরন এবং প্রয়োজনীয় কি না তা থাকে; "সম্পাদনা" চাপলে এটি খোলে। সেখানে আপনি প্রশ্ন, উত্তরের ধরন (সংক্ষিপ্ত উত্তর, দীর্ঘ উত্তর, বোতাম হিসেবে একটি বাছুন বা তালিকা থেকে একটি বাছুন, যেকোনো কয়েকটি বাছুন, সংখ্যা, তারিখ, হ্যাঁ বা না, ছবি, অথবা ফাইল আপলোড), "প্রয়োজনীয়" বা "ঐচ্ছিক", একটি সাহায্যের লাইন, পছন্দগুলো এবং "শুধু যদি দেখান" বদলাতে পারেন। এই বিকল্পটি আগের একটি একটি-বাছাই প্রশ্নের নির্দিষ্ট উত্তর না আসা পর্যন্ত প্রশ্নটি লুকিয়ে রাখে (যেমন, সেবা "ভেতরের রং করা" হলেই জিজ্ঞেস করুন কয়টি ঘর)। তীর চিহ্ন প্রশ্নের ক্রম বদলায় এবং X চিহ্ন একটি প্রশ্ন মুছে দেয়। "প্রশ্ন যোগ করুন" সব উত্তরের ধরন এবং সাধারণ প্রশ্নের একটি সারি দেখায় (বাজেট, কখন দরকার, পরিমাণ, মাপ ইত্যাদি)। একটি ফর্মে সর্বোচ্চ ২০টি প্রশ্ন থাকতে পারে, যার মধ্যে একটি ছবির প্রশ্ন ও একটি ফাইলের প্রশ্ন।

নাম, ইমেল ও ফোন নম্বর সবসময় শেষে জিজ্ঞেস করা হয়, যাতে আপনি উত্তর দিতে পারেন। প্রশ্নগুলোর পাশের "প্রিভিউ" (ছোট পর্দায় একটি ট্যাব) গ্রাহক যেভাবে দেখেন ঠিক সেভাবে ফর্মটি দেখায়। পরিবর্তনগুলো নিজে থেকেই সংরক্ষিত হয়। ওপরের সুইচ আপনার প্রশ্নগুলো বন্ধ করে, এবং আপনার ওয়েবসাইট তার অন্তর্নির্মিত প্রশ্নে ফিরে যায়।

সংরক্ষণের প্রায় এক মিনিটের মধ্যে আপনার ওয়েবসাইটের ফর্ম আপনার প্রশ্নগুলো লোড করে। এই ফিচার আসার আগে তৈরি ওয়েবসাইট প্রশ্নগুলো প্রথমবার সংরক্ষণ করলেই নিজে থেকে আপডেট হয়ে যায়: aiKit শুধু সেই সাইটের কোট ফর্মের পৃষ্ঠাটি আপডেট করে আবার লাইভ করে (কোনো AI চলে না, তাই কোনো টোকেন লাগে না; সাইটে খসড়া অপেক্ষা করলে পরবর্তী "প্রকাশ করুন"-এর সঙ্গে পরিবর্তন যায়)। "আপনার ফর্ম পৃষ্ঠা খুলুন" একই ফর্মটি তার নিজের ঠিকানায় খোলে, যা আপনি যেকোনো জায়গায় টেক্সট, ইমেল বা পোস্ট করতে পারেন। অনুরোধগুলো ওয়েবসাইটের "অনুরোধ" ট্যাবে এবং "একটি অনুরোধ থেকে"-তে প্রতিটি উত্তরসহ আসে, আর আপনার নতুন-অনুরোধ ইমেলেও আসে।

"পণ্য ও সেবা" ট্যাব আপনার সংরক্ষিত তালিকা। "আইটেম যোগ করুন"-এ নাম, গ্রাহকের জন্য বিস্তারিত, একটি বিভাগ, একটি একক, প্রতিটির মূল্য, "প্রতিটির আপনার খরচ" (শুধু আপনার মার্জিনের জন্য), কর এবং একটি ছবি দিতে হয়। বিকল্পগুলো হলো এমন পছন্দ যা মূল্য বদলায়, যেমন আকার: ছোট, মাঝারি +$20.00, বড় +$35.00 (টাকা কমাতে − ব্যবহার করুন); প্রতিটিতে সর্বোচ্চ ১২টি পছন্দসহ ৬টি বিকল্প।

সেটআপ (Quote Studio-র শেষ ট্যাব) একটি চার ধাপের গাইড; প্রতিটি ধাপ এড়িয়ে পরে করা যায়, এবং ওপরের পিলটি বলে কতগুলো শেষ হয়েছে। ১ "আপনার ব্যবসা" আপনার ব্র্যান্ড সেটিংস (নাম, লোগো, রং) খোলে। ২ "আপনার মূল্য" খোলে "মূল্য আমদানি" বা হাতে একটি যোগ করার অপশন। ৩ "আগে পাঠানো কোট": সর্বোচ্চ ১০টি পুরোনো কোট বাছুন (PDF, স্ক্রিনশট, ছবি, Word বা Excel) এবং "কোট থেকে শিখুন" চাপুন। প্রতিটি ফাইল চারটি বিষয়ে পড়া হয়: এতে দেখানো পণ্য ও মূল্য (পণ্য ও সেবায় যোগ হয়; PDF বা ছবি থেকে পড়া মূল্য "AI দ্বারা পড়া" চিহ্নিত হয়, তাই যাচাই করুন), আপনার কোটের লেখা কীভাবে সাজানো (ভূমিকা, যা অন্তর্ভুক্ত, পরিধি ও শর্তাবলি, "সংরক্ষিত লেখা"-তে সংরক্ষিত), শর্তাবলি ও গ্রাহক কীভাবে পরিশোধ করেন (ধাপ ৪-এর পেমেন্ট পদ্ধতি টিক দেয়, অগ্রিম সেট করে, এবং খালি থাকলে "গ্রাহক কীভাবে পরিশোধ করেন" পূরণ করে), এবং আপনার গ্রাহক ও কাজ (কয়েকটি সরল লাইন, যা আপনি সম্পাদনা করতে পারেন এবং যা কোট AI যখনই আপনার জন্য লাইন বা লেখা খসড়া করে তখন পড়ে)। aiKit যা নিশ্চিত ছিল না সেসব তালিকা যাচাই করুন। রাখতে চাইলে টিক দিন এবং "টিক দেওয়াগুলো রাখুন" চাপুন। ব্যাংক, কার্ড ও অ্যাকাউন্ট নম্বর কখনও রাখা হয় না। ৪ "গ্রাহক আপনাকে কীভাবে পরিশোধ করেন": ক্রেডিট কার্ড, চেক, ACH / ব্যাংক ট্রান্সফার, নগদ, PayPal, Zelle বা Venmo টিক দিন, অথবা অন্য উপায় লিখে "যোগ করুন" চাপুন; আপনার টিক থেকে কোটে গ্রাহক যা দেখে তা আপনার জন্য লেখা হয় এবং বদলানো যায়; আপনার পেমেন্ট লিংক থাকলে যোগ করুন; "কীভাবে পেমেন্ট নেবেন সংরক্ষণ করুন"। "ট্যুর নিন" দেখায় সবকিছু কোথায়, ছয়টি ধাপে: সেটআপ, নতুন কোট, কোট, পণ্য ও সেবা, অনুরোধ ফর্ম এবং সেটিংস (Escape বা "ট্যুর এড়িয়ে যান" বন্ধ করে)।

মূল্য আমদানি করা আপনার তালিকা সাজানোর সবচেয়ে সহজ উপায়, তাই আপনাকে দামগুলো নিজে টাইপ করতে হবে না। এটি তিনটি উপায়ে একটি উইন্ডো খোলে। ফাইল আপলোড করুন-এ একটি Excel বা CSV মূল্য তালিকা (আপনার ব্রাউজারে পড়া হয়), একটি PDF, বা একটি মূল্য চার্টের ছবি নেওয়া যায়। লিংক পেস্ট করুন-এ একটি পণ্য পেজ নেওয়া যায়: aiKit পেজটি খোলে, তার লেখা, টেবিল ও ছবি পড়ে, এবং যদি সেখানে ড্রপডাউন অপশনসহ একটি দাম হিসাবকারী থাকে, তবে প্রতিটি সমন্বয় একটি একটি করে চেষ্টা করে দাম পড়ে (শুধু-পড়ার জন্য: এটি কখনো কোনো বোতামে ক্লিক করে না, কার্টে কিছু যোগ করে না, কিছু জমা দেয় না, এবং প্রতিটি চেষ্টার মাঝে বিরতি নেয়; খুব বড় হিসাবকারীগুলো প্রথম 160টি সমন্বয়ের পর থামে এবং সেটা জানিয়ে দেয়)। একটি ক্যাটাগরি পেজ আপনার জন্য তার পণ্যগুলো তালিকাভুক্ত করে, যা আপনি টিক দিতে পারেন, সর্বোচ্চ 10টি, এবং প্রতিটি একইভাবে পড়া হয়। দাম পেস্ট করুন-এ ইমেইল বা নথি থেকে লেখা নেওয়া হয়। আর কিছু জানার আছে? হলো 'দাম প্রতি 100 এর জন্য' এর মতো একটি ইঙ্গিতের জন্য। আমার দাম পড়ুন পাঠায় AI-কে, যা প্রতিটি পণ্য তার অপশন, পরিমাণ, মূল্য চার্ট, অ্যাড-অন, সেটআপ চার্জ, ডেলিভারির সময়, ফাইলের প্রয়োজনীয়তা, স্পেসিফিকেশন ও ছবিসহ তৈরি করে। পর্যালোচনায় দেখানো হয় কতগুলো উৎস দাম হুবহু মেলে, যেগুলো ব্যবহার করা যায়নি সেগুলোর জন্য এখনও শেষ হয়নি, এবং প্রতিটি পণ্যের জন্য একটি সতর্কতা বাক্স যেখানে এমন কিছু থাকে যা নিশ্চিত নয়। একটি পণ্য খুললে দেখা যায আপনার উৎস বনাম aiKit: প্রতিটি উৎস দাম (স্প্রেডশিটের ঘর, যেমন C4, বা ওই সমন্বয়ের জন্য পেজের দাম) aiKit আবার দাম করেছে, যেখানে পার্থক্য আছে সেগুলো আগে দেখানো হয়; PDF বা ছবির দাম AI দ্বারা পড়া হয়েছে বলে চিহ্নিত থাকে, কারণ তুলনা করার কোনো ঘর নেই। চেষ্টা করুন হলো ওই পণ্যের লাইভ দাম হিসাবকারী। নিজের ভাষায় কিছু বদলান একটি পরিবর্তন পাঠায় (যেমন 'নমুনা প্যাক বাদ দিন') এবং প্রতিটি দাম আবার যাচাই করে। কোনো পণ্য বাদ দিতে তার টিক তুলুন, তারপর আপনার তালিকায় সংরক্ষণ করুন-এ চাপুন। একটি সংরক্ষিত আইটেম মনে রাখে কোথা থেকে এবং কখন এসেছে; একটি পেজের জন্য, আইটেমের দাম নিয়মে পেজের দাম পরিবর্তন পরীক্ষা করুন পেজটি আবার AI ছাড়া পড়ে, এবং যে সব দাম বদলেছে, যে কোনো নতুন সমন্বয় এবং যেগুলো আর নেই সেগুলো তালিকাভুক্ত করে। একটি আইটেম হাতে করে যোগ করুন এখনও আছে একটি একক আইটেমের জন্য।

মূল্য চার্ট হলো আমদানিতে প্রিন্ট-ধাঁচের দামের জন্য ব্যবহৃত দামের নিয়ম: প্রতি সমন্বয়ের জন্য একটি সারি (যেমন কাগজ ও কোন পিঠে ছাপা), এবং প্রতি পরিমাণের জন্য একটি দাম, ঠিক যেভাবে আপনার শিট বা পেজে দেখানো হয়; যে সমন্বয় বা পরিমাণ আপনার উৎস দেয় না, সেটি তা জানিয়ে দেয়, অন্য কোনো দাম ধার করে বসিয়ে দেয় না।

দাম কীভাবে হিসাব হয়: প্রতিটি আইটেম হয় এক দাম, সঙ্গে অপশন (প্রতিটির দাম, এবং যে অপশনগুলো টাকা যোগ বা বিয়োগ করে) অথবা দামের নিয়ম। দামের নিয়ম আপনার ব্যবসা যেভাবে চলে সেভাবে দাম হিসাব করে। একটি তৈরি সেটআপ থেকে শুরু করুন (ছাপা, প্রচারমূলক পণ্য, পোশাক ও এমব্রয়ডারি, সাইন ও ব্যানার, পণ্য ও খুচরা, সেবা, ইভেন্ট ও ক্যাটারিং অনুযায়ী সাজানো) থেকে শুরু করুন; এটি আইটেমটি নমুনা দাম দিয়ে ভরে দেয়, আর আপনি প্রতিটি সংখ্যা আপনার নিজের মতো করে বদলান। দাম কীভাবে হিসাব হয় দেখায় নিয়মটি তার সংখ্যাসহ: দামের স্তর (কত থেকে, এবং সেই সংখ্যার জন্য দাম বা প্রতি টুকরো দাম; স্তর যোগ করুন এবং সরান), একটি আকার × পরিমাণ টেবিল, প্রতি বর্গফুট দাম সঙ্গে প্রতি টুকরো ন্যূনতম, একটি ঘণ্টার হার সঙ্গে ন্যূনতম ও গোলাকরণ, প্রতি অতিথির দাম সঙ্গে ন্যূনতম, অথবা একটি সূত্র। গ্রাহক কী বেছে নেন, এবং প্রতিটি কী যোগ করে তালিকাভুক্ত করে প্রতিটি পছন্দ ও সংখ্যা তার দামের পরিবর্তনসহ (নিজের দাম, + প্রতি টুকরো বা প্রতি অর্ডারে একটি পরিমাণ, + একটি শতাংশ, অথবা প্রতি রঙের জন্য সেটআপ বা রান চার্জ, যেখানে সেটআপের স্তর আছে সেখানে পরিমাণের স্তরসহ)। ফি, ন্যূনতম ও ছাড় প্রতি অর্ডারের ফি, ন্যূনতম অর্ডার এবং কেস ছাড় ধরে রাখে। কোটেশন ফর্মে দাম কীভাবে দেখায় বেছে নেয় সঠিক দাম, একটি পরিসর, একটি শুরুর দাম, অথবা আমরা কোটেশন পাঠাব। চেষ্টা করুন: আপনার গ্রাহক যা দেখেন তা বড় পর্দায় সেটআপের পাশে থাকে (ফোনে নিচে), এবং আপনি টাইপ করার সাথে সাথে বদলায়। এটি একটি পরীক্ষার হিসাবকারী, যেখানে মোট, প্রতি টুকরোর দাম, হিসাবের প্রতিটি লাইন, ন্যূনতমের মতো নোট, পরবর্তী দামের স্তর যখন একই বা কম খরচ হয় (ব্যবহারের বোতামসহ), এবং আপনার অন্য পরিমাণের কলামগুলোতে দাম থাকে। আইটেমটিকে সেভ করার সময় এক দামে ফিরিয়ে আনলে তার নিয়ম মুছে যায়।

অনুসন্ধান ও ক্যাটাগরি চিপ লম্বা তালিকা দ্রুত রাখে। প্রতিটি সারিতে দাম, আপনার খরচ এবং আপনি কতবার ব্যবহার করেছেন তা দেখায়, এবং খুললে সম্পাদনা করা যায়। আর্কাইভ আইটেমটিকে আপনার তালিকা থেকে যোগ করুন থেকে লুকায়, কিন্তু মুছে ফেলে না; মুছুন একে চিরতরে সরিয়ে দেয়, এবং যে কোটেশনগুলো এটি ইতিমধ্যে ব্যবহার করেছে, সেগুলো তাদের নিজস্ব লাইন ও ছবির কপি রাখে।

আপনার ব্র্যান্ডে আপনার লোগো ও ব্যবসার নাম (যে ব্যবসার বিবরণ আপনার প্রুফে ব্যবহৃত হয়) এবং আপনার ব্র্যান্ড রঙ থাকে: একটি স্যাম্পল বা যেকোনো রঙ বেছে নিন। এটি কোটেশন পেজের বোতাম, PDF-এর হেডার ব্যান্ড ও টেবিল, এবং মোট রঙিন করে। এর নিচে ব্র্যান্ডসমূহ-এ আপনি কোটেশন পাঠানো প্রতিটি ব্র্যান্ড দেখেন। আপনার মূল ব্র্যান্ড আপনার ব্যবসার বিবরণ ব্যবহার করে; ব্র্যান্ড যোগ করুন দিয়ে আরেকটি তৈরি হয় নিজস্ব নাম, লোগো, যোগাযোগের লাইন (এর ইমেইল গ্রাহকের উত্তর পায়), প্রধান ও দ্বিতীয় রঙ, কোটেশন নম্বরের উপসর্গ, শর্তাবলি ও পেমেন্টের বিবরণ সহ। প্রতিটি কোটেশন গ্রাহক ধাপে (এর অধীনে পাঠান) তার ব্র্যান্ড বেছে নেয়; যে কোটেশন এখনও পাঠানো হয়নি সেটি ওই ব্র্যান্ডের নম্বর উপসর্গ ও শুরুর শর্তাবলিও নেয়। একটি ব্র্যান্ড মুছলে তার কোটেশনগুলো আপনার মূল ব্র্যান্ডে সরে যায়।

নম্বর ও ডিফল্ট কোটেশন নম্বর কী দিয়ে শুরু হবে তা ঠিক করে (আপনি না বদলালে Q-; একটি কোটেশন তৈরির সময়ের নম্বর ধরে রাখে), নতুন কোটেশন কত দিন বৈধ থাকবে (মেয়াদ না থাকলে 0), করের হার ও নাম, ডিপোজিটের শতাংশ, এবং শিপিং লাইনের নাম। পেমেন্ট কীভাবে করবেন-এ পেমেন্টের নির্দেশনা ও পেমেন্ট লিংক থাকে, যা প্রতিটি নতুন কোটেশন দিয়ে শুরু হয়।

সংরক্ষিত লেখা শর্তাবলি, নোট, পরিধি, ভূমিকা ও পেমেন্টের বিবরণ ধরে রাখে যা আপনি পুনরায় ব্যবহার করেন, প্রতিটির একটি নাম আপনি বেছে নেন; নতুন কোটেশন এই শর্তাবলি দিয়ে শুরু হয়, এই চিহ্নগুলো প্রতিটি নতুন কোটেশনের শুরুর শর্তাবলি। সেটিংস নিজে থেকেই সংরক্ষিত হয় এবং নতুন কোটেশনে প্রযোজ্য হয়; আপনি আগে যে কোটেশন বানিয়েছেন সেটি তার নিজস্ব কপি রাখে।

Send quote খুললে পাঠানোর উইন্ডো আসবে। To লাইনে গ্রাহকের ইমেইল আগে থেকে থাকবে; আরও ঠিকানা টাইপ করুন বা পেস্ট করুন (কমা, সেমিকোলন আর নতুন লাইন, সবই চলবে), আর Add CC বা BCC চাপলে বাকি দুটি লাইন যোগ হবে। যাদের কাছে আগে প্রুফ বা কোট পাঠিয়েছেন, তাদের একটি ট্যাপেই পাওয়া যাবে। Template সাবজেক্ট আর নোট ভরে দেবে (New quote, Updated quote, কোনো তারিখ পর্যন্ত দাম বৈধ, অথবা নিজের লেখা; Save as a template বর্তমানটি সংরক্ষণ করবে)। Follow-up স্বয়ংক্রিয় রিমাইন্ডার চালু বা বন্ধ করে এবং পাঠানোর কত দিন পর সেটি ঠিক করে। Preview অংশটি (ফোনে একটি ট্যাব) আপনার গ্রাহক ঠিক কোন ইমেইলটি পাবেন তা দেখায়।

আপনার অ্যাকাউন্টে ইমেইল সেটআপ না হওয়া পর্যন্ত কিছুই ইমেইল হবে না; একটি হলুদ নোটে সেটি জানানো থাকবে, আর তখন Copy link ব্যবহার করে পাঠাতে হবে। Copy link গ্রাহকের ব্যক্তিগত লিংক বানিয়ে কপি করে, যা আপনি নিজের ইমেইল বা টেক্সটে পেস্ট করতে পারবেন। To, CC ও BCC লাইনের প্রত্যেকে নিজের আলাদা লিংক পান, তাই যিনি গ্রহণ করবেন তার নামও সেখানে থাকে; পাঠানোর পর উইন্ডোতে প্রতিটি লিংক তার নিজের Copy link বোতামসহ দেখা যায়।

পাঠানোর পর এই সংস্করণটি আর বদলানো যায় না। Customer view পৃষ্ঠাটি গ্রাহক যেভাবে দেখেন সেভাবে খোলে (আপনার নিজের ভিউ গণনা হয় না), আর PDF কোটটি PDF হিসেবে ডাউনলোড করে।

অ্যাকাউন্ট ছাড়াই ফোন বা কম্পিউটারে কোট পৃষ্ঠাটি খোলে। এখানে আপনার লোগো বা ব্যবসার নাম ও যোগাযোগের তথ্য, কোট নম্বর, শিরোনাম, কার জন্য তৈরি, তারিখ এবং Good until দেখা যায়। What's included-এ প্রতিটি অন্তর্ভুক্ত আইটেম তার পরিমাণ, একক দাম, ছাড় (থাকলে) ও মোট সহ থাকে। একটি বেছে নেওয়ার মতো বিকল্পগুলো এমন কার্ড হিসেবে থাকে যেখান থেকে তারা একটি বেছে নেন; Optional extras হলো চেকবক্সযুক্ত কার্ড। মোট, সঞ্চয়, ট্যাক্স ও ডিপোজিট বড় স্ক্রিনে লাইনের পাশে আর ফোনে নিচের একটি বারে দেখায়, এবং গ্রাহক কিছু বেছে নিলেই সঙ্গে সঙ্গে বদলে যায়।

Accept quote-এ তাদের পুরো নাম চায়, যা তাদের স্বাক্ষর, আর একটি বক্স চায় যেখানে তারা নিশ্চিত করেন যে সঠিক মোটের জন্য কোট গ্রহণ করছেন এবং আপনার শর্তে সম্মত। চাইলে নামের নিচের বক্সে আঙুল বা মাউস দিয়ে স্বাক্ষরও আঁকতে পারেন (ঐচ্ছিক; Clear signature দিয়ে আবার শুরু করা যায়)। আঁকা স্বাক্ষর তাদের গৃহীত কোট পৃষ্ঠায়, আপনার কোটের Accepted কার্ডে এবং PDF-এ দেখা যায়। কোটে Good, Better ও Best বিকল্প থাকলে তারা আগে তিনটির একটি বেছে নেন; মোট তাদের পছন্দ অনুযায়ী হালনাগাদ হয়। Decline প্রধান কারণ (চারটি পছন্দ) এবং অতিরিক্ত কিছু লিখতে চায় কিনা জিজ্ঞাসা করে। Ask a question আপনাকে একটি বার্তা পাঠায় যা কোটে দেখানো হয়, আর Download PDF তাদের পছন্দসহ কোটটি সংরক্ষণ করে।

মোট সবসময় আপনার পাঠানো সংস্করণ থেকে aiKit নতুন করে হিসাব করে, গ্রাহকের ব্রাউজার থেকে কখনো নেওয়া হয় না, আর পৃষ্ঠায় কোনো পেমেন্ট নেওয়া হয় না।

Who has it-এ প্রতিজনের জন্য চারটি ধাপ দেখা যায়: Sent, Opened email, Clicked ও Viewed quote, প্রতিটির সঙ্গে কত আগে ঘটেছে তাও থাকে। Opened email আসে ইমেইলের একটি ছোট ছবি থেকে, তাই ছবি ব্লক করা মেইল অ্যাপে এটি লুকানো থাকতে পারে; কোনো ক্লিক সবসময় খোলা হিসেবে গণ্য হয়। Copy their link সেই ব্যক্তির নিজের লিংক কপি করে। Activity তালিকায় প্রতিটি পাঠানো, খোলা, ক্লিক, ভিউ, প্রশ্ন, উত্তর, রিমাইন্ডার, গ্রহণ, প্রত্যাখ্যান, PDF ডাউনলোড ও সংস্করণ সময়সহ লেখা থাকে।

গ্রাহক প্রশ্ন করলে Questions কার্ডটি বেগুনি হয়ে যায়। আপনার উত্তর লিখে Post answer চাপুন; এটি তাদের কোট পৃষ্ঠায় দেখা যাবে। ইমেইল সেটআপ না হওয়া পর্যন্ত লিংকটিও পাঠিয়ে দিন, যাতে তারা উত্তরটি দেখতে পারেন।

Follow-up reminders কার্ডটি (কোট পাঠানোর পর খোলে) পরিকল্পিত দিনগুলো দেখায় (আপনি বদলিয়ে না থাকলে পাঠানোর ২, ৫ ও ১০ দিন পর), তাদের তারিখসহ, আর রিমাইন্ডার কেন চলছে বা কেন চলছে না তাও বলে। To লাইনের সবাই আপনার বেছে নেওয়া প্রতিদিনের একবার করে রিমাইন্ডার পান, আর কেবল সর্বশেষ যেটি তখন প্রাপ্য সেটিই যায়, তাই ক্রম উল্টো হয় না। গ্রাহক গ্রহণ, প্রত্যাখ্যান বা প্রশ্ন করলে, কোটের মেয়াদ শেষ হলে, বা আপনি আর্কাইভ করলে এগুলো বন্ধ হয়; নতুন সংস্করণ পাঠালে সময়সূচি আবার শুরু হয়। Remind now সঙ্গে সঙ্গে একটি পাঠায়। আপনার অ্যাকাউন্টে ইমেইল সেটআপ হলে রিমাইন্ডার শুরু হয়; তার আগে কার্ডে সেটি জানানো থাকে এবং কিছুই ইমেইল হয় না।

পাঠানো সংস্করণ কখনো বদলায় না, তাই গ্রাহকের পৃষ্ঠা সবসময় তাদের পাঠানো সংস্করণের সঙ্গে মেলে। পাঠানোর পর কোটটি The quote as sent-এর অধীনে গ্রাহক যেভাবে দেখেন সেভাবে শুধু-পঠনযোগ্য দেখায়। কিছু বদলাতে হলে হলুদ নোটে Start version 2 (বা পরের নম্বর) চাপুন: এটি পাঠানো সংস্করণটি সম্পাদনার জন্য কপি করে, আর নতুন সংস্করণ না পাঠানো পর্যন্ত গ্রাহক পুরনোটিই দেখতে থাকেন। সম্পাদনার সময় একটি নীল নোটে Compare with version 1 বিকল্প আসে।

Versions কার্ডটি (একাধিক সংস্করণ থাকলে খোলে) প্রতিটি সংস্করণ, কখন পাঠানো হয়েছে, মোট, আর তার What-changed নোট দেখায়, প্রতিটির জন্য একটি PDF বোতাম ও Compare থাকে। Compare আগের ও পরের মোট এবং পার্থক্য দেখায়, প্রতিটি লাইন Added, Removed বা Changed হিসেবে (পুরনো ও নতুন পরিমাণ, দাম ও মোটসহ), এবং ডিপোজিট, ট্যাক্স, মেয়াদ, নোট বা শর্তের মতো অন্য যা বদলেছে তাও। নতুন সংস্করণ পাঠালে What changed বক্সটি একই তুলনা থেকে আগে থেকেই ভরা থাকে, আর গ্রাহক ইমেইলে সেটি দেখেন।

গৃহীত কোটে একটি সবুজ Accepted কার্ড থাকে, যেখানে কে স্বাক্ষর করেছেন, কখন, মোট, সংগ্রহ করার ডিপোজিট এবং What they picked লাইন ধরে দেখানো হয়; ফোনে এই কার্ডটি সবার আগে আসে। এর নিচের কোটে What they accepted লেখা থাকে, যেখানে প্রতিটি অতিরিক্ত আইটেম Added বা not added এবং প্রতিটি বিকল্প Picked বা not picked চিহ্নিত থাকে, আর স্ক্রিনের প্রতিটি মোট হলো গৃহীত মোট। Convert to job গ্রাহকের বেছে নেওয়া লাইন, গৃহীত মোট ও ডিপোজিট দিয়ে একটি কাজ বানায়; এটি কোনো ওয়েবসাইট প্রজেক্টের অন্তর্গত হলে সেটিও বেছে নিতে পারেন। কাজটিতে তখন To do, In progress ও Done বোতাম থাকে। গৃহীত কোট লক থাকে; Make a copy দিয়ে তার থেকে নতুন খসড়া শুরু করা যায়।

প্রতিটি কোটের নিচে: Duplicate (একই লাইন, ছবি ও সংযুক্তি সহ নতুন খসড়া, আর নতুন good-until তারিখ), Archive (এটি Archived-এ যায় এবং রিমাইন্ডার বন্ধ হয়), এবং Delete, যা আগে জিজ্ঞাসা করে, তারপর কোটটি ও তার লিংকগুলো চিরতরে মুছে দেয়।

• কোনো পেমেন্ট নেই: aiKit কখনো আপনার গ্রাহকের কাছ থেকে চার্জ করে না। ডিপোজিট হলো একটি পরিমাণ, যা আপনি নিজের পদ্ধতিতে সংগ্রহ করবেন।
• আপনার অ্যাকাউন্টে ইমেল সেট আপ হলে ইমেল ও রিমাইন্ডার পাঠানো হবে; তার আগ পর্যন্ত লিংক কপি করুন এবং নিজে পাঠান।
• প্রতি কোটেশনে একটি কর; aiKit কর হার খুঁজে দেখে না।
• প্রতি কোটেশনে সর্বোচ্চ ৮০টি লাইন এবং ১২টি একটি-বেছে-নেওয়ার বিকল্প, আর প্রতি পাঠানোয় সর্বোচ্চ ২৫ জন।
• যার কাছে কারও লিংক আছে, সে সেই ব্যক্তির হয়ে কাজ করতে পারে; তাই প্রতিটি লিংক শুধু সেই ব্যক্তিকেই পাঠান।