aiKit Hub: έργα, πίνακες και πελάτες σε ένα ήρεμο μέρος

Ανοίξτε τη Βιβλιοθήκη εργαλείων στην πλαϊνή στήλη και επιλέξτε aiKit Hub, ή μεταβείτε κατευθείαν στο aikit.ai/tools/hub. Καρφιτσώστε το στη βάση σας για να είναι ένα πάτημα μακριά. Τα αποτελέσματα του Hub εμφανίζονται επίσης στο πεδίο αναζήτησης στην κορυφή κάθε σελίδας του aiKit.

Στο πάνω μέρος του Hub: Έργα (η αρχική σελίδα του Hub σας· φέρει τη λέξη που χρησιμοποιεί το Hub σας, οπότε μπορεί να γράφει Εργασίες, Πελάτες ή Παραγγελίες), Πίνακες (Οι πίνακές μου, παρακάτω), Η ημέρα μου, Hey!, Συνομιλία (το Κοινό δωμάτιο και τα Pings), Δραστηριότητα, Ημερολόγιο, Αρχεία, Πρόγραμμα, Αναφορές, Άτομα και Ρυθμίσεις, ένα πεδίο αναζήτησης (πατήστε / για να μεταβείτε σε αυτό), Καταγραφή και Νέο έργο. Κάθε σελίδα, φίλτρο και ανοιχτή εγγραφή έχει τη δική της διεύθυνση, ώστε να μπορείτε να την αποθηκεύσετε στους σελιδοδείκτες, να την μοιραστείτε με κάποιον στο έργο ή να την ανοίξετε σε νέα καρτέλα.

Ένας πίνακας είναι ένα κομμάτι δουλειάς σε μορφή λιστών καρτών που σύρετε από αριστερά προς τα δεξιά, όπως Για κάνω → Σε εξέλιξη → Ολοκληρώθηκε. Ένα έργο είναι ένα μεγαλύτερο σπίτι για τη δουλειά: μπορεί να περιέχει αρκετούς πίνακες, καθώς και Συνομιλία, Πρόγραμμα, λίστες εκκρεμοτήτων, Ελέγχους, καταγραφή χρόνου, πελάτες και επισκέπτες, και τους βοηθούς AI (Ενημέρωσέ με, Σύνοψη αυτού του πίνακα, Σύνταξη με AI, η πρωινή περίληψη).

Στο δωρεάν πρόγραμμα, το Hub ξεκινά με πίνακες. Η πρώτη καρτέλα λέει Πίνακες, και η Αρχική είναι Οι πίνακές μου: μία κάρτα για κάθε πίνακα, που δείχνει το φόντο του, το όνομά του και πόσες κάρτες είναι ανοιχτές. Πατήστε μια κάρτα για να ανοίξετε τον πίνακα. Κάθε πίνακας έχει τρεις καρτέλες στην κορυφή: Πίνακας (οι λίστες και οι κάρτες, με το πλήρες παράθυρο κάρτας: λίστες ελέγχου, ημερομηνίες, ετικέτες, σχόλια με απαντήσεις, αρχεία και Επείγον), Μηνύματα (ο Πίνακας Μηνυμάτων, με αρχεία στις αναρτήσεις) και Αρχεία (όλα όσα είναι επισυναμένα οπουδήποτε σε αυτόν τον πίνακα). Το δωρεάν πρόγραμμα περιλαμβάνει 3 πίνακες, ενεργούς και αρχειοθετημένους μαζί· η κάρτα Νέος πίνακας δείχνει πόσοι απομένουν, και όταν χρησιμοποιηθούν και οι 3, γράφει Χρησιμοποιούνται και οι 3 δωρεάν πίνακες και δείχνει τι προσθέτει ένα έργο.

Το Νέος πίνακας στο δωρεάν πρόγραμμα ζητά ένα όνομα και μετά ένα πρότυπο (Εργασία εκτύπωσης και άλλα) ή έναν κενό πίνακα με φόντο και αρχικές λίστες. Σε έναν δωρεάν πίνακα, το Μενού → Αρχειοθέτηση αυτού του πίνακα και το Διαγραφή πίνακα αφορούν ολόκληρο τον πίνακα, με Αναίρεση.

Μετατροπή σε έργο (στο δεξί άκρο των καρτελών ενός πίνακα, ή το εικονίδιο στρώσεων σε τηλέφωνο) δείχνει τι προσθέτει ένα έργο: Συνομιλία με την ομάδα σας, το Πρόγραμμα και ημερολόγιο, πελάτες και καλεσμένους, τους βοηθούς AI, περισσότερους πίνακες σε ένα μέρος, και Έλεγχοι προόδου, καταγραφή χρόνου και αναφορές. Τα έργα συμπεριλαμβάνονται από το πρόγραμμα Starter και πάνω· ο ιδιοκτήτης κάνει αναβάθμιση από Ρυθμίσεις → Πρόγραμμα και αποθηκευτικός χώρος, και τίποτα στους πίνακές σας δεν αλλάζει ή μετακινείται. Αν ανοίξετε ένα εργαλείο έργου στο δωρεάν πρόγραμμα (για παράδειγμα έναν σύνδεσμο προς τη Συνομιλία), η σελίδα εξηγεί τι κάνει και ότι περιλαμβάνεται με τα έργα, με ένα κουμπί Πίσω στους πίνακές μου. Ο διακομιστής του Hub απορρίπτει αυτά τα εργαλεία στο δωρεάν πρόγραμμα με την ίδια απλή γραμμή, ώστε τίποτα να μη λειτουργεί μισά.

Τα επί πληρωμή προγράμματα και το δικό του Hub της ομάδας aiKit λειτουργούν ακριβώς όπως πριν: η Αρχική δείχνει έργα, και κάθε έργο έχει όλα τα εργαλεία.

Πατήστε Νέο έργο. Δώστε ένα όνομα και μια περιγραφή μίας γραμμής, και μετά ξεκινήστε κενό ή από πρότυπο: Εργασία εκτύπωσης (εκτύπωση παραγγελίας πελάτη), Εργασία σχεδιασμού (σχεδιασμός κάτι νέου, όπως ένα εγχειρίδιο ή φυλλάδιο: περιγραφή, πρώτο σχέδιο, έλεγχος, τελικά αρχεία), Κατασκευή ιστοσελίδας, Εισαγωγή νέου πελάτη, Εκδήλωση, Καμπάνια μάρκετινγκ ή Πρόσληψη. Τα πρότυπα έρχονται με τις λίστες, τις στήλες και τις πρώτες εργασίες τους, με ημερομηνίες προθεσμίας που υπολογίζονται από σήμερα. Σε επί πληρωμή πρόγραμμα μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε οποιοδήποτε έργο ως δικό σας πρότυπο (Ρυθμίσεις έργου → Πρότυπο).

Ποιος συμμετέχει εμφανίζεται ακριβώς κάτω από το όνομα, στο Νέο έργο και στο Νέος πίνακας: κάθε άτομο στο Hub σας είναι ένα κουμπί που πατάτε για να το προσθέσετε (πατήστε ξανά για να το αφαιρέσετε), το Τα συνηθισμένα άτομά μου προσθέτει όσους μοιράζεστε περισσότερο δουλειά, και το Όλη η ομάδα μου προσθέτει ολόκληρη την ομάδα σας. Μόνο όσοι επιλέγετε βλέπουν το έργο ή τον πίνακα και λαμβάνουν τις ενημερώσεις του· αλλάξτε το αργότερα στην καρτέλα Άτομα του. Νέο άτομο; Πληκτρολογήστε το email του και πατήστε Προσθήκη (σε επί πληρωμή πρόγραμμα, επιλέξτε επίσης Στην ομάδα μας ή Από άλλη εταιρεία). Το Στείλτε μου πρόσκληση τώρα είναι επιλεγμένο, οπότε η πρόσκληση αποστέλλεται μόλις ξεκινήσετε· αποεπιλέξτε το για να αντιγράψετε τον σύνδεσμό του από την καρτέλα Άτομα.

Για να συνεργαστείτε με έναν πελάτη, επιλέξτε τον στο Πελάτης (οι πελάτες σας στο aiKit) ή επιλέξτε Συνεργασία με πελάτη σε αυτό το έργο. Ένα νέο Hub εμφανίζει πάντα τον χώρο των έργων του, με το Ξεκινήστε το πρώτο σας έργο μέσα του και τρεις τρόπους πρόσβασης: Νέο έργο, Έναρξη από πρότυπο ή Εισαγωγή από Basecamp ή Trello.

Η Αρχική ανοίγει στα έργα σας. Κάθε κάρτα έργου έχει ένα μενού ⋯: Μετονομασία, Μετακίνηση πιο πάνω, Μετακίνηση πιο κάτω, και Διαγραφή… (ο ιδιοκτήτης, διαχειριστής ή όποιος το ξεκίνησε), που ζητά επιβεβαίωση μία φορά και μετά προσφέρει Αναίρεση· ένα διαγραμμένο έργο περιμένει στα Κάδος για 30 ημέρες. Σύρετε μια κάρτα για να αλλάξετε τη σειρά για ολόκληρη την ομάδα σας (σε τηλέφωνο, πατήστε και κρατήστε για λίγο πρώτα· με πληκτρολόγιο, Alt και τα βέλη)· η σειρά διατηρείται στην καρτέλα Ενεργά όταν δεν υπάρχει φίλτρο, και τα αγαπημένα έργα κρατούν το αστέρι τους χωρίς να μετακινούνται. Λίγο πιο πάνω, η ομάδα σας έχει το Ενημερώστε με για όλα: ένα πάτημα και το AI διαβάζει κάθε ενεργό έργο που μπορείτε να ανοίξετε, με τη δουλειά aiKit συνδεδεμένη σε κάθε έργο (προσφορές, έλεγχοι, εργασίες και η κατάστασή τους), και γράφει μια σύντομη περίληψη: το ένα πράγμα που πρέπει να γίνει πρώτα, μετά επείγουσες και καθυστερημένες εργασίες, νέες παραγγελίες και απαντήσεις, και τι έρχεται αυτή την εβδομάδα, έργο προς έργο. Χρησιμοποιεί ένα μικρό μέρος ενός token, διαβάζει μόνο όσα βλέπετε, και έχει έναν αντίχειρα πάνω ή κάτω από αυτό. Καρτέλες στην κορυφή αυτής της περιοχής: Ενεργά, Αρχειοθετημένα, Πρότυπα (όταν έχετε κάποια) και, για ιδιοκτήτες και διαχειριστές, Κάδος· κάθε μία δείχνει πόσα περιέχει. Από κάτω: ένα πλαίσιο αναζήτησης (με όνομα ή πελάτη), και τρία φίλτρα: Πελάτης (οποιοσδήποτε, με πελάτη, χωρίς πελάτη, ή ένας πελάτης με όνομα), Κατάσταση (έχει εκπρόθεσμες εργασίες, λήγουν αυτή την εβδομάδα, σύμφωνα με το πρόγραμμα, όλες οι εργασίες ολοκληρωμένες, δεν υπάρχουν εργασίες ακόμα) και Άτομο (οποιοσδήποτε, εγώ, ή ένα άτομο). Κάθε φίλτρο είναι μέρος της διεύθυνσης της σελίδας, οπότε μια φιλτραρισμένη προβολή μπορεί να αποθηκευτεί ή να κοινοποιηθεί· μια μπλε γραμμή Εμφάνιση ονομάζει ό,τι είναι φιλτραρισμένο, με Εμφάνιση όλων για εκκαθάριση. Το Κάρτες ή Λίστα εναλλάσσει ανάμεσα σε κάρτες και σε ένα συμπαγή πίνακα (η επιλογή σας θυμάται σε αυτή τη συσκευή).

Κάθε κάρτα δείχνει το χρώμα του έργου, το όνομά του, ένα μέτρηση "νέα" (δραστηριότητα άλλων ατόμων από την τελευταία φορά που το ανοίξατε· πατήστε το για να δείτε αυτή τη δραστηριότητα), ένα αστέρι, τον πελάτη (ή Κοινή με πελάτη, ή Μόνο ομάδα), την κατάστασή του με λόγια (για παράδειγμα 2 εκπρόθεσμες, Σύμφωνα με το πρόγραμμα ή Όλα ολοκληρώθηκαν), πότε ήταν τελευταία ενεργό, μια γραμμή προόδου (εργασίες ολοκληρωμένες από το σύνολο), τα άτομα που συμμετέχουν, και μετρητές που πατάτε: δικές σας, ανοιχτές και καθυστερημένες. Τα αγαπημένα έργα έρχονται πάντα πρώτα, και μετά τα πιο πρόσφατα ενεργά. Οι αρχειοθετημένες κάρτες έχουν ριγέ πάνω άκρη και ένα κουμπί Επαναφορά.

Κάτω από τα έργα: Η Ημέρα μου (τι λήγει), τα Εισερχόμενά σας, Φέρτε τη δουλειά σας (εισαγωγές) και, για ιδιοκτήτες, η λωρίδα χρήσης του Hub: ενεργά έργα, Άτομα, Θέσεις πελατών και επισκεπτών και Αποθηκευτικός χώρος, με το όνομα του προγράμματος. Αυτά μετρούν μόνο το Hub, όχι τις ιστοσελίδες και τους πελάτες της πλαϊνής στήλης. Ένα όριο χωρίς σταθερό αριθμό εμφανίζεται ως απλά λόγια (1 άτομο, για παράδειγμα) αντί για μπάρα. Το πάτημα της λωρίδας ανοίγει τις Ρυθμίσεις.

Η σελίδα ενός έργου έχει μια σειρά καρτελών κάτω από την κεφαλίδα, ώστε κάθε μέρος να είναι ένα κλικ μακριά από οπουδήποτε μέσα στο έργο: Επισκόπηση, κάθε εργαλείο που είναι ενεργοποιημένο (Πίνακας μηνυμάτων, Πίνακες, Εργασίες, Πρόγραμμα, Έγγραφα και αρχεία, Campfire, Check-ins και τα υπόλοιπα, με τα ονόματα που τους δώσατε), Δραστηριότητα και Άτομα. Η Επισκόπηση δείχνει μια κάρτα για κάθε εργαλείο με ό,τι είναι νέο μέσα του, την τελευταία δραστηριότητα και (για την ομάδα σας) τους βοηθούς AI: ένα πεδίο Ρώτησε για κάθε ερώτηση σχετικά με το έργο με απλά λόγια (ποιος καθυστερεί, τι λήγει την Παρασκευή, σύνταξε μια ενημέρωση για τον πελάτη), το Σύνοψη αυτής της εβδομάδας και το Τι κινδυνεύει. Οι ημερομηνίες στις απαντήσεις αναφέρουν τη σωστή ημέρα της εβδομάδας. Στην κεφαλίδα, το αστέρι προσθέτει το έργο στα αγαπημένα, το κουμπί ατόμων δείχνει ποιοι συμμετέχουν, το κουμπί λήψης εξάγει το έργο και το γρανάζι ανοίγει τις ρυθμίσεις του. Στα έργα πελατών η ομάδα σας έχει επίσης το Προβολή ως πελάτης, που εμφανίζει το έργο ακριβώς όπως το βλέπει ο πελάτης σας.

Φτιάξτε μια λίστα και δείτε την όπως θέλετε με τα κουμπιά πάνω της: Λίστα, Πίνακας, Πίνακας δεδομένων, Ημερολόγιο, Χρονοδιάγραμμα και Ταμπλό. Η προβολή που επιλέγετε θυμάται για τη λίστα. Το Πίνακας δείχνει στήλες που ονομάζετε εσείς (Να γίνει, Σε εξέλιξη, Ολοκληρώθηκε από προεπιλογή)· σύρετε τις κάρτες ανάμεσά τους ή χρησιμοποιήστε το μενού Μετακίνηση σε οποιαδήποτε κάρτα αν προτιμάτε το πληκτρολόγιο. Μια κάρτα στη στήλη ολοκληρωμένων μετράει ως τσεκαρισμένη, και το τσεκάρισμα μιας εργασίας τη μεταφέρει σε εκείνη τη στήλη. Το Κάνε πίνακα (δίπλα στις ρυθμίσεις Λίστας) μεταφέρει τη λίστα στην καρτέλα Πίνακες με όλο το περιεχόμενό της, για την πλήρη οθόνη πίνακα που περιγράφεται παρακάτω.

Ανοίξτε οποιαδήποτε εργασία για να ορίσετε σε ποιον ανατίθεται, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης, επανάληψη (κάθε μέρα, καθημερινά, κάθε εβδομάδα, κάθε δύο εβδομάδες, κάθε μήνα, κάθε τρεις μήνες ή κάθε χρόνο· το τσεκάρισμα δημιουργεί την επόμενη), ετικέτες, προσαρμοσμένα πεδία, βήματα (καθένα με δικό του άτομο και ημερομηνία) και Αναμονή για (άλλες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν πρώτα). Προσθέστε αρχεία, ορίστε μια εικόνα ως εξώφυλλο της κάρτας, ψηφίστε (όταν η ψηφοφορία είναι ενεργή για τη λίστα), καταγράψτε χρόνο, ζητήστε έγκριση, παρακολουθήστε την, προσθέστε την στα αγαπημένα ή αποθηκεύστε την ως πρότυπο κάρτας. Τα σχόλια με αναφορές @ εμφανίζονται από κάτω.

Επικολλήστε πολλές γραμμές στο πεδίο Προσθήκη για να προσθέσετε πολλές εργασίες μαζί. Το μενού φίλτρων και οι μετρητές δείχνουν Ανατέθηκαν σε μένα, Καθυστερημένες, Λήγουν σε 7 ημέρες, Χωρίς ημερομηνία λήξης, Χωρίς ανάθεση, Σε αναμονή, Ολοκληρωμένες, ένα άτομο ή μια ετικέτα· μια μπλε μπάρα λέει τι εμφανίζεται, με έναν σύνδεσμο Εμφάνιση όλων. Μια εργασία που προσθέτετε ενώ είναι ενεργό ένα φίλτρο παραμένει ορατή ακόμη κι αν δεν ταιριάζει (π.χ. μια νέα εργασία χωρίς ημερομηνία κάτω από Καθυστερημένες), και η μπάρα το αναφέρει. Οι ρυθμίσεις Λίστας σάς επιτρέπουν να μετονομάσετε, να αλλάξετε χρώμα και να αναδιατάξετε στήλες, να ορίσετε ετικέτες και προσαρμοσμένα πεδία (κείμενο, αριθμός, ημερομηνία, λίστα επιλογών, πλαισιο ελέγχου) και να ενεργοποιήσετε τη γήρανση καρτών (οι ανενεργές κάρτες ξεθωριάζουν) και την ψηφοφορία. Το Παρακολούθηση στο Hill Chart τοποθετεί τη λίστα στον λόφο του έργου.

Οι κανόνες κάνουν τις επαναλαμβανόμενες δουλειές, γραμμένοι σε απλά αγγλικά. Επιλέξτε πότε (μια κάρτα μετακινείται σε στήλη, μια εργασία τσεκάρεται, μια εργασία προστίθεται, η προσφορά της γίνεται αποδεκτή, η δοκιμή της εγκρίνεται ή η δοκιμή της λαμβάνει αιτήματα αλλαγών) και μετά ένα ή περισσότερα βήματα: μετακίνηση, τσεκάρισμα, ανάθεση σε κάποιον, προσθήκη ετικέτας, ειδοποίηση των ατόμων που σχετίζονται, όλων όσων την παρακολουθούν ή του πελάτη, ορισμός ημερομηνίας λήξης σε αριθμό ημερών από σήμερα, ή εμφάνιση στον πελάτη. Ο κανόνας σας επαναλαμβάνεται ως πρόταση πριν τον αποθηκεύσετε. Οι κανόνες δεν ενεργοποιούν άλλους κανόνες, άρα τίποτα δεν γίνεται βρόχος, και δεν υπάρχει μηνιαίο όριο για το πόσο συχνά εκτελούνται.

Τα κουμπιά είναι τα ίδια βήματα κατά παραγγελία: δώστε ένα όνομα (για παράδειγμα Έτοιμο για παραλαβή) και εμφανίζεται στο πάνελ κάθε κάρτας της λίστας.

Κάθε έργο έχει καρτέλα Πίνακες, και ένα έργο μπορεί να έχει όσους πίνακες θέλετε. Οι πίνακες βρίσκονται δίπλα δίπλα ως πλακίδια με εικόνες (δύο στη σειρά σε τηλέφωνο). Σύρετε ένα πλακίδιο για να αλλάξετε τη σειρά για όλους στο έργο (στο τηλέφωνο πατήστε και κρατήστε πρώτα· με πληκτρολόγιο, Alt και τα βέλη). Κάθε πλακίδιο έχει μενού ⋯: Μετονομασία, Μετακίνηση πιο πριν, Μετακίνηση πιο μετά και Διαγραφή…, που ζητά επιβεβαίωση μία φορά και προσφέρει Αναίρεση αμέσως μετά (ένας διαγραμμένος πίνακας δεν μπορεί να επανέλθει μόλις χαθεί αυτή η Αναίρεση· το Μενού → Αρχειοθέτηση αυτού του πίνακα τον κρατά). Στην κορυφή κάθε πίνακα, το Σχετικά με αυτόν τον πίνακα είναι ένα μεγάλο πεδίο για τις λεπτομέρειες: τον πελάτη ή τη δουλειά, τι φτιάχνεται, μεγέθη και ποσότητες, προθεσμίες, συνδέσμους. Κάντε κλικ για να γράψετε, ή πατήστε Σύνταξη από τις κάρτες για να γράψει το AI μια πρώτη εκδοχή που μπορείτε να αλλάξετε και να Αποθηκεύσετε. Η Επισκόπηση του έργου έχει το ίδιο πεδίο, Σχετικά με αυτό το έργο, με Σύνταξη από το έργο. Η καρτέλα δείχνει κάθε πίνακα ως πλακίδιο με το χρώμα ή τη φωτογραφία φόντου του, το όνομά του, πόσες λίστες και ανοιχτές κάρτες έχει και, στα έργα πελατών, αν τον βλέπουν οι πελάτες. Ένα αστέρι στο πλακίδιο τοποθετεί τον πίνακα πρώτο (εδώ και στο Οι πίνακές μου). Κάτω από ένα πλακίδιο, το «3 καθυστερημένα» ή το «2 σε εσάς» είναι σύνδεσμοι: καθένας ανοίγει τον πίνακα ήδη φιλτραρισμένο ώστε να δείχνει ακριβώς αυτές τις κάρτες. Το Νέος πίνακας ξεκινά με Από πρότυπο: διαλέξτε Εκτύπωση, Υπογραφές, Κατασκευή ιστοσελίδας, Εκδήλωση ή Άνοιγμα εστιατορίου (ή ένα πρότυπο που αποθήκευσε η ομάδα σας, με σήμανση Δικό σας), δείτε τις λίστες του με τη σειρά και πατήστε Χρήση. Ένα πρότυπο φέρνει τις λίστες του, τις ονομασμένες ετικέτες, τα πρότυπα καρτών με τις λίστες ελέγχου τους, τους κανόνες του και πού καταλήγουν τα νέα αιτήματα· ποτέ δεν προσθέτει επινοημένους πελάτες ή δουλειές. Το Κενός πίνακας ζητά όνομα, φόντο και τις λίστες με τις οποίες θα ξεκινήσει. Φόντα: απαλά χρώματα, έντονα χρώματα, Ζωντανό (έξι αργά κινούμενα χρωματικά πεδία που σταματούν αν η συσκευή σας ζητά λιγότερη κίνηση), τέχνη Infinity, φωτογραφίες ή Η δική σας εικόνα (ανεβάστε την εκεί· ανεβαίνει μόλις δημιουργηθεί ο πίνακας, και το Μενού → Φόντο την αλλάζει αργότερα). Οι λίστες για αρχή: Να γίνει · Σε εξέλιξη · Ολοκληρώθηκε, μια ροή δουλειάς (Νέο · Προσφορά · Εγκρίθηκε · Σε παραγωγή · Παραδόθηκε) ή μια ροή περιεχομένου (Ιδέες · Συγγραφή · Αναθεώρηση · Δημοσιεύθηκε). Οι αρχειοθετημένοι πίνακες περιμένουν κάτω από το Αρχειοθετημένοι πίνακες στο κάτω μέρος της καρτέλας.

Σε έναν πίνακα, οι λίστες βρίσκονται η μία δίπλα στην άλλη και κάθε κάρτα δείχνει τη φωτογραφία εξωφύλλου της, τις ετικέτες της (καθεμία με το όνομά της, ώστε το χρώμα να μην είναι ο μόνος οδηγός), τον τίτλο της και μικρές ενδείξεις: Ολοκληρώθηκε, την ημερομηνία λήξης (γράφει Εκπρόθεσμο με λέξεις όταν έχει καθυστερήσει), την κατάσταση της εργασίας aiKit που είναι συνδεδεμένη με αυτήν (για παράδειγμα Εγκρίθηκε ή Εγκρίθηκε από πελάτη, με πράσινο όταν είναι θετικό νέο· ανοίγει αυτή την προσφορά ή εργασία), σημειώσεις, πρόοδο λίστας ελέγχου (3/5), σχόλια, συνημμένα, Το βλέπουν οι πελάτες και τα άτομα που εμπλέκονται. Προσθέστε κάρτα στο κάτω μέρος οποιασδήποτε λίστας (το Enter την προσθέτει και κρατά το πεδίο ανοιχτό για την επόμενη· επικολλήστε πολλές γραμμές για να προσθέσετε πολλές κάρτες). Όταν ο πίνακας έχει πρότυπα καρτών, το Από πρότυπο κάρτας… κάτω από το πεδίο προσθέτει ένα αντίγραφο ενός προτύπου (τίτλος, σημειώσεις, ετικέτες, άτομα και λίστα ελέγχου) σε αυτή τη λίστα. Το Προσθήκη άλλης λίστας βρίσκεται μετά την τελευταία λίστα.

Σύρετε μια κάρτα πάνω ή κάτω σε μια λίστα ή σε άλλη λίστα· το σημείο προορισμού επισημαίνεται με περίγραμμα ενώ σύρετε, και το Escape ακυρώνει. Σύρετε μια λίστα από τη γραμμή ονόματός της για να αλλάξετε τη σειρά των λιστών. Σε κινητό, πατήστε παρατεταμένα μια κάρτα (ή τη γραμμή ονόματος μιας λίστας) για μια στιγμή και μετά σύρετε· ένα γρήγορο σάρωμα μετακινεί τον πίνακα κανονικά. Κάθε κάρτα έχει επίσης κουμπί Μετακίνηση… (τις τρεις τελείες ή το πλήκτρο M σε κάρτα που έχετε επιλέξει με Tab), το οποίο επιλέγει τον πίνακα, τη λίστα και τη θέση από μενού· είναι ο εύκολος τρόπος σε μικρή οθόνη ή με πληκτρολόγιο και ο τρόπος για να στείλετε κάρτα σε άλλον πίνακα του ίδιου έργου. Το δικό μενού μιας λίστας (οι τρεις τελείες δίπλα στο όνομά της) έχει Προσθήκη κάρτας, Μετονομασία λίστας, Μετακίνηση αριστερά, Μετακίνηση δεξιά, Μετακίνηση σε θέση…, Οι κάρτες εδώ μετράνε ως ολοκληρωμένες, ένα χρώμα και Αρχειοθέτηση αυτής της λίστας.

Δύο άτομα μπορούν να δουλεύουν ταυτόχρονα στον ίδιο πίνακα. Η μετακίνηση μιας κάρτας αλλάζει μόνο αυτήν την κάρτα, οπότε δύο άτομα που μετακινούν διαφορετικές κάρτες πετυχαίνουν και τα δύο αυτό που θέλουν· αν δύο κάρτες αφεθούν ακριβώς στην ίδια θέση την ίδια στιγμή, μένουν και οι δύο και η λίστα αριθμείται ξανά αθόρυβα. Η προσθήκη, μετονομασία, αναδιάταξη ή αρχειοθέτηση λιστών εφαρμόζεται στον πίνακα όπως είναι εκείνη τη στιγμή, οπότε δύο άτομα που προσθέτουν λίστες ταυτόχρονα κρατούν και τις δύο. Ο πίνακας ενημερώνεται μόνος του για αλλαγές άλλων ατόμων (περίπου κάθε 20 δευτερόλεπτα, και αμέσως όταν επιστρέψετε στην καρτέλα).

Ανοίξτε μια κάρτα (κάντε κλικ πάνω της ή ανοίξτε τον σύνδεσμό της) και ανοίγει σε μεγάλο παράθυρο στη μέση της οθόνης, όπως στο Trello. Στο πάνω μέρος: η φωτογραφία εξωφύλλου (η πρώτη φωτογραφία της κάρτας· το Ορισμός εξωφύλλου ή Αφαίρεση εξωφύλλου στα Συνημμένα την αλλάζει), η λίστα στην οποία βρίσκεται ως μενού που μπορείτε να αλλάξετε, ο πίνακας στον οποίο βρίσκεται, Αντιγραφή συνδέσμου και Κλείσιμο (ή Escape). Από κάτω: ένα στρογγυλό κουμπί Ολοκληρώθηκε και ο τίτλος (κάντε κλικ για μετονομασία). Μια σειρά κουμπιών προσθέτει πράγματα με ένα κλικ: Μέλη, Ετικέτες, Ημερομηνίες (μεταβαίνει στις ημερομηνίες έναρξης και λήξης), Λίστα ελέγχου, Συνημμένο (ανοίγει την επιλογή αρχείου) και Σήμανση ως επείγον. Κάτω από αυτά, τα Μέλη, οι Ετικέτες και οι Ημερομηνίες δείχνουν ό,τι έχει οριστεί, με + για αλλαγή· μια ολοκληρωμένη κάρτα γράφει Ολοκληρώθηκε και την ημέρα, και ποιος την ολοκλήρωσε. Η Περιγραφή περιέχει την εργασία: τι να φτιαχτεί, μεγέθη, ποσότητες, αποστολή σε, τι είπε ο πελάτης. Μια μεγάλη περιγραφή συμπτύσσεται μετά από μερικές γραμμές με Εμφάνιση περισσότερων και Εμφάνιση λιγότερων· το Επεξεργασία ή διπλό κλικ την αλλάζει. Οι λίστες ελέγχου έχουν ονόματα (Προσθήκη λίστας ελέγχου, και μετά προσθέστε στοιχεία)· κάθε μία δείχνει μπάρα προόδου και «2 από 5», και σβήνετε στοιχεία όσο ολοκληρώνεται η δουλειά. Τα συνημμένα δείχνουν κάθε φωτογραφία ως μικρογραφία με το όνομά της, το μέγεθος, την ημέρα προσθήκης και ετικέτα Εξώφυλλο. Οι εργασίες aiKit συνδέουν προσφορές, δοκιμαστικές εκτυπώσεις και εργασίες. Το Περισσότερα (κάτω από τα συνημμένα) περιέχει τα υπόλοιπα: Υπενθύμιση (1 ημέρα πριν από προεπιλογή· Τη ημέρα λήξης, 2 ημέρες πριν, 1 εβδομάδα πριν ή Χωρίς υπενθύμιση), επανάληψη, τον πίνακα και τη λίστα, προσαρμοσμένα πεδία, ποιος το βλέπει, ψήφους, Αναμονή για, χρόνο και εγκρίσεις. Το Παρακολούθηση, Σελιδοδείκτης, Μετακίνηση…, Αρχειοθέτηση, Αποθήκευση ως πρότυπο κάρτας και Διαγραφή βρίσκονται στο κάτω μέρος. Στα δεξιά, Σχόλια και δραστηριότητα: το Γράψτε σχόλιο ανοίγει το πεδίο (πληκτρολογήστε @ για αναφορά σε κάποιον, επισυνάψτε αρχεία, το Ctrl ή ⌘ + Enter δημοσιεύει), τα σχόλια εμφανίζονται από το νεότερο στο παλαιότερο, και κάθε σχόλιο έχει Απάντηση, ώστε μια συζήτηση για ένα σημείο να μένει μαζί κάτω από αυτό. Το Εμφάνιση λεπτομερειών προσθέτει τη δραστηριότητα της κάρτας (ποιος τη μετακίνησε, την τσέκαρε ή την αρχειοθέτησε). Κάθε κάρτα έχει τη δική της διεύθυνση (τελειώνει σε ?card= και στο αναγνωριστικό της κάρτας), οπότε ένας σύνδεσμος προς κάρτα την ανοίγει πάνω από τον πίνακά της, ακόμη και μετά από ανανέωση· αν η κάρτα έχει διαγραφεί ή δεν είναι κοινοποιημένη στο άτομο που την ανοίγει, ο πίνακας το αναφέρει. Σε κινητό, το παράθυρο γεμίζει την οθόνη και τα σχόλια έρχονται μετά την κάρτα.

Το Σήμανση ως επείγον βάζει μια κόκκινη ετικέτα Επείγον και κόκκινη άκρη στην κάρτα, και οι επείγουσες κάρτες μετακινούνται στην κορυφή της λίστας τους (πάνω από τη σειρά του πίνακα) μέχρι να ολοκληρωθούν. Το Φίλτρο → Προτεραιότητα → Μόνο επείγοντα δείχνει μόνο τις επείγουσες κάρτες, και η διεύθυνση το κρατά (u:1), ώστε να μπορείτε να μοιραστείτε αυτή την προβολή.

Πάνω από τον πίνακα: το όνομα του πίνακα (κάντε κλικ για μετονομασία), ένα αστέρι, Οι πελάτες βλέπουν αυτόν τον πίνακα / Μόνο η ομάδα (έργα πελατών), οι προβολές (Πίνακας, Λίστα, Ημερολόγιο, Χρονογραμμή, Πίνακας ελέγχου· οι ίδιες κάρτες σε κάθε προβολή), Αναζήτηση καρτών, Φίλτρο, Σύνοψη και Μενού. Η Σύνοψη (μόνο για την ομάδα σας) διαβάζει κάθε λίστα και κάρτα του πίνακα και γράφει μια σύντομη περίληψη: επείγουσες και καθυστερημένες κάρτες, τι βρίσκεται σε εξέλιξη και με ποιον, τι έχει ολοκληρωθεί και ό,τι δεν έχει κανέναν υπεύθυνο, με έναν αντίχειρα πάνω ή κάτω από αυτήν· χρησιμοποιεί ένα μικρό μέρος ενός token. Το Φίλτρο επιλέγει ετικέτες, μέλη (ή Χωρίς μέλη) και Εκπρόθεσμες, Τις επόμενες 7 ημέρες, Χωρίς ημερομηνία παράδοσης ή Ολοκληρωμένες· μια γραμμή τότε δείχνει τι εμφανίζεται (“Επείγον, Dana: 4 από 19 κάρτες”) με Εμφάνιση όλων. Μια κάρτα που προσθέτετε όσο είναι ενεργό ένα φίλτρο παραμένει ορατή ακόμη κι αν δεν ταιριάζει (μια νέα κάρτα δεν έχει ακόμη ημερομηνία, ετικέτα ή μέλος), και η γραμμή το αναφέρει, μέχρι να αλλάξετε το φίλτρο. Οι λέξεις αναζήτησης και τα φίλτρα βρίσκονται στη διεύθυνση της σελίδας, οπότε ένας φιλτραρισμένος πίνακας μπορεί να αποθηκευτεί στα σελιδοδείκτες ή να κοινοποιηθεί. Το Μενού περιέχει Η νέα εργασία εμφανίζεται εδώ, Οι κάρτες μετακινούνται μόνες τους, Κανόνες, Πρότυπα καρτών (κάθε όνομα το ανοίγει), Φόντο (απαλά χρώματα, έντονα χρώματα, πίνακες Infinity art, φωτογραφίες ή Ανέβασμα δικής σας εικόνας: JPG, PNG, WebP ή GIF έως 12 MB, που διατηρείται με τον πίνακα ώστε να τη βλέπουν τα ίδια άτομα που βλέπουν τον πίνακα· στη σκούρα λειτουργία ένα απαλό χρώμα εμφανίζεται ως σκούρα απόχρωση), οι ετικέτες (όνομα, χρώμα, διαγραφή, Προσθήκη ετικέτας), Αποθήκευση αυτού του πίνακα ως πρότυπο, Αρχειοθετημένες κάρτες και λίστες (Επαναφορά ή Διαγραφή κάρτας), Αρχειοθέτηση αυτού του πίνακα και Διαγραφή πίνακα (στον κάδο για 30 ημέρες, με Αναίρεση).

Εισαγωγή από Trello (στην καρτέλα Πίνακες, για την ομάδα σας σε εκείνο το έργο): στο Trello ανοίξτε τον πίνακα, μετά Μενού (…) → Εκτύπωση, εξαγωγή και κοινοποίηση → Εξαγωγή ως JSON, και σύρετε το αρχείο μέσα. Βλέπετε το πλήθος καρτών και σχολίων και τα μέλη του Trello που αντιστοιχίζονται με άτομα εδώ με βάση το όνομα· όποιος δεν αντιστοιχιστεί διατηρεί το όνομά του στα σχόλιά του, και οι κάρτες του έρχονται χωρίς υπεύθυνο. Η Μεταφορά δημιουργεί νέο πίνακα στο ίδιο έργο με τις λίστες, τις κάρτες, τις ετικέτες στα χρώματα του Trello, τις ονομασμένες λίστες ελέγχου, τα σχόλια, τις ημερομηνίες έναρξης και παράδοσης και τους συνδέσμους προς τα συνημμένα (το Trello κρατά τα αρχεία). Η Αναίρεση αυτής της εισαγωγής, στο ίδιο παράθυρο όταν ολοκληρωθεί, αφαιρεί ξανά τον πίνακα. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν επίσης να εισάγουν ολόκληρους χώρους εργασίας του Trello και άλλες εφαρμογές από Ρυθμίσεις → Εισαγωγή.

Μια κάρτα μπορεί να περιέχει τη δουλειά aiKit που αφορά. Στο πάνελ της κάρτας, κάτω από τη δουλειά aiKit, το Σύνδεση προσφοράς, έγκρισης, εργασίας… ανοίγει μια αναζητήσιμη λίστα με τις δικές σας εγγραφές: προσφορές, φύλλα προσφορών, έγκρισεις πελατών, εργασίες προετοιμασίας εκτύπωσης, κρατήσεις, αιτήματα ιστοσελίδας, αιτήματα αλλαγών ιστοσελίδας, γραφικά, κείμενα blog ή προϊόντων, κριτικές και ιστοσελίδες (και εργασίες gobo και καθαρισμοί λογότυπων σε λογαριασμούς που έχουν αυτά τα εργαλεία). Κάθε σύνδεση δείχνει τη ζωντανή κατάσταση της εγγραφής και την ανοίγει στο δικό της εργαλείο. Η κατάσταση της πρώτης σύνδεσης εμφανίζεται και πάνω στην ίδια την κάρτα στον πίνακα.

Ξεκινήστε σε ένα εργαλείο, στο ίδιο πάνελ, ανοίγει μια νέα καρτέλα στο εργαλείο που επιλέγετε: Νέο φύλλο προσφοράς, Νέα εργασία προετοιμασίας εκτύπωσης (και Νέα εργασία gobo ή Νέος καθαρισμός λογότυπου όπου ο λογαριασμός σας τα έχει). Φτιάξτε την εργασία όπως συνήθως· η πρώτη που φτιάχνετε αυτού του είδους συνδέεται αυτόματα πίσω με την κάρτα. Η κάρτα γράφει Αναμονή για το νέο σας… μέχρι τότε, με Έλεγχος τώρα, Άνοιγμα εργαλείου και Διακοπή αναμονής· η επιστροφή στην καρτέλα Hub ελέγχει αυτόματα. Μια κάρτα περιμένει 24 ώρες. Το Δημιουργία προσφοράς ξεκινά πάντως μια προσφορά στο Quote Studio για τον πελάτη του έργου και τη συνδέει αμέσως.

Μενού → Η νέα εργασία εμφανίζεται εδώ: όταν το έργο έχει συνδεδεμένη ιστοσελίδα, επιλέξτε τη λίστα όπου κάθε είδος νέας εργασίας γίνεται κάρτα: Νέο αίτημα ιστοσελίδας (φόρμες επικοινωνίας και αρχείων), Νέα κράτηση και Νέο αίτημα προσφοράς. Κάθε νέα εγγραφή γίνεται κάρτα με το αίτημα συνδεδεμένο σε αυτήν (η κάρτα μιας κράτησης έχει παράδοση την προηγούμενη ημέρα της επίσκεψης). Το Κανένα αφήνει εκτός αυτό το είδος. Η δική ρύθμιση του έργου για τα αιτήματα ιστοσελίδας εξακολουθεί να ισχύει· η επιλογή ενός πίνακα υπερισχύει για τα είδη που παραλαμβάνει.

Μενού → Οι κάρτες μετακινούνται μόνες τους: επιλέξτε τη λίστα στην οποία μεταφέρεται μια κάρτα όταν γίνεται αποδεκτή η συνδεδεμένη προσφορά (ή φύλλο προσφοράς), εγκρίνεται η έγκριση πελάτη της, εγκρίνεται η δοκιμή gobo της ή εγκρίνεται η δοκιμή προετοιμασίας εκτύπωσης. Πρόκειται για απλούς κανόνες, γι' αυτό εμφανίζονται και στους Κανόνες και εκτελούν και τους άλλους κανόνες εκείνης της λίστας. Το Έλεγχος τώρα ελέγχει αμέσως· διαφορετικά ο πίνακας ελέγχει περίπου κάθε 15 λεπτά και κάθε φορά που κάποιος της ομάδας ανοίγει το έργο. Τα άτομα που παρακολουθούν την κάρτα ενημερώνονται για κάθε αλλαγή.

Οι πελάτες δεν βλέπουν ποτέ συνδέσμους προς εργασίες gobo, καθαρισμούς λογότυπων, φύλλα προσφορών, εργασίες προετοιμασίας εκτύπωσης, αιτήματα ιστοσελίδας ή οτιδήποτε με κόστη. Μια κοινή κάρτα μπορεί να δείχνει την προσφορά ή την έγκριση πελάτη της, με σύνδεσμο μόνο προς τη σελίδα προσφοράς ή έγκρισης του ίδιου του πελάτη.

Μενού → Κανόνες εμφανίζει κάθε κανόνα του πίνακα με απλά λόγια, καθένας με διακόπτη Ενεργός / Σε παύση και κουμπί διαγραφής. Για να προσθέσετε έναν, περιγράψτε τον με δικά σας λόγια (για παράδειγμα “Όταν μια κάρτα μετακινείται στο Παραδόθηκε, σημείωσε ως ολοκληρωμένη τη λίστα ελέγχου και ενημέρωσε όλους όσοι την παρακολουθούν”) και πατήστε Ρύθμιση: ο βοηθός τεχνητής νοημοσύνης του aiKit διαβάζει την πρόταση και δείχνει τον κανόνα που κατάλαβε, χρησιμοποιώντας μόνο τις πραγματικές λίστες, ετικέτες και άτομα αυτού του πίνακα. Το Αποθήκευση κανόνα τον προσθέτει· το Όχι ακριβώς τον πετάει. Αν η πρόταση αναφέρει λίστα, ετικέτα ή άτομο που δεν υπάρχει στον πίνακα, το λέει αντί να μαντέψει. Κάθε Ρύθμιση χρησιμοποιεί μία από τις μηνιαίες εκτελέσεις του βοηθού AI του Hub. Το Φτιάξτε το με μενού ανοίγει αντί γι' αυτό τον πλήρη δημιουργό κανόνων.

Ένας κανόνας ξεκινά όταν μια κάρτα μετακινείται σε λίστα, σημειώνεται ως ολοκληρωμένη, προστίθεται, έχει παράδοση αύριο, ή όταν η συνδεδεμένη προσφορά της γίνεται αποδεκτή, η έγκρισή της λαμβάνει ή ζητά αλλαγές, ή όταν η δοκιμή gobo ή προετοιμασίας εκτύπωσης εγκρίνεται. Στη συνέχεια μπορεί να μετακινήσει την κάρτα, να τη σημειώσει ως ολοκληρωμένη, να σημειώσει ως ολοκληρωμένη ολόκληρη τη λίστα ελέγχου της, να ορίσει την ημερομηνία παράδοσης μερικές ημέρες μετά, να προσθέσει ετικέτα, να αναθέσει άτομα ή να ειδοποιήσει τα άτομα που περιλαμβάνει, όλους όσους την παρακολουθούν, επιλεγμένα άτομα ή τον πελάτη. Οι κανόνες δεν ενεργοποιούν ποτέ ο ένας τον άλλον, και δεν υπάρχει μηνιαίο όριο στη συχνότητα εκτέλεσής τους.

Οι υπενθυμίσεις λήξης προθεσμίας στέλνονται στα άτομα που είναι σε μια κάρτα, στο Hey! και μέσω email ή της ημερήσιας σύνοψης, όπως έχει επιλέξει ο καθένας στις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων. Κάθε κάρτα επιλέγει πότε (1 ημέρα πριν, εκτός αν το αλλάξετε)· μια υπενθύμιση δεν στέλνεται ποτέ δύο φορές την ίδια μέρα, και οι ολοκληρωμένες κάρτες και τα πρότυπα καρτών μένουν σιωπηλά.

Μενού → Αποθήκευση αυτού του πίνακα ως πρότυπο διατηρεί τις λίστες, τις ετικέτες, τους κανόνες, πού καταλήγουν τα αιτήματα και τα πρότυπα καρτών (Να διατηρηθούν και οι κάρτες προσθέτει κάθε κάρτα, με ημερομηνίες λήξης που υπολογίζονται από την ημέρα χρήσης του προτύπου). Τα άτομα, τα σχόλια και τα αρχεία δεν περιλαμβάνονται. Τα αποθηκευμένα πρότυπα εμφανίζονται στο Νέος πίνακας → Από πρότυπο, με σήμανση Δικό σας, για όλη την ομάδα σας, με Διαγραφή κάτω από το καθένα. Για να φτιάξετε πρότυπο κάρτας, ανοίξτε μια κάρτα και επιλέξτε Αποθήκευση ως πρότυπο κάρτας· τα πρότυπα δεν εμφανίζονται στον πίνακα και βρίσκονται στο Μενού → Πρότυπα καρτών.

Οι πίνακες στην κορυφή του Hub ανοίγουν τους Πίνακές μου: κάθε πίνακα που μπορείτε να ανοίξετε, σε όλα τα έργα στα οποία συμμετέχετε. Τρεις μετρητές βρίσκονται στην κορυφή της σελίδας (ανοιχτές κάρτες σε σας, εκπρόθεσμες, λήγουν σε 7 ημέρες)· καθένας ανοίγει τις αντίστοιχες κάρτες ως λίστα. Πρώτα εμφανίζονται οι πίνακες με αστέρι, έπειτα οι Πρόσφατα ανοιγμένοι, και μετά όλοι οι πίνακες ομαδοποιημένοι ανά έργο (το όνομα του έργου ανοίγει την καρτέλα Πίνακες του). Κάθε πλακίδιο έχει το δικό του αστέρι και τους δικούς του συνδέσμους για εκπρόθεσμες, σύντομα ληγούσες και κάρτες σε σας.

Τα Εισερχόμενα είναι για μια κάρτα που θέλετε να σημειώσετε πριν μάθετε πού ανήκει: γράψτε την και πατήστε Προσθήκη στα Εισερχόμενα (ή πατήστε c οπουδήποτε στο Hub). Μόνο εσείς βλέπετε τα Εισερχόμενά σας. Το Μετακίνηση σε πίνακα τη βάζει στην πρώτη λίστα του πίνακα που επιλέγετε, μαζί με ό,τι υπάρχει ήδη σε αυτόν.

Ο Προγραμματιστής δείχνει έναν μήνα με κάθε κάρτα που έχει ημερομηνία, από κάθε πίνακα που μπορείτε να ανοίξετε (την ημερομηνία λήξης ή, αν δεν υπάρχει, την ημερομηνία έναρξης). Οι εκπρόθεσμες κάρτες γράφουν Εκπρόθεσμη και οι ολοκληρωμένες είναι διαγραμμένες. Το Μόνο κάρτες σε μένα τον περιορίζει στις δικές σας, ενώ το Αυτός ο μήνας, με σειρά εμφανίζει τις ίδιες κάρτες ταξινομημένες κατά ημερομηνία (σε κινητό παίρνετε αυτή τη λίστα αντί για το πλέγμα). Κάθε κάρτα της λίστας ανοίγει στον δικό της πίνακα.

Η προσθήκη αρχείων λειτουργεί το ίδιο παντού στο Hub: πατήστε Επισύναψη αρχείων (ή Επισύναψη περισσότερων αρχείων), σύρετε αρχεία από το Finder σε Mac ή από την Εξερεύνηση αρχείων στα Windows στην περιοχή (φωτίζεται όσο βρίσκονται από πάνω της· πολλά ταυτόχρονα είναι εντάξει), ή επικολλήστε ένα στιγμιότυπο οθόνης με Cmd+V ή Ctrl+V (ονομάζεται screenshot- και η ημερομηνία). Αυτό λειτουργεί στο Σχετικά με αυτό το έργο και στο Σχετικά με αυτόν τον πίνακα, σε οποιαδήποτε κάρτα (σύρετε οπουδήποτε πάνω στην ανοιχτή κάρτα), στο πεδίο σχολίων, σε νέο μήνυμα, στο Chat και στα Έγγραφα & Αρχεία. Τα μεγάλα αρχεία δείχνουν πόσο έχουν φορτωθεί· ένα αρχείο μεγαλύτερο από το όριο του πλάνου σας, ένα πλήρες πλάνο ή ένα πρόγραμμα (.exe, .dmg και παρόμοια) παίρνει απλό μήνυμα που εξηγεί γιατί δεν προστέθηκε. Τα αρχεία στα πλαίσια Σχετικά έχουν μενού ⋯ για Μετονομασία ή Διαγραφή (με Αναίρεση), και το Επισύναψη περισσότερων αρχείων προσθέτει σε αυτά όποτε θέλετε. Τα αρχεία φυλάσσονται σε ένα μέρος. Το Έγγραφα & Αρχεία έχει δύο προβολές στην κορυφή: Φάκελοι (οι φάκελοί σας, έγγραφα, σύνδεσμοι και μεταφορτώσεις) και Όλα τα αρχεία, που εμφανίζει κάθε αρχείο του έργου όπου κι αν επισυνάφθηκε: σε κάρτα, σχόλιο, μήνυμα, στο πλαίσιο Σχετικά ενός πίνακα ή του έργου, ή στα Έγγραφα & Αρχεία. Κάθε αρχείο δείχνει εικόνα (ή τον τύπο του), όνομα, μέγεθος, έκδοση, πότε προστέθηκε και ποιος το πρόσθεσε, καθώς και σύνδεσμο προς τη θέση του. Πατήστε μια εικόνα ή ένα PDF για προεπισκόπηση εκεί αυτόσκαστα (η Λήψη και το Μετάβαση σε αυτό είναι στην κορυφή), ή πατήστε ⋯ για Μετονομασία ή Διαγραφή (ζητά πρώτα επιβεβαίωση και μετά προσφέρει Αναίρεση). Φίλτρα: Τύπος (Εικόνες, PDF, Έγγραφα, Άλλο), Πού (Κάρτες και εργασίες, Μηνύματα, Σχόλια, Έγγραφα & Αρχεία, Πίνακες), Προστέθηκε από και Ταξινόμηση (Νεότερα, Όνομα, Μεγαλύτερα), καθώς και πεδίο αναζήτησης· τα φίλτρα μένουν στη διεύθυνση της σελίδας, ώστε μια προβολή να μπορεί να κοινοποιηθεί. Μεταφορτώστε αρχεία εκεί ή σύρετε αρχεία οπουδήποτε στη σελίδα. Τα Αρχεία στην κορυφή του Hub δείχνουν την ίδια λίστα σε όλα τα έργα στα οποία συμμετέχετε, με φίλτρο Έργο· βλέπετε μόνο αρχεία που θα βλέπατε μέσα στο έργο, έτσι ώστε ένας πελάτης να μην βλέπει ποτέ τα αρχεία άλλου. Τα πλαίσια Σχετικά έχουν μικρόφωνο για υπαγόρευση και Επισύναψη αρχείων· κάθε άλλο πεδίο κειμένου (σχόλια, μηνύματα, περιγραφές καρτών, chat) έχει ήδη μικρόφωνο.

Ο Πίνακας Μηνυμάτων λειτουργεί ως λίστα εργασιών, όπως ένας πίνακας μηνυμάτων του Basecamp: ένα μήνυμα ανά παραγγελία, εργασία ή θέμα, με τις δικές του απαντήσεις. Κάθε γραμμή δείχνει ποιος το έστειλε, τον τίτλο (με τον αριθμό εργασίας σας, αν τον βάλατε), την τελευταία απάντηση (ή την πρώτη γραμμή της σημείωσης αν δεν έχει απαντήσει κανείς), μια εικόνα της πρώτης επισυναπτόμενης εικόνας (το δείγμα), την ημερομηνία, μια φούσκα με τον αριθμό απαντήσεων και ένα κουμπί Αρχειοθέτηση. Τα Ανοιχτά και τα Αρχειοθετημένα, καθένα με τον μετρητή του, αλλάζουν μεταξύ όσων συνεχίζονται και όσων έχουν ολοκληρωθεί· το Ταξινόμηση κατά επιλέγει Νεότερα, Τελευταία απάντηση ή Παλαιότερα· το πεδίο φίλτρου βρίσκει έναν τίτλο, αριθμό εργασίας ή λέξεις στη σημείωση. Η Αρχειοθέτηση μεταφέρει μια ολοκληρωμένη εργασία εκτός της ανοιχτής λίστας (η Αναίρεση είναι αμέσως διαθέσιμη)· ανοίξτε τη λίστα Αρχειοθετημένα και πατήστε Αφαίρεση από αρχείο για να την επαναφέρετε. Ένα αρχειοθετημένο μήνυμα εξακολουθεί να δέχεται απαντήσεις και παραμένει αναζητήσιμο. Οι μετρητές στο κάτω μέρος (3 ανοιχτές συζητήσεις · 1 αρχειοθετημένη) αλλάζουν επίσης λίστες. Ο πελάτης σας, προσκεκλημένος στο έργο ως πελάτης, μπορεί να δημοσιεύσει νέο μήνυμα (παραγγελία) και να απαντήσει, και βλέπει μόνο όσα του έχουν κοινοποιηθεί· η ομάδα σας παίρνει email για κάθε νέο μήνυμα και απάντηση, όπως ορίζεται στις Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις.

Ο Πίνακας Μηνυμάτων είναι για ανακοινώσεις, ιδέες και ενημερώσεις. Δώστε στο μήνυμα έναν τίτλο και προαιρετικά μια κατηγορία, γράψτε το κείμενο (πληκτρολογήστε @ για να αναφέρετε κάποιον· η **έντονη γραφή**, οι λίστες και οι σύνδεσμοι λειτουργούν), επιλέξτε Ποιος το βλέπει και Ποιος ειδοποιείται (Προεπιλογή έργου, Η ομάδα μας, Όλοι όσοι μπορούν να το δουν, ή Επιλογή ατόμων· μια γραμμή από κάτω δείχνει ποιος θα ενημερωθεί, και κανείς που δεν μπορεί να δει την ανάρτηση δεν μπορεί να επιλεγεί), και δημοσιεύστε το ή αποθηκεύστε το ως πρόχειρο που βλέπετε μόνο εσείς. Επισυνάψτε αρχεία απευθείας στο μήνυμα: πατήστε Επισύναψη αρχείων ή σύρετέ τα στο πλαίσιο (έως 10 κάθε φορά, το καθένα εντός του ορίου μεγέθους του προγράμματός σας)· κάθε αρχείο εμφανίζει το όνομα και το μέγεθός του, με ένα × για να το αφαιρέσετε πριν τη δημοσίευση, και το κουμπί γράφει Δημοσίευση με 2 αρχεία. Τα επισυναπτόμενα αρχεία εμφανίζονται κάτω από το μήνυμα: οι εικόνες ως μικρογραφίες, τα PDF ως κάρτα PDF, και οτιδήποτε άλλο με ένα εικονίδιο, με κουμπί Λήψη το καθένα, και κάθε αρχείο ανοίγει τη δική του σελίδα με εκδόσεις και σχόλια. Ακολουθούν την ορατότητα του μηνύματος, οπότε τα αρχεία ενός μηνύματος μόνο για την ομάδα παραμένουν μόνο για την ομάδα. Η λίστα μηνυμάτων δείχνει πόσα αρχεία και σχόλια έχει κάθε μήνυμα. Τα μηνύματα διατηρούν το ιστορικό εκδόσεων τους. Το Μετατροπή σε εργασίες διαβάζει ένα μήνυμα και προτείνει εργασίες από τις οποίες επιλέγετε πριν προστεθεί οτιδήποτε.

Κάθε σχόλιο και απάντηση έχει Απάντηση: η απάντηση εμφανίζεται κάτω από το σχόλιο στο οποίο απαντά, και το άτομο στο οποίο απαντάτε λαμβάνει αμέσως email (όπως μια αναφορά). Τα σχόλια δέχονται επίσης αρχεία: πατήστε Επισύναψη αρχείων στο πλαίσιο σχολίου (ή σύρετέ τα πάνω στο κουμπί), και εμφανίζονται κάτω από αυτό το σχόλιο. Ένα σχόλιο μπορεί να αποτελείται μόνο από αρχεία· τότε γράφει Κοινοποιήθηκε και το όνομα του αρχείου. Ένα αρχείο σε σημείωση μόνο για την ομάδα είναι κρυφό από τον πελάτη, όπως και η ίδια η σημείωση.

Το Campfire είναι η ομαδική συνομιλία του έργου· νέες γραμμές εμφανίζονται κάθε few δευτερόλεπτα όσο είναι ανοιχτό. Οι πελάτες μπορούν να το χρησιμοποιήσουν μόνο αν το ενεργοποιήσετε στις ρυθμίσεις του έργου. Η Συνομιλία, στην κορυφή του Hub (παλαιότερα ονομαζόταν Pings), έχει δύο είδη συνομιλιών. Το Δωμάτιο ομάδας έρχεται πρώτο: μία συνομιλία για όλους στην ομάδα σας (ιδιοκτήτες, διαχειριστές και μέλη) σε όλα τα έργα, που δημιουργείται την πρώτη φορά που κάποιος ανοίγει τη Συνομιλία· οι πελάτες και οι επισκέπτες δεν την βλέπουν ποτέ. Πληκτρολογήστε @ για να αναφέρετε κάποιον· μόνο τα άτομα που αναφέρετε λαμβάνουν email, ώστε ένα πολυσύχναστο δωμάτιο να μην γεμίζει τα εισερχόμενα κανενός. Επισυνάψτε αρχεία σε οποιοδήποτε μήνυμα του Δωματίου ομάδας ή σε ping με Επισύναψη αρχείων, ή αφήστε τα πάνω στη συνομιλία (έως 10 κάθε φορά): οι εικόνες εμφανίζονται ως μικρογραφίες που μπορείτε να ανοίξετε σε πλήρες μέγεθος, και όλα τα υπόλοιπα (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, γραμματοσειρές, βίντεο, ήχος και άλλα) εμφανίζονται ως αρχείο με τον τύπο, το μέγεθος και ένα κουμπί Λήψη. Τα προγράμματα και οι ιστοσελίδες (.exe, .dmg, .html και παρόμοια) απορρίπτονται για την ασφάλεια όλων· συμπιέστε τα σε ZIP αν πραγματικά χρειάζεται να μοιραστείτε κάποιο. Παρακάτω βρίσκονται τα Pings: ιδιωτικές συνομιλίες με ένα ή λίγα άτομα, εκτός κάθε έργου. Πατήστε Νέο ping, επιλέξτε τα άτομα, γράψτε την πρώτη γραμμή· μόνο αυτά τα άτομα την βλέπουν, και κάθε γραμμή τους ενημερώνει με email, όπως έχουν επιλέξει στις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων. Η Συνομιλία ανοίγει στο Δωμάτιο ομάδας· νέες γραμμές εμφανίζονται κάθε few δευτερόλεπτα όσο μια συνομιλία είναι ανοιχτή.

Το πρωινό ψηφιακό δελτίο AI είναι ένα email κάθε εργάσιμη πρωία, από τις 7 π.μ. στη ζώνη ώρας σας. Ξεκινά με Από πού να ξεκινήσετε (few προτάσεις γραμμένες από AI), έπειτα η ημέρα σε αριθμούς (επείγοντα, καθυστερημένα, για σήμερα, για αυτή την εβδομάδα, νέα μηνύματα και παραγγελίες, νέα σχόλια), και μετά κάθε έργο με το δικό του κουμπί και κάθε στοιχείο καταχωρισμένο κάτω από Επείγοντα, Καθυστερημένα, Για σήμερα, Για αυτή την εβδομάδα, Νέα μηνύματα και παραγγελίες, Νέα σχόλια και Συνδεδεμένη εργασία aiKit. Κάθε κάρτα δείχνει τον πίνακα και τη λίστα της, την ημερομηνία παράδοσης, ποιος συμμετέχει, την πρόοδο της λίστας ελέγχου και το τελευταίο σχόλιο· κάθε μήνυμα δείχνει ποιος το δημοσίευσε, τις πρώτες γραμμές, πόσες απαντήσεις και αρχεία έχει, και Χρειάζεται απάντηση όταν δεν έχει απαντήσει κανείς. Κάθε τίτλος και σύνδεσμος Άνοιγμα → οδηγεί κατευθείαν στη συγκεκριμένη κάρτα, μήνυμα, προσφορά ή έγκριση. Οι λίστες προέρχονται απευθείας από το Hub· μόνο η εισαγωγή είναι από AI. Είναι απενεργοποιημένο μέχρι να το ενεργοποιήσετε: Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις → Hub: πρωινό ψηφιακό δελτίο AI → Εργάσιμες πρωίες (ή Μόνο Δευτέρα πρωί, για ένα εβδομαδιαίο ξεκίνημα). Σε μια ήσυχη μέρα (τίποτα για αυτή την εβδομάδα, τίποτα επείγον, κανένα νέο μήνυμα ή σχόλιο για δύο ημέρες) δεν στέλνεται email και δεν χρησιμοποιείται AI. Κάθε δελτίο χρησιμοποιεί ένα μικρό μέρος των tokens του λογαριασμού σας, και λαμβάνετε ένα για κάθε Hub στην ομάδα του οποίου είστε. Αποστέλλεται με το προγραμματισμένο δρομολόγιο του aiKit, οπότε μπορεί να φτάσει λίγο μετά τις 7.

Οι έλεγχοι προόδου θέτουν μια ερώτηση σύμφωνα με πρόγραμμα (κάθε μέρα, κάθε εργάσιμη, μία φορά την εβδομάδα σε μέρα που επιλέγετε, ή μία φορά το μήνα). Τα άτομα που ρωτούνται λαμβάνουν υπενθύμιση στο Hey! την ημέρα, οι απαντήσεις ευθυγραμμίζονται κατά ημερομηνία, το Αναμονή δείχνει ποιος δεν έχει απαντήσει, και το Σύνταξη σύνοψης συνοψίζει τις απαντήσεις σε μια ανάρτηση που μπορείτε να μοιραστείτε.

Το Πρόγραμμα ενός έργου δείχνει γεγονότα (μεμονωμένα ή επαναλαμβανόμενα κάθε εβδομάδα, μήνα ή χρόνο), την ημερομηνία παράδοσης κάθε ανοιχτής εργασίας και, όταν είναι συνδεδεμένη μια ιστοσελίδα, τις κρατήσεις της. Αλλάξτε μεταξύ Μήνας και Ατζέντα. Προσθήκη στο ημερολόγιό μου δίνει έναν ιδιωτικό σύνδεσμο για ημερολόγια Google, Apple ή Outlook· όποιος έχει τον σύνδεσμο βλέπει τα γεγονότα και τις ημερομηνίες παράδοσης του έργου, γι' αυτό μοιραστείτε τον μόνο με την ομάδα σας.

Το Ημερολόγιο (στην κορυφή του Hub) δείχνει όλα τα έργα μαζί, χρωματισμένα ανά έργο. Η Σειρά τοποθετεί κάθε έργο σε μία χρονική γραμμή από την ημερομηνία έναρξης έως τη λήξη του, με μια γραμμή σήμερα και τα μέτρα των ανοιχτών και καθυστερημένων εργασιών του. Το Γράφημα Λόφου δείχνει τις λίστες που παρακολουθείτε ως κουκκίδες σε έναν λόφο: ανηφόρα όσο καταλαβαίνετε τι γίνεται, κατηφόρα όσο το κάνετε πραγματικότητα. Σύρετε μια κουκκίδα, ή πατήστε Tab για να φτάσετε σε αυτήν και χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους.

Δημιουργήστε φακέλους, γράψτε έγγραφα (κάθε αποθήκευση κρατά την παλιά έκδοση· το Ιστορικό σάς επιτρέπει να δείτε παλιότερες εκδόσεις και να τις επαναφέρετε), προσθέστε συνδέσμους προς Google Docs ή οτιδήποτε άλλο είναι στο διαδίκτυο, και ανεβάστε αρχεία σύροντάς τα στη σελίδα ή πατώντας Μεταφόρτωση αρχείων. Αν ανεβάσετε ξανά αρχείο για το ίδιο στοιχείο (Μεταφόρτωση νέας έκδοσης), οι παλιότερες εκδόσεις διατηρούνται. Οι εικόνες εμφανίζονται ως μικρογραφίες και σε πλήρες μέγεθος στη δική τους σελίδα. Στη σελίδα ενός PDF υπάρχει το Προεπισκόπηση των σελίδων εδώ, που εμφανίζει τις πρώτες 12 σελίδες του απευθείας μέσα στη σελίδα (κάθε προεπισκόπηση μετράει ως μία λήψη)· οι εικόνες και τα PDF ανοίγουν επίσης σε νέα καρτέλα. Τα αρχεία που επισυνάπτονται σε μηνύματα και σχόλια βρίσκονται επίσης εδώ, και η σελίδα τους σας επιστρέφει στο μήνυμα.

Τα αρχεία μετράνε στον αποθηκευτικό χώρο του πακέτου σας. Ένα αρχείο μεταφέρεται στον κάδο όταν το διαγράφετε, και ο χώρος του ελευθερώνεται όταν αδειάσει ο κάδος μετά από 30 ημέρες. Προγράμματα και ιστοσελίδες (όπως .exe ή .html) δεν γίνονται δεκτά· συμπιέστε τα πρώτα σε zip.

Αρχειοθετήστε ένα ολοκληρωμένο έργο από το Ρυθμίσεις → Ολοκλήρωση, αρχειοθέτηση ή διαγραφή → Αρχειοθέτηση. Όλα τα περιεχόμενά του διατηρούνται: μηνύματα, σχόλια, εργασίες, έγγραφα, αρχεία και οι εκδόσεις τους. Το έργο μεταφέρεται στην καρτέλα Αρχειοθετημένα στην Αρχική, παραμένει στην αναζήτηση (το πλαίσιο αναζήτησης aiKit στο πάνω μέρος το σημειώνει ως αρχειοθετημένο), και όλα τα αρχεία παραμένουν διαθέσιμα για λήψη. Τα αρχεία του εξακολουθούν να μετράνε στον αποθηκευτικό χώρο. Στα επί πληρωμή πακέτα με όριο έργων, τα αρχειοθετημένα έργα δεν καταλαμβάνουν θέση έργου, οπότε η αρχειοθέτηση ελευθερώνει χώρο. Στο Δωρεάν πακέτο, τα 3 έργα μετράνε ενεργά και αρχειοθετημένα μαζί, οπότε διαγράψτε όποιο δεν χρειάζεστε πια (ή αναβαθμίστε) για να ξεκινήσετε άλλο.

Ένα αρχειοθετημένο έργο είναι μόνο για ανάγνωση για όλους: μια κίτρινη μπάρα στη σελίδα του το αναφέρει, και δεν μπορεί να προστεθεί, να επεξεργαστεί, να ολοκληρωθεί, να ενισχυθεί, να διαγραφεί ή να μεταφορτωθεί τίποτα μέσα του μέχρι να επαναφερθεί (μπορείτε όμως να ακολουθείτε και να αποθηκεύετε σελιδοδείκτη σε στοιχεία). Οι πελάτες που συμμετέχουν διαβάζουν ακριβώς ό,τι τους κοινοποιήθηκε, τίποτα παραπάνω. Επαναφέρετέ το με ένα κλικ από αυτή την μπάρα, από την κάρτα του στην καρτέλα Αρχειοθετημένα ή από τις Ρυθμίσεις του· αν όλες οι θέσεις του πακέτου σας είναι σε χρήση, το Hub σάς το λέει και σας προτείνει τα πακέτα.

Η διαγραφή είναι διαφορετική: μεταφέρει το έργο στον κάδο για 30 ημέρες (οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές το βλέπουν στην Αρχική → Κάδος, με τις ημέρες που απομένουν, και μπορούν να το Επαναφέρουν), και μετά το έργο και τα αρχεία του αφαιρούνται οριστικά. Ένα παράθυρο ζητά επιβεβαίωση πριν μεταφερθεί οτιδήποτε στον κάδο.

Η εξαγωγή (το κουμπί λήψης στην κεφαλίδα ενός έργου, ή Εξαγωγή στις Ρυθμίσεις του ή στην μπάρα αρχειοθετημένων) δημιουργεί ένα αρχείο .zip στο πρόγραμμα περιήγησής σας με όλα όσα βλέπετε στο έργο: το index.html για να διαβάσετε τα πάντα σε οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης (μηνύματα με σχόλια και επισυναπτόμενα αρχεία, λίστες εργασιών με βήματα, έγγραφα, πρόγραμμα και Campfire), το project.json με κάθε εγγραφή για μεταφορά αλλού, και έναν φάκελο αρχείων με κάθε έκδοση αρχείου. Επιλέξτε ή αποεπιλέξτε Συμπερίληψη αρχείων· η λήψη τους μετράει στο μηνιαίο όριο λήψεων, και πάνω από 750 MB η εξαγωγή περιέχει μόνο το κείμενο και τα μεγάλα αρχεία τα κατεβάζετε από Έγγραφα & Αρχεία. Όποιο αρχείο δεν μπόρεσε να προστεθεί αναγράφεται στο files-not-included.txt. Η εξαγωγή προορίζεται για την ομάδα του έργου (ιδιοκτήτες, διαχειριστές και μέλη ομάδας που συμμετέχουν σε αυτό).

Οι Ρυθμίσεις → Πώς ονομάζετε τη δουλειά σας επιτρέπουν στον ιδιοκτήτη ή στον διαχειριστή του Hub να επιλέξει τη λέξη που ήδη χρησιμοποιεί η ομάδα σας: Έργα (η προεπιλογή), Εργασίες, Πελάτες ή Παραγγελίες. Με ένα κλικ αλλάζει για όλους στο Hub: η πρώτη καρτέλα, το Νέα εργασία (ή Νέα παραγγελία…), οι καρτέλες και τα φίλτρα στην Αρχική, το breadcrumb και οι ρυθμίσεις της σελίδας του έργου, οι κενές σελίδες, τα όρια πακέτου και τα μηνύματα, και το email πρόσκλησης ("οι εργασίες σας περιμένουν"). Μια γραμμή από κάτω δείχνει πώς θα φαίνεται. Τίποτα άλλο δεν αλλάζει: τα δεδομένα, οι σύνδεσμοι και τα όρια μένουν ίδια.

Σε ένα έργο πελάτη, όλα ξεκινούν μόνο για την ομάδα. Χρησιμοποιήστε τον διακόπτη Πελάτες βλέπουν αυτό / Μόνο ομάδα σε μια λίστα, μια εργασία, ένα μήνυμα, ένα συμβάν, ένα έγγραφο, έναν φάκελο ή μια πόρτα για να το κοινοποιήσετε. Ένας πελάτης βλέπει ένα στοιχείο μόνο αν αυτό και όλα όσα βρίσκονται πάνω του είναι κοινοποιημένα (μια κοινοποιημένη εργασία σε λίστα μόνο για την ομάδα παραμένει κρυφή), και ποτέ δεν βλέπει τα check-ins, τον χρόνο, τα μηνύματα που στάλθηκαν με email, τις εργασίες εκτύπωσης ή άλλους εσωτερικούς συνδέσμους.

Μέσα σε ένα κοινοποιημένο νήμα η ομάδα σας μπορεί ακόμα να προσθέσει μια Σημείωση μόνο για την ομάδα· ο πελάτης δεν τη βλέπει, ούτε τα αρχεία της, ούτε ότι υπάρχει. Οι πελάτες μπορούν να σχολιάζουν, να δημοσιεύουν μηνύματα, να προσθέτουν αρχεία, να απαντούν σε εγκρίσεις, να ψηφίζουν και να ολοκληρώνουν εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Οι εγκρίσεις αφορούν ένα παραδοτέο: μια εργασία, ένα έγγραφο ή ένα αρχείο (όχι ένα μήνυμα). Επιλέγετε ποιος πρέπει να εγκρίνει, και κάθε άτομο απαντά Έγκριση ή Ζητήστε αλλαγές με μια σημείωση. Το email έγκρισης αναφέρει τα συνημμένα αρχεία, ώστε το άτομο να ξέρει τι εγκρίνει.

Η Προεπισκόπηση ως πελάτης (στην κεφαλίδα του έργου) σας δείχνει ακριβώς τι βλέπει ο πελάτης σας, ώστε να ελέγξετε πριν κοινοποιήσετε. Όταν στο έργο υπάρχουν άτομα από περισσότερες από μία εξωτερικές εταιρείες, γίνεται Προεπισκόπηση ως… με το όνομα κάθε εταιρείας, και δείχνει ακριβώς τι βλέπει εκείνη η εταιρεία.

Αρκετές εξωτερικές εταιρείες σε ένα έργο (πελάτης, προμηθευτής, συνεργάτης): η εταιρεία κάθε ατόμου εμφανίζεται, και το Ποιος το βλέπει σε ένα μήνυμα, εργασία, συμβάν, έγγραφο, αρχείο ή φάκελο γίνεται μενού: Μόνο η ομάδα μας, Η ομάδα μας + μία εταιρεία με το όνομά της, ή Η ομάδα μας + όλοι οι εξωτερικοί. Μια εταιρεία βλέπει μόνο ό,τι της έχει κοινοποιηθεί (και όσα βρίσκονται κάτω από αυτό: σχόλια, συνημμένα αρχεία), ποτέ τις αναρτήσεις άλλης εταιρείας, και ποτέ τις εσωτερικές. Το Hub ελέγχει αυτό σε κάθε σελίδα, αναζήτηση, λίστα δραστηριότητας, ειδοποίηση, email, εξαγωγή και λήψη αρχείου. Οι αναρτήσεις εμφανίζουν ένα σήμα: ένα κεχριμπαρένιο Μόνο η ομάδα μας, ή ένα πράσινο Ορατό σε: Η ομάδα μας, και τα ονόματα των εταιρειών· οι εσωτερικές αναρτήσεις στη λίστα μηνυμάτων έχουν επίσης κεχριμπαρένιο περίγραμμα. Όταν δημοσιεύει ένα εξωτερικό άτομο, κοινοποιείται μόνο στην ομάδα μας και στη δική του εταιρεία. Αν αλλάξετε αργότερα το κοινό μιας ανάρτησης, την αφαιρείτε (ή την δίνετε) αμέσως σε αυτά τα άτομα.

Όλοι στο Hub συνδέονται με τον δικό τους λογαριασμό aiKit. Ρόλοι: Ιδιοκτήτης (όλα, συμπεριλαμβανομένου του πακέτου), Διαχειριστής (όλα εκτός από το πακέτο), Μέλος ομάδας (τα έργα στα οποία συμμετέχει, και μπορεί να ξεκινά νέα), Επισκέπτης (εξωτερικός βοηθός που βλέπει τη δουλειά της ομάδας μόνο στα έργα στα οποία προστίθεται) και Πελάτης (βλέπει μόνο όσα μοιράζεστε, σε έργα πελατών στα οποία συμμετέχει). Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και τα μέλη ομάδας χρησιμοποιούν θέσεις ομάδας· οι επισκέπτες και οι πελάτες χρησιμοποιούν θέσεις πελατών, που είναι πιο γενναιόδωρες.

Η καρτέλα Άνθρωποι ενός έργου ομαδοποιεί όλους όπως τους σκέφτεστε: πρώτα η Δική μας ομάδα, και μετά κάθε εξωτερική εταιρεία με το όνομά της, με σημείωση ότι βλέπει μόνο όσα της μοιράζεστε. Προσθέστε άτομα που υπάρχουν ήδη στο Hub, προσκαλέστε κάποιον νέο (email, όνομα, εταιρεία και αν είναι στην ομάδα μας, από άλλη εταιρεία ή εξωτερικός βοηθός που βλέπει τη δουλειά της ομάδας) ή Αφαιρέστε όποιον θέλετε. Το Επεξεργασία ονομάτων, εταιρειών και ρόλων ανοίγει την καρτέλα Άνθρωποι. Η ίδια καρτέλα ορίζει ποιοι ειδοποιούνται από προεπιλογή για τις αναρτήσεις του έργου: Μόνο η ομάδα μας (η αρχική επιλογή), Όλοι στο έργο ή Αυτά τα άτομα· τα άτομα από εξωτερικές εταιρείες δεν συμπεριλαμβάνονται σε καμία προεπιλογή, έως ότου ο ιδιοκτήτης του Hub, ένας διαχειριστής ή όποιος ξεκίνησε το έργο επιλέξει Συμπερίληψη ατόμων από εξωτερικές εταιρείες. Το Νέο έργο έχει επίσης Ποιοι συμμετέχουν: προσθέστε άτομα από το Hub ή προσκλήσεις με email και την εταιρεία τους· οι προσκλήσεις γίνονται συνδέσμοι που αντιγράφετε και στέλνετε από την καρτέλα Άνθρωποι του έργου.

Προσκαλέστε κάποιον από την καρτέλα Άνθρωποι ή από την ενότητα Άνθρωποι ενός έργου: εισάγετε το email, το όνομα και τον ρόλο του, επιλέξτε έργα και πατήστε Δημιουργία συνδέσμου πρόσκλησης (αντιγράψτε τον και στείλτε τον μόνοι σας) ή Αποστολή πρόσκλησης με email. Ο σύνδεσμος λειτουργεί μία φορά και ισχύει για 60 ημέρες. Αν ένα έργο συνδέεται με πελάτη του aiKit, το Προσθήκη των ατόμων που εργάζονται για τον πελάτη τα προσθέτει με ένα βήμα, με τους ίδιους ρόλους που έχουν στο aiKit. Όταν οι θέσεις ενός πακέτου είναι κατειλημμένες, το Hub το δείχνει και ονομάζει το πακέτο που περιλαμβάνει περισσότερες.

Κάτω από τη λίστα Άνθρωποι, το Προσκλήσεις εμφανίζει όλους όσους έχετε προσκαλέσει: email, ρόλο, ποιος τους προσκάλεσε και πότε, και μια κατάσταση. Εκκρεμεί σημαίνει ότι η πρόσκληση στάλθηκε και δεν έχουν εγγραφεί ακόμα (εμφανίζεται η ημερομηνία λήξης του συνδέσμου). Αποδεκτή σημαίνει ότι εγγράφηκαν, με την ημερομηνία. Ληγμένη σημαίνει ότι πέρασαν 60 ημέρες χωρίς να εγγραφούν. Ακυρωμένη σημαίνει ότι ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής ανακάλεσε την πρόσκληση. Σε μια Εκκρεμή ή Ληγμένη πρόσκληση, ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής μπορεί να πατήσει Επαναποστολή, που στέλνει νέο σύνδεσμο με email στο ίδιο άτομο (ο παλιός σύνδεσμος παύει να ισχύει· μπορείτε να επαναστείλετε μία φορά κάθε 10 λεπτά, έως 5 email ανά πρόσκληση) ή Ακύρωση πρόσκλησης, που ζητά επιβεβαίωση, σταματά τον σύνδεσμο και ελευθερώνει τη θέση. Τα μέλη ομάδας βλέπουν την ίδια λίστα αλλά δεν μπορούν να επαναστείλουν ή να ακυρώσουν, ενώ οι επισκέπτες και οι πελάτες δεν τη βλέπουν.

Η Ημέρα μου εμφανίζει όλα όσα σας έχουν αναθέσει σε όλα τα έργα: Εκπρόθεσμα, Σήμερα, Επόμενες 7 ημέρες, Αργότερα και Χωρίς ημερομηνία λήξης, το καθένα με πλαίσιο επιλογής. Το Λήψη (ή πατήστε c) καταγράφει μια εργασία στα Εισερχόμενά σας με πληκτρολόγηση, με το μικρόφωνο ή με φωτογραφία (η φωτογραφία γίνεται το εξώφυλλο της κάρτας)· το Μετακίνηση σε έργο την τοποθετεί σε μια λίστα με τις σημειώσεις και τη φωτογραφία της.

Το Hey! συγκεντρώνει αναφορές, αναθέσεις, ειδοποιήσεις, σχόλια σε όσα παρακολουθείτε, εγκρίσεις, υπενθυμίσεις ελέγχου, ειδοποιήσεις κανόνων και υπενθυμίσεις προθεσμιών (μία ημέρα πριν, την ίδια ημέρα και όταν έχουν λήξει· προστίθενται όταν ανοίγετε το Hub). Τα ίδια στοιχεία φτάνουν στο κουδούνι του aiKit, και το email ακολουθεί τις επιλογές σας στις Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις: άμεσα, μια ημερήσια σύνοψη ή ανενεργό.

Η Σύνδεση εργασίας aiKit συνδέει μια προσφορά, φύλλο προσφοράς, έγκριση πελάτη, εργασία prepress, εργασία gobo, καθαρισμό λογότυπου (σε λογαριασμούς με αυτά τα εργαλεία), κράτηση, αίτημα ιστοσελίδας, αίτημα αλλαγής ιστοσελίδας, γραφικό, κείμενο ιστολογίου ή προϊόντος, κριτική ή ιστοσελίδα με εργασία ή με το έργο. Ο σύνδεσμος δείχνει τη ζωντανή κατάσταση της εγγραφής (για παράδειγμα Εστάλη, Έγινε αποδεκτή, Αναμονή έγκρισης, Ζητήθηκαν αλλαγές) και ανοίγει την εγγραφή στο δικό της εργαλείο. Η Δημιουργία προσφοράς σε οποιαδήποτε κάρτα ξεκινά μια προσφορά στο Quote Studio για τον πελάτη του έργου και τη συνδέει.

Όταν μια συνδεδεμένη προσφορά ή φύλλο προσφοράς γίνεται αποδεκτό, μια έγκριση εγκρίνεται ή λαμβάνει αιτήματα αλλαγών, ή μια έγκριση gobo ή prepress εγκρίνεται, οι παρακολουθούντες την κάρτα ενημερώνονται και εκτελούνται οι κανόνες της λίστας (βλ. Πίνακες και τα εργαλεία σας aiKit)· στην εργασία aiKit μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια στήλη στην οποία μετακινείται η κάρτα όταν γίνεται αποδεκτή η προσφορά της. Συνδέστε μια ιστοσελίδα aiKit στις ρυθμίσεις του έργου ώστε τα νέα της αιτήματα (φόρμες προσφοράς και επικοινωνίας, κρατήσεις) και τα αιτήματα αλλαγών ιστοσελίδας να γίνονται εργασίες σε λίστα που επιλέγετε, και για να εμφανίζονται οι κρατήσεις της στο Πρόγραμμα. Οι πελάτες βλέπουν μόνο τις προσφορές και τις εγκρίσεις που μοιράζεστε, με σύνδεσμο προς τη δική τους σελίδα προσφοράς ή έγκρισης.

Η Εισαγωγή (στην Αρχική ή στις Ρυθμίσεις) μεταφέρει εργασία από Trello (εξαγωγή JSON του πίνακα), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion και Jira (εξαγωγές CSV τους), οποιοδήποτε λογιστικό φύλλο (αντιστοιχίζετε τις στήλες) και Basecamp. Κάθε πηγή εμφανίζει τα βήματα εξαγωγής της. Τίποτα δεν προστίθεται έως ότου δείτε την προεπισκόπηση: πόσα έργα, εργασίες, σχόλια και άτομα, και τυχόν προειδοποιήσεις.

Έπειτα επιλέξτε ποια έργα θα μεταφέρετε και μετονομάστε τα, αντιστοιχίστε κάθε άτομο σε κάποιον του Hub, προσθέστε το ως πρόσκληση (δεν λαμβάνει ποτέ email από την εισαγωγή) ή αφήστε τη δουλειά του χωρίς ανάθεση, και αποφασίστε για τις ολοκληρωμένες εργασίες και τα αρχεία (με μέγεθος για παράλειψη). Εκτελείται στο παρασκήνιο με γραμμή προόδου και μετά δείχνει τι μεταφέρθηκε και τι όχι, και γιατί. Το Αναίρεση εισαγωγής αφαιρεί όλα όσα πρόσθεσε.

Η Σύνδεση με Basecamp, Trello ή Asana διαβάζει τον λογαριασμό σας απευθείας, αφού ενεργοποιηθούν αυτές οι συνδέσεις: εγκρίνετε στη δική τους σελίδα, το aiKit δεν βλέπει ποτέ τον κωδικό σας και η πρόσβαση διαγράφεται όταν τελειώσει η εισαγωγή. Μέχρι τότε, η εξαγωγή αρχείου μεταφέρει τη δουλειά.

Οι Ρυθμίσεις → Πρόγραμμα & αποθήκευση δείχνουν τα όρια του προγράμματός σας δίπλα σε όσα χρησιμοποιείτε: θέσεις μελών ομάδας, θέσεις πελατών και επισκεπτών, έργα (στο Δωρεάν, τα ενεργά και τα αρχειοθετημένα μετράνε μαζί· στα επί πληρωμή προγράμματα τα αρχειοθετημένα δεν μετράνε), αποθήκευση, λήψεις αυτού του μήνα και εκτελέσεις του βοηθού AI, καθώς και τα μεγαλύτερα αρχεία σας. Δωρεάν: 1 μέλος ομάδας (εσείς), 3 πελάτες ή επισκέπτες, 3 έργα, 1 GB, αρχεία έως 25 MB. Starter ($18,88): 1 μέλος ομάδας, 10 πελάτες ή επισκέπτες, 5 έργα, 10 GB, αρχεία 50 MB, χωρίς πρόσθετη αποθήκευση. Pro ($48,88): 3 μέλη ομάδας, 50 πελάτες ή επισκέπτες, 25 έργα, 50 GB, αρχεία 250 MB. Team ($88,88): 5 μέλη ομάδας, 150 πελάτες ή επισκέπτες, χωρίς όριο έργων, 150 GB. Business ($198,88): 7 μέλη ομάδας, 300 πελάτες ή επισκέπτες, 250 GB. Agency ($348,88): 10 μέλη ομάδας, 500 πελάτες ή επισκέπτες, 400 GB. Τα μέλη ομάδας μετρούν τον ιδιοκτήτη και τους διαχειριστές. Αν προσκαλέσετε ένα μέλος περισσότερο από όσα περιλαμβάνει το πρόγραμμά σας, εμφανίζεται τι περιλαμβάνει το επόμενο πρόγραμμα, με Αναβάθμιση. Πρόσθετη αποθήκευση: +50 GB για $8,88, +150 GB για $18,88 ή +500 GB για $48,88 τον μήνα· όταν μια πρόσθετη επιλογή κοστίζει περισσότερο από την αναβάθμιση σε ένα πρόγραμμα, η οθόνη το αναφέρει και προτείνει το πρόγραμμα. Το Δωρεάν είναι πραγματικά δωρεάν, χωρίς κάρτα. Η υπέρβαση ενός ορίου δεν προσθέτει ποτέ χρέωση: στο 80% ενός ορίου λαμβάνετε προειδοποίηση, και στο 100% της αποθήκευσης παύουν μόνο οι νέες μεταφορτώσεις ενώ όλα τα υπόλοιπα συνεχίζουν να λειτουργούν, με πρώτη επιλογή την Αναβάθμιση προγράμματος και δεύτερη την Προσθήκη αποθήκευσης. Για τον ιδιοκτήτη του Hub, τα κουμπιά Επιλογή (ενός προγράμματος) και Πρόσθεση (αποθήκευσης) ανοίγουν τις Ρυθμίσεις → Χρέωση, όπου φαίνονται η τιμή και η ημερομηνία χρέωσης πριν πληρωθεί οτιδήποτε (βλ. τον οδηγό Προγράμματα & χρεώσεις). Όσο δεν έχουν ενεργοποιηθεί οι πληρωμές με κάρτα, αυτά τα κουμπιά γράφουν Ζητήστε το και στέλνουν το αίτημά σας στην ομάδα του aiKit.

Η δίκαιη χρήση διατηρεί την ταχύτητα για όλους: όσα διαγράφετε μένουν στον κάδο 30 ημέρες, τα αρχεία κρατούν τις τελευταίες 20 εκδόσεις τους, και υπάρχουν ημερήσια όρια σε γραμμές συνομιλίας, νέα στοιχεία, προσκλήσεις και εισαγωγές, που η κανονική εργασία δεν φτάνει ποτέ. Οι λήψεις έχουν μηνιαίο όριο περίπου διπλάσιο από την αποθήκευσή σας· πέρα από αυτό, οι λήψεις σταματούν έως την 1η του μήνα, ενώ όλα τα υπόλοιπα συνεχίζουν να λειτουργούν. Οι βοηθοί AI χρησιμοποιούν τα tokens του προγράμματός σας (tokens = η μηνιαία δυνατότητα AI σας· 1 token = 1¢ AI· μια εκτέλεση βοηθού του Hub χρησιμοποιεί ένα μικρό μέρος ενός token) και διαβάζουν μόνο όσα μπορείτε να δείτε.

Πατήστε ? για τη λίστα: / αναζήτηση, c καταγραφή, n νέο (έργο στην Αρχική, εργασία σε λίστα), g και μετά h Αρχική (τα έργα σας), g και μετά m Η Ημέρα μου, g και μετά p Συνομιλία, g και μετά a Δραστηριότητα, g και μετά c Ημερολόγιο, το Esc κλείνει ένα πάνελ.

Το Hub λειτουργεί και σε κινητά: οι πίνακες κυλούν οριζόντια, τα πάνελ ανοίγουν σε πλήρη οθόνη και η μηνιαία προβολή γίνεται ημερήσια λίστα. Αν χαθεί η σύνδεση, εμφανίζει την τελευταία φορτωμένη έκδοση και σας ενημερώνει ότι είστε εκτός σύνδεσης.