Validations client : envoyez une épreuve, obtenez un oui

Connectez-vous et ouvrez la Bibliothèque d’outils dans la barre latérale. Validations client se trouve sous Ventes, impression et opérations, ainsi que dans les kits de démarrage Agence, Impression et promo et Événements, éclairage et audiovisuel ; la page s’ouvre à aikit.ai/tools/proofs. Épinglez-la à votre dock pour y accéder d’un seul geste. L’accueil affiche aussi les validations avec modifications demandées et celles en attente des clients, chacune avec un bouton qui ouvre exactement ces validations.

En haut, on lit « Envoyez une épreuve, obtenez un oui » avec un bouton Nouvelle validation. Dessous, cinq compteurs : En attente du client, Modifications demandées, Approuvées, Pas encore envoyées et En retard. Chaque compteur est un bouton : cliquez dessus et la liste n’affiche que ces validations, avec une ligne « Affichage : Modifications demandées » et un lien Tout afficher → pour revenir en arrière. Cliquez à nouveau sur le même compteur pour l’annuler.

La zone de recherche trouve une validation par son nom de projet, son client, ou le nom ou l’e-mail de toute personne à qui elle a été envoyée. Le menu client filtre la liste sur un seul client (ou Aucun client), et Archivées affiche les validations que vous avez rangées. Appuyez sur / n’importe où dans la liste pour aller à la zone de recherche. La liste est classée par client : le nom de chaque client est un titre sur lequel vous pouvez cliquer pour ne voir que ses validations. Chaque ligne affiche une image de la page 1, le nom du projet, la version, la date limite de réponse (en rouge une fois dépassée), la date de la dernière action, un petit cercle pour chaque personne avec un point coloré indiquant son statut (jaune envoyé, bleu ouvert, vert approuvé, orange modifications), une épingle rouge avec le nombre de commentaires non résolus, et le statut de la validation.

Chaque affichage a sa propre adresse. Une liste filtrée, un client ou une validation précise (aikit.ai/tools/proofs?proof=…) peut être ajouté aux favoris ou partagé avec une personne de votre compte, et le bouton Retour fonctionne comme vous l’attendez.

• Cliquez sur Nouvelle validation. Trois étapes en haut de la fenêtre indiquent la marche à suivre : Ajouter le visuel, Destinataires et Obtenir un oui ; la fenêtre d’envoi qui suit affiche les mêmes étapes pour le premier envoi d’une validation. Déposez le fichier dans la zone ou cliquez sur Choisir un fichier. Les fichiers PDF, PNG, JPG, WEBP, GIF et SVG jusqu’à 40 Mo sont acceptés. Un PDF affiche jusqu’à ses 30 premières pages. Les vidéos (MP4, MOV, WEBM) et audios (MP3, WAV, M4A) jusqu’à 150 Mo sont aussi acceptés ; voir Validations vidéo et audio ci-dessous.
• Ou cliquez sur « Ou choisir une version dans Assistant imprimeur » pour utiliser une version déjà créée là-bas ; son fichier de validation est importé automatiquement. Les comptes avec Logo Kit peuvent choisir un logo Logo Kit de la même façon.
• Votre navigateur transforme aussitôt le fichier en une image par page, vous voyez donc la page 1, le nombre de pages et la taille avant tout envoi. Utiliser un autre fichier recommence depuis le début.
• Donnez un nom au projet (il reprend d’abord le nom du fichier ; le champ le signale s’il est vide) et choisissez le client concerné, ou Aucun client.
• Pour les documents imprimés, cochez « Afficher les lignes de coupe et de sécurité » et saisissez la largeur et la hauteur finies en pouces, ainsi que le fond perdu dans le fichier (1/8 po pour commencer). Votre client verra alors une ligne de coupe rouge, une zone de sécurité en pointillés bleus à 1/8 po à l’intérieur, et le fond perdu grisé, et pourra les masquer.
• Cliquez sur « Suivant : destinataires ». Le fichier se charge (une barre indique l’avancement) et la fenêtre d’envoi s’ouvre.

• Envoyer à : saisissez ou collez des adresses e-mail. Une liste complète fonctionne : les virgules, points-virgules et retours à la ligne séparent les adresses, et « Dana Rivera <dana@example.com> » conserve le nom. Chaque personne devient une pastille. Une adresse qui semble incorrecte s’affiche en rouge et est signalée sous le champ pour que vous la corrigiez avant l’envoi.
• Chaque pastille a un rôle. Approbateur dit oui ou demande des modifications. Peut commenter ajoute épingles et notes mais ne valide pas. Pour information ne fait que consulter la validation. La première personne ajoutée est Approbateur ; il faut au moins une personne.
• Les personnes à qui vous avez déjà envoyé des validations sont mémorisées pour chaque client. Sous le champ, « Déjà envoyé à » propose les personnes de ce client en un geste, et taper une partie d’un nom ou d’une adresse affiche des correspondances de tous les clients.
• Approuvée lorsque : Un seul approbateur dit oui, ou Tous les approbateurs disent oui.
• Note personnelle : un court message placé en haut de la validation et dans l’e-mail. Lorsque vous envoyez une nouvelle version, la note est vide au départ, afin que la note du tour précédent ne semble jamais actuelle.
• Réponse avant le : une date limite facultative. Si une date est définie, « Rappeler aux approbateurs la veille de l’échéance, et le jour même » envoie un rappel la veille et un le jour même à chaque approbateur n’ayant pas répondu. Les rappels ne partent qu’une fois l’e-mail configuré pour votre compte.
• Expiration des liens : Jamais, ou dans 7, 14 ou 30 jours. Ensuite, la page s’ouvre toujours mais indique que le lien a expiré et que les réponses sont fermées. Vous pouvez prolonger ou supprimer la limite plus tard dans Paramètres.
• Cliquez sur Envoyer. Chaque personne reçoit son propre lien privé, ainsi chaque commentaire et chaque approbation porte son nom.

Send crée toujours les liens. Si l'e-mail n'est pas encore activé pour votre compte, la fenêtre affiche « Vos liens sont prêts » et « L'e-mail s'active une fois l'e-mail configuré. Copiez ces liens pour les envoyer vous-même. » Chaque personne a un bouton Copier le lien. Collez chaque lien dans votre propre e-mail ou un SMS destiné uniquement à cette personne, car un lien répond en tant que cette personne. La chronologie de l'épreuve indique « lien créé ; e-mail non configuré » pour que vous sachiez que personne n'a reçu d'e-mail.

Lorsque l'e-mail est activé, l'e-mail envoyé à votre client affiche en haut votre logo ou le nom de votre entreprise (issu de votre profil de boutique), votre note personnelle, une image de la page 1, la date limite de réponse et un bouton Examiner l'épreuve. Les réponses vous sont envoyées. aiKit apparaît uniquement sous la forme d'une petite ligne « Envoyé avec aiKit » en bas.

• Votre logo et le nom de votre entreprise en haut (sur téléphone, le logo seul), le nom du projet et la version, « Répondre avant » pour les approbateurs lorsque vous définissez une date, et votre note. Pour une nouvelle version, « Modifications de la version 2 » apparaît à côté. Sur téléphone, les notes affichent deux lignes chacune avec Tout lire, pour que l'épreuve commence sur le premier écran. Une fois l'épreuve approuvée, le haut indique Approuvé et les boutons de commentaire disparaissent.
• L'épreuve sur un fond neutre. Zoomez avec les boutons + et −, un pincement, ou Ctrl et la molette ; faites glisser pour vous déplacer ; Ajuster rétablit l'affichage. Un PDF affiche en dessous des miniatures des pages, chacune avec le nombre de commentaires sur cette page. Lorsque la version comporte des lignes de coupe et de sécurité, un bouton Lignes de coupe et de sécurité les affiche ou les masque. À partir de la version 2, Comparer avec la version 1 affiche les deux côte à côte, avec défilement synchronisé (sur téléphone, un passage de l'une à l'autre par deux onglets) ; Afficher les modifications garde la nouvelle version en couleurs complètes, estompe tout ce qui n'a pas changé et trace un cadre ambre autour de chaque zone modifiée, avec un compteur sous l'épreuve. Masquer les épingles retire les épingles numérotées de la maquette pour que rien ne couvre les textes vérifiés.
• Annoter l'épreuve (la barre juste au-dessus ; sur téléphone, Annoter dans la barre du bas vous y conduit) : voir « Annoter une épreuve » ci-dessous. Chaque repère est numéroté sur la maquette et listé sous Commentaires avec le nom de la personne et l'heure ; toucher le numéro d'un repère ouvre son commentaire, et toucher un commentaire affiche son repère. Commentaire général ajoute une note non liée à un endroit précis. Chacun peut Répondre dans un fil, vous compris.
• Votre réponse (approbateurs uniquement) : la version 1 vous semble-t-elle correcte ? Approuver ouvre une courte liste de contrôle (Orthographe et noms, Couleurs, Taille et forme, Contenu : dates, prix, numéros de téléphone). Chaque case doit être cochée. Ils saisissent ensuite leur nom complet pour signer ; il apparaît dans un style manuscrit, et leur nom et l'heure sont enregistrés avec l'épreuve. Demander des modifications demande une note (ou leurs épingles suffisent) et une image ou un PDF facultatif de 3 Mo maximum.
• Après avoir répondu, ils voient un accusé de réception : « Vous avez approuvé la version 1 » avec leur signature et l'heure, ou leur demande de modification. Une seule réponse par personne et par version. Lorsque vous envoyez une nouvelle version, le même lien l'affiche et ouvre un nouveau tour de validation.
• Examiner cette épreuve affiche le prénom de chacun et l'endroit où il se trouve, et indique si un seul « oui » suffit ou si tout le monde doit accepter. Les adresses e-mail ne sont jamais affichées aux autres personnes.
• Sur téléphone, Annoter et Répondre restent dans une barre en bas, les outils d'annotation défilent horizontalement, et la zone de commentaire remonte au-dessus de la barre pour que le repère reste visible. Télécharger le fichier fournit l'original.

Une épreuve peut être une vidéo ou un fichier sonore : une publicité, un montage pour les réseaux sociaux, un spot radio, un jingle, une voix off. Ajoutez un fichier MP4, MOV, WEBM, MP3, WAV ou M4A de 150 Mo maximum (environ 2 minutes de vidéo 1080p en qualité normale, ou des heures de MP3), de la même façon qu'un visuel. Le ? à côté de la zone de dépôt explique la limite. Pendant la préparation du fichier, votre navigateur lit sa durée, la taille de l'image et la fréquence d'images, crée une image de couverture (vidéo) ou une image de forme d'onde (audio) qui apparaît dans votre liste et vos e-mails, et trace la forme d'onde du son. Les lignes de coupe et de sécurité ne s'appliquent pas, cette case est donc masquée. Le MP4 (H.264) se lit partout ; certains fichiers MOV issus des iPhone et caméras récents ne se lisent que dans Safari, exportez-les donc en MP4.

• Le lecteur : Lecture et pause, faites glisser n'importe où sur la chronologie pour vous déplacer, reculez ou avancez d'une image (vidéo) ou sautez de 5 secondes (audio), vitesse de 0,5x à 2x, Entrée et Sortie pour marquer une plage et le bouton de boucle pour la répéter, muet, et plein écran pour la vidéo. L'horloge affiche le temps au dixième de seconde et, sur la vidéo, le numéro de l'image.
• La chronologie affiche la forme d'onde propre au fichier (y compris pour la vidéo, afin de repérer facilement un problème de son ou une coupe sur le temps). Chaque commentaire est un marqueur numéroté à son instant, un commentaire sur une plage est une bande ombrée, et une boucle est rayée. Placez le pointeur sur la chronologie pour voir l'heure sous le curseur.
• Commenter à 0:42 : appuyez dessus (ou appuyez sur C) et le lecteur se met en pause et ouvre une zone de commentaire déjà réglée sur ce moment. Avec Entrée et Sortie définis, le bouton affiche Commenter de 0:08 à 0:11 et le commentaire couvre cette portion. Dans la zone, Terminer la plage à transforme un instant unique en plage, Déplacer vers place la plage à la position actuelle du lecteur, et Juste 0:42, sans plage retire à nouveau la fin de plage.
• Dessiner sur l'image (vidéo) : dans la zone de commentaire, choisissez Rectangle, Flèche ou Dessiner et faites glisser sur l'image en pause. Le dessin est enregistré avec le commentaire et s'affiche sur la vidéo chaque fois que la lecture atteint ce moment. Effacer le dessin le supprime avant publication.
• La liste des commentaires suit l'ordre chronologique, chacun avec son heure sous forme de bouton. Appuyez dessus et le lecteur y saute ; un commentaire sur une plage rejoue aussi cette portion en boucle. Chaque commentaire a sa propre adresse (ajoutez ?c= suivi de l'identifiant du commentaire, que la page fait pour vous lorsque vous en appuyez un), ainsi un lien dans une discussion ouvre le moment exact. Ajouter ?t=42 à un lien démarre à 42 secondes. Les filtres Tous, Ouverts et Terminés apparaissent dès qu'un élément est marqué comme terminé.
• Comparer avec la version 1 (à partir de la version 2) : Côte à côte lit les deux versions ensemble, synchronisées ; Alterner n'en affiche qu'une à la fois, et le bouton de bascule passe de l'une à l'autre au même instant, le moyen le plus rapide de repérer une modification. Le son provient de la version que vous consultez.
• Clavier : Espace lit ou met en pause, K met en pause, J recule de 5 secondes, L lit (appuyez à nouveau pour aller plus vite), les flèches gauche et droite avancent d'une image (avec Maj, de 5 secondes), I et O marquent une plage, C ajoute un commentaire à ce moment, F passe en plein écran, et M coupe le son. Les raccourcis clavier sous le lecteur les listent. Ils ne s'activent jamais pendant que vous écrivez.
• Export : CSV, en haut de Commentaires, télécharge chaque commentaire et réponse avec leur heure de début et de fin (aussi en secondes, pour les logiciels de montage), leur auteur, tout dessin, et s'il est traité ; le fichier s'ouvre dans Excel, Numbers ou Google Sheets. Sur votre propre page de validation, PDF ouvre une liste imprimable avec l'image de couverture et chaque commentaire dans l'ordre chronologique ; choisissez Enregistrer au format PDF dans la fenêtre d'impression. Les notes réservées à l'équipe apparaissent sur votre copie, marquées Équipe uniquement, et jamais sur la page de votre client.
• Modifications sur la version 2, sous le lecteur de votre propre page de validation, contient Transformer les commentaires en liste de modifications et rapport PDF, comme pour un visuel : les commentaires de votre client sont listés sous Chronologie dans l'ordre temporel, chacun avec son moment ou sa plage et tout dessin sur l'image. Tapez @ puis un nom dans un commentaire ou une réponse pour mentionner quelqu'un sur la validation, comme pour un visuel.
• Sur téléphone, le lecteur prend toute la largeur, les commandes passent sur deux lignes, et une barre en bas contient Commenter à 0:42 et Répondre.
• Approbation, demandes de modifications, signatures, personnes, rappels et historique d'approbation fonctionnent exactement comme pour un visuel. Votre chronologie affiche, par exemple, « Dana Rivera a commenté à 0:08–0:11. »

• Ouvrez n'importe quelle validation depuis la liste. En haut apparaissent son statut, la version, la date d'envoi, le nombre d'approbateurs ayant dit oui et la règle, ainsi que la date limite de réponse.
• Personnes affiche chaque personne avec son rôle et son statut : Envoyé, Ouvert (seulement une fois la page réellement chargée dans un navigateur), Approuvé avec sa signature et l'heure, ou Modifications avec sa note et toute pièce jointe à télécharger. Copier le lien copie le lien de cette personne. Renvoyer le renvoie. Relancer envoie un rappel à un approbateur qui n'a pas répondu. Le × retire la personne de la validation, et son lien cesse de fonctionner.
• Commentaires affiche chaque repère et note sur la version que vous consultez, numérotés comme le visuel et dessinés dessus dans la couleur choisie par votre client. Répondre ajoute une réponse dans le fil (le nom de votre entreprise s'affiche comme Expéditeur ; tapez @ puis un nom pour mentionner quelqu'un sur la validation, qui reçoit un e-mail avec son lien), et Marquer comme traité grise un repère une fois traité (Rouvrir annule). Transformer les commentaires en liste de modifications ouvre chaque repère et note de vos clients sous forme de liste de tâches numérotée regroupée par page : cochez-en un une fois fait, Copier la liste en texte brut, Télécharger le CSV (chaque commentaire et réponse avec sa page ou son heure, son repère, son auteur, et Traité ou Ouvert, pour Excel, Numbers ou Google Sheets), ou Télécharger le rapport PDF, également présent sur la carte : un PDF des pages avec repères, chaque repère dessiné sur le visuel avec son numéro, puis la liste numérotée avec les réponses et Traité ou Ouvert. Les notes réservées à l'équipe n'y figurent jamais. Ajouter une note visible seulement par votre équipe enregistre une note marquée Vous seul ; elle n'apparaît jamais sur la page de vos clients.
• Chronologie liste tout ce qui s'est passé, le plus récent en premier : envoyé, ouvert, épinglé, répondu, approuvé avec la signature, modifications demandées, rappels et nouvelles versions.
• Vue client ouvre la page que reçoivent vos clients pour la version qu'ils ont (ou la plus récente, avant l'envoi), dans un nouvel onglet. C'est un aperçu seulement : rien de ce que vous appuyez là n'est envoyé, et cela ne compte pas comme une ouverture de la validation.
• Historique d'approbation (dès qu'une personne a répondu) ouvre une page imprimable avec chaque version, chaque personne et chaque réponse, avec la signature saisie, les cases cochées et l'heure exacte. Imprimez-la ou enregistrez-la en PDF pour vos dossiers.
• Paramètres modifie le nom du projet (il s'enregistre automatiquement peu après la fin de la saisie, avec une petite mention Enregistrement… / Enregistré), le client, la règle d'approbation, la date limite de réponse, les rappels et le moment où les liens cessent de fonctionner. Archiver range la validation (les liens continuent de fonctionner). Supprimer retire définitivement la validation, ses fichiers et chaque lien, après confirmation.

Lorsqu'une personne demande des modifications, la validation affiche un encadré orange : « Des modifications ont été demandées sur la version 1. » Résumer les modifications transforme chaque note de modification et repère ouvert en une courte liste de tâches numérotée grâce à un petit modèle d'IA. Il utilise uniquement ce que vos clients ont écrit, et peut manquer de nuances, alors lisez aussi les commentaires.

Effectuez les modifications dans votre propre logiciel de conception ou dans Printer’s Helper, puis appuyez sur Importer une nouvelle version (pour une validation de site web, Envoyer une nouvelle version ouvre le projet, où Envoyer la validation prend les nouvelles images). Ajoutez le fichier et remplissez « Ce qui a changé dans cette version ». La fenêtre d'envoi s'ouvre avec les mêmes personnes déjà ajoutées et votre note saisie ; appuyez sur Envoyer et chacun reçoit la version 2 sur le même lien qu'il possède déjà. Les onglets de version au-dessus de la validation vous permettent de revoir toute version antérieure, et Comparer affiche la précédente à côté de la nouvelle.

• Outils : Épingle (un repère numéroté à l'endroit où vous touchez), Cadre et Cercle (glissez sur une zone), Flèche (glissez du point de départ vers ce qu'elle désigne), Crayon (dessin à main levée), Surligneur (glissez sur des mots), et Texte (une note posée sur le visuel, avec vos mots). Un simple toucher avec Cadre, Cercle ou Flèche en crée un de taille adaptée autour du point, ce qui est plus pratique sur téléphone. L'indication sous les outils précise quoi faire, avec Annuler.
• Couleurs : rouge, orange, vert, bleu, violet ou noir, pour les repères que vous créez ensuite (chacune respecte le contraste sur blanc et sur le fond gris). Un repère garde sa couleur dans la liste, dans la liste de modifications et dans le rapport PDF.
• Annuler : avant publication, efface le repère en cours pour que vous puissiez le refaire ; après, retire votre dernier repère sur cette version, jusqu'à ce que quelqu'un y réponde ou que vous ayez répondu à la validation.
• Mentions @ : tapez @ dans un commentaire ou une réponse et choisissez un nom dans la liste des personnes de la validation (et de l'entreprise qui l'a envoyée). Cette personne reçoit un e-mail avec son propre lien. Les destinataires en copie cachée ne sont jamais listés.
• Fils de discussion : chaque repère a des réponses, et toute personne pouvant commenter peut appuyer sur Marquer comme terminé ou Rouvrir, afin que la liste montre ce qui reste ouvert. Afficher les terminés masque ceux qui sont finis.
• Plusieurs pages : un PDF affiche une bande de pages sous l'épreuve avec les repères ouverts de chaque page ; une épreuve de site web liste ses pages par nom. Commentaires propose Cette page et Tous les commentaires, et choisir un commentaire vous amène à son repère sur sa page.
• Les épreuves vidéo et audio utilisent les mêmes commentaires : un repère est un point sur une page (avec son dessin) ou un moment ou une plage dans le temps (avec une zone, une flèche ou un dessin facultatifs sur l'image vidéo). Les deux types partagent donc la numérotation, les réponses, Marquer comme terminé, les @mentions, la liste des modifications, le CSV et le rapport PDF.

Un site web créé dans aiKit peut être soumis à relecture de la même façon qu'un design. Sur le projet, appuyez sur Envoyer l'épreuve (dans l'en-tête, dans l'onglet Versions, ou sur l'écran de révision sous le nom Envoyer l'épreuve à votre client). Le même tiroir Envoyer l'épreuve s'ouvre, avec le client renseigné à partir du projet et son adresse e-mail sur la ligne À. Client est le même sélecteur que pour les travaux d'impression : recherchez dans vos Clients ou choisissez Ajouter un client (nom, e-mail, téléphone, entreprise) ; un client choisi ayant une adresse e-mail enregistrée est placé sur la ligne À.

Quoi envoyer : choisissez la copie du site. Brouillon correspond aux modifications en attente de Publier ; Site en ligne est ce que les visiteurs voient actuellement ; un site qui n'est pas encore sur le web propose sa Version actuelle. Pages : Tout le site (jusqu'à 8 pages, la page d'accueil en premier, dans l'ordre du plan du site) ou Choisir des pages. Tailles d'écran : Ordinateur (1280 pixels de large) et Téléphone (390 pixels de large). Chacune a un ? qui l'explique. L'aperçu à droite prend les images (quelques secondes par page la première fois ; la même sélection réutilise ensuite ces images) et affiche l'e-mail exact.

La salle d'épreuves de votre client affiche les pages du site par nom avec un commutateur Ordinateur / Téléphone, chaque page sous forme d'une image pleine page qui défile comme la vraie page, tous les outils d'annotation, Comparer avec la dernière version et Afficher les modifications pour la même page et la même largeur, et Parcourir l'aperçu en direct : la même version en tant que site fonctionnel dans un nouvel onglet, où les liens fonctionnent et les formulaires sont désactivés pour que rien n'atteigne l'entreprise. Le lien est privé, recréé à chaque ouverture de l'épreuve, et ne montre que cette version ; une fois le site modifié, il indique que l'aperçu est terminé et les images restent comme trace. L'approbation demande au client de confirmer qu'il approuve cette version du site web et comprend que l'approbation ne met rien en ligne.

De retour sur le projet : Demander des modifications place chaque repère dans l'onglet Retours comme une demande distincte, avec la page, l'emplacement (horizontal et vertical), l'image sur laquelle il se trouvait et le nom du client, ainsi que sa note de modification ; rien n'est classé deux fois. Approuver enregistre une approbation signée sur cette version du site (elle apparaît dans l'onglet Versions et dans Ce qui a été livré) et ne publie jamais ; une personne disposant des droits de modification doit toujours appuyer sur Publier. Les statuts s'affichent dans l'en-tête du projet et dans l'onglet Versions, et Épreuves clients liste les épreuves de sites web avec un badge Site web. Envoyer une nouvelle version (depuis l'épreuve, ou à nouveau Envoyer l'épreuve sur le projet) prend de nouvelles images et les envoie aux mêmes personnes, sur les mêmes liens.

• Chaque lien est un long code aléatoire impossible à deviner. Toute personne détenant le lien d'une personne peut agir en son nom ; n'envoyez donc chaque lien qu'à cette personne.
• Les pages d'épreuves ne sont jamais référencées par les moteurs de recherche et n'affichent jamais votre compte, vos autres travaux, vos autres clients ni aucune adresse e-mail.
• Fichiers jusqu'à 40 Mo, vidéo et audio jusqu'à 150 Mo et 2 heures ; PDF jusqu'à 30 pages ; épreuves de sites web jusqu'à 8 pages dans deux largeurs ; jusqu'à 25 personnes par épreuve.
• Une approbation ici est un accord sur l'épreuve, et non un contrat signé ni un paiement.