aiKit Hub : projets, tableaux et clients au même endroit, dans le calme

Ouvrez la Bibliothèque d'outils dans la barre latérale et choisissez aiKit Hub, ou allez directement à aikit.ai/tools/hub. Épinglez-le à votre dock pour le garder à portée d'un clic. Les résultats du Hub apparaissent aussi dans la zone de recherche en haut de chaque page d'aiKit.

En haut du Hub : Projets (la page d'accueil de votre Hub ; elle porte le mot que votre Hub utilise, il peut donc s'afficher Missions, Clients ou Commandes), Tableaux (Mes tableaux, ci-dessous), Mon jour, Hey !, Discussion (la salle de l'équipe et les Pings), Activité, Calendrier, Fichiers, Planning d'équipe, Rapports, Personnes et Paramètres, une zone de recherche (appuyez sur / pour y aller), Capturer, et Nouveau projet. Chaque page, filtre et fiche ouverte a sa propre adresse : vous pouvez l'ajouter aux favoris, la partager avec quelqu'un du projet ou l'ouvrir dans un nouvel onglet.

Un tableau regroupe un seul travail sous forme de listes de cartes à glisser de gauche à droite, par exemple À faire → En cours → Terminé. Un projet est un espace plus vaste pour le travail : il peut contenir plusieurs tableaux, ainsi que la Discussion, un Planning, des listes de tâches, des Points d'étape, le suivi du temps, les clients et invités, et les assistants IA (Mettez-moi à jour, Résumer ce tableau, Rédiger avec l'IA, le récapitulatif du matin).

Avec le forfait gratuit, le Hub commence par des tableaux. Le premier onglet s'intitule Tableaux, et l'accueil affiche Mes tableaux : une vignette par tableau, avec son arrière-plan, son nom et le nombre de cartes ouvertes. Appuyez sur une vignette pour ouvrir le tableau. Chaque tableau comporte trois onglets en haut : Tableau (les listes et les cartes, avec la fenêtre complète de carte : listes de contrôle, dates, étiquettes, commentaires avec réponses, fichiers et Urgent), Messages (le Tableau des messages, avec des fichiers joints aux publications) et Fichiers (tout ce qui est joint à ce tableau). Le forfait gratuit inclut 3 tableaux, actifs et archivés confondus ; la vignette Nouveau tableau indique combien il en reste et, une fois les 3 utilisés, affiche Les 3 tableaux gratuits sont utilisés et présente ce qu'apporte un projet.

Nouveau tableau, avec le forfait gratuit, demande un nom, puis un modèle (Travail d'impression et les autres) ou un tableau vierge avec un arrière-plan et des listes de départ. Sur un tableau gratuit, Menu → Archiver ce tableau et Supprimer le tableau s'appliquent à l'ensemble du tableau, avec Annuler.

Transformer en projet (à l'extrémité droite des onglets d'un tableau, ou l'icône en forme de couches sur téléphone) présente ce qu'apporte un projet : Discuter avec votre équipe, le Calendrier et l'agenda, clients et invités, les assistants IA, davantage de tableaux au même endroit, ainsi que Points d'étape, suivi du temps et rapports. Les projets sont inclus à partir du forfait Starter ; le propriétaire passe à un forfait supérieur dans Paramètres → Forfait et stockage, sans que rien dans vos tableaux ne change ni ne soit déplacé. Si vous ouvrez un outil de projet avec le forfait gratuit (par exemple un lien vers Discussion), la page explique ce qu'il fait et qu'il est inclus avec les projets, avec un bouton Retour à mes tableaux. Le serveur du Hub refuse ces outils sur le forfait gratuit avec la même phrase simple, pour que rien ne fonctionne à moitié.

Les forfaits payants et le Hub de l'équipe aiKit fonctionnent exactement comme avant : l'accueil affiche les projets, et chaque projet dispose de tous les outils.

Appuyez sur Nouveau projet. Donnez-lui un nom et une description d'une ligne, puis commencez à vide ou à partir d'un modèle : Travail d'impression (impression de la commande d'un client), Travail de design (création d'un nouveau document, comme un manuel ou un dépliant : brief, première ébauche, relecture, fichiers finaux), Création de site web, Accueil d'un nouveau client, Événement, Campagne marketing ou Recrutement. Les modèles incluent leurs listes, colonnes et premières tâches, avec des échéances calculées à partir d'aujourd'hui. Avec un forfait payant, vous pouvez aussi enregistrer n'importe quel projet comme votre propre modèle (Paramètres du projet → Modèle).

Les personnes concernées apparaissent juste sous le nom, dans Nouveau projet et dans Nouveau tableau : chaque personne de votre Hub est une puce que vous touchez pour l'ajouter (touchez-la à nouveau pour la retirer). Mes collaborateurs habituels ajoute les personnes avec qui vous partagez le plus de travail, et Toute mon équipe ajoute l'ensemble de votre équipe. Seules les personnes que vous choisissez voient le projet ou le tableau et reçoivent ses mises à jour ; vous pourrez modifier cela plus tard dans son onglet Personnes. Nouvelle personne ? Saisissez son adresse e-mail et appuyez sur Ajouter (avec un forfait payant, choisissez aussi Dans notre équipe ou D'une autre entreprise). Si Envoyer l'invitation par e-mail maintenant est coché, l'invitation part dès que vous commencez ; décochez-la pour copier son lien depuis l'onglet Personnes.

Pour travailler avec un client, sélectionnez-le dans Client (vos clients aiKit) ou cochez Travailler avec un client sur ce projet. Un nouveau Hub affiche quand même son espace de projets, avec Démarrez votre premier projet à l'intérieur et trois façons de commencer : Nouveau projet, Démarrer à partir d'un modèle, ou Importer depuis Basecamp ou Trello.

L'accueil s'ouvre sur vos projets. Chaque carte de projet a un menu ⋯ : Renommer, Déplacer vers le haut, Déplacer vers le bas et Supprimer… (le propriétaire, un administrateur ou la personne qui l'a créé), qui demande une confirmation une seule fois, puis propose Annuler ; un projet supprimé reste dans la Corbeille pendant 30 jours. Faites glisser une carte pour changer l'ordre pour toute votre équipe (sur téléphone, appuyez et maintenez un instant ; au clavier, Alt et les touches fléchées) ; l'ordre est conservé dans l'onglet Actifs lorsqu'aucun filtre n'est appliqué, et les projets favoris gardent leur étoile sans changer de place. Juste au-dessus, votre équipe dispose de Mettez-moi à jour : en un seul appui, l'IA lit chaque projet actif que vous pouvez ouvrir, avec le travail aiKit associé à chacun (devis, épreuves, travaux et leur statut), et rédige un bref résumé : la chose à faire en premier, puis le travail urgent et en retard, les nouvelles commandes et les réponses, et ce qui arrive cette semaine, projet par projet. Il utilise une petite part d'un jeton, ne lit que ce que vous pouvez voir, et un pouce levé ou baissé apparaît dessous. Onglets en haut de cette zone : Actifs, Archivés, Modèles (si vous en avez) et, pour les propriétaires et administrateurs, Corbeille ; chacun affiche son nombre d'éléments. En dessous : une zone de recherche (par nom ou client) et trois filtres : Client (tous, avec un client, sans client, ou un client précis par son nom), Statut (tâches en retard, tâches à échéance cette semaine, dans les temps, toutes les tâches terminées, aucune tâche pour l'instant) et Personne (tous, moi, ou une personne). Chaque filtre fait partie de l'adresse de la page, ce qui permet d'ajouter une vue filtrée aux favoris ou de la partager ; une barre bleue Affichage indique les filtres appliqués, avec Tout afficher pour les effacer. Cartes ou Liste permet de basculer entre les cartes et un tableau compact (votre choix est mémorisé sur cet appareil).

Chaque carte affiche la couleur du projet, son nom, un compteur « nouveau » (activité d'autres personnes depuis votre dernière ouverture ; appuyez dessus pour voir cette activité), une étoile, le client (ou Partagé avec un client, ou Équipe uniquement), son statut en toutes lettres (par exemple 2 en retard, Dans les temps ou Tout terminé), la date de sa dernière activité, une barre de progression (tâches terminées sur le total), les personnes concernées, et des compteurs sur lesquels vous pouvez appuyer : les vôtres, ouverts et en retard. Les projets favoris apparaissent toujours en premier, puis les plus récemment actifs. Les cartes archivées ont un bord supérieur rayé et un bouton Restaurer.

Sous les projets : Ma journée (ce qui est à échéance), votre Boîte de réception, Apportez vos travaux (importations) et, pour les propriétaires, la bande d'utilisation du Hub : projets actifs, Personnes, Places clients et invités et Stockage, avec le nom du forfait. Ces chiffres ne concernent que le Hub, et non les sites web ni les clients de la barre latérale. Une limite sans nombre fixe s'affiche en toutes lettres (1 personne, par exemple) au lieu d'une barre. Appuyer sur la bande ouvre les Paramètres.

La page d'un projet a une rangée d'onglets sous son en-tête, pour que chaque partie soit à un clic de n'importe où dans le projet : Vue d'ensemble, chaque outil activé (Forum, Tableaux, Tâches, Calendrier, Docs et fichiers, Feu de camp, Points d'étape et les autres, avec les noms que vous leur avez donnés), Activité et Personnes. La vue d'ensemble affiche une carte par outil avec les nouveautés, la dernière activité et, pour votre équipe, les assistants IA : une zone Poser une question sur n'importe quel point du projet en langage simple (qui est en retard, ce qui est dû vendredi, rédiger une mise à jour pour le client), Résumer cette semaine et Points à risque. Les dates dans les réponses indiquent le bon jour de la semaine. Dans l'en-tête, l'étoile met le projet en favori, le bouton des personnes affiche qui y participe, le bouton de téléchargement l'exporte, et l'engrenage ouvre ses paramètres. Dans les projets clients, votre équipe dispose aussi de Aperçu comme client, qui affiche le projet exactement tel que votre client le voit.

Créez une liste, puis affichez-la comme vous le souhaitez avec les boutons situés au-dessus : Liste, Tableau, Table, Calendrier, Chronologie et Tableau de bord. La vue choisie est mémorisée pour la liste. Le tableau affiche des colonnes que vous nommez (À faire, En cours, Terminé par défaut) ; faites glisser les cartes d'une colonne à l'autre, ou utilisez le menu Déplacer vers sur n'importe quelle carte si vous préférez le clavier. Une carte dans la colonne terminée compte comme cochée, et cocher une tâche la déplace dans cette colonne. Transformer en tableau (à côté des paramètres de la liste) déplace la liste vers l'onglet Tableaux avec tout son contenu, pour l'écran de tableau complet décrit plus bas.

Ouvrez une tâche pour définir la personne assignée, les dates de début et d'échéance, une répétition (tous les jours, jours de semaine, semaine, deux semaines, mois, trois mois ou année ; la cocher crée la suivante), des étiquettes, des champs personnalisés, des étapes (chacune avec sa propre personne et date) et En attente de (d'autres tâches qui doivent être terminées d'abord). Ajoutez des fichiers, faites d'une image la couverture de la carte, votez (si le vote est activé pour la liste), enregistrez du temps, demandez une approbation, suivez-la, mettez-la en favori ou enregistrez-la comme modèle de carte. Les commentaires avec @mentions se trouvent en dessous.

Collez plusieurs lignes dans la zone d'ajout pour ajouter plusieurs tâches d'un coup. Le menu de filtre et les compteurs affichent Assignées à moi, En retard, Échéance dans 7 jours, Sans échéance, Personne assignée, En pause, Terminées, une personne ou une étiquette ; une barre bleue indique ce qui est affiché, avec un lien Tout afficher. Une tâche que vous ajoutez pendant qu'un filtre est actif reste visible même si elle ne correspond pas (par exemple, une nouvelle tâche sans date sous En retard), et la barre le signale. Les paramètres de la liste permettent de renommer, recolorer et réordonner les colonnes, de définir des étiquettes et des champs personnalisés (texte, nombre, date, liste déroulante, case à cocher), et d'activer le vieillissement des cartes (les cartes non modifiées s'estompent) et le vote. Suivre sur le graphique de colline place la liste sur la colline du projet.

Les règles font le travail répétitif, écrites en langage simple. Choisissez le moment (une carte passe dans une colonne, une tâche est cochée, une tâche est ajoutée, son devis est accepté, son bon à tirer est approuvé, ou son bon à tirer reçoit des demandes de modification), puis une ou plusieurs actions : la déplacer, la cocher, assigner quelqu'un, ajouter une étiquette, notifier les personnes concernées, tous les abonnés ou le client, fixer l'échéance à un nombre de jours plus tard, ou la montrer au client. La règle vous est relue sous forme de phrase avant l'enregistrement. Les règles ne déclenchent jamais d'autres règles, donc aucune boucle, et il n'y a pas de limite mensuelle sur leur exécution.

Les boutons sont les mêmes actions à la demande : donnez-lui un nom (par exemple Prêt pour retrait) et il apparaît dans le panneau de chaque carte de cette liste.

Chaque projet a un onglet Tableaux, et un projet peut contenir autant de tableaux que vous le souhaitez. Les tableaux sont placés côte à côte sous forme de vignettes (deux par ligne sur téléphone). Faites glisser une vignette pour changer l'ordre pour tous les participants du projet (maintenez d'abord l'appui sur téléphone ; Alt et les touches fléchées au clavier). Chaque vignette a un menu ⋯ : Renommer, Déplacer avant, Déplacer après et Supprimer…, qui demande une confirmation une fois et propose Annuler juste après (un tableau supprimé ne peut plus être récupéré une fois ce Annuler disparu ; Menu → Archiver ce tableau le conserve à la place). En haut de chaque tableau, À propos de ce tableau est une grande zone pour les détails : le client ou le chantier, ce qui est fabriqué, les dimensions et quantités, les échéances, les liens. Cliquez pour écrire, ou appuyez sur Rédiger à partir des cartes pour que l'IA rédige une première version que vous modifiez puis enregistrez. La vue d'ensemble du projet a la même zone, À propos de ce projet, avec Rédiger à partir du projet. L'onglet affiche chaque tableau sous forme de vignette avec sa couleur ou sa photo de fond, son nom, le nombre de listes et de cartes ouvertes et, dans les projets clients, si les clients le voient. Une étoile sur la vignette place le tableau en premier (ici et dans Mes tableaux). Sous une vignette, « 3 en retard » ou « 2 à vous » sont des liens : chacun ouvre le tableau déjà filtré sur exactement ces cartes. Nouveau tableau commence par À partir d'un modèle : choisissez Chantier d'impression, Chantier de signalétique, Création de site web, Événement ou Ouverture de restaurant (ou un modèle enregistré par votre équipe, marqué Le vôtre), consultez ses listes dans l'ordre, puis appuyez sur Utiliser. Un modèle apporte ses listes, ses étiquettes nommées, ses modèles de cartes avec leurs listes de contrôle, ses règles et l'endroit où arrivent les nouvelles demandes ; il n'ajoute jamais de clients ou de chantiers inventés. Tableau vierge demande un nom, un fond et les listes de départ. Fonds : couleurs douces, couleurs vives, Vivant (six champs de couleur qui dérivent lentement et restent immobiles si votre appareil demande moins d'animation), œuvres Infinity, photos, ou Votre propre image (téléversez-la directement ; elle est envoyée dès la création du tableau, et Menu → Fond la modifie plus tard). Les listes de départ : À faire · En cours · Terminé, un flux de chantier (Nouveau · Devisé · Approuvé · En production · Livré) ou un flux de contenu (Idées · Rédaction · Relecture · Publié). Les tableaux archivés attendent sous Tableaux archivés en bas de l'onglet.

Sur un tableau, les listes sont côte à côte et chaque carte affiche son image de couverture, ses étiquettes (chacune avec son nom, pour que la couleur ne soit jamais le seul indice), son titre, et de petits repères : Terminé, la date limite (le mot En retard apparaît quand elle est dépassée), l'état du travail aiKit lié (par exemple Accepté ou Approuvé par le client, en vert quand c'est une bonne nouvelle ; il ouvre ce devis ou cette tâche), les notes, la progression de la liste de contrôle (3/5), les commentaires, les pièces jointes, Visible par les clients, et les personnes concernées. Ajoutez une carte en bas de n'importe quelle liste (Entrée l'ajoute et garde la zone ouverte pour la suivante ; collez plusieurs lignes pour ajouter plusieurs cartes). Lorsque le tableau contient des modèles de carte, À partir d'un modèle de carte… sous la zone ajoute une copie de l'un d'eux (titre, notes, étiquettes, personnes et liste de contrôle) à cette liste. Ajouter une autre liste se place après la dernière liste.

Faites glisser une carte vers le haut ou le bas d'une liste, ou vers une autre liste ; l'emplacement d'arrivée est encadré pendant le glissement, et Échap annule. Faites glisser une liste par sa barre de nom pour réordonner les listes. Sur téléphone, appuyez longuement sur une carte (ou sur la barre de nom d'une liste), puis faites glisser ; un balayage rapide fait défiler le tableau comme d'habitude. Chaque carte possède aussi un bouton Déplacer… (les trois points, ou la touche M sur une carte sélectionnée au clavier) qui permet de choisir le tableau, la liste et la position dans des menus. C'est le plus simple sur petit écran ou au clavier, et la façon d'envoyer une carte vers un autre tableau du même projet. Le menu d'une liste (les trois points à côté de son nom) propose Ajouter une carte, Renommer la liste, Déplacer à gauche, Déplacer à droite, Déplacer à une position…, Les cartes ici comptent comme terminées, une couleur, et Archiver cette liste.

Deux personnes peuvent travailler sur le même tableau en même temps. Déplacer une carte ne modifie que cette carte : si deux personnes déplacent des cartes différentes, chacune obtient ce qu'elle veut. Si deux cartes sont déposées exactement au même endroit au même moment, les deux restent et la liste est silencieusement renumérotée. Ajouter, renommer, réordonner ou archiver des listes s'applique au tableau tel qu'il est à ce moment-là, donc deux personnes qui ajoutent des listes en même temps gardent toutes les deux les leurs. Le tableau récupère automatiquement les modifications des autres (environ toutes les 20 secondes, et dès que vous revenez sur l'onglet).

Ouvrez une carte (cliquez dessus, ou ouvrez son lien) et elle s'affiche dans une grande fenêtre au centre de l'écran, comme dans Trello. En haut : l'image de couverture (la première image de la carte ; Définir comme couverture ou Retirer la couverture, sous Pièces jointes, la modifie), la liste où elle se trouve, sous forme de menu que vous pouvez changer, le tableau auquel elle appartient, Copier le lien et Fermer (ou Échap). Sous cela : un bouton rond Terminé et le titre (cliquez dessus pour le renommer). Une rangée de boutons ajoute des éléments en un clic : Membres, Étiquettes, Dates (va aux dates de début et d'échéance), Liste de contrôle, Pièce jointe (ouvre le sélecteur de fichiers) et Marquer comme urgent. Plus bas, Membres, Étiquettes et Dates affichent ce qui est défini, avec + pour les modifier ; une carte terminée indique Terminé, le jour, et qui l'a terminée. La description contient le travail : ce qu'il faut fabriquer, les dimensions, les quantités, l'adresse de livraison, ce qu'a dit le client. Une longue description se replie après quelques lignes avec Afficher plus et Afficher moins ; Modifier ou un double-clic la change. Les listes de contrôle ont des noms (Ajouter une liste de contrôle, puis ajoutez des éléments ; chacune affiche une barre de progression et « 2 sur 5 », et vous cochez les éléments au fur et à mesure du travail). Les pièces jointes affichent chaque image en miniature avec son nom, sa taille, le jour de l'ajout et une étiquette Couverture. Les travaux aiKit relient devis, épreuves et tâches. Plus (sous les pièces jointes) regroupe le reste : Rappel (1 jour avant par défaut ; Le jour de l'échéance, 2 jours avant, 1 semaine avant ou Aucun rappel), répétition, le tableau et la liste, les champs personnalisés, qui peut la voir, les votes, En attente de, le temps et les approbations. Suivre, Ajouter aux favoris, Déplacer…, Archiver, Enregistrer comme modèle de carte et Supprimer se trouvent en bas. À droite, Commentaires et activité : Écrire un commentaire ouvre la zone de saisie (tapez @ pour mentionner quelqu'un, joignez des fichiers, Ctrl ou ⌘ + Entrée publie), les commentaires s'affichent du plus récent au plus ancien, et chaque commentaire a Répondre, pour qu'une discussion sur un point reste regroupée dessous. Afficher les détails ajoute l'activité de la carte (qui l'a déplacée, cochée ou archivée). Chaque carte a sa propre adresse (elle se termine par ?card= suivi de l'identifiant de la carte), donc un lien vers une carte l'ouvre par-dessus son tableau, même après un rechargement ; si la carte a été supprimée ou n'est pas partagée avec la personne qui l'ouvre, le tableau le signale. Sur téléphone, la fenêtre occupe tout l'écran et les commentaires viennent après la carte.

Marquer comme urgent ajoute une étiquette rouge Urgent et un bord rouge à la carte, et les cartes urgentes passent en haut de leur liste (au-dessus de l'ordre propre au tableau) jusqu'à ce qu'elles soient terminées. Filtre → Priorité → Urgent seulement n'affiche que les cartes urgentes, et l'adresse le conserve (u:1), pour que vous puissiez partager cette vue.

Au-dessus du tableau : le nom du tableau (cliquez pour le renommer), une étoile, Les clients voient ce tableau / Équipe uniquement (projets clients), les vues (Tableau, Liste, Calendrier, Chronologie, Tableau de bord ; mêmes cartes dans chacune), Rechercher des cartes, Filtrer, Résumer et Menu. Résumer (votre équipe uniquement) lit chaque liste et chaque carte du tableau et rédige un bref aperçu : cartes urgentes et en retard, ce qui est en cours et avec qui, ce qui est terminé, et ce qui n'a personne d'assigné, avec un pouce levé ou baissé en dessous ; cela utilise une petite part d'un jeton. Filtrer permet de choisir des étiquettes, des membres (ou Aucun membre), et En retard, Dans les 7 prochains jours, Sans date d'échéance ou Terminé ; une barre indique alors ce qui s'affiche (« Urgent, Dana : 4 cartes sur 19 ») avec Tout afficher. Une carte que vous ajoutez pendant qu'un filtre est actif reste visible même si elle ne correspond pas (une nouvelle carte n'a encore ni date, ni étiquette, ni membre), et la barre l'indique, jusqu'à ce que vous modifiiez le filtre. Les mots de recherche et les filtres figurent dans l'adresse de la page, si bien qu'un tableau filtré peut être ajouté aux favoris ou partagé. Menu contient Le nouveau travail arrive ici, Les cartes se déplacent seules, Règles, Modèles de cartes (chaque nom l'ouvre), Arrière-plan (couleurs douces, couleurs vives, peintures Infinity, photos, ou Importer une image personnelle : JPG, PNG, WebP ou GIF jusqu'à 12 Mo, conservée avec le tableau afin que les mêmes personnes qui voient le tableau la voient ; en mode sombre, une couleur douce apparaît comme une teinte profonde), les étiquettes (nom, couleur, supprimer, Ajouter une étiquette), Enregistrer ce tableau comme modèle, Cartes et listes archivées (Restaurer, ou Supprimer une carte), Archiver ce tableau et Supprimer le tableau (dans la corbeille pendant 30 jours, avec Annuler).

Importer depuis Trello (onglet Tableaux, pour votre équipe sur ce projet) : dans Trello, ouvrez le tableau, puis Menu (…) → Imprimer, exporter et partager → Exporter en JSON, et déposez le fichier ici. Vous voyez le nombre de cartes et de commentaires, ainsi que les membres Trello associés aux personnes d'ici par leur nom ; toute personne non associée garde son nom sur ses commentaires, et ses cartes arrivent non assignées. Lancer l'importation crée un nouveau tableau dans le même projet, avec ses listes, cartes, étiquettes dans leurs couleurs Trello, listes de contrôle nommées, commentaires, dates de début et d'échéance, et liens vers les pièces jointes (Trello conserve les fichiers). Annuler cette importation, dans la même fenêtre une fois celle-ci terminée, supprime à nouveau le tableau. Les propriétaires et administrateurs peuvent aussi importer des espaces de travail Trello entiers et d'autres applications depuis Paramètres → Importer.

Une carte peut contenir le travail aiKit qui la concerne. Dans le panneau de la carte, sous Travail aiKit, Lier un devis, une épreuve, un travail… ouvre une liste consultable de vos propres fiches : devis, fiches de devis, épreuves client, travaux de préimpression, réservations, demandes de site web, demandes de modification de site, visuels, textes de blog ou de produit, avis et sites web (ainsi que les travaux gobo et les nettoyages de logo sur les comptes qui disposent de ces outils). Chaque lien affiche le statut en direct de la fiche et l'ouvre dans son propre outil. Le statut du premier lien s'affiche aussi sur la carte elle-même dans le tableau.

Commencer dans un outil, sur le même panneau, ouvre un nouvel onglet dans l'outil choisi : Nouvelle fiche de devis, Nouveau travail de préimpression (et Nouveau travail gobo ou Nouveau nettoyage de logo lorsque votre compte les propose). Créez le travail comme d'habitude ; le premier que vous créez de ce type se relie automatiquement à la carte. La carte indique En attente de votre nouveau… jusque-là, avec Vérifier maintenant, Ouvrir l'outil et Arrêter l'attente ; revenir à l'onglet Hub vérifie automatiquement. Une carte attend 24 heures. Créer un devis lance toujours un devis Quote Studio pour le client du projet et le lie immédiatement.

Menu → Le nouveau travail arrive ici : lorsque le projet a un site web lié, choisissez la liste où chaque type de nouveau travail devient une carte : Nouvelle demande de site web (formulaires de contact et de fichiers), Nouvelle réservation et Nouvelle demande de devis. Chaque nouvel élément devient une carte avec la demande associée (la carte d'une réservation a pour échéance la veille de la visite). Désactivé ne touche pas à ce type. Le réglage propre au projet pour les demandes de site web fonctionne toujours ; le choix d'un tableau prime pour les types qu'il prend en charge.

Menu → Les cartes se déplacent seules : choisissez la liste vers laquelle une carte passe lorsque son devis (ou sa fiche de devis) lié est accepté, que son épreuve client est approuvée, que son épreuve gobo est approuvée, ou que son épreuve de préimpression est approuvée. Ce sont des règles ordinaires, elles apparaissent donc aussi sous Règles et exécutent les autres règles de cette liste. Vérifier maintenant effectue la vérification immédiatement ; sinon, le tableau vérifie environ toutes les 15 minutes et chaque fois qu'un membre de l'équipe ouvre le projet. Les personnes qui suivent la carte sont informées de chaque modification.

Les clients ne voient jamais les liens vers les travaux gobo, les nettoyages de logo, les fiches de devis, les travaux de préimpression, les demandes de site web ni rien qui comporte des coûts. Une carte partagée peut afficher son devis ou son épreuve client, avec un lien uniquement vers la page de devis ou d'épreuve propre au client.

Menu → Règles affiche toutes les règles du tableau en langage simple, chacune avec un interrupteur Activé / En pause et un bouton de suppression. Pour en ajouter une, décrivez-la avec vos propres mots (par exemple « Quand une carte passe à Livré, cochez la liste de contrôle et prévenez tous ceux qui la suivent ») puis appuyez sur Configurer : l'assistant IA d'aiKit lit la phrase et affiche la règle qu'il a comprise, en utilisant uniquement les listes, étiquettes et personnes réelles de ce tableau. Enregistrer cette règle l'ajoute ; Pas tout à fait l'écarte. Si la phrase nomme une liste, une étiquette ou une personne que le tableau ne possède pas, il le signale au lieu de deviner. Chaque Configurer utilise l'une des exécutions mensuelles de l'assistant IA du Hub. Construire avec des menus ouvre à la place le constructeur de règles complet.

Une règle démarre lorsqu'une carte passe dans une liste, qu'elle est cochée, qu'elle est ajoutée, qu'elle est due demain, ou lorsque son devis lié est accepté, que son épreuve est approuvée ou reçoit des demandes de modification, ou que son épreuve gobo ou de préimpression est approuvée. Elle peut ensuite déplacer la carte, la cocher, cocher toute sa liste de contrôle, fixer la date d'échéance à un nombre de jours plus tard, ajouter une étiquette, assigner des personnes, ou notifier les personnes qui y sont associées, toutes les personnes qui la suivent, des personnes choisies ou le client. Les règles ne se déclenchent jamais entre elles, et il n'existe aucune limite mensuelle à leur fréquence d'exécution.

Les rappels de date d'échéance sont envoyés aux personnes associées à une carte, dans Hey ! et par e-mail ou dans le résumé quotidien, selon le choix de chacun dans ses paramètres de notification. Chaque carte choisit le moment du rappel (1 jour avant, sauf si vous modifiez ce réglage) ; un rappel n'est jamais envoyé deux fois dans la même journée, et les cartes terminées et les modèles de carte restent silencieux.

Menu → Enregistrer ce tableau comme modèle conserve les listes, les étiquettes, les règles, l'endroit où arrivent les demandes et les modèles de carte (Conserver aussi les cartes ajoute chaque carte, avec les dates d'échéance calculées à partir du jour où le modèle est utilisé). Les personnes, les commentaires et les fichiers ne sont pas inclus. Les modèles enregistrés apparaissent sous Nouveau tableau → À partir d'un modèle, marqués Les vôtres, pour toute votre équipe, avec Supprimer sous chacun. Pour créer un modèle de carte, ouvrez une carte et choisissez Enregistrer comme modèle de carte ; les modèles n'apparaissent pas sur le tableau et sont listés sous Menu → Modèles de carte.

Les tableaux en haut du Hub ouvrent Mes tableaux : chaque tableau auquel vous avez accès, dans chaque projet dont vous faites partie. Trois compteurs ouvrent la page (cartes ouvertes qui vous sont assignées, en retard, échéance dans 7 jours) ; chacun ouvre les cartes correspondantes sous forme de liste. Les tableaux favoris viennent en premier, puis Récemment ouverts, puis tous les tableaux regroupés par projet (le nom du projet ouvre son onglet Tableaux). Chaque vignette possède son étoile et ses propres liens En retard, Bientôt dû et Assignées à moi.

La Boîte de réception sert à noter une carte avant de savoir où elle ira : saisissez-la et appuyez sur Ajouter à la boîte de réception (ou appuyez sur c n'importe où dans le Hub). Vous seul voyez votre boîte de réception. Déplacer vers un tableau place la carte dans la première liste du tableau choisi, avec tout ce qui s'y trouve déjà.

Le Planificateur affiche un mois avec chaque carte datée de chaque tableau auquel vous avez accès (la date d'échéance, ou la date de début s'il n'y a pas de date d'échéance). Les cartes en retard affichent En retard et les cartes terminées sont barrées. Seules les cartes qui me sont assignées restreint l'affichage aux vôtres, et Ce mois-ci, par ordre liste les mêmes cartes par date (sur téléphone, vous obtenez cette liste à la place de la grille). Chaque carte s'ouvre sur son propre tableau.

L'ajout de fichiers fonctionne partout de la même manière dans le Hub : appuyez sur Joindre des fichiers (ou Joindre d'autres fichiers), glissez des fichiers depuis le Finder sur Mac ou l'Explorateur de fichiers sous Windows dans la zone (elle s'allume quand ils sont au-dessus ; plusieurs à la fois, c'est possible), ou collez une capture d'écran avec Cmd+V ou Ctrl+V (elle s'appelle screenshot- suivi de la date). Cela fonctionne sur À propos de ce projet et À propos de ce tableau, sur n'importe quelle carte (déposez-les n'importe où sur la carte ouverte), dans la zone de commentaire, un nouveau message, Chat et Documents et fichiers. Les gros fichiers affichent leur progression ; un fichier dépassant la taille de votre forfait, un forfait plein, ou un programme (.exe, .dmg et similaires) reçoit un message clair expliquant pourquoi il n'a pas été ajouté. Les fichiers des zones À propos ont un menu ⋯ pour les Renommer ou les Supprimer (avec Annuler), et Joindre d'autres fichiers permet d'en ajouter à tout moment. Les fichiers sont conservés à un seul endroit. Documents et fichiers propose deux vues en haut : Dossiers (vos dossiers, documents, liens et envois) et Tous les fichiers, qui liste chaque fichier du projet, où qu'il ait été joint : sur une carte, un commentaire, un message, la zone À propos d'un tableau ou du projet, ou dans Documents et fichiers. Chaque fichier affiche une image (ou son type), son nom, sa taille, sa version, la date d'ajout, la personne qui l'a ajouté et un lien vers son emplacement. Appuyez sur une image ou un PDF pour le prévisualiser directement (Télécharger et Aller à sont en haut), ou sur ⋯ pour Renommer ou Supprimer (une confirmation est demandée, puis Annuler est proposé). Filtres : Type (Images, PDF, Documents, Autres), Où (Cartes et tâches, Messages, Commentaires, Documents et fichiers, Tableaux), Ajouté par, et Trier (Plus récents, Nom, Plus volumineux), ainsi qu'une zone de recherche ; les filtres restent dans l'adresse de la page, pour pouvoir partager une vue. Importez des fichiers ici, ou déposez-les n'importe où sur la page. Fichiers en haut du Hub affiche la même liste dans tous les projets auxquels vous avez accès, avec un filtre Projet ; vous ne voyez que les fichiers que vous pourriez voir dans le projet, donc un client ne voit jamais ceux d'un autre. Les zones À propos ont un microphone pour la dictée et Joindre des fichiers ; chaque autre zone de saisie (commentaires, messages, descriptions de carte, chat) dispose déjà du microphone.

Le Tableau des messages fonctionne comme une liste de travaux, à la manière d'un tableau de messages Basecamp : un message par commande, travail ou sujet, chacun avec ses propres réponses. Chaque ligne indique qui l'a publié, le titre (avec votre numéro de travail si vous l'avez indiqué), la dernière réponse (ou la première ligne de la note si personne n'a répondu), une image de la première pièce jointe (l'épreuve), la date, une bulle avec le nombre de réponses et un bouton Archiver. Ouvert et Archivés, chacun avec son compteur, permettent de basculer entre ce qui est en cours et ce qui est terminé ; Trié par propose Plus récent, Dernière réponse ou Plus ancien ; la zone de filtre trouve un titre, un numéro de travail ou des mots de la note. Archiver retire un travail terminé de la liste ouverte (Annuler est juste là) ; ouvrez la liste Archivés et appuyez sur Désarchiver pour le remettre. Un message archivé accepte toujours des réponses et reste consultable. Les compteurs en bas (3 discussions ouvertes · 1 archivée) permettent aussi de changer de liste. Votre client, invité au projet en tant que client, peut publier un nouveau message (une commande) et répondre, et ne voit que ce qui est partagé avec lui ; votre équipe reçoit un e-mail pour chaque nouveau message et réponse, selon les réglages dans Paramètres → Notifications.

Le tableau d'affichage sert aux annonces, aux idées et aux mises à jour. Donnez un titre à un message et, si vous le souhaitez, une catégorie, rédigez-le (tapez @ pour mentionner quelqu'un ; le **gras**, les listes et les liens fonctionnent), choisissez Qui voit ceci et Qui est informé (Par défaut du projet, Notre équipe, Toute personne qui peut le voir, ou Choisir des personnes ; une ligne en dessous indique qui sera prévenu, et il est impossible de choisir une personne qui ne peut pas voir le message), puis publiez-le ou enregistrez-le comme brouillon visible par vous seul. Joignez des fichiers directement au message : appuyez sur Joindre des fichiers ou faites-les glisser dans la zone (jusqu'à 10 à la fois, chacun dans la limite de taille de votre forfait) ; chaque fichier affiche son nom et sa taille, avec une × pour le retirer avant publication, et le bouton indique Publier avec 2 fichiers. Les fichiers joints apparaissent sous le message : les images en miniatures, les PDF sous forme de carte PDF, les autres avec une icône, chacun avec un bouton Télécharger, et chacun ouvre sa propre page avec les versions et les commentaires. Ils suivent la visibilité du message : les fichiers d'un message réservé à l'équipe restent réservés à l'équipe. La liste des messages indique le nombre de fichiers et de commentaires de chacun. Les messages conservent leur historique de versions. Transformer en tâches lit un message et propose des tâches parmi lesquelles vous choisissez avant d'en ajouter.

Chaque commentaire et réponse comporte un bouton Répondre : la réponse s'affiche sous le commentaire auquel elle répond, et la personne à qui vous répondez reçoit immédiatement un e-mail (comme une mention). Les commentaires acceptent aussi les fichiers : appuyez sur Joindre des fichiers dans la zone de commentaire (ou faites-les glisser sur le bouton), et ils s'affichent sous ce commentaire. Un commentaire peut ne contenir que des fichiers ; il affiche alors Partagé et le nom du fichier. Un fichier joint à une note réservée à l'équipe est tout aussi masqué au client que la note elle-même.

Campfire est la discussion de groupe du projet ; de nouvelles lignes apparaissent toutes les quelques secondes tant qu'elle est ouverte. Les clients ne peuvent l'utiliser que si vous l'activez dans les paramètres du projet. Chat, en haut du Hub (anciennement appelé Pings), propose deux types de conversations. La salle d'équipe vient en premier : une conversation unique pour tous les membres de votre équipe (propriétaires, administrateurs et membres) dans tous les projets, créée la première fois que quelqu'un ouvre Chat ; les clients et les invités ne la voient jamais. Tapez @ pour mentionner quelqu'un ; seules les personnes mentionnées reçoivent un e-mail, afin qu'une salle très active ne sature la boîte de personne. Joignez des fichiers à n'importe quel message de la salle d'équipe ou à un Ping avec Joindre des fichiers, ou déposez-les dans la conversation (jusqu'à 10 à la fois) : les images s'affichent en miniatures que vous pouvez ouvrir en taille réelle, et tout le reste (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, polices, vidéo, audio et plus) s'affiche comme un fichier avec son type, sa taille et un bouton Télécharger. Les programmes et pages web (.exe, .dmg, .html et autres) sont refusés pour protéger tout le monde ; compressez-les en ZIP si vous devez vraiment en partager un. Plus bas se trouvent les Pings : des conversations privées avec une ou quelques personnes, en dehors de tout projet. Appuyez sur Nouveau ping, choisissez les personnes, écrivez la première ligne ; seules ces personnes voient la conversation, et chaque ligne les en informe par e-mail selon leurs choix dans leurs paramètres de notification. Chat s'ouvre sur la salle d'équipe ; de nouvelles lignes apparaissent toutes les quelques secondes pendant qu'une conversation est ouverte.

Le résumé IA du matin est un e-mail envoyé chaque matin en semaine, à partir de 7 h, selon votre fuseau horaire. Il commence par Par où commencer (quelques phrases rédigées par l'IA), puis le bilan de la journée en chiffres (urgent, en retard, à échéance aujourd'hui, à échéance cette semaine, nouveaux messages et commandes, nouveaux commentaires), puis chaque projet avec son propre bouton et chaque élément listé sous Urgent, En retard, À échéance aujourd'hui, À échéance cette semaine, Nouveaux messages et commandes, Nouveaux commentaires, et Travaux aiKit liés. Chaque carte affiche son tableau et sa liste, sa date d'échéance, les personnes assignées, la progression de sa liste de contrôle et le dernier commentaire ; chaque message indique qui l'a publié, ses premières lignes, son nombre de réponses et de fichiers, et Besoin d'une réponse lorsque personne n'a répondu. Chaque titre et chaque lien Ouvrir → mène directement à la carte, au message, au devis ou à l'épreuve concernée. Les listes proviennent directement du Hub ; seule l'introduction est produite par l'IA. Il est désactivé tant que vous ne l'activez pas : Paramètres → Notifications → Hub : résumé IA du matin → Matins de semaine (ou Lundis seulement, pour un aperçu de début de semaine). Un jour calme (rien à échéance cette semaine, rien d'urgent, aucun nouveau message ni commentaire depuis deux jours) : aucun e-mail n'est envoyé et aucune IA n'est utilisée. Chaque résumé utilise une petite partie des jetons de votre compte, et vous en recevez un par Hub dont vous faites partie de l'équipe. Il part avec l'exécution programmée d'aiKit, il peut donc arriver un peu après 7 h.

Les bilans posent une question selon un calendrier (chaque jour, chaque jour de semaine, une fois par semaine un jour au choix, ou une fois par mois). Les personnes interrogées reçoivent un rappel dans Hey! le jour même, les réponses sont classées par date, Dans l'attente affiche qui n'a pas encore répondu, et Rédiger un récapitulatif résume les réponses en un message que vous pouvez partager.

Le Planning d'un projet affiche les événements (ponctuels, ou répétés chaque semaine, chaque mois ou chaque année), la date d'échéance de chaque tâche ouverte et, lorsqu'un site web est lié, ses réservations. Basculez entre Mois et Agenda. Ajouter à mon calendrier fournit un lien privé pour les calendriers Google, Apple ou Outlook ; toute personne disposant du lien voit les événements et les échéances du projet, donc partagez-le uniquement avec votre équipe.

Le Calendrier (en haut du Hub) affiche tous les projets ensemble, colorés par projet. Le Programme place chaque projet sur une seule chronologie, de sa date de début à sa date de fin, avec une ligne du jour et ses compteurs de tâches ouvertes et en retard. Le Graphique de colline affiche les listes que vous suivez sous forme de points sur une colline : en montée pendant que vous réfléchissez, en descente pendant que vous passez à l'action. Faites glisser un point, ou appuyez sur Tab pour l'atteindre puis utilisez les touches fléchées.

Créez des dossiers, rédigez des documents (chaque enregistrement conserve l'ancienne version ; Historique vous permet de revenir en arrière et de restaurer), ajoutez des liens vers Google Docs ou tout autre contenu en ligne, et importez des fichiers en les glissant sur la page ou en appuyant sur Importer des fichiers. Importer à nouveau un fichier pour le même élément (Importer une nouvelle version) conserve les versions précédentes. Les images s'affichent en miniatures et en taille réelle sur leur propre page. La page d'un PDF contient Aperçu des pages ici, qui affiche directement ses 12 premières pages dans la page (chaque aperçu compte pour un téléchargement) ; les images et les PDF s'ouvrent aussi dans un nouvel onglet. Les fichiers joints aux messages et aux commentaires se trouvent également ici, et leur page renvoie vers le message.

Les fichiers comptent dans le stockage de votre forfait. Un fichier est placé dans la corbeille lorsque vous le supprimez, et son espace se libère lorsque la corbeille est vidée après 30 jours. Les programmes et les pages web (comme .exe ou .html) ne sont pas acceptés ; compressez-les d'abord en zip.

Archivez un projet terminé depuis ses Paramètres → Terminer, archiver ou supprimer → Archiver. Tout ce qu'il contient est conservé : messages, commentaires, tâches, documents, fichiers et leurs versions. Il passe dans l'onglet Archivés de l'accueil, reste accessible dans la recherche (la barre de recherche aiKit en haut indique qu'il est archivé), et chaque fichier reste téléchargeable. Ses fichiers comptent toujours dans le stockage. Sur les forfaits payants avec une limite de projets, les projets archivés n'occupent pas d'emplacement, donc archiver libère de la place. Sur le forfait gratuit, les 3 projets comptent ensemble, actifs et archivés ; supprimez donc ceux dont vous n'avez plus besoin (ou passez à un forfait supérieur) pour en créer un nouveau.

Un projet archivé est en lecture seule pour tout le monde : une barre jaune sur sa page l'indique, et rien ne peut y être ajouté, modifié, coché, mis en avant, supprimé ou importé tant qu'il n'est pas réactivé (vous pouvez toujours suivre et mettre en favori des éléments). Les clients qui y participent continuent de voir exactement ce qui a été partagé avec eux, rien de plus. Réactivez-le en un clic depuis cette barre, depuis sa carte dans l'onglet Archivés, ou depuis ses Paramètres ; si toutes les places de votre forfait sont utilisées, le Hub le signale et propose les forfaits.

La suppression est différente : elle place le projet dans la corbeille pendant 30 jours (les propriétaires et administrateurs le voient dans Accueil → Corbeille, avec le nombre de jours restants, et peuvent le Restaurer), puis le projet et ses fichiers sont supprimés définitivement. Une boîte de dialogue vous demande confirmation avant tout placement dans la corbeille.

Exporter (le bouton de téléchargement dans l'en-tête d'un projet, Exporter dans ses Paramètres ou dans la barre des archives) crée un fichier .zip dans votre navigateur contenant tout ce que vous pouvez voir dans le projet : index.html pour tout lire dans n'importe quel navigateur (messages avec commentaires et fichiers joints, listes de tâches avec étapes, documents, planning et Campfire), project.json avec chaque enregistrement pour le transférer ailleurs, et un dossier files avec chaque version de fichier. Cochez ou décochez Inclure les fichiers ; leur téléchargement compte dans le quota mensuel de téléchargements, et au-delà de 750 Mo, l'export ne contient que le texte et vous téléchargez les gros fichiers depuis Documents et fichiers. Tout fichier qui n'a pas pu être ajouté est listé dans files-not-included.txt. L'export est réservé à l'équipe du projet (propriétaires, administrateurs et membres de l'équipe concernés).

Paramètres → Ce que vous appelez votre travail permet au propriétaire du Hub ou à un administrateur de choisir le mot que votre équipe utilise déjà : Projets (par défaut), Missions, Clients ou Commandes. Un seul clic le modifie pour tout le monde dans le Hub : le premier onglet, Nouvelle mission (ou Nouvelle commande…), les onglets et filtres de l'accueil, le fil d'Ariane et les paramètres de la page du projet, les pages vides, les limites du forfait et les messages, ainsi que l'e-mail d'invitation (« les missions vous attendent »). Une ligne en dessous indique le résultat. Rien d'autre ne change : vos données, vos liens et vos limites restent les mêmes.

Dans un projet client, tout commence en mode réservé à l'équipe. Utilisez le bouton Les clients voient ceci / Équipe uniquement sur une liste, une tâche, un message, un événement, un document, un dossier ou une porte pour le partager. Un client ne voit un élément que si lui et tous les éléments au-dessus de lui sont partagés (une tâche partagée dans une liste réservée à l'équipe reste masquée), et il ne voit jamais les pointages, le temps, les messages reçus par e-mail, les travaux d'impression ni les autres liens internes.

Dans une discussion partagée, votre équipe peut toujours ajouter une note Équipe uniquement ; votre client ne la voit jamais, ni ses fichiers, ni même son existence. Les clients peuvent commenter, publier des messages, ajouter des fichiers, répondre aux approbations, voter et cocher les tâches qui leur sont assignées. Les approbations portent sur un livrable : une tâche, un document ou un fichier (pas un message). Choisissez qui doit approuver, et chaque personne répond Approuver ou Demander des modifications avec une note. L'e-mail d'approbation liste les fichiers joints, afin que la personne sache ce qu'elle approuve.

Aperçu en tant que client (dans l'en-tête du projet) vous montre exactement ce que voit votre client, afin de vérifier avant de partager. Lorsque des personnes de plusieurs entreprises extérieures participent au projet, le bouton devient Aperçu en tant que… avec le nom de chaque entreprise, et affiche exactement ce que voit cette entreprise.

Plusieurs entreprises extérieures sur un même projet (un client, un fournisseur, un partenaire) : l'entreprise de chaque personne est affichée, et Qui voit ceci sur un message, une tâche, un événement, un document, un fichier ou un dossier devient un menu : Notre équipe uniquement, Notre équipe + une entreprise nommée, ou Notre équipe + tous les extérieurs. Une entreprise ne voit que ce qui est partagé avec elle (et tout ce qui se trouve dessous : commentaires, fichiers joints), jamais les publications d'une autre entreprise, et jamais les publications internes ; le Hub vérifie cela sur chaque page, dans la recherche, les listes d'activité, les notifications, les e-mails, les exports et les téléchargements de fichiers. Les publications affichent un badge : un Notre équipe uniquement en orange, ou un Visible pour : Notre équipe, et les noms des entreprises en vert ; les publications internes dans la liste des messages ont aussi une bordure orange. Lorsqu'une personne extérieure publie, la publication est partagée avec notre équipe et avec sa seule entreprise. Modifier plus tard le public d'une publication la retire (ou la donne) immédiatement aux personnes concernées.

Chacun dans un Hub se connecte avec son propre compte aiKit. Rôles : Propriétaire (tout, y compris l'abonnement), Administrateur (tout sauf l'abonnement), Membre de l'équipe (les projets auxquels il participe, et il peut en créer de nouveaux), Invité (une personne externe qui voit le travail d'équipe uniquement sur les projets auxquels elle est ajoutée) et Client (ne voit que ce que vous partagez, sur les projets clients auxquels il participe). Les propriétaires, administrateurs et membres de l'équipe utilisent des places d'équipe ; les invités et clients utilisent des places client, plus généreuses.

L'onglet Personnes d'un projet regroupe tout le monde comme vous le pensez : d'abord Notre équipe, puis chaque entreprise externe avec son nom, en précisant qu'elle ne voit que ce qui lui est partagé. Ajoutez des personnes déjà présentes dans le Hub, invitez quelqu'un de nouveau (e-mail, nom, entreprise, et s'il fait partie de notre équipe, d'une autre entreprise ou s'il s'agit d'une personne externe qui voit le travail d'équipe), ou Retirez quelqu'un. Modifier les noms, entreprises et rôles ouvre Personnes. Le même onglet définit Qui est averti par défaut pour les publications de ce projet : Notre équipe uniquement (choix de départ), Tous les membres du projet, ou Ces personnes ; les personnes d'entreprises externes sont exclues de tous les paramètres par défaut, sauf si le propriétaire du Hub, un administrateur ou la personne ayant créé le projet coche Inclure les personnes d'entreprises externes. Nouveau projet propose aussi Qui participe : ajoutez des personnes du Hub, ou des invitations par e-mail avec leur entreprise ; les invitations deviennent des liens que vous copiez et envoyez depuis l'onglet Personnes du projet.

Invitez quelqu'un depuis Personnes ou depuis la section Personnes d'un projet : saisissez son e-mail, son nom et son rôle, choisissez les projets, puis appuyez sur Créer un lien d'invitation (copiez-le et envoyez-le vous-même) ou Envoyer l'invitation par e-mail. Le lien ne fonctionne qu'une fois et reste valide 60 jours. Si un projet est lié à un client aiKit, Ajouter les personnes qui travaillent pour ce client les ajoute en une seule étape avec les mêmes rôles que dans aiKit. Quand les places d'un abonnement sont toutes prises, le Hub l'indique et nomme l'abonnement qui en comprend davantage.

Sous la liste Personnes, Invitations affiche toutes les personnes que vous avez invitées : leur e-mail, rôle, la personne qui les a invitées et la date, ainsi qu'un statut. En attente signifie que l'invitation a été envoyée et que la personne n'a pas encore rejoint (la date d'expiration du lien est affichée). Acceptée signifie qu'elle a rejoint, avec la date. Expirée signifie que 60 jours se sont écoulés sans qu'elle rejoigne. Annulée signifie qu'un propriétaire ou un administrateur a retiré l'invitation. Pour une invitation En attente ou Expirée, un propriétaire ou un administrateur peut appuyer sur Renvoyer, qui envoie un nouveau lien par e-mail à la même personne (l'ancien lien ne fonctionne plus ; vous pouvez renvoyer une fois toutes les 10 minutes, jusqu'à 5 e-mails par invitation), ou sur Annuler l'invitation, qui demande une confirmation, désactive le lien et libère la place. Les membres de l'équipe voient la même liste mais ne peuvent ni renvoyer ni annuler, et les invités et clients ne la voient pas.

Mon jour affiche tout ce qui vous est assigné dans tous les projets : En retard, Aujourd'hui, 7 prochains jours, Plus tard et Sans échéance, chacun avec une case à cocher. Capturer (ou appuyez sur c) ajoute rapidement une tâche à votre Boîte de réception en tapant, avec le micro ou en prenant une photo (la photo devient l'image de couverture de la carte) ; Déplacer vers un projet la classe dans une liste avec ses notes et sa photo.

Hey ! rassemble les mentions, assignations, rappels, commentaires sur ce que vous suivez, approbations, rappels de suivi, avis de règles et rappels d'échéance (la veille, le jour même et une fois en retard ; ils sont ajoutés à l'ouverture du Hub). Les mêmes éléments apparaissent dans la cloche aiKit, et les e-mails suivent vos choix dans Paramètres → Notifications : immédiatement, un résumé quotidien, ou désactivés.

Lier un travail aiKit relie un devis, une fiche de devis, une épreuve client, un travail de préimpression, un travail de gobo, un nettoyage de logo (sur les comptes disposant de ces outils), une réservation, une demande de site web, une demande de modification de site, un visuel, un article de blog ou une description de produit, un avis ou un site web à une tâche ou au projet. Le lien affiche le statut en direct de l'élément (par exemple Envoyé, Accepté, En attente d'approbation, Modifications demandées) et ouvre l'élément dans son propre outil. Créer un devis sur n'importe quelle carte lance un devis Quote Studio pour le client du projet et le lie.

Lorsqu'un devis ou une fiche de devis lié est accepté, qu'une épreuve est approuvée ou fait l'objet de demandes de modification, ou qu'une épreuve gobo ou de préimpression est approuvée, les personnes qui suivent la carte en sont informées et les règles de la liste s'appliquent (voir Tableaux et vos outils aiKit) ; sous Travail aiKit, vous pouvez aussi choisir une colonne vers laquelle la carte se déplace quand son devis est accepté. Liez un site web aiKit dans les paramètres du projet pour transformer ses nouvelles demandes (formulaires de devis et de contact, réservations) et ses demandes de modification de site en tâches dans une liste de votre choix, et pour afficher ses réservations dans le Calendrier. Les clients ne voient que les devis et épreuves que vous partagez, avec un lien vers leur propre page de devis ou d'épreuve.

Importer (sur Accueil ou dans Paramètres) transfère du travail depuis Trello (l'export JSON du tableau), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion et Jira (leurs exports CSV), n'importe quel tableur (vous associez les colonnes) et Basecamp. Chaque source affiche ses étapes d'export. Rien n'est ajouté tant que vous n'avez pas vu l'aperçu : nombre de projets, tâches, commentaires et personnes, ainsi que d'éventuels avertissements.

Choisissez ensuite les projets à importer et renommez-les, associez chaque personne à quelqu'un du Hub, ajoutez-la comme invitation (elle ne reçoit jamais d'e-mail de l'importation) ou laissez son travail non assigné, puis décidez pour les tâches terminées et les fichiers (avec une taille pour les ignorer). L'import s'exécute en arrière-plan avec une barre de progression, puis affiche ce qui a été transféré et ce qui ne l'a pas été, avec la raison. Annuler cet import supprime tout ce qu'il a ajouté.

Connecter Basecamp, Trello ou Asana lit directement votre compte une fois ces connexions activées : vous approuvez sur leur propre page, aiKit ne voit jamais votre mot de passe, et l'accès est supprimé à la fin de l'import. D'ici là, l'export par fichier fonctionne.

Paramètres → Forfait et stockage affiche les limites de votre forfait à côté de ce que vous utilisez : places d'équipe, places clients et invités, projets (sur Gratuit, les projets actifs et archivés sont comptés ensemble ; sur les forfaits payants, les projets archivés ne sont pas comptés), stockage, téléchargements ce mois-ci et utilisations de l'assistant IA, ainsi que vos plus gros fichiers. Gratuit : 1 membre d'équipe (vous), 3 clients ou invités, 3 projets, 1 Go, fichiers jusqu'à 25 Mo. Starter (18,88 $) : 1 membre d'équipe, 10 clients ou invités, 5 projets, 10 Go, fichiers de 50 Mo, sans extension de stockage. Pro (48,88 $) : 3 membres d'équipe, 50 clients ou invités, 25 projets, 50 Go, fichiers de 250 Mo. Team (88,88 $) : 5 membres d'équipe, 150 clients ou invités, aucune limite de projets, 150 Go. Business (198,88 $) : 7 membres d'équipe, 300 clients ou invités, 250 Go. Agency (348,88 $) : 10 membres d'équipe, 500 clients ou invités, 400 Go. Les membres d'équipe comptent le propriétaire et les administrateurs. Si vous invitez un membre de plus que ce que comprend votre forfait, l'écran affiche ce que comprend le forfait suivant, avec Passer à l'offre supérieure. Extensions de stockage : +50 Go pour 8,88 $, +150 Go pour 18,88 $ ou +500 Go pour 48,88 $ par mois ; lorsqu'une extension coûterait plus cher que le passage au forfait supérieur, l'écran le signale et recommande le forfait. Le forfait Gratuit est vraiment gratuit, sans carte. Dépasser une limite ne génère jamais de frais : à 80 % d'une limite, vous recevez un avertissement ; à 100 % du stockage, seuls les nouveaux envois sont suspendus, tout le reste continue de fonctionner, avec Passer à l'offre supérieure proposé en premier et Ajouter du stockage en second. Pour le propriétaire du Hub, Choisir (un forfait) et Ajouter (du stockage) ouvrent Paramètres → Facturation, où le prix et la date de prélèvement sont affichés avant tout paiement (voir le guide Forfaits et facturation). Tant que les paiements par carte ne sont pas activés, ces boutons affichent Demander pour ceci et envoient votre demande à l'équipe aiKit.

Une utilisation équitable garantit la rapidité pour tous : les éléments supprimés restent dans la corbeille 30 jours, les fichiers conservent leurs 20 dernières versions, et des plafonds quotidiens s'appliquent aux messages de chat, aux nouveaux éléments, aux invitations et aux importations, que le travail normal n'atteint jamais. Les téléchargements disposent d'un quota mensuel d'environ le double de votre stockage ; au-delà, les téléchargements sont suspendus jusqu'au 1er et tout le reste continue de fonctionner. Les assistants IA utilisent les jetons de votre forfait (jetons = votre quota mensuel d'IA ; 1 jeton = 1 ¢ d'IA ; une utilisation de l'assistant du Hub consomme une petite partie d'un jeton) et ne lisent que ce que vous pouvez voir.

Appuyez sur ? pour la liste : / rechercher, c capturer, n nouveau (un projet sur Accueil, une tâche dans une liste), g puis h Accueil (vos projets), g puis m Mon journée, g puis p Chat, g puis a Activité, g puis c Calendrier, Échap ferme un panneau.

Le Hub fonctionne sur téléphone : les tableaux défilent horizontalement, les panneaux s'ouvrent en plein écran, et la vue mensuelle devient un agenda. Si votre connexion est interrompue, il affiche la dernière copie chargée et indique que vous êtes hors connexion.