aiKit Hub: progetti, bacheche e clienti in un unico posto ordinato

Apri la Libreria degli strumenti nella barra laterale e scegli aiKit Hub, oppure vai direttamente su aikit.ai/tools/hub. Fissalo nel tuo dock per averlo sempre a portata di tocco. I risultati dell'Hub compaiono anche nella casella di ricerca in alto in ogni pagina di aiKit.

In alto nell'Hub: Progetti (la home del tuo Hub; usa la parola che il tuo Hub preferisce, quindi potrebbe essere Lavori, Clienti o Ordini), Bacheche (Le mie bacheche, sotto), Il mio giorno, Hey!, Chat (la Stanza del team e i Richiami), Attività, Calendario, File, Programma, Segnalazioni, Persone e Impostazioni, una casella di ricerca (premi / per andarci), Cattura e Nuovo progetto. Ogni pagina, filtro e scheda aperta ha un proprio indirizzo, quindi puoi salvarlo nei preferiti, condividerlo con qualcuno del progetto o aprirlo in una nuova scheda.

Una bacheca è un unico lavoro sotto forma di elenchi di schede che trascini da sinistra a destra, come Da fare → In corso → Fatto. Un progetto è una casa più grande per il lavoro: può contenere più bacheche, oltre a Chat, un Calendario, elenchi di Cose da fare, Controlli, registrazione del tempo, clienti e ospiti, e gli assistenti AI (Aggiornami, Riassumi questa bacheca, Scrivi una bozza con AI, il riepilogo del mattino).

Nel piano Gratuito, l'Hub si apre con le bacheche. La prima scheda si chiama Bacheche e Home corrisponde a Le mie bacheche: una scheda per ogni bacheca, che mostra lo sfondo, il nome e quante schede sono aperte. Premi una scheda per aprire la bacheca. Ogni bacheca ha tre schede in alto: Bacheca (le liste e le schede, con la finestra completa della scheda: checklist, date, etichette, commenti con risposte, file e Urgente), Messaggi (la Bacheca messaggi, con file allegati ai post) e File (tutto ciò che è allegato in quella bacheca). Il piano Gratuito include 3 bacheche, attive e archiviate insieme; la scheda Nuova bacheca indica quante ne restano e, quando tutte e 3 sono in uso, mostra Tutte e 3 le bacheche gratuite sono in uso e spiega cosa offre un progetto.

Su Gratuito, Nuova bacheca chiede un nome, poi un modello (Lavoro di stampa e altri) oppure una bacheca vuota con uno sfondo e delle liste iniziali. Su una bacheca gratuita, Menu → Archivia questa bacheca ed Elimina bacheca agiscono sull'intera bacheca, con Annulla.

Trasforma in progetto (all'estremità destra delle schede di una bacheca, oppure l'icona dei livelli su telefono) mostra cosa offre un progetto: Chatta con il tuo team, la Pianificazione e calendario, clienti e ospiti, gli assistenti IA, più bacheche in un unico posto, e Check-in, monitoraggio del tempo e report. I progetti sono disponibili con il piano Starter e superiori; il proprietario passa al piano da Impostazioni → Piano e spazio di archiviazione, e nulla nelle tue bacheche cambia o si sposta. Se apri uno strumento di progetto nel piano Gratuito (ad esempio un link alla Chat), la pagina spiega cosa fa e che è incluso con i progetti, con il pulsante Torna alle mie bacheche. Il server dell'Hub blocca questi strumenti nel piano Gratuito con la stessa semplice frase, così nulla funziona a metà.

I piani a pagamento e l'Hub del team di aiKit funzionano esattamente come prima: Home mostra i progetti e ogni progetto include tutti gli strumenti.

Premi Nuovo progetto. Dagli un nome e una breve descrizione, poi inizia da zero oppure da un modello: Lavoro di stampa (stampa dell'ordine di un cliente), Lavoro di design (progettazione di qualcosa di nuovo, come un manuale o un volantino: brief, prima bozza, revisione, file finali), Creazione sito web, Onboarding nuovo cliente, Evento, Campagna marketing o Assunzione. I modelli includono liste, colonne e prime attività, con scadenze calcolate a partire da oggi. Con un piano a pagamento puoi anche salvare qualsiasi progetto come modello personale (Impostazioni progetto → Modello).

Chi partecipa si trova subito sotto il nome, in Nuovo progetto e in Nuova bacheca: ogni persona del tuo Hub è un'etichetta che tocchi per aggiungerla (tocca di nuovo per rimuoverla), Le mie persone abituali aggiunge le persone con cui condividi più lavoro e Tutti del mio team aggiunge l'intero team. Solo le persone che scegli vedono il progetto o la bacheca e ricevono i suoi aggiornamenti; puoi modificarle in seguito nella scheda Persone. Nuova persona? Scrivi la sua email e premi Aggiungi (con un piano a pagamento, puoi anche scegliere Nel nostro team oppure Da un'altra azienda). Se è selezionato Invia subito l'invito, l'invito parte appena inizi; deselezionalo per copiare il suo link dalla scheda Persone.

Per lavorare con un cliente, selezionalo in Cliente (i tuoi clienti aiKit) oppure seleziona Lavora con un cliente in questo progetto. Un nuovo Hub mostra comunque l'area dei progetti, con Inizia il tuo primo progetto al suo interno e tre modi per iniziare: Nuovo progetto, Inizia da un modello oppure Importa da Basecamp o Trello.

Home si apre sui tuoi progetti. Ogni scheda di progetto ha un menu ⋯: Rinomina, Sposta prima, Sposta dopo ed Elimina… (il proprietario, un amministratore o chi l'ha avviato), che chiede conferma una volta e poi offre Annulla; un progetto eliminato resta nel Cestino per 30 giorni. Trascina una scheda per cambiare l'ordine per tutto il team (su telefono, tieni premuto un momento; con la tastiera, Alt e i tasti freccia); l'ordine resta nella scheda Attivi quando non ci sono filtri, e i progetti con stella mantengono la stella senza saltare di posizione. Subito sopra, il tuo team trova Aggiornami su tutto: con una sola pressione l'IA legge ogni progetto attivo che puoi aprire, con il lavoro collegato in aiKit (preventivi, bozze, lavori e il loro stato), e scrive un breve riepilogo: la cosa da fare per prima, poi i lavori urgenti e in ritardo, i nuovi ordini e le risposte, e cosa arriva questa settimana, progetto per progetto. Usa una piccola parte di un token, legge solo ciò che puoi vedere, e sotto c'è un pollice su o giù. Schede in alto nell'area: Attivi, Archiviati, Modelli (quando ne hai) e, per proprietari e amministratori, Cestino; ognuna mostra quanti elementi contiene. Sotto, una casella di ricerca (per nome o cliente) e tre filtri: Cliente (qualsiasi, con un cliente, senza cliente, o un cliente specifico per nome), Stato (ha attività in ritardo, scadenze questa settimana, in linea, tutte le attività completate, nessuna attività ancora) e Persona (chiunque, io o una persona specifica). Ogni filtro fa parte dell'indirizzo della pagina, quindi una vista filtrata può essere salvata nei preferiti o condivisa; una barra blu Mostra indica quali filtri sono attivi, con Mostra tutto per cancellarli. Schede o Elenco passa tra schede e una tabella compatta (la tua scelta viene ricordata su questo dispositivo).

Ogni scheda mostra il colore del progetto, il nome, un contatore "nuovo" (attività di altre persone dall'ultima apertura; premilo per vedere quell'attività), una stella, il cliente (oppure Condiviso con un cliente, o Solo team), lo stato in parole (ad esempio 2 in ritardo, In linea o Tutto completato), quando è stato attivo l'ultima volta, una barra di avanzamento (attività completate sul totale), le persone coinvolte e contatori che puoi premere: tuoi, aperti e in ritardo. I progetti con stella compaiono sempre per primi, poi i più recenti per attività. Le schede archiviate hanno un bordo superiore a strisce e un pulsante Ripristina.

Sotto i progetti: Il mio giorno (cosa scade), la tua Posta in arrivo, Porta il tuo lavoro (importazioni) e, per i proprietari, la striscia di utilizzo dell'Hub: progetti attivi, Persone, Posti per clienti e ospiti e Spazio di archiviazione, con il nome del piano. Questi conteggi riguardano solo l'Hub, non i siti web e i clienti nella barra laterale. Un limite senza numero fisso viene mostrato in parole (ad esempio 1 persona) invece che con una barra. Premendo la striscia si apre Impostazioni.

La pagina di un progetto ha una fila di schede sotto l'intestazione, così ogni parte è a un clic da qualsiasi punto del progetto: Panoramica, ogni strumento attivo (Bacheca messaggi, Bacheche, Cose da fare, Programma, Documenti e file, Falò, Check-in e gli altri, con i nomi che hai dato loro), Attività e Persone. La Panoramica mostra una scheda per ogni strumento con le novità al suo interno, l'ultima attività e (per il tuo team) gli assistenti IA: una casella Chiedi per qualsiasi domanda sul progetto in linguaggio semplice (chi è indietro, cosa scade venerdì, scrivi un aggiornamento per il cliente), Riepiloga questa settimana e Cosa è a rischio. Le date nelle risposte indicano il giorno della settimana corretto. Nell'intestazione, la stella salva il progetto nei preferiti, il pulsante persone mostra chi ne fa parte, il pulsante di download lo esporta e l'ingranaggio apre le sue impostazioni. Nei progetti per clienti il tuo team può anche usare Anteprima come cliente, che mostra il progetto esattamente come lo vede il cliente.

Crea un elenco, poi guardalo come preferisci con i pulsanti sopra: Elenco, Bacheca, Tabella, Calendario, Cronologia e Dashboard. La vista scelta viene ricordata per l'elenco. Bacheca mostra colonne che dai tu (Da fare, In corso, Fatto per impostazione predefinita); trascina le schede da una colonna all'altra, oppure usa il menu Sposta su una scheda se preferisci la tastiera. Una scheda nella colonna Fatto conta come completata, e spuntare una cosa da fare la sposta in quella colonna. Rendi l'elenco una bacheca (accanto alle impostazioni dell'elenco) lo sposta nella scheda Bacheche con tutto il contenuto, per la schermata completa della bacheca descritta più avanti.

Apri una qualsiasi cosa da fare per impostare a chi è assegnata, le date di inizio e scadenza, una ripetizione (ogni giorno, giorno feriale, settimana, due settimane, mese, tre mesi o anno; spuntandola si crea la successiva), etichette, campi personalizzati, passaggi (ognuno con una propria persona e data) e In attesa di (altre cose da fare che devono essere completate prima). Aggiungi file, scegli un'immagine come copertina della scheda, vota (quando il voto è attivo per l'elenco), registra il tempo, richiedi un'approvazione, seguila, salvala nei preferiti o salvala come modello di scheda. I commenti con @menzioni sono sotto.

Incolla più righe nella casella Aggiungi per aggiungere più cose da fare in una volta sola. Il menu dei filtri e i contatori mostrano Assegnate a me, In ritardo, Scadenza entro 7 giorni, Senza scadenza, Nessuno assegnato, In sospeso, Fatte, una persona o un'etichetta; una barra blu indica cosa è visualizzato con un link Mostra tutto. Una cosa da fare che aggiungi mentre un filtro è attivo resta visibile anche se non corrisponde (ad esempio una nuova cosa da fare senza data sotto In ritardo), e la barra lo segnala. Le impostazioni dell'elenco ti permettono di rinominare, cambiare colore e riordinare le colonne, impostare etichette e campi personalizzati (testo, numero, data, menu a tendina, casella di controllo) e attivare l'invecchiamento delle schede (le schede non toccate sbiadiscono) e il voto. Traccia nel Grafico a collina mette l'elenco sulla collina del progetto.

Le regole fanno il lavoro ripetitivo, scritte in linguaggio semplice. Scegli quando (una scheda si sposta in una colonna, una cosa da fare viene spuntata, una cosa da fare viene aggiunta, il suo preventivo viene accettato, la sua bozza viene approvata o riceve richieste di modifica) e poi uno o più passaggi: spostarla, spuntarla, assegnarla a qualcuno, aggiungere un'etichetta, notificare le persone coinvolte, tutti quelli che la seguono o il cliente, impostare la scadenza tra un certo numero di giorni, oppure mostrarla al cliente. La regola ti viene riletta come frase prima del salvataggio. Le regole non attivano mai altre regole, quindi non si creano cicli, e non c'è un limite mensile al numero di esecuzioni.

I pulsanti sono gli stessi passaggi da eseguire on demand: dai un nome a uno (per esempio Pronto per il ritiro) e compare nel pannello di ogni scheda di quell'elenco.

Ogni progetto ha una scheda Bacheche, e un progetto può contenere tutte le bacheche che vuoi. Le bacheche sono disposte affiancate come riquadri con immagine (due per riga su un telefono). Trascina un riquadro per cambiare l'ordine per tutti nel progetto (su un telefono, tieni premuto prima; con la tastiera usa Alt e i tasti freccia). Ogni riquadro ha un menu ⋯: Rinomina, Sposta prima, Sposta dopo ed Elimina…, che chiede una conferma e offre Annulla subito dopo (una bacheca eliminata non può essere recuperata una volta scaduto Annulla; Menu → Archivia questa bacheca la conserva invece). In cima a ogni bacheca, Informazioni su questa bacheca è un grande riquadro per i dettagli: il cliente o il lavoro, cosa si sta realizzando, formati e quantità, scadenze, link. Fai clic per scrivere, oppure premi Bozza dalle schede per far scrivere all'IA una prima versione che puoi modificare e poi Salva. La Panoramica del progetto ha lo stesso riquadro, Informazioni su questo progetto, con Bozza dal progetto. La scheda mostra ogni bacheca come riquadro con il colore di sfondo o la foto, il nome, quante liste e schede aperte contiene e, nei progetti per clienti, se i clienti la vedono. Una stella sul riquadro mette la bacheca in primo piano (qui e in Le mie bacheche). Sotto un riquadro, “3 in ritardo” o “2 su di te” sono link: ciascuno apre la bacheca già filtrata solo su quelle schede. Nuova bacheca inizia da Da un modello: scegli Lavoro di stampa, Lavoro di firma, Creazione sito web, Evento o Apertura ristorante (oppure un modello salvato dal tuo team, contrassegnato come Tuo), vedi le sue liste in ordine e premi Usa. Un modello porta con sé le sue liste, le etichette con nome, i modelli di scheda con le loro checklist, le regole e dove arrivano le nuove richieste; non aggiunge mai clienti o lavori inventati. Bacheca vuota chiede invece un nome, uno sfondo e le liste con cui iniziare. Sfondi: colori tenui, colori vivaci, Vivace (sei campi di colore che si muovono lentamente e restano fermi se il dispositivo richiede meno movimento), arte Infinity, foto o La tua immagine (caricala proprio lì; viene caricata appena la bacheca è creata, e Menu → Sfondo la cambia in seguito). Le liste con cui iniziare: Da fare · In corso · Fatto, un flusso lavori (Nuovo · Preventivato · Approvato · In produzione · Consegnato) oppure un flusso contenuti (Idee · Scrittura · Revisione · Pubblicato). Le bacheche archiviate attendono sotto Bacheche archiviate in fondo alla scheda.

Su una bacheca, le liste sono affiancate e ogni scheda mostra la sua immagine di copertina, le sue etichette (ognuna con il proprio nome, così il colore non è mai l'unico indizio), il titolo e alcuni piccoli indicatori: Fatto, la data di scadenza (se è in ritardo scrive Scaduto), lo stato del lavoro aiKit collegato (ad esempio Accettato o Approvato dal cliente, in verde quando è una buona notizia; si apre quel preventivo o lavoro), le note, l'avanzamento della checklist (3/5), i commenti, gli allegati, Il cliente la vede e le persone assegnate. Aggiungi una scheda in fondo a qualsiasi lista (Invio la aggiunge e lascia la casella aperta per la successiva; incolla più righe per aggiungere più schede). Quando la bacheca ha dei modelli di scheda, Da un modello di scheda… sotto la casella aggiunge una copia di uno di essi (titolo, note, etichette, persone e checklist) a quella lista. Aggiungi un'altra lista si trova dopo l'ultima lista.

Trascina una scheda su o giù in una lista oppure in un'altra lista; durante il trascinamento, il punto in cui verrà posizionata è evidenziato con un contorno, e Esc annulla. Trascina una lista dalla sua barra del nome per riordinare le liste. Su un telefono, tieni premuta una scheda (o la barra del nome di una lista) per un momento, poi trascinala; un rapido scorrimento fa scorrere la bacheca come al solito. Ogni scheda ha anche un pulsante Sposta… (i tre puntini, oppure il tasto M su una scheda selezionata con Tab) che permette di scegliere da menu la bacheca, la lista e la posizione: è il modo più semplice su uno schermo piccolo o con la tastiera, e il modo per inviare una scheda a un'altra bacheca dello stesso progetto. Il menu di una lista (i tre puntini accanto al suo nome) contiene Aggiungi una scheda, Rinomina lista, Sposta a sinistra, Sposta a destra, Sposta in posizione…, Le schede qui contano come fatte, un colore e Archivia questa lista.

Due persone possono lavorare contemporaneamente sulla stessa bacheca. Spostare una scheda modifica solo quella scheda, quindi se due persone spostano schede diverse, ottengono entrambe ciò che vogliono; se due schede vengono rilasciate esattamente nello stesso punto nello stesso momento, restano entrambe e la lista viene rinumerata senza avvisi. Aggiungere, rinominare, riordinare o archiviare liste viene applicato alla bacheca così com'è in quel momento, quindi se due persone aggiungono liste contemporaneamente, le conservano entrambe. La bacheca recepisce da sola le modifiche degli altri (circa ogni 20 secondi, e non appena torni alla scheda).

Apri una scheda (cliccandoci sopra, o aprendo il suo link) e si apre in una grande finestra al centro dello schermo, come in Trello. In alto: l'immagine di copertina (la prima immagine della scheda; Imposta come copertina o Rimuovi copertina in Allegati la cambia), la lista in cui si trova come menu modificabile, la bacheca di appartenenza, Copia link e Chiudi (oppure Esc). Sotto: un pulsante tondo Fatto e il titolo (cliccaci per rinominarlo). Una riga di pulsanti aggiunge elementi con un solo clic: Membri, Etichette, Date (porta alla data di inizio e alla scadenza), Checklist, Allegato (apre il selettore file) e Segna come urgente. Sotto di essi, Membri, Etichette e Date mostrano ciò che è impostato, con + per modificarli; una scheda completata riporta Fatto, il giorno e chi l'ha completata. Descrizione contiene il lavoro: cosa realizzare, misure, quantità, spedizione, cosa ha detto il cliente. Una descrizione lunga si riduce dopo poche righe con Mostra altro e Mostra meno; Modifica o un doppio clic la cambia. Le checklist hanno dei nomi (Aggiungi una checklist, poi aggiungi le voci); ognuna mostra una barra di avanzamento e "2 di 5", e le voci si spuntano man mano che il lavoro viene completato. Gli allegati mostrano ogni immagine come miniatura con nome, dimensione, giorno in cui è stata aggiunta e un'etichetta Copertina. I lavori aiKit collegano preventivi, bozze e lavori. Altro (sotto gli allegati) contiene il resto: Promemoria (1 giorno prima per impostazione predefinita; Il giorno della scadenza, 2 giorni prima, 1 settimana prima oppure Nessun promemoria), ripetizione, la bacheca e la lista, campi personalizzati, chi la vede, voti, In attesa di, tempo e approvazioni. Segui, Salva nei preferiti, Sposta…, Archivia, Salva come modello di scheda ed Elimina si trovano in fondo. A destra, Commenti e attività: Scrivi un commento apre la casella (digita @ per menzionare qualcuno, allega file, Ctrl o ⌘ + Invio pubblica), i commenti compaiono dal più recente al più vecchio, e ogni commento ha Rispondi, così una conversazione su un punto specifico resta raggruppata sotto di esso. Mostra dettagli aggiunge l'attività della scheda (chi l'ha spostata, spuntata o archiviata). Ogni scheda ha un proprio indirizzo (termina con ?card= seguito dall'id della scheda), quindi un link a una scheda la apre sopra la sua bacheca, anche dopo un aggiornamento; se la scheda è stata eliminata o non è condivisa con la persona che la apre, la bacheca lo segnala. Su un telefono la finestra occupa tutto lo schermo e i commenti compaiono dopo la scheda.

Segna come urgente aggiunge un'etichetta rossa Urgente e un bordo rosso alla scheda, e le schede urgenti passano in cima alla loro lista (sopra l'ordine della bacheca) finché non sono completate. Filtro → Priorità → Solo urgenti mostra solo le schede urgenti, e l'indirizzo lo mantiene (u:1), così puoi condividere questa vista.

Sopra la bacheca: il nome della bacheca (clicca per rinominarla), una stella, I clienti vedono questa bacheca / Solo il team (progetti per clienti), le viste (Bacheca, Tabella, Calendario, Timeline, Dashboard; le stesse schede in ciascuna), Cerca schede, Filtra, Riepilogo e Menu. Riepilogo (solo per il tuo team) legge ogni lista e scheda della bacheca e scrive un breve schema: schede urgenti e in ritardo, cosa è in corso e con chi, cosa è completato e qualsiasi scheda senza nessuno assegnato, con un pollice su o giù sotto; usa una piccola parte di un token. Filtra sceglie etichette, membri (o Nessun membro) e Scaduto, Prossimi 7 giorni, Nessuna scadenza o Completato; una barra poi indica cosa viene mostrato (“Urgente, Dana: 4 di 19 schede”) con Mostra tutto. Una scheda che aggiungi mentre un filtro è attivo resta visibile anche se non corrisponde (una nuova scheda non ha ancora data, etichetta o membro), e la barra lo indica, finché non cambi il filtro. Le parole di ricerca e i filtri sono nell'indirizzo della pagina, quindi una bacheca filtrata può essere salvata nei preferiti o condivisa. Il Menu contiene Il nuovo lavoro arriva qui, Le schede si spostano da sole, Regole, Modelli di scheda (ogni nome la apre), Sfondo (colori tenui, colori vivaci, dipinti artistici Infinity, foto, oppure Carica un'immagine tua: JPG, PNG, WebP o GIF fino a 12 MB, conservata con la bacheca, così le stesse persone che vedono la bacheca la vedono; in modalità scura un colore tenue appare come una tinta intensa), le etichette (nome, colore, elimina, Aggiungi un'etichetta), Salva questa bacheca come modello, Schede e liste archiviate (Ripristina, oppure Elimina una scheda), Archivia questa bacheca ed Elimina bacheca (nel cestino per 30 giorni, con Annulla).

Importa da Trello (nella scheda Bacheche, per il tuo team su quel progetto): in Trello apri la bacheca, poi Menu (…) → Stampa, esporta e condividi → Esporta come JSON, e trascina lì il file. Vedi il numero di schede e commenti e i membri Trello abbinati alle persone qui per nome; chi non viene abbinato mantiene il proprio nome sui commenti, e le sue schede arrivano senza assegnatario. Importa crea una nuova bacheca nello stesso progetto con le sue liste, schede, etichette nei colori Trello, checklist con nome, commenti, date di inizio e scadenza e link agli allegati (Trello conserva i file). Annulla questa importazione, nella stessa finestra al termine, rimuove di nuovo la bacheca. Proprietari e amministratori possono anche importare interi spazi di lavoro Trello e altre app da Impostazioni → Importa.

Una scheda può contenere il lavoro aiKit a cui si riferisce. Nel pannello della scheda, sotto Lavoro aiKit, Collega un preventivo, una bozza, un lavoro… apre un elenco ricercabile dei tuoi record: preventivi, schede preventivo, bozze per clienti, lavori di prestampa, prenotazioni, richieste dal sito, richieste di modifica al sito, grafiche, testi per blog o prodotti, recensioni e siti web (più lavori gobo e pulizie di loghi per gli account che hanno questi strumenti). Ogni collegamento mostra lo stato attuale del record e lo apre nel proprio strumento. Lo stato del primo collegamento compare anche sulla scheda nella bacheca.

Inizia in uno strumento, nello stesso pannello, apre una nuova scheda nello strumento che scegli: Nuova scheda preventivo, Nuovo lavoro di prestampa (e Nuovo lavoro gobo o Nuova pulizia logo dove il tuo account li prevede). Crea il lavoro come al solito; il primo che crei di quel tipo si collega automaticamente alla scheda. La scheda dice In attesa del tuo nuovo … fino ad allora, con Controlla ora, Apri lo strumento e Smetti di attendere; tornando alla scheda Hub, il controllo avviene da solo. Una scheda attende 24 ore. Crea un preventivo avvia comunque un preventivo in Quote Studio per il cliente del progetto e lo collega subito.

Menu → Il nuovo lavoro arriva qui: quando il progetto ha un sito web collegato, scegli la lista in cui ogni tipo di nuovo lavoro diventa una scheda: Nuova richiesta dal sito (moduli di contatto e file), Nuova prenotazione e Nuova richiesta di preventivo. Ogni nuovo elemento diventa una scheda con la richiesta collegata (la scheda di una prenotazione scade il giorno prima della visita). Disattivato lascia invariato quel tipo. L'impostazione del progetto per le richieste dal sito continua a funzionare; la scelta di una bacheca prevale per i tipi che gestisce.

Menu → Le schede si spostano da sole: scegli la lista in cui una scheda si sposta quando il suo preventivo collegato (o la scheda preventivo) viene accettato, la sua bozza per il cliente viene approvata, la sua bozza gobo viene approvata o la sua bozza di prestampa viene approvata. Sono regole normali, quindi compaiono anche in Regole ed eseguono le altre regole di quella lista. Controlla ora verifica subito; altrimenti la bacheca controlla circa ogni 15 minuti e ogni volta che qualcuno del team apre il progetto. Le persone che seguono la scheda ricevono notifica di ogni modifica.

I clienti non vedono mai i link a lavori gobo, pulizie di loghi, schede preventivo, lavori di prestampa, richieste dal sito o qualsiasi cosa con costi. Una scheda condivisa può mostrare il suo preventivo o la sua bozza per il cliente, con un link solo alla pagina del preventivo o della bozza del cliente.

Menu → Regole elenca ogni regola della bacheca in parole semplici, ciascuna con un interruttore Attiva / Sospesa e un pulsante di eliminazione. Per aggiungerne una, descrivila con parole tue (ad esempio “Quando una scheda si sposta in Consegnato, spunta la checklist e avvisa tutti quelli che la seguono”) e premi Configurala: l'assistente AI di aiKit legge la frase e mostra la regola che ha capito, usando solo le liste, le etichette e le persone reali di questa bacheca. Salva questa regola la aggiunge; Non proprio la scarta. Se la frase cita una lista, un'etichetta o una persona che la bacheca non ha, lo segnala invece di indovinare. Ogni Configurala usa una delle esecuzioni mensili dell'assistente AI dell'Hub. Costruiscila con i menu apre invece il costruttore di regole completo.

Una regola parte quando una scheda si sposta in una lista, viene spuntata, viene aggiunta, scade domani, oppure quando il suo preventivo collegato viene accettato, la sua bozza viene approvata o riceve richieste di modifica, o la sua bozza gobo o di prestampa viene approvata. Può poi spostare la scheda, spuntarla, spuntare tutta la sua checklist, impostare la scadenza a un numero di giorni successivo, aggiungere un'etichetta, assegnare persone, oppure avvisare le persone collegate, tutti quelli che la seguono, persone scelte o il cliente. Le regole non si attivano mai a vicenda e non c'è un limite mensile su quante volte vengono eseguite.

I promemoria per le scadenze vengono inviati alle persone assegnate a una scheda, in Hey! e via email o nel riepilogo giornaliero, come ciascuna persona ha scelto nelle proprie impostazioni di notifica. Ogni scheda sceglie quando (1 giorno prima, salvo modifica); un promemoria non viene mai inviato due volte nello stesso giorno, e le schede completate e i modelli di scheda restano silenziosi.

Menu → Salva questa bacheca come modello mantiene le liste, le etichette, le regole, dove arrivano le richieste e i modelli di scheda (Mantieni anche le schede aggiunge ogni scheda, con le scadenze calcolate dal giorno in cui si usa il modello). Persone, commenti e file non vengono inclusi. I modelli salvati compaiono in Nuova bacheca → Da un modello, contrassegnati come Tuoi, per tutto il tuo team, con Elimina sotto ciascuno. Per creare un modello di scheda, apri una scheda e scegli Salva come modello di scheda; i modelli non compaiono nella bacheca e sono elencati in Menu → Modelli di scheda.

Le bacheche in cima all'Hub aprono Le mie bacheche: ogni bacheca a cui puoi accedere, in ogni progetto di cui fai parte. Tre contatori aprono la pagina (schede aperte assegnate a te, scadute, in scadenza entro 7 giorni); ciascuno apre le schede corrispondenti come elenco. Prima le bacheche preferite, poi Aperte di recente, poi tutte le bacheche raggruppate per progetto (il nome del progetto apre la sua scheda Bacheche). Ogni riquadro ha la sua stella e i propri collegamenti per scadute, in scadenza e assegnate a te.

La Posta in arrivo serve per annotare una scheda prima di sapere dove va: scrivila e premi Aggiungi alla Posta in arrivo (oppure premi c in qualsiasi punto dell'Hub). Solo tu vedi la tua Posta in arrivo. Sposta nella bacheca mette la scheda nella prima lista della bacheca che scegli, con tutto ciò che contiene già.

Il Pianificatore mostra un mese con tutte le schede datate di ogni bacheca a cui puoi accedere (la scadenza, o la data di inizio se non c'è una scadenza). Le schede in ritardo riportano Scaduta e quelle completate sono barrate. Solo schede assegnate a me restringe l'elenco alle tue, mentre Questo mese, in ordine mostra le stesse schede per data (su telefono ottieni questo elenco invece della griglia). Ogni scheda si apre nella sua bacheca.

Aggiungere file funziona allo stesso modo ovunque nell'Hub: premi Allega file (o Allega altri file), trascina i file dal Finder su Mac o da Esplora file su Windows nell'area (si illumina mentre ci sono sopra; va bene più file insieme), oppure incolla uno screenshot con Cmd+V o Ctrl+V (si chiama screenshot- seguito dalla data). Funziona in Info su questo progetto e Info su questa bacheca, su qualsiasi scheda (trascina ovunque sulla scheda aperta), nel campo commento, in un nuovo messaggio, in Chat e in Documenti e file. I file grandi mostrano a che punto è il caricamento; un file oltre il limite del tuo piano, un piano pieno o un programma (.exe, .dmg e simili) ricevono un messaggio semplice che spiega perché non è stato aggiunto. Nei riquadri Info i file hanno un menu ⋯ per Rinominare o Eliminare (con Annulla), e Allega altri file ne aggiunge in qualsiasi momento. I file sono conservati in un unico posto. Documenti e file ha due viste in alto: Cartelle (le tue cartelle, documenti, link e caricamenti) e Tutti i file, che elenca ogni file del progetto ovunque sia stato allegato: su una scheda, un commento, un messaggio, nel riquadro Info di una bacheca o del progetto, oppure in Documenti e file. Ogni file mostra un'anteprima (o il suo tipo), il nome, la dimensione, la versione, quando è stato aggiunto, chi lo ha aggiunto e un link al punto in cui si trova. Premi un'immagine o un PDF per vederne l'anteprima lì (Scarica e Vai al file sono in alto), oppure premi ⋯ per Rinominare o Eliminare (chiede conferma, poi offre Annulla). Filtri: Tipo (Immagini, PDF, Documenti, Altro), Dove (Schede e cose da fare, Messaggi, Commenti, Documenti e file, Bacheche), Aggiunto da e Ordina (Più recenti, Nome, Più grandi), più una casella di ricerca; i filtri restano nell'indirizzo della pagina, così una vista può essere condivisa. Carica i file qui, oppure trascinali ovunque nella pagina. I file in cima all'Hub mostrano lo stesso elenco in tutti i progetti di cui fai parte, con un filtro Progetto; vedi solo i file che potresti vedere all'interno del progetto, così un cliente non vede mai quelli di un altro. I riquadri Info hanno un microfono per la dettatura e Allega file; ogni altro riquadro in cui scrivi (commenti, messaggi, descrizioni delle schede, chat) ha già il microfono.

La Bacheca messaggi funziona come un elenco di lavori, come una bacheca messaggi di Basecamp: un messaggio per ordine, lavoro o argomento, ciascuno con le proprie risposte. Ogni riga mostra chi l'ha pubblicato, il titolo (con il tuo numero di lavoro, se lo hai inserito), l'ultima risposta (o la prima riga della nota se nessuno ha risposto), un'anteprima della prima immagine allegata (la bozza), la data, un fumetto con il numero di risposte e un pulsante Archivia. Aperti e Archiviati, ciascuno con il suo conteggio, passano da ciò che è in corso a ciò che è concluso; Ordina per sceglie Più recenti, Ultima risposta o Più vecchi; la casella di filtro trova un titolo, un numero di lavoro o parole nella nota. Archivia sposta un lavoro concluso fuori dall'elenco aperto (Annulla è subito disponibile); apri l'elenco Archiviati e premi Ripristina per riportarlo indietro. Un messaggio archiviato accetta ancora risposte e resta ricercabile. I conteggi in fondo (3 discussioni aperte · 1 archiviata) passano anch'essi da un elenco all'altro. Il tuo cliente, invitato al progetto come cliente, può pubblicare un nuovo messaggio (un ordine) e rispondere, e vede solo ciò che gli è condiviso; il tuo team riceve un'email per ogni nuovo messaggio e risposta, come impostato in Impostazioni → Notifiche.

La Bacheca messaggi serve per annunci, idee e aggiornamenti. Dai un titolo al messaggio e, se vuoi, una categoria, scrivilo (digita @ per menzionare qualcuno; **grassetto**, elenchi e link funzionano), scegli Chi lo vede e Chi riceve la notifica (Predefinito del progetto, Il nostro team, Tutti quelli che possono vederlo, oppure Scegli persone; una riga sotto indica chi verrà avvisato, e non è possibile selezionare nessuno che non possa vedere il post), poi pubblicalo oppure salvalo come bozza visibile solo a te. Allega i file direttamente nel messaggio: premi Allega file o trascinali nella casella (fino a 10 alla volta, ciascuno entro il limite di dimensione del tuo piano); ogni file mostra il nome e la dimensione, con una × per rimuoverlo prima della pubblicazione, e il pulsante riporta Pubblica con 2 file. I file allegati compaiono sotto il messaggio: le immagini come miniature, i PDF come scheda PDF, gli altri file con un'icona, ognuno con un pulsante Scarica, e ciascuno si apre nella propria pagina con versioni e commenti. Seguono la visibilità del messaggio, quindi i file di un messaggio riservato al team restano riservati al team. L'elenco dei messaggi mostra quanti file e commenti ha ciascun messaggio. I messaggi conservano la cronologia delle versioni. Trasforma in attività legge un messaggio e suggerisce le attività da cui scegliere prima che venga aggiunto qualcosa.

Ogni commento e risposta ha Rispondi: la risposta appare sotto il commento a cui risponde, e la persona a cui rispondi riceve subito un'email (come una menzione). Anche i commenti accettano file: premi Allega file nella casella dei commenti (o trascinali sul pulsante) e compariranno sotto quel commento. Un commento può contenere solo file; in tal caso riporta Condiviso e il nome del file. Un file su una nota riservata al team è nascosto al cliente quanto la nota stessa.

Campfire è la chat di gruppo del progetto; le nuove righe compaiono ogni pochi secondi mentre è aperta. I clienti possono usarla solo se attivi l'opzione nelle impostazioni del progetto. Chat, in cima all'Hub (prima si chiamava Pings), ha due tipi di conversazione. La stanza Team viene prima: una conversazione unica per tutti i membri del team (proprietari, amministratori e membri) su tutti i progetti, creata la prima volta che qualcuno apre Chat; clienti e ospiti non la vedono mai. Digita @ per menzionare qualcuno; solo le persone menzionate ricevono un'email, così una stanza molto attiva non riempie la casella di nessuno. Allega file a qualsiasi messaggio nella stanza Team o in un ping con Allega file, oppure trascinali nella conversazione (fino a 10 alla volta): le immagini appaiono come miniature che puoi aprire a dimensione intera, e tutto il resto (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Illustrator, Photoshop, EPS, SVG, ZIP, font, video, audio e altro) appare come file con tipo, dimensione e un pulsante Scarica. Programmi e pagine web (.exe, .dmg, .html e simili) vengono rifiutati per proteggere tutti; se hai davvero bisogno di condividerne uno, comprimilo prima in ZIP. Sotto ci sono i Ping: conversazioni private con una o più persone, al di fuori di qualsiasi progetto. Premi Nuovo ping, scegli le persone, scrivi la prima riga; solo quelle persone la vedono, e ogni riga le avvisa via email secondo le preferenze di notifica che hanno scelto. Chat si apre sulla stanza Team; le nuove righe compaiono ogni pochi secondi mentre una conversazione è aperta.

Il riepilogo AI del mattino è un'email ogni mattina dei giorni feriali, dalle 7 nel tuo fuso orario. Si apre con Da dove iniziare (alcune frasi scritte dall'AI), poi la giornata in numeri (urgenti, in ritardo, in scadenza oggi, in scadenza questa settimana, nuovi messaggi e ordini, nuovi commenti), quindi ogni progetto con il proprio pulsante e ogni elemento elencato sotto Urgenti, In ritardo, In scadenza oggi, In scadenza questa settimana, Nuovi messaggi e ordini, Nuovi commenti e Lavoro aiKit collegato. Ogni scheda mostra la bacheca e la lista, la data di scadenza, chi ci lavora, l'avanzamento della checklist e l'ultimo commento; ogni messaggio mostra chi l'ha pubblicato, le prime righe, quante risposte e file contiene, e Serve una risposta quando nessuno ha risposto. Ogni titolo e ogni link Apri → porta direttamente alla scheda, al messaggio, al preventivo o alla bozza. Gli elenchi arrivano direttamente dall'Hub; solo l'introduzione è dell'AI. È disattivato finché non lo attivi: Impostazioni → Notifiche → Hub: riepilogo AI del mattino → Mattine feriali (oppure Solo il lunedì mattina, per un quadro dell'inizio settimana). In un giorno tranquillo (nulla in scadenza questa settimana, nulla di urgente, nessun nuovo messaggio o commento da due giorni) non viene inviata alcuna email e non viene usata alcuna AI. Ogni riepilogo consuma una piccola parte dei token del tuo account, e ne ricevi uno per ogni Hub di cui fai parte del team. Viene inviato con l'elaborazione programmata di aiKit, quindi può arrivare qualche minuto dopo le 7.

I check-in pongono una domanda secondo una pianificazione (ogni giorno, ogni giorno feriale, una volta a settimana in un giorno a scelta o una volta al mese). Le persone interpellate ricevono un promemoria in Hey! il giorno stabilito, le risposte sono ordinate per data, In attesa di mostra chi non ha ancora risposto, e Prepara un riepilogo riassume le risposte in un post da condividere.

La Pianificazione di un progetto mostra gli eventi (una tantum, oppure ripetuti ogni settimana, mese o anno), la data di scadenza di ogni attività aperta e, quando è collegato un sito web, le sue prenotazioni. Passa da Mese ad Agenda. Aggiungi al mio calendario fornisce un link privato per i calendari Google, Apple o Outlook; chiunque abbia il link vede gli eventi e le scadenze del progetto, quindi condividilo solo con il tuo team.

Calendario (in cima all'Hub) mostra tutti i progetti insieme, colorati per progetto. Scaletta distribuisce ogni progetto su un'unica linea temporale dalla data di inizio a quella di fine, con una linea di oggi e i conteggi di attività aperte e in ritardo. Il Grafico a collina mostra le liste che tieni d'occhio come punti su una collina: in salita mentre stai capendo come fare, in discesa mentre lo stai realizzando. Trascina un punto, oppure premi Tab per raggiungerlo e usa i tasti freccia.

Crea cartelle, scrivi documenti (ogni salvataggio conserva la versione precedente; Cronologia ti permette di consultarle e ripristinarle), aggiungi link a Google Docs o a qualsiasi cosa online e carica file trascinandoli nella pagina o premendo Carica file. Se carichi di nuovo un file con lo stesso elemento (Carica una nuova versione), le versioni precedenti vengono conservate. Le immagini appaiono come miniature e, a dimensione intera, nella loro pagina. Nella pagina di un PDF trovi Anteprima delle pagine, che mostra direttamente le prime 12 pagine (ogni anteprima conta come un download); anche immagini e PDF si aprono in una nuova scheda. Anche i file allegati a messaggi e commenti si trovano qui, e la loro pagina rimanda al messaggio.

I file contano nello spazio di archiviazione del tuo piano. Quando elimini un file, finisce nel cestino e lo spazio si libera quando il cestino viene svuotato dopo 30 giorni. Programmi e pagine web (come .exe o .html) non sono accettati; comprimili prima in un file zip.

Archivia un progetto concluso da Impostazioni → Concludi, archivia o elimina → Archivia. Tutto il contenuto viene conservato: messaggi, commenti, attività, documenti, file e le relative versioni. Il progetto passa nella scheda Archiviati in Home, resta nella ricerca (la casella di ricerca aiKit in alto lo segnala come archiviato) e tutti i file restano scaricabili. I suoi file continuano a contare nello spazio di archiviazione. Nei piani a pagamento con un limite di progetti, quelli archiviati non occupano uno slot, quindi archiviare libera spazio. Nel piano Gratuito, i 3 progetti contano insieme se attivi e archiviati, quindi elimina quello che non ti serve più (oppure passa a un piano superiore) per crearne un altro.

Un progetto archiviato è di sola lettura per tutti: una barra gialla nella sua pagina lo indica e non si può aggiungere, modificare, spuntare, potenziare, eliminare o caricare nulla al suo interno finché non viene ripristinato (puoi comunque seguire e salvare nei preferiti). I clienti presenti nel progetto continuano a leggere esattamente ciò che è stato condiviso con loro, nient'altro. Ripristinalo con un clic dalla barra, dalla sua scheda nella scheda Archiviati oppure dalle sue Impostazioni; se tutti gli slot del tuo piano sono occupati, l'Hub lo segnala e ti propone i piani.

Elimina è diverso: sposta il progetto nel cestino per 30 giorni (i proprietari e gli amministratori lo vedono in Home → Cestino, con i giorni rimanenti, e possono Ripristinarlo), poi il progetto e i suoi file vengono rimossi definitivamente. Una finestra di conferma appare prima di spostare qualsiasi cosa nel cestino.

Esporta (il pulsante di download nell'intestazione di un progetto, oppure Esporta nelle sue Impostazioni o nella barra degli archiviati) crea nel browser un unico file .zip con tutto ciò che puoi vedere del progetto: index.html per leggere tutto in qualsiasi browser (messaggi con commenti e file allegati, elenchi di attività con passaggi, documenti, calendario e Campfire), project.json con ogni dato per trasferirlo altrove e una cartella files con ogni versione dei file. Spunta o deseleziona Includi i file; scaricarli conta nel limite di download del mese e, oltre 750 MB, l'esportazione contiene solo il testo e i file grandi vanno scaricati da Documenti e File. Ogni file che non è stato possibile aggiungere è elencato in files-not-included.txt. L'esportazione è riservata al team del progetto (proprietari, amministratori e membri del team).

Impostazioni → Come chiami il tuo lavoro permette al proprietario dell'Hub o a un amministratore di scegliere la parola che il tuo team usa già: Progetti (predefinito), Lavori, Clienti o Ordini. Un clic la cambia per tutti nell'Hub: la prima scheda, Nuovo lavoro (o Nuovo ordine…), le schede e i filtri in Home, il percorso e le impostazioni della pagina del progetto, le pagine vuote, i limiti del piano e i messaggi, e l'email di invito ("i lavori sono aperti per te"). Una riga sotto mostra come suona. Nient'altro cambia: i tuoi dati, i link e i limiti restano gli stessi.

In un progetto per clienti, tutto inizia visibile solo al team. Usa l'interruttore Clienti vedono questo / Solo team su un elenco, un'attività, un messaggio, un evento, un documento, una cartella o una porta per condividerlo. Un cliente vede un elemento solo se questo e tutto ciò che sta sopra sono condivisi (un'attività condivisa in un elenco riservato al team resta nascosta), e non vede mai check-in, tempo, messaggi ricevuti via email, stampe o altri link interni.

All'interno di una discussione condivisa, il tuo team può ancora aggiungere una nota Solo team; il cliente non la vede, né i suoi file, né sa che esiste. I clienti possono commentare, pubblicare messaggi, aggiungere file, rispondere alle approvazioni, votare e spuntare le attività assegnate a loro. Le approvazioni riguardano un risultato: un'attività, un documento o un file (non un messaggio). Scegli chi deve approvare, e ciascuna persona risponde Approva o Richiedi modifiche con una nota. L'email di approvazione elenca i file allegati, così la persona sa cosa sta approvando.

Anteprima come cliente (nell'intestazione del progetto) mostra esattamente ciò che vede il tuo cliente, così puoi controllare prima di condividere. Quando nel progetto ci sono persone di più aziende esterne, diventa Anteprima come… con il nome di ciascuna azienda, e mostra esattamente ciò che vede quell'azienda.

Più aziende esterne in un unico progetto (un cliente, un fornitore, un partner): viene mostrata l'azienda di ciascuna persona, e Chi vede questo su un messaggio, un'attività, un evento, un documento, un file o una cartella diventa un menu: Solo il nostro team, Il nostro team + un'azienda per nome, oppure Il nostro team + tutti gli esterni. Un'azienda vede solo ciò che le è condiviso (e tutto ciò che sta sotto: commenti, file allegati), mai i post di un'altra azienda e mai quelli interni; l'Hub verifica questo in ogni pagina, ricerca, elenco attività, notifica, email, esportazione e download di file. I post mostrano un badge: un ambra Solo il nostro team, oppure un verde Visibile a: Il nostro team e i nomi delle aziende; i messaggi interni nell'elenco hanno anche un bordo ambra. Quando una persona esterna pubblica, il post è condiviso solo con il nostro team e con la sua azienda. Se cambi in seguito il pubblico di un post, toglie l'accesso (o lo concede) alle persone subito.

Ognuno in un Hub accede con il proprio account aiKit. Ruoli: Proprietario (tutto, incluso il piano), Amministratore (tutto tranne il piano), Membro del team (i progetti a cui partecipa, e può avviarne di nuovi), Ospite (un collaboratore esterno che vede il lavoro del team solo nei progetti a cui viene aggiunto) e Cliente (vede solo ciò che condividi, nei progetti cliente a cui partecipa). Proprietari, amministratori e membri del team usano i posti del team; ospiti e clienti usano i posti cliente, che sono più generosi.

La scheda Persone di un progetto raggruppa tutti nel modo in cui li consideri: prima Il nostro team, poi ogni azienda esterna con il suo nome, con la nota che vede solo ciò che le viene condiviso. Aggiungi persone già presenti nell'Hub, invita qualcuno di nuovo (email, nome, azienda e se fa parte del nostro team, di un'altra azienda o è un collaboratore esterno che vede il lavoro del team) oppure Rimuovi qualcuno. Modifica nomi, aziende e ruoli apre Persone. La stessa scheda imposta Chi viene avvisato per impostazione predefinita per i post di questo progetto: Solo il nostro team (la scelta iniziale), Tutti nel progetto o Queste persone; le persone di aziende esterne sono escluse da ogni impostazione predefinita finché il proprietario dell'Hub, un amministratore o chi ha avviato il progetto non seleziona Includi persone di aziende esterne. Anche Chi partecipa, in Nuovo progetto: aggiungi persone dall'Hub oppure invii email con la loro azienda; gli inviti diventano link che copi e invii dalla scheda Persone del progetto.

Invita qualcuno da Persone o dalla sezione Persone di un progetto: inserisci email, nome e ruolo, scegli i progetti, poi premi Crea link di invito (copialo e invialo tu stesso) oppure Invia invito via email. Il link funziona una sola volta e resta valido per 60 giorni. Se un progetto è collegato a un cliente aiKit, Aggiungi le persone che lavorano per quel cliente le aggiunge in un solo passaggio con gli stessi ruoli che hanno in aiKit. Quando i posti di un piano sono esauriti, l'Hub lo segnala e indica il piano che ne include di più.

Sotto l'elenco Persone, Inviti mostra tutti quelli che hai invitato: email, ruolo, chi li ha invitati e quando, e uno stato. In attesa significa che l'invito è stato inviato e la persona non si è ancora unita (viene mostrata la data in cui il link smette di funzionare). Accettato significa che si sono uniti, con la data. Scaduto significa che sono passati 60 giorni senza che si unissero. Annullato significa che un proprietario o un amministratore ha ritirato l'invito. Su un invito In attesa o Scaduto, un proprietario o un amministratore può premere Reinvia, che invia via email un nuovo link alla stessa persona (il vecchio link smette di funzionare; puoi reinviarlo una volta ogni 10 minuti, fino a 5 email per invito), oppure Annulla invito, che chiede una conferma, interrompe il link e libera il posto. I membri del team vedono lo stesso elenco ma non possono reinviare né annullare, mentre ospiti e clienti non lo vedono.

Il mio giorno elenca tutto ciò che ti è assegnato in tutti i progetti: In ritardo, Oggi, Prossimi 7 giorni, Più avanti e Senza scadenza, ognuno con una casella di controllo. Acquisisci (o premi c) aggiunge un'attività alla Posta in arrivo digitando, usando il microfono o scattando una foto (la foto diventa la copertina della scheda); Sposta in un progetto la inserisce in un elenco con le sue note e la sua foto.

Hey! raccoglie menzioni, assegnazioni, segnalazioni, commenti su ciò che segui, approvazioni, promemoria di check-in, avvisi delle regole e promemoria di scadenza (il giorno prima, il giorno stesso e una volta scaduto; vengono aggiunti quando apri l'Hub). Gli stessi elementi arrivano alla campanella di aiKit, e le email seguono le tue scelte in Impostazioni → Notifiche: subito, un riepilogo giornaliero o disattivate.

Collega lavoro aiKit collega un preventivo, un foglio preventivo, una bozza approvazione cliente, un lavoro di prestampa, un lavoro gobo, una pulizia del logo (per gli account con questi strumenti), una prenotazione, una richiesta per il sito, una richiesta di modifica al sito, una grafica, un testo per blog o prodotto, una recensione o un sito web a un'attività o al progetto. Il collegamento mostra lo stato attuale del documento (ad esempio Inviato, Accettato, In attesa di approvazione, Modifiche richieste) e apre il documento nel suo strumento. Crea preventivo su una scheda avvia un preventivo in Quote Studio per il cliente del progetto e lo collega.

Quando un preventivo o un foglio preventivo collegato viene accettato, una bozza viene approvata o riceve richieste di modifica, oppure viene approvata una bozza gobo o di prestampa, chi segue la scheda viene avvisato ed eseguite le regole dell'elenco (vedi Schede e i tuoi strumenti aiKit); in Lavoro aiKit puoi anche scegliere una colonna in cui la scheda si sposta quando il suo preventivo viene accettato. Collega un sito web aiKit nelle impostazioni del progetto per trasformare le sue nuove richieste (moduli di preventivo e contatto, prenotazioni) e le richieste di modifica al sito in attività in un elenco a tua scelta, e per mostrare le sue prenotazioni nel Calendario. I clienti vedono solo i preventivi e le bozze che condividi, con un link alla propria pagina di preventivo o bozza.

Importa (in Home o in Impostazioni) porta il lavoro da Trello (l'esportazione JSON della bacheca), Asana, ClickUp, Monday.com, Notion e Jira (le loro esportazioni CSV), qualsiasi foglio di calcolo (abbini tu le colonne) e Basecamp. Ogni origine mostra i passaggi per esportare. Non si aggiunge nulla finché non hai visto l'anteprima: quanti progetti, attività, commenti e persone, e eventuali avvisi.

Poi scegli quali progetti importare e rinominali, abbina ogni persona a qualcuno nell'Hub, aggiungila come invito (non riceve mai un'email dall'importazione) oppure lascia il suo lavoro non assegnato, e decidi per le attività completate e i file (con una dimensione per saltarli). Viene eseguito in background con una barra di avanzamento, poi mostra cosa è stato importato e cosa no, e perché. Annulla importazione rimuove tutto ciò che è stato aggiunto.

Collega Basecamp, Trello o Asana legge direttamente il tuo account una volta attivati questi collegamenti: approvi nella loro pagina, aiKit non vede mai la tua password e l'accesso viene eliminato al termine dell'importazione. Fino ad allora, l'esportazione dei file funziona.

Impostazioni → Piano e spazio mostra i limiti del tuo piano accanto a quello che usi: posti del team, posti per clienti e ospiti, progetti (nel piano Free, attivi e archiviati si contano insieme; nei piani a pagamento quelli archiviati non vengono conteggiati), spazio di archiviazione, download di questo mese e utilizzi dell'assistente AI, oltre ai file più grandi. Free: 1 membro del team (tu), 3 clienti o ospiti, 3 progetti, 1 GB, file fino a 25 MB. Starter (18,88 $): 1 membro del team, 10 clienti o ospiti, 5 progetti, 10 GB, file da 50 MB, nessun add-on di spazio. Pro (48,88 $): 3 membri del team, 50 clienti o ospiti, 25 progetti, 50 GB, file da 250 MB. Team (88,88 $): 5 membri del team, 150 clienti o ospiti, nessun limite di progetti, 150 GB. Business (198,88 $): 7 membri del team, 300 clienti o ospiti, 250 GB. Agency (348,88 $): 10 membri del team, 500 clienti o ospiti, 400 GB. Nel conteggio dei membri del team rientrano il proprietario e gli amministratori. Se inviti una persona in più rispetto a quelle incluse nel tuo piano, appare cosa include il piano successivo, con Passa al piano superiore. Add-on di spazio: +50 GB a 8,88 $, +150 GB a 18,88 $ o +500 GB a 48,88 $ al mese; se un add-on costerebbe più del passaggio al piano successivo, la schermata lo segnala e consiglia il piano. Free è davvero gratuito, senza carta. Superare un limite non genera mai addebiti: al 80% di un limite ricevi un avviso, e al 100% dello spazio si bloccano solo i nuovi caricamenti mentre tutto il resto continua a funzionare, con Passa al piano come prima opzione e Aggiungi spazio come seconda. Per il proprietario dell'Hub, Scegli (un piano) e Aggiungi (spazio) aprono Impostazioni → Fatturazione, dove prezzo e data di addebito vengono mostrati prima di pagare qualsiasi cosa (vedi la guida Piani e fatturazione). Finché i pagamenti con carta non sono attivi, questi pulsanti riportano Richiedi questo e inviano la tua richiesta al team di aiKit.

Il fair use mantiene tutto veloce per tutti: gli elementi eliminati restano nel cestino per 30 giorni, i file conservano le ultime 20 versioni e ci sono limiti giornalieri su righe di chat, nuovi elementi, inviti e importazioni che il lavoro normale non raggiunge mai. I download hanno una quota mensile di circa il doppio del tuo spazio; superata, i download si sospendono fino al primo del mese e tutto il resto continua a funzionare. Gli assistenti AI usano i token del tuo piano (token = la tua quota mensile di AI; 1 token = 1¢ di AI; un'esecuzione dell'assistente dell'Hub ne usa una piccola parte) e leggono solo ciò che puoi vedere.

Premi ? per l'elenco: / cerca, c cattura, n nuovo (un progetto nella Home, un'attività in un elenco), g poi h Home (i tuoi progetti), g poi m Il mio giorno, g poi p Chat, g poi a Attività, g poi c Calendario, Esc chiude un pannello.

L'Hub funziona sui telefoni: le bacheche scorrono in orizzontale, i pannelli si aprono a schermo intero e la vista mensile diventa un'agenda. Se la connessione cade, mostra l'ultima copia caricata e ti avvisa che sei offline.